Eindrapport Pilot Compliance Management. Frontoffice Chemie

Transcriptie

1 Eindrapport Pilot Compliance Management Frontoffice Chemie

2 Eindrapport Pilot Compliance Management Frontoffice Chemie

3 Inhoudsopgave Samenvatting 5 1. Inleiding 9 Achtergrond 9 2. Doel, scope en deliverables Werkwijze 13 Organisatie 13 Fase 1: Verkenning en instrumentontwikkeling 13 Fase 2: Afspraken overeenkomst Resultaten 15 Toelichting compliance management en systeemtoezicht 15 Checklist compliance competence 18 Overzicht wettelijke eisen en risicomatrix 19 Afspraken Vervolg van de pilot 25 Fasering 25 Na de pilot Conclusies en aanbevelingen 29 Conclusies 29 Aanbevelingen 30 Bijlagen 33 Bijlage 1 - Samenstelling projectorganisatie 34 Bijlage 2 - Begrippenlijst 35 Bijlage 3 - Checklist compliance competence 36 Bijlage 4 - Gewichtsfactoren checklist compliance competence 42 Bijlage 5 - Toelichting op de Checklist Compliance Competence 44 Bijlage 6 - Brief ThermPhos 51 Bijlage 7 - Brief Gedeputeerde Staten van Zeeland 58 Bijlage 8 - Vergelijking checklist Compliance Competence en ISO Bijlage 9 - Risicomatrix 66

4 Samenvatting In het kader van het frontoffice chemie is in de periode eind 2006 tot april 2008 een pilot project uitgevoerd bij het bedrijf ThermPhos International in Vlissingen. De aanleiding van het project was drieërlei. Ten eerste wilde ThermPhos een volgende stap zetten in het structureel borgen en optimaliseren van de naleving van wettelijke eisen en vergunningsvoorschriften (compliance management). Ten tweede achtte de provincie Zeeland het wenselijk dat bedrijven zelf verantwoordelijkheid nemen op het gebied van compliance management. Ten derde wilde de VROM Inspectie als trekker van het frontoffice chemie nieuwe manieren van toezicht ontwikkelen die gebruik maken van de managementsystemen van bedrijven. Het doel van de pilot was om afspraken te maken over waar compliance management aan moet voldoen en over de bijbehorende wijze van toezicht en handhaving en ervaring opdoen met deze afspraken. Voor de uitvoering van het project is een projectgroep geformeerd bestaande uit vertegenwoordigers van ThermPhos, de provincie Zeeland, de VROM Inspectie en MWH B.V. Voor de aansturing van het project werd een stuurgroep geformeerd met vertegenwoordigers uit dezelfde organisatie. In een later stadium is ook een vertegenwoordiger van de Arbeidsinspectie aangeschoven in de stuurgroep. Tevens werd een klankbordgroep geformeerd met vertegenwoordigers van diverse stakeholders. 5 Door de projectgroep zijn in de eerste fase instrumenten ontwikkeld. De checklist compliance competence werd aangepast en vastgesteld, een toelichting op de checklist werd opgesteld, een overzicht van wettelijke eisen op twee niveaus werd opgesteld en er werd een risicomatrix gemaakt. In tweede fase is door de projectgroep gewerkt aan de afspraken tussen ThermPhos en de provincie. De afspraken hebben betrekking op de eisen die aan het compliance management systeem worden gesteld en op de bijbehorende wijze van toezicht door de provincie. Ruwweg komen de afspraken er op neer dat naarmate het compliance management systeem van ThermPhos beter wordt, de provincie meer nadruk legt op systeemtoezicht en minder op toezicht op output. Tevens hebben de afspraken betrekking op het bestuursrechtelijk reageren op overtredingen. De pilot heeft geleid tot een toegenomen vertrouwen tussen bedrijf en provincie en tot wederzijds begrip. Partijen hebben voldoende vertrouwen in de systematiek en de gemaakte afspraken om de pilot te vervolgen om praktijkervaring op te doen en uit te breiden naar andere wettelijke domeinen en een groter deel van de inrichting. Naast dit gegroeide vertrouwen en wederzijdse begrip heeft het project de volgende concrete resultaten opgeleverd: Een checklist compliance competence als meetinstrument voor de mate waarin het bedrijf de naleving van wettelijke eisen heeft geborgd; Een toelichting op deze checklist voor gebruik als instrument voor een verificatie audit; Een overzicht van de wettelijke eisen waaraan ThermPhos moet voldoen, inclusief een risicomatrix; Afspraken tussen ThermPhos en de Provincie met betrekking tot het niveau van compliance bij ThermPhos en differentiatie van toezicht van de Provincie.

5 De systematiek zoals deze in deze pilot is toegepast leent zich voor bredere toepassing in de chemie en wellicht ook in andere sectoren met vergelijkbare bedrijven. Een groot deel van de chemie bedrijven heeft een gecertificeerd management systeem en voldoet daarmee aan het opstapniveau voor compliance management. Er liggen kansen om het gebruik van de checklist compliance competence te integreren met de ISO systematiek wat betreft normstelling en auditing. Over de differentiatie van strafrechtelijke sancties konden in dit project geen afspraken worden gemaakt. Wel is het van belang dat het strafrecht in wordt betrokken in het maken van afspraken over differentiatie van het repressieve toezicht bij bedrijven die haar compliance management verbeteren om te komen een consistente en effectieve aanpak. 6 Het is van belang dat de beleidsmatige en juridische basis van de systematiek en de gemaakte afspraken verder wordt onderzocht en uitgewerkt. Fotogafie: Thermphoscompliance

