NIEUWSBRIEF. Agenda. Nieuws vanuit het bestuur. 6e Algemene Leden Vergadering. Jaargang 7, nr. 1, juni 2015

Transcriptie

1 NIEUWSBRIEF Jaargang 7, nr. 1, juni 2015 Agenda Bestuursvergaderingen 9 juni september december 2015 Diploma-uitreiking 17 september 2015 Masterclass Octrooien 17 september 2015 november/december 2015 Masterclass Merken november 2015 Nieuws vanuit het bestuur 6e Algemene Leden Vergadering Op 23 april jl. waren wij weer te gast bij het EPO in Rijswijk voor de 6th Annual Conference for Formalities Officers. Ook dit jaar konden wij weer rekenen op een mooie opkomst, ruim 120 leden waren aanwezig. De Algemene Leden Vergadering (ALV) stond in het teken van de bestuurswisseling en voorstellen tot wijzigingen van onze Statuten en reglementen. De notulen van de ALV van 2014, het jaarverslag van 2014 en de financiële stukken werden toegelicht door Henk en Ronald en goedgekeurd door de ALV. Zoals gezegd, een van de belangrijkste onderwerpen op de agenda was de wisseling van twee bestuursleden. Het is de eerste bestuurswisseling sinds de oprichting van het Platform. Vorig jaar hadden Carolien Paternot en Shanna Grotenhuis aangegeven het bestuur te willen gaan verlaten. Melanie Custers van Janssen Pharmaceutical Companies of Johnson & Johnson en Arthur van Steenbergen van Unilever hadden zich kandidaat gesteld voor een bestuursfunctie. Er hadden zich geen verdere kandidaten gemeld en de Vergadering ging unaniem akkoord met de verkiezing van Melanie en Arthur. Zij nemen zitting in het bestuur en nemen de plaatsen in van Carolien en Shanna op het rooster van aftreden. Via deze weg willen wij Carolien en Shanna nogmaals heel hartelijk danken voor de fijne samenwerking in de afgelopen jaren en voor hun inzet en betrokkenheid bij het Platform. Shanna zal wel lid blijven van de Commissie Communicatie binnen het Platform. De taken van het bestuur worden na deze bestuurswisseling als volgt verdeeld: Voorzitter Dolinda de Proost (AOMB) Vice-voorzitter Ronald van Egmond (V.O.) Secretaris Melanie Custers (Janssen Pharmaceutical Companies of Johnson & Johnson) Penningmeester Henk Spraakman (Shell) Bestuurslid Erwin Ehrenburg (NLO) (opleiding) Bestuurslid Ellen Offenberg (EP&C) (communicatie en website) Bestuurslid Arthur van Steenbergen (Unilever) (examencommissie) Verder is Maurice Jansen (V.O.) afgetreden als lid van de Kascommissie. Wij willen ook Maurice heel hartelijk danken voor zijn inzet in de afgelopen jaren. Tevens is er een nieuw lid voor de Kascommissie voorgedragen en gekozen. Theo van de Meer (NLO) zal voor een periode van twee jaar plaatsnemen in de Kascommissie. Yvonne Noorlander (NLO) is tijdens de ALV benoemd tot nieuw lid van de Examencommissie voor een periode van 3 jaar. We hebben in de afgelopen periode de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en het Examenreglement nog eens goed bekeken en een aantal wijzigingen voorgesteld in de ALV. Omdat er niet genoeg leden aanwezig waren om de wijzigingen in de Statuten goed te keuren zullen we op korte termijn een tweede ALV uitschrijven. Wij zullen je daarvan op de hoogte houden.

