Financieel Management Systeem. Versie beschrijving 4.3. Bizon Software B.V., April 2013, versie Opgesteld door Jaap van Vugt

Transcriptie

1 Financieel Management Systeem Versie beschrijving 4.3 Bizon Software B.V., April 2013, versie Opgesteld door Jaap van Vugt

2 Inhoud 1. ALGEMEEN TOELICHTING OP DE NIEUWE RELEASE NIEUWE FUNCTIONALITEIT VERMELDING GEGEVENS IN MAIL ONDERWERP 5 2. GROOTBOEK ONDERHOUD BEGINBALANS NIET GETOOND IN GROOTBOEKKAART GEEN HERHALING OP JOURNAALPOST OVERZICHT BANKREKENING CONTROLE OVERZICHT VERSLAG MELDING AUDITFILE ALLEEN NIET AFGELETTERDE REGELS TONEN WIJZIGING OVERZICHT VASTE ACTIVA BEPALING BTW RUBRIEK JAARTAL OP GB-KAART OVERZICHT TEGENBOEKEN VAN JOURNAALPOSTEN ZONDER REGELS AUTOMATISCH SALDEREN GB-REKENINGEN OPEN POSTEN OVER BEDRIJVEN IN ALGEMEEN BEHEER PARAMETERS NIET MEER PER FUNCTIE NIEUWE FUNCTIONALITEIT AFLETTERING IN WACHTRIJ VRIJE NUMERIEKE SUBCODES GRAFIEK IN HET GROOTBOEK 7 3. SUB ADMINISTRATIE CREDITEUREN/DEBITEUREN ALGEMEEN DETAILLERING OPENSTAANDE POSTEN LIJSTEN OVERZICHT BOEKINGEN PER BTW CODE OVERZICHT BTW PER FACTUUR NIET JUISTE DATUM BETALINGSCONDITIE EN TERMIJNEN SINGLE EUROPEAN PAYMENT AREA (SEPA) SEPA MACHTIGING ID EIGEN BANKREKENINGEN AL IN IBAN FORMAAT IN DE SWIFT BESTANDEN DEBITEUREN FACTURATIE SUBADMINISTRATIE SUBCODE WIJZIGEN TEKSTEN OP FACTUUR NA FACTURATIE ORDER PER CONTRACT DEBITEUREN ONDERHOUD DEBITEUR FACTUURMATCHING IN TELEBANKING AANMANINGEN TE BETALEN BEDRAG AANMANINGEN IN VALUTA AANMAANKOSTEN NIET ALTIJD VANAF EERSTE AANMANING AFDRUKKEN FACTUREN HANDMATIG VIA MAIL AANTAL KEER AANGEMAAND OPEN POST OVERZICHT AFNEMERSPLICHTIGE MAG ALLEEN POSITIEVE WAARDEN BEVATTEN TELEBANKING ONDERHOUD BETAALKENMERK ZONDER # IN CODA FORMAAT ISABEL TELEBANKING CONTROLES MINDER STRENG NIEUWE TRANSACTIE CODE A VOLGORDE BANK AFSCHRIFTEN IN TELEBANKING TOEGESTANE TEKENS IN HET BTL91 BESTAND (BUITENLANDSE BETALINGEN) NIEUWE FUNCTIONALITEIT BEGINBALANS BOEKING 1 E BANKAFSCHRIFT FACTFLOW ONDERHOUD OVERZICHT FLOWS NIEUWE FUNCTIONALITEIT FACTFLOW WIJZIGEN BOEKING VERVANGEN TAAKHOUDER 13 Solutions you can count on! Pagina 2 van 19

3 WERKVOORRAAD PER GEBRUIKER (INCLUSIEF OVERHEVELEN) FACTFLOW WEBSITE VRAAG BEANTWOORDEN IN PLAATS VAN GOEDKEUREN VERPLICHTE OPMERKING BIJ VRAAG STELLEN EN BEANTWOORDEN VERPLICHTE OPMERKING BIJ OPTIE WACHTEN VREEMDE VALUTATEKENS INACTIVITEIT / AFMELDEN SESSIE FACTFLOW MULTI-KLIK PREVENTIE NIEUWE VELDEN IN FACTFLOW WIJZIGEN WACHTWOORD DOOR GEBRUIKER NIEUW ACTIECODE IN FACTFLOW FACTMATCH ONDERHOUD FACTMATCH DECIMALE AANTALLEN NIEUWE FUNCTIONALITEIT FACTMATCH IN FINALL GEÏNTEGREERD FOUTMELDING BIJ SORTEREN OP BEPAALDE KOLOMMEN DOCUMENT BEHEER ONDERHOUD NOTITIES IN DIGITAAL DOSSIER ONDERHOUD RUBRIEK HOOFDDOCUMENT AUTOMATISCH BEPALEN SORTERING VAN NOG NIET GEKOPPELDE DOCUMENTEN NIEUWE FUNCTIONALITEIT OVERZICHT TAKEN AFHANDELING FILE DROP / SLEPEN BESTANDEN NAAR FINALL GESCAND DOCUMENT VERWIJDEREN/TERUGZETTEN FLEXIBELE RAPPORTAGE ONDERHOUD NULREGELS AFDRUKKEN WIJZIGING STANDAARD FR.RFR.RPT TEKSTEN IN FLEXIBELE RAPPORTAGE IMPORT/EXPORT WACHTRIJ ONDERHOUD KLOPOTEK PRODUCTEN EXTRA VELD KLOPOTEK ROYALTYONTVANGERS KLOPOTEK BETALINGSCONDITIES SALDO 0 NIET EXPORTEREN NAAR CUBE INKOOPFACTUREN MAGISTER INTERFACE: CONTROLE BTW NUMMER ACHTERGROND WACHTRIJ LOGGING IMPORT FASHION CHEQUE MUTATIES SOFTWEAR INTERFACE IN MEER DETAIL ADP INTERFACE NIEUWE FUNCTIONALITEIT TERUGDRINGEN ROL JOURNAALPOSTKOP ZOEK EN VERVANG IN INTERFACE OVERZICHT INTERFACE REGELS VERHUIZEN VAN INGELEZEN BESTANDEN INLEZEN MET WILDCARDS INLEZEN PFA ORDER DETAILS IN FACTURATIE 19 Solutions you can count on! Pagina 3 van 19