6 1. Inleiding Achtergrond De afgelopen jaren is de overheid hard bezig geweest om het toezicht op de naleving van wettelijke eisen te moderniseren. Het nieuwe programma Vernieuwing Toezicht (tot voor kort Eenduidig Toezicht geheten) gaat verder waar eerdere moderniseringen van het toezicht ophielden (zie Toezicht moet meer zijn gebaseerd op vertrouwen. Uitgangspunten van het nieuwe programma zijn onder andere dat inspecties vooral zijn gericht op risicovolle bedrijven, dat goede bedrijven minder worden gecontroleerd en dat eigen managementsystemen van bedrijven benut worden bij het toezicht. Het project Frontoffice Chemie dat momenteel loopt, heeft als doel om te zorgen voor een goede en transparante organisatie van het toezicht bij chemische bedrijven op het gebied van onder andere milieu, veiligheid, water en chemicaliën. Waar nu nog diverse overheidsorganisaties veelal los van elkaar toezicht houden, zal dit straks gecoördineerd gebeuren. Het project valt onder het programma Vernieuwing Toezicht. 9 Veel grote bedrijven in Nederland hebben de afgelopen jaren volop geïnvesteerd in het ontwikkelen en implementeren van managementsystemen. Er zijn zorgsystemen voor een groot aantal onderwerpen zoals kwaliteit, milieu, veiligheid en energie. Klanten, aandeelhouders, omwonenden, het moederconcern, de overheid: allemaal verwachten ze van het bedrijf dat het de risico s kent en onder controle heeft. De overheid dekt risico s af door voor bedrijven wetten en regels op te stellen en te controleren of deze worden nageleefd. Managementsystemen van bedrijven zijn niet primair gericht op het borgen en verbeteren van de naleving van wettelijke eisen, ook wel compliance management genoemd. Het systeem is er doorgaans in de eerste plaats om de bedrijfsvoering te optimaliseren. Er is bij grote bedrijven wel een groot potentieel om de naleving van wettelijke eisen te borgen in de eigen organisatie en de naleving continu te verbeteren op basis van kennis van en ervaring met management systemen. Er zijn vaak specifieke managers voor kwaliteit, gezondheid, veiligheid en milieu (QHSE). Echter, doordat de bestaande normen voor managementsystemen niet specifiek zijn gericht op het borgen van het naleven van wettelijke eisen, zijn er verschillen in het nalevingsgedrag bij bedrijven, ook al werken zij met gecertificeerde managementsystemen. Dit is ook het geval bij de milieuzorgnorm ISO Wat nog ontbreekt is een specifieke norm of specifieke normelementen voor het bepalen van de effectiviteit van compliance management. Wel zijn er criteria die kunnen worden gebruikt om tot een dergelijke norm te komen. Ook is er een concrete checklist waarmee, onafhankelijk van het wettelijk domein, kan worden gemeten hoe effectief het compliance management systeem is. Dit is mogelijk omdat met de checklist niet de naleving van regels wordt gemeten, maar de mate van borging van naleving. Deze borging staat in principe los van het soort regels dat wordt nageleefd. Fotogafie: Thermphoscompliance

7 2. Doel, scope en deliverables In een bespreking op 30 augustus 2006 tussen vertegenwoordigers van de provincie Zeeland, ThermPhos International B.V. en ons bureau is door de Gedeputeerde aangegeven dat de provincie Zeeland de eigen verantwoordelijkheid van groot belang acht en dat de provincie een pilot compliance management bestuurlijk wenselijk acht. Tijdens vervolggesprekken met vertegenwoordigers van ThermPhos, de Provincie Zeeland en de VROM Inspectie bleek bij de partijen draagvlak te bestaan voor een pilot compliance management bij ThermPhos. De VROM Inspectie heeft de pilot benoemd als één van de pilots in het kader van het frontoffice chemie. In elke pilot worden één of meerdere aspecten van het Frontoffice beproefd en ontwikkeld. 10 Het algemene doel van de pilot is om afspraken te maken over waar compliance management aan moet voldoen en over de bijbehorende wijze van toezicht en handhaving en ervaring opdoen met deze afspraken. Voor ThermPhos is het van belang dat: ThermPhos een grote stap zet in de structurele verbetering van de nalevingsprestatie; er een relatie met de Provincie komt waarin een geborgde nalevingsprestatie voordelen biedt in de handhaving. 11 Voor de Provincie is het van belang dat: de pilot tot resultaat heeft dat de naleving van ThermPhos goed geborgd is in de organisatie en inzichtelijk is voor de overheid en de te maken afspraken binnen het beleid van de Provincie passen. De pilot is gericht op de wettelijke eisen die op ThermPhos Vlissingen van toepassing zijn en waarvoor de provincie bevoegd gezag is, te weten de Wm en het BRZO. Voor de pilot is een afbakening gemaakt tot de Wet milieubeheer (exclusief BRZO) bij de Elementaire Phosphorus Plant (EPP) bij ThermPhos. De pilot compliance ThermPhos kent de volgende beoogde deliverables: Een algemene eindrapportage van het project; Een checklist compliance competence, inclusief toelichting voor gebruik; Een overzicht van de wettelijke eisen waaraan ThermPhos moet voldoen, inclusief een risicoanalyse en de manier waarop de belangrijkste risico s zijn geborgd in het interne management systeem; Afspraken tussen ThermPhos en de Provincie met betrekking tot het niveau van compliance bij ThermPhos en differentiatie van toezicht van de Provincie. Een evaluatie van de gemaakte afspraken na een periode van monitoring hiervan. Het project is gefinancierd door ThermPhos, de Provincie Zeeland, de VROM Inspectie en MWH B.V. (allen 25%). Fotogafie: DSM

8 3. Werkwijze Organisatie Ten behoeve van het project zijn een stuurgroep, een projectgroep en een klankbordgroep geformeerd. De projectgroep heeft de werkzaamheden uitgevoerd en de deliverables gerealiseerd onder leiding van de stuurgroep. De klankbord groep heeft meegedacht in het proces en ervoor gezorgd dat er een basis is gelegd voor een verbreding van het project naar andere wettelijke domeinen. Een overzicht van de leden is opgenomen in Bijlage 1. Gedurende de looptijd van het project is de stuurgroep 3 keer bij elkaar gekomen, de projectgroep 8 keer en hebben 3 klankbordgroepoverleggen plaatsgevonden. Tevens hebben diverse bilaterale overleggen tussen de verschillende partijen plaatsgevonden. Fase 1: Verkenning en instrumentontwikkeling De eerste fase van het project was gericht op het ontwikkelen en vaststellen van de te gebruiken instrumenten. Door middel van interviews en overleg met betrokken partijen hebben we vastgesteld welke wensen en eisen er zijn. 13 Een belangrijk element van de pilot betrof de vraag in hoeverre de checklist een geschikt instrument is om de effectiviteit van het compliance management systeem te bepalen. Daarom is aan de hand van interviews met betrokkenen in deze fase bepaald hoe we de checklist precies zullen gebruiken en is een toelichting op de checklist opgesteld. Fase 2: Afspraken overeenkomst In deze fase is verkend welke concrete afspraken tussen provincie en bedrijf zouden kunnen worden gemaakt. Van het bedrijf moest worden vastgesteld in welke mate zij het compliance management systeem zou invoeren en hoe zou worden vastgesteld dat dit niveau is bereikt. Aan de kant van de overheid moest worden bepaald op welke wijze zij het toezicht zou differentiëren, ervan uitgaande dat het bedrijf het compliance management systeem implementeert, met hierbij inbegrepen de risico analyse methodiek om de prioriteiten voor de borging te bepalen. Fotogafie: DSM

