Uitvoeringsagenda Harmonisatie Wmo en Jeugdhulp Westerwolde Bestuurlijke versie november 2016

Transcriptie

1 Uitvoeringsagenda Harmonisatie Wmo en Jeugdhulp Westerwolde Bestuurlijke versie november 2016

2 Uitvoeringsagenda Harmonisatie Wmo en Jeugdhulp Westerwolde 1. Inleiding Op 1 januari zijn de gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde opgegaan in de nieuwe gemeente Westerwolde. Het streven is om dan het gemeentelijke beleid in het kader van de Jeugdwet en de Wmo te hebben geharmoniseerd en dit zoveel mogelijk op dezelfde wijze uit te voeren. Het doel is dat het voor inwoners geen verschil mag uitmaken of ze voorheen in Bellingwedde of in Vlagtwedde wonen als ze aankloppen bij de Wmo of het CJG op 1 januari. Dit betekent dat het van groot belang is dat de werkwijze van de uitvoerende organisaties gelijk zijn en de instrumenten die hierbij worden gebruikt dezelfde zijn. Om dit te kunnen realiseren is er een beleidsteam samengesteld dat bestaat uit beleidsmedewerkers sociaal domein en coördinatoren CJG en WMO. In deze uitvoeringsagenda wordt beschreven welke werkzaamheden zullen worden verricht in de periode najaar 2016 t/m december 2017 om dit doel te realiseren. Hierbij wordt tevens geanticipeerd op deze nog volop in ontwikkeling zijnde beleidsterreinen en de transformatieopdrachten die er zijn. Immers we zijn druk bezig om toe te werken naar een goed werkende praktijk, die voor gebruikers van zorg en ondersteuning en professionals merkbaar beter wordt. Door de werkzaamheden te prioriteren in belangrijkheid en tijd wordt inzichtelijk gemaakt hoe gewerkt gaat worden aan de harmonisatie van het huidige beleid en uitvoering van de Wmo en Jeugdwet en hoe de gewenste transformatie hierin wordt meegenomen. De gewenste richting voor de transformatie zijn in de visiedocumenten Sociaal Domein van beide gemeenten en beleidsplannen Wmo en Jeugd geformuleerd. Leidende principes hierin zijn: maatwerk, dichtbij, ontschotting, eigen kracht, participatie en integraliteit. Door de beide Wmo teams en de twee CJG s is hier de afgelopen periode al invulling aangegeven. Het is de kunst om dit verder uit te bouwen in de nieuwe neer te zetten teams en gewenste veranderingen vanuit de praktijk op te nemen in de beleids en uitvoeringsinstrumenten. In de kamerbrief Voortgang en ambitie Wmo, volwaardig meedoen van minister Van Rijn van 2 mei 2016 wordt de transformatieopgave als volgt verder geconcretiseerd: 1. Versterken van de positie van de cliënt, zodat het goede gesprek kan plaatsvinden 2. Het daadwerkelijk aanbieden van maatwerk in levensbrede ondersteuning die gericht is op participatie en zelfredzaamheid 3. Het bevorderen van de inclusieve samenleving, die verrijkt wordt door maatschappelijke initiatieven. 1

