Eerste BBC-ervaringen uit het werkveld Over groeipijnen en kansen

Transcriptie

1 Eerste BBC-ervaringen uit het werkveld Over groeipijnen en kansen VILVOORDE De meeste stedelijke en gemeentelijke administraties zijn al op de hoogte dat hen in de nabije toekomst een grondige hervorming van de beleidsplanning te wachten staat. Die kadert in het nieuwe decreet planlastvermindering en in het nieuwe instrumentarium BBC (Beleids- en Beheerscyclus). ISB hecht veel belang aan het delen van ervaringen uit het werkveld en schotelt u daarom een interview voor met Jo Lippens, sportfunctionaris van Vilvoorde, een van de BBC-pilootgemeenten. Eerst frissen we uw geheugen nog even op. een meerjarenplan moet opstellen voor de volgende zes jaar ( ). Begin 2011 zijn twaalf gemeenten en acht OCMW s als pilootproject al gestart met het nieuwe instrumentarium. Eén van hen is de stedelijke administratie van Vilvoorde. Deze stad heeft een meerjarenplan en een budget 2011 opgemaakt volgens de Een softwarepakket voor alle gemeenten? Jo Lippens: Ik denk dat het softwarepakket al veel verder had moeten staan dan vandaag het geval is. Dat levert de grootste problemen op. Vlaams minister van Binnenlands Bestuur Geert Bourgeois lanceerde vorig jaar zijn plannen voor een efficiëntere en effectieve overheid. Daarin staan sterke gemeenten met meer bevoegdheden centraal. De minister wil streven naar een beter partnerschap tussen Vlaanderen en de lokale besturen. Het instrumentarium van de beleids- en beheerscyclus (BBC) is een eerste element en is niet los te zien van de invoering van het decreet planlastvermindering. Het decreet mikt niet alleen op administratieve vereenvoudiging, maar ambieert ook een cultuurverandering die aanstuurt op meer operationele autonomie voor lokale besturen. Het instrumentarium BBC biedt lokale besturen nieuwe tools om te plannen en te rapporteren. Die BBC slaat voornamelijk op drie aspecten: de meerjarenplanning als beleidsrapport voor zes jaar, een jaarlijks budget en een jaarrekening als jaarlijks evaluatie-instrument. De sectorale plannen, zoals het sportbeleidsplan of het jeugdbeleidsplan, verdwijnen met de invoering van de BBC. Het is de bedoeling dat elke stedelijke en gemeentelijke administratie vanaf 1 januari 2014 in het nieuwe systeem stapt. Dat betekent concreet dat men in 2013 Vlaanderen heeft ervoor gekozen om niet zelf de informaticasystemen voor planning, budget, boekhouding en jaarrekening te laten certificeren, vanwege negatieve ervaringen bij eerdere hervormingen. Dit keer worden verschillende softwareleveranciers ondersteund. Er werd een reeks (vaak vanzelfsprekende) regels opgesteld waaraan een informaticapakket voor de uitvoering van het besluit moet voldoen. Het gaat onder meer om de volgende bepalingen: Bij een boeking in de algemene boekhouding moet het totaal gedebiteerde bedrag altijd gelijk zijn aan het totaal gecrediteerde bedrag. Een beleids- of beheersrapport moet opgesteld kunnen worden op basis van de registraties door de software. Het is onmogelijk om de verplichte elementen van de boekingen achteraf te verwijderen of te veranderen. De software moet kunnen werken met open standaarden om gegevens met derden uit te wisselen. De software moet beschikken over de nodige veiligheidsprocedures en voorzien in archiveringsmethodes. Elke gebruiker moet kunnen worden geïdentificeerd. De leverancier moet zorgen voor de nodige opleidingen en documentatie. Eenmaal gesloten, kan een boekhoudperiode niet worden heropend. Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N VTS225_bnw.indd 15 17/10/11 15:17