4 1. Algemeen 1.1. Toelichting op de nieuwe release Sepa Binnenkort is het zover: er is 1 Europees betaalsysteem, onder de projectnaam SEPA (single European Payment Area) zijn de overheden en banken de afgelopen jaren druk bezig geweest met betrekking tot wetgeving, regelgeving en het maken van afspraken ten behoeve van een nieuw betaalsysteem. Vergelijkbaar als met de invoering van de Euro is het idee dat Europa dichterbij elkaar komt, en dat het betalen van rekeningen van leveranciers in SEPA landen net zo makkelijk is als een binnenlandse leverancier. Sinds 2006 ondersteunt Finall het invoeren van Iban bankrekeningen. Onze klanten gebruikten dit direct vanaf dat moment gezien de besparingen die het kon opleveren in internationaal betalingsverkeer. In Finall versie 4.3 van oktober 2012 was het mogelijk om volledig over te stappen op Iban betalingsverkeer, ook voor de binnenlandse bankrekeningen. Een conversie is mogelijk, daar kunt u contact voor opnemen met Bizon Software. In deze versie worden de mogelijkheden om betalingsverkeer nog beter te stroomlijnen verder uitgebouwd. FactMatch De module FactMatch is opnieuw opgezet. In deze versie wordt alle mogelijke informatie vanuit uw logistieke systeem opgenomen in de module. Deze informatie wordt nu in Finall geladen middels journaalposten. Daarvoor is de journaalpostregel in Finall uitgebreid met een aantal velden specifiek voor dit doel. Zo is het vanaf nu mogelijk om naast aantallen, ordernummers en pakbonnummers ook gegevens op artikel/kleur/maat niveau op te nemen in Finall. Grote voordeel is dat bij inlezen van de journaalposten alle controles gedaan kunnen worden zodat synchronisatieproblemen tot het verleden horen, oftewel: alle mutaties in het grootboek met betrekking tot goederen ontvangsten staan in de module FactMatch. Tijdens installatie worden geen gegevens geconverteerd, maar wordt het grootboek als leidend beschouwd. Indien u nu al gebruik maakt van de module kunt u in overleg met de consultant wel een aantal conversies uitvoeren. FactMatch nu ook in Vreemde Valuta: de automatische matching kan nu rekening houden met vreemde valuta. Voorbeeld: Als het bedrag in dollars klopt tussen ontvangst en factuur kunnen verschillen alleen nog uit koersverschil bestaan. FactMatch in combinatie met FactFlow Als de laatste regel van een factuur wordt goedgekeurd middels FactMatch, wordt daarmee in feite de factuur goedgekeurd door FactMatch. Wanneer de factuur de status 'HOLD' had, werd deze tot nu toe op 'ACTI' gezet. Dit is nu aangepast, omdat de factuur ook nog een FactFlow taakhouder kan hebben. Nu gebeurt dit: Als de huidige taakhouder 'FM' is, dan wordt de factuur doorgezet naar de eerstvolgende taakhouder. Wanneer 'FM' de laatste taakhouder is, wordt de factuur vrijgegeven voor betaling. Als de taakhouder 'FM' later aan de beurt is (na de huidige taakhouder van de factuur) dan wordt 'FM' vooraan in het rijtje taakhouders geplaatst. De factuurstatus en flowstatus worden niet gewijzigd. In alle andere gevallen wordt er niets gewijzigd op de factuurkop. Solutions you can count on! Pagina 4 van 19

5 Interfacing De module interfacing is opnieuw opgezet. Vooral met betrekking tot het inlezen van journaalposten kan dat voordelen opleveren. Er zijn meer standaard conversietabellen toegevoegd, daarnaast is het nu mogelijk om zoek-en-vervang (ctrl-r) ook te gebruiken in de interface batches. Zie de online help in Finall voor meer informatie. Nieuw menu en lettertype De opzet van het menu is gewijzigd: Lettertype is anders (nu Tahoma) en de grootte is aangepast naar 10 (was 8). Op hoge resolutieschermen is het nu beter leesbaar, Lege ruimtes tussen functies en menu s worden tijdens navigeren automatisch overgeslagen, Kopjes boven functies of menu s worden nu gecentreerd en grijs gemaakt. Zijn niet meer aanklikbaar. Document beheer images Indien u gebruik maakt van document beheer of FactFlow zal bij de installatie van deze versie een conversie plaats vinden op alle gescande documenten. Tot nu werden de gescande bestanden alleen opgeslagen als PDF. Vanaf deze versie worden er automatisch PNG bestanden bij gegenereerd. Deze bestanden zijn makkelijker te tonen voor andere applicaties (zoals ipad of internet Explorer). Gevolg is dat per document meer schijfruimte benodigd zal zijn voor de opslag van digitaal dossier. Meer informatie via uw consultant. Nieuwe systeemeis voor scherm resolutie De laagste resolutie die nu door Finall wordt ondersteund is 1280 breed. Op die resolutie passen alle schermen van Finall. Gezien de technische ontwikkelingen worden resoluties van (nieuwe) beeldschermen steeds hoger, om goed gebruik te kunnen maken van deze resoluties worden oudere niet meer ondersteund. Schermpositie Document Viewer De Bizon Document viewer wordt in Finall gebruikt voor het tonen van de online help en pdf bestanden die gekoppeld zijn aan bijvoorbeeld een factuur of aanmaning. De bepaling van de schermpositie voor de Bizon Document Viewer is gewijzigd: wanneer kan worden vastgesteld door Finall dat een tweede beeldscherm is aangesloten, zal de viewer altijd op dat tweede scherm worden geplaatst, en zal altijd de maximale hoogte en breedte van dat scherm worden benut. Let op: uitgangspunt is wel dat het tweede scherm rechts van het primaire scherm wordt geconfigureerd. Tevens is een voorziening ingebouwd waardoor een scherm nooit buiten beeld kan vallen Nieuwe functionaliteit Vermelding gegevens in mail onderwerp Voor rapporten die bedoeld zijn voor externen (debiteuren/crediteuren) is er de mogelijkheid om een mail te sturen. De functionaliteit is zodanig uitgebreid dat er nu gewerkt kan worden met html mail. De lay-out kan vooraf worden ingericht met logo s en standaard teksten. Op moment van sturen van de mail kunnen een aantal variabelen opgenomen worden in onderwerp en in de mail tekst zelf. Solutions you can count on! Pagina 5 van 19