2 Jaargang 7, nr. 1, juni 2015 Blz. 2 NIEUWSBRIEF Waar zijn wij als bestuur op dit moment mee bezig en wat willen we in de komende jaren nog allemaal bereiken? Vorig jaar hebben we tijdens de ALV onze nieuwe website gelanceerd, medio april van dit jaar is de Engelse versie van onze nieuwe website live gegaan. Zeker gezien onze Europese ambities vinden wij dit een belangrijke ontwikkeling. We zijn onze website ook steeds verder aan het inrichten en het is de bedoeling dat aanmeldingen voor evenementen in de toekomst via onze website zullen plaatsvinden. Wij zijn begin dit jaar overgegaan naar een nieuwe provider en tijdens deze overgang hebben wij niet alle s goed ontvangen. Onze excuses voor de overlast die sommigen hebben ondervonden. Ook hebben wij in verband met de gewijzigde jurisprudentie in het merkenrecht onlangs ons logo in kleur laten deponeren. Op weg naar een European Association for Formalities Officers en certificering Een belangrijk punt is het intensiveren van de samenwerking met onze zusterorganisaties in het buitenland. We hebben de intentie om samen met onze zusterorganisaties in Noorwegen, Denemarken en Engeland een European Association for Formalities Officers op te zetten. Wij zijn verheugd dat de heer McGinley, Principal Director Patent Administration van EPO, tijdens zijn openingsspeech op de conferentie dit initiatief toejuicht en ondersteunt. Wij hebben recent vernomen dat er ook vanuit Zweden en Finland interesse is om hieraan mee te werken. Uiteraard zullen wij eerst gaan onderzoeken wat de mogelijkheden en de juridische consequenties zijn. Ons uiteindelijke doel is officiële certificering, een Europese opleiding en een Europees examen, een soort EQE voor Formalities Officers. Dat is op dit moment nog een stap te ver maar we denken dat we sterk staan door onze krachten te bundelen. We hebben ook plannen om een Europese conferentie voor Formalities Officers te organiseren en hebben al voorzichtig het jaar 2017 laten vallen. Ook in Nederland willen we niet stil blijven staan en zullen we ons gaan oriënteren op de mogelijkheden voor een officiële certificering. Momenteel is meer dan de helft van onze leden reeds gecertificeerd, hetzij doordat zij in aanmerking kwamen voor de grandfather regeling, hetzij omdat zij geslaagd zijn voor het examen voor Certified Formalities Officer (of beiden). In onze visie staat dat wij het als onze taak zien om het professionele niveau van de Formalities Officers te bevorderen en op de lange termijn te waarborgen door middel van een opleiding, cursussen en seminars. We zijn hiermee op de goede weg maar realiseren ons ook dat we niet stil kunnen blijven staan. We hebben de intentie om nu elk jaar naast het examen en de conferentie drie (i.p.v. twee in voorgaande jaren) Masterclasses te organiseren, twee op het gebied van octrooien en één op het gebied van merken. Wij willen onze leden de mogelijkheid bieden zich verder te ontwikkelen en de vakkennis op peil te houden. Het examen van 2015 is net achter de rug. Voor de kandidaten breekt er nu een spannende tijd aan, ben ik wel of niet geslaagd? De uitslagen zullen medio juli bekend zijn en naar de kandidaten worden gestuurd. Wij wensen je alvast een fijne zomervakantie en hopen je te zien tijdens de Masterclass Octrooien die zal worden gehouden op 17 september 2015 bij Unilever in Vlaardingen. Dolinda de Proost Voorzitter Examen 2015 en diploma -uitreiking Het examen werd afgenomen op 21 mei jl. bij het EPO in Rijswijk en dit jaar waren er 25 dappere kandidaten. De uitslag van het examen wordt medio juli schriftelijk bekend gemaakt aan de kandidaten. De diploma-uitreiking volgt op 17 september tijdens de masterclass Octrooien bij Unilever in Vlaardingen. Uiteraard krijgen de geslaagden een persoonlijke uitnodiging. Masterclasses Octrooien en Merken Dit jaar zullen we 3 masterclasses organiseren: 2 over octrooien en 1 over merken. Eén datum is al bekend, die van de 1 e masterclass Octrooien. Deze wordt gehouden bij Unilever in Vlaardingen op 17 september. Schrijf deze datum dus alvast in je agenda. Aan de organisatie van de masterclasses wordt nog gewerkt. Houd de Nieuwsbrief en de website in de gaten voor meer informatie!

3 Jaargang 7, nr. 1, juni 2015 Blz. 3 NIEUWSBRIEF Wist je dat. - je per 1 januari 2015 een Koreaanse octrooiaanvraag in het Engels mag indienen? De Koreaanse vertaling mag later (14 maanden na vroegste prioriteit) worden ingediend. Voor PCT aanvragen die zijn ingediend op of na 1 januari 2015 geldt dat de entry in Korea in het Engels gedaan mag worden. De Koreaanse vertaling moet binnen 32 maanden na vroegste prioriteit worden ingediend. Zie: user.tdf;jsessionid=9863ca6b30d5e57d8458b bfa951b5e9d.e34rahytbxmrb40laxypa harahqqe0? a=user.english.board.boardapp&c=1003&board_id=kiponews&catmenu=ek06_01_01&seq= het London Agreement sinds 1 januari 2015 ook van kracht is in Noorwegen? Dat betekent dat er nieuwe validatievereisten zijn voor Europese octrooien die zijn verleend op of na 1 januari jl.. Voor in het Engels verleende octrooien geldt dat alleen een Noorse vertaling van de conclusies ingediend hoeft te worden. Als het Europese octrooi in het Frans of Duits is verleend, moeten een Noorse vertaling van de conclusies worden ingediend en een Engelse of Noorse vertaling van de beschrijving. Ook de figuren moeten dan worden ingediend. Zie: - verleende Europese octrooien waarvan de aanvraag is ingediend op of na 1 maart 2015 ook in Marokko gevalideerd kunnen worden? Hiertoe dient tijdens de procedure wel een validation fee te zijn betaald. Kijk hier voor meer details: - het EPO het volgende heeft gewijzigd per 1 april jl.? - officiële taksen in de PCT-procedure kunnen nu ook met een automatic debit order worden afgeschreven als het EPO handelt als Receiving Office, International Searching Authority of International Preliminary Examining Authority. Dit geldt voor alle PCT fees, behalve voor supplementary international searches. Zie: - het indienen van een appeal is nu ook mogelijk via het nieuwe online filing CMS. Zie: - het is niet meer nodig een kopie van de prior art die is gevonden tijdens het nieuwheidsonderzoek in de prioriteitsaanvraag in te dienen bij het EPO als de prioriteitsaanvraag een Deense aanvraag was. Het EPO zal voortaan zelf een kopie in het dossier voegen. Zie: - Christina ten Hövel van het EPO tijdens de Conferentie een presentatie heeft gegeven over recente wijzigingen? Haar presentatie vind je terug op onze website. Zie: - het OCNL in het najaar het Benelux Patent Platform zal introduceren, waardoor de procedure m.b.t. betaling van jaartaksen wijzigt? Zie voor meer informatie bijgaande brief van het OCNL. - er een handige site is van het Japan Patent Office waar informatie verzameld is m.b.t. de diverse Patent Prosecution Highway projecten? Zie:

