WebSite Director Gebruikersgids

Transcriptie

1 WebSite Director Gebruikersgids CyberTeams, Inc. 104 South Main Street, Mt. Airy, MD ! CyberTeams and WebSite Director are registered trademarks of CyberTeams, Inc.

2 WebSite Director (WSD) biedt verschillende manieren om een request aan te maken voor het toevoegen van een nieuw bestand aan uw website of een bestaand bestand te bewerken of te verwijderen: - Live submit - submissie - WebDAV [Web Distributed Authoring and Versioning] Client - Submit new request. Live Submit - Met de Live Submit functie kunt u een pagina van uw website opzoeken en een request met betrekking tot deze pagina inbrengen. Wanneer u clickt op (browser interface) of (explorer interface), laat een pop-up window de beschikbare Live Submit functies zien (Add/Upload, Modify, etc.), en toont een pagina van uw website, afhankelijk van de locatie waar u Live Submit heeft geselecteerd. Indien u Live Submit heeft geselecteerd vanaf het WSD Submit New Request scherm, wordt de hoofdpagina van uw website getoond. Indien u naar een specifieke WSD subdirectory heeft genavigeerd of de subdirectory heeft gehighlight in de "Current Documents" lijst, wordt de indexpagina voor die subdirectory getoond. Indien u naar een specifiek document in de "Current Document" lijst in een WSD subdirectory heeft genavigeerd, wordt dat document getoond. Submission - Uw site kan de mogelijkheid bieden om requests in te brengen via door het toewijzen van een specifiek adres voor deze functie. Deze requests kunnen attached files bevatten. Wanneer WSD een request ontvangt, wordt dit request in de standaard workflow stage geplaatst. Indien er meer dan een bestand is meegestuurd, maakt WSD een apart request voor ieder bestand. Indien er geen bestand is meegestuurd, zal het bericht als nieuw request worden ingebracht, en zowel het bericht als de header van het bericht worden als commentaar bij het request ingevuld. WebDAV Client - Uw site kan de mogelijkheid bieden om een WebDAV [Web Distributed Authoring and Versioning] client zoals Microsoft Web Folders te gebruiken om requests in te brengen door inhoud van uw hard drive te slepen naar een van de WSD directories. Submit New Request - Met de Submit New Request functie kunt u een request aanmaken om nieuwe bestanden toe te voegen, bestaande bestanden te wijzen, of te verwijderen. Deze functie is toegankelijk via de Application Desktop. Opties waaruit u kunt kiezen zijn: Add/Upload, Download, Modify, Move, Copy, Rename en Delete. Dit document geeft de volgende instructies over het gebruik van de Submit New Request functie via de WSD Application Desktop: Toegang tot de Application Desktop Een request aanmaken voor het toevoegen van een nieuw bestand Een request aanmaken voor het bewerken of verwijderen van een bestaand bestand. Pagina 2 van 7

3 Toegang tot de Application Desktop Om toegang te krijgen tot de WSD Application Desktop, log u in WSD via uw WSD username en password. De application desktop pagina toont een lijst van workflow stages waarvoor u geauthoriseerd bent of welke u kunt bekijken. Het formaat van de application desktop hangt af van de selectie in uw user preferences als volgt: Browser Interface - De functies die u kunt gebruiken staan links of rechts van de Application Desktop, afhankelijk van uw geselecteerde user preferences. De volgende voorbeelden tonen de functie aan de linker kant van de application desktop. Explorer Interface - Ikonen voor de functies die u kunt gebruiken staan aan de bovenkant van de Application Desktop, en links van iedere stage, zoals hieronder is weergegeven. Explorer Interface Pagina 3 van 7

4 Een request aanmaken voor het toevoegen van een nieuw bestand Om een request aan te maken voor de standaard workflow submission stage, gaat u naar het Submit New Request scherm door te clicken op de button (browser interface) of door de ikoon te selecteren aan de bovenkant van de application desktop (explorer interface).! Indien een approval class aan u is toegewezen, toont het Submit New Request scherm de standaard submission stage die is toegewezen aan uw approval class.! Indien er geen approval claas is toegewezen, dan toont het Submit New Request scherm de submission stage die is toegewezen aan de standaard approval class in uw systeem. U kunt ook een request aanmaken voor een specifieke workflow stage, gebaseerd op het volgende: Explorer interface! Indien een approval class aan u is toegewezen, moet u het request aanmaken in de submit workflow stage voor uw approval class.! Indien geen approval class aan u is toegewezen, en aan de subdirectory waarin u het request aanmaakt is een approval class toegewezen, dan moet u het request aanmaken in de submit stage voor die approval class.! Indien geen approval class is toegewezen, dan moet u het request aanmaken in de standaard approval class van uw systeem. 1. Click voor de stage naam op de application desktop, zodat het Submit New Request scherm voor de gevraagde stage wordt getoond (in dit geval "Initial Entry"). 2. Click voor de subdirectory/folder naam waarin u de nieuwe inhoud wilt plaatsen via add/upload zodat het Add/Upload scherm wordt getoond. Pagina 4 van 7