6 2. Grootboek 2.1. Onderhoud Beginbalans niet getoond in grootboekkaart Totaaltelling werd niet getoond indien er geen boekingen maar wel begin saldo was, dat is nu ook aangepast. Het overzicht Grootboekkaart ( fg.rmuta) toont de bedragen in de begin balans (periode 0) niet indien in de rest van het boekjaar geen mutaties op een rekening zijn geboekt. De selectie op "Vanaf periode" = 0 dan wel 1 maakt hierbij geen verschil. Ook de optie "Nulposten printen" had geen effect. Dit is nu aangepast Geen herhaling op journaalpost overzicht Bij het printen van journaalposten via de functie "Overzicht Mutaties" (fg.r03) voor controles start Finall op iedere pagina bovenaan met de kop van de journaalpost. Dit is niet nodig en kost veel papier bij grote journaalposten. Overzicht is nu aangepast Bankrekening controle overzicht Functie ca.rbanklg (Overzicht gewijzigde bankrekeningen). Hier werd de bijbehorende crediteur bij gezocht. Deze hoeft niet altijd te bestaan, want zou inmiddels verwijderd kunnen zijn. Dit wordt nu gecontroleerd Verslag melding auditfile Via de functie fg.audit kun je een audit file aanmaken. Op het frontend geef je in het 1e veld de locatie + bestandsnaam op, waar Finall de gegevens naartoe weg mag schrijven. Tevens geef je onderaan de functie ook nog een uitvoer code op (bijv. scherm / view). Hier toont Finall verder niets. Een veel voorkomend misverstand is daardoor, dat er geen auditfile is aangemaakt. Er wordt nu een melding getoond na aanmaken van de auditfile of dit gelukt is Alleen Niet afgeletterde regels tonen Het is nu mogelijk om bij het opvragen van een grootboekrekening alleen de regel te tonen die nog niet zijn afgeletterd. Daarom wordt het heel eenvoudig om alleen de regels te tonen die het saldo van de grootboekrekening beïnvloeden Wijziging overzicht vaste activa Aantal termijnen Past niet meer op rapport maar is nu wel toegevoegd bij export naar Excel Bepaling BTW Rubriek Op de BTW code kunnen twee BTW rubrieken worden vastgelegd: Eén voor gewone facturen en één voor creditnota's. Bij het verwerken van de journaalpost wordt bepaald op welke van deze twee rubrieken het BTW bedrag zal worden geboekt. Die bepaling gebeurde echter uitsluitend op basis van de soort grootboekrekening en het teken van het bedrag. Nu wordt waar mogelijk de factuursoort (factuur of creditnota) overgenomen van de factuur Jaartal op GB-kaart overzicht Op het overzicht grootboekkaart werd niet het jaartal getoond. Nu wordt dit op elke pagina en samenvatting afgedrukt Tegenboeken van journaalposten zonder regels Het tegenboeken van (verwerkte) journaalposten die door Finall gegenereerd zijn kunnen niet meer tegen geboekt worden. Dit gaf problemen met afgeletterde regels Automatisch salderen GB-rekeningen In deze functie is er een keuze bijgekomen, journaalpost per jaar of per periode. Bij keuze jaar wordt het totale bedrag in de t/m periode geboekt. Solutions you can count on! Pagina 6 van 19