3 Bij de beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden, ten einde te komen tot een geharmoniseerd beleid en uitvoering, wordt tevens aangegeven hoe aan deze transformatieopgave wordt gewerkt. In de volgende paragraaf wordt een overzicht gepresenteerd van de werkzaamheden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in specifieke Wmo, Jeugdwet en gezamenlijke onderdelen. Tevens wordt een onderscheid gemaakt in beleids- en uitvoeringsinstrumenten. Per werkpunt is aangegeven wat er moet gebeuren, wanneer het klaar moet zijn en wie daar verantwoordelijk voor is. De opgaven zijn visueel in schema 1 uiteengezet. In paragraaf 3 is een korte beschrijving gegeven van de wijze waarop het beleidsteam op het realiseren van de werkpunten gaat sturen. Uiteindelijk resulteert dit in een uitvoeringsnotitie waarin beschreven is hoe de gemeente Westerwolde de Wmo en Jeugdhulp gaat organiseren. 2. Organisatorische keuzes integratie Wmo en Jeugd Voor de uitvoering van de in paragraaf 4 verzamelde werkpunten is het van belang om een keuze te maken wat betreft integratie WMO en Jeugd. Belangrijk is om te bepalen waar het projectteam tot 1 januari naartoe wil werken. Hoe ver kunnen en willen we komen wat betreft de samenvoeging van beleidsinstrumenten en beleidsuitvoering. Hierin kunnen verschillende keuzes worden gemaakt, waarin ook een groeimodel een optie is. De te maken keuzes hebben te maken met de inschatting van het projectteam wat betreft haalbaarheid en uitvoerbaarheid binnen de beschikbare tijd in relatie tot dat wat in ieder geval moet worden geharmoniseerd voor 1 januari. Voorstel ten aanzien van beleid per 1-1-: a. aparte verordeningen voor Wmo en Jeugd; b. gezamenlijke beleidsregels Wmo en jeugd. Voorstel voor organisatorische keuze per 1-1-: - Aparte teams voor Wmo en Jeugd en integrale organisatie wat betreft backoffice, ICT, administratie, contractbeheer enz. In het overzicht van werkzaamheden zijn de werkpunten benoemd die nodig zijn voor de harmonisatie van Wmo en Jeugd. De gewenste richting wat betreft integratie Wmo en Jeugd is van invloed op de uitwerking van de werkpunten. Indien bijvoorbeeld nagestreefd wordt om voor 1 januari één backoffice te hebben gerealiseerd, zullen de werkprocessen van Jeugd en Wmo hierop moeten worden afgestemd. 2

4 3. Uitvoering en Projectstructuur In de algehele harmonisatie zal sprake zijn van enkele processen die veelal gelijktijdig kunnen plaatsvinden: beleidsontwikkeling, -uitvoering, inkoop/aanbesteding. In de algehele structuur is sprake van een projectteam, bestaande uit de verantwoordelijke managers, de beleidsambtenaren Jeugd en Wmo, teamleiders Wmo en CJG Vlagtwedde en de coördinator harmonisatie sociaal domein alsmede een beleidsteam (de beleidsambtenaren Wmo en Jeugd) en een uitvoeringsteam (coördinatoren Wmo en Jeugd). Het ambtelijk opdrachtgeverschap ligt bij de beide managers. Zij nemen beslissingen bij eventuele knelpunten in de beleidsontwikkeling en/of de uitvoering. Het projectteam maakt begin september 2016 gezamenlijk een keuze voor de op te pakken werkpunten, prioritering daarin, het bijbehorende tijdpad en werkverdeling. De beide colleges B&W worden hierover geïnformeerd. Daarna gaan de onderscheidende teams aan het werk met de uitvoering van de actiepunten. Zoveel mogelijk wordt het werk door duo s Vlagtwedde en Bellingwedde opgepakt. Op basis van het tijdpad wordt door de coördinator harmonisatie sociaal domein de voortgang in uitvoering bewaakt. Iedereen heeft de verantwoordelijkheid om zelf te sturen op de te behalen planning. Indien dit door omstandigheden onder druk komt te staan worden de leden van het projectteam daar tijdig over geïnformeerd. Overleg en afstemming Het projectteam komt tweemaandelijks bij elkaar en vaker indien noodzakelijk. Het beleidsteam en het uitvoeringsteam vergaderen maandelijks en vaker indien noodzakelijk, waarbij er ook sprake kan zijn van een gezamenlijk overleg. De beide managers overleggen periodiek met de betrokken wethouders uit beide gemeenten. 3