9 4. Resultaten Van de deliverables van het project zijn opgeleverd Dit rapport als algemene eindrapportage van het project. Een checklist compliance competence, inclusief toelichting voor gebruik. Een overzicht van de wettelijke eisen waaraan ThermPhos moet voldoen, inclusief een risicomatrix. Afspraken tussen ThermPhos en de Provincie met betrekking tot het niveau van compliance bij ThermPhos en differentiatie van toezicht van de Provincie. Achteraf bezien is de projectgroep te optimistisch geweest over de tijd en inspanning om vanuit de verschillende invalshoeken (bedrijf en overheid) te komen tot gedragen, werkbare afspraken. Hier deed zich het spreekwoord gelden: vertrouwen komt te voet (en gaat te paard). De waarde van dit project is vooral gelegen in het gezamenlijke proces tussen bedrijf en provincie om tot deze afspraken te komen. Op basis hiervan is er bij de projectgroepleden vertrouwen om het project te continueren en te verbreden. 15 In bijlage 2 is een begrippenlijst opgenomen met begrippen zoals deze in dit rapport worden gehanteerd. Toelichting compliance management en systeemtoezicht De wettelijke eisen waarmee een chemisch bedrijf te maken heeft kunnen omvangrijk en complex zijn. Het naleven van al deze eisen gaat niet vanzelf. Het bedrijf moet daarvoor een aantal maatregelen nemen. Zo moet het bedrijf ervoor zorgen dat het op de hoogte is van alle toepasselijke wettelijke eisen en de wijzigingen hierin. Ook moet het bedrijf deze eisen doorvertalen naar de organisatie in de vorm van instructies, procedures en andere maatregelen en vervolgens controleren of deze worden gevolgd. Een volgend belangrijk onderdeel is dat het bedrijf volledig open is over haar nalevings prestatie naar de overheid, omwonenden en belanghebbenden. Wij definiëren compliance management als het structureel borgen en continu verbeteren van de naleving van wettelijke eisen. Op basis van onderzoek in verschillende sectoren (waaronder de chemische industrie) en eigen ervaringen heeft MWH een checklist opgesteld waarmee kan worden gemeten in hoeverre een bedrijf de naleving van wettelijke eisen heeft geborgd in de organisatie. Deze checklist bevat veertig vragen met verificatie items en is zó ontworpen dat hij kan worden gebruikt als basis voor een externe audit, vergelijkbaar met een ISO audit. De checklist en de bijbehorende toelichting zijn als bijlagen bijgevoegd. Bedrijven kunnen in vier niveaus van compliance competence worden ingedeeld. Daarbij horen vier niveaus van handhaving en toezicht vanuit de overheid. Deze niveaus vormen een groeimodel dat aangeeft hoe bedrijven en toezichthouders samen naar een hoger niveau kunnen groeien door zich respectievelijk te concentreren op een betere borging van naleving en een aangepaste wijze van toezicht dat uit gaat van groeiend vertrouwen. 1. Bedrijven die niet willen en/of niet kunnen naleven. Deze bedrijven zijn niet bereid tot regelnaleving dan wel niet in staat tot regelnaleving vanwege het ontbreken van de benodigde competenties. 2. Bedrijven met een gecertificeerd management systeem zoals bijvoorbeeld een ISO 9000 of certificaat. Deze bedrijven hebben het kwaliteitsdenken in bepaalde mate aantoonbaar in de vingers maar dit is niet specifiek gericht op het borgen van de naleving van wettelijke eisen.

10 3. Bedrijven met een effectief compliance management systeem (CMS). Deze bedrijven hebben een managementsysteem dat specifiek gericht is op het borgen van regelnaleving. 4. Bedrijven met bewezen compliance management. Deze bedrijven zitten in de eredivisie van compliance management. Hebben een managementsysteem dat specifiek gericht is op het borgen van regelnaleving dat zich meerdere jaren heeft bewezen door goede resultaten en continue verbetering. Onderstaande figuur geeft deze vier niveaus van CM aan. of bepaalde voorzieningen zijn gerealiseerd, etc. Dit toezicht is dus gericht op de beoordeling van de output. Voor het bedrijf geeft dit een single loop learning : het lokt alleen acties van het bedrijf uit om de overtreding ongedaan te maken. Systeemtoezicht komt overeen met double loop learning en is gericht op de onderliggende processen, strategieën en procedures die compliance als doel hebben. Systeemtoezicht grijpt daarmee in op de structurele oorzaken van naleving en kan daarom een structurele verbetering van de naleving bewerkstelligen. De gecombineerde inzet van systeemtoezicht en toezicht op output noemen we systeemgericht toezicht. Onderstaand figuur illustreert dit. Bedrijf Bewezen compliance Handhaving/toezicht Niveau 4 Compliance management systeem Acties Compliance Bedrijf Compliance systeem Bedrijf Milieu- en kwaliteitszorg Handhaving/toezicht Niveau 3 Handhaving/toezicht Niveau 2 Toezicht op output (=single loop learning) Systeemtoezicht (=double loop learning) Bedrijf Niet willen/niet kunnen Handhaving/toezicht Niveau 1 Figuur: Model voor systeemgericht toezicht Als een bedrijf aantoonbaar compliance management voor elkaar heeft, kan de toezichthoudende overheid hierop inspelen door het toezicht anders te organiseren. Daarvoor staan verschillende mogelijkheden ter beschikking. We maken daarbij onderscheid tussen preventief en repressief toezicht: Bij preventief toezicht zijn er twee kanten. Enerzijds de kwantiteit en anderzijds de kwaliteit. De toezichthouder kan besluiten om minder te controleren, dus minder tijd te besteden aan de controle van het betreffende bedrijf. Dit kan zich bijvoorbeeld vertalen in minder inspectiebezoeken. Daarnaast kan de toezichthouder een ander accent gaan leggen in het toezicht: hij kan zich meer richten op controle van het CM systeem dan op de feitelijke naleving zelf. Het eerste noemen we systeemtoezicht, het tweede toezicht op output. Het onderscheid tussen systeemtoezicht (ook wel metatoezicht genoemd) en toezicht op output kan worden toegelicht aan de hand van een model voor leren in organisatie (Argyris en Schön, 1993). Bij toezicht op output controleert de toezichthouder of aan de vergunningsvoorschriften en wettelijke eisen wordt voldaan. Er wordt dus gekeken of de emissies de gestelde normen niet overschrijden, Uit metingen van de toezichtslast (zie bij onder andere Afval en bij Chemie) blijkt dat grote bedrijven niet zozeer last hebben van de hoeveelheid inspecties van de overheid, als wel de kwaliteit van de inspecties, waaronder de aansluiting op de interne bedrijfsvoering. Door middel van systeemtoezicht kan de overheid bij bedrijven die zich bevinden op CM niveaus 2 en 3, zich richten op de verdere verbetering van het compliance management systeem. Dit kan vermindering van toezichtslast geven omdat bedrijven leren naleving te borgen en zichzelf hierop te controleren. Bovendien zullen deze bedrijven systeemtoezicht ervaren als structureel meedenken. Overigens zullen er altijd, aanvullend op systeemtoezicht steekproefsgewijze outputcontroles moeten plaatsvinden als integraal onderdeel van het systeemgerichte toezicht. Hierbij is het van belang de gegevens van de outputcontroles te benutten om het compliance management systeem verder te verbeteren. Voor de repressieve kant van het toezicht betekent CM ook het een en ander. Bedrijven met een CM systeem controleren zelf of zij regels naleven, beëindigen overtredingen en nemen maatregelen om herhaling van deze overtredingen te voorkomen. Als dit mechanisme binnen het bedrijf aantoonbaar goed functioneert dient dit hetzelfde doel als bestuursrechtelijke sancties, die hiermee in wezen overbodig zijn geworden. Een praktische invulling kan zijn dat overtredingen gepleegd door bedrij-

