Voorstelling syndicus

Transcriptie

1 Voorstelling syndicus 1. Te beheren mede-eigendom Vereniging der mede-eigenaars Residentie 8660 DE PANNE 2. Algemene informatie omtrent Agence Mulier NV : Erkend lid B.I.V. (Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars). Erkend lid C.I.B. (Confederatie van Immobiliënberoepen van België). Kwaliteitscertificaat van syndicus uitgereikt door AES & KAEV. Wij zijn 24/24, 7/7 rechtstreeks beschikbaar. 3. Administratieve informatie omtrent Agence Mulier NV : Ligging kantoor Dynastielaan 2, De Panne Openingsuren dagelijks van 09u00 tot 12u30 en van 13u30 tot 18u00, dinsdag van 09u00 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u00 en vrijdag van 09u00 tot 12u30 en van 13u30 tot 19u00, gesloten op woensdag en zondag. Postadres Dynastielaan 2, 8660 DE PANNE Telefoon 058/ Fax 058/ info@agencemulier.be Website Voor uiterst dringende gevallen zijn wij ook bereikbaar s nachts, op zondagen en feestdagen. U spreekt rechtstreeks met de syndicus, u wordt dus niet doorgeschakeld naar een onpersoonlijke teleservice die uw oproep aanneemt. Meertalig secretariaat in het Nederlands en het Frans. De mede-eigenaars met een geldig adres krijgen via een paswoord toegang tot de website van de syndicus, waar alle informatie betreffende hun mede-eigendom kan geraadpleegd worden.

2 4. Wat doet Agence Mulier NV voor uw residentie? Sinds 1 september 2010 omschrijft de nieuwe wet op de mede-eigendom klaar en duidelijk wat de rechten en plichten zijn van een vereniging van mede-eigenaars. In deze wet is er sprake van twee organen, die een rol spelen bij het beheer van het gebouw. Er is de algemene vergadering, die als enige beslissingen kan nemen betreffende het beheer. Daarnaast is er de syndicus, die de beslissingen van de algemene vergadering moet (laten) uitvoeren en in het algemeen moet waken over de goede gang van zaken in het gebouw. Tenslotte voorziet de wet de mogelijkheid van het aanstellen van een raad van mede-eigendom, die toezicht houdt op het werk van de syndicus en hem adviseert. Een nauwe samenwerking tussen syndicus en de raad van mede-eigendom is noodzakelijk om een goed beheer te realiseren. De syndicus krijgt een aantal opdrachten opgelegd, die hij moet uitvoeren tegen een vooraf overeengekomen ereloon: De belangrijkste wettelijke opdrachten zijn: 1 de algemene vergadering bijeen te roepen op de door het reglement van mede-eigendom vastgestelde dagen of telkens als er dringend in het belang van de mede-eigendom een beslissing moet worden genomen. 2 de beslissingen van de algemene vergadering te notuleren in het register bedoeld in artikel , 3. 3 de beslissingen die de algemene vergadering heeft genomen, uit te voeren en te laten uitvoeren; 4 alle bewarende maatregelen te treffen en alle daden van voorlopig beheer te stellen; 5 het vermogen van de vereniging van medeeigenaars te beheren; voor zover als mogelijk dient dit in zijn geheel geplaatst te worden op diverse rekeningen, waaronder verplicht een afzonderlijke rekening voor het werkkapitaal en een afzonderlijke rekening voor het reservekapitaal; al deze rekeningen moeten op naam van de vereniging van mede-eigenaars worden geplaatst; 6 de vereniging van mede-eigenaars, zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken, te vertegenwoordigen; 7 de lijst van de schulden bedoeld in artikel , 2 over te leggen binnen dertig dagen te rekenen van het verzoek van de notaris; 8 aan elke persoon, die het gebouw bewoont krachtens een persoonlijk of zakelijk recht, maar die in de algemene vergadering geen stemrecht heeft, de datum van de vergaderingen mede te delen om hem in staat te stellen schriftelijk zijn vragen of opmerkingen met betrekking tot de gemeenschappelijke gedeelten te formuleren. Deze zullen als zodanig aan de vergadering worden medegedeeld; De mededeling wordt op en goed zichtbare plaats aangeplakt in de gemeenschappelijke delen van het gebouw; 9 indien zijn mandaat op om het even welke wijze een einde heeft genomen, binnen een termijn van dertig dagen na de beëindiging van zijn mandaat het volledige dossier van het beheer van het Agence Mulier NV vervult ze als volgt: De mede-eigenaars worden uitgenodigd volgens de basisakte. Elke eigenaar kan zich bij afwezigheid laten vertegenwoordigen door de bijgevoegde volmacht tijdig naar ons terug te sturen. In ons kantoor staan vergaderzalen tot 30 personen ter beschikking. De beslissingen worden genotuleerd en via een procesverbaal van de algemene vergadering aan alle eigenaars toegestuurd binnen de maand na de algemene vergadering. De besliste werken voor uitvoering worden besteld conform de beslissingen van de vergadering. Alle dringende en noodzakelijke werken worden door de syndicus besteld en opgevolgd. De beheerraad wordt van alle belangrijke werken op de hoogte gebracht. De syndicus opent een zichtrekening en een spaarboekje op naam van de VME bij de Fortis Bank of KBC te De Panne, waarop alle gelden van de vereniging beheerd worden. Alle contacten met derden betreffende de gemeenschappelijke gedeelten gebeuren enkel en alleen via de syndicus. De syndicus beantwoordt alle vragen van de notaris binnen de wettelijke bepaalde termijnen. De per aangetekende uitnodigingen tot de Algemene Vergadering worden naar alle door de syndicus gekende inwoners van de residentie opgestuurd. Alle dossiers worden bijgehouden op het kantoor van de syndicus, en worden binnen de wettelijke termijnen overhandigd aan de nieuwe beheerder in geval van stopzetting van ons mandaat.