2 richtlijnen van de nieuwe beleids- en beheerscyclus voor lokale besturen. De strategische nota van Vilvoorde is ingedeeld in zeven beleidsdomeinen: aangename en veilige wijken, sociale en solidaire stad, stadsontwikkeling, kinderopvang en onderwijs, vrije tijd, interne organisatie en algemene financiering. Diezelfde indeling wordt ook gebruikt in de financiële nota. Zo lopen de strategische en de financiële nota van het meerjarenplan volledig De ervaringen in Overpelt Op basis van zijn ervaringen licht Driek ten Haaf, diensthoofd vrije tijd en evenementen bij Gemeentebestuur Overpelt, de positieve en minder positieve elementen van de BBC toe. Positief verplichting om buiten het eigen werkdomein te kijken (bijv. vrijetijdscommunicatie) en breder te denken; kansen om gebiedsoverschrijdend projecten op te zetten waardoor ze budgettair beter gedragen worden; gebruik van een eenduidige terminologie in de beleidsplannen en budgetten, waardoor andere collega s ook jouw domein leren kennen en jij dat van hen; relatie tussen beleidsplan/actieplan en budgetten enerzijds en jaarverslagrekening anderzijds komt veel duidelijker uit de verf (en kan gebruikt worden om bij te sturen); meer autonomie voor de besturen omwille van minder regels en verplichtingen (zowel vanuit sectoren en als vanuit de centrale wetgeving); in de oude boekhouding liggen de bedragen meestal minutieus vast. Met de nieuwe BBC heb je de kans om de artikels wat ruimer te definiëren (met daaronder wel pro memorie de vroegere onderverdeling) waardoor er makkelijk kan geschoven worden. Negatief geen kennis van de terminologie en de inhoud en mogelijkheden van de termen; te weinig tijd voor een gedragen verhaal (doelstellingen, acties en budgetten worden het best bepaald in overleg met de sector, managementteam en het beleid); van te veel detail naar te grote eenheidssoep: waakzaam blijven voor sportspecifieke doelstellingen, acties en budgetten. Samenwerken en ruimer denken, betekent niet dat er geen eigen sportaccenten (als prioritaire doelstelling) meer (moeten) zijn; dode letter, net zoals bij het sportbeleidplan moet het een concreet gebruiksinstrument zijn/worden.; de BBC mag niet enkel een verhaal van het managementteam of de leidinggevenden zijn: informeer en betrek iedereen. gelijk, wat de transparantie en de leesbaarheid ten goede komt. De dienst sport is ingedeeld in het domein vrije tijd. Vilvoorde kende verder nooit een overkoepelende dienst vrije tijd, maar werkt met een volledig onafhankelijke sportdienst en een schepen die alleen voor sport bevoegd is. Wij voelen Jo Lippens, sportfunctionaris van Vilvoorde, aan de tand over de invoering van die beleidsen beheerscyclus. Kan je kort schetsen hoe het proces van beleidsplanning verliep in Vilvoorde voor de invoering van de BBC? Ik werk nu twintig jaar op de sportdienst. Van in het begin tot zowat zes of zeven jaar geleden werkten we met een A4-blaadje waarop we onze inkomsten en uitgaven noteerden per accommodatie. Daarna is dat proces uitgebreid naar een begrotingsvoorstel dat wij moesten opmaken en uitwerken per uitgave per accommodatie. Dat gebeurde jaarlijks in augustus en september. Op alle uitgaven en inkomsten moesten we een cijfer kleven. Dat vormde de basis voor de begroting, zowel voor de gewone dienst als voor de buitengewone dienst. Sinds een drietal jaar werken we met doelstellingen waaraan we budgetten koppelen. We wisten toen al dat dit nieuwe systeem eraan zat te komen en hebben daarop ingespeeld. Nu dat systeem van BBC is ingevoerd, moet het allemaal strikt opgevolgd worden. Er zijn duidelijke doelstellingen en aan die doelstellingen wordt een bedrag gekoppeld Vilvoorde is één van de twaalf BBC-pilootgemeenten. Vanwaar die motivatie? Dat is een zuivere beslissing van het management en van de secretaris. Als ze dit gevraagd hadden aan de diensthoofden of aan de kaderleden van diensten, dan zou, zeker met wat we nu weten, niemand voorstander geweest zijn. Het softwarepakket staat simpelweg nog niet op punt. We kennen veel problemen op vlak van betalingen, zoals laattijdige betalingen waardoor aannemers misnoegd zijn. Bepaalde zaken