Stageverslag Aruba Hi-winds. Kristen Bos & Rixt van der Laan Sport, gezondheid & management Hanzehogeschool Groningen

Transcriptie

1 Stageverslag Aruba Hi-winds Kristen Bos & Rixt van der Laan Sport, gezondheid & management Hanzehogeschool Groningen

2 Gegevens Naam: Kristen Bos Studentnummer: Stage: Aruba Hi-winds COP begeleider: Tom Robinson COP groep: International marketing Stagebegeleider: Evert Bongers Naam: Rixt van der Laan Studentnummer: Stage: Aruba Hi-winds COP begeleider: Tom Robinson COP groep: International marketing Stagebegeleider: Evert Bongers Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 2

3 Voorwoord Voor u ligt het stageverslag van de stage die gelopen is door Kristen Bos en Rixt van der Laan bij Aruba Hi-winds. De stage is gelopen vanaf februari tot en met eind juli en daarbij hoort dit stageverslag met de benodigde bijlages. Er is veel energie en tijd gestoken in de stage en daarom is het ook een zeer uitgebreid verslag geworden van alle taken en verantwoordelijkheden die bij de stage kwamen kijken. Zo is er onder andere te lezen: 1. Verslaggeving van Aruba Hi-winds Per student een uitgebreid reflectieverslag 3. Een verslag van de aanvullende parallelle opdrachten 4. Een urenverantwoording 5. Beoordelingsformulieren van de stagebegeleider Daarnaast staan in de bijlages: 6. Extra beoordelingsformulieren van externe partijen 7. Het media value report die voor het stage bedrijf geschreven is 8. Een compleet draaiboek van Aruba Hi-winds U kunt met veel plezier het stageverslag lezen en daarin de stappen volgen die wij hebben ondernomen door van Aruba Hi-winds 2016 een succes te maken. Veel leesplezier, Kristen Bos en Rixt van der Laan. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 3

4 Inhoudsopgave Gegevens... 1 Voorwoord... 3 Inleiding Verslaggeving Aruba Hi-winds Reflectieverslag per student Verslag van aanvullende parallelle opdrachten Urenverantwoording Beoordelingsformulieren Stagebeoordelingsgesprek Nawoord Bijlages Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 4

5 Inleiding Wat is Aruba Hi-winds Aruba Hi-Winds is in de jaren 80 ontstaan. Twee innovatieve ondernemers zagen een nieuwe watersport hype opkomen en vonden dat een unieke mogelijkheid om Aruba te promoten. De sport waar het om ging was windsurfen en deze ondernemers ontdekten dat de conditie op Aruba voor windsurfen erg goed is. Veel plekken op de wereld hebben niet altijd goede wind voor windsurfen en daardoor gaan veel wedstrijden of events niet door. Aruba is één van de weinige plekken op de wereld waar er het gehele jaar door bijna 100% goede wind is. Door de jaren heen is Aruba Hi-Winds erg veranderd. Er wordt erg ingespeeld op de innovaties binnen de watersport sport maar ook qua verwachtingen van de lokale mensen op Aruba en de bezoekers. Waar Aruba Hi-Winds eerst alleen een wedstrijd was voor professionals, is het nu meer een festival geworden en zijn de professionals hier meer aanwezig. De semi professionals laten in verschillende categorieën zien wat ze kunnen voor een ervaren jury. Naast windsurfen is kitesurfen een belangrijk aspect geworden voor het evenement. Sinds twee jaar is mountainbiken hieraan toegevoegd omdat er een mountainbike hype heerst op het eiland. Aruba Hi-Winds is opgericht om mensen kennis te laten maken met het eiland en de veelzijdigheid aan sporten die hier beoefend kunnen worden, voor al op het water. Inmiddels is Aruba Hi-Winds wereldwijd bekend en komen er mensen vanuit de hele wereld om wedstrijden te varen en voor het feestje naar de Fishermans Huts (het strand van Aruba Hi-Winds). Aruba Hi-Winds is een jaarlijks event wat plaats vindt op Aruba. De 30 e editie van de Aruba Hi-Winds staat dit jaar voor de deur en de voorbereidingen zijn in volle gang. Zoals ieder jaar, komen er twee nieuwe event coördinatoren, die alle organisatie op zich nemen onder leiding van een vast comité. Met het 30 e (jubileum) jaar komende editie, is het de ambitie om de Aruba Hi-Winds dit jaar grootser aan te pakken. Zodoende wordt er een grootse mountainbike competitie georganiseerd, duurt het evenement twee weekenden (zaterdag 9 juli t/m maandag 18 juli), en houden de event coördinatoren zich bezig met het ontwikkelen van de potentiële Olympische jeugdatleten uit Aruba. Daarnaast willen de event coördinatoren en het comité meer internationale allure uit de surfwereld naar Aruba halen en een gestage groei van deelnemers en bezoekers bewerkstelligen. Hi-winds wil de 30e editie speciaal maken en daarom is er een samenwerking met de IFCA (IFCA (international windsurfing association) aangegaan. Hierdoor wordt Hi-Winds een groot internationaal evenement en mede daardoor komen er meer mensen naar Aruba en krijgt Hi-Winds meer internationale aandacht. Aruba Hi-Winds vindt plaats op het strand bij de Fisherman Huts. Hier zijn de condities erg goed voor het evenement en kunnen alle disciplines gevaren. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 5

6 1. Verslaggeving Aruba Hi-winds Aruba Hi-winds beschikt elk jaar over twee studenten vanuit Nederland die de organisatie op zich nemen. Dit zijn vaak studenten die een sport management opleiding doen en al redelijk wat ervaring hebben in het organiseren van evenementen. Elk jaar komen de studenten in februari en vertrekken na het evenement weer. De studenten zijn verantwoordelijk voor de gehele organisatie. Er is een comité van 8 volwassenen (vrijwillig) die ervoor zorgt dat alles in goede banen geleidt wordt. Het comité is er voor de ervaring en ondersteunt de studenten bij de organisatie. Omdat Aruba Hi-winds in de loop der jaren steeds groter is geworden zijn er sinds een aantal jaren twee studenten die de organisatie op zich nemen in plaats van één student. De studenten zijn verantwoordelijk voor alles wat er bij het evenement komt kijken. Hierbij kunnen ze wel hulp verwachten van het comité waarbij iedereen ook zijn eigen taken heeft. De studenten die in 2015 de Aruba Hi-winds georganiseerd hebben zijn niet in staat geweest om een draaiboek of informatie achter te laten voor de studenten van Bij de organisatie van Aruba Hi-winds komt veel kijken. Als er vrij weinig op papier staat is het voor de studenten een enorme uitdaging om niets te vergeten of om er achter te komen wat er allemaal nodig is voor zo n grote organisatie. Daarom is het van belang om voor de komende studenten informatie achter te laten zodat er aandacht besteed kan worden aan andere zaken en geen tijd verloren gaat in het opzoeken van contactpersonen en andere zaken die al jaren hetzelfde gaan. De algemene stageopdracht is om de Aruba Hi-winds van A tot Z te organiseren en alles wat daarbij komt kijken. De specifieke stageopdrachten zijn onder andere: 1. Een compleet draaiboek inleveren 2. Het maken van een media value report 3. Overzichten maken van alle specifieke taken van de Aruba Hi-winds Aruba Hi-winds wordt dit jaar voor de 30 e keer georganiseerd maar toch is er vrij weinig op papier te vinden over de organisatie of over de taken die bij het organiseren horen van dit grote kite- en windsurf evenement. Daarom zijn er verschillende specifieke stageopdrachten waar dit jaar aan gewerkt wordt om de studenten van de volgende editie te voorzien van voldoende informatie. 1. Een compleet draaiboek inleveren Er is van de afgelopen vier edities geen compleet draaiboek te vinden voor de Aruba Hi-winds. Dit is iets wat zeer van belang is om voldoende informatie in te winnen voor het organiseren van zo n groot kite- en windsurf evenement. Vanaf het begin van de stage zijn Rixt en ik bezig geweest om alles wat er gedaan is op papier te zetten zodat er een duidelijk beeld ontstaat van het verloop van de stage. Zo staan de eerste 2 à 3 maanden in het teken van sponsoring. Er zijn schema s te vinden in het draaiboek waarin alle sponsoren benoemd worden met contactpersoon, telefoonnummer en de benodigde informatie. De studenten van de volgende editie kunnen deze lijst er bij pakken en kunnen daarin precies lezen wat de sponsoring inhoudt, welk bedrag er gesponsord is, of het een sponsoring was in geld of goederen, wat er goed ging en wat er minder goed ging in de samenwerking. Op deze manier wordt het zoeken van sponsoren effectiever omdat alles al op papier staat van afgelopen jaar. Daarnaast staan in het draaiboek alle leveranciers die iets met Aruba Hi-winds te maken hebben. Er zijn veel partijen en bedrijven betrokken bij de organisatie. Er zijn veel bedrijven die tegen een gereduceerd bedrag goederen leveren aan de Aruba Hi-winds. Ook dit staat allemaal in het draaiboek. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 6

7 Er staat precies beschreven welk bedrijf wat levert en de bijbehorende contactpersoon daarvoor. Het is belangrijk voor de studenten om hier een duidelijk overzicht van te hebben zodat er niets over het hoofd wordt gezien. In het draaiboek staan alle schema s uitgewerkt die gebruikt zijn in de voorbereiding of tijdens de Aruba Hi-winds. De schema s dit in het draaiboek staan zijn onder andere: vrijwilligersschema, opbouwschema, afbouwschema, entertainmentschema, sponsorschema, cateringschema en tijdschema voor de races. Andere zaken die in het draaiboek staan zijn onder andere evaluaties van onszelf over alle hoofd sponsoren maar ook evaluaties van de sponsoren zelf. Daarnaast zijn ook de sponsorbrieven, sponsorpakketten en sponsorzichten toegevoegd. Maar ook promotiematerialen die er gebruikt zijn om promotie te maken voor Aruba Hi-winds zitten in het draaiboek. 2. Het maken van een media value report Er wordt veel gebruikt gemaakt van social media en media om het bereik van Aruba Hi-winds te vergroten. Social media is onmisbaar geworden voor het organiseren van een event en omdat Aruba Hi-winds een internationaal kite- en windsurf evenement is, wordt er veel gebruik gemaakt van social media en de website. De hoofdsponsor van Aruba Hi-winds is de ATA (Aruba Tourism Authority). De ATA is erg geïnteresseerd omdat Aruba Hi-winds een internationaal karakter heeft en dat is goed voor het toerisme op Aruba. Het media value report wordt onder andere ook gemaakt voor de ATA om te laten zien waar de deelnemers vandaan komen en wat de impact is van social media en media in het algemeen op het evenement. Wat staat er in het media value report: Lijst van alle lokale en internationale deelnemers De invloed van social media uitgewerkt per media. Facebook, Instagram en Twitter apart van elkaar uitgewerkt. Het bereik van de trailer, teaser en after movie van Aruba Hi-winds op Youtube De invloed van de IFCA op Aruba Hi-winds. Overzicht sponsoring en de inkomsten en uitgaven van het evenement. Dit alles bij elkaar geeft een duidelijk beeld wat de invloed is van de media op Aruba Hi-winds en kan het vergeleken worden met afgelopen jaren. Als dit media value report jaarlijks gemaakt wordt kan er gekeken worden wat er beter kan en wat er beter gaat. Het laatste media value report wat er gemaakt is door de stagiaires komt uit Dat media value report is er als voorbeeld bij gepakt maar omdat het verouderd is zijn er veel nieuwe aspecten bij gekomen. Vooral op het gebied van social media is er in een aantal jaar veel veranderd en is dat belangrijker geworden voor een evenement als Aruba Hiwinds. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 7

8 3. Overzichten maken van alle specifieke taken van de Aruba Hi-winds Er komt veel kijken bij het organiseren van Aruba Hi-winds. Het is een erg groot evenement waarbij veel aspecten aan bod komen. Als de verschillende taken niet op papier staan is het erg lastig om een duidelijk beeld te krijgen van de organisatie en wat er allemaal bij komt kijken. Een specifieke stageopdracht is daarom ook om alles wat er bij het evenement komt kijken op papier te zetten voor de komende stagiaires zodat ze precies weten wat wanneer gebeurd en er geen belangrijke dingen vergeten worden. Is er onder andere een tijdlijn gemaakt waar per maand de taken en verantwoordelijkheden op staan. Omdat het gaat om een evenement en je afhankelijk bent van externe partijen zijn de taken niet maand gebonden en overlapt het elkaar erg. Op deze manier wordt er wel een globaal idee geschetst. Daarnaast is er gewerkt om een gezamenlijke dropbox te creëren waar overzichtelijk gewerkt is met mappen. Per branche en per taak is er een map gemaakt met de nodige informatie. Veel informatie staat ook het draaiboek maar er is veel extra informatie die in de mappen staat uitgewerkt. Zo staat in het draaiboek alleen het schema maar in de dropbox staat de tot stand gekomen informatie die eventueel nodig is om tot de schema s te maken en in te vullen. Ook zijn er mapjes gemaakt met alle logo s van de sponsoren die nodig zijn voor de lycra s, posters en flyers. Dit is informatie wat niet elk jaar opnieuw opgevraagd hoeft te worden als het goed in mappen gesorteerd wordt. Conclusie: Zoals hierboven te lezen is er dit jaar erg veel tijd besteed om alles te sorteren en overzichtelijk te maken voor de komende studenten maar ook voor het comité. Als er informatie nodig is dan is dat gemakkelijk op te zoeken en is dat uitgebreid te vinden. De algemene opdracht is om Aruba Hi-winds te organiseren maar de specifieke stageopdrachten zijn geweest om alles te ordenen en overzichtelijk te maken. Daar is erg veel tijd voor vrijgemaakt en aan besteedt maar uiteindelijk is dat erg goed gelukt en is het voor de komende studenten een alleen nog maar een kwestie van opzoeken en hoeven de studenten niet meer alles uit te zoeken. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 8

9 2. Reflectieverslag per student Algemene reflectie Kristen Bos Allereerst is de uitdaging al groot om een stage te lopen in het buitenland. Daarnaast is het een nog grotere uitdaging om de complete verantwoordelijkheid te hebben over het grootste kite- en windsurf evenement van de Caribbean. Ik heb, mede door sport en bewegen, al redelijk veel ervaring op gedaan in het organiseren van grote sport evenementen en organisaties. Toch ben ik altijd een onderdeel geweest van een organisatie en niet de organisatie zelf. Doordat je de organisatie zelf bent komt er veel meer bij kijken en komt er veel meer op je af maar wordt het leerproces wel optimaal benut. De eerste drie maanden draaiden vooral om sponsoring en het onderzoeken wat de Aruba Hi-winds precies is wat er bij komt kijken. In de eerste drie maanden heb ik erg moeten wennen aan de manier van werken, de manier van vergaderen en de manier waarop mensen zaken regelen of handelen. De cultuur en werkwijze op Aruba is toch erg verschillend als dat vergeleken wordt met de cultuur in Nederland. Afspraken die op het laatste moment verzet worden, geen reactie op mails krijgen, telefonisch niet beschikbaar of dan uiteindelijk langs gaan maar dan toch moeten mailen zijn een paar scenario s die regelmatig voorbij kwamen. In Nederland is het toch vrij normaal dat er binnen een paar dagen gereageerd wordt op een mail of een telefoontje. In de eerste drie maanden heb ik vooral moeten wennen maar zat ik meteen volledig in het leerproces. Er moesten zaken geregeld worden, in Nederland zou je eerder op antwoord wachten maar op Aruba mailde en/of belde ik sneller er achteraan. Na de eerste drie maanden kon het echte organiseren beginnen voor mijn gevoel. Doordat we wekelijks het comité zagen, konden we veel terugkoppeling geven aan het leden en krijgen we veel feedback terug hoe we zaken het beste aan konden pakken. Vergaderingen verliepen ook iets anders als in Nederland. Een gestructureerde vergadering zat er niet in en iedereen gooide er zo ineens punten in die behandeld moesten worden. Gelukkig zijn er een aantal comité leden geweest die we door de week konden bellen om advies aan te vragen of die mee gingen naar belangrijke afspraken. Doordat we het comité maar één keer in de week zagen, hebben we heel veel vrijheid en verantwoordelijkheid gekregen qua organiseren. Rixt en ik hebben veel gewerkt met lijsten en to do listen om zo het overzicht te houden van alle taken en zaken die geregeld moesten worden. Doordat Rixt en ik allebei aanpakkers zijn en graag onze handen uit de mouwen willen steken, hebben wij weinig stress ervaren en hebben we de zaakjes steeds op orde gehad en strak met tijdschema s gewerkt. Na vijf maanden voorbereidingen merkte ik dat ik klaar was voor het echte werk. Ik had erg het gevoel dat ik nog niet heb kunnen laten zien waarom ik naar Aruba ben gekomen en wilde graag laten zien aan de buitenwereld dat ik erg geschikt ben voor zulke evenementen. Tijdens de uitvoering van Aruba Hi-winds hebben we allebei dan ook erg veel complimenten gekregen over de organisatie en dat alles zo strak en soepel verliep. Daarnaast hebben we veel complimenten gekregen van hoofd sponsoren dat de samenwerking soepel verliep en dat we alles erg goed voor elkaar hadden. Ik vind het voorbereiden van evenementen erg leuk maar merk dat ik pas echt tot mijn recht kom in de uitvoering. Dat geeft zo n enorme kick en ben daarnaast ook echt een doener die van alles aanpakt om het evenement tot een succes te maken. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 9

