Concept uitgeefgroep Bouwstenen van Management en Organisatie

Transcriptie

1 Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) Hoofdstuk 14 Arbeidsverdeling Uit de voorgaande beschrijvingen blijkt dat bij ESS sommige zaken goed gaan, andere zouden beter kunnen. Strategie (deel I) en operaties (deel II) zijn in de voorgaande hoofdstukken al op allerlei aspecten geanalyseerd. Bij de analyse van ESS en de vraag hoe het bedrijf zich verder zou moeten ontwikkelen, is nu de structuur aan de beurt. In de praktijk is het vaak zo dat problemen in strategie of operaties mede voortkomen uit de structuur. Dat wil zeggen, dat de organisatie qua opbouw gebreken kan vertonen waardoor externe kansen of bedreigingen niet goed worden opgemerkt of opgepakt (strategie) of eenmaal genomen beslissingen intern niet goed worden uitgevoerd en afgehandeld (operaties). Het externe bureau Koning & Everts Management Consulting (K&E) dat al was ingeschakeld bij de strategische verkenning voor ESS (zie hoofdstukken 5, 6 en 7) vervolgt die opdracht nu en gaat de structuur van ESS doorlichten. Het gaat er in de eerste plaats om de huidige structuur in kaart te brengen en kritisch door te lichten. Mogelijke alternatieven zullen later worden onderzocht. Opdracht U bent als junior consultant bij K&E bij de opdracht betrokken en u krijgt de de hiervoor genoemde opdracht doorgespeeld, opgeknipt in een paar stappen: a) rangschik de taken binnen ESS conform de redenering van Kruisinga in verticale zin volgens het kostenmotief. Met andere woorden: maak de gelaagdheid van taken binnen ESS zichtbaar; b) groepeer vervolgens per laag taken die logisch gezien bij elkaar horen in samenhangende functies conform de redenering van Kruisinga in horizontale zin volgens het kostenmotief. Met andere woorden: zet de stap naar functionalisatie; c) teken op basis hiervan het huidige organisatieschema van ESS in niveaus en afdelingen. d) analyseer hoe de vier mogelijke gezichtspunten (F, P, M, G) in de huidige lijnstructuur naar voren komen en bespreek of dat voldoet dan wel of een of meer andere gezichtspunten in de lijnstructuur nadruk zouden moeten krijgen. NB: de staf-/hulpstructuur wordt in hoofdstuk 15 geanalyseerd U krijgt om te beginnen een lijst van taken (zie hierna) die binnen ESS te vinden zijn in willekeurige volgorde. Daarmee gaat u aan de slag. Overigens, de navolgende lijst bevat vijftig taken. Het zal duidelijk zijn dat er binnen een organisatie als ESS een veelvoud van dit aantal taken is te vinden. Maar voor de oefening in deze case is een aantal van vijftig voldoende en nog binnen een redelijke tijdsduur uitvoerbaar. Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H14 p. 1/11

2 Lijst van taken, nog ongeordend Uitwerking ad a) Van ongeordend takencomplex naar verticale gelaagdheid De taken worden tegen elkaar afgewogen op basis van het prijskaartje dat aan elke taak hangt, bijvoorbeeld op basis van het uurloon wat voor elke taak in de praktijk gebruikelijk betaald wordt. Dat leidt tot de volgende tabel, waarin de taken zijn geordend in volgorde van hoog tot laag, welke overeenkomt met de volgorde van relatief dure tot relatief goedkope taken. Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H14 p. 2/11

3 Ter verduidelijking staan twee voorbeelden met pijlen aangeduid: marktonderzoek is een relatief dure taak en komt in de verticale gelaagdheid op basis van prijs iets hoger terecht ; marktonderzoek is een relatief goedkope taak en komt in de uiteindelijke gelaagdheid op een lagere positie uit. Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H14 p. 3/11

4 Om het verschijnsel van gelaagdheid in organisaties in perspectief te plaatsen is het goed te bedenken dat de bekende 20/80-verdelingsregel ook is toe te passen op de verdeling van arbeid in organisaties. Dat wil zeggen, dat duurdere arbeid slechts van alle taken uitmaakt en het overgrote deel van de taken, dus, bestaat uit goedkopere taken. Binnen die tweedeling gaat de 20/80-verdeling ook weer op. Zo is de gelaagdheid dan ook globaal te visualiseren, waarbij in elk vlak een bepaald percentage weergeeft van de hoeveelheid taken met een hogere of lagere prijs die op een bepaald niveau normaliter zal voorkomen. Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H14 p. 4/11