van het nieuwe systeem staan gewoon nog niet op punt. Wat dacht je toen Vilvoorde zich aanbood als pilootgemeente? Wat zal er nu gebeuren? Zal dit wel snel loslopen? We zijn vorig jaar begonnen met die BBC, maar pas dit jaar werken we enkel met dat systeem. We zijn nu al oktober maar die kinderziektes zijn nog niet opgelost. Kan je al een voorlopige conclusie trekken uit dat nieuwe proces? Goh, het enige positieve dat ik erin zie, is dat er duidelijke doelstellingen zijn en dat aan die doelstellingen een bedrag gekoppeld wordt. Het grote nadeel van dit geheel is dat men in de problemen komt als men een verkeerde begroting opstelt. We kunnen niet flexibel genoeg met kredieten schuiven binnen een bepaalde uitgave. Ik denk bijvoorbeeld aan het onderhoud van de grasmachines Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N VTS225_bnw.indd 17 17/10/11 15:17

3 voor het sportstadion. Je weet op voorhand niet hoeveel keer die machine kapot zal gaan. Stel nu dat je euro voorziet, maar een grote panne doet de kosten stijgen tot euro. Dan kom je 200 euro te kort. Vroeger zaten alle herstellingen in één en dezelfde pot, of dat nu grasmachines waren of elektrische boilers. En die ene pot was groot genoeg om uit te putten. Dat is nu niet meer het geval. Welk proces doorliep de sportdienst sinds de invoer van de BBC? Is er op de werkvloer iets veranderd? Ja, toch wel. De timing om de budgetten op te maken, begint veel vroeger en het proces duurt veel langer. De ervaringen in De Pinte Ann Devreese, sportfunctionaris in De Pinte, zet haar ervaringen op een rijtje. In De Pinte heeft elke verantwoordelijke van een beleidsdomein de automie om zelf de onderverdelingen te maken voor algemene rekeningnummers (de vroegere artikelnummers) met de mogelijkheid om samen met andere sectoren bepaalde budgetten samen te voegen op een artikelnummer. Dat vind ik een positief gegeven, zegt Ann. Over het algemeen werkt de nieuwe regeling drempelverlagend naar dienstoverschrijdend werken. Verder ervaar ik dat het meerjarenplan en jaarbudgetten door het gemeentebestuur nu meer als vroeger aangewend worden als werkdocumenten. Het bepalen van de beleidsdomeinen is in De Pinte geënt op de strategische en operationele doelen die in de algemene beleidsvisie ( ) van het bestuur en het meerjarenplan ( ) staan. Hierdoor zijn de budgetten beter afgestemd op de beleidsplannen, wat uiteindelijk ook de bedoeling is. Voor de pilootgemeenten was er zeer weinig tijd om alles grondig voor te bereiden en kennis te nemen van de nieuwe materie. In deze fase is niet alles duidelijk en moeten verschillende zaken nog scherpgesteld worden. Het onderscheid tussen actieplan en gelijkblijvend budget is bijvoorbeeld bij het organiseren van sportkampen nog onduidelijk. Het is nog niet duidelijk wat verplicht voor iedereen van toepassing is en waar de gemeenten autonoom mogen beslissingen nemen. Tot slot wil Ann nog het volgende meegeven aan alle gemeente die instappen in de BBC: Goede voorkennis over de BBC is belangrijk. Alertheid is aangewezen en controle of er geen te grote fouten insluipen bij de overstap van de vroegere artikelen naar de nieuwe artikelnummers zodat alle budgetten zeker, maar dan ook niet dubbel, voorzien worden. Dat komt omdat je bepaalde zaken moet doorgeven aan andere diensten en dat neemt tijd in beslag. Een voorbeeld: je wil als sportdienst bepaalde werken laten uitvoeren in een bepaald gebouw. Dan moet je eerst naar de dienst gebouwen gaan. Of een ander voorbeeld: je wil als sportdienst een parking laten herstellen. Dan moet je eerst naar de dienst wegen. Je moet gewoon meer samenwerken, maar dat houdt in dat je meer tijd nodig hebt. Die betere samenwerking tussen diensten zou één van de positieve gevolgen moeten zijn van de invoering van de BBC. Dat blijkt dus wel te kloppen? Inderdaad. Je moet voor bepaalde zaken aankloppen