Informatievoorziening en crisiscommunicatie

Transcriptie

1 Nieuwsbrief nr#14 april 2014 Door Gert-Jan Ludden Projectleider crisisbeheersing en OTO Voorwoord Begin 2015 moeten alle zorginstellingen binnen onze regio voldoen aan het minimum normenkader zoals dat is vastgelegd in het Kwaliteitskader Crisisbeheersing en OTO. De zelfevaluaties, intercollegiale visitaties en de daaruit voortvloeiende plannen van aanpak dragen hier zeker aan bij. De talrijke inspanningen op het terrein van opleiden, trainen en oefenen zullen ook in 2014 individuele functionarissen en de crisisteams van zorginstellingen goed moeten voorbereiden op het adequaat functioneren in rampen crisissituaties. Hierbij gelden als oogmerk de in het regionale meerjarenbeleidsplan crisisbeheersing en OTO geformuleerde doelstellingen. De Masterclass Crisisbeheersing voor bestuurders van zorginstellingen, vorig jaar geïntroduceerd door de Julius Academy van het UMC Utrecht, blijkt een schot in de roos. Het is een uniek instrument om bestuurders in een kort tijdsbestek bewustwording, kennis en een kennissennetwerk binnen het veiligheidsdomein aan te reiken. Informatievoorziening en crisiscommunicatie is één van de speerpunten om crisisbeheersing naar een hoger niveau te tillen. Dit wordt duidelijk zichtbaar in de jaarplannen van de afzonderlijke instellingen, maar ook binnen het Kennisnetwerk Zoönosen Midden- Nederland, waar de humane en veterinaire gezondheidszorg elkaar steeds beter weten te vinden. Het regionale versterkingsprogramma crisiscommunicatie zal hier in 2014 en 2015 nog een extra impuls aan geven. Op landelijk niveau (OTO-stuurgroep en Landelijk Netwerk Acute Zorg) wordt geleidelijk aan een strakkere regie gevoerd op het OTO-stimuleringsprogramma. Vanaf 2014 wordt een nieuwe IN DEZE NIEUWSBRIEF INFOR MEREN WIJ U GRAAG OVER DE ACTIVITEITEN DIE VANUIT HET PROJECT SIMULTAAN GEÏNITIEERD aanvraag- en WORDEN OM U EN ANDERE verantwoor- COLLEGA S UIT DE ZORGKETEN dingsproce- dure van CRISES. VOOR TE BEREIDEN OP RAMPEN EN OTO-gelden via de Nederlandse Zorgautoriteit geïntroduceerd. Verder is er een landelijk meerjarenbeleidsplan crisisbeheersing en OTO met aanvullende kaders en richtlijnen waar de regio s zich aan dienen te conformeren. Er komt medio 2014 een voorstel hoe de zorginstellingen en regio s dienen te rapporteren over de resultaten van de implementatie van het kwaliteitskader. Het kwaliteitskader zal eind 2014 worden geëvalueerd en inhoudelijk worden aangescherpt. De hier beschreven thema s van het kwaliteitskader, de masterclass, het trainen van crisisteams en de informatievoorziening komen in deze nieuwsbrief voldoende aan bod. Ik wens u veel leesplezier. Geplande OTO-activiteiten 9 april Intercollegiale visitatie Diakonessenhuis Utrecht 16 april Kenniskring Crisisbeheersing, Zeist 28 april Intercollegiale visitatie UMC Utrecht 15 mei Terugkomdag 3e Masterclass Crisisbeheersing voor bestuurders van zorginstellingen, Zeist 11 juni HMIMS advanced, Calamiteitenhospitaal 12 juni 3 juli Seminar Kennisnetwerk Zoönosen Midden- Nederland, Utrecht Terugkomdag 4e Masterclass Crisisbeheersing voor bestuurders van zorginstellingen, Zeist