5 Globale gelaagdheid van taken volgens 20/80 verdeling in twee x twee tranches Gelaagdheid van taken binnen ESS op basis van het kostenmotief in verticale zin 1. algemene directievoering 2. bedrijfsontwikkeling 3. deelname aan brancheactiviteiten 4. langetermijnplanning 5. investeringsplanning 6. bedrijfsanalyse 7. cao-onderhandelingen 8. presentatie op bouwbeurzen 9. marktonderzoek 10. management development activiteiten 11. werving en selectie medewerkers 12. bedrijfsjuridische zaken 13. klachten afhandelen 14. productieplanning 15. vergunningen aanvragen 16. boekhouding 17. socialemediabeleid 18. opleiding en bijscholing 19. kwaliteitscontrole 20. reclame maken 21. voor- en nacalculatie 22. onderzoek nieuwe bewakingssystemen 23. software ontwikkelen 24. inkoop vlakglaspanelen 25. contacten met scholen en opleidingen 26. reizen en verblijf buitenland regelen 27. vakantie en verlofdagen toekennen 28. projectplanning 29. verkoop buitenland 30. uittesten nieuwe toegangsconcepten 31. fabricage beveiligingssystemen 32. onderhoudswerk bij klanten 33. tekenkamer en ontwerp 34. verkoop aan doe-het-zelfketens 35. inkoop metalen profielen 36. website beheer en onderhoud 37. verkoop aan zakelijke klanten 38. inkoop machines en gereedschappen 39. fabricage draaideuren 40. montagewerkzaamheden 41. inkoop verf 42. storingen verhelpen bij klanten 43. ontvangst bezoekers 44. opslag van materialen 45. bedrijfsfeesten en personeelsuitjes 46. telefooncentrale bedienen 47. opslag van gereed product 48. personeelskantine runnen 49. transport naar de bouwplaats 50. schoonmaakwerk Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H14 p. 5/11

6 Ad b) Van verticale gelaagdheid naar horizontale functionalisatie per laag Per horizontale laag in de organisatie worden taken die logisch gezien bij elkaar horen op basis van functievormingscriteria conform Luijk (zie hoofdstuk 14). Daaraan ligt ook weer het kostenmotief ten grondslag, namelijk dat het efficiënt is om taken die logisch gezien bij elkaar horen onder te brengen in samenhangende functies. Kruisinga benoemt dit als functionalisatie. We gaan uit van het vorige schema en groeperen elke taak onder een samenhangende functie. We zien daarin overigens dat de gedetailleerde verticale gelaagdheid die hiervoor is ontstaan op onderdelen wordt doorbroken, omdat soms duurdere en goedkopere taken logisch gezien bij elkaar horen en dan in één functie terechtkomen. Bijvoorbeeld alle taken die iets te maken hebben met personeel komen nu terecht in de functie personeelszaken: personeels- cao-onderhandelingen management development activiteiten werving en selectie medewerkers opleiding en bijscholing contacten met scholen en opleidingen vakantie en verlofdagen toekennen zaken Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H14 p. 6/11

7 Zodoende ontstaat een clustering van de taken in functies op verschillende niveaus: Legenda DIR = Directie R&D = Research & Development MKT = Marketing EB = Externe Betrekkingen PZ = Personeelszaken A&C = Administratie & Control INK = Inkoop PRD = Productie VRK = Verkoop BB = Bedrijfsbureau FBR = Fabricage MNT = Montage MGZ = Magazijn OND = Onderhoud (incl. Storingen) FD = Facilitaire Dienst DIR R&D MKT EB PZ A&C INK PRD VRK B B M N T M G Z O N D F D De volgende tabel geeft alle details. Gelaagdheid van taken binnen Groepering van taken Uitleg ESS binnen ESS onder functies (op basis van het kostenmotief in (op basis van het verticale zin) kostenmotief in horizontale zin) algemene directievoering DIR = directie bedrijfsontwikkeling DIR deelname aan brancheactiviteiten EB = externe betrekkingen langetermijnplanning DIR investeringsplanning A&C = administratie & control bedrijfsanalyse A&C cao-onderhandelingen PZ = personeelszaken presentatie op bouwbeurzen MKT = marketing marktonderzoek MKT management development PZ activiteiten werving en selectie medewerkers PZ bedrijfsjuridische zaken EB klachten afhandelen VRK = verkoop productieplanning BB = bedrijfsbureau Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H14 p. 7/11