5 Schema 1: opgave Wmo en Jeugd Preventie, signaleren en nazorg Potentieel sociaal netwerk Actief sociaal netwerk Mantelzorg Client Koppeling formele informele zorg Informele zorg: Inzet gericht op verbetering leefsituatie/participatie individuele inwoners Informele zorg: Inzet gericht op verbetering leefsituatie/participatie groepen inwoners Te betrekken gemeentelijke beleid: - Mantelzorg - Vrijwilligers - Sport (gymlk, sportdorpen) - Laaggeletterdheid (KvdVK, Web) - Gezondheid (GIDS, KvdVK, reguliere werkzaamheden GGD) Organisatie formele zorg: (vroeg)signaleren, hulp, indiceren, nazorg: Vrije toegankelijke hulp (1 e lijn) gericht op preventie en nazorg Indicatie WMO cliëntadviseurs: Algemene voorzieningen en Maatwerkvoorzieningen Indicatie en inschakeling Jeugdhulp Afstemming medische hulp: inzet wijkverpleegkundige Afstemming WLZ/ZVW Transformatieopgave Westerwolde: Integrale ondersteuningsplannen Integrale en passende arrangementen Versterken informele zorg en stimuleren van inclusieve samenleving Stimuleren eigen kracht en zelfredzaamheid als onderdeel van werkprocessen uitvoeringsteams Wmo/CJG 4

6 Wmo 4. Overzicht werkzaamheden Werkzaamheden Stappenplan Planning, route en einddatum Verordening Westerwolde Hoofdlijnen processtappen: van concept opstellen tot besluitvorming in beide gemeenteraden Richtpunt: Raad januari 2017 Beleidsregels Westerwolde Hoofdlijnen processtappen: van concept opstellen tot aan besluitvorming in beide colleges. Uitgangspunt is 1 set aan beleidsregels Wmo en Jeugd. Gereed 2 e /3 e kwartaal Inkoop/aanbesteding Keuze inhoud inkoop (algemene en maatwerkvoorzieningen en ZIN/PGB): vaststellen welk voorzieningenniveau: a. b. Voorjaar/zomer 2017 Uiterlijk 4 e kwartaal 2016: Wmo begeleiding: Keuze maken tussen a. Wmo huishoudelijke hulp verlengen Ommelander Model versus b. Wmo begeleiding inkoop Bellingwedde c. Wmo hulpmiddelen c. Wmo hulpmiddelen: geregeld t/m 2020 d. Wmo indicatiestelling d. Wmo indicatiestelling geregeld t/m 2020 Uitgangspunten bij inkoop: - Waar mogelijk bekostiging via P*Q (betalen voor wat je afneemt); - Ruimte voor transformatie en eigen beleid; - Cliënten behouden zoveel mogelijk dezelfde aanbieders; - Contractering binnen het beschikbare budget van beide gemeenten. Keuze vorm van aanbesteden 4 e kwartaal 2016 Inkoopplan formuleren 1 e kwartaal 2017 Colleges inkoopplannen laten vaststellen 1 e kwartaal 2017 Uitvoering inkoopplan Aanbesteding gereed uiterlijk 4 e kwartaal