4 Jaargang 7, nr. 1, juni 2015 Blz. 4 NIEUWSBRIEF Even voorstellen... Mijn naam is Jeroen Helfrich en ik ben sinds 1 juni 2008 werkzaam bij EP&C in Rijswijk. Mijn functie is sinds 1 december 2014 Patent Coordinator/Formalities Officer. Ik werk in mijn team samen met drie andere FO s. Wij ondersteunen vijf octrooigemachtigden; drie in Rijswijk en twee in Turnhout, België. Mijn taken zijn (naast de gewone taken van een FO, zoals het bewaken van termijnen, gemachtigden ondersteunen, postverwerking enz.) onder andere het coördineren van de ondersteuning en het bespreken van ondersteuningszaken met de teamleider en de management assistant. Verder ben ik lid van de Ondernemingsraad, waarin mijn mede-or-leden en ik de belangen van het personeel behartigen. In totaal ben ik al bijna 15 jaar werkzaam in de octrooiwereld. Na de HAVO heb ik een jaar in een supermarkt gewerkt, omdat ik twijfelde over een vervolgopleiding. Toen ik er uiteindelijk voor koos niet verder te studeren, wilde ik wel graag een baan die ik leuk genoeg zou vinden om het jaren te kunnen doen. Ik reageerde op een advertentie in de krant en zo kwam ik bij Vriesendorp & Gaade terecht. Daar heb ik negen jaar met heel veel plezier gewerkt. Op een gegeven moment was ik daar wel uitgeleerd en uitgekeken en besloot ik iets anders te zoeken. Ik kwam te werken op een notariskantoor, maar dat beviel me totaal niet. Ik heb het een half jaar volgehouden. Na dat half jaar ben ik bij EP&C terechtgekomen, terug in de octrooien. Inmiddels ben ik hier alweer bijna zeven jaar werkzaam. Wat ik leuk vind aan werken in het IP-vak is de afwisseling. Vanaf het allereerste begin dat een klant een idee heeft tot en met de verlening van het octrooi, het hele traject maak je mee en het is steeds opnieuw weer interessant. Mijn collega s zijn natuurlijk ook een factor die het werken bij EP&C leuk maakt. En mijn werk in de OR zorgt ervoor dat het nóg gevarieerder wordt. Er zijn eigenlijk geen dingen in mijn werk die ik niet leuk vind. Het Platform heb ik leren kennen toen het is opgericht in 2009 en het heeft veel aanhang binnen EP&C. Alle ondersteuners zijn lid en de directie verwacht dat wij de opleiding volgen en het examen halen. Ik heb in 2011 met de eerste lichting meegedaan aan de opleiding en het examen en dit gelukkig ook gehaald. Als het niet tegenzit op het werk, ga ik ook graag naar masterclasses van het Platform. Daar leer je altijd wel iets nieuws en zo niet, dan is het handig om dingen nog een keer te horen. Ik geef de pen graag door aan Sylvia Coster van Vriesendorp & Gaade. OPROEPEN Via de Nieuwsbrief kun je contact zoeken met je vakgenoten. Wil je je vakgenoten inschakelen, stuur dan een naar nieuwsbrief@formalitiesofficers.nl. Redactielid Merken en Modellen gezocht Voor de Nieuwsbrief zijn we op zoek naar een redactielid dat nieuwtjes over Merken en Modellen kan aanleveren voor de rubriek Wist je dat.... Houd jij het nieuws al bij? Deel je kennis dan met onze leden. Neem contact met ons op via nieuwsbrief@formalitiesofficers.nl. Kijkje in de keuken? Wij hebben een vraag gekregen van een van onze leden of er interesse is in wederzijdse bedrijfsbezoeken. Mocht je hierin geïnteresseerd zijn, meld dit dan bij ons secretariaat via secretariaat@formalitiesofficers.nl. Wij zullen als intermediair de interesse inventariseren en leden met elkaar in contact brengen.

5 Jaargang 7, nr. 1, juni 2015 Blz. 5 NIEUWSBRIEF 6 th Annual Conference for Formalities Officers De 6 e conferentie start met de ALV op donderdag 23 april bij het EPO in Rijswijk. Ruim 120 leden hebben zich aangemeld voor de ALV en de aansluitende conferentie. Het is even wennen nu de hoofdingang van het EPO is gesloten en iedereen via een andere route naar het auditorium moet komen. Gelukkig heeft iedereen het kunnen vinden en werken ook het verkeer en de NS mee! Zoals gewoonlijk wordt er voor aanvang van de ALV genetwerkt en worden de stands van het EPO bezocht. De ALV wordt geleid door voorzitter Dolinda de Proost. Henk Spraakman, secretaris, geeft een korte toelichting op het jaarverslag en er wordt stilgestaan bij de wisselingen binnen het bestuur. Meer informatie over wat er aan bod kwam tijdens de ALV, kun je lezen in het eerste artikel in deze Nieuwsbrief. Als alles is besproken, de stukken zijn goedgekeurd en aan het bestuur décharge is verleend voor het door haar gevoerde (financiële) beleid, is het tijd voor de lunch. Na de lunch begint de conferentie met diverse sprekers. Het middagprogramma wordt officieel geopend door de heer McGinley, Principal Director Patent Administration van het EPO. Hij is verheugd dat de conferentie wederom bij het EPO wordt gehouden omdat dit EPO Formalities Officers de kans biedt om haar counterparts en customers te ontmoeten. Hij moedigt hen dan ook aan van de gelegenheid gebruik te maken om te netwerken. De toekomstplannen van het Platform om internationale betrekkingen met zusterorganisaties te intensiveren spreken hem enorm aan. Een EU Platform biedt de mogelijkheid om de dialoog tussen het EPO en haar klanten nog beter te structureren, wat voor alle partijen voordelen oplevert. Vervolgens vertelt Martin Adu, Specialist in Software Applications for the Customer Business Development Unit, wat meer over het nieuwe Case Management System (CMS) van het EPO dat in oktober jl. live is gegaan. Het is een interactieve en levendige presentatie, waarin Martin demonstreert hoe CMS werkt. Christina ten Hövel, sinds 2003 werkzaam bij het EPO als Formalities Officer en Procedural Specialist bij het Directorate Practice and Procedure, staat stil bij enkele procedurele wijzigingen die recentelijk zijn ingegaan: - de mogelijkheid om een Europees octrooi te valideren in Marokko (Tunesië en Moldavië volgen waarschijnlijk eind 2015) - de mogelijkheid tot het terugkrijgen van de Designation Fee als de aanvrage dood is voordat de termijn voor betaling verstrijkt (6 maanden na publicatie van het Search Report) - gewijzigde Rule 164 (supplementary Search Report EURO-PCT) Ook vertelt zij kort nog over de ontwikkelingen rond het Unitary Patent.