5 Browser interface 1. Click naast de workflow stage naam op de application desktop zodat het scherm voor die stage wordt getoond (in dit geval. "Initial Entry"). 2. Click zodat het Submit New Request scherm wordt getoond. 3. Selecteer de "Request Category" voor het nieuwe bestand - Document of Template.! De lijst van beschikbare directories voor de categorie wordt getoond in de Current Documents lijst. 4. Ga naar de Current Documents lijst en highlight de directory waarin het nieuwe bestand moet worden aangemaakt. Click vervolgens op Change Directory.! De naam wordt getoond in de Current Directory lijst. 5. Click of zodat het Add/Upload scherm wordt getoond. Pagina 5 van 7

6 Een request aanmaken voor het veranderen of verwijderen van een bestaand bestand. Om een verzoek aan te maken voor veranderingen in een bestaand bestand of een bestaand bestand te verwijderen, voert u de volgende stappen uit: Browser Interface 1. Click op de application desktop.! Het Submit New Request scherm voor de aan u toegewezen submission stage of de submission stage voor de standaard approval class van uw systeem wordt getoond. 2. Selecteer de subdirectory van het bestand uit de Current Documents lijst. Indien de subdirectory niet in de lijst voorkomt, selecteer dan de parent directory naam en click op Change Directory om de subdirectory te localiseren, zodat deze wordt getoond in de Current Directory box. 3. Localiseer en highlight de file naam van het bestand dat moet worden bewerkt of verwijderd, en click op de betreffende functie button, afhankelijk van de actie die u wilt uitvoeren: Download, Modify, Copy, Move, Rename, of Delete.! Het scherm voor de geselecteerde functie wordt getoond, in dit geval, "Modify". (Het voorbeeld hieronder gebruikt de explorer masthead en browser navigatie.) Click op een van de volgende buttons in de Finish Request box:! plaatst het request in de standaard "Submit" workflow stage.! bewaart het bestand in uw eigen submissions stage. Opmerklng: Indien het een request voor een bestaand document is, dat oorspronkelijk via WSD was aangemaakt, maar is gewijzigd/opnieuw gepubliceerd via een andere methode (bijvoorbeeld FTP), dan krijgt u een melding met de vraag of u de gepubliceerde versie of de WSD versie wilt gebruiken. Indien u de WSD versie selecteert, gebruikt u de voorgaande gepubliceerde versie, niet de huidige gepubliceerde versie. Pagina 6 van 7

7 Explorer Interface 1. Click op de application desktop.! Het Submit New Request scherm voor de aan u toegewezen submission stage of submission stage voor de standaard approval class van uw systeem wordt getoond. 2. Selecteer de Documents of Templates lijst door te clicken op om de folder te openen. 3. Localiseer en highlight de file naam van het bestand en click op de gewenste functie ikoon, afhankelijk van de actie die u wilt uitvoeren: Download, Modify, Copy, Move, Rename, of Delete.! Het scherm voor de geselecteerde functie wordt getoond, in dit geval "Modify". (Het onderstaande voorbeeld gebruikt de explorer masthead en browser navigatie.) Click op een van de volgende buttons in de Finish Request box:! plaatst het request in de standaard "Submit" workflow stage voor het bestand.! plaatst het bestand in uw persoonlijke submissions stage. Opmerking: Indien het een request is voor een bestaand document dat oorspronkelijk via WSD was aangemaakt, maar is gewijzigd/opnieuw gepubliceerd via een andere methode (bijvoorbeeld FTP) krijgt u een melding met de vraag of u de gepubliceerde versie of de WSD versie wilt gebruiken. Indien u de WSD versie selecteert, gebruikt u de voorgaande gepubliceerde versie, niet de huidige gepubliceerde versie. Pagina 7 van 7