11 ven met CM niveau 3 of 4 die door het bedrijf zelf worden geconstateerd en beëindigd en waarvoor maatregelen ter voorkoming van herhaling zijn genomen, niet bestuursrechtelijk worden bestraft. Voor hetzelfde bedrijf kan gelden dat overtredingen die niet op die manier worden afgehandeld, extra zwaar worden bestraft. Op deze manier ligt er een incentive bij het bedrijf om het CM systeem verder te verbeteren. Ook voor de strafrechtelijke afdoening van overtredingen kan het uitmaken of het overtredende bedrijf een CM systeem heeft. In de Verenigde Staten worden bedrijven die aan compliance management criteria voldoen, minder zwaar gestraft 1. Checklist compliance competence In het project is besloten om de audit op de checklist in het kader van de afspraken tussen provincie en bedrijf zoveel mogelijk aan te laten sluiten op de ISO auditing systematiek. De projectgroep verwacht dat dit meest voor de hand liggende oplossing is met het oog op de efficiency en de competenties van de certificerende instelling. Met de certificerende instelling van ThermPhos zullen gesprekken worden gestart om dit te effectueren. De afspraak is dat de provincie in ieder geval de eerste keer dat de audit wordt uitgevoerd, hieraan deelneemt. Overzicht wettelijke eisen en risicomatrix Twee belangrijke eisen van de checklist zijn dat het bedrijf een systeem wettelijke kaders heeft en bijhoudt en dat het bedrijf op basis van een risicoanalyse de mate van borging bepaalt. De basis voor de checklist was de door MWH aangeleverde checklist compliance competence. In nauw overleg met ThermPhos is een register wettelijke eisen opgesteld op twee niveaus. Op een Het resultaat van de eerste fase was dat deze oorspronkelijke checklist is aangepast. De aanpassingen generiek niveau is vastgelegd welke wettelijke domeinen er op het bedrijf van toepassing zijn en wie 18 bestaan uit wijzigingen van de beschrijving van de onderdelen en een wijziging van de binnen ThermPhos verantwoordelijk is om wijzigingen in dit domein te volgen en implementatie te 19 scorekolommen. De oorspronkelijke forced choice score (ja/nee) is verbijzonderd naar gedocumenteerd - geschikt geïmplementeerd om meer mogelijkheden te hebben om het oordeel op het specifieke verificatie item te nuanceren. Hierbij geldt dat een verificatie item akkoord is ( ja ) als deze gedocumenteerd, geschikt en geïmplementeerd is. Deze indeling is overgenomen uit de nieuwe inspectiemethodiek van het BRZO. De aangepaste checklist compliance competence is opgenomen in bijlage 3. Tijdens het project bleek dat er behoefte ontstond aan een toelichting op de checklist. De toelichting dient er toe om onafhankelijke auditors die een bedrijf auditeren op de checklist, te voorzien van de benodigde achtergrondinformatie om de audit goed te kunnen uitvoeren. Doelstelling was om het systeem geschikt te maken voor een externe verificatie audit. De toelichting is bijgevoegd in bijlage 5. Na aanpassing van de checklist heeft de projectgroep zich gebogen over het gewicht van de onderdelen van de checklist. De checklist is een meetinstrument en nog geen norm. De onderdelen van de checklist zijn door de projectgroep ingedeeld in drie niveaus: Essentieel Belangrijk Minder belangrijk. coördineren in de organisatie. Op het tweede niveau is binnen het kader van de Wet milieubeheer een volledige opsomming van alle wettelijke eisen opgesteld, met onder andere de eisen uit de Wm-vergunning. De risico-inschatting en daaraan gekoppelde borging is tijdens het project intensief bediscussieerd. Vooral omdat er een schijnbare tegenstrijdigheid lijkt te liggen in een risicogebaseerde aanpak daar waar de wet vereist dat alle wettelijke verplichtingen worden nageleefd. Echter de risico-inschatting is gericht op het vinden van een adequaat niveau van borging. Door op elke wettelijke verplichting een even zwaar borgingsmechanisme te zetten ontstaat een onwerk bare situatie en dat is ook niet mogelijk met de beschikbare mankracht. Deze management uitdaging speelt overigens zowel bij het bedrijf als in het toezicht. De toezichthoudende instantie heeft immers ook geen onbeperkte capaciteit en zal dus keuzes moeten maken om zijn beschikbare capaciteit zo gericht mogelijk in te zetten. Deze inschatting wordt belangrijker naarmate de wettelijke eisen talrijker zijn en er geen formeel onderscheid is aangegeven in mate van belang van wettelijke eisen. In de praktijk vindt door bedrijven al een inschatting van het belang van een verplichting plaats, maar doorgaans zeer impliciet, waardoor een onafhankelijke toetsing op naleving moeilijk wordt. Het overzicht met gewichtsfactoren is opgenomen in bijlage 4. Omdat deze pilot is beperkt tot het naleven van milieueisen, is een nader onderzoek uitgevoerd naar de verhouding tussen de gebruikte checklist compliance competence en de ISO norm. Door het SCCM is een vergelijking gemaakt tussen de ISO norm en de checklist compliance competence zoals deze in dit project is gebruikt. Er blijkt een substantiële overlap in de eisen van de ISO norm en de checklist. Op een aantal punten stelt de checklist meer expliciete en gedetailleerde eisen aan de wijze waarop de wettelijke eisen worden geborgd. Belangrijke verschillen zijn onder andere de expliciete eisen die de checklist stelt aan hoe het bedrijf wijzigingen in wettelijke eisen monitort en deze doorvoert in het bedrijf en de eisen aan de compliance functie (met name functiescheiding en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden). De vergelijking is als bijlage 8 in dit rapport opgenomen. In de pilot zijn verschillende risicoanalyse methoden uitgeprobeerd waaronder het opstellen van scenario s in analogie met BRZO. Dit bleek minder eenvoudig dan aanvankelijk gedacht. Uiteindelijk bleek de risicoanalysemethodiek voor voedselveiligheid met critical control points, waarmee ThermPhos bekend is, een zeer werkbare methode. Met die methode worden critical control points geïdentificeerd en wordt snel een schifting gemaakt tussen algemene beheersmaatregelen (die doorgaans onderdeel zijn van een management systeem) en specifieke maatregelen. Een critical control point is een punt in het proces (van voedingsmiddelenbereiding) waarna geen invloed meer kan worden uitgeoefend op de kwaliteit of samenstelling. Het is dus zaak om ervoor te zorgen dat dit punt dient als Polizei Filter zodat geen stoffen of producten dit punt passeren die niet voldoen aan de criteria. Bij het opstellen van deze eindrapportage was ThermPhos bezig om analoog aan de methode van critical control points de risico analyse uit te werken. 1. US Federal Sentencing Guidelines, November 1, 2004