6 Jaargang 7 nr. 1, juni 2015 Blz. 6 NIEUWSBRIEF Om alles nog eens rustig na te kunnen lezen, zal haar presentatie op de website van het Platform beschikbaar worden gesteld. De hekkensluiter is Tamara Elmore, octrooigemachtigde bij V.O. met een presentatie over US Patent Formalities and post-aia changes. Er worden diverse vragen gesteld waaruit maar weer eens blijkt dat het in de US toch iets anders werkt dan in Europa. De leerzame dag wordt zoals gebruikelijk afgesloten met een netwerkborrel en de inmiddels vertrouwde lekkere hapjes van het EPO. Rebus De oplossing van de rebus in de vorige editie van de Nieuwsbrief is: Het eerste lustrum zit erop. Onder nieuwe leiding op naar het volgende. De winnaar van de boekenbon is Tanja Oosterveer, Patent Assistant bij EP&C in Rijswijk. Zij schrijft in een reactie: Wat een verrassing dat ik een boekenbon heb gewonnen met het oplossen van de rebus! Altijd leuk om iets te winnen en een boekenbon komt zeker van pas, ik leen mijn boeken eigenlijk altijd bij de bibliotheek, maar nu ga ik een leuk boek kopen voor mijn vakantie. Ik heb begrepen dat er dit keer weinig inzendingen waren terwijl het toch leuk is om een rebus op te lossen en er vervolgens misschien ook nog iets mee te winnen. Als er weer een rebus op te lossen is doe ik in ieder geval weer mee, bedankt! We wensen je veel leesplezier, Tanja! Vacatures Op onze website zijn momenteel onderstaande vacatures geplaatst - Technical Paralegal / Formalities Officer bij ASML in Veldhoven - Senior Technical Paralegal / Senior Formalities Officer bij ASML in Veldhoven - Formali es Officers bij NLO in Den Haag. De volledige vacatureteksten zijn bijgesloten. Heeft jouw bedrijf interesse in het plaatsen van een vacature op de website en/of in de nieuwsbrief, neem dan contact met ons op via secretariaat@formalitiesofficers.nl.

7 Jaargang 6 nr. 1, juni 2015 Blz. 7 NIEUWSBRIEF COLOFON 7 e jaargang, nr. 1 mei 2015 Deze nieuwsbrief wordt verspreid onder de leden van het Platform Formalities Officers. Contactgegevens Redactie: nieuwsbrief@formalitiesofficers.nl Platform Formalities Officers T.a.v. het secretariaat p/a Postbus AP EINDHOVEN secretariaat@formalitiesofficers.nl Lid worden Een aanmeldingsformulier is te vinden op onze website ( Als lid ontvang je automatisch deze nieuwsbrief. Opzeggen Wil je deze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Stuur dan een naar: nieuwsbrief@formalitiesofficers.nl Redactie Melanie Custers (Janssen Pharmaceutical Companies of Johnson & Johnson) Shanna Grotenhuis (EP&C) Ellen Offenberg (EP&C) Samenstelling Ellen Offenberg (EP&C) Eindredactie Debby de Brouwer (DeltaPatents B.V.) Aan dit nummer werkten mee: Dolinda de Proost (AOMB) Jeroen Helfrich (EP&C) Tanja Oosterveer (EP&C) Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s) en redacteur(en) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan

8 > Retouradres Postbus HJ Den Haag Octrooicentrum Nederland, onderdeel van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Prinses Beatrixlaan AL Den Haag Postbus HJ Den Haag Contactpersoon W.A. Gilden marc.gilden@rvo.nl Datum 20 maart 2015 Betreft Informatie over het aanbieden van jaartaksen aan Octrooicentrum Nederland Bijlagen 2 Octrooicentrum Nederland neemt in het najaar van 2015 een nieuw IT-platform in gebruik voor het registreren en beheren van octrooien. Het nieuwe platform biedt betalers van jaartaksen sterk verbeterde mogelijkheden om jaartaksen elektronisch aan te bieden en de resultaten van de verwerking online in te zien c.q. te downloaden. Vanaf de ingebruikname van het platform zal het niet langer mogelijk zijn jaartaksen in het huidige elektronische formaat aan te bieden. Het nieuwe xml formaat wordt dan verplicht. Een beschrijving van dit formaat vindt u in bijlage 1: Guide to Electronic Payment Files. 6 april 2015 start testfase Wij raden u aan tijdig met de ontwikkeling van het nieuwe xml formaat te starten. Dit biedt u en ons de gelegenheid het nieuwe formaat ruim van tevoren te testen en het formaat te optimaliseren. Vanaf 6 april 2015 kunt u testbestanden aan ons sturen. Aanleveren van bestanden Deze elektronische bestanden kunnen op twee manieren worden aangeleverd. Depothouders kunnen via een My Page account elektronische betalingsopdrachten uploaden. Het My page account is bereikbaar met dezelfde smart card die voor het indienen van octrooiaanvragen wordt gebruikt. Een smart card kan via de website worden aangevraagd. Als u al in het bezit bent van een smart card dient u zich in de toekomst apart via bovengenoemde website voor uw My Page account te registreren. Niet-depothouders kunnen het elektronische bestand via de mail versturen. Een van de voordelen van My Page is dat u het verwerkingsproces kunt volgen en het resultaat van de verwerking direct kunt inzien c.q. downloaden. Daarnaast biedt My Page inzage in de status van uw depotrekening. Niet-depothouders kunnen hun elektronische betaalopdrachten via de mail opsturen. Pagina 1 van 2