3 gebouw aan zijn opvolger, of in diens afwezigheid, aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering te overhandigen, met inbegrip van de boekhouding en de activa die hij beheerde, van elk schadegeval, van een historiek van de rekening waarop de schadegevallen zijn vereffend, alsmede van de stukken die de bestemming bewijzen welke werd gegeven aan elke som die niet op de financiële rekeningen van de mede-eigendom terug te vinden is; 10 een aansprakelijkheidsverzekering aan te gaan die de uitoefening van zijn taak dekt, alsook het bewijs van die verzekering te leveren; in geval van een mandaat om niet, wordt die verzekering aangegaan op kosten van de vereniging van medeeigenaars; 11 het de mede eigenaars mogelijk te maken inzage te nemen van alle niet-privatieve documenten of gegevens over de mede-eigendom, en wel op alle wijzen die zijn bepaald bij het reglement van mede eigendom, of door de algemene vergadering, en, met name, via een internetsite; 12 desgevallend, het postinterventie dossier te bewaren op de wijze die door de Koning is vastgesteld; 13 ten behoeve van de in artikel 577-7, 1, 1, d), bedoelde mededinging meerdere kostenramingen over te leggen, op grond van een vooraf opgemaakt bestek; 14 aan de gewone algemene vergadering een evaluatierapport voor te leggen in verband met de overeenkomsten voor geregeld verrichte leveringen; 15 de algemene vergadering vooraf om toestemming te verzoeken voor alle overeenkomsten tussen de vereniging van medeeigenaars en de syndicus, diens aangestelden, naaste familieleden, bloedverwanten of aanverwanten tot en met de derde graad, dan wel die van zijn of haar echtgeno(o)t(e) tot in dezelfde graad; hetzelfde geldt voor de overeenkomsten tussen de vereniging van mede eigenaars en een onderneming waarvan de hierboven vermelde personen eigenaar zijn of in het kapitaal waarvan ze een aandeel bezitten, een onderneming waarin zij directiefuncties of toezichthoudende functies bekleden, dan wel een onderneming waarbij zij als loontrekkende in dienst zijn of waarin zij zijn aangesteld; indien de syndicus een rechtspersoon is, mag hij, zonder daartoe specifiek te zijn gemachtigd bij wege van een beslissing van de algemene vergadering, geen overeenkomst voor rekening van de vereniging van mede eigenaars sluiten met een onderneming die direct of indirect een aandeel bezit in zijn kapitaal; 16 de lijst en de persoonsgegevens bij te werken van wie gerechtigd is deel te nemen aan de Agence Mulier NV heeft een aansprakelijkheidsverzekering bij AG Insurance. Agence Mulier NV beschikt reeds 2 jaar over een eigen website. Alle mede-eigenaars kunnen via een persoonlijk paswoord toegang krijgen tot ALLE documenten aangaande hun eigendom. Bij nieuwbouw residenties wordt een kopie van het post interventie dossier overhandigd aan iedere medeeigenaar. De syndicus beschikt steeds over een elektronische kopie van dit document. Agence Mulier NV vraagt steeds 3 of meer prijsoffertes op bij beslissing van de Algemene Vergadering om werken uit te voeren. Bij beslissingen buiten de bevoegdheden van de syndicus, wordt beroep gedaan op een erkende instantie die zich bezighoudt met het dossier. Via de website kan iedere mede-eigenaar de ondertekende overeenkomsten raadplegen. Tijdens iedere Algemene Vergadering wordt een evaluatie van de onderhoudscontracten voorgelegd. Agence Mulier NV werkt enkel met derden-firma s die wettelijk erkend zijn en beschikken over de nodige know-how en ervaring. De lijst van mede-eigenaars van de VME is steeds te raadplegen op de website van Agence Mulier NV. Een