7 Functie wordt vooral gebruikt voor het wegboeken van de BTW rekeningen naar balansrekening aan het einde van boekjaar. In België is dit verplicht per maand. In Nederland wordt dit vaak in laatste periode van jaar totaal geboekt Open posten over bedrijven in algemeen beheer Op dit overzicht wordt nu ook per factuur het oorspronkelijke bedrijf getoond Parameters niet meer per functie Een aantal parameters die functie-afhankelijk waren (en dus telkens per functie ingesteld moesten worden) zijn nu op systeem niveau gedefinieerd. Dat betekent dat ze nu nog slechts één waarde kunt hebben. Daarnaast hebben ze een nieuwe naam gekregen. Het gaat om de volgende parameters: Onderhoud via functie: ua.mprmsyss Onderhoud parameters Oude nam Nieuwe naam Omschrijving fdduecr# cainv.fdduecr Indien op Ja: bij creditnota s de verval datum gelijk stellen aan factuurdatum. fintra# cainv.fintra Indien op Ja: Intrastat van toepassing op facturen uit buitenland. rledghj# cainv.rledghj Dagboek voor herjournalisering van FactFlow facturen. Indien leeg (standaard) wordt originele dagboek gebruikt tledgnoview# cainv.tledgnv Lijst met dagboeken waarin met geen plaatjes wil tonen bij boeken van facturen. tupdt# cainv.tupdt Mogelijkheid om in FactFlow bedrijf en dagboek vast te zetten zodat deze niet gewijzigd kunnen worden bij boeken FactFlow facturen. fsuba# c*pym.fsuba Selectie op Subcode bij maken betaaladvieslijst. Tinvo# Vervallen De omschrijving bij boeken facturen wordt bepaald door de omschrijving bij de crediteur of debiteur. Parameter is daarom overbodig Nieuwe functionaliteit Aflettering in wachtrij Speciaal voor het afletteren is een nieuwe functie bijgekomen welke het mogelijk maak om het gehele afletterproces voor meerdere (tussen)rekeningen in een wachtrij te plaatsen. De functie fg.pcchec2 is nieuw en kan daarvoor gebruikt worden. Zie online help voor verdere documentatie Vrije numerieke subcodes Het is mo0gelijk om een subcode type te definiëren waarin alleen nummers toegestaan worden. Het soort is dan vrij numeriek. Vooral handig bij boekingen met nummers die niet van tevoren aangemaakt kunnen worden. Bij het invoeren van journaalposten wordt onder meer gecontroleerd of de ingegeven subcodes wel geldig zijn. Ofwel, dat de code wel numeriek is. Ook bij het verwerken van journaalposten vindt deze controle plaats. Het nummer wordt bij verwerking ook geformatteerd (voorloopnullen) Grafiek in het Grootboek Opvragen Grootboek Rekening: Nieuwe knop 'Grafiek' om het verloop van GB-rekening saldo op een andere wijze te tonen. Solutions you can count on! Pagina 7 van 19

8 3. Sub administratie Crediteuren/Debiteuren 3.1. Algemeen Detaillering openstaande posten lijsten Op alle standaard openstaande postenlijsten van crediteuren en debiteuren is het nu mogelijk om detail uit of aan te zetten. Dit kan met behulp van een selectie die via opties/alle selecties is te wijzigen Overzicht Boekingen per BTW code Een nieuw overzicht om per factuur het bedrag grondslag en BTW op 1 regel te zien. Daarnaast de factuur informatie Overzicht BTW per factuur niet juiste datum In dit overzicht werd voorheen de transactiedatum getoond, in de meeste gevallen was dat al gelijk aan de factuurdatum. Nu wordt altijd de factuurdatum getoond Betalingsconditie en Termijnen Het is mogelijk om in Finall bij een betalingsconditie aan te geven dat er in termijnen betaald mag worden. Dit kon alleen bepaald worden bij het boeken van de factuur. De functie behandel factuur is nu aangepast zodat ook hier termijnen toegevoegd of verwijderd kunnen worden Single European Payment Area (SEPA) SEPA Machtiging ID Bij het aanmaken van een SEPA incassobestand (PAIN Direct Debit) is het noodzakelijk om voor elke incasso aan te geven: Machtigings-ID Datum Machtiging Eerste incasso Ja/Nee Daartoe is nu een nieuwe tabel gedefinieerd in Finall: Incassomachtiging. Vooralsnog gaan we ervan uit dat er geen handmatig onderhoud op deze tabel hoeft plaats te vinden. Bij het aanmaken van een incassobestand (alleen bij 'SEPA') wordt deze tabel automatisch bijgewerkt Eigen bankrekeningen al in IBAN formaat in de Swift bestanden Enkele banken hebben een wijziging in de Swift bestanden al doorgevoerd: De eigen bankrekening zal als IBAN worden aangeleverd. Daarom is nu bij de inleesfunctie een aanpassing gemaakt. Als de bank een IBAN aanlevert, die niet in Finall wordt aangetroffen, wordt nogmaals gezocht met de laatste 10 posities van de aangeleverde IBAN. Verder werd de bankrekening eerst gezocht met 'Bankrekening + Valutacode', dit omdat vreemde valuta rekeningen soms het zelfde bankrekeningnummer hebben als de EURO rekening. Dit wordt nu ook toegepast bij (1) het zoeken naar een IBAN die eindigt op de door de bank aangeleverde 10-posities bankrekening en (2) het zoeken van een bankrekening op basis van de laatste 10 posities van de door de bank aangeleverde IBAN Debiteuren facturatie Subadministratie subcode Bij invoeren orders in facturatie is er geen mogelijkheid om subcodes mee te geven op de kop van de factuur. In het geval er een subcode is vastgelegd op de debiteuren rekening zal de journaalpost dus nooit verwerkt worden. Als op de debiteurenrekening een combinatiecode zit en dit is gelijk aan de systeemparameter 'SO.rtype' (Subcode Type voor Facturering), dan zal de subcode die op Solutions you can count on! Pagina 8 van 19