2 Lakmoesproef voor kwaliteitskader OTO Samen funderen & samen bouwen. Dat is het thema van het OTOmeerjarenbeleidsplan voor de regio Midden-Nederland. Het meerjarenbeleidsplan wordt vertaald naar een OTO-jaarplan. In het jaarplan geven de zorginstellingen aan welke OTO-activiteiten zij gepland hebben. Daarnaast bevat het OTO-jaarplan een aantal overkoepelende / regionale activiteiten. Maar in hoeverre sluiten die OTO-activiteiten nou aan op de doelstellingen van de zorginstelling? Het St. Antonius Ziekenhuis stelde zich die vraag en kwam tot de volgende beschouwing. Foto: Daan Godvree Het St. Antonius Ziekenhuis heeft voor 2014 vanuit het OTO-meerjarenbeleidsplan twee duidelijke doelstellingen bepaald. We willen allereerst de conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de intercollegiale visitatie van 10 oktober 2013 in praktijk brengen. Het gaat dan vooral het cyclisch borgen van OTO-resultaten volgens de PDCAcyclus (Plan, Do, Check, Act). Daarnaast willen we de lessons learned van de rampenoefening van 19 maart 2013 doorvoeren. Eén van de verbeterpunten uit de oefening was het aanpassen van de command and control -structuur van het crisismanagement. Daarom hebben we een nieuwe organisatiestructuur voor het crisismanagement ontwikkeld met waarneming voor iedere kritische functie. Op basis van deze nieuwe organisatiestructuur zijn alle deelnemers opnieuw opgeleid. Training Crisisbesluitvorming Leden van het Crisisteam, het Operationele Team Acute Zorg Nieuwegein en het Operationele Team Utrecht kregen op 18 en 25 maart jongstleden een training Crisisbesluitvorming. Niet alleen de leden zelf, maar ook hun plaatsvervangers in de crisisorganisatie waren van de partij. Tijdens de training zijn met veel enthousiasme diverse tabletop scenario s doorlopen: van opschaling als gevolg van een grootschalig incident met veel slachtoffers met mechanisch letsel tot continuïteitseffecten veroorzaakt door een legionellabesmetting. Met behulp van de welbekende BOB-structuur (Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming) werd naar eenduidige besluitvorming toegewerkt. Daardoor raakten de verschillende teams en niveaus van crisismanagement op elkaar ingespeeld en werd als vanzelf duidelijk hoe de eigen rol binnen het crisismanagement zich verhoudt tot het grote geheel. Zelfverzekerde crisisfunctionarissen Voor iedere sleutelfunctionaris in de crisisorganisatie is een kwalificatieprofiel ontwikkeld. Om de betreffende functionaris zo goed mogelijk voor te bereiden op zijn rol tijdens een incident, ramp of crisis zijn OTO-kaarten gemaakt. Weinig ziekenhuizen zijn al concreet met de OTO-kaarten aan de slag. Het St. Antonius Ziekenhuis heeft begin 2014 alle bestaande taakkaarten die betrekking hebben op de rampenopvang volledig herzien. Daarnaast zijn voor de kernfuncties rolgebonden OTOkaarten geïmplementeerd. We hopen lang voor de gewenste ingangsdatum van voorjaar 2015 ruime ervaring te hebben opgedaan met de OTO-kaarten. Mocht blijken dat de OTO-kaarten succesvol zijn om de OTO-inspanning af te stemmen op het persoonlijke ontwikkelingsprofiel, dan zullen andere zorginstellingen ze ook zeker gaan toepassen. Voor ons is echter belangrijk dat het geïnvesteerd OTO-budget in de praktijk resulteert in zelfverzekerde en toereikend opgeleide crisisfunctionarissen. Mark van Not, crisiscoördinator en ZiROP beheerder, St. Antonius Ziekenhuis Nieuwegein