bij andere diensten. Vroeger was dat niet het geval. Als de dienst sport een gebouw moest zetten, deden we kennis op om een lastenboek op te maken waarna het proces van start ging. Als er nu iets aan gebouwen aangepast wordt, al is het maar de plaatsing van een tribune, dan moeten we naar de dienst gebouwen trekken. Dat is natuurlijk een goede zaak, want die dienst heeft toch kennis ter zake. En ook de dienst sport blijft betrokken, want de plaatsing van een tribune vergt ook sporttechnische kennis. Helaas is er ook een nadeel. Ook die andere diensten hebben niet altijd alle kennis in huis. Een voorbeeld is de aanleg van het Fins looppad. Kleef daar maar eens een prijs op. Ik ken daar geen prijzen van, maar ook de dienst wegen niet. En dan kan het gebeuren dat bepaalde zaken niet doorgaan, nog voordat ze besproken zijn in het schepencollege. Je moet voor bepaalde zaken aankloppen bij andere diensten Een andere ambitie van die nieuwe plannen en decreten is zorgen voor minder administratieve rompslomp. Kan je daar al iets over kwijt? Dat is helemaal het geval niet. Misschien komt dat nog, eenmaal het programma op punt staat. De software verandert nu nog te frequent en we worden niet altijd op de hoogte gehouden van de moeilijkheden van de programma. Ik hoop dat het, eenmaal het op punt staat, toch overzichtelijker en transparanter wordt. Een mogelijke bedreiging voor de toekomst is dat sport naar de achtergrond verdwijnt als het management niet voldoende aandacht heeft voor de sector. Dat is hier niet het geval. De dienst sport zal binnenkort samen met de andere diensten van de socio-culturele sector verhuizen naar nieuwe gebouwen. Daar moeten we dan in staat zijn om meer samen te werken of overlappend te werk te gaan. Zo komt er één balie voor die diensten. Dat betekent ook dat de mensen van de dienst sport een bepaalde kennis moeten opdoen van bijvoorbeeld de sector jeugd zodat we ook op dat vlak onze baliefunctie kunnen vervullen. We hebben in Vilvoorde ook al jaren een socio-culturele manager. Die is trouwens onze vertegenwoordiger in het managementteam. Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N VTS225_bnw.indd 19 17/10/11 15:17

4 In welke mate werd de sportdienst nu betrokken bij de opmaak van het meerjarenplan ? Dat is vooral binnen het diensthoofdenoverleg en het managementteam opgesteld. Zij hebben een bepaalde structuur en hoofddoelstellingen opgesomd en steeds verder verfijnd naar concrete acties. Dat is goed verlopen. De sportdienst had zeker voldoende inbreng. Het diensthoofdenoverleg wordt gecoördineerd door de manager van de socio-culturele sector. Ikzelf was nooit aanwezig op die overlegmomenten, maar ik ben geconsulteerd over het beheer van gebouwen, mijn domein. Het is natuurlijk zo dat een dienst zich telkens moet bewijzen om aan bod te komen en ik denk dat wij dat in het verleden voldoende gedaan hebben. Wij krijgen voldoende kredieten om te werken en te investeren. Ik heb vooral geleerd dat je heel gestructureerd moet werken Kan je enkele voorbeelden geven van doelstellingen en acties die in de meerjarenplanning opgenomen werden? Zo hebben we een doelstelling naar seniorenwerk opgenomen. Dat wordt dan in overleg met de dienst sociale zaken uitgevoerd. Vroeger organiseerde de dienst sport een seniorenactiviteit, richtte de dienst sociale zaken enkele activiteiten voor senioren in en pakte ook de dienst cultuur uit met zaken voor senioren. Door die BBC is dat wel meer gecoördineerd. Verder hebben we bijvoorbeeld ook een doelstelling op vlak van sportonderscheidingen. Die doelstellingen worden ook alsmaar verder verfijnd, maar ik ben daar niet zo mee bezig. Dat is meer de taak van het diensthoofd. Wat zie jij als de grootste bedreiging van de invoer van de beleids- en beheerscyclus? Ik denk dat vooral de foute inschatting van budgetten problemen kan opleveren. Ik