9 de eerste orderregel is ingevuld worden overgenomen naar de factuurkop en de boeking op de debiteurenrekening Wijzigen teksten op factuur NA facturatie Na facturatie is het niet meer mogelijk om gegevens te wijzigen op factuur. Bij behandel factuur is nu toegevoegd dat omschrijvingen wel aangepast mogen worden Order per contract Bij genereren orders is het nu mogelijk om 1 factuur per contract in plaats van 1 per debiteur aan te maken. Deze keuze is nu via een blauwe parameter toegevoegd, deze is te wijzigen via selecties/ alle selecties bij het aanmaken van de facturen vanuit de contracten Debiteuren onderhoud Debiteur factuurmatching in Telebanking Het mechanisme om betalingen bij debiteurenfacturen te zoeken in telebanking werkte alleen wanneer er een bedrag op de bank werd bijgeschreven (positieve bankmutatie). Dit is nu aangepast, zodat ook bij negatieve bankmutaties naar debiteurenfacturen gezocht zal worden. De matching zal op een aantal punten andere resultaten kunnen geven dan voorheen: Zoeken van debiteurenfacturen op basis van zoekwoord, Achter dit zoekwoord verwachten we een factuurnummer of een betaalkenmerk. Bij het zoeken op betaalkenmerk zat nooit een controle op factuursaldo, en die controle zit er nu nog steeds niet op. Doordat bij negatieve bankmutaties nu op dezelfde wijze naar facturen wordt gezocht, zal hier mogelijk vaker een match gemaakt worden. Bij het zoeken op basis van een factuurnummer is nu een extra conditie toegevoegd Het saldo van de gevonden factuur moet hetzelfde teken hebben als de betreffende bankmutatie. Dus bij een bijschrijving op de bank zoeken we alleen naar facturen met een positief saldo, bij afschrijvingen zoeken we facturen met een negatief saldo. Met het oude filter kon een positieve bankmutatie worden gematcht met een negatieve factuur. Dat kan nu dus niet meer (mogelijk minder match resultaat). Negatieve bankmutaties werden voorheen helemaal niet gematcht, maar kunnen nu dus wel aan negatieve facturen worden toegewezen (dus meer match resultaat) Aanmaningen te betalen bedrag Voor de bepaling van het aan te manen bedrag per factuur, worden de nog niet vervallen betaaltermijnen in mindering gebracht op het totaal openstaande saldo per factuur. De berekening ging niet goed en is nu aangepast Aanmaningen in Valuta Per factuur wordt het vervallen bedrag in factuurvaluta en de bijbehorende valutacode toegevoegd aan het rapport. Het vervallen bedrag in valuta wordt nergens bijgehouden, maar wordt hier bepaald op basis van de factuurkoers. Tevens wordt het oorspronkelijke factuurbedrag in valuta geëxporteerd Aanmaankosten niet altijd vanaf eerste aanmaning De aanmaankosten worden niet altijd al vanaf de eerste aanmaning berekend. De nieuwe systeemparameter 'remi.qremico' geeft aan vanaf welke aanmaning (aanmaanteller) de aanmaankosten berekend moeten worden Afdrukken facturen handmatig via mail In Finall bestaat de mogelijkheid om handmatig aangemaakt facturen toch te kunnen afdrukken in bedrijfslay-out. Vanaf deze versie is het ook mogelijk om deze facturen te mailen naar de debiteur. Solutions you can count on! Pagina 9 van 19

10 Aantal keer aangemaand open post Aantal keren dat een factuur is aangemaand is toegevoegd aan de xml export van openstaande posten van debiteuren Overzicht afnemersplichtige mag alleen positieve waarden bevatten Het kan voorkomen dat er debiteur op de afnemersplichtige lijst moet komen, maar waarvoor geldt dat totaal BTW bedrag lager is dan 0. Deze debiteur wordt nog steeds geëxporteerd, maar nu met waarde 0. Solutions you can count on! Pagina 10 van 19

11 4. Telebanking 4.1. Onderhoud Betaalkenmerk zonder # in Coda formaat Isabel Herkenning van Debiteuren Facturen: Hier wordt aangenomen dat het woord ná het zoekwoord een factuurnummer of een betaalkenmerk is. Bij CODA echter worden er drie sterretjes voor en na het betaalkenmerk geplaatst. Er staat dan bijvoorbeeld betaalkenmerk ***817/7615/76152*** in de omschrijving van de bankmutatie. Bij het inlezen worden de sterretjes vervangen door hekjes. De factuur wordt niet gevonden omdat het betaalkenmerk ###817/7615/76152### niet bekend is. Wat nu is aangepast: Bij het zoeken van facturen op basis van het betaalkenmerk worden nu ALTIJD eerst alle hekjes links en rechts verwijderd. We gaan er dan dus van uit dat het hekje '#' NOOIT onderdeel is van het betaalkenmerk Telebanking controles minder streng De module Telebanking is aangepast, waardoor deze minder streng controles uitvoert. De belangrijkste aanpassingen betreffen de functie tb.ptblin (Inlezen Bankmutaties) Mogelijke foutmeldingen: Het gehele bestand wordt NIET ingelezen: Bestand niet gevonden Meerdere dagboeken met zelfde bankrekening Geen dagboek met bankrekening Bankrekening is niet bekend Mutaties van <datum> zijn al ingelezen Mutaties komen niet overeen met begin en eindsaldo Beginsaldo volgens de bank is <saldo>, maar volgens Finall is het saldo <saldo> Mogelijke informatieve melding: Inlezen kan gewoon doorgaan: Bankrekening is gesloten Bankrekening mag worden overgeslagen Eerste mutatie op nieuwe bankrekening Verder is gewijzigd: De controle op beginsaldo zal alleen worden uitgevoerd wanneer er tenminste één bankafschrift voor de bankrekening bestaat. Als geen bankafschrift bestaat (het betreft de eerste mutatie op de bankrekening) en de bank geeft aan dat het 'vorig saldo' niet 0,00 was, dan wordt een regel gegenereerd voor de beginbalans. Hierbij wordt (net als bij alle andere regels) géén tegenboeking aangemaakt. Als je dat wilt, kun je hiervoor een masker definiëren. De methode voor bepaling van het dagboek is gewijzigd. Er wordt nu ook vooraf gecontroleerd of er wel een dagboek gevonden kan worden. De methode voor bepaling van het totaalbedrag en totaal aantal mutaties per batch is gewijzigd. De vier blauwe parameters waarmee de diverse controles aan/uit gezet konden worden, zijn nu vervallen Nieuwe transactie code A01 De banken kunnen een nieuwe transactiecode aanleveren. Heeft vooral betrekking op webshop betaalbatches. Deze code wordt nu goed ingelezen zodat herkenning kan plaatsvinden Volgorde bank afschriften in telebanking In Finall kwam af en toe de melding bij inlezen bankafschriften dat het saldo niet klopt. Het probleem ontstaat als de bank de gegevens van de afschriften niet op datum volgorde aan Solutions you can count on! Pagina 11 van 19