9 De Nederlandse overheid streeft er naar burgers en bedrijven zoveel mogelijk via elektronische middelen van dienst te zijn. Met de komst van het nieuwe platform zet Octrooicentrum Nederland hierin een belangrijke stap. De regels voor het betalen van jaartaksen zullen na het live gaan van het nieuwe IT-platform in het najaar zijn aangepast aan de nieuwe mogelijkheden. In bijlage 2 vindt u een overzicht van deze regels. Meer informatie? Voor vragen over het aanbieden van jaartaksen en als u geïnteresseerd bent in de xsd-files genoemd in bijlage 1, kunt u terecht bij de heer W.A. Gilden, adres: marc.gilden@rvo.nl Octrooicentrum Nederland, onderdeel van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Datum 20 maart 2015 met vriendelijke groet, mr. D.J. de Groot Directeur Octrooicentrum Nederland Pagina 2 van 2

10 Bijlage 1 / Appendix 1 Benelux Patent Platform Guide to Electronic Payment Files Version /03/2015

11 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/2015 Revision History Version Date Author Description Action /03/2015 ED Document creation C (*) Action: C = Creation, I = Insert, U = Update, R = Replace, D = Delete Document Glossary Term BPP EPF FEES MyPage Payer Description Benelux Patent Platform XML Electronic Payment File Back office BPP module Front office BPP module used by registered agents having a MyPage account Entity of the FEES module associated with a BPP Person entity bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 2 of 16

12 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/2015 Table of Contents 1. INTRODUCTION SCOPE ABOUT BPP ELECTRONIC PAYMENT FILES SYNTAX SPECIFICATIONS MYPAGE ELECTRONIC PAYMENT FILES (EPF) XML SCHEMA FEES ELECTRONIC PAYMENT FILE (EPF) XML SCHEMA CONTENT SPECIFICATIONS PAYMENTORDER TAGS PAYMENTORDERRECORD COMMON PAYMENT ORDER RECORD PROCESSING ERRORS PREPARING ELECTRONIC PAYMENT FILES CREATING AN ELECTRONIC PAYMENT FILE MANUALLY EDITING AN ELECTRONIC PAYMENT FILE VALIDATING ELECTRONIC PAYMENT FILES CORRECT USE OF CHARACTERS IN THE EPF CONTENT ANNEX A: CASE NUMBER FORMAT ANNEX B: XSD bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 3 of 16

13 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/ Introduction The herein document provides information about the structure and content of BPP Electronic Payment Files. 1.1 Scope The scope of this document is to help the clients of the Dutch Patent Office to create wellformed Electronic Payment Files to be sent from MyPage, and the Dutch Patent Office to prepare or validate Electronic Payment Files to be uploaded to FEES, when necessary. The clients of the Dutch Patent Office are further referred to in this document as Payers. 1.2 About BPP Electronic Payment Files The Benelux Patent Platform (BPP) is the Back-Office and Front-Office suite used by the Dutch Patent Office to manage patent applications, including fees and annuities. This platform also includes a module for external users of the Dutch Patent Office to manage their patents and fees. This module is further referred to as My Page. bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 4 of 16

14 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/ Syntax Specifications BPP Electronic Payment Files are XML files that contain information about fee payments. BPP XML files can be either sent through MyPage by registered Payers having a MyPage account or if needed, uploaded by the Dutch Patent Office users from the back office to the FEES module. In order to send an EPF through MyPage (or to upload an EPF to FEES), the file must be well formed. Files with errors in the format are invalid and they cannot be sent /uploaded to the back office FEES module. In order to successfully process all fee payment order records, the fee payment information must be correct. If there is an error in an xml element, then the respective payment order record will be marked as erroneous and it will not be processed by the system (the specified fee will not be paid). In the sections below, both the XML to be used in My Page, and the XML to be used in the Back Office are described. 2.1 MyPage Electronic Payment Files (EPF) XML Schema <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <PaymentOrder> <PaymentOrderReference></PaymentOrderReference> <PaymentOrderRecord> <CaseNumber></CaseNumber> <CaseType></CaseType> <ApplicantReference></AppplicantReference> <Fee> <AnnualFeeNumber></AnnualFeeNumber> <FeeAmount></FeeAmount> <PenaltyAmount></PenaltyAmount> </Fee> bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 5 of 16

15 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/2015 </PaymentOrderRecord> </PaymentOrder> The element <ApplicantReference></ApplicantReference> is optional and can be either removed or inserted between <!-- and -->, so that the system does not process this instruction. 2.2 FEES Electronic Payment File (EPF) XML Schema The basic EPF Schema including one fee payment record is the following: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <PaymentOrder> <Payer></Payer> <ReceptionDate></ReceptionDate> <PaymentOrderReference></PaymentOrderReference> <PaymentOrderRecord> <CaseNumber></CaseNumber> <CaseType></CaseType> <ApplicantReference></AppplicantReference> <Fee> <AnnualFeeNumber></AnnualFeeNumber> <FeeAmount></FeeAmount> <PenaltyAmount></PenaltyAmount> </Fee> </PaymentOrderRecord> </PaymentOrder> The Payer and ReceptionDate tags are specific for the back office XML and should not be included in the EPF for My Page submissions. bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 6 of 16

16 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/2015 The element <ApplicantReference></ApplicantReference> is optional and can be either removed or inserted between <!-- and -->, so that the system does not process this instruction. bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 7 of 16