hoop dat op dat vlak in de nabije toekomst meer soepelheid ingebouwd wordt zodat we met budgetten kunnen schuiven en we niet voor verrassingen komen te staan. Ik heb nu wel vernomen dat men daaraan aan het werken is. Binnen bepaalde domeinen zouden bepaalde zaken verschoven kunnen worden, zolang het maar binnen eenzelfde doelstelling blijft. Als ze het systeem op dat vlak gemakkelijker maken, kan dat probleem van de baan geholpen worden. Als je dan eens 100 euro fout zit, kan je dat naar een andere activiteit verschuiven. Kan je positieve ervaringen opsommen van de invoering van de beleids- en beheerscyclus? Ik moet al goed nadenken (lacht). Het opsommen van de doelstellingen is alleszins een goede zaak aan dat systeem. Iedereen weet nu waarvoor een bepaald budget wordt gebruikt. Dat is positief. Vroeger was het meer algemeen opgesteld. Ik hoop nu dat het programma in de nabije toekomst verder op punt komt te staan en dat het daarna vlotter te consulteren zal zijn en vlotter om cijfers in te voeren. Misschien kan er op die manier toch bespaard worden op papierwerk. Pilootgemeenten In juni 2010 kregen 12 gemeenten (waaronder Vilvoorde, Overpelt en De Pinte) en 8 OCMW s die zich kandidaat hadden gesteld, de toelating om al in 2011 als pionier met de beleids- en beheerscyclus (BBC) van start te gaan. Ook in 2012 en 2013 zullen telkens een aantal lokale besturen en provincies op eigen verzoek en met de toestemming van de minister vervroegd in de BBC kunnen stappen. Het is de bedoeling dat alle betrokkenen lessen kunnen trekken uit de ervaringen die deze pioniers opdoen. Als het nodig zou blijken, kan op basis van de opgedane ervaring de wet dan aangepast worden vóór de veralgemeende invoering in Wat heb jij al opgestoken van de nieuwe methode? Ik heb vooral geleerd dat je heel gestructureerd moet werken. Vroeger op dat A4-blaadje kon je werken zoals je wilde. Dat is niet langer het geval. De socio-culturele manager is onze vertegenwoordiger in het managementteam. Geloof je in het potentieel van de BBC? Het is een andere manier van werken, een manier van gestructureerd werken. Dat zou een betere, een snellere en een gemakkelijkere manier moeten zijn voor alle budgetten. Maar voorlopig blijkt niet dat er minder papier zal nodig zijn. Dat is momenteel een probleem. Ik hoop nochtans dat het echt beter zal zijn, eenmaal het programma op punt staat. Is men te vroeg gestart met die pilootprojecten? Ik denk wel dat het softwarepakket al veel verder had moeten staan dan vandaag het geval is. Dat levert de grootste problemen op. We moeten nog te veel aan die pakketten aanpassen. Kan je ten slotte tips meegeven aan collega s die straks in januari 2012 als pilootgemeente starten met BBC? Probeer eerst een structuur te vinden over hoe je een begroting opmaakt. Wij doen het via de gebouwen en in die gebouwen hebben we dan een structuur van technische zaken en andere aspecten die we dan in doelstellingen gieten. Daar zetten we dan een bedrag tegenover. Ik spreek nu vooral over gebouwen en machines, omdat ik het beheer van de accommodatie regel, maar hetzelfde geldt voor sportpromotie. Je moet een structuur hebben van een activiteit. Het is misschien zelfs iets gemakkelijker op dat vlak. Je hebt een aantal activiteiten en je zet daarnaast een som. En verder raad ik vooral aan om af te wachten hoe het programma evolueert. Bedankt voor dit gesprek! Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N VTS225_bnw.indd 21 17/10/11 15:17