7 Samenvoeging Wmo teams Regionale voorzieningen Inventarisatie werkwijzen beide Wmo teams: - Huidig werkproces (inhoudelijk) - Instrumenten (gespreksverslagen, beschikkingen - Administratie Keuze maken wijze van in kaart brengen hulpvraag. Keuze maken regiesysteem en administratie cliëntinformatie, inhoud en organisatie werkproces. Beschrijven uniform werkproces (zie verordening) Beschrijven aanpak onderzoek / keukentafelgesprek Keuze maken inrichting/taakverdeling team. Uitwerken keuze in kaart brengen hulpvraag Uitwerken keuze administratie: - Inrichten gezamenlijke administratie inhoudelijke informatie - Inrichten gezamenlijke administratie werkproces gericht op rechtmatigheid en monitoring uitgaven Uitwerken gekozen inrichting/taakverdeling team en dit uitwerken tot plan van aanpak 1 team. Keuze huisvesting Wmo team Westerwolde (mede in relatie tot CJG). Voorkeur samen met CJG op 1 locatie. Afspraken maken met gemeenten Oldambt en Stadskanaal over Inloop GGZ, verwarde personen 3 e en 4 e kwartaal e en 4 e kwartaal 2016, uitloop 1 e kwartaal e kwartaal 2016, 1 e en 2 e kwartaal e en 4 e kwartaal 2016, uitloop 1 e kwartaal e en 4 e kwartaal 2016, uitloop 1 e kwartaal e kwartaal 2017 met uitloop naar 3 e kwartaal 2017 Zie boven Uiterlijk 2 e kwartaal 2017 Geheel 2017 Advies over huisvesting aan projectteam herindeling/team Westerwolde: 4 e kwartaal 2016 Via centrumgemeente 6

8 Transformatieopgave huisvesting lang zelfstandig wonen kwetsbare groepen Openbare Geestelijke Gezondheidszorg (OGGZ) Groepen in kaart brengen en de verwachtte aantallen (senioren, BW, 18+/jeugdzorg verleden) Mogelijke risico s qua veiligheid en gewenste begeleiding (inclusief dagbesteding) voor deze doelgroepen beschrijven (voorliggende voorzieningen) Voorstel voor vormen voorliggende voorzieningen beschrijven en meenemen in inkoop Harmonisatie van de taken op het gebied van de OGGZ. 2 e kwartaal

9 Jeugd Werkzaamheden Stappenplan Planning, route en einddatum Verordening Westerwolde Hoofdlijnen processtappen: van concept opstellen tot Voorjaar 2017 besluitvorming in beide gemeenteraden Beleidsregels/ Nadere regels Hoofdlijnen processtappen: van concept tot 2 e /3 e kwartaal 2017 Westerwolde besluitvorming in beide colleges. Uitgangspunt is 1 set aan beleidsregels Wmo en Jeugd. Inkoop Jeugdhulp Keuze scenario s voor meer variatie in jeugdhulp: Start najaar Inkoop met een couleur locale - Meer bestedingsvrije ruimte - Inzetten professioneel personeel i.p.v. ZIN/PGB door aanbieders. Samenvoeging CJG-teams Inrichting CJGV Westerwolde Uitgangspunten bij inkoop: - Waar mogelijk bekostiging via P*Q (betalen voor wat je afneemt); - Ruimte voor transformatie en eigen beleid; - Cliënten behouden zoveel mogelijk dezelfde aanbieders; - Contractering binnen het beschikbare budget van beide gemeenten. Startpunt: - Raamwerk personele bezetting CJGV op basis van huidige afspraken met Stadskanaal en Oldambt - - Raamwerk basisstructuur basisteam-casusregietoeleiding-veiligheid-professioneel handelentoegang op basis van referentiekader RIGG. Beoogd eindpunt: schets van het CJGV op 1-1- in relatie tot beoogde vorm en werkwijze team Wmo op e kwartaal e kwartaal e kwartaal 2017

10 Tussenstappen: Keuze maken wijze van in kaart brengen hulpvraag Uitwerken keuze in kaart brengen hulpvraag: - Aanschaf systeem in kaart brengen van de hulpvraag - Inzicht in beschikbare en benodigde competenties - Training/scholing toepassing - Implementeren In samenhang met werkwijze hulpvraag keuze maken voor regiesysteem en administratiesysteem: cliëntinformatie, inhoud en organisatie werkproces (beschikking, facturering: rechtmatigheid, monitoring uitgaven). Uitwerken keuze administratie: - Inrichten gezamenlijke administratie inhoudelijke informatie - Inrichten gezamenlijke administratie werkproces gericht op rechtmatigheid en monitoring uitgaven Keuze huisvesting CJGV Westerwolde 2017, eventueel afhankelijk van lopende contracten 2017, eventueel afhankelijk van lopende contracten 2017 Samen met Wmo-team op 1 locatie Keuze maken inrichting/taakverdeling team 2017 Uitwerken gekozen inrichting/taakverdeling team