12 ThermPhos gebruikte al een risicomatrix voor het inschatten van risico s. In het project de risico matrix beoordeeld en aangevuld met enkele punten die voor de overheid van belang zijn. Het resultaat is een risicomatrix die kan worden gebruikt om de hoogte van risico s in te schalen op een 6-punten schaal (Nihil, Licht, Beperkt, Ernstig, Zeer Ernstig en Ramp). De risicomatrix is opgenomen in bijlage 9. Afspraken Een van de belangrijke doelstellingen van het project was om afspraken te maken met betrekking tot het niveau van compliance management bij ThermPhos en de differentiatie van toezicht van de provincie. Toetsing van het Compliance management systeem vindt plaats door onafhankelijke auditor. Criteria voor overgang van niveau 2 naar niveau 3 zijn eenduidig en afgeleid van de checklist compliance competence. De criteria om in niveau 3 te blijven moeten nog verder worden uitgewerkt, het gaat dan om wat een major bevinding is, wat afdoende snelle afhandeling is, aard en maximum aantal overtredingen waarbij het systeem niet heeft gefunctioneerd. Deze zijn nog niet eenduidig gedefinieerd tijdens de pilot, maar zullen in het vervolg nader worden vastgesteld en afgesproken. Voor niveau 4 geldt dat eerst een nog te bepalen periode aan de criteria moet worden voldaan, voordat daadwerkelijk de overgang naar dit niveau gemaakt wordt. Toezicht en handhaving bij de verschillende niveaus In de laatste fase van het project zijn afspraken gemaakt over preventief toezicht op de naleving van de eisen van de milieuvergunning. Tevens konden afspraken worden gemaakt over de differen- 20 tiatie van bestuursrechtelijke sancties. Deze afspraken zijn gemaakt voor de duur van de pilot en Binnen de pilot is een toezicht- en handhavingstrategie opgesteld passend bij het in werking zijn 21 van een compliance management systeem. Binnen die strategie krijgt het bedrijf ruimte voor zelfcorrigerend gedrag zonder bestuursrechtelijke sancties. voor de Wm-vergunning van de EPP fabriek van ThermPhos. Over uitbreiding naar andere fabrieken en andere wettelijke domeinen worden aparte afspraken gemaakt. Vastlegging van de afspraken vindt plaats door middel van een brief van ThermPhos aan Gedeputeerde Staten van de Provincie Zeeland en een antwoord daarop (zie bijlagen 6 en 7). Afspraken ten aanzien van de overgangen naar de verschillende compliance niveaus Hieronder staat weergegeven op welke wijze de Provincie Zeeland toezicht zal houden en hand havend zal optreden in de verschillende niveaus. Uitgaande van het groeimodel uit paragraaf 2.2, zijn criteria vastgesteld voor de overgang naar de verschillende niveaus. Deze zijn weergegeven in onderstaande tabel. Compliance niveau Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Compliance management systeem opgezet Niveau 4 Compliance management systeem bewezen werkend Criteria Bedrijf heeft geen ISO certificaat Bedrijf heeft een gecertificeerd ISO systeem 100% score voldoende op de volgende onderdelen van de checklist compliance competence (zie Bijlage 2): 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9. score voldoende op minimaal 50% van de volgende onderdelen van de checklist: 1.6, 3.10, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6, 4.7, 5.1, 6.1, 6.2, 6.6, 6.7, 6.8. Om in niveau 3 te blijven moet wel worden voldaan aan: Minimaal 1x per jaar toetsing van het systeem. Geen major bevindingen tijdens jaarlijkse toetsing die niet voldoende snel zijn verholpen (wat een major bevinding is wordt in het vervolgtraject uitgewerkt). Maximaal een nader aantal te bepalen overtredingen per tijdseenheid waarbij het compliance management systeem niet heeft gefunctioneerd. Dit aantal en de aard zal tijdens het vervolgtraject worden bepaald. Voor periode van minimaal..jaar: 100% score 'voldoende' op alle onderdelen die bij niveau 3 genoemd zijn. Minimaal 1x per jaar toetsing van het systeem. Geen major bevindingen tijdens jaarlijkse toetsing die niet voldoende snel zijn verholpen (wat een major bevinding is wordt in het vervolgtraject uitgewerkt) Maximaal een nader aantal te bepalen overtredingen per tijdseenheid waarbij het compliance management systeem niet heeft gefunctioneerd. Dit aantal en de aard zal tijdens het vervolgtraject worden bepaald. Compliance Niveau Overtredingen die het bedrijf zelf heeft geconstateerd en waarvoor afdoende actie is genomen voor herstel en voorkomen van herhaling. Handhaving Overtredingen die de Provincie constateert en die het bedrijf niet heeft geconstateerd òf die het bedrijf heeft geconstateerd, maar waarvoor geen of onvoldoende actie is genomen voor herstel en voorkomen van herhaling. Toezicht Wijze van preventief toezicht. Niveau 1 Bestaande systeem voor bestuursrechtelijk optreden. Op output Niveau 2 Bestaande systeem voor bestuursrechtelijk optreden. Op output Niveau 3 Compliance management systeem opgezet. Niveau 4 Compliance management systeem bewezen werkend. Bestuursrechtelijk optreden niet nodig. Bestuursrechtelijk optreden niet nodig. Sneller bestuurs rechtelijk optreden; met een stap minder dan in de toezichten sanctie strategie. En eventueel terugval naar lager niveau. Sneller bestuurs rechtelijk optreden; met een stap minder dan in de toezichten sanctiestrategie.* En eventueel terugval naar lager niveau. Systeemtoezicht Geleidelijke verschuiving, afhankelijk van ervaring & vertrouwen in het systeem. Systeemtoezicht Indicatief: 80% systeem, 20% steekproefcontroles op output.