12 levert. Daarom is nu de inleesfunctie zo aangepast dat na inlezen in Finall nogmaals de bankafschriften worden gesorteerd en daarna pas saldo controle wordt toegepast Toegestane tekens in het BTL91 bestand (buitenlandse betalingen) In nieuwe beschrijving van de banken is slechts een beperkt aantal tekens toegestaan in de verschillende alfanumerieke records. Het gaat hier dus niet alleen om de omschrijving bij de landcode of de transactieomschrijving. Daarom is nu het volgende aangepast: Tekens die lijken op iets van A-Z (bijvoorbeeld Á) worden gewijzigd naar iets wat er op lijkt, De & wordt vervangen door +, Alle overige tekens worden vervangen door een spatie. Het gaat dus niet alleen om de omschrijving van het land, maar om veel meer velden: Deviezenbank Naam Opdrachtgever Adres Opdrachtgever Postcode en Woonplaats Opdrachtgever Landnaam Opdrachtgever Muntsoort Rekeningnummer Opdrachtgever Aanleveringsmuntsoort Rekeningnummer-Begunstigde Naam-Begunstigde Adres-Begunstigde Woonplaats-Begunstigde Landcode-Begunstigde Landnaam-Begunstigde SWIFT adres-bank-begunstigde Reden-van-Betaling-1 Reden-van-Betaling-2 Reden-van-Betaling-3 Reden-van-Betaling-4 Totaal-Muntcode 4.2. Nieuwe functionaliteit Beginbalans boeking 1 e bankafschrift Bij het inlezen van het 1 e bankafschrift van een nieuwe bankrekening met bestaand saldo wordt nu automatisch een journaalpostregel toegevoegd voor beginsaldo. Deze boeking kan dan door de gebruiker op een rekening gezet worden, dit is met grote waarschijnlijkheid een beginbalansrekening. Grote voordeel is nu dat er niet meer handmatig op de grootboekrekening bank geboekt hoeft te worden. Solutions you can count on! Pagina 12 van 19

13 5. FactFlow 5.1. Onderhoud Overzicht Flows Nieuw overzicht van de flow matrix waarin direct te zien is door welke personen facturen beoordeeld moeten worden Nieuwe functionaliteit FactFlow wijzigen boeking De persoon die facturen beoordeelt (functie cp.r19 in Finall) mag onder voorwaarden ook de boeking wijzigen (journaalpostregels). Zie online help voor documentatie Vervangen taakhouder De functie 'Onderhoud Factuur Flow' is aangepast. Hier staat nu ook een knop 'Vervangen', waarmee een aan te geven taakhouder kan worden vervangen door een andere. Zie online help. Tevens aangepast: controle of de factuur niet twee keer achter elkaar naar dezelfde werkvoorraad gaat Werkvoorraad per Gebruiker (inclusief overhevelen) Taakhouders in facturen kunnen niet vervangen worden. In plaats daarvan kan een andere taakhouder toegang worden gegeven tot de werkvoorraad van de (tijdelijk) vertrekkende collega. We hebben vastgesteld dat het beheer van de werkvoorraden (wie mag wat zien) beter kan. Daarom is nu een nieuwe functie aangemaakt: 'Werkvoorraad per gebruiker'. Daarin kan makkelijker aangegeven worden wie welke werkvoorraden mag zien. Daarnaast is de functie vervangen van taakhouders hieraan toegevoegd FactFlow Website Vraag Beantwoorden in plaats van Goedkeuren Indien er een vraag gesteld werd had de collega, die de vraag moest beantwoorden, alleen de mogelijkheid om Goedkeuren. De nieuwe actie Beantwoorden is nu mogelijk Verplichte opmerking bij Vraag stellen en Beantwoorden Bij het stellen van een vraag en het goedkeuren/beantwoorden is het nu verplicht om tekst mee te geven Verplichte opmerking bij optie Wachten Het is nu verplicht een opmerking mee te geven als er gekozen wordt voor de optie Wachten Vreemde valutatekens Indien de valutacode was $ of werd er toch een Euro teken getoond. Aan de hand van de meegegeven valutacode wordt nu wel het juiste teken getoond Inactiviteit / afmelden sessie Indien een gebruiker 10 minuten geen activiteit uitgevoerd in het Webportaal zal er een pop-up verschijnen waarin de gebruiker 30 seconden de tijd krijgt de sessie actief te houden. In alle andere gevallen wordt de sessie netjes afgemeld. De gebruiker krijgt de optie om opnieuw door te schakelen naar het aanmeldscherm FactFlow Multi-klik preventie Als in FactFlow een actie wordt uitgevoerd zoals 'Goedkeuren', kost het nog wat tijd voordat het scherm ververst is. Als je dan snel nog een keertje op de goedkeuren-button klikt, Solutions you can count on! Pagina 13 van 19