11 Gezamenlijk Wmo en Jeugd Werkzaamheden Stappenplan Planning, route en einddatum Communicatie Inwoners Publiceren nieuwe verordeningen, beleidsregels en Wanneer het gereed is teksten beschikkingen Informatie over bereikbaarheid loketten verspreiden 3 e en 4 e kwartaal 2017 (krant, website) Toestemmingsformulieren voor gegevensdeling Communicatie organisaties en netwerken Organisaties en netwerken informeren over wijzigingen. Dit doen voordat de media geïnformeerd wordt. Hierin afstemmen met de 3 e en 4 e kwartaal 2017 ICT Versterken preventie Cliënttevredenheidsonderzoeken Wmo en Jeugd communicatieadviseurs Instellen projectteam Aanstellen applicatiebeheer Opstellen PvA Verkennen mogelijkheden ondersteunende software Duidelijkheid over verplichte gekoppelde systemen Duidelijkheid over mogelijkheden cliëntvolgsysteem Versterken Informele Zorg door inzet dorpsondersteuners Versterken Informele Zorg door Vrijwilligersmakelaars Versterken Informele Zorg door marktplaats vrijwilligers (website) Cliëntondersteuning versterken in relatie tot participatie/jobcoaches waardoor inwoners geactiveerd worden tot vrijwilligerswerk, dagbesteding, gesubsidieerde arbeid en baan. Uitzoeken of dit voortaan gezamenlijk kan worden opgepakt en uitgevoerd 3 e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal 2017, uitloop 2 e kwartaal 1 e kwartaal 2017, uitloop 2 e kwartaal 3 e en 4 e kwartaal

12 Toezicht (kwaliteit en aanpak fraude/fouten) Privacy Interne controle & accountant Bestuurlijke en ambtelijke afvaardiging Westerwolde wat betreft DB PG&Z, BOOGO en RIGG Voortvloeiende acties uit Oost Groningse samenwerking uitvoeren Privacyreglementen CJG en Wmo op elkaar afstemmen Afstemmen financiële administratie Afhankelijk van politieke besluitvorming; Colleges zijn akkoord. 4 e kwartaal 2017 Geregeld in VW; geen IC in BW Overleggen met gemeenten Stadskanaal en Oldambt 2 e en 3 e kwartaal 2017 over de wijze van beëindiging en tijdstip van de regiovertegenwoordiging. Hierbij beschikbare reglementen gebruiken. Voorstel voor regiovertegenwoordiging namens 2 e en 3 e kwartaal 2017 Westerwolde aankaarten bij secretaris ambtelijke en bestuurlijke overleggen. Uitwerken voorstel en met colleges/raden bespreken. 2 e en 3 e kwartaal 2017 Implementeren. 2 e en 3 e kwartaal

13 Overig: Werkzaamheden Stappenplan Planning, route en einddatum Samenvoegen Taken formuleren voor nieuwe welzijnsorganisatie in Afhankelijk van politieke besluitvorming welzijnsorganisaties samenspraak met beide organisaties. Consequenties in kaart brengen voor aanverwante beleidsonderdelen: peuterspeelzaalwerk, kinderopvang, peuteropvang Samenvoegen Wmo Kennismaking Raden zelf laten komen met voorstel adviesraad (BW) en Participatieraad (VW) Voorstel voor afvaardiging/samenvoeging ontwerpen Uitvoeren Kerntakendiscussie GGD Het formuleren van een aanzet voor kerntakendiscussie GGD Beleidsnota s Opstellen van beleidsnota s op het gebied van vrijwilligerswerk en lokaal gezondheidsbeleid Voorjaar /zomer