13 De overweging voor het versneld bestuursrechtelijk optreden, bij overtredingen die de Provincie constateert en die het bedrijf niet heeft geconstateerd òf die het bedrijf heeft geconstateerd, maar waarvoor geen of onvoldoende actie is genomen voor herstel en voorkomen van herhaling, is dat bij zulke overtredingen het compliance management systeem niet goed heeft gefunctioneerd en het vertrouwen in het systeem daarmee wordt geschaad. Daarom wordt sneller opgetreden; waar bijvoorbeeld volgens de sanctiestrategie eerst een formele waarschuwing wordt gegeven, wordt nu meteen een dwangsom opgelegd. Niet vastgelegd is welke overtredingen qua ernst en omvang aanleiding geven tot een dergelijk versneld bestuursrechtelijk optreden. Dit vastleggen is ook één van de doelen voor het vervolg van de pilot. Op langere termijn geldt voor het toezicht het volgende streefbeeld: 22 Bij een bewezen goed functionerend compliance managementsysteem, dat periodiek wordt geaudit door een certificerende instelling, wordt het preventieve toezicht beperkt tot een periodieke toetsing van het systeem. Voor wat betreft de frequentie van de periodieke audit wordt toegewerkt naar een frequentie van éénmaal per jaar. Daarbij worden tevens op basis van steekproeven plantrondes uitgevoerd. Strafrecht Door de betrokken partijen is onderstreept dat het van belang is om ook over de differentiatie van strafrechtelijke sancties nadere afspraken te maken als het bedrijf haar compliance management niveau verbetert. Op milieugebied biedt hiertoe de LOM sanctiestrategie mogelijkheden. Deze stelt dat optreden (bestuurs- dan wel strafrechtelijk) achterwege kan blijven indien de overtreding: niet doelbewust is begaan en een kennelijk incident betreft en gering van omvang is en van een overigens goed nalevende overtreder die onverwijld afdoende maatregelen heeft getroffen. Wij gaan er van uit dat de afspraken die tussen ThermPhos en de provincie Zeeland zijn gemaakt over de voorwaarden waaronder een bestuursrechtelijk optreden achterwege kan blijven zoals beschreven in paragraaf 4.4.2, een concrete invulling zijn van de bovengenoemde criteria van de LOM sanctiestrategie. Inmiddels is over dit onderwerp contact met het Openbaar Ministerie. Het ligt voor de hand dat deze benaderingswijze vanuit het frontoffice chemie nader wordt afgestemd met het Openbaar Ministerie.

14 5. Vervolg van de pilot Bij partijen bestaat voldoende vertrouwen dat het systeem werkend gemaakt kan worden tot voordeel van beide partijen. Partijen hebben daarom besloten tot een vervolg van de pilot om een aantal onduidelijkheden die in de afgelopen fase niet konden worden opgehelderd, nu duidelijk vast te stellen. De implementatie en toetsing beperkt zich tot de Wm-vergunning van de EPP-fabriek. Doelstelling in algemene zin is: voor één van de fabrieken van ThermPhos (EPP) een werkend compliance management systeem hebben, met overeengekomen kwaliteitscriteria en toezichtswijze. De specifieke doelstellingen voor het vervolg van de pilot zijn: Voor ThermPhos: Invullen van het compliance management systeem. Inzicht krijgen in de hoeveelheid werk om het systeem op te zetten en te onderhouden. Voor de Provincie Zeeland: Ervaring opdoen met de verschuiving van het toezicht en de bijbehorende wijze van handhaving. Een beeld krijgen of deze werkwijze werkt, of de naleving beter wordt. Voor beide partijen: Verkrijgen van een beeld van de waarde van het oordeel van een onafhankelijke auditor en vertrouwen krijgen in het gebruik van de checklist voor het beoordelen van het compliance management systeem. Voor beide partijen: Duidelijker vastleggen van toetsingscriteria: - wat is een major bevinding bij de toetsing van het systeem met de checklist; - wat is het maximum aantal (en aard van de) overtredingen waarbij het compliance management systeem niet heeft gefunctioneerd dat toegestaan is voor een bepaald stadium; - welke overtredingen (aantallen en/of aard) geven aanleiding tot direct, verkort bestuursrechtelijk ingrijpen (zie ook de tabel Bestuursrechtelijk optreden per stadium ). Voor beide partijen: Definiëren van criteria voor Bewezen compliance. 25 Fasering ThermPhos heeft momenteel een gecertificeerd ISO systeem. Uit een eerste toetsing tegen de checklist is een aantal verbeterpunten naar voren gekomen, die eerst moeten worden aangepakt, voordat het systeem van ThermPhos voldoet aan de minimum criteria voor een compliance niveau 3 (compliance management systeem in opzet gereed). Eerst stap in het vervolg van de pilot is daarom dat ThermPhos de opzet van het compliance management systeem afrondt, zodanig dat het voldoet aan de minimum criteria voor niveau 3. gedurende die periode wordt het handhavings- en toezichtsregime zoals momenteel toegepast, gecontinueerd. De tweede stap is het proefdraaien met het compliance management systeem en bijbehorende afspraken en het vastleggen van de toetsingscriteria voor niveau 3 en 4 (zoals majors, aantal overtredingen etc.). Een belangrijk onderdeel van het vervolgtraject is de evaluatie die na elke fase zal plaatsvinden. Beide partijen kunnen na elke fase besluiten om al dan niet verder te gaan. Ook kunnen na elke fase aanpassingen gedaan worden.

15 In meer detail zien de twee fasen van het vervolg er als volgt uit: 26 Fase 1: Implementatie Vanuit de huidige situatie vult ThermPhos het compliance management systeem in. De huidige wijze van toezicht wordt gecontinueerd; Bepalen van indicatoren voor succes van het vervolgproject; Het uitvoeren van een nulmeting tegen de indicatoren voor succes; Definiëren van een major bevinding; Einde van deze fase als ThermPhos het systeem zover ingevuld heeft dat aan de checklistcriteria voor niveau 3 is voldaan; Dit op basis van toetsing door een externe auditor aan de hand van de checklist. Bij de toetsing loopt de Provincie mee; Indien nodig aanpassing van het systeem na de toetsing totdat naar oordeel van alle partijen implementatie van de voor niveau 3 aangewezen elementen is bereikt; Evaluatie en indien nodig aanpassing van de checklist; Besluitvorming door beide partijen om al dan niet verder te gaan. Naar verwachting kan fase 1 eind 2008 worden afgerond. Fase 2: Proefdraaien ThermPhos bevindt zich in niveau 3; De Provincie hanteert de bijbehorende wijze van toezicht houden en bestuursrechtelijk optreden; ThermPhos vult het Compliance management systeem aan met de elementen uit de criteria voor niveau 4 ; Vaststellen van aard en maximum aantal van overtredingen, waarbij het compliance management systeem niet heeft gefunctioneerd, dat is toegestaan per stadium; Vaststellen welke overtredingen (aard) aanleiding geven tot direct, verkort bestuursrechtelijk ingrijpen; Einde van deze fase als ThermPhos het systeem zover ingevuld heeft dat aan de criteria voor niveau 4 is voldaan; Dit op basis van toetsing door een externe auditor aan de hand van de checklist. Bij de toetsing loopt de Provincie mee; Indien nodig aanpassing van het systeem na de toetsing totdat naar oordeel van alle partijen implementatie van de voor niveau 4 aangewezen elementen is bereikt; Evaluatie van deze manier van werken en indien nodig aanpassing van afspraken; Besluitvorming door beide partijen om al dan niet verder te gaan. Naar verwachting kan fase 2 eind 2009 worden afgerond. Na de pilot Na het proefdraaien wordt de pilot beëindigd. Indien beide partijen ervoor kiezen om verder te gaan met compliance management, zullen de afspraken opnieuw worden vastgelegd. Daarin worden ook de criteria voor Bewezen compliance meegenomen. Daarnaast kunnen de afspraken worden uitgebreid naar andere onderdelen van ThermPhos en naar andere vergunningen dan de Wm-vergunning.