14 wordt de factuur weer een stap doorgezet in de flow. Nu is er een extra beveiliging: Als binnen 5 seconden een actie op dezelfde factuur wordt uitgevoerd wordt die genegeerd Nieuwe velden in FactFlow Op factuurniveau zijn een aantal velden toegevoegd waaruit een taakhouder kan kiezen om te tonen in de FactFlow website Wijzigen wachtwoord door gebruiker Het is nu mogelijk voor de taakhouder om zijn wachtwoord vanuit de website te wijzigen. Ingave van oud wachtwoord en nieuw wachtwoord (2X). Daarnaast is het nu mogelijk om aan te geven dat het wachtwoord vergeten is (op inlogscherm). In Finall is een wachtrij te definiëren die op bepaalde tijden de nieuwe wachtwoorden naar die gebruikers kan mailen. Voor inrichting kunt u contact opnemen met uw consultant Nieuw actiecode in FactFlow Er is een nieuwe actiecode in FactFlow: Coderen. Daarmee wordt de taakhouder gedwongen om een opmerking mee te geven voor de administratie. De factuur komt terug in de werkvoorraad van de registratie. Dit kan automatisch als de originele boeking van de factuur op een vooraf te definiëren GB-rekening of subcode gedaan wordt. Voor inrichting kunt u contact opnemen met uw consultant. Solutions you can count on! Pagina 14 van 19

15 6. FactMatch 6.1. Onderhoud FactMatch Decimale aantallen Het is niet mogelijk om met FactMatch een regel af te letteren waarop een gebroken getal is ingevuld bij 'Aantal'. Dit heeft ermee te maken dat FactMatch is gebaseerd op hele aantallen. Aanpassing: altijd afronden naar hele getallen en nooit 0, maar 1 van maken Nieuwe functionaliteit FactMatch in Finall geïntegreerd Alle gegevens die te maken hebben met FactMatch zijn nu in Finall geïntegreerd en daardoor wordt de database Profin overbodig. Daarnaast is het nu mogelijk om vanuit elk ERP gegevens te gebruiken in FactMatch. Alle ontvangstinformatie wordt nu opgeslagen in de grootboekregel en is dus ten allen tijden opvraagbaar. Let op: migratie naar nieuwe FactMatch versie altijd in overleg met consultant Bizon Software. Zie online help voor uitgebreide documentatie Foutmelding bij sorteren op bepaalde kolommen Het sorteren op de kolom match of matchnummer gaf foutmeldingen aangezien deze gegevens nog niet definitief waren. De melding is nu verwijderd en sorteren is niet meer mogelijk. Solutions you can count on! Pagina 15 van 19

16 7. Document Beheer 7.1. Onderhoud Notities in digitaal dossier In de functie Onderhoud Rubrieken voor Digitaal Dossier kan nu per tabel één rubriek worden aangewezen voor 'Notities'. Dit wordt dan de rubriek waaronder direct notities kunnen worden toegevoegd via de snelle ingang: Button 'Toevoegen Dossier Item' staat nu op ieder scherm. Wat is er zoal aangepast: Onder de menu 'Opties' zit onder 'Digitaal Dossier' nu ook 'Dossier item toevoegen'. Deze optie is direct te kiezen door een speciale button, rechts van de button voor Digitaal Dossier. Net als de bestaande optie voor Digitaal Dossier, is ook deze nieuwe optie op elk scherm toegevoegd. Alle schermen hebben dus één extra button bovenin. Daarom wordt de minimale schermbreedte in zowat elke functie nu anders bepaald (de minimale breedte is altijd breder dan voorheen) Onderhoud Rubriek Functie ut.mcacti Onderhoud Rubrieken is geheel anders opgezet. Onderhoud wordt makkelijker en is nu ook door eindgebruiker te doen Hoofddocument automatisch bepalen Een hoofddocument in Finall is het document dat gebruikers als eerste zien bij opvragen. Bij opvragen van bijvoorbeeld een factuur zal dit de factuur zijn en niet de (later gescande pakbonnen bij die factuur). Bij koppelen van documenten in Finall kon de gebruiker dit aangeven. In veel gevallen was dit onduidelijk. Bij koppelen van een plaatje aan een record in Finall gaat Finall vanaf nu bepalen of het een hoofd document is. Bij factuur is dat bijvoorbeeld het eerste document dat gekoppeld wordt aan een factuur in Finall. In de meeste gevallen is dat logisch te bepalen en daar zal Finall dat doen. Het is voor gebruikers nog wel handmatig aan te passen Sortering van nog niet gekoppelde documenten De sortering van nog te koppelen documenten is aangepast naar documentnummer Nieuwe functionaliteit Overzicht Taken Nieuw overzicht waarop snel te zien is welke taken per taakhouder open staan Afhandeling File Drop / slepen bestanden naar Finall In digitaal dossier is het vanaf nu mogelijk om een bestand (bijvoorbeeld pdf) vanuit schijf met de muis hier naar toe te slepen. Vooral handig voor bijscannen bij facturen. Tevens is de validatie op 'Einddatum' wat versoepeld. Er mag nu een einddatum worden ingegeven tot 10 jaar in het verleden en tot 50 jaar in de toekomst Gescand document verwijderen/terugzetten Nieuwe knop 'Verwijderen' (Ctrl-D) toegevoegd aan schermen voor koppelen per tabel. Hiermee wordt niet echt verwijderd, maar het item gaat terug naar de werkvoorraad zonder tabel. Je bent verplicht aan te geven waarom je het document verwijderd. Deze opmerking wordt toegevoegd aan de tekst van document. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden als er documenten ten onrechte als factuur gescand zijn. Solutions you can count on! Pagina 16 van 19

