1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Binnenlands Bestuur zoekt een ondernemende Stafmedewerker Administrateur-generaal Statutair Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Zoek jij een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid en afwisseling? Weet je van aanpakken en ben jij iemand die hoofd- en bijzaken goed weet te onderscheiden? Zijn klantgerichtheid, nauwkeurigheid, initiatief nemen en communicatie één van jouw troeven? Dan word jij misschien onze nieuwe collega. Als stafmedewerker sta je in direct contact met de administrateur-generaal. Je ondersteunt hem in diverse fora en overlegmomenten en adviseert hem over de verschillende beleidsvelden van het agentschap. Je werkt nauw samen met de afdelingshoofden van het agentschap en de afdeling beleidscoördinatie. Je bent een generalist die beschikt over de nodige maturiteit en communicatievaardigheden. Het werken met deadlines en het verdiepen in verschillende materies, zoals binnenlands bestuur, integratie & inburgering, enz. spreken jou bovendien erg aan. Je komt terecht in een boeiende en uitdagende omgeving met veel ruimte voor interactie. Het Agentschap Binnenlands Bestuur is in volle transitie, dus als je graag wil meewerken aan de verdere opbouw, aarzel dan niet langer en solliciteer vandaag nog! 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Binnenlands Bestuur is sinds 1 april 2006 opgericht als een intern verzelfstandigd agentschap binnen het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur. Het agentschap werd opgericht voor de beleidsondersteuning en de uitvoering van het beleid inzake de binnenlandse aangelegenheden, met

2 inbegrip van de coördinatie van het beleid met betrekking tot Brussel-Hoofdstad en met betrekking tot de Vlaamse Rand rond Brussel, van het stedenbeleid, van het integratie- en inburgeringsbeleid. Het agentschap bestaat uit 8 afdelingen verspreid over zes locaties, Brussel en elke provinciehoofdstad. De vijf verticale materiegebonden afdelingen zijn: Lokale Organisatie en Werking, Lokale Financiën, Lokale Samenwerking, Verzelfstandiging en Personeel, Gelijke Kansen, Integratie en Inburgering, en Beleid Steden, Brussel en Vlaamse Rand. De drie horizontale afdelingen staan in voor beleids- en organisatieondersteuning en zijn: HR-& Organisatieontwikkeling, Facility & ICT, Beleidscoördinatie en Kenniscentrum. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE De administrateur-generaal adviseren en ondersteunen met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden, met voorbeeldactiviteiten, bestaan: Resultaat Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en de administrateur-generaal teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein Voorbeelden van activiteiten - Analyseren van vragen en problemen - Ad hoc taken in opdracht van de administrateurgeneraal opnemen - Behoeften en opportuniteiten bespreken met de administrateur-generaal - Nota s van diverse overlegorganen (VZC, MC, DC, OKA, ) analyseren op vraag van de AG - Opvolgen van maatschappelijke tendensen op vlak van diverse thema s - De AG ondersteunen in de voorbereiding en opvolging van diverse overlegorganen - De administrateur- generaal assisteren/eventueel vervangen bij interne en externe overlegmomenten pagina 2 van 11

3 teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de administrateur-generaal teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief de administrateurgeneraal adviseren teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Coördineren van de bij de AG binnenkomende dossiers en communicatie - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Bijdragen aan de ontwikkeling van de sharepointsite voor het team AG - Huishoudelijke reglementen van de diverse overlegorganen uitwerken - Procedure organisatie interne overlegmomenten evalueren en aanpassen indien nodig - Sjabloon uitwerken voor het opvolgen van afspraken van de diverse overlegorganen (DC, strategisch comité, OKA, MC, VZC, ) en hiervoor de nodige contacten leggen - Verzamelen en monitoren van managementinformatie - Klankbordrol opnemen ten aanzien van de administrateur-generaal - Persoonlijk advies geven aan de administrateurgeneraal over diverse aangelegenheden - Informatie die een mogelijke impact heeft op ABB signaleren - AG adviseren over beleidsthema s die te maken hebben met transversale onderwerpen - Opmaken van adviesnota s, discussiedocumenten - Eigen inzichten en ervaring aanwenden in het opmaken van rapporten, adviezen en nota s - Kwaliteitscriteria inzake de verschillende overlegfora garanderen en evalueren - Mee opvolgen van diverse deadlines en timings - Ondersteuning bieden in kwaliteitsbewaking diverse dossiers die aan de AG worden voorgelegd (ook inhoudelijk beleidsmatig) - Input leveren voor managementrapportering in samenwerking met de horizontaal ondersteunende afdelingen pagina 3 van 11