16 6. Conclusies en aanbevelingen Conclusies Achteraf bezien is de projectgroep te optimistisch geweest over de tijd en inspanning om vanuit de verschillende invalshoeken (bedrijf en overheid) te komen tot gedragen, werkbare afspraken. Daardoor zijn we nog niet toegekomen aan het opdoen van ervaring met de afspraken. De waarde van dit project is vooral gelegen in het feit dat bedrijf en provincie door het gezamenlijk doorlopen van het proces en de gemaakte afspraken voldoende vertrouwen en wederzijds begrip hebben gekregen om het project te continueren en te verbreden. Naast dit gegroeide vertrouwen en wederzijdse begrip heeft het project de volgende concrete resultaten opgeleverd: Een checklist compliance competence als meetinstrument voor de mate waarin het bedrijf de naleving van wettelijke eisen heeft geborgd. Een toelichting op deze checklist voor gebruik als instrument voor een verificatie audit. Een overzicht van de wettelijke eisen waaraan ThermPhos moet voldoen, inclusief een risicomatrix. Afspraken tussen ThermPhos en de Provincie met betrekking tot het niveau van compliance bij ThermPhos en differentiatie van toezicht van de Provincie. 29 Er liggen kansen om de audit op de checklist compliance competence uit te voeren in combinatie met de reguliere audits op het managementsysteem van het bedrijf door de certificerende instelling. Gezien de substantiële overlap tussen ISO en de checklist mag worden verwacht dat hiermee aanzienlijke efficiency voordelen te behalen zijn. De systematiek zoals deze in deze pilot is toegepast leent zich voor bredere toepassing in de chemie. Hierbij kunnen de per brief gemaakte afspraken dienen als voorbeeld. Als we ervan uitgaan dat het opstapniveau een certificeerbaar managementsysteem is dat gelijkwaardig aan een ISO norm zoals ISO 14001, dan impliceert dit dat de meeste chemische bedrijven in aanmerking komen voor een dergelijke aanpak. Of het zinvol is om in een specifieke situatie deze aanpak toe te passen hangt mede af van de ambitie van het bedrijf om structureel de compliance prestatie te verbeteren en de mate waarin de toezichthoudende instantie bereid en in staat is om haar benadering af te stemmen op het compliance management systeem van het bedrijf in termen van preventief en repressief toezicht. Over de differentiatie van strafrechtelijke sancties konden in dit project geen afspraken worden gemaakt en het Openbaar Ministerie heeft niet deelgenomen aan het project. Wel is door de betrokkenen aangegeven dat voor een effectieve benadering het noodzakelijk is dat het strafrecht wordt betrokken in het maken van afspraken over differentiatie van het repressieve toezicht bij bedrijven die haar compliance management verbeteren.

17 Aanbevelingen Voortzetten pilot ThermPhos en uitbreiding naar andere wettelijke kaders Start een vervolgproject bij ThermPhos om de afspraken te monitoren en te evalueren en om enkele kaders en onderdelen van de afspraken verder te verduidelijken en te specificeren. Voor het vervolg van de pilot is in de projectgroep een stappenplan opgesteld (zie hoofdstuk 5). Breidt de pilot uit naar andere wettelijke domeinen zoals oppervlaktewater (RWS) en arbeidsveiligheid (Arbeidsinspectie) om te toetsen of de aanpak ook hier kan worden toegepast en of ook voor deze domeinen soortgelijke afspraken tussen bedrijf en bevoegd gezag kunnen worden gemaakt. 30 Uitbreiding naar sector chemie Veranker en bekrachtig de afspraken zoals die in deze pilot zijn gemaakt op het niveau van het frontoffice chemie en de sector (VNCI). Bij het ontwikkelen van een landelijk beleid zou mogelijk ook het SCCM als beheerder van het certificatiesysteem - ISO een rol kunnen spelen. Pas de systematiek allereerst toe bij andere bedrijven in de sector. Er is echter reden om aan te nemen dat de toepassingsmogelijkheden breder zijn dan de sector chemie alleen. Een eerdere pilot in het kader van het frontoffice afval bij een groot afvalbedrijf leverde de conclusie op dat de basiselementen compliance audit/systeemtoezicht en gezamenlijke risicoanalyse bij andere grote afvalverwerkers kunnen worden toegepast. Naar verwachting is er binnen de sector chemie een ruime mogelijkheid omdat de ervaring in de sector met managementsystemen en risicobeheersing groot is. Integratie met ISO Onderzoek de mogelijkheden om de checklist compliance competence aan te doen sluiten bij de ISO 14001, bijvoorbeeld door het uitbreiden van de ISO norm met de specifieke eisen van de checklist. Een alternatief is het expliciteren van het certificatieschema (toelichting) van de ISO norm voor zover de eisen van de checklist impliciet in de ISO eisen zijn geformuleerd. Test in vervolgprojecten of de gangbare audit op het managementsysteem kan worden gecombineerd met de audit op de checklist compliance competence. Bestuurs- en strafrecht Zorg ervoor dat er afspraken worden gemaakt met het Openbaar Ministerie over hoe vanuit het strafrecht moet worden omgegaan met bedrijven die een effectief compliance management systeem hebben. Eén van de mogelijkheden ligt in de Landelijke Strategie Milieuhandhaving van het Landelijk Overleg Milieuhandhaving (LOM). In het LOM nemen alle handhavingspartners inclusief het Openbaar Ministerie deel. Het LOM heeft in haar Landelijke Strategie Milieuhandhaving criteria geformuleerd voor het afzien van optreden. Wij bevelen aan om in de LOM criteria nader te specificeren in de lijn van de afspraken die in deze pilot zijn gemaakt. Een dergelijke keuze heeft enkele voordelen. Ten eerste zeggen criteria die betrekking hebben op wat het bedrijf heeft gedaan om regelnaleving te borgen meer over het gedrag van het bedrijf dan de feitelijke naleving. Ten tweede wordt het oordeel hiermee gebaseerd op die aspecten die het bedrijf zelf kan beïnvloeden. Hierdoor weet het bedrijf wat het te doen staat om de naleving structureel te borgen en te verbeteren. Wij bevelen aan om de beleidsmatige en juridische basis te toetsen van de afspraken die tussen bedrijf en toezichthoudende instanties worden gemaakt. Het gaat er hier vooral om de vraag of de bestaande wettelijke en beleidsmatige kaders voldoende ruimte bieden om het toezicht in al haar facetten zo af te stemmen op compliance management systemen bij bedrijven als wenselijk wordt geacht.