17 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/ Content Specifications In this chapter, both the content and the format of the tags to be used in the XML are described. 3.1 PaymentOrder tags Tag Description Format Comment Payer The ID of the Payer Incremental number, e.g. 125 ReceptionDate The date on which the Payer Dates should be sent the payment order formatted as yyyymm-dd PaymentOrderRef The reference of the Free text erence payment order Not applicable for My Page EPF. When used, the Payer must have a Current Account. Not applicable for My Page EPF. 3.2 PaymentOrderRecord Every Payment Order Record in the file contains information about the payment of an annuity and the respective penalty, if a penalty fee is due: Tag Description Format Comment CaseNumber The application number Various formats, e.g. See Annex A: Case of the patent <CaseNumber> Number Format </CaseNumber> bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 8 of 16

18 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/2015 CaseType The case type of the patent Code of 2 or 3 letters, e.g. <CaseType>NP</CaseTyp e> ApplicantReference The reference of the Free text applicant/owner e.g. <ApplicantReference>Ap plicant Reference Example</ApplicantRefe rence> AnnualFeeNumber The year of the annuity Number of years after the application has been filed e.g. <AnnualFeeNumber>05< /AnnualFeeNumber> FeeAmount The amount of the Whole numbers or annuity fee (e.g. 40) OR decimal numbers are the amount of both the valid annuity and respective e.g. penalty fee, if a penalty <FeeAmount>40</FeeA fee is due (e.g. 60, if mount> annuity costs 40 Euros and penalty costs 20 Euros) European Patent Validation: EPV National Patent: NP Supplementary Protection Certificate: SPC Optional field. Possible values: Decimal point must be used instead of the decimal comma (e.g. 50, 50.00, 50.50, etc.) bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 9 of 16

19 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/2015 PenaltyAmount The amount of the penalty fee Whole numbers or decimal numbers are valid e.g. <PenaltyAmount>20</Pe naltyamount> This is an optional field, used only in case there is a penalty fee due of which the amount is not included in the <FeeAmount> tag. Decimal point must be used instead of the decimal comma (e.g. 50, 50.00, 50.50, etc.) 3.3 Common Payment Order Record Processing Errors The following processing errors may occur when the payment order records of the EPF are processed. There errors are also displayed in the payment order processing report sent to the Payer: Case does not exist: the specified case number is not correct. Case does not exist for the case type: the case type does not correspond to the specified case number (for instance EPV is specified as the case type of a national patent case number). Incorrect amount specified for Fee: the specified amount for the specific fee is not correct. Fee does not exist: the fee is not yet created. Fee has been already linked to Debit Request: the payment order record has been already processed (e.g. the XML file had duplicate payment order records). bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 10 of 16

20 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/2015 Fee has been already Paid: the fee has been already paid. A penalty fee is also due for the annual fee: the penalty fee due is not included in the payment order record for the annuity (i.e. the penalty fee amount is neither included in the <FeeAmount> element nor specified in the <PenaltyAmount> element). bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 11 of 16

21 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/ Preparing Electronic Payment Files Patent firms and agents can easily create xml files according to the specified EPF Schema. Instructions for converting excel files to an xml file are out of scope of this document. 4.1 Creating an Electronic Payment File Manually To create manually an Electronic Payment File, execute the following steps: 1. Copy the basic syntax of the EPF (ctrl+ C). 2. Open a text editor (on Microsoft Windows, Notepad can be used). 3. Paste the syntax of the EPF in the txt file (ctrl + V). 4. Insert in the xml elements all mandatory data. 5. Save and close the txt file. 6. Right click on the txt file and click Rename. 7. Name the file and change the extension of the file from txt to xml 1. If you want to pay for more than one fees with this EPF, then you can copy-paste the xml syntax for fee payment records (<PaymentOrderRecord> </PaymentOrderRecord>) according to the number of fees to be paid, within the structure of the PaymentOrder tag. 4.2 Editing an Electronic Payment File To edit an Electronic Payment File (EPF), execute the following steps: 1. Right click on the EPF. 2. Click Open with 3. Select a text editor (on Microsoft Windows, Notepad can be used) 4. Edit the EPF. 5. Save the EPF. 1 Your Operating System has to be configured so that the file extension is displayed in the file name (for instance: bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 12 of 16

22 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/ Validating Electronic Payment Files Certain applications exist that validate xml files according to the specified xml schema, and indicate errors in the syntax to be corrected. It is recommended to use an xml validation application in order to locate errors in the xml. Common mistakes include: - Incorrect start of file: each XML file must always start with <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>, followed by a new line. - Incorrect case of tags: XML is case sensitive and the correct case of each tag has to be respected. For example, tag PaymentOrder should not be spelled as paymentorder - Improper closing of tags: Each element needs to be closed, formatted as for instance </PaymentOrder> - Improper nesting of tags: Elements need to be specified in the correct order. For instance, no <Fee> tag can appear after the closing </PaymentOrderRecord> tag Furthermore, the system does not accept the EPF file as valid if the AnnualFeeNumber value is not within the expected range i.e Upon sending of the EPF the BPP system will parse the XML file. If any parsing errors are found, the system displays a message to the user that the file does not have a valid XML format. The user has to correct these errors in order for the file to be valid. 5.1 Correct use of characters in the EPF content As for all xml files, please note that certain characters (for instance,, ', <, > and &) cannot be included directly and must be encoded in a specific manner. The following characters must be encoded: " instead of and &apos; instead of ', e.g. < instead of < > instead of > bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 13 of 16

23 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/2015 & instead of & For instance, if the reference would include the text DENNEMEYER & Co S.A.R.L., this should be formatted as DENNEMEYER & Co S.A.R.L. This is only applicable for the PaymentOrderReference tag, as all other fields have strict specifications and only allow dates, numbers or case numbers. Further to this, HTML encoding of special characters (e.g. é or ç ) is supported. A list of codes can be found here: bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 14 of 16