3 Masterclass Crisisbeheersing Bewustwording en kennisverdieping op het gebied van integrale veiligheid, continuïteit van zorg, crisisbeheersing en rampenbestrijding. Dat is het doel van de Masterclass Crisisbeheersing voor bestuurders van zorginstellingen. In december 2013 vonden de eerste twee masterclasses plaats. In maart 2014 kwamen de deelnemers nog een keer samen om de lessons learned te bespreken. Hoe zorg je voor continuïteit van zorg als niet alleen de helft van je patiënten maar ook de helft van je personeel door een griepepidemie geveld is? En hoe communiceer je als de telefoons niet meer werken door een stroomuitval? Vragen waar de meeste deelnemers nog niet eerder bij stil hadden gestaan. De masterclass drukte hen met de neus op de feiten: als het gaat om bewustwording staan we onderaan de veiligheidsladder. nemen aan de masterclass. We hebben heel veel deelsystemen: het veiligheidsmanagementsysteem (VMS), medicatieveiligheid, BHV en ga zo maar door. Maar de systemen zijn niet geïntegreerd en ik heb er weinig zicht op. Eye-opener De masterclass bracht Calis vooral inzicht. We werken in de voorbereiding met allerlei lijstjes. Terwijl je bij een ramp of crisis ziet dat de commandostructuur in werking treedt: iemand neemt de leiding. Die mensen moet je in het vizier hebben en aanwijzen. Zorg dat je de juiste mensen in het crisisbeleidsteam hebt. Wij zijn gefixeerd op rampenbestrijding, zegt Den Hollander. Maar dan is het kwaad al geschied. Crisisbeheersing was voor mij een eye-opener. Dat je rampen kunt voorkomen door dingen op een andere manier in te richten. Cor Calis (l) en Hans den Hollander (r) Reden voor deelname Ik was er niet gerust op dat wij onze crisisbeheersing goed geregeld hebben, zegt Cor Calis, directeur-bestuurder van het Havenziekenhuis in Rotterdam. Die ongerustheid was ook voor Hans den Hollander, lid van de Raad van Bestuur van Tergooi Ziekenhuizen in Hilversum en Blaricum, reden om deel te Eigenaarschap Na de eerste cursusdag startte Den Hollander met het opzetten van een integraal prestatie- en risicomanagementsysteem. Calis maakte een risicodiagram voor zijn organisatie. In de praktijk zie je echter dat het altijd fout gaat bij menselijk handelen. Daarom is een juiste attitude bij iedereen in de organisatie noodzakelijk. Veiligheid is geen ding van de bestuurder of van de veiligheidsfunctionaris. Het is onderdeel van goede patiëntenzorg. Iedereen is daar verantwoordelijk voor.

4 Crisismanagementteam oefent Stagnatie in drinkwatervoorziening Diakonessenhuis Op dinsdagmiddag 14 januari 2014 verzamelden de leden van het crisismanagementteam en hun schaduwleden zich bij Crisicom in Amersfoort. Een aantal van hen zou die middag aan een rampscenario onderworpen worden om hun skills in de rampenopvang te laten zien. De gevrijwaarden namen plaats in de regiekamer om mee te kijken. In deze simulatie kampte het Diakonessenhuis met stagnatie in de drinkwatervoorziening. Het geïnstalleerde crisismanagementteam deed er alles aan om de continuïteit van het ziekenhuis evenals de veiligheid van medewerkers, patiënten en bezoekers te waarborgen. Tot overmaat van ramp voltrok zich later ook nog een stroomstoring. Er werd gebeld, gediscussieerd, gebeld, overlegd en weer gebeld om de noodsituatie onder controle te houden en op te lossen. De problemen met stagnatie in de drinkwatervoorziening en met de stroomstoring werden zo door het crisismanagementteam vakkundig in de kiem gesmoord. Door dergelijke realistische oefeningen krijgen we inzicht in de problematiek die zich ook buiten de oefenruimte voor kan doen. Zo zijn we weer een beetje beter voorbereid! Fleur Beringen, Bureau Veilige Werkomgeving Diakonessenhuis Utrecht - Zeist - Doorn Tijdens deze oefening stortte het crisismanagementteam zich op de beleidsmatige aspecten van crisisbestrijding: wordt het zorgproces voldoende gewaarborgd? Moeten we operaties afzeggen? Moeten we patiënten evacueren? Om de juiste strategie te bepalen hield het crisismanagementteam contact met collega s op de werkvloer.