18 Bijlagen Bijlage 1 Samenstelling projectorganisatie...34 Bijlage 2 Begrippenlijst...35 Bijlage 3 Checklist compliance competence...36 Bijlage 4 Gewichtsfactoren Checklist compliance competence...42 Bijlage 5 Toelichting op de Checklist compliance competence Bijlage 6 Brief ThermPhos...51 Bijlage 7 Brief Gedeputeerde Staten van Zeeland...58 Bijlage 8 Vergelijking Checklist Compliance Competence en ISO Bijlage 9 Risicomatrix...66

19 Bijlage 1 Samenstelling projectorganisatie Bijlage 2 Begrippenlijst Leden stuurgroep Bedrijf Systeemgericht toezicht Chiel Bovenkerk VROM Inspectie Organisatie eenheid die zowel in rechte als De integrale combinatie van systeemtoezicht Dirk den Ottelander ThermPhos in persoon beschouwd wordt en waaraan en toezicht op output. Guus Gabriëlse Provincie Zeeland dientengevolge volkomen rechtsbevoegdheid Martin de Bree MWH wordt verleend. Paul van Lieshout (later toegetreden) Arbeidsinspectie Systeemtoezicht Toezicht op systemen, processen en methoden die gericht zijn op het borgen van de Nalevingsprestatie Leden projectgroep De mate van regelnaleving door het bedrijf. naleving van wettelijke eisen en niet op de Arend Boterenbrood Provincie Zeeland feitelijke naleving zelf. Dirk den Ottelander ThermPhos Compliance Gordon de Jonge ThermPhos Systematisch Henk van der Veen VROM Inspectie Het naleven van wettelijke eisen inclusief 34 Jacquelien Wijkhuijs ThermPhos vergunningsvoorschriften. Indien is vastgelegd wie verantwoordelijk is 35 Karen van Schaik Provincie Zeeland voor de uitvoering, wanneer de betreffende Aldwin Krom MWH activiteit plaats vindt en op welke wijze deze Compliance management systeem Martin de Bree MWH wordt uitgevoerd. Een intern beheersingssysteem dat een Leden klankbordgroep organisatie onder eigen verantwoordelijkheid opzet ter voorkoming van onrechtmatig Toezicht Projectgroepleden, met aanvullend: handelen binnen die organisatie. Carlo de Deckere Dan de Bruin Diana Martens Eddy Erdtsieck Frans Stuyt Macco Korteweg Maris Robert Hendrikse Hanny Warringa Arbeidsinspectie Veiligheidsregio Zeeland Arbeidsinspectie Rijkswaterstaat SCCM VNCI Gemeente Vlissingen Openbaar Ministerie (agendalid) Gedragscode Een opschrift gestelde verklaring waarin is opgenomen welk gedrag concreet wordt verwacht van de medewerkers in het licht van de visie van de organisatie. Kwaliteitsdenken het inrichten van de organisatie volgens vastgestelde procedures en werkwijzen waardoor de organisatie zich in staat stelt op een gedegen wijze continu te verbeteren en daardoor sterker te worden in het oplossen van de dagelijkse problematiek en het innoveren van de werkprocessen. Alle handelingen uitgevoerd door een krachtens de wet hiertoe bevoegde instantie die gericht zijn op het inwinnen van informatie over de naleving van wettelijke eisen door een derde, het vormen van een oordeel of het publiek belang voldoende is bereikt en het eventueel interveniëren. Toezicht op output Toezicht op de naleving van wettelijke eisen Transparant Geeft een adequaat inzicht in het onderwerp. Metatoezicht Synoniem voor Systeemtoezicht (zie onder Systeemtoezicht).

20 Bijlage 3 Checklist compliance competence Eis Verificatie item Geschikt Geïmplementeerd Gedocumenteerd 1. Systeem wettelijke kaders 1.1 Onderhoudt het bedrijf een systeem waarin alle relevante wettelijke eisen zijn opgenomen? 1.2 Is de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van het systeem vastgelegd? 1.3 Heeft het bedrijf op basis van een risicoanalyse het detailniveau van de borging van de wettelijke eisen vastgesteld? 1.4 Bevat het systeem een expliciete koppeling tussen de risicovolle wettelijke eisen en de onderdelen van het compliance management systeem waarin de naleving van deze eisen is geborgd? Vastlegging regels in database of register. Vastlegging verantwoordelijkheid Beschrijving methodiek risicoanalyse. Cross reference met wettelijke regels en interne afspraken, procedures en instructies. 1.5 Houdt het bedrijf het systeem actueel en volledig? Actieve screening wijzigingen Aanpassing database of register bij nieuwe regels. 1.6 Onderzoekt het bedrijf structureel de duidelijkheid en de naleefbaarheid van de wettelijke eisen? 2. Visie en gedrag 2.1 Heeft het bedrijf een op schrift gestelde, gedragen visie op Verspreiding visie. regel naleving? Inhoud visie. 2.2 Steunt de directie het compliance management systeem? Agenda directieoverleg. 2.3 Heeft het bedrijf een gedragscode waarin concreet is vastgelegd Inhoud gedragscode. wat het bedrijf van de werknemers verwacht t.a.v. regelnaleving? Review gedragscode elke 3 jaar. 2.4 Zijn de visie en de gedragscode bekend bij de medewerkers? Verspreiding gedragscode. 2.5 Is in de gedragscode expliciet aangeduid wat van de medewerkers wordt verwacht inzake openheid, opleiding, pro-activiteit en zelf kritische houding ten aanzien van regelnaleving? Inhoud gedragscode. 3. Kwaliteitsdenken, opleiding, zelfkritische houding en continue verbetering 3.1 Heeft het bedrijf een gecertificeerd managementsysteem? (bv. ISO 9000/14001)? 3.2 Wordt het onderhavige managementsysteem systematisch toegepast voor het borgen van regelnaleving? 3.3 Stelt het bedrijf objectieve gekwantificeerde doelstellingen vast ten aanzien van regelnaleving? 3.4 Stelt het bedrijf jaarplannen op waarin voorgenomen acties zijn gedefinieerd ten aanzien van regelnaleving? Werkend management systeem. Procedures gericht op regelnaleving. Maximum aantal afwijkingen. Doelstellingen meetbaar en realistisch. Is duidelijk wie de actie uitvoert. Is duidelijk wanneer de actie gereed is.