5 10 BBC-suggesties voor de sportdienst Begin met je goed te informeren en denk mee over sport in je gemeente. Aan de hand van ervaringen van enkele gemeenten die reeds in het BBC-verhaal zitten, verzamelden we volgende tien suggesties. 1. Ken de spelregels van de BBC Wacht niet op informatie, ga er actief naar op zoek: - lees het boekje De BBC toegelicht in 60 vragen en antwoorden op - lees de artikels in de voorbije en komende edities van het Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer; - volg een infomoment over de BBC voor sportdiensten in het najaar; - surf naar om op de hoogte te blijven. 2. Vertrek vanuit de sterkten en kansen en versterk de competenties Je hebt als sportdienst heel wat te bieden. Denk maar aan de planningsvaardigheden die je met het maken van het sportbeleidsplan ontwikkelde. Gebruik deze kennis voor een resultaatgerichte omgevingsanalyse, het formuleren van actieplannen en benut deze voorsprong vanaf het begin. Verhoog je competenties door het volgen van opleidingen, intervisies, workshops Laat je niet vangen door enkel en alleen nog sterker te worden op sportthema s. Zaken als financieel beheer zijn met de nieuwe BBC ook aan de orde. 3. Leg linken naar andere beleidsdomeinen De BBC biedt heel wat kansen om sectoroverschrijdend te werken. Overweeg bij elk project goed waar de samenwerking met een ander beleidsdomein een meerwaarde oplevert. 4. Ga in dialoog met jouw schepen van sport en uw sectordiensthoofd Verdedig jouw keuze om mee te denken over het sportbeleid in je gemeente. Bespreek jouw ideeën en visies rond de BBC en het sportbeleid. 5. Investeer in interactie met het sportveld De sportraad is de plaats bij uitstek om gedachten uit te wisselen met het sportveld. Maak hiervoor bewust voldoende tijd. Zonder de dialoog met het sportveld is het moeilijk om een gedragen visie op te bouwen. Zet ook in op verbetering van de adviescompetenties en -vaardigheden van de sportraad. De vragen aan de sportraad zullen in de toekomst enkel complexer worden omwille van bijvoorbeeld de linken met andere beleidsdomeinen. 6. Rapporteer en informeer aan het managementteam Het managementteam (MAT) maakt of stuurt de beleidsplanning in de gemeente aan. Ze zijn als het ware een scharnierpunt naar de beleidsbeslissers. De BBC zal enkel werken als er wisselwerking is tussen top down en bottom up. Je hebt er dus alle belang bij om aan het MAT te rapporten en hen zo veel mogelijk te informeren. 7. Maak in 2012 een sportmemorandum In een sportmemorandum geef je input aan de nieuwe bestuursploeg. Geef hierbij blijk van een brede visie op sportbeleid. Neem hiervoor zelf het initiatief en wacht niet tot er eventueel naar gevraagd wordt. 8. Meng je in de bespreking voor keuzes rond beleidsdomeinen en prioritaire beleidsdoelstellingen en in de definiëring van artikels Breng je sport onder in één, of meerdere beleidsdomeinen (bv. welzijn, vrije tijd)? Sport onder meerdere beleidsdomeinen onderbrengen levert heel wat voordelen op om een breed sportbeleid onder te brengen in het meerjarenplan, maar dit vereist de nodige aandacht voor de financiële opvolging. Bekijk verder goed de verfijning van de verplichte beleidsvelden in beleidsitems. Uit ervaring leren we dat de prioritaire beleidsdoelstellingen meestal dienstoverschrijdend worden geformuleerd. Meng je in de bespreking en kijk goed waar je sport aan kan hangen. Tracht artikels in de boekhouding ruim te (laten) definiëren zodat er met bedragen geschoven kan worden. 9. Bewaak het beleids -luik in de BBC Waak erover dat het niet enkel een beheersverhaal wordt. De pilootgemeenten leren ons dat onbewust al te vaak de nadruk op het financiële luik wordt gelegd. 10. Praat, overleg, discussieer met collega sportfunctionarissen, sportraden, schepenen van sport De gouden tip? Praat erover! Met collega s binnen en buiten de gemeente. Ga te rade hoe zij erover denken. Discussieer binnen de burensportdienst, op contactdagen, op intervisies ISB zal in het voorjaar van 2012 hiervoor verschillende fora voorzien. Paul Cobbaert (interview) Roel Van Caenegem (kaderstukken) stafmedewerker ISB Trefwoord(en): beheer van de sportdienst, BBC Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N VTS225_bnw.indd 23 17/10/11 15:18