8 Gelaagdheid van taken binnen Groepering van taken Uitleg ESS binnen ESS onder functies (op basis van het kostenmotief in (op basis van het verticale zin) kostenmotief in horizontale zin) vergunningen aanvragen EB boekhouding A&C socialemediabeleid EB opleiding en bijscholing PZ kwaliteitscontrole BB reclame maken MKT voor- en nacalculatie A&C onderzoek nieuwe R&D = research & development bewakingssystemen software ontwikkelen R&D inkoop vlakglaspanelen INK = inkoop contacten met scholen en PZ opleidingen reizen en verblijf buitenland regelen PRD = productie vakantie en verlofdagen toekennen PZ projectplanning BB verkoop buitenland VRK uittesten nieuwe toegangsconcepten R&D fabricage beveiligingssystemen FBR = fabricage onderhoudswerk bij klanten OND = onderhoudsdienst tekenkamer en ontwerp BB verkoop aan doe-het-zelfketens VRK inkoop metalen profielen INK website beheer en onderhoud EB verkoop aan zakelijke klanten M&V inkoop machines en INK gereedschappen fabricage draaideuren FBR montagewerkzaamheden MNT = montage inkoop verf INK storingen verhelpen bij klanten OND ontvangst bezoekers FD = facilitaire dienst opslag van materialen MGZ bedrijfsfeesten en personeelsuitjes FD Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H14 p. 8/11

9 Gelaagdheid van taken binnen Groepering van taken Uitleg ESS binnen ESS onder functies (op basis van het kostenmotief in (op basis van het verticale zin) kostenmotief in horizontale zin) telefooncentrale bedienen EB opslag van gereed product MGZ = magazijn personeelskantine runnen FD transport naar de bouwplaats PRD schoonmaakwerk FD In elke laag in de organisatie en per functie zitten niet alleen uitvoerende, maar ook leidinggevende taken, zoals de volgende afbeelding heel globaal weergeeft. DIR R&D EB PZ MKT A&C INK PRD VRK B B M N T M G Z O N D F D Daar gaan we nu niet meer in detail op in. Bij nadere detaillering zou blijken dat de verhouding van de hoeveelheid leidinggevend werk (grijs aangeduid in de figuur) ten opzichte van de hoeveelheid uitvoerend werk (wit aangeduid) per afdeling kan verschillen, afhankelijk van het soort werk of het soort medewerkers: Eenvoudig en routinematig werk vs. Complex en uniek werk en/of Lage taakvolwassenheid van medewerkers vs. Hoge taakvolwassenheid van medewerkers Betekent: Frequent maar weinig intensief Sporadisch maar heel intensief leidinggeven is nodig vs. leidinggeven is nodig (Zie hiervoor hoofdstuk 8 en 9.) Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H14 p. 9/11

10 Concept uitgeefgroep Bouwstenen van Management en Organisatie Ad c) Teken op basis hiervan het huidige organisatieschema van ESS Ad d) Analyseer hoe de vier mogelijke gezichtspunten (F, P, M en G) in de huidige lijnstructuur naar voren komen De huidige organisatiestructuur is in de lijn direct onder de directie Functioneel gericht (Inkoop, Productie, Verkoop). Productie is ook weer Functioneel onderverdeeld (Magazijn, Fabricage. Montage, Onderhoud). Dit is in het schema aangeduid met een F. Opvallend is dat de gezichtspunten P, M en G dit zijn specialisaties niet in de lijnstructuur naar voren komen, terwijl ESS wel bezig is zich in deze specialisaties te ontwikkelen of ambities daarin heeft: P -> ESS wil naast traditionele draaideuren (TDD) ook geavanceerde draaideuren (GDD) ontwikkelen en is al begonnen deze op de markt zetten. Idem -> ESS speelt met de gedachte een full service -concept (FSC) te gaan aanbieden, wat inhoudt dat niet-technische en personele oplossingen in één pakket worden aangeboden. M -> Naast de zakelijke markt wil ESS ook de particuliere markt gaan veroveren met beveiligingssystemen voor huishoudelijk gebruik (BVH). G -> Twee naburige landen, Duitsland en België, heeft ESS al betreden en een verdere uitbreiding om te beginnen alleen binnen de EU wordt niet uitgesloten. Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H14 p. 10/11

11 Conclusie Geconcludeerd moet worden dat de huidige lijnstructuur niet toereikend is om specialisaties, of het nu in P of in M of in G betreft, adequaat uit te voeren. De huidige F-structuur is daartoe gewoonweg niet toe in staat. Als ESS zich geloofwaardig en met enige kans op succes in één of meer van de hiervoor genoemde specialisaties wil ontwikkelen, dan zal de huidige lijnstructuur met haar dominante gerichtheid op functies moeten worden aangepast. Hierop komen we terug in hoofdstuk 15. Case Entrance & Security Systems - case, analyse en conclusies (OLO) H14 p. 11/11