24 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/ Annex A: Case Number Format The correct formats for Case Numbers are included in the table below. The correct format of the patent case number should always be followed in order to ensure proper processing of the payment order records. Type Comment Description Example National Patents Paper filing 10XXXXX Electronic filing 20XXXXX European Patent Validations EPO Publication number EPXXXXXXX EP SPC Medicine type 3XXXXX Plant type 35XXXX bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 15 of 16

25 INDUSTRY CONFIDENTIAL Benelux Patent Platform Version: 1.0 Guide to Electronic Payment Files Issue Date: 06/03/ Annex B: XSD The following XSDs describe the Electronic Payment File XMLs and may be used to validate the created files. The following XSD may be used to validate the XML used in MyPage: The following XSD may be used to validate the XML used in the Back office FEES module (only for internal use by the users of the Dutch Patent Office): bijlage 1 BPP-Electronic Payment Files-v1.0_NLversion.doc Page: 16 of 16

26 Bijlage 2 Overzicht van de regels voor het betalen van jaartaksen Een betalingsopdracht wordt niet geaccepteerd als het totaal bedrag van de betalingsopdracht lager is dan de som van de verschuldigde taksen. Wanneer de betalingsopdracht samen met het te betalen bedrag na de verschuldigingsdatum bij Octrooicentrum Nederland binnenkomt, is een boete verschuldigd. De betaler kan taksen betalen door: o Het uploaden van een betaalopdracht via My Page. Voor betalingsopdrachten via My Page dient het door het Bureau voorgeschreven xml. format te worden gebruikt. o Het via My Page selecteren van de octrooien waarvoor men wil betalen. o Het versturen van een opdracht per post. Een op papier aangeboden betalingsopdracht mag per dag niet meer dan 25 taksen bevatten. Als er meer nummers per dag worden aangeboden wordt de opdracht teruggestuurd. o Het versturen van een elektronische opdracht via de mail. Een elektronische opdracht dient te voldoen aan het door het Bureau voorgeschreven xml.format. Een jaartaks mag maximaal 6 maanden voor de verschuldigingsdatum worden aangeboden. Wijze waarop het verwerkingsverslag wordt verstuurd Het resultaat van de verwerking van een betaalopdracht van een depothouder wordt direct na verwerking beschikbaar gesteld via My page. Het verwerkingsverslag van betaalopdrachten van niet-depothouders wordt via de post of verzonden. Ingeval van weigering van de betalingsopdracht wordt via de post, of indien mogelijk telefonisch contact opgenomen. Advieslijsten en herinneringen De per post verzonden advieslijsten (dit zijn lijsten waarop meerdere octrooien per verwachte betaler worden vermeld) worden vervangen door functionaliteit in MyPage. Advies brieven worden 6 weken voor het bereiken van een nieuwe jaartaksverschuldiging alleen nog via de post of via de mail naar particulieren verzonden. Waarschuwingsbrieven worden 6 weken voor het verval wegens niet betalen van de jaartaks inclusief boete alleen via de post of via de mail gestuurd naar particulieren. Vervaldatum wegens niet-betalen van de jaartaks De vervaldatum wegens niet-betalen van de jaartaks wordt voortaan de verschuldigingsdatum van de jaartaks plus één dag.

27 Vacancy Name: Location: Sector: Department: Technical Paralegal / Formalities Officer ASML Netherlands B.V., Veldhoven Technology Corporate Intellectual Property About ASML ASML is the world's leading provider of lithography systems for the semiconductor industry. We continue to help our customers - the major chipmakers - reduce the size and increase the functionality of microchips. Headquartered in Veldhoven, the Netherlands, ASML designs, develops, integrates, markets and services these advanced and extremely complex machines. Introduction With over 70 locations in 16 countries, ASML is the world s leading provider of lithography systems for the semiconductor industry, manufacturing complex machines that are critical to the production of integrated circuits or chips. ASML is headquartered in Veldhoven, the Netherlands, and ASML US is headquartered in Chandler, AZ and maintains a significant research and development facility in Wilton, CT. Within ASML the Corporate Intellectual Property (CIP) department is responsible for maximizing ASML s global intellectual property position and establishes and maintains a portfolio of patent rights. Sector Information Within ASML, the Technology sector is responsible for definition and development of products and technologies. Within the sector Technology, the department Corporate Intellectual Property is responsible to provide global intellectual property assistance to protect and support ASML s business. In particular, the department is responsible to establish and maintain a portfolio of patent rights. Organization Position The Formality Officer reports to the Manager CIP Support & Administration who reports to the Chief IP Counsel. Job Mission The Formality Officer aims to provide efficient quality in driving the patent related processes within the Corporate Intellectual Property department. This role supports the Corporate Intellectual Property Department in general and, more specifically, supports the patent process. Page 1 of 2

28 Job Description Be knowledgeable in the field of patent procedures Execute regular formality officers activities, a.o.: o Support the patent process with a core set of administrative tasks and responsibilities o Handle s, agendas and keep track of deadlines o Organize (bi-)monthly patent review meetings o Communicate with international patent agents Be a member of the team of 13 Formality Officers (Veldhoven (9), Wilton (1) and San Diego (3)) Have the ambition and potential to grow towards a Senior Formality Officer position This is a full-time job (location Veldhoven) Education Level: At least Bachelor degree, preferably law with a paralegal degree or willing to become FO certified. Experience: 5+ years working experience, proven English language (verbal and written) and fluent in Dutch language, experience as a paralegal in an IP group of company, IP boutique or law firm, affinity with an intellectual property management system. Experience with MS Office (Word, Excel). Skills: Accurate, structured, pro-active, customer friendly, cooperative, critical and independent. Team player with a positive mindset. Manager: Henk van der Heijden, for more information: henk.van.der.heijden@asml.com or Application: Please send your application and motivation letter to the ASML Resource Center: resourcecenter@asml.com For attention of William van Gemert Page 2 of 2