10 Ik wilde samen met Rixt een eigen draai geven aan Aruba Hi-winds zodat mensen echt konden zien dat er dingen anders of beter waren. Zo hebben we onze creativiteit erg uiten en dat is ook wat mensen gezien hebben. Zo hebben we nieuwe merchandise geïntroduceerd en hebben we het strand aangekleed met wegwijs bordjes, geverfde pallets en hebben we een winkelstraatje gecreëerd waar mensen konden winkelen of gemasseerd konden worden. Ik kijk terug op een hele gave maar ook een zeer leerzame tijd. Ik ben nog nooit eerder zo betrokken geweest bij een organisatie. Ik heb veel geleerd van deze periode en naast de Aruba Hi-winds is het ook een leerzame tijd geweest om een half jaar in het buitenland te zijn. Rixt en ik zijn een ijzersterk duo. We hebben door ons enthousiasme en werklust zeker iets achter gelaten op Aruba en konden ze (in positieve zin) niet meer om ons heen. Uitwerking competenties na Hi-winds: Competenties Onderbouwing voor Hi-winds: Onderbouwing na Hi-winds: SGM3 Planmatig ontwikkelen en implementeren van de strategie en het sport en gezondheidsbeleid van de sportorganisatie Voor Hi-winds: Niveau: C Na Hi-winds: Niveau: C Het evenement wat ik ga organiseren is een kite- en windsurf evenement. Het is een sport evenement en heeft daarom te maken met sport en gezondheid. De organisatie bestaat uit een comité van vrijwilligers en daarnaast zijn Rixt en ik het aanspreekpunt voor het evenement. Daarbij hoort ook dat we verantwoordelijk zijn voor de gehele sport organisatie en al het contact met externe partijen onderhouden. Deze competentie had ik al op C niveau gehaald maar dat wil niet zeggen dat ik deze competentie nog verder kan ontwikkelen. Omdat er veel komt kijken bij een organisatie al Aruba Hi-winds is het erg van belang om planmatig te werken. Er is binnen de organisatie van Aruba Hi-winds geen duidelijk strategie en geen werkwijze waarop zaken geregeld worden. Dit was een uitdaging die ik met beide handen aangepakt heb. Ik heb geprobeerd om structuur aan te brengen binnen de organisatie en met kleine aanpassingen grote verschillen te maken. Zo is alles van deze editie op papier te zet en kunnen de nieuwe stagiaires verder borduren de zaken die wij dit jaar opgezet hebben. Alles is gemakkelijk terug te vinden en ook het comité kan nu zelf terug vinden en is alles uitgewerkt. SGM5 Bewaken van kwaliteit Voor Hi-winds: Niveau: C Na Hi-winds: Niveau: C Omdat Rixt en ik het aanspreekpunt zijn voor alle externe contacten van het evenement maar ook verantwoordelijk zijn voor de draaiboeken en al het papier werk is het erg van belangrijk dat de kwaliteit goed is. Er staat daar weinig op papier en draaiboeken zijn niet erg uitgebreid. Rixt en ik willen er voor zorgen dat die kwaliteit erg omhoog gaat zodat andere studenten die daar stage gaan lopen een duidelijk beeld hebben van het evenement. Zoals hierboven genoemd is en ook al bij SGM 3 is het belangrijk om te kwaliteit te bewaken van een evenement door veel acties op papier te zetten en een duidelijk overzicht te creëren. Daarnaast is het niet alleen het papier werk waardoor de kwaliteit beheerd wordt maar hebben Rixt en ik ook veel terugkoppeling gegeven aan elkaar. We hebben onze eigen verantwoordelijkheden gehad maar hebben elkaar wel op de hoogte houden en elkaar kritische vragen gesteld over de verantwoordelijkheden. Ook is er veel terugkoppeling gevraagd aan het comité. Wij kunnen wel ideeën in ons hoofd hebben maar toch werkt het vaak op een eiland in een ander land anders of is iets niet mogelijk of juist wel. Het comité heeft ons daarbij ondersteunt is Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 10

11 SGM6 Managen van financiën Voor Hi-winds: Niveau: A Na Hi-winds: Niveau: C SGM8 Leiding geven en managen Voor Hi-winds: Niveau: B Na Hi-winds: Niveau: C SGM9 Ontwerpen, organiseren Bij een evenement horen ook financiën. Wij gaan een excel bestand bijhouden met alle inkomsten en uitgaven die bij het evenement horen. Daarnaast bestaat het evenement voornamelijk uit subsidies en sponsoring en dat wordt ook in het financieel verslag mee genomen. Er wordt van Rixt en mij verwacht dat wij vergaderingen gaan voorzitten en het comité aansturen in de taken die gedaan moeten worden in de voorbereiding maar ook in de uitvoering. Wij geven de comité leden taken en managen de organisatie van het evenement. Leiding geven komt in de voorbereiding van pas maar nog meer in de uitvoering. In de uitvoering moet alles kloppen en moeten we snel kunnen schakelen. Een evenement moet elk jaar innovatief zijn en moet aantrekkelijk blijven bij het heeft ons ook vrij gelaten om nieuwe dingen te ontdekken of te ontwikkelen. Daarbij is de kwaliteit zeker omhoog gegaan. Rixt en ik hebben veel creatieve (denk aan de aankleding op het strand, nieuwe tanktops, uitgebreide merchandise en het creëren van een winkelstraat op het strand) nieuwe aspecten aan het evenement toegevoegd en de reactie waren erg positief. Zo is niet alleen de kwaliteit bewaakt maar is de kwaliteit ook verbeterd. Ik heb mezelf mede verantwoordelijk gemaakt voor het beheren van de financiën. Dit heb ik vooral gedaan omdat ik deze competentie nog niet op het niveau gehaald heb wat ik na de opleiding graag wil. Ik heb in de voorbereiding een excel bestand bijgehouden met alle inkomsten en uitgaven en dat terug gekoppeld aan mijn stagebegeleider. Tijdens Hi-winds was de boekhoudster aanwezig en daar heb ik veel mee samen gewerkt. Er zijn ontzettend veel kostenposten en inkomsten tijdens het evenement en om de kwaliteit daarvan te bewaken is erg lastig. Ik heb alle bonnetjes bewaard en onderbouwt waar wat voor was en of het uitgaven of inkomsten waren. Samen met de boekhoudster hebben we alles in quickbooks gezet. Hierdoor is er voor het eerst een duidelijke begroting van de Aruba Hi-winds en zijn alle posten duidelijk verdeeld. Tijdens mijn vorige stages ben ik altijd een onderdeel geweest van een organisatie maar nog nooit de hoofd organisator zelf. Tijdens mijn stage bij Aruba Hi-winds was dit zeker het geval. Samen met Rixt wisten wij alles en hebben wij de gehele organisatie aan moeten sturen. In de voorbereiding was dit nog erg onwennig maar in de loop van de stage krijg je steeds meer kennis en kun je steeds meer kennis delen met anderen. Tijdens het evenement zelf heb ik alleen maar rond gelopen, zaken opgelost, iedereen aangestuurd en vragen beantwoordt van vrijwilligers en deelnemers. Ik heb hier erg veel van geleerd omdat de leiding pakken niet zo van zelf sprekend is maar tijdens Hi-winds juist gemakkelijk was omdat ik van gehele organisatie afwist. Het gaf een enorme kick om alles te organiseren en alles in goede banen te leiden. Aruba Hi-winds is één grote bewegingsactiviteit. De main course van Aruba Hi-winds zijn de kite- Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 11

12 en begeleiden van sporten bewegingsactiveiten Voor Hi-winds: Niveau: B Na Hi-winds: Niveau: C SGM10 Ondernemen, ontwikkelen en innoveren Voor Hi-winds: Niveau: B Na Hi-winds: Niveau: C publiek. De basis voor het evenement ligt er maar de randvoorwaarden kunnen elk jaar worden uitgebreid. Daarbij hoort niet alleen het ontwerpen van nieuwe beweegactiviteiten maar ook het organiseren en implementeren van de beweegactiviteiten in het evenement zelf. Een evenement moet blijven ontwikkelen om aantrekkelijk te blijven bij het publiek. Net zoals hierboven genoemd is, is het van belang om te blijven innoveren en zeker bij een evenement wat vooral lokale mensen trekt. Dit jaar liggen de plannen er om de windsurf federatie uit te nodigen om wedstrijden te rijden op Aruba. Dit omdat het de 30 e editie is maar ook om het aantrekkelijk te maken voor het publiek om nog betere surfers uit te nodigen voor het evenement. Zo blijft een evenement zich ontwikkelen en proberen Rixt en ik ook onze creativiteit in het evenement te verweven. en windsurf wedstrijden. In de loop der jaren zijn er veel rand activiteiten bijgekomen zoals een entertainment programma en een avondprogramma voor deelnemers maar het blijft een sport- en beweeg activiteit. Dit heb ik in zijn geheel ontworpen, georganiseerd en begeleidt. Ik heb een extra touch aan het evenement gegeven door extra sporten erbij te betrekken en aandacht te geven. Zo is er een mountainbike wedstrijd georganiseerd omdat mountainbiken erg populair is op het eiland maar zijn er ook turn- en breakdance demonstraties gegeven. Hiervoor is gekozen om het voor de bezoekers ook leuk te maken op het strand en ook andere sporten is het licht te zetten. Zoals hiernaast genoemd is het voor een evenement erg van belang om te blijven ontwikkelen en te innoveren. Rixt en ik hebben onze eigen draai aan Aruba Hi-winds gegeven door onze creativiteit erin te verwerken. Zo hebben we nieuwe merchandise toegevoegd. Er zijn nieuwe tanktops ontworpen en besteld, nieuwe caps uitgekozen en hebben we het strand meer uitstraling gegeven. We hebben van pallets allerlei bordjes geschilderd en pallets beschilderd en die op het terrein neer gezet. Zo krijgt Hi-winds meer uitstraling en sfeer en dat is erg goed gelukt. SGM11 Toepassen van sportmarketing & PR PR en marketing is een belangrijk onderdeel voor een evenement. Mensen moeten weten dat het evenement gehouden wordt en wanneer. Niet alleen ontwerpen Rixt en Tijdens de organisatie ben ik verantwoordelijk geweest voor het bijhouden van de social media. Ik heb alle berichten geplaatst op de Facebook en heb ik de Instagram pagina nieuw leven in geblazen. Het aantal volgers op de Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 12

13 Voor Hi-winds: Niveau: B Na Hi-winds: Niveau: B/C ik de posters en flyers maar zorgen we er ook voor dat er veel via social media en de site bekend wordt gemaakt. Tegenwoordig gebeurt veel via social media en daar moeten wij als evenement ook op in spelen. Informatie verstrekken via facebook en foto s plaatsten op instagram. Ook hier zijn Rixt en ik verantwoordelijk voor. Instagram pagina is 3 keer verdubbeld. Daarnaast heb ik het gehele media value report geschreven en heb ik daar veel aandacht aanbesteed. Ik vind het leuk om nieuwe creatieve dingen te bedenken die te maken hebben met sportmarketing en PR. Zo hebben we een fotolijst gemaakt waar mensen mee op de foto konden. Er stond duidelijk Hi-winds op en omdat tegenwoordig veel met hashtags gewerkt wordt hebben we die ervoor gezet. Daarnaast hebben we de slogan van Aruba gebruikt en is dat onbewust weer extra reclame voor Aruba en de slogan (one happy island). Ik ben erg bezig geweest met deze competentie maar ik vind dat ik deze nog meer uit kan werken in mijn afstudeerstage of minor omdat dit een erg grote branche en competentie is. Ik wil me hier nog meer in verbreden en verdiepen en daar heb ik deze competentie nog op niveau B staan. SGM12 Inspelen op ontwikkelingen (omgevingsbewustzijn) Voor Hi-winds: Niveau: B Na Hi-winds: Niveau: C SGM13 Onderzoeken en adviseren dit jaar is de 30 e editie van Hi-winds en dat is mijlpaal waar speciale aandacht aan geschonken wordt. Er liggen nog geen concrete plannen maar het is aan Rixt en mij om in te spelen op ontwikkelen. Rixt en ik hebben een brainstom sessie gehad en daaruit kwam dat dans erg belangrijk is op Aruba en we dat kunnen combineren met het evenement. Zo spelen we in op de omgeving en betrekken we andere sporten en partijen bij het evenement. Naast de organisatie van het evenement wil Hi-winds graag dat er een social media onderzoek komt. Dit houdt in dat In de surfwereld zijn veel ontwikkelingen gaande en is het belangrijk om daar van op de hoogte te zijn en daarop in te spelen als dat nodig is. Er is een comité die al erg lang bij elkaar is en waarvan een aantal nog erg in het verleden leven qua surfen. Zo was windsurfen altijd veel populairder dan kitesurfen maar dat is 180 graden gedraaid inmiddels. Zo zijn we ons dit jaar meer gaan richten op het kitesurfen en de ontwikkelingen die daarbij spelen. We hebben nieuwe categorieën toegevoegd en hebben we wedstrijden iets anders aangepakt. Voor de volgende editie hebben we een aantal veranderingen voorgesteld om nog meer met kitesurfen bezig te gaan en minder met het windsurfen. Zo ga je mee met de ontwikkelingen en blijf je innoveren en vernieuwen. Van te voren dacht ik dat het media value report een onderzoek was naar de invloed van social media. Dit bleek toch een iets ander Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 13