4 beraadslagingen van de algemene vergadering, en de mede-eigenaars op hun eerste verzoek en de notaris indien hij de syndicus hiertoe verzoekt in het kader van de overschrijving van de akten die overeenkomstig artikel 1, eerste lid van de hypotheekwet van 16 december 1851 op het hypotheekkantoor worden overgeschreven, de naam, het adres, de gedeelten en de referenties van de kavels van de andere mede eigenaars te bezorgen; 17 de boekhouding van de vereniging van Medeeigenaars te voeren op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze, volgens het door de Koning op te stellen minimum genormaliseerd rekeningenstelsel. Elke mede-eigendom die met uitzondering van de kelders, de garages en de parkeerplaatsen minder dan twintig kavels omvat, mag een vereenvoudigde boekhouding voeren die ten minste een weerspiegeling is van de ontvangsten en uitgaven, van de toestand van de kasmiddelen, alsook van de mutaties van beschikbare middelen in contant geld of op de rekeningen, van het bedrag van het werkkapitaal en het reservekapitaal bedoeld in artikel , 5, tweede en derde lid, van de schuldvorderingen en de schulden van de mede eigenaars 18 de begrotingsraming voor te bereiden voor de lopende uitgaven voor het onderhoud, de werking en het beheer van de gemeenschappelijke delen en de gemeenschappelijke uitrusting van het gebouw, alsook een begrotingsraming voor te bereiden voor de buitengewone te verwachten kosten; die begrotingsramingen worden jaarlijks ter stemming voorgelegd aan de vereniging van mede-eigenaars; zij zullen worden toegevoegd aan de agenda van de algemene vergadering die over die begrotingen moet stemmen. gedrukte lijst kan steeds bekomen worden in onze kantoren. Agence Mulier NV beschikt over een professioneel boekhoudprogramma. Via de website kan dag per dag opvolging gedaan worden van de boekhouding. De boekhoudkundige stukken zijn na afspraak, steeds raad te plegen. Agence Mulier NV legt tijdens elke Algemene Vergadering een begroting voor aan alle mede-eigenaars. Dit zowel voor de dagelijkse onkosten als voor de grote te voorzien onkosten. Het dienstenpakket dat Agence Mulier NV u als syndicus kan aanbieden, valt uiteen in drie luiken: het financieel beheer, het administratief beheer en het technisch beheer. Aan elk van de deeltaken die u hieronder vindt wordt steeds dezelfde zorg en vakkundigheid besteed.

5 Administratief beheer: een volledig aparte dienst 'beheer van mede-eigendommen'; een onpartijdig, deontologisch correct standpunt; een grondige juridische kennis terzake; een adequate kennis van de wetgeving omtrent mede-eigendom; een gecentraliseerde coördinatie; wij nemen alle nodige administratieve en eventueel juridische stappen voor de correcte overname van het beheer; aanleg van een uitgebreid basisdossier; correcte vertegenwoordiging van de vereniging der mede-eigenaars in alle contractuele, juridische, overheids- en andere derderelaties; een gestroomlijnde en overzichtelijke administratie; een duidelijke opstelling van de dagorde van de algemene vergaderingen; een tijdig verstuurde uitnodiging voor de algemene vergaderingen; een eigen vergaderzaal tot 30 personen; verzending van een verslag van de algemene vergadering in het Nederlands of Frans; schriftelijke of telefonische opmerkingen worden steeds de dag zelf nog behandeld; een strikte opvolging van schadedossiers bij de verzekeringsmaatschappij. Financieel beheer: een aparte bankrekening plus gekoppelde spaarrekening per gebouw; duidelijk advies bij het vastleggen van een werkkapitaal (het budget voor de jaarlijkse kosten) en het aanleggen en beheren van een reservekapitaal (de spaarpot voor belangrijke, meestal éénmalige investeringswerken); dagelijks bijgehouden facturatie en bankverrichtingen; voor elke uitgaande betaling wordt de factuur, nota of rekening genummerd bijgehouden; geen betaling van leveranciers zonder controle op de juistheid van de factuur en de correcte uitvoering van het werk of de dienst; een volledig open boekhouding; een volledig geautomatiseerde, dubbele boekhouding; een jaarlijkse, gedetailleerde kostenafrekening; een correcte verdeling van alle gemeenschappelijke kosten, in overeenstemming met de bepalingen in het reglement van mede-eigendom en de beslissingen van de algemene vergadering. een waterdichte opvolging van alle betalingen met de nodige herinneringsberichten; een tweetalige opgave van alle uitgaven en inkomsten. Technisch beheer: geregeld controlebezoeken in het gebouw; gemelde of vastgestelde defecten aan de gemeenschappelijke delen worden de dag zelf nog doorgegeven ter herstelling of nazicht; een grondig inzicht in bouwtechnologische zaken; regelmatige bijscholing op diverse vlakken; op de hoogte van de nieuwste evoluties in de bouwsector; goede contacten met erkende studiebureaus en architecten; goede contacten met gerenommeerde firma s.

6 5. Wat kost u het beheer door Agence Mulier NV? Na een evaluatie van de grootte en samenstelling van uw residentie kunnen wij u onze diensten als syndicus voorstellen aan het ereloon van per appartement per maand en per parking of garage per maand, jaarlijks geïndexeerd. Deze prijzen zijn ALL IN. Enkel voor aangetekende zendingen, buitengewone en hernieuwde algemene vergaderingen en niet beschreven opdrachten zullen er bijkomende erelonen aangerekend worden. Deze erelonen zijn vrijgesteld van btw. 6. Duur van de opdracht - beëindiging van de opdracht: De nieuwe wet stelt dat een syndicus kan aangesteld worden voor de duur van maximaal 3 jaar. Zijn mandaat is echter steeds verlengbaar. Bij een aanstelling in de statuten neemt het mandaat van rechtswege een einde bij de eerste algemene vergadering, waarbij de verlenging van het mandaat van de syndicus moet worden goedgekeurd. Bij een nieuwe aanstelling als syndicus gaan wij uit van een proeftijd van één jaar, waarna het mandaat verlengd kan worden voor periodes van maximaal 3 jaar. Deze duurtijd sluit echter niet uit dat het mandaat van de syndicus te allen tijde opzegbaar is door een algemene vergadering (Art Burgerlijk Wetboek). 7. Aanvaarding van onze kandidatuur: Bij aanvaarding van onze kandidatuur als syndicus door de algemene vergadering, wordt een geschreven overeenkomst gesloten tussen de vereniging der mede-eigenaars en de syndicus. Eén door de raad van mede-eigendom en door ons ondertekend exemplaar wordt bijgehouden door een lid van de raad van mede-eigendom, het tweede exemplaar wordt door ons bijgehouden in het basisdossier van de residentie. De Panne, Tot uw dienst bij Agence Mulier NV - vastgoedbeheer: Carroen Maryann Gruwé Nathalie Hackx Vicky Huyghe Bart Verplancke Patrick