17 8. Flexibele rapportage 8.1. Onderhoud Nulregels afdrukken Bij het starten van een flexibel rapport kun je aangeven of je de nulregels wilt zien. Bij de bepaling of een regel een nulregel is, werd echter alleen getest op 0,00. Dit is nu aangepast, zodat ook wordt getest op Onbekende waarde. Als nu een regel uitsluitend 0,00 waarden of onbekende waarden bevat, wordt deze beschouwd als nulregel Wijziging standaard fr.rfr.rpt Het standaard flexibele rapport dat als basis kan dienen voor opgemaakte rapporten met logo etc. is aangepast naar laatste inzichten Teksten in flexibele rapportage Het is mogelijk om een nieuw rij type tekst aan te maken. deze vervangt de oude manier om teksten vanuit het (inmiddels verwijderde) tekstensysteem op te roepen. Die kan nu direct hier ingegeven worden. Daarnaast bleek het verversen van de labels niet goed te gaan in de onderhoud functie, deze is hiermee ook direct aangepast. Solutions you can count on! Pagina 17 van 19

18 9. Import/Export wachtrij 9.1. Onderhoud Klopotek producten extra veld Extra veld in interface welke gebruikt wordt in subcode zoekveld als ISBN nummer leeg is. extra documentatie in programma verwerkt Klopotek Royaltyontvangers In de interface van crediteuren vanuit Klopotek (vooral Royaltyontvangers) is een veld (achteraan) toegevoegd. Dit veld wordt nu ingelezen op de groep. Hier kunnen we in Finall de roerende voorheffing mee gaan regelen voor Belgische crediteuren Klopotek betalingscondities Veld betalingsconditie van debiteuren wordt nu ook ingelezen Saldo 0 niet exporteren naar Cube In fg.eolap (Export Cube omgevingen) werden ook nullen gewoon geëxporteerd bij jaartotalen Inkoopfacturen Magister Functie is opnieuw opgezet. Bij het inlezen van de bestanden kan er nu op scherm meer informatie meegegeven worden Interface: Controle BTW nummer Bij het aanleveren van debiteuren of crediteuren stamgegevens via de interface (C_CSCST en C_CPSPP) kan ook een BTW nummer worden aangeleverd. Dit nummer wordt gecontroleerd. Hier ging iets fout. Als namelijk het BTW nummer niet correct is, dan werd het overschreven met een blanco waarde. Dit is nu aangepast Achtergrond Wachtrij logging De logging van wachtrijen is uitgebreid en opgenomen in Finall. Direct bij onderhoud van taken in een wachtrij is nu ook op te vragen wanneer deze gedraaid heeft. De wachtrij is ook geschikter gemaakt voor het versturen van (veel) rapporten Import Fashion Cheque mutaties Via een nieuw interface template is het mogelijk om de betalingen die gedaan worden via Fashion Cheque (tegoedbonnen) de kassa te importeren. Daarmee kunnen automatisch de tussenrekeningen en kosten geboekt en gecontroleerd worden middels afletteren in Finall Softwear Interface in meer detail De aanlevering van openstaande posten door SoftWear is aangepast. Er worden per factuur nu meer (omzet) regels aangeleverd ADP interface In ADP interface is het mogelijk om correcties uit vorige periode(n) in hetzelfde bestand mee te leveren. Nu worden deze wijzigingen in aparte batches opgenomen in Finall aangezien 1 batch enkel 1 periode kan bevatten Nieuwe functionaliteit Terugdringen rol journaalpostkop Bij interface journaalposten moet de kop van de journaalpost minder belangrijk worden. Er bestaat geen enkele interface meer, die journaalpostkop inleest. Er worden altijd uitsluitend regels ingelezen, en daar wordt dan een kop bij aangemaakt. Solutions you can count on! Pagina 18 van 19

19 Voor gebruikers is dit niet zo interessant. De regels bepalen uiteindelijk of een journaalpost verwerkt mag worden. De kopgegevens zijn nu dus ook verwijderd uit de interface en hoeven niet meer ingevuld te worden Zoek en vervang in interface Via ctrl-r is het nu simpel om waarden in interface regels te vervangen. Er zijn verschillende zoekmethoden toegevoegd. Zie online help voor documentatie Overzicht interface regels Functie im.r01 - Overzicht journaalposten in de interface Deze functie is sterk vereenvoudigd. De selecties zijn verminderd. Ook wordt veel minder kop-informatie geëxporteerd. In plaats van debet en credit, worden nu de velden bedrag en bedrag vv (bedrag in basisvaluta en transactievaluta) geëxporteerd Verhuizen van ingelezen bestanden Alle inlees functies zijn aangepast, het is nu onafhankelijk van de aanleverende partij altijd mogelijk om een bestand te verhuizen na inlezen. Na inlezen wordt op scherm getoond waar het bestand naar is verhuisd. Bij onderhoud systeem in interface menu is in te richten hoeveel backups gemaakt moeten worden en het pad waar de bestanden gezet worden Inlezen met wildcards Alle inlees functies zijn aangepast, het is nu onafhankelijk van de aanleverende partij altijd mogelijk om bestanden met wildcards in te lezen. Nu kunnen dus meerdere bestanden tegelijk ingelezen worden. Voorbeeld: Bestand: c:\import\*.csv Middels de * worden nu alle bestanden in die directory ingelezen die als extensie.csv hebben Inlezen PFA order details in facturatie Nieuw inleestemplate die orderregels vanuit PFA inleest in facturatie module. Specifiek: veel omschrijvingen die terug moeten komen op de factuur. Door de inleesfunctie kunnen facturen volledig vanuit Finall verstuurd worden. Extra bijlagen vanuit ProFashionAll zijn niet meer nodig. Solutions you can count on! Pagina 19 van 19