29 Vacancy Name: Location: Sector: Department: Senior Technical Paralegal / Senior Formalities Officer ASML Netherlands B.V., Veldhoven Technology Corporate Intellectual Property About ASML ASML is the world's leading provider of lithography systems for the semiconductor industry. We continue to help our customers - the major chipmakers - reduce the size and increase the functionality of microchips. Headquartered in Veldhoven, the Netherlands, ASML designs, develops, integrates, markets and services these advanced and extremely complex machines. Introduction With over 70 locations in 16 countries, ASML is the world s leading provider of lithography systems for the semiconductor industry, manufacturing complex machines that are critical to the production of integrated circuits or chips. ASML is headquartered in Veldhoven, the Netherlands, and ASML US is headquartered in Chandler, AZ and maintains a significant research and development facility in Wilton, CT. Within ASML the Corporate Intellectual Property (CIP) department is responsible for maximizing ASML s global intellectual property position and establishes and maintains a portfolio of patent rights. Sector Information Within ASML, the Technology sector is responsible for definition and development of products and technologies. Within the sector Technology, the department Corporate Intellectual Property is responsible to provide global intellectual property assistance to protect and support ASML s business. In particular, the department is responsible to establish and maintain a portfolio of patent rights. Organization Position The senior Formality Officer reports to the Manager CIP Support & Administration who reports to the Chief IP Counsel. Job Mission The Formality Officer aims to provide efficient quality in driving the patent related processes within the Corporate Intellectual Property department. This role supports the Corporate Intellectual Property Department in general and, more specifically, supports the patent process. Page 1 of 2

30 Job Description Be very knowledgeable in the field of patent procedures Execute regular formality officers activities, a.o.: o Support the patent process with a core set of administrative tasks and responsibilities o Handle s, agendas and keep track of deadlines o Organize (bi-)monthly patent review meetings o Communicate with international patent agents Have a strong quality focus on the patent process in general Lead/participate in miscellaneous projects Be a constructive member of the team of 13 Formality Officers (Veldhoven (9), Wilton (1) and San Diego (3)) and share patent process related information in the team This is a full-time job (location Veldhoven) Education Level:. Experience: At least Bachelor degree, preferably law with a paralegal degree or willing to become FO certified. 15+ years working experience, proven English language (verbal and written) and fluent in Dutch language, broad experience as a paralegal in an IP group of company, IP boutique or law firm, affinity with an intellectual property management system. Experience with MS Office (Word, Excel). Skills: Accurate, structured, pro-active/self-starter, customer friendly, cooperative, training/info sharing, critical and independent. Team player with a positive mindset and the ability to drive patent process quality improvements. Manager: Application: Henk van der Heijden, for more information: henk.van.der.heijden@asml.com or Please send your application and motivation letter to the ASML Resource Center: resourcecenter@asml.com For attention of William van Gemert Page 2 of 2

31 Formalities Officer Voor onze vestiging in Den Haag zijn wij per direct op zoek naar een fulltime Formalities Officer. Wat ga je doen Samen met het team, bestaande uit 2 formalities officers en 8 octrooigemachtigden ben je verantwoordelijk voor de administratieve begeleiding van octrooiprocedures in binnen- en buitenland. Je verzorgt en bewaakt het indieningsproces voor octrooien. Binnen dit proces zie je erop toe dat aan alle formaliteiten gedurende de verleningsprocedure wordt voldaan zoals het verzamelen en versturen van dossierstukken waaronder volmachten, overdrachtsakten, teksten, tekeningen en prioriteitsdocumenten. Tenslotte dien je de definitieve aanvragen in en verstuur je opdrachten naar de officiële instanties en agenten in het buitenland. Daarnaast registreer en bewaak je de termijnen en zorg je voor de juiste verwerking van gegevens in het digitale dossier. Je onderhoudt contacten met klanten, agenten en instanties in binnen-en buitenland. Dit vragen wij Afgeronde HBO Rechten of HEBO 2 3 jaar recente werkervaring bij een commerciële organisatie Gecertificeerd Formalities Officer of de bereidheid deze opleiding te volgen Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift Affiniteit met juridische procedures Dit bieden wij NLO biedt een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket, waaronder een aantrekkelijke bonusregeling, een goede pensioenregeling, de mogelijkheid je te ontwikkelen en uitzicht op een vast dienstverband. Bovendien kom je te werken op een prachtige werkplek, het hoofdkantoor van NLO is namelijk recent verhuisd naar de fonkelnieuwe New Babylon City Offices op het Centraal Station. NLO Ervaring. Expertise. Innovatie. Teamwork. Passie. Creativiteit. Daar staat NLO voor. Al ruim 126 jaar beschermen en versterken wij de innovaties, merken en modellen van onze klanten. Door de kennis, kunde en ervaring van onze gemachtigden te bundelen in klantgerichte teams. Met complete adviezen, slimme oplossingen en een scherp oog voor de business waarin de klant opereert. NLO is een van de grootste toonaangevende adviesbureaus voor de Intellectuele Eigendom in Europa. Van oudsher bekend onder de naam Nederlandsch Octrooibureau, sinds 2013 versterkt met NLO Shieldmark. NLO heeft vestigingen in Den Haag (hoofdkantoor), Ede, Eindhoven, Amsterdam en Gent (België). Reageren of meer informatie Enthousiast over deze functie? Stuur dan je motivatiebrief met CV zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk voor 10 juni, naar sollicitatie@nlo.nl t.a.v. Colette Holst of Dana Corbeau. Ook voor vragen kun je contact met hen opnemen. E sollicitatie@nlo.nl T I Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.