5 Wat doe je als een zoönose uitbreekt? Als de nood aan de man is, kun je maar beter voorbereid zijn. Daarom liet de Koninklijke Nederlandse Maatschappij voor Diergeneeskunde (KNMvD) de One Health Game ontwikkelen. Op woensdag 26 maart jl. speelden leden van het Kennisnetwerk Zoönosen Midden-Nederland het spel met studenten diergeneeskunde. De belangrijkste conclusie aan het eind van de dag: voorbereiding is alles. Laat je niet verrassen. De One Health Game is een realistisch, interactief spel dat deelnemers laat ervaren hoe een zoönose tot crisis kan ontsporen als de informatieoverdracht en samenwerking niet optimaal is. Twee teams strijden tegen elkaar. Eén team volgt de humane kant van de uitbraak en één team de veterinaire kant. Er is geen speciale voorbereiding nodig. De teams krijgen tijdens de spelronde uitleg en kunnen dan meteen aan de slag. Virus Het spel begin met signalen dat in Flevoland het West-Nijl Virus is opgedoken. Er is nog veel onduidelijk, zowel bij het humane als bij het veterinaire team. Behandeling blijkt niet mogelijk, alleen symptoombestrijding. Mensen overlijden. Er ontstaat grote onrust onder de bevolking. Journalisten bellen met lastige vragen. Wat moet je doen? We moeten een Q&A maken, roept het veterinaire team. En mensen moeten bedekkende kleding dragen. De ontwikkelingen volgen elkaar in sneltreinvaart op. En de chaos wordt steeds groter. Snelkookpan De One Health Game is een snelkookpan. In het echt gaat het wat relaxter, stelt Merel Langelaar de studenten tijdens de evaluatie gerust. Als inspecteur bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) heeft zij regelmatig met uitbraken te maken. Wel waarheidsgetrouw: ook in het echt vergeet je snel om belangrijke mensen op de hoogte te stellen. Communicatie richting de burgers blijkt lastig. Het is moeilijk om niet de verkeerde dingen te zeggen, om geen paniek te zaaien, stelt een studente vast. Er is veel ondui- delijkheid, dus gaan mensen zelf dingen invullen. Mensen geloven de media eerder dan hun eigen huisarts of dierenarts. Hoe los je dat op? Samenwerken Bij een uitbraak is het belangrijk om te leren van anderen. Gebruik ervaringen van uitbraken uit andere landen. Daar liggen scenario s klaar, aldus Langelaar. Voorbereiding blijkt cruciaal: laat je niet verrassen. Gevraagd naar de samenwerking concludeerden de teams dat die wel goed was. Hebben jullie overwogen om één team te vormen, vraagt de spelleider. Zeker bij een zoönose is een discipline-overstijgend team ideaal. Contactpersonen Voor nadere informatie over de genoemde initiatieven of over de inhoud van het stimuleringsprogramma OTO (project Simultaan) kunt u contact opnemen met: Projectleider OTO Gert-Jan Ludden: ; g.j.ludden@umcutrecht.nl Projectsecretaris Natasja Rabouw: ; n.a.rabouw@umcutrecht.nl of met de netwerkcoördinatoren van de VRU GHOR Krista van Daalen: ; k.van.daalen@vru.nl Ivonne Vliek: ; i.vliek@vru.nl Peter Goos: ; p.goos@vru.nl Wilt u in een van de volgende nieuwsbrieven verslag doen van een van uw OTO-activiteiten, mail dan aan: m.h.h.vanvijfeijken@umcutrecht.nl Eindredactie: Marlène van Vijfeijken Ontwerp & opmaak: Frank Boesveld, Multimedia, FB, UMC Utrecht