4 Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis m.b.t. het werkveld van het ABB Uitbouwen van een brede kennis en ervaring m.b.t. het werkveld van ABB teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Fungeren als contactpersoon binnen het agentschap voor diverse overlegorganen - Fungeren als contactpersoon ter ondersteuning van de administrateur-generaal bij diverse externe overlegmomenten - Onderhouden van functionele contacten met interne en externe belanghebbenden (kabinet, afdelingshoofden, beleidstrekkers/ beleidsregisseurs.) en hierbij de informatiedoorstroming tussen beleidsmedewerkers, adviserende specialisten en uitvoerders stimuleren en mee bevorderen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten m.b.t. het vakgebied - Volgen van nieuwe ontwikkelingen binnen het werkveld van ABB die een impact kunnen hebben op ABB en deze delen met de collega s binnen ABB 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende 2 voorwaarden : 1) Je hebt een master diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: 2) Relevante werkervaring in beleidsondersteuning bij voorkeur m.b.t. de beleidsvelden van het Agentschap Binnenlands Bestuur is een troef. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: pagina 4 van 11

5 Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - onderwijssector Je beschikt in elk geval wel over het hierboven vermeld vereiste diploma, ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Fatima El Herbouti, Fatima.elherbouti@kb.vlaanderen.be of 0484/ ). 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 11

6 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je kan vlot werken met de courante Office 365 toepassingen (Word, Excel, Outlook, Lync, One Drive en SharePoint) Je hebt inzicht in de werking en structuur van het agentschap en de Vlaamse overheid Je hebt inzicht in verschillende materies waarvoor het Agentschap Binnenlands Bestuur bevoegd is Je hebt inzicht in overheidsmanagement-en beleid Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; pagina 6 van 11

7 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure; 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5. AANBOD Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven of overgeplaatst in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. o Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3080,23 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. Word je aangeworven via de externe mobiliteit, dan bedraagt de proefperiode maximum 3 maand. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als ambtenaar behoud je ook je laatst verworven pagina 7 van 11

8 administratieve anciënniteiten. In contractueel verband geleverde prestaties tellen mee voor de dienstanciënniteit. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6. SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma, gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 15 mei 2017 (onder voorbehoud) VOORSELECTIE (op basis van standaardvragenlijst) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je relevante werkervaring Je motivatie voor de functie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. (Enkel wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.) De selectiefase vindt plaats in de week van 15 mei 2017 (onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.3. EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET EEN CASE, PSYCHOTECHNISCHE TESTEN EN EEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 31 mei en 1 juni 2017 (onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 9 van 11

10 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 8 mei Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 8 mei 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Kelly Vanlancker HR dienst, ABB Kelly.vanlancker@bz.vlaanderen.be Tel: 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Fatima El Herbouti Selectieverantwoordelijke Dienst Rekrutering en Selectie Fatima.elherbouti@kb.vlaanderen.be Tel: 0484/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin juni Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van stafmedewerker bij het Agentschap Binnenlands Bestuur, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als stafmedewerker. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van contractuele vacatures voor de functie van stafmedewerker bij het Agentschap Binnenlands Bestuur. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel wel zijn plaats in de reserve behouden. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11