14 Voor Hi-winds: Niveau: B Na Hi-winds: Niveau: B SGM15 Samenwerken en samenwerkend leren Voor Hi-winds: Niveau: B/C Na Hi-winds: Niveau: C SGM16 Communicatie Voor Hi-winds: Niveau: B/C Na Hi-winds: Niveau: C Rixt en ik alles bij gaan houden wat met social media te maken heeft en wat social media voor invloed heeft op het evenement. Ook onderzoeken we wat er beter kan in de social media van het evenement en wat mensen graag willen zien als er stukken in de social media terecht komen. samenwerken is van essentieel belang als het gaat om het evenement. Rixt en ik zitten samen 6 maanden op een kantoor en doen alles samen. We werken samen maar leren ook samen hoe het is om in zo n grote organisatie mee te draaien. Er gaat heel veel op ons af komen en daarom is het van belang dat we van elkaar weten wat we aan elkaar hebben en open en eerlijk naar elkaar gaan zijn. Daarnaast zijn er sponsoren, vrijwilligers, het comité en andere betrokkenen waar we mee gaan samen werken. Er komt veel kijken bij een evenement en er zijn daarom ook veel mensen bij betrokken die ons gaan helpen om het evenement tot een succes te maken. communicatie is erg belangrijk omdat er veel verschillende partijen betrokken zijn bij het evenement. Veel van de communicatie zal gaan via de mail en telefoon maar daarnaast is het ook van belang om belangrijke partijen regelmatig in het echt te zien. report te zijn. Het is meer het verzamelen van alle informatie te betrekken heeft gehad op het evenement, het bijhouden van de Facebook/Instagram en het bijhouden van het aantal views op Youtube. Dit report is erg belangrijk maar niet zo zeer een onderzoek. Hier kan mezelf zeker nog in verdiepen en verbreden om deze competentie uiteindelijk wel op niveau C te halen. De stage die ik gelopen heb bij Aruba Hi-winds was erg gericht op samenwerken en samenwerkend leren. De stage heeft heel gaf heel veel vrijheid en zelfstandig werken kwam hier erg aan bod. Daarnaast zijn Rixt en ik samen verantwoordelijk geweest voor gehele organisatie. We hebben van te voren de taken verdeeld en zo waren we verantwoordelijk voor ons eigen gedeelte. Wel hebben we elkaar telkens terugkoppeling gegeven en hebben we samen veel geleerd. Wij zijn een sterk duo samen en zitten erg op één lijn. We weten beide wat doorpakken is en zijn niet te beroerd om de handen uit de zakken te steken. Daarom was de samenwerking erg fijn en hebben we optimaal gepresteerd. Communicatie is mijn leerdoel geweest tijdens mijn stage bij Aruba Hi-winds. Uit de evaluatie van de vitale stad is gekomen dat ik mijn zaken vaak op orde heb maar dat vergeet te communiceren met de groep. In mijn stage bij Aruba Hi-winds is communicatie van essentieel belang en heb ik daar veel aandacht aanbesteed. Zo hebben wij elke week een vergadering gehad met het comité om terugkoppeling te geven van de taken die wij gedaan hebben en/of waar we nog mee bezig waren. Ook hebben Rixt en ik precies aan elkaar verteld waar we tegen aan liepen en hoe ver we waren met de taken die we verdeeld hadden. We zijn eerlijk en open naar elkaar toe geweest als er dingen niet lekker liepen of juist wel. Als de taken op een gegeven moment niet eerlijk verdeeld waren hebben we daarover gesproken en hebben we de taken herverdeeld. We hebben veel overlegd maar zijn ook erg zelfstandig aan het werk geweest. Door veel met elkaar te overleggen en naar elkaars mening te vragen verloopt de communicatie Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 14

15 beter en kom je ook niet voor verrassingen te staan. De kerntaken waar aan gewerkt wordt tijdens de stage bij Hi-winds KT2 Ontwikkelt en adviseert over strategie en beleid in sport en bewegen. KT3 Managet de bedrijfsvoering van een sportorganisatie. KT4 Ontwikkelt, positioneert en begeleidt sport- en bewegingsprogramma s KT5 Creëert kansen en genereert middelen voor sport en bewegen KT6 Verricht praktijkgericht onderzoek en vervult zijn rol als kenniswerker in de sportwereld Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 15

16 Onderbouwing leerdoelen Kristen Leerdoelen Hoofdleerdoel: In de peerassesment van de vitale stad kreeg ik regelmatig te horen dat mijn communicatie verbeterd kan worden. Daarin gaat het vooral om de taken die ik al gedaan heb of nog gedaan moeten worden. Ik weet zelf wel wat ik gedaan heb en niet maar de terugkoppeling is daarin belangrijk. Tijdens mijn stage bij Hi-winds wil ik hieraan werken door iedereen op de hoogte te houden van mijn werkzaamheden. En geef ik mijn stagebegeleider elke week een terugkoppeling. Subdoel: Tijdens mijn stage bij Hi-winds ga ik er voor zorgen dat ik opdrachten bij mezelf weg probeer te houden door zelf naar kritiek te vragen maar alleen op de opdracht zelf. Dus niet vragen wat vinden jullie hoe ik dit gedaan heb maar wat vinden jullie van het product dat voor jullie ligt. Dit leerdoel heb ik ook gehad tijdens mijn stage bij Hooked. Hier heb ik toen hard aan gewerkt maar kan ik nog verder ontwikkelen door mijn stage bij Hi-winds. Ook omdat ik nu ervaring heb met Hooked kan ik die ervaring naar voren brengen met Hi-winds. Onderbouwing met kerntaken Kerntaak: KT3 Managet de bedrijfsvoering van een sportorganisatie Competenties: Sportaccommodatie- en facilitair management; toezicht houden, controleren en verantwoorden. Leiding geven en managen. Kerntaken: KT3 Managet de bedrijfsvoering van een sportorganisatie. KT5 Creëert kansen en genereert middelen voor sport en bewegen Competenties: Sportaccommodatie- en facilitair management; toezicht houden, controleren en verantwoorden. Leiding geven en managen. SMG 10: Ondernemen, ontwikkelen en innoveren. SGM 11: Toepassen van sportmarketing & PR. SGM 12: Inspelen op ontwikkelingen. Subdoel: Tijdens mijn stage wil ik mezelf ontwikkelen op financieel gebied. Meer met financiën bezig houden en werken met excel bestanden. Kerntaken: KT3 Managet de bedrijfsvoering van een sportorganisatie. KT4 Ontwikkelt, positioneert en begeleidt sport- en bewegingsprogramma s Competenties: SGM 6: Managen van financiën. SGM 9: Ontwerpen, organiseren en begeleiden van sport- en bewegingsactiviteiten. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 16

17 Onderbouwing leerdoelen na Hi-winds: Leerdoelen Hoofdleerdoel: In de peerassesment van de vitale stad kreeg ik regelmatig te horen dat mijn communicatie verbeterd kan worden. Daarin gaat het vooral om de taken die ik al gedaan heb of nog gedaan moeten worden. Ik weet zelf wel wat ik gedaan heb en niet maar de terugkoppeling is daarin belangrijk. Tijdens mijn stage bij Hi-winds wil ik hieraan werken door iedereen op de hoogte te houden van mijn werkzaamheden. En geef ik mijn stagebegeleider elke week een terugkoppeling. Subdoel: Tijdens mijn stage bij Hi-winds ga ik er voor zorgen dat ik opdrachten bij mezelf weg probeer te houden door zelf naar kritiek te vragen maar alleen op de opdracht zelf. Dus niet vragen wat vinden jullie hoe ik dit gedaan heb maar wat vinden jullie van het product dat voor jullie ligt. Dit leerdoel heb ik ook gehad tijdens mijn stage bij Hooked. Hier heb ik toen hard aan gewerkt maar kan ik nog verder ontwikkelen door mijn stage bij Hi-winds. Ook omdat ik nu ervaring heb met Hooked kan ik die ervaring naar voren brengen met Hi-winds. Subdoel: Tijdens mijn stage wil ik mezelf ontwikkelen op financieel gebied. Meer met financiën bezig houden en werken met excel bestanden. Onderbouwing na Hi-winds Hoofdleerdoel: Tijdens mijn stage bij Aruba Hi-winds is communicatie erg van belang geweest. Rixt en ik kregen veel vrijheid en konden zelf alles inplannen wanneer we wilden. Dit kan alleen slagen als er goed gecommuniceerd wordt. Niet alleen naar elkaar maar ook naar het comité en naar de externe partijen. Ik heb zo snel mogelijk gereageerd op alle telefoontjes en mailtjes en ik alle handelingen die ik heb gedaan gecommuniceerd naar Rixt of naar het comité. Wel vond is het lastig om op het begin de keuze te maken om zelf dingen te ondernemen of dat het eerst toestemming moest vragen aan het comité. In de loop van de stage kon ik daar een goede balans in vinden en wist ik welke taken ik wel per se moest communiceren of welke ik vanuit mezelf kon gaan doen. Mijn leerdoel is gehaald omdat ik alles duidelijk en op tijd gecommuniceerd heb zowel naar Rixt als naar het comité en naar de externe betrokken partijen. Subdoel: Dit is een leerdoel waar ik altijd aan zou blijven werken. ik vind het nog steeds lastig om het niet persoonlijk aan te trekken als mensen mijn ideeën niet leuk vinden of het meteen wegwimpelen. Gelukkig heb ik met mijn stage bij Aruba Hi-winds wel veel vrijheid gekregen om mijn creativiteit wel te uiten en met succes. Dit leerdoel is wel verder ontwikkeld en heb meer vertrouwen gekregen, mede dankzij het comité. In de toekomst zal ik altijd bezig zijn met dit leerdoel om een goede balans te vinden tussen het uitwerken van mijn ideeën of het laten varen van mijn ideeën. Subdoel: Ik heb mezelf verantwoordelijk gemaakt voor het bijhouden van de financiën. Toch is het lastig om te zeggen of ik dit leerdoel gehaald heb omdat financiën een erg groot en belangrijk aspect is van een evenement of van een bedrijf. Ik heb hier wel veel mee gewerkt en ook daadwerkelijk excel bestanden bijhouden met de inkomsten en uitgaven. Tijdens de Aruba Hi-winds was er een boekhoudster die alles verwerkte en daar heb ik bij ondersteunt maar niet zelf gedaan. Dit komt ook omdat financieel een onderdeel is van mijn studie en de boekhoudster daarvoor gestudeerd heeft. Ik heb mezelf zeker ontwikkeld en vond het interessant om hier meer ervaring in op te doen maar in de toekomst kan ik altijd nog meer leren en mezelf verdiepen. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 17

18 Algemene reflectie Rixt van der Laan In eerste instantie ben ik erg blij geweest dat ik de stap heb ondernomen om te solliciteren bij Hi- Winds. Via een vriendin ben ik drie jaar geleden op de hoogte gebracht over Hi-Winds. Ik heb vanaf dat moment Hi-Winds altijd in mijn achterhoofd gehouden en op het juiste moment actie ondernomen omdat ik deze stage erg graag wilde doen. In eerste instantie was het plan om dit met een vriend te doen maar uiteindelijk heb ik Kristen benaderd om samen met mij stage te lopen en dit is een goede stap geweest. We hebben leuke stappen ondernomen gedurende de stageperiode en toen we eenmaal werden aangenomen hebben we ons voorbereid op de stage. Ik kijk nu terug op een hele leuke en leerzame stage waarin we samen als team heel goed hebben gefunctioneerd en een heel goed resultaat hebben neergezet. Normaal gesproken deed ik een klein deel van de organisatie van een event maar nu hebben we op alle vlakken iets geleerd en hebben we zelf alles georganiseerd. We hebben beide bijgedragen aan dit mooie resultaat en waren een super goed duo. Een resultaat waar we beide trots op mogen zijn en een ervaring rijker voor ons hele leven. Gedurende de startperiode heb ik ontdekt dat het een andere aanpak is geweest dan andere stageperiodes. Door de samenstelling van de (vrijwillige) organisatie en hun bezigheden zijn we vanaf het begin af aan al heel erg vrij gelaten. Zij hadden gewoon een full time baan waardoor ze niet altijd voor ons klaar konden staan. Hierdoor zijn we niet heel goed ingewerkt zoals ik dat bij andere stages heb meegemaakt. Dit was niet erg alleen moest ik even wennen aan de situatie omdat je eigenlijk geen idee had waar je moest beginnen. Dit kwam ook omdat er geen vaste werkplek was en het geen bedrijf is maar een non-profit organisatie. Daarom hebben we onszelf wegwijs gemaakt in de organisatie waardoor het op een gegeven moment vanzelf ging en we ook ons eigen weg hebben ontdekt. We hadden in het begin één keer in de twee weken vergaderingen en afspraken met sommige organisatieleden af zodat we informatie kregen. Dit was hard nodig zodat we meer wegwijs werden in de organisatie van Hi-Winds. Het was in het begin wel lastig om het één en ander uit te zoeken maar door ons eigen initiatief en aanpakken is dit uiteindelijk gelukt en kregen we meer ritme in de organisatie. Na één á twee maanden waren we al meer gewend en dat werkte voor ons beide prettiger. Het hoorde tegelijk bij het leerproces waardoor je kan stellen dat we op zelfstandig gebied goed gewerkt hebben en veel ontwikkeling hebben doorgemaakt. Het zelfstandig werken was de rode draad binnen de stage. Naarmate de opstartperiode voorbij was hebben we gedurende de voorbereidingsperiode onder andere veel gewerkt aan sponsoring, marketing, promotie en andere voorbereidingen van het event We mochten nu meer aan het werk en bij sponsoren langs gaan en dat was erg leuk omdat we beide van aanpakken houden en willen ondernemen. De aanpak hiervan is heel goed gegaan en we hebben hierin heel zelfstandig gewerkt. We hebben veel actie ondernomen en hebben ons eigen leerproces en werkproces ontwikkeld. Hierin is de samenwerking ook goed gegaan en zijn we eigenlijk niet tegen problemen aangelopen. Omdat we goed communiceerden en onze mening naar elkaar uiten hebben we hierover goed kunnen praten waardoor we tot juiste beslissingen kwamen. Naarmate het event dichterbij kwam ging het werk niveau ook omhoog. We waren goed aan het werk met allerlei activiteiten en hadden het erg naar ons zin. Omdat we beide van aanpakken hielden liepen we ook goed op schema. Heel veel zaken waren mooi op tijd geregeld en dit wierp zijn vruchten af in de organisatie. Dit werd in de vergaderingen ook goed ervaren omdat wij allerlei activiteiten al geregeld en ingepland hadden. De organisatie waarmee wij werkten vond dit ook prettig omdat wij de zaken op orde hadden. Zij maakten zich eigenlijk weinig zorgen. Af en toe kwamen we wel achter punten die wij nergens hadden gelezen waardoor we soms wel snel iets moesten regelen. Voor de organisatie was dit dan vanzelfsprekend maar voor ons totaal niet. Omdat de organisatoren van de vorige editie geen draaiboek hadden achtergelaten konden wij dit ook niet weten. Soms ervoeren wij Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 18

19 dan even stress maar we probeerden dit dan wel zo snel mogelijk op te lossen en dat werd erg gewaardeerd. Uiteindelijk lukte het dan ook en dat was fijn. Met het event in het vooruitzicht hebben we geprobeerd alles in de puntjes te organiseren. De opbouw ging ook voorspoedig en het contact met de leveranciers was ook goed omdat alles goed was ingepland en we daar eigenlijk bijna geen hinder in hebben ervaren. Tijdens het event zelf hebben we hard gewerkt en dat vonden we beide erg leuk. Eindelijk mochten we echt aan de slag waar we al die maanden voor gewerkt hadden. Het was een super leuke ervaring om alles in de praktijk te brengen en we waren beide in onze sas. Natuurlijk waren er zaken die we ter plekke moesten oplossen of zaken waar we van te voren geen invloed op konden uitoefenen maar we hebben ons beide 100% ingezet om alles goed op te lossen en uiteindelijk hebben we ze voor elkaar gekregen. We kregen ook veel leuke complimenten van de organisatie, onze sponsoren en van de deelnemers en dat heeft ons goed gedaan waardoor we heel positief terug kunnen kijken op het event. Uitwerking competenties Aruba Hi-Winds In de onderstaande tabel heb ik de competenties gekoppeld aan de stage bij Aruba Hi-Winds. Ik scheid hierin drie perioden namelijk; de beginperiode, tussenperiode en de eindperiode. Op deze manier maak ik onderscheid over wat ik in eerste instantie dacht hoe het evenement eruit kwam te zien, hoe het proces tussendoor verliep en hoe ik het aan het eind van de stageperiode heb ervaren. Uiteindelijk is het van belang dat ik na de stageperiode alle competenties op niveau C heb afgerond. SGM3: Planmatig ontwikkelen en implementeren van de strategie en het sport en gezondheidsbeleid van de sportorganisatie. Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: C Door Hi-Winds heb ik bewuster deze competentie ervaren waardoor ik nu op niveau C zit. In de begin periode had ik hier een B moeten invullen. Nu kan ik namelijk zeggen dat ik echt plannen heb ontwikkeld en geïmplementeerd en dit is in voorgaande jaren niet zo groot aan de orde gekomen. Beginperiode: Aruba Hi-Winds is een event wat zich richt op kite- en windsurfen. Het is daardoor een sport event wat gericht is op sport en gezondheid. Samen met Kristen Bos ontwikkelen en implementeren wij het complete event. Hierbij worden wij ondersteunt door het comité wat bestaat uit vrijwilligers die al 30 jaar meedraaien. Tussenperiode: Momenteel heb ik al een groot deel van het evenementenplan ontwikkeld. Het evenement start op 9 juli en duurt tot 18 juli. Met de voorbereidingen loop ik op schema en dat zorgt voor een goede werksfeer. Er is een groot deel van de organisatie geregeld maar er lopen nog kleine zaken om het evenement tot in detail te organiseren. Doordat ik op tijd werk en schema's en actielijsten maak, heb ik voor mijzelf een strak overzicht zodat ik geen taken misloop. Dit was voor mezelf een goede werk strategie. Eindperiode: Doordat ik heb gewerkt met schema's en systematische weergaven is er meer structuur gecreëerd binnen de Hi-Winds organisatie. Door de plannen en uitvoeringen allemaal op papier te hebben gezet is het voor de organisatie en tevens voor de nieuwe stagiaires duidelijker om te werk te gaan. Binnen de organisatie was er niet echt een strategie omdat het vaak allemaal gewoon uitgevoerd werd. Voor een organisatie die al jaren meedraait is dit misschien normaal maar als je als nieuwe stagiaire binnenkomt is het natuurlijk heel anders. En als er geen duidelijk documenten liggen moet je alles zelf uitzoeken, dat is dus ook gebleken in onze stage. Een duidelijke werkwijze en strategie is van belang en ik vind dat ik door mijn werkwijze meer structuur heb gecreëerd waardoor het strakker is georganiseerd. Tevens is het draaiboek wat ik heb ontwikkeld kant en klaar waardoor de nieuwe stagiaires zo te werk kunnen gaan. Ik hoop dan ook dat de nieuwe stagiaires deze werkwijze en het gevoel overnemen zodat Hi-Winds naar een hoger niveau kan worden getild. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 19

20 SGM5: Bewaken van kwaliteit. Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: C Voordat ik aan de stage begon had ik ook al niveau C ontwikkeld omdat ik zelf altijd veel aandacht besteed aan de kwaliteit van een product en het bewaken hievan. Omdat ik de organisatie nu in zijn geheel heb gedaan was het nog noodzakelijker om de kwaliteit te bewaken. Dit is erg goed gelukt en daarom blijf ik op niveau C. Beginperiode: Het event wordt compleet door Kristen en mij georganiseerd. Dit houdt in dat alles moet worden gecommuniceerd met interne en externe partijen. Het waarborgen van kwaliteit is van groot belang omdat wij ook het aanspreekpunt zijn voor alle partijen. Alle informatie die wij opnemen en uitgeven moet correct zijn. Ook het opstellen van concrete gegevens is bij ons belangrijk omdat dat op dit moment nog niet veel gebeurd. Kristen en ik willen dan ook de kwaliteit verhogen door middel van het opstellen van concrete draaiboeken en andere gegevens zodat nieuwe stagiaires makkelijk hun weg kunnen vinden. Tussenperiode: Nadat ik meer op de hoogte ben gesteld over alle informatie van het evenement heb ik veel schema's en plannen in elkaar gezet die te maken hebben met contacten, leveranciers en sponsoren. Op deze manier is de kwaliteit verhoogd en kan je makkelijker een overzicht houden omdat dit door de voorgaande stagiaires niet gebeurd is. Doordat ik deze documenten heb opgesteld is het voor de volgende stagiaires ook handiger omdat zij dan gelijk een overzicht hebben van de huidige sponsoren, leveranciers en contacten. Eindperiode: als ik terug kijk op dit onderdeel dan is dit een groot aspect geweest binnen de organisatie. Omdat ik contact had met allerlei partijen is het van belang geweest dat de kwaliteit goed was. Ik heb snel en helder gecommuniceerd met sponsoren en leveranciers en dat werd ook op prijs gesteld. Ook omdat ik zo goed contact heb onderhouden is dit ook verbeterd binnen de organisatie omdat wij van sponsoren te horen hebben gekregen dat wij altijd snel en duidelijk communiceerden met hen. Tevens heb ik de kwaliteit verbeterd en bewaakt door het opstellen van contact- en tijdsschema's en het ontwikkelen van het gehele draaiboek. Op deze manier is alle informatie duidelijk en overzichtelijk vast gesteld en kan het volgend jaar opnieuw worden gebruikt. SGM6: Managen van financiën. Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: B/C Door werkervaringen en stages had ik wel redelijk inzicht in financiën en hield ik zelf ook financiële gegevens bij waardoor ik dat op C had. Tijdens Hi-Winds heb ik hierin wel taken gedaan maar niet veel meer ontwikkeld omdat ik niet een grote taak had op financieel gebied. Hiervoor was er binnen de organisatie een financieel administrator aanwezig. Er was wel contact tussen haar en mij. Daarom zet ik deze competentie op B/C niveau omdat ik daar nog veel meer in wil ontwikkelen. Beginperiode: Tijdens het event wordt er veel gewerkt met externe partijen. Sponsoren en leveranciers spelen hierin een grote rol. Alle inkomsten en uitgaven dienen wij bij te worden gehouden en dienen altijd te worden terug gekoppeld naar het hoofd van het comité. Tussenperiode: Binnen de voorbereidingen heb ik niet de grootste financiële taak omdat de persoon die over de financiën gaat het meeste inzicht heeft hierin. Wat ik doe is het bijhouden van pinbonnetjes en het bijhouden van de in-en uitgaven van de petten die wij hebben besteld voor de Hi-Winds. Mensen kunnen petten bij ons kopen waardoor ik dit goed bij moet houden. Tussentijds breng ik deze financiën naar de bank zodat het op de rekening komt te staan. Tevens houd ik de invoices bij van alle leveranciers en sponsoren. Er is een duidelijk overzicht gemaakt van de inkomsten van de sponsoren en de uitgaven naar de leveranciers. Wanneer er een invoice binnen komt van een leverancier, geef ik dit door aan het hoofd van het comité. Wanneer de sponsor iets over heeft gemaakt naar de rekening geeft het comitelid dit weer door aan mij. Zo houden we elkaar op de hoogte van de in- en uitgaven. Door deze manier van managen van financiën doe ik zelf niet grote berekenen maar leer ik wel omgaan met factoren die bij de financiële taken horen. Hierdoor krijg ik inzichten in de financiële wereld wat mij helpt om hier later ook mee om te gaan. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 20

21 Eindperiode: binnen de organisatie hield ik, samen met een organisatielid, het overzicht bij waarin duidelijk werd wie wel of niet betaald had. Dat te maken met sponsorgeld of met betalingen naar leveranciers o.i.d. Dit communiceerden we met elkaar en dan voerde ik dat in. Uiteindelijk had hier beter één persoon op kunnen zitten want tijdens de Hi-Winds zelf werd dat niet meer doorgegeven door de desbetreffende persoon die inzicht had in de rekeningen. Hierdoor was het aan het eind niet meer helemaal helder wie nou wat had betaald. Tevens hield ik de inkomsten van de petten bij die wij vóórdat Hi-Winds begon verkochten. Wanneer er teveel geld was communiceerde ik dat met de desbetreffende persoon en die bracht het dan naar de bank. SGM8: Leiding geven en managen. Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: C Doordat ik al vaker evenementen georganiseerd had en tijdens mijn werk leiding geef had ik deze competentie al ontwikkeld op niveau C. Echter, door de organisatie van Hi-Winds is dit alleen nog maar meer ontwikkeld en kan ik daarom stellen dat dit nog steeds niveau C blijft. Beginperiode: Het event bestaat voornamelijk uit het managen van alle activiteiten waarbij wij van alles op de hoogte zijn. Alle activiteiten dienen wij te managen en te leiden zoals vergaderingen en het contact naar interne en externe partijen. Dit is zowel in het proces naar het event toe en tijdens het event. Door middel van contacten en netwerk kan je leiding geven en ook beter managen omdat je weet wie wat doet. Uiteindelijk moet alles kloppen en moeten de juiste personen zijn gekoppeld aan de juiste taken. Tussenperiode: Momenteel leid ik alle vergadering wat goed verloopt. Het is soms alleen beetje rumoerig omdat we met 10 man om tafel zitten en iedereen wel iets te zeggen heeft. Hier proberen we dan wat orde in te scheppen waarbij we het onderwerp terug halen naar de kern in plaats van dat het weer uit de hand loopt. Ook zijn alle sponsoren rond waardoor het contact met externe partijen ook goed verloopt. Het contact met de leveranciers loopt ook nog steeds omdat ik hier tot en met het evenement mee te maken krijg. Ook heb ik de leiding over de vrijwilligers waarbij ik opzoek ga naar vrijwilligers en ook de vrijwilligers inplan. Voor het evenement vindt er een briefing plaats waarin alle vrijwilligers geïnstrueerd worden over de taken die ze gaan vervullen. Gedurende het evenement zal ik de vrijwilligers managen om het zo goed mogelijk te laten verlopen. Eindperiode: tijdens de gehele stage was het leiding geven en het managen een rode draad binnen de organisatie. Hierin is ook weer veel ontwikkeling doorgemaakt. Ik leidde, samen met Kristen de vergaderingen en probeerde hier waar nodig orde in te houden. Tevens had ik de vrijwilligers onder mijn hoede. Hier heb ik de meeting geleid waarbij ik een korte introductie heb gegeven en vervolgens hebben alle vrijwilligers elkaar ontmoet en kennis gemaakt. Dit was erg leuk. De laatste aanpassingen werden gedaan in de schema's en uiteindelijk heb ik op de dag dat het event begon de vrijwilligers geïnstrueerd met taken. Bij het managen van de vrijwilligers tijdens Hi-Winds heb ik geleerd dat het best moeilijk is om orde te houden en regels te hanteren. Vooral omdat het event al 30 jaar bestaat en er nog steeds geen vaste regels of overzichten zijn waarin duidelijke informatie staat. Ook waren er mensen binnen de organisatie die zich bemoeiden met deze zaken waarbij de één dit zei en de ander dat. Hierdoor wist ik soms niet wat nou eigenlijk wijsheid was. Ik heb op een gegeven moment mijn handen er vanaf getrokken en mij afgeschermd van dat soort mensen en met Kristen en één van de organisatieleden de zaken besproken waarbij we zelf bepaalde regels hebben besloten. Dit werkte veel beter en op die manier konden we sneller beslissen zonder invloed van andere bemoeials. Tevens is het lastig om de juiste vrijwilligers ergens te plaatsen omdat ik de vrijwilligers eigenlijk niet ken maar wel veel vrijwilligers nodig had. Er zijn van te voren geen stress bestendige of financiële testen gedaan zodat je mensen echt goed bij de functie kan zetten. Daarnaast had ik een vrijwilligersschema gemaakt maar uiteindelijk werd dat toch veelal weer anders omdat sommige vrijwilligers de hele dag bleven, sommigen kwamen niet opdagen, sommigen vonden het niet leuk en anderen waren niet stress bestendig. In het vervolg als ik weer zo'n taak krijg dan kan ik rekening houden met deze aspecten. Ik heb dit als goede leerervaring gezien en kan ook zeggen dat dit in Nederland anders is dan op Aruba waardoor het in elke situatie of organisatie anders kan zijn. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 21

22 SGM9: Ontwerpen, organiseren en begeleiden van sport-en bewegingsactiveiten Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: C Deze competentie had ik al op niveau C omdat ik tijdens het CIOS, tijdens SGM en in mijn werkervaring al veel evenementen en activiteiten heb georganiseerd en begeleid. Dit is nu alleen maar meer ontwikkeld omdat we de gehele organisatie van Hi-Winds hebben gedaan. Beginperiode: Het event bestaat dit jaar 30 jaar. Er is dus al 29 keer Hi-Winds georganiseerd. Elk jaar ziet dit er voor een groot deel hetzelfde uit maar omdat er nieuwe stagiaires zijn die het event op zich nemen heeft het elke keer een andere twist. De rode draad van het event ligt er maar het is aan ons om het event naar eigen draai en creatie in te vullen. Tussenperiode: Over een aantal weken staat het event op de stoep waarbij er 9 dagen lang surfwedstrijden en activiteiten plaats vinden. In de afgelopen maanden ben ik bezig geweest met de complete invulling hiervan en momenteel ben ik nog steeds bezig om de puntjes op de i te zetten. Het complete event is in principe hetzelfde als voorgaande jaren omdat het strand niet anders kan worden ingericht met de materialen alleen zijn er bepaalde veranderingen aangebracht die het event toch weer zullen veranderen. Eindperiode: als ik terug kijk op deze competentie dan heb ik samen met Kristen een heel mooi event neergezet. Hierin komen alle aspecten van deze competentie aanbod omdat wij vanaf het begin tot aan het eind Hi-Winds hebben ontworpen en georganiseerd. Ik heb samen met Kristen een goed georganiseerde voorbereidingsperiode neergezet waarin we over allerlei aspecten goed hebben nagedacht. Gedurende de Hi-Winds is de organisatie op zijn plek gevallen en liep alles heel goed. Ik heb bijvoorbeeld bij de kids mountainbike geassisteerd en Kristen bij wateractiviteiten. Dus beide hebben we nog begeleidende activiteiten gedaan. Ook hadden we het heel gezellig met de deelnemers waar we ook verschillende activiteiten mee hebben gedaan zoals een partybus, bioscoop avond en karaoke avond. Naast de Hi-Winds hebben we begeleidende activiteiten gedaan bij een mountainbike wedstrijd en hebben we geholpen bij windsurfwedstrijden. SGM10: Ondernemen, ontwikkelen en innoveren Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: C Ik had deze competentie al op niveau C en heb hem door Hi-Winds verder door ontwikkeld omdat dit een grote opdracht was waarbij het ondernemen, ontwikkelen en innoveren een grote rol speelde. Echter wil ik op het gebied van innoveren nog meer leren dus daar zou ik het meest in willen ontwikkelen in het afstudeerjaar. Dit kan ik tijdens mijn minor event management goed blijven ontwikkelen. Beginperiode: Het event heeft een ondernemend karakter omdat het veel voorbereiding treft en uiteindelijk 9 dagen in totaal duurt. Omdat het dit jaar de 30e editie is, is het van belang om nieuwe ideeën te ontwikkelen en te blijven innoveren zodat het een nieuw karakter krijgt. Het publiek wat erop af komt verdiend ook iets nieuws zodat het aantrekkelijk blijft om te komen. Voor de komende editie is het de bedoeling dat er samen wordt gewerkt met IFCA tour event. Als dit doorgaat wordt het event nog specialer en groter en trekt het meer deelnemers en publiek. Op deze manier wordt er iets nieuws ontwikkeld en blijft Hi-Winds innoveren. Daarnaast hebben Kristen en ik ook onze kijk op het event en mogen wij ook creatief zijn in het ondernemen van nieuwe acties binnen het event. Tussenperiode: De samenwerking met IFCA is er waardoor er tijdens de Hi-Winds internationale surfwedstrijden plaats vinden. Hierdoor wordt het event weer naar een hoger level getrokken en dat is goed voor de ontwikkeling van het event. Tevens werk ik samen met bepaalde klanten waardoor er een nieuwe invulling van het programma is ontstaan. De watersportactiviteiten blijven hetzelfde maar in de land- en andere activiteiten zullen kleine veranderingen aangebracht worden. Tevens word ik door het comite vrijgelaten om nieuwe ideeën te ontwikkelen, echter is soms moeilijk om grote veranderingen aan te passen omdat het event al in zijn geheel staat en het comité niet veel Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 22

23 behoefte heeft aan grote veranderingen. Door deze ontwikkeling is het voor mij leuker om te investeren in kleine veranderingen zoals landactiviteiten en aankleding etc. Eindperiode: ik heb binnen deze competentie veel ondernomen om de organisatie goed te laten verlopen. Dit heeft ook zijn vruchten afgeworpen omdat iedereen heel tevreden was en sommigen nog nooit zo'n goed event hadden gezien. Samen met Kristen heb ik een mooi event ontwikkeld en hebben we ook nieuwe creatieve ideeën ontworpen zoals houten pallets met teksten erop, bordjes met bewegwijzering, en oude surfboards een nieuwe touch gegeven door samen te hebben gewerkt met artistieke schilders. Ook hadden we een winkelstraat gerealiseerd waarin bedrijven zoals Havaianas en artistieke bedrijfjes met sieraden en kunst stonden. Tevens hadden we nieuwe ideeën voor landactiviteiten met andere bedrijven bedacht maar door gebrek aan ruimte of materialen zijn deze ideeën gecanceld door de organisatie. Wel zijn er samenwerkingen ontstaan met een dansgroep en een turnvereniging waardoor er toch leuke activiteiten waren gedurende het event. SGM11: Toepassen van sportmarketing & PR. Niveau beginperiode: B Niveau eindperiode: C Voordat ik begon had ik deze competentie op niveau B omdat ik daar nog niet super veel in was ontwikkeld. Maar door Hi-Winds heb ik hier veel meer in geleerd en mee te maken gekregen waardoor het nu op niveau C staat. Beginperiode: Na het zoeken van sponsors is het van belang om de PR en marketing te regelen. Het is een groot en belangrijk onderdeel van het event. Hi-Winds moet opnieuw op de kaart worden gebracht over de inhoud en de data. Wij ontwerpen de posters en flyers en zorgen voor social media aandacht. Dit kan via internet gaan maar ook via de lokale media zenders, o.a tv en radio. Tevens doen wij onderzoek naar de invloed van media op het event. Hiervoor stellen wij een Media Value Report op. Tussenperiode: Nadat alle sponsoren geregeld waren is de promotie en marketing van start gegaan. De lycra's voor de deelnemers en officials zijn gemaakt waarbij het design moest worden gemaakt. Tevens zijn er petten en shirts ontworpen voor Hi-Winds om te verkopen als merchandise. Ook is de auto opnieuw bedrukt met een design waarin de Arubaanse vlag en alle sponsoren zijn bedrukt. Daarnaast werken we met het gehele team aan de poster en flyers, de trailer en zal er na het evenement een complete aftermovie komen die gemaakt wordt door een professionele filmer. Eindperiode: terugkijkend op deze competentie kan gezegd worden dat ik samen met Kristen veel marketing en PR geproduceerd heb. De auto sticker is helemaal top geworden en kregen daar veel reacties over. Hij viel ook erg op en dat was perfect. Tevens hebben we merchandise ontwikkeld waarbij de mensen petten en shirtjes konden kopen. Daarnaast heb ik heb een radiopspot opgenomen waarin ik in 30 seconden Hi-Winds presenteerde. Ook heb ik een interview gehad waarin een radiozender mij interviewde over Hi-Winds. Ook tijdens de Hi-Winds zelf heb ik samen met Kristen live uitzendingen gedraaid op de radio. De radio stond met een glazenhuis op het strand en was live aanwezig. SGM12: Inspelen op ontwikkelingen (omgevingsbewustzijn) Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: C Door mijn studie, mijn werk en stage ervaringen had ik deze competentie al ontwikkeld op niveau C. ook door mijn werk als bootcamp trainster speelde ik veelal in op nieuwe sportontwikkelingen. Door Hi-Winds heb ik geleerd dat je qua sport in kan spelen op ontwikkelingen maar dat het niet altijd relevant is omdat er ook andere randvoorwaarden van belang zijn waar je rekening mee moet houden. Beginperiode: Zoals al eerder benoemd is het dit jaar de 30e editie van Hi-Winds. We willen er dan ook een speciale editie van maken. Tijdens de eerste kennismaking werd er gelijk al aandacht gegeven aan onze ideeën. We hebben dan ook gelijk brainstorm sessie gedaan waarbij wij aangaven het leuk te vinden om in te spelen op grote gebeurtenissen op Aruba, zoals carnaval. Dit is een groot event wat in februari plaats vindt. Het lijkt ons leuk om dans te combineren bij de 30e editie. Op deze manier betrekken we de bewoners bij het event en spelen we in op de omgeving. Dit is één Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 23

24 voorbeeld om het event specialer te maken. Wanneer wij op Aruba zijn zullen wij deze sessies doorvoeren in de vergaderingen en kunnen we meer inspelen op de ontwikkelingen. Ook is het inspelen op de markt een belangrijk aspect. Door hierop in te spelen kan het event groter op de kaart worden gezet en kan er ingespeeld worden op nieuwe sporten. De side events spelen hierbij een belangrijke rol. Tussenperiode: Met het idee van de carnaval zijn ondertussen nog geen stappen ondernomen. Wel heb ik gesprekken met een beach rugbyteam zodat zij in de pauzes bij ons kleine wedstrijdjes kunnen houden om hun sport te promoten. Beach rugby is namelijk een opkomende sport in Aruba en op deze manier kunnen we wat voor elkaar betekenen. Eindperiode: Uiteindelijk is er van bovenstaande ideeën niks terecht van gekomen. Samen met Kristen hebben we verschillende ideeën bedacht maar deze werden door het comité niet toegelaten wegens reële redenen. Toch zijn er leuke activiteiten geweest naast het surfen zoals een groep dansers en een groep turnsters die gebruik maakten van de tumblingbaan. Het grootste ontwikkelingsgebied was de mountainbike wedstrijd omdat dat een opkomende sport is op Aruba. Daar is dus goed van gebruik gemaakt. SGM13: Onderzoeken en adviseren. Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: C Voordat ik begon aan Hi-Winds had ik deze competentie al op niveau C omdat ik binnen de opleiding en ook binnen stages onderzoeken heb gedaan en advies heb gegeven. Echter lag de nadruk binnen Hi-Winds niet op onderzoeken en adviseren dus hebben we hierin niet veel ontwikkeld. Er was wel een schoolopdracht die te maken had met de onderzoek dus we hebben enigszins wel gewerkt met onderzoek maar binnen de organisatie zelf is er niet op die manier gewerkt en lag daar niet de prioriteit. Beginperiode: Naast de hoofdzaken van het event is er een bijzaak die wij als stagiaires gaan vervullen. Wij gaan middels het opstellen van een Media Value Report, onderzoeken wat de invloed van de media is op het event. Dit kan op allerlei gebieden onderzocht worden. Tussenperiode: Momenteel houdt Kristen een media overzicht bij van de views en likes op facebook en instagram omdat zij zich binnen het event het meest bezig houdt met social media. Vervolgens zullen wij na het evenement een rapport opleveren voor de ATA (Aruba Tourism Autorithy) om deze inzichten allemaal te rapporteren. Eindperiode: uiteindelijk is het opstellen van het media value report niet echt een onderzoek geworden omdat het meer een resultaat is geworden van de invloed van de media waarin allerlei schema's en overzichten te vinden zijn. Hier heeft Kristen zich mee bezig gehouden. Het enige gerelateerde wat ik had gedaan was het onderzoek voor school wat met de stage te maken had maar omdat ik daar niet genoeg artikelen voor had gevonden kon ik daar niet advies over geven aan de organisatie. Wel hebben we over het algemeen ondervonden dat het organiseren van Aruba Hi- Winds een grote opdracht was waarin we zelf veel onderzocht hebben om te komen tot een goede werkwijze en de juiste informatie. Uiteindelijk staan er in het draaiboek ook evaluaties en adviezen voor de organisatie en de nieuwe stagiaires. SGM15: Samenwerken en samenwerkend leren. Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: C Voor Hi-Winds heb ik zoveel samengewerkt met studiegenoten en met werknemers dat ik hierin al veel ontwikkeld was. Ik heb ook geleerd dat ik hierin eerlijk moet zijn en dat communicatie heel belangrijk is. Als je communiceert kan je leren van elkaar anders hinder je elkaar. Tijdens Hi-Winds heb ik natuurlijk met Kristen constant samengewerkt. Ook al deden we soms dingen individueel, je koppelt het dan weer terug naar elkaar. Ik heb hier veel van geleerd maar weet nu ook dat ik goed heb gehandeld en dat dit bij me past omdat ik het fijn vind om goed te communiceren en dat heeft wel zijn vruchten afgeworpen. Beginperiode: Gedurende het event werk ik nauw samen met Kristen. Ik heb dan ook aangegeven in het begin van dit nieuwe schooljaar dat het een goed idee zou zijn wanneer wij samen gaan werken in de komende opdrachten en projecten. Dit is ook gebeurd en we komen er goed achter wat onze Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 24

25 kwaliteiten en verbeterpunten zijn. Omdat we dit hebben gedaan is er ook goed gekeken naar wat Kristen op zich kan nemen en wat ik op mij kan nemen gedurende de stage. Op deze manier kunnen we al inhoud geven aan onze functies waardoor we voorbereid de stage in gaan. Er komt namelijk veel bij kijken en het is verstandig als we allebei bepaalde functies op ons nemen zodat we gebruik maken van onze kwaliteiten. Het is belangrijk om zaken goed af te spreken en te onderscheiden. Uiteindelijk koppelen we alle zaken terug zodat we wel van alles op de hoogte blijven en ook van elkaar kunnen leren en tips kunnen geven. Tussenperiode: In het begin hebben we de taken vrij gelaten omdat het in eerste instantie meer onderzoeken was dan uitvoeren. Naarmate de taken drukker werden hebben we het verdeeld. Ik houd me bezig met verschillende taken en Kristen ook. Op deze manier scheiden we het werk en kunnen we ook efficiënter werken. Ik maak bijvoorbeeld de vrijwilligers schema's en de draaiboeken en ben bijvoorbeeld het contactpersoon voor de sponsoren en de leveranciers zodat zij één contactpersoon hebben in plaats van meerdere. Ook ben je dan meer op de hoogte van de informatie. Alle informatie houden wij bij in een overzicht en dit is dan ook een soort actielijst waarin alle gegevens vermeld staan die we tot nu toe hebben gedaan of die we nog moeten doen. Als er vragen zijn dan stellen we die aan elkaar en overleggen we voordat we het comité gaan inlichten over iets. Ook zijn we beide van eigenlijk alle acties en activiteiten op de hoogte zodat we tijdens het event ook zoveel mogelijk kunnen delen en niet elke keer mensen hoeven door te sturen. Eindperiode: Ik kijk terug op een hele leuke en leerzame samenwerking tussen Kristen en mij. We hebben samen ons steentje bijgedragen en daar mogen we trots op zijn. We hebben eigenlijk nooit problemen ondervonden omdat we altijd communiceerden. Soms waren we wel is chagrijnig maar dan lieten we elkaar omdat we ook wisten dat het niet erg is als je soms is chagrijnig bent. Zeker in onze situatie want we woonden, werkten en deden eigenlijk alles samen. Ik ben daarom heel blij dat het zo goed is gegaan en dat komt ook omdat we beide nuchter zijn en ook goed communiceren. Door het communiceren praat je over wat je van dingen vind en vaak speelden we op elkaar in en dat was ook leuk. Ik heb dit heel goed ervaren. SGM16: Communicatie Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: C Zoals hierboven als genoemd bij samenwerkend leren is het van essentieel belang dat je goed communiceert. Dit had ik al op niveau C en na Hi-Winds is dat ook zo gebleven omdat ik daar goed in heb gehandeld. Beginperiode: Tijdens het event is communicatie van essentieel belang. Niet alleen hebben we te maken met elkaar maar ook met de interne en externe partijen. Het is dus belangrijk om alle zaken goed te bespreken en juiste beslissingen te maken. Ook koppelen wij alle acties uit naar het hoofd van het comité zodat hij van al onze acties op de hoogte is. Wanneer wij bijvoorbeeld afspraken maken met externe partijen dan kan hij eerst zijn ervaringen delen voordat wij al acties gaan uitvoeren. Dit geldt ook binnen de communicatie tussen mij en Kristen. We wonen en werken een half jaar samen wat betekent dat je dicht op elkaar werkt en woont. Een goede communicatie is dan heel belangrijk en uit ervaring kan ik ook zeggen dat het altijd van belang is om dingen uit te spreken wanneer het wat contact wat stroever verloopt. Door er over te praten worden dingen opgelost. Tussenperiode: Momenteel verloopt de communicatie goed. Ik heb verschillende communicatiemiddelen; , telefoon en afspraken. Met de externe partijen verloopt het contact over het algemeen goed. Wel merk ik dat het soms wat langer duurt en dat je lang moet wachten op een antwoord. Het beste is dan om even te bellen in plaats van te mailen zodat je sneller een antwoord krijgt. Met de interne communicatie naar het team toe gaat het ook wel goed. Iedereen is actief en dat is fijn. Echter zit ik niet op een kantoor te werken bij mijn stagebegeleider waardoor ik niet altijd even snel iets kan vragen. Hier gaat altijd wat tijd overheen en als we vergaderingen hebben vraag ik heel veel maar soms wil je op bepaalde momenten een antwoord en dat krijg je dan niet altijd. De communicatie tussen mij en Kristen verloopt ook goed. We hebben het nog steeds leuk Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 25

26 en de samenwerking gaat goed. Soms heb je een dag waarin het even iets minder loopt omdat we dan niet goed communiceren maar dat is dan de andere dag wel weer goed. Eindperiode: Niet alleen met Kristen verliep de communicatie goed maar ook met de externe partijen en de organisatie. Ik wil van mezelf graag dingen duidelijk hebben en daarom heb ik ook in het contact altijd snel gecommuniceerd en als er onduidelijkheden waren dan probeerde ik die te ontdekken of op te lossen door contact op te nemen. Ik heb geen moeite met telefoneren en daarom heb ik ook veel contact gehad met leveranciers en sponsoren. Ik bel liever dan dat ik een bericht of e- mail stuur omdat ik dan beter kan communiceren en ook onduidelijkheden voorkom. SGM17: Reflecteren en leren Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: C Voor Hi-Winds zat ik al op niveau C omdat ik in mijn werk en studie veel gereflecteerd heb met studiegenoten of werknemers. Ik vind het fijn om te weten hoe iemand het vind om bijvoorbeeld met mij te werken en wat ik kan verbeteren. Maar ook wat voor werk je aflevert en hoe iemand dat ervaart. Na Hi-Winds sta ik ook op niveau C. Beginperiode: Gedurende het event zullen er verschillende activiteiten ontwikkeld worden. Deze activiteiten zullen besproken worden door Kristen en mij maar ook met het comité in de desbetreffende vergaderingen. Hieruit zal feedback ontstaan wat weer terug moet worden gekoppeld door ons. Op deze manier wordt iets beter en leer je van je gemaakte beslissingen nog iets beter te maken. Tussenperiode: De grootste factor binnen de stage is zelfstandig werken. Het comité is er wel maar eigenlijk ook weer niet. Voor de grote vragen hebben we vergaderingen maar voor de kleine zaken is het lastig om de begeleiders te bereiken omdat we hun niet zien en zij gewoon hun full time baan hebben. We krijgen daarom niet veel reflecties terug over ons functioneren maar ik heb al wel vernomen uit gesprekken met sommige begeleiders dat het goed gaat en dat we het goed doen. Als dat niet zo zou zijn zouden wij ze wel meer horen klagen. Dus dat is in principe een goed punt. Tijdens het evenement zelf zal er meer samen gewerkt worden waardoor ze een betere indruk van mij krijgen en dan ook kunnen kijken hoe ik functioneer binnen het evenement zelf. Ook kan ik dan voor mijzelf nachecken of alle afspraken met sponsoren en leveranciers nagekomen worden. Dit wordt voor mijzelf een leuk punt om te ervaren. Eindperiode: samen met Kristen hebben we eigenlijk onbewust gereflecteerd maar ook bewust. Omdat we goed met elkaar communiceerden ben je ook tegelijkertijd aan het reflecteren omdat je het over bepaalde aspecten en situaties hebt. Zo leer je ook van elkaar en weet je hoe iemand anders erover denkt. Tijdens het event zelf hebben we ook samen veel gepraat over hoe dingen gaan of waar we tegen aan liepen. Maar als we daar dan over praten reflecteerde je eigenlijk gelijk en dan nam je dat mee naar een volgende situatie. Met de organisatie kon ik dat gedurende de stageperiode soms niet goed inschatten. We kregen wel goede reacties maar niet concreet. Vaak door gesprekken als ik er zelf naar vroeg kreeg ik feedback. En dit bleek dan heel positief te zijn. De organisatie kwam zelf niet vaak met complimenten en dat was voor ons soms wel wat moeilijk omdat we niet wisten wat ze nou eigenlijk van ons vonden. Soms stonden we dan versteld van iemand omdat diegene dan ineens zo positief was terwijl die dat in een voorgaande periode nooit zo liet merken. SGM18: Zelfsturing en zelfwerkzaamheid Niveau beginperiode: C Niveau eindperiode: C Voor Hi-Winds kon ik mijzelf altijd goed aansturen en wist ik altijd wat ik wilde. Dit komt ook omdat ik zelfstandig ben ingesteld. Na Hi-Winds is dit alleen nog maar meer ontwikkeld omdat de gehele stage zelfstandig was en we dus onszelf moesten aansturen. Beginperiode: Gedurende het event werk ik veel samen met Kristen maar zal ik zelf ook acties op mij nemen waar ik zelf verantwoordelijk voor wordt. Dit heeft te maken met het feit dat we niet alles samen kunnen doen omdat het dan te druk wordt. Op deze manier dien ik zelfsturing te geven aan mijn eigen acties en zal ik zelf moeten werken om tot de juiste taken te komen. Tussenperiode: In de afgelopen periode heb ik mijzelf veel zelfsturing gegeven omdat het een hele zelfstandige stage is. Zo heb ik binnen de organisatie mijn eigen taken en die wil ik dan ook goed en Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 26

27 professioneel uitvoeren. Doordat er zoveel verschillende takken zijn binnen de stage is het voor mij erg belangrijk geweest om actielijsten te maken zodat ik niks vergeet. Nog steeds doe ik dat en dat werkt ook op een goede manier en werpt zijn vruchten af. Ik loop goed op schema. Daarnaast is het werk flexibel waardoor ik snel moet schakelen van taak naar taak. Binnen de stage werk ik soms redelijk onbewust maar als ik dan kijk naar wat ik doe, is dat veel zelfstandig werken en zelfredzaamheid omdat ik samen met Kristen het hele event organiseer. Omdat ik van mijzelf weet dat ik deze competentie goed bezit is het een goede proef om dit in deze stage te bewerkstelligen wat ik ook in de toekomst goed kan gebruiken. Eindperiode: De gehele stage periode was zelfstandig waardoor we samen maar ook individueel onszelf moesten redden. Je probeerde samen maar ook alleen de beste werkwijze te creëren. Door dit proces heb ik zelf maar ook als duo nog zelfstandiger leren werken. Niet alleen hoe ik zelf het beste kon werken maar ook hoe je het leerproces kan ontwikkelen en een leuke werkomgeving kan creëren. Dit is gebleken uit de schematische werkstijl die wij hanteerden en in het algemeen onze eigen werkstijl want dat was vergeleken met de voorgaande stagiaires heel anders. Wij houden beide van ondernemen en aanpakken en dat bleek ook uit het feit dat wij aan het einde van de voorbereidingsperiode heel veel zaken al klaar hadden en weinig nog hoefde te regelen. We waren dus goed op tijd en dat heeft ook door onze eigen zelfstandigheid veel teweeg gebracht. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 27

28 Leerdoelen Rixt van der Laan tijdens Aruba Hi-Winds Om bovenstaande competenties te ontwikkelen had ik voor mijzelf de volgende hoofd- en subdoelen opgesteld: Hoofddoel: 'Het perfectionisme wat ik bezit, meer richten op het einddoel en dit in de voorbereidingen meer los laten'. Toelichting: ik ben van mezelf erg perfectionistisch en wil vanaf het begin graag weten hoe het einddoel eruit ziet. Hierdoor vind ik het soms lastig om op een losse manier te werk te gaan. Ik kan dan nog wel eens vastlopen in mijn werk omdat ik te snel de goede en juiste dingen op papier wil hebben. Dit kan mij soms veel tijd kosten. Door dit perfectionisme meer los te laten wil ik losser proberen te werken. De taken van dit event passen daar naar mijn idee goed bij en kunnen mij daar zeker bij helpen. Het is een flexibele werkomgeving waarin ik ook flexibel te werk moet gaan. Richting het eind zal mijn perfectionisme meer aan de orde komen omdat dan alle taken af moeten zijn. Ik zal wel voor mijzelf de taken bewaken maar wil dit op een andere manier aanpakken zodat ik losser kan leren werken. Door samen te werken met Kristen en het comité kan ik dit doel behalen. Zij kunnen mij controleren en wijzen op eventuele taken die ik meer zou moeten los laten. Doel behaald? Als ik terug kijk op dit hoofddoel dan heeft Aruba Hi-Winds hier zeker aan bijgedragen. Omdat het een zelfstandige stage was hebben we samen veel overlegd om tot de juiste informatie te komen. Op deze manier heb ik de zaken niet allemaal zelf gedaan maar ook veel met Kristen. We hadden onze eigen taken verdeeld en daarin deden we ons eigen ding. Door te communiceren met elkaar heb ik ook op een lossere manier gewerkt omdat ik niet alles alleen hoefde te doen. Tevens kon ik soms nog niet met documenten bezig omdat het eigenlijk nog geen zin had om daaraan te werken want dan was het event nog te ver weg. Een ander voorbeeld waarin ik het werk redelijk heb los gelaten is het opstellen van het vrijwilligersschema. Hierin wilde ik eerst eigenlijk zo snel mogelijk alles al invullen maar dit kon ik pas op het laatste moment doen omdat er nog zoveel informatie veranderde. Dit heb ik toen ook naar mijn idee veel meer los gelaten. Ook omdat ik hoorde dat het altijd zo gegaan was bij Hi-Winds en dat het dus eigenlijk geen zin had om het zo perfect te doen. In die situatie heb ik daarom wel goed gehandeld en heb ik het werk meer los gelaten. Waar ik soms wel is tegenaan liep was het feit dat ik bepaalde zaken niet wist. En omdat ik nieuw was binnen de organisatie en geen idee had nam ik het liefste contact op met de organisatie zodat zij mij het juiste antwoord konden geven. Daarin zie ik wel dat perfectionisme terug komen omdat ik het dan gelijk goed wil weten. Ik weet niet hoe dat bij een ander overkomt maar voor mezelf vind ik dat niet storend omdat ik de informatie liever goed te horen krijg dan niet goed. Het is nog steeds een punt waar ik aan moet werken omdat het in mijn werk veel aan te pas komt. Echter heeft Hi-Winds hier heel goed aan bijgedragen en dat vind ik fijn. Reflectie van Kristen Bos: Ik heb vaker samen gewerkt met Rixt en haar perfectionisme komt daarin altijd naar voren. Perfectionisme vind ik een goede eigenschap en dat geeft Rixt iets extra s waardoor ze altijd een goed product aflevert of inlevert. Daarin tegen kan het ook een valkuil zijn doordat je af en toe te lang in iets blijft hangen omdat je het graag zo goed mogelijk wil doen. Dit was bij Rixt soms ook zo bij Hi- Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 28

29 winds. Ze wilde op het begin alles zo goed doen, maar dat is soms lastig. We hebben een kite- en windsurf evenement georganiseerd waarin de touwtjes ontzettend los gelaten worden en waarin iedereen alles op zijn eigen tempo en zijn eigen manier doet. Rixt heeft dit later goed opgepakt door wel schema s te maken maar verder de touwtjes wel los te laten. Ik vind dat ze met dit leerdoel erg veel vooruitgang heeft geboekt in de stage zelf maar ze kan zich hierin zeker nog verbeteren. De samenwerking met Rixt was erg fijn, ook omdat ze erg perfectionistisch is hebben we goede plannen geschreven en is er goed gecommuniceerd met externe partijen. Tip: Je kan de touwtjes nog iets meer los laten maar je levert altijd wel erg goed werk en het moet niet ten koste gaan daarvan. Subdoel 1: 'Gedurende de stage wil ik mij ontwikkelen op sponsorgebied waarbij ik mij verdiep in de inhoud van sponsor contracten en pakketten'. Toelichting: in eerdere stages heb ik mijn nog nooit bezig gehouden met sponsoren. Vanaf het begin af aan lijkt het mij altijd al een leuke taak om sponsoren binnen te halen. Ik beschik over goede communicatieve vaardigheden en ik vind het leuk om te netwerken. Door middel van het opstellen van sponsorcontracten kan ik mij verdiepen in de zaken rondom het sponsorgebied. Wanneer de sponsorcontracten en pakketten zijn opgesteld kan ik deze voorleggen en kan ik ook eventueel onderhandelen met de desbetreffende sponsoren. Binnen Hi-Winds zal ik het eerste contactpersoon zijn bij de sponsoren. Op deze manier ben ik ook nauw betrokken bij de sponsorzaken. Dit subdoel kan ik bereiken door mij te verdiepen in de contracten en pakketten. Ook zal ik op de hoogte moeten zijn van de bedrijven die we willen benaderen voor het event zodat ik gericht kan handelen. Hierdoor stel ik mijzelf goed op de hoogte. Door te kijken naar het aantal sponsoren wat het event oplevert kan ik kijken of ik juist heb gehandeld. Ook kunnen Kristen en het comité mij feedback geven op de manier van handelen. Doel behaald? Dit doel is zeker behaald. Met Hi-Winds heb ik veel te maken gekregen met sponsoren omdat het één van de eerste stappen was binnen de organisatie. Er bestonden al sponsorcontracten maar hier heb ik me in verdiept en zo heb ik geleerd van de tegemoetkomingen die een sponsor kan verwachten en krijgt wanneer zij ons sponsoren. Daarnaast heb ik veel geleerd van Edwin Hekman die ons meenam naar de eerste en belangrijke sponsoren. Hij is een verkoop man en praat heel gemakkelijk. Wanneer hij met ons mee ging was hij voornamelijk aan het woord maar wanneer wij zelf op pad gingen deden we het samen en daar leerden we heel veel van. Waar ik wel ben achter gekomen is het feit dat sommige sponsoren meer krijgen dan dat ze geven. Dit is aan het eind pas naar voren gekomen en daarom hebben we dat ook meegenomen in de evaluatie van volgend jaar. Een sponsor moet wel waarde krijgen voor wat hij/zij geeft. Het bewaken hiervan is heel belangrijk en dat is een goede leer voor in de toekomst. Reflectie van Kristen Bos: Dit doel heeft Rixt ontzettend goed behaald. Ze is vanaf het begin erg bezig geweest met sponsoring en heeft zich daar erg over ontfermd. Rixt wacht niet af en belt of mailt meteen als het antwoord te lang op zich laat wachten. Ze communiceert duidelijk en doormiddel van het maken van schema s heeft ze goed het overzicht gehouden over alle externe partijen. Omdat wij nieuw waren binnen de organisatie en niet precies wisten welke sponsor wat kreeg of wat de deal precies was, hebben we ons daar soms is vergist. De sponsor kreeg meer dan dat ze er voor betaalde of uiteindelijk deed de sponsor toch niet heel veel door de Aruba Hi-winds. Hier kan nog iets meer op gelet worden als Rixt Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 29

30 in de toekomst zich weer bezig gaat houden met sponsoring. Verder heb ik van haar geleerd dat bellen de beste optie is en niet te lang wachten met het achter sponsoren aan gaan. Subdoel 2: 'Binnen de organisatie van Hi-Winds 2016 goed blijven communiceren met interne en externe partijen'. Toelichting: binnen het dagelijks leven vind ik communicatie een zeer belangrijke factor. Ik houd zelf van duidelijkheid en vind het daarom ook belangrijk dat alle partijen zoals Kristen, het Hi-Winds comité en de externe partijen goed op de hoogte zijn van de stand van zaken. Communiceren vind ik zelf in de meeste gevallen niet lastig om te volbrengen maar binnen een team is het wel van belang dat het gebeurd. En ook dat het goed gebeurd. Wanneer zaken voor mij niet duidelijk zijn wil ik ook zelf het initiatief nemen om duidelijkheid te scheppen. Ik wil daarbij ook proberen om assertief gedrag te tonen zodat het voor alle partijen gemakkelijk blijft om met elkaar te communiceren en om te gaan zonder dat daarbij mensen beledigd of ongemakkelijk worden. Dit subdoel kan ik bereiken doordat er elke week een weekplanning naar één van de comitéleden moet worden gestuurd. Op deze manier is hij op de hoogte van de acties die wij willen ondernemen. Wanneer een actie niet volbracht kan worden kan dit nog opgelost of aangepast worden. Wanneer de opgestelde acties goed zijn gekeurd kunnen deze worden uitgevoerd. Hier zullen wij het comitélid dan ook weer van op de hoogte stellen. Binnen de organisatie vind ik het fijn dat de sfeer goed is. Op deze manier kan er goed gewerkt worden zonder dat er irritaties ontstaan. Zodra ik merk dat de werksfeer niet goed is zal ik proberen dit op te lossen. Het hangt van de situatie af wanneer ik zelf denk in te willen grijpen. Doel behaald? Dit doel is gelukkig ook behaald. Dit is ook één van mijn sterke kwaliteiten omdat ik het leuk vind om met mensen, leveranciers en sponsoren in contact te staan. Ik vind het super leuk om klant contact te hebben en krijg daar ook energie van. Tevens heb ik geen angsten voor mensen of telefoneren waardoor ik geen moeite heb om mensen te woord te staan. Dit draagt zeker bij aan een positieve ervaring. Het contact met de sponsoren en leveranciers was goed omdat ik vanuit mijn kant snel reageerde en ook hen op de hoogte hield van vorderingen. Met de organisatie was het contact ook goed. Ik had met de één wel meer dan de ander maar dit is nooit als slecht ervaren. Tevens wist ik op een gegeven moment hoe ik met sommige leden om moest gaan en leerde ik ook van bepaalde situaties. Hierover heb ik samen met Kristen ook veel gepraat. Ik heb soms wel is rare ervaringen gehad met een ouder comité lid via de of via de telefoon en dan wilde ik daarover iets zeggen tegen hem maar zodra ik dan weer oog in oog met hem stond was er niks te redden. Ook van andere organisatieleden hoorde ik wel zulke ervaringen waardoor ik wist dat het niet perse aan mijzelf lag. Hierdoor veranderden mijn gedachten dan waardoor ik anders omging met de situatie. Reflectie van Kristen Bos: Rixt en ik hebben enorm veel vrijheid gekregen binnen de organisatie. Zo zaten we niet met comité leden op een kantoor maar werkten we zelfstandig. Het comité zagen we één keer in de week of één keer in de twee weken. Hierdoor is communicatie erg belangrijk. Rixt en ik hebben onderling taken verdeeld maar koppelden alles wat we deden aan elkaar terug. Daardoor hadden we onze eigen Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 30

31 dingen maar wisten we precies wat de ander aan het doen was. De communicatie tussen ons tweeën was erg fijn en duidelijk. Daarnaast is Rixt erg goed in de communicatie naar externe partijen. Ze communiceert helder, snel en luistert goed. Ze is oplossingsgericht en dat is voor externe partijen erg fijn om mee te werken. Het comité van Aruba Hi-winds is een comité met veel verschillende mensen en verschillende persoonlijkheden. Rixt had soms wat moeite met één comité lid die al langer is het bestuur zit en al 30 jaar alles op dezelfde manier doet. Wij hebben geprobeerd om veranderingen door te voeren maar dat viel vooral bij hem niet erg goed. Rixt en hij hadden soms wat woorden of mailtje die niet leuk over kwamen. Rixt heeft dit niet aan hem kenbaar gemaakt omdat ze niet zo goed wist wat ze er mee moest en of het nodig was om te zeggen. Ik zag wel de struggle die ze er soms mee had en misschien was het wel beter geweest om te zeggen omdat ze dan in ieder geval haar gevoelens en frustratie had kunnen uiten. Verder is dat het enige puntje waar ze in de toekomst eventueel nog aan kan werken maar de samenwerking met Rixt is erg goed geweest en de communicatie daarin ook. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 31

32 Reflectie voor Kristen Bos gekoppeld aan doelen: Hoofdleerdoel: In de peerassesment van de vitale stad kreeg ik regelmatig te horen dat mijn communicatie verbeterd kan worden. Daarin gaat het vooral om de taken die ik al gedaan heb of nog gedaan moeten worden. Ik weet zelf wel wat ik gedaan heb en niet maar de terugkoppeling is daarin belangrijk. Tijdens mijn stage bij Hi-winds wil ik hieraan werken door iedereen op de hoogte te houden van mijn werkzaamheden. En geef ik mijn stagebegeleider elke week een terugkoppeling. Reflectie van Rixt: Tijdens de stage is er goed gecommuniceerd door Kristen. Ik heb dit als zeer positief ervaren. We hadden sowieso vanaf het begin af aan goed afgesproken dat we dat een belangrijke factor vonden omdat we werkten en woonden met elkaar. We hebben binnen de werkomstandigheden takenlijsten en actielijsten gemaakt waardoor we elkaar ook op de hoogte hielden. Dit werkte erg prettig en hield ons ook scherp. Door deze lijsten werd het ook vanzelfsprekend dat er gecommuniceerd werd omdat je op die manier in de gaten kon houden wat er nog gedaan moest worden of wat er gedaan was. Zo hielden we alles bij. Dit heeft ze goed gedaan en naar aanleiding van haar voorbeeld met de vitale stad heeft ze hierin zeker verbetering in gemaakt! Wat ik als tip wil mee geven (en dat staat los van het terugkoppelen van informatie) is het communiceren met externe partijen in sommige gevallen. Soms kan je naar mijn idee directer contact opnemen met hen zodat je sneller en duidelijker iets kan communiceren. In sommige gevallen zou ik bijvoorbeeld eerder bellen dan het gebruik maken van whatsapp. Ik kan me nog herinneren dat een dj jou niet goed begreep (wat dat precies was weet ik niet helemaal goed meer) omdat je iets had gezegd tegen hem. Toen we het er over hadden gaf ik aan dat hij dat misschien op een bepaalde manier interpreteerde in plaats van hoe jij dat bedoelde. Ik denk, dat wanneer je met een persoon belt, je duidelijker kan communiceren en misverstanden voorkomt. Just a tip;) Subdoel: Tijdens mijn stage bij Hi-winds ga ik er voor zorgen dat ik opdrachten bij mezelf weg probeer te houden door zelf naar kritiek te vragen maar alleen op de opdracht zelf. Dus niet vragen wat vinden jullie hoe ik dit gedaan heb maar wat vinden jullie van het product dat voor jullie ligt. Dit leerdoel heb ik ook gehad tijdens mijn stage bij Hooked. Hier heb ik toen hard aan gewerkt maar kan ik nog verder ontwikkelen door mijn stage bij Hi-winds. Ook omdat ik nu ervaring heb met Hooked kan ik die ervaring naar voren brengen met Hi-winds. Reflectie van Rixt: Gedurende de stage is er genoeg invulling geweest met creatieve ideeën. Dit is ook goed tot zijn recht gekomen en hier is ze creatief in geweest. Dit is ook gewaardeerd door mij en het comité. Echter vind ik het lastig om dit heel persoonlijk te beoordelen omdat we vaak samen een idee bedachten of als iemand een idee had, de ander er op voortborduurde waardoor er samen iets gecreëerd of ontstaan werd. Daarnaast is er naar mijn idee geen kritiek gegeven op plannen of ideeën van Kristen of van Kristen en mij samen maar zijn ideeën eerder niet doorgegaan omdat er een goede reden voor was gegeven. Ze heeft zich daarnaast ontfermd over het Media Value Report en dat heeft ze naar mijn idee goed in elkaar gezet. Wat Evert of ATA er dan van vindt is aan hun. Dit kan je niet persoonlijk opvatten omdat zij nooit vaste regels hebben opgesteld waaraan het rapport moet voldoen. Dus als dat voorkomt zou ik dat niet persoonlijk opvatten maar gewoon aanpassen omdat zij dat er nog graag in willen hebben bijvoorbeeld. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 32

33 Subdoel: Tijdens mijn stage wil ik mezelf ontwikkelen op financieel gebied. Meer met financiën bezig houden en werken met excell bestanden. Reflectie van Rixt: Kristen heeft de taak op haar genomen om een deel van de financiën bij te houden. Ze heeft zich ontfermd over de in- en uitgaven van kosten die gemaakt werden door ons als stagiaires. Dit hield ze bij in een envelop en een excell bestand en op bepaalde momenten vulde ze dit aan in het excell bestand als er weer nieuwe bonnetjes bij waren gekomen. Ze heeft dit gedurende het event zelf ook bijgehouden en gecommuniceerd met de financieel administrator. Dit heeft ze prima gedaan en hier zijn naar mijn idee ook geen problemen in voor gekomen. Echter is het onderdeel financiën nog niet uitgebreid ontwikkeld omdat het niet een ingewikkelde of moeilijke taak was en er niet voldoende taken waren om dit te ontwikkelen. Wanneer er geen financieel administrator was geweest had dit een uitdaging kunnen zijn maar nu hield die mevrouw het allemaal bij en was het de taak aan Kristen om dit gedeeltelijk bij te houden. De taken die ze heeft bijgehouden heeft ze met zorg uitgevoerd. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 33

34 3. Verslag van aanvullende parallelle opdrachten Gedurende de stageperiode is er door de stagiaires gewerkt aan een stageopdracht. Deze inhoud is eerder benoemd bij het punt wat gaat over de specifieke opdracht. Naast de stageopdracht zijn er verschillende documenten ontstaan die er toe hebben geleid dat er aanvullende opdrachten zijn gemaakt. Deze opdrachten zijn ontwikkeld door de stagiaires zelf naar mate de stage zich voor deed en door aanbevelingen vanuit de stageorganisatie. Zelfstandige stage Om te beginnen is de stage een hele zelfstandige stage geweest. Doordat er, zoals eerder gezegd geen vaste werkplek was, was het voor de stagiaires soms moeilijk om direct contact te krijgen met de organisatieleden. De organisatieleden hadden namelijk allemaal een vaste baan. De vergaderingen waren in het begin één keer in de twee weken waardoor de stagiaires tussendoor zelf tijd en afspraken moesten in plannen om informatie te winnen bij de organisatieleden. Gedurende een meeting met een organisatielid werd er allerlei informatie uitgezocht wat voor meer verheldering zorgde, echter was er geen compleet draaiboek aanwezig van de vorige stagiaires waardoor er geen compleet overzicht was van het voorgaande jaar. De stagiaires van 2015 hadden wel een dropbox achtergelaten met verschillende mappen en bestanden, echter waren die documenten niet altijd even zinvol waardoor er niet voldoende informatie was en dat maakte het in het begin redelijk lastig om van start te gaan. Zelfstandig werken was daarom een pré en dat heeft de stagiaires, door hun eigen inzet en ervaring goed op weg geholpen. Ook zijn de stagiaires beide zelfstandige werkers waardoor dit gelukkig ook gemakkelijk ging. Gedurende de gehele stageperiode was zelfstandigheid één van de grootst ontwikkelde competenties binnen de stage. Systematische weergaven Doordat er weinig informatie beschikbaar was hebben de stagiaires op een systematische manier orde proberen te maken door met schema's te werken waarin alle contacten van sponsoren en leveranciers weergegeven werden. Ook is er een lijst gemaakt met de contacten per branche zodat er een duidelijke weergave was van wie waar voor gebeld en benaderd kon worden. Op deze manier ontstond er een helder beeld van de contacten die speelden rondom Hi-Winds. Gedurende de periode konden nieuwe contacten worden toegevoegd of gewijzigd. Voor de stagiaires werkte dit perfect en waardoor er een duidelijker beeld gecreëerd werd. Het systematisch ordenen van informatie is tijdens de voorbereiding vaak gebruikt. Voordat het event begon zijn ook allerlei schema's opgesteld zoals een vrijwilligersschema, een opbouwschema met gehele tijdsplanning waarin alle leveranciers ingepland stonden met telefoonnummers erbij en tevens een complete dagplanning met alle informatie per dag gedurende het hele event. Voor deze schema's verwijs ik u door naar het draaiboek wat te vinden is in de bijlage. Draaiboek Zoals eerder aangegeven was er door de voorgaande stagiaires geen draaiboek achter gelaten. Dit is wel een pré en dit wordt tevens, naast de stageopdracht, verwacht van de stageorganisatie zodat de nieuwe stagiaires een goed beeld krijgen van het gehele event. Doordat de stagiaires dit jaar systematische weergaven hebben gemaakt en alles goed hebben bijgehouden is er een compleet draaiboek ontworpen waarin alle informatie van het event, de evaluatie en de voorbereidingsperiode te vinden is. Voor dit document verwijs ik u door naar het draaiboek wat te vinden is in de bijlage. Media Value Report Naast het complete draaiboek is er een Media Value Report opgesteld voor de ATA (Aruba Tourism Authority). De ATA heeft dit document nodig zodat zij kunnen zien wat de invloed van de media is Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 34

35 geweest op dit grote kite- en windsurf event op Aruba. Voor de ATA is dit een belangrijk document omdat zij op deze manier kunnen kijken wat de resultaten zijn geweest in de Hi-Winds editie. Door deze weergaven zijn alle invloeden onder de loep genomen en is er een concreet beeld ontstaan van de media invloed. De resultaten worden meegenomen naar volgend jaar om eventuele verbeteringen van media invloed na te streven. Voor het Media Value Report verwijs ik u naar de bijlage. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 35

36 4. Urenverantwoording Urenverantwoording Algemeen In de stageperiode van februari t/m juli 2016 is er op een flexibele manier gewerkt aan de stageopdracht. Omdat de Hi-Winds een non-profit organisatie is, was er geen echte bedrijfslocatie aanwezig omdat het event bestaat uit een vrijwilligersorganisatie. In het begin van de stage is er echter een werkplek beschikbaar gesteld binnen de surfshop waar organisatieleden zich vestigden maar omdat hier geen goede WIFI was hebben de stagiaires gekozen voor een eigen flexibele werkplek waar binnen zij de stageopdracht ontwikkeld hebben. Stageperiode De stage is gestart op 8 februari en eindigde op 28 juli. Echter staat de deadline op 1 september en wordt er in augustus nog gewerkt aan het Media Value Report en het complete draaiboek voor de nieuwe stagiaires omdat dit de einddocumenten zijn voor de stageorganisatie. De stageperiode bestond uit 5 werkdagen per week. De uren waren flexibel ingedeeld omdat er een eigen werkplek was en de stage opzich een flexibele stage is aangezien er zelfstandig gewerkt wordt en er ook sponsorafspraken zijn waardoor de stagiaires veel op pad waren.. In onderstaande werkperiodes en urenverantwoording zal helder worden dat de stage, bestaande uit minimaal 16 weken en 450 uur, duidelijk gerealiseerd is. Voorbereidingsperiode De voorbereidingsperiode van het event vond plaats in de maanden februari, maart, april, mei en juni. In de tijdlijn hieronder is een overzicht te vinden van de gedane zaken die binnen deze maanden globaal hebben plaats gevonden. Event periode De event periode van het event vond plaats in juli waarin verschillende activiteiten plaats vonden. In de tijdsperiode hieronder is een overzicht te vinden van de gedane zaken die binnen deze maanden globaal hebben plaats gevonden. Het uiteindelijke event vond plaats van 9 t/m 18 juli. Afrondingsperiode De afrondingsperiode van het event vond plaats vanaf 19 juli en duurt tot en met eind augustus. In de tijdsperiode hieronder is een overzicht te vinden van de gedane zaken die binnen deze maanden plaats hebben gevonden en nog plaats vinden. Deze periode is erg belangrijk omdat de huidige stagiaires de stageperiode beëindigen en de nieuwe stagiaires in februari beginnen aan een nieuwe editie van Hi-Winds. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 36

37 Februari: Draaiboek doornemen van voorgaand jaar Visitekaartjes stagiaires maken Logo Hi-Winds aanpassen Sponsorpakketten bekijken en eventueel aanpassen Sponsorbrief opstellen Sponsorbezoeken starten Sponsoren werven Vergadering starten (eerste periodes 1x per week, daarna 2x per week) Taakverdeling stagiaires Merchandise ontwikkelen Website/facebook/social media (Begroting opstellen) Mei: Einde sponsoring, alle sponsoren bevestigen Geld binnen halen van sponsoren Alle logo's ontvangen en klaarmaken voor lycra's, poster, posterwall Bandschema opstellen Begroting sponsors Security Controleren van zand Vrijwilligers voor event en opbouw Afvalcontainers regelen Waterbakken regelen voor tent IJs IJsjes Site invullen qua side events Aansprakelijkheidsverzekering regelen Banners, zeilstickers Presswall Foodplan Avond programma indeling Long distance vervoer regelen. Tijdlijn Aruba Hi-winds Maart: Design merchandise Merchandise bestellen Sponsoren bezoeken (sponsorbrief) Sponsoren werven Lay-out marketing producten Begroting Eerste contact maken met Altered Latitudes voor lycra s T-shirts vrijwilligers Polo's crew Promo film (wie maakt trailer/teaser en aftermovie) Radio/tv benaderen Juni: Tafels en stoelen regelen Persconferentie Radiospots Avondprogramma afgerond Insel air Sponsorgeld binnenkrijgen Back-up plan Vrijwilligers schema Waterschema Event schema Opbouwschema Check check dubbel check Afleveren banners van sponsoren Inschrijvingen April: Constante promotie/marketing (facebook,instagram etc.) Poster ideeën bedenken Gadgets/goodiebag producten bij sponsors vragen Vergunning aanvragen bij politie voor Hi-Winds en mountainbike Artiesten/bands benaderen Sponsor contracten afgerond Lodging Sticker pick-up Juli: Opbouw Event Aftermovie Afbouw Schoonmaak Betalingen & inkomsten overzicht Juli/augustus: Sponsoren bedanken Evalueren organisatie en sponsoren Afronden van het complete draaiboek voor de volgende editie en stagiaires Media Value Report afronden voor ATA Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 37

38 Uren verantwoording De urenverantwoording is gebaseerd op 5 werkdagen per week waarbij de weekenden niet zijn meegerekend. In de tabel is te zien dat de uren gemiddeld zijn berekend omdat het een flexibele stage was en er niet concreet kon worden gekeken hoeveel uur er per dag precies besteed werd. Tevens is te zien dat er in het begin minder uren gemaakt werden omdat er in het begin van de stageperiode nog niet zo veel gedaan hoefde te worden. Naarmate er meer informatie kwam, er meer afspraken werden gemaakt en er meer taken kwamen gingen de werkuren omhoog en werd het drukker. Richting het event werd het nog drukker en tijdens het event was het topdrukte. Maand Aantal dagen in maand Uren per dag gemiddeld Totaal uur per maand Februari Maart April Mei Juni t/m 8 juli Event 9 t/m 18 juli t/m 28 juli 10 (weekend 3 30 meegerekend) Augustus Einddocumenten afgemaakt n.v.t. 15 Totaal 771 uur Conclusie urenverantwoording In totaal is er door de stagiaires 25 weken stage gelopen waarbij de afrondingsperiode in augustus niet is meegerekend. In totaal is er gemiddeld 771 uur stage gelopen. Het minimum van 16 weken en het minimum van 450 uur is daarmee ruim geslaagd. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 38

39 5. Beoordelingsformulieren Ingevuld door: Evert Bongers (stagebegeleider) Bijlage: Extra beoordelingsformulier. Ingevuld door een hoofdsponsor (Henk Bouwman van Amstel Bright) A. Beoordeling Algemeen functioneren door stagebegeleider Algemeen over de student: Algemeen beeld van het functioneren van de student (graag apart en als stageteam beoordelen): Rixt: energiek, doelbewust en motiverend; Kristen: goede organisator, communicator en kritisch; Samen als team: perfect op elkaar ingespeeld, voelen elkaar prima aan; Inhoudelijke kennis van het SGM domein in het algemeen en het uitstroomprofiel en COP thema meer specifiek: kan ik niet beoordelen Wat is er dankzij de student veranderd/verbeterd in de organisatie? (graag apart en als stageteam beoordelen): Rixt: vergadertechnisch; communicatie (mede via Whatsapp chatgroep, eerste keer!); Kristen: organisatorisch; bijhouden stappenplan; Samen als team: overzicht over alles wat er te regelen was en wat er gaande was; De student heeft in de tweede helft van de stage (blok 4) verschillende op innovatie gerichte Capita Selecta modules gevolgd. Heeft u daar iets van gemerkt in uw organisatie? Kunt u het resultaat beschrijven? n.v.t. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 39

40 Algemeen over de stage Algemeen beeld van de stage en daaraan gekoppeld programma: Er werd de stagiaires veel vrijheid gegeven om zelf invulling te geven aan wat er gedaan moest worden; Verbeterpunten ten aanzien van de stage: Geen. Tips ten aanzien van het aanleren van de beschreven beroepscompetenties: (zie tabel op volgende pagina). Kan niet beoordeeld worden; Datum: 12 augustus 2016 Naam stagebegeleider: Evert Bongers Handtekening stagebegeleider: E. A. Bongers Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 40

41 B. Competentieontwikkeling Beoordeling Rixt van der Laan Algemene competenties Uitstekend Goed Voldoende Matig Slecht NVT / SGM 16 Communicatie GOED Toelichting: SGM 14 Ontwikkelen en borgen van sporteigenheid (sportbewustzijn) VOLD. Toelichting: SGM 15 Samenwerken en samenwerkend leren GOED Toelichting: SGM 18 Zelfsturing en zelfwerkzaamheid GOED Toelichting: SGM 17 Reflecteren en leren VOLD Toelichting: Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 41

42 Kerntaakspecifieke competenties door stagiair uit gekozen: SGM 5 Bewaken van kwaliteit NVT Toelichting: Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM 8 Leiding geven en managen GOED Toelichting: Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM 9 Ontwerpen, organiseren en begeleiden van sport- en bewegingsactiviteiten NVT Toelichting: Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM 10 Ondernemen, ontwikkelen en innoveren GOED Toelichting: Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 42

43 Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM 11 Toepassen van sportmarketing & PR GOED Toelichting: Stagiaire gaf tijdens het evenement regelmatig toelichting op een lokaal radiostation Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: Geen specifieke kerntaak maar wel een eigen leerproces: ontwikkeling op sponsor gebied GOED Toelichting: Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM 6 Managen van financiën GOED Toelichting: Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM12 Inspelen op ontwikkelingen NVT Toelichting: Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 43

44 Eindoordeel: algemeen: goede stage gelopen; zij heeft iedereen waarmee zij in contact kwam enthousiast gemaakt voor het evenement. Advies aan student: Ga zo door en zoek je eigen weg in de aangeboden mogelijkheden van je vakgebied. Je zult zo zeker slagen in je carriere. Succes! Naam stage begeleider: Evert Bongers Handtekening stagebegeleider: E. A. Bongers Datum: 12 aug Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 44

45 Beoordeling Kristen Bos Algemene competenties Uitstekend Goed Voldoende Matig Slecht NVT / SGM 16 Communicatie GOED Toelichting: SGM 14 Ontwikkelen en borgen van sporteigenheid (sportbewustzijn) VOLD Toelichting: SGM 15 Samenwerken en samenwerkend leren GOED Toelichting: SGM 18 Zelfsturing en zelfwerkzaamheid GOED Toelichting: SGM 17 Reflecteren en leren VOLD Toelichting: Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 45

46 Kerntaakspecifieke competenties door stagiair uit gekozen: SGM 8 Leiding geven en managen GOED Toelichting: Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM 10 Ondernemen, ontwikkelen en innoveren GOED Toelichting: Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM 11 Toepassen van sportmarketing & PR GOED Toelichting: Stagiaire gaf tijdens het evenement regelmatig toelichting op een lokaal radiostation Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM 12 Inspelen op ontwikkelingen NVT Toelichting: Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 46

47 Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM 6 Managen van financiën GOED Toelichting: Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM 9 Ontwerpen, organiseren en begeleiden van sport- en bewegingsactiviteiten NVT Toelichting: Kerntaakspecifieke competentie door stagiair uitgekozen: SGM 7 Sportaccommodatie- en facilitair management; toezicht houden, controleren en verantwoorden GOED Toelichting: Eindoordeel: algemeen: goede stage gelopen; zij heeft ook onder de hektische omstandigheden van het evenement overal goed overzicht over gehouden en alles perfect bijgehouden. Advies aan student: Ga zo door en zoek in je verdere carriere ook naar mogelijkheden buiten het specifieke SGM-gebied. Zulke mensen als jij hebben ze overal nodig. Succes ermee! Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 47

48 Naam stage begeleider: Evert Bongers Handtekening stagebegeleider: E. A. Bongers Datum: 12 augustus 2016 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 48

49 C. Product(en)beoordeling Beoordeling student: Rixt van der Laan Uitstekend Goed Voldoende Matig Slecht NVT Oriëntatie en opdrachtnemerschap: / - -- De student heeft een scherp beeld van de opdracht en weet wat er verwacht wordt. De student heeft doorgevraagd en met medewerkers/stakeholders gepraat om de problematiek te doorgronden. De student heeft diverse bronnen (bijv. vakliteratuur) gebruikt om het probleem te begrijpen Toelichting: GOED GOED NVT Uitstekend Goed Voldoende Matig Slecht NVT Aanpak: De student heeft een realistische tijdsplanning gehanteerd. De student heeft een professionele houding getoond ten aanzien van het ontwikkelen van het product. De student heeft bestaande kennis (ook in de organisatie) benut. Toelichting: ++ + GOED GOED GOED +-/ - -- Uitstekend Goed Voldoende Matig Slecht NVT Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 49

50 Resultaat: Het eindresultaat voldoet aan de vooraf gemaakte afspraken. Het eindresultaat is bruikbaar en draagt bij aan de oplossing van de problematiek. De student heeft het eindresultaat besproken/gepresenteerd en de werkwijze met de opdrachtgever geëvalueerd. Toelichting: / - -- GOED GOED NOG NIET Eindbeoordeling product: Uitstekend ++ Goed GOED + Voldoende +-/ Matig - Slecht -- Naam: Evert Bongers Handtekening: E. A. Bongers Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 50

51 Beoordeling student: Kristen Bos Uitstekend Goed Voldoende Matig Slecht NVT Oriëntatie en opdrachtnemerschap: / - -- De student heeft een scherp beeld van de opdracht en weet wat er verwacht wordt. De student heeft doorgevraagd en met medewerkers/stakeholders gepraat om de problematiek te doorgronden. De student heeft diverse bronnen (bijv. vakliteratuur) gebruikt om het probleem te begrijpen Toelichting: GOED GOED NVT Uitstekend Goed Voldoende Matig Slecht NVT Aanpak: De student heeft een realistische tijdsplanning gehanteerd. De student heeft een professionele houding getoond ten aanzien van het ontwikkelen van het product. De student heeft bestaande kennis (ook in de organisatie) benut. Toelichting: ++ + GOED GOED GOED +-/ - -- Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 51

52 Uitstekend Goed Voldoende Matig Slecht NVT Resultaat: Het eindresultaat voldoet aan de vooraf gemaakte afspraken. Het eindresultaat is bruikbaar en draagt bij aan de oplossing van de problematiek. De student heeft het eindresultaat besproken/gepresenteerd en de werkwijze met de opdrachtgever geëvalueerd GOED GOED +-/ - -- NOG NIET Toelichting: Eindbeoordeling product: Uitstekend ++ Goed GOED + Voldoende +-/ Matig - Slecht -- Naam: Evert Bongers Handtekening: E. A. Bongers Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 52

53 6. Stagebeoordelingsgesprek Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 53

54 Nawoord Wij kijken met een enorm goed gevoel terug op semester 2 van leerjaar 3. Wij hebben genoten van onze tijd op Aruba en hebben met veel plezier aan het stageverslag gewerkt. Wij hebben geprobeerd om zoveel mogelijk informatie op papier te zetten en het voor de komende studenten gemakkelijker te maken om Aruba Hi-winds te kunnen organiseren. We hebben daar erg ons best voor gedaan en naar eigen zeggen is dat ook goed gelukt. We zijn het afgelopen jaar geen onderdeel geweest van een organisatie maar we waren de organisatie zelf. Daar hebben we ontzettend veel van geleerd en we hebben onze taak zeer serieus genomen. Aruba Hi-winds 2016 was mede door onze creativiteit, enthousiasme en doorzettingsvermogen een groot succes. Wat wij achter hebben gelaten voor de komende studenten is een zeer uitgebreid draaiboek met daarin van A tot Z de stappen die ondernomen moeten worden in de organisatie maar ook een media value report. In het media value report staat onder andere het social media bereik maar ook welke deelnemers uit welk land komen. Wij kijken terug op een zeer leerzame periode en kunnen niet wachten om aan de slag te gaan in leerjaar 4 en de kennis die we opgedaan hebben afgelopen half jaar nog verder te ontwikkelen. Wij hebben een grote stap vooruit gezet richting het afstudeerjaar qua evenementen organiseren en dat kunnen we absoluut goed gebruiken in de toekomst. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 54

55 Bijlages 1. Beoordelingsformulier Henk Bouwman Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 55

56 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 56

57 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 57

58 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 58

59 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 59

60 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 60

61 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 61

62 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 62

63 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 63

64 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 64

65 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 65

66 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 66

67 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 67

68 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 68

69 2. Media value report Aruba Hi-winds Media value report 2016 Aruba Hi-winds Kristen Bos & Rixt van der Laan Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 69

70 Inhoudsopgave Number of local and non-local participants (and country of origin) Local participants Non local participants List of participants by country Exposure of the event in the media Social media Facebook Instagram Twitter Reach of target market Hi-Winds trailer Hi-Winds teaser Hi-Winds aftermovie Lange versie ATA versie Amstel bright commercial Aruba Hi-winds website July Information IFCA IFCA registration IFCA social media Quality of the production of the event World of windsurf Overview of income, expenses and net income Overview 2015 and 2016 income Newspaper Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 70

71 Number of local and non-local participants (and country of origin) Local participants 1. Steven Lageveen Aruba 11. Carmen Geelkens 21. Jan Roodzant 31. Wouter v/d Berg 2. Ethan Westera 12. Reynier Gaarthuis 22. Jaromir Petronilia 32. Maki Wiggins 3. Nik van den 13. Tom de Vries 23. Sil Grijpma 33. Javier Sint Jago Eerenbeemt 4. Nicky Rep 14. Floris Kaffener 24. Jairo Kelly 34. Addie Meijer 5. Lucas Croes 15. Jaydan Saladin 25. Phillip Kervel 35. Jerrel Kelly 6. Maxime Ingwersen 16. JP v/d Eerenbeemt 26. Diederik Kemmerling 36. Reinier van Sisseren 7. Nicky Rep 17. Pechi Pechacek 27. Remco van den 37. Rik Valize Berg 8. Alexander v/d 18. Arnold Lieuw 28. José Vrolijk 38. Max Meijer Velden 9. Toon 19. Diego Barber 29. Etienne Thiel 39. Shane Baaij Gaarthuis 10. Megan van Ewijk 20. Jeroen Gerfen 30. Wesley Trampez 40. Richard van den Burg 41. Armando Wester 51. Zoe Loefstok 61. Milan de Jonge 71. Tristan de Man 42. Marc Tromp 52. Guusje ten Hove 62. Tom Croes 72. Christie 43. Eric Gresnigt 53. Ellen Hiddink 63. Melvin v/d Linde 73. Jos Waterreus 44. Remy Gaarthuis 54. Kim van der Linden 64. Darren Maris 74. Nicolas Verploeg 45. Eddie Pieren 55. Iris Valize 65. Ryan Lampe 75. Danye Kurc 46. Timo Tuin 56. Nadine Mol 66. Mark Tjon 47. Jurjen Feitsma 57. Orlando de 67. Rob Grijpma Weever 48. Ari Lichtenstein 58. Mack v/d 68. Robin van Veghel Eerenbeemt 49. Aat Hoek 59. Nathan Westera 69. Nikaj van der Meer 50. Bincho Mansur 60. Malik Hoveling 70. Tetor Nghiem Total local participants: 75 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 71

72 Non local participants Bonaire Bonaire Brazilië Venezuela 1. Taty Frans 11. Christiaan 1. Eric Elbing 1Gollito Estredo Zweers 1. Florian Wegerer 12. Constantino Saragoza 1 Georgia Elbling 2Luis Padrino 2 Jurgen 13. Juvannie 3 Mateus Isaac 3Gilberto di Fiore Saragoza Agostien 4 Gian Martis 14. Jurgen 4Harry Carvajal Saragoza 5 Arnold Wilsoe 15. Florian 5 Manuel Ortiz Wegerer 6 Raynold 16. Mikki de Man 6 Carola Gonzalez Wilsoe 7 Jeankarl Mayer 17. Sebastian 7 Oriana Colmenares Schondorfer 8 Joshua Saladin 8 Juan Carlos Fernandez 9 Pieter Zweers 9 Miguelito Bruggeman 10 Sil Romeijn 10 Valentin Rodriguez 11 Alyssa Wijnand 11 Carenys Salazar Belgium Suis Germany Austria 1. Kai Sommen 1. Julien Testorf 1. Vincent 1. Nikolas Zach 2. Dominik Testorf France Czech Republic Canada Cuba 1. Flo Gosset 1. Miroslav Frank 1. Brian Fenton 1. Gladys Duarte USA Netherlands Peru Argentia 1. Timmy Zach 1 Frank van Slobbe 1 Guillermo Ruiz 1 Raul Marquez 2. William 2 Freija Oudshoorn 2 Nicolas Schreier 2 Sergio Mehl Stilwell 3. Gary Gilman 3 Wendy van Vuuren 3 Simon Sousa 3 Ricardo Albisu 4. Tho Nghiem 4 Wendy van Vuuren 4 Nicolas Schreier 5. BaileyAnn 5 Max van der Storm 5 Alessio Botteri Nghiem 6. Myles Borash 6 Maria Belen Bazo 7. James Mueller Colombia Norway 1. Uwe Dreyer 1 Martin Moller Hovda 2. Jean Paul Lichti Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 72

73 List of participants by country Country Total participants Aruba 75 Bonaire 17 Brazil 3 Venezuela 11 Belgium 1 Switzerland 1 Canada 1 Germany 1 Austria 1 France 1 Czech Republic 1 Cuba 1 USA 7 Netherlands 5 Peru 6 Argentina 3 Colombia 2 Norway 1 Total participants: 159 Exposure of the event in the media Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 73

74 Social media Facebook Likes: Exposure: Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 74

75 Exposure by county: Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 75

76 Exposure by every message: When Likes Exposure and description 29 februari Nieuw logo Bereik: Likes: 17 8 maart Social media Bereik: 105 Likes: 3 22 maart Profielfoto veranderd Bereik: x Likes: 4 22 maart IFCA flyer Bereik: Likes: maart Logo + IFCA Bereik: 105 Likes: 1 Remaining Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 76

77 24 maart Info inschrijfgeld Bereik: 738 Likes: 3 25 maart Notice of race Bereik: 675 Likes: 2 2 april Notice of race Bereik: 535 Likes: 2 3 mei Evenement gemaakt Bereik: 851 Likes: mei Sneak peek petten Bereik: 581 Likes: 6 14 mei Registratie IFCA Bereik: 322 Likes: 1 17 mei Oproep vrijwilligers Bereik: 998 Likes: 9 24 mei Oproep surfboards Bereik: 117 Likes: 2 4 juni New design auto Bereik: 88 Likes: 8 14 juni Verwijzing naar de site voor schema Bereik: 934 Likes: juni Hydrofoil open air Bereik: 603 Likes: 3 17 juni Link naar xtreme spots Bereik: 904 Likes: 5 18 juni Ontwerp remco gedeeld Bereik: 28 Likes: 1 20 juni Pagina xtreme spots gedeeld Bereik: 114 Likes: 6 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 77

78 24 juni Aruba blue village Bereik: 66 Likes: 4 26 juni Hi-Winds history Bereik: Likes: juni Hi-Winds poster Bereik: 538 Likes: 7 29 juni Hi-Winds trailer Bereik: Likes: 136 Gedeeld: 80 Betaalde promotie 29 juni Open class super final Bereik: 450 Likes: Pers conferentie Bereik: Likes: Live entertainment Bereik: Likes: likes Bereik: 451 Likes: surfboard Bereik: 161 Likes: Foto map: opbouw Hiwinds Bereik: x Likes: First day Bereik: 417 Likes: Foto map: Iris Valentyns Bereik: x Likes: Foto map: Paul van Driel 2016 Bereik: Likes: Results kids kite Bereik: 961 Likes: Foto map: Iris Valentyns (extra foto s) Bereik: x Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 78

79 Likes: 82 Gedeeld: Filmpje break dance Bereik: Likes: Results kite freestyle Bereik: 539 Likes: Filmpje turn kids Bereik: Likes: Foto stagiaires bij Fresh FM Bereik: Likes: Win actie Fresh FM Bereik: Likes: Bucketdeal bright Bereik: 687 Likes: Win actie Fresh FM Bereik: 866 Likes: Foto map: 12 th of july Bereik: Likes: Result windsurf superkids Bereik: 464 Likes: Cas di glas met Armando Bereik: Likes: 43 Gedeeld: 2x (cool FM en Armando) Foto map: 10th of july Bereik: Likes: 30 Gedeeld: Filmpje start long distance Bereik: Likes: 39 Gedeeld: Drone shot Bereik: Likes: 57 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 79

80 Schedule long distance Bereik: 814 Likes: Foto map: photolist Bereik: 931 Likes: Final day drone shots Bereik: Likes: Cutting the cake Bereik: Likes: Foto map: closing ceremony Bereik: Likes: Foto map: 17 th of july Bereik: Likes: After movie Amstel bright Bereik: Likes: Official after movie Bereik: Likes: 81 Gedeeld: Volunteers Bereik: Likes: 40 Zonder promotie, erg vaak bekeken en gedeeld! Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 80

81 Instagram Week Followers Exposure and description Nieuw logo Likes: april 307 Flyer IFCA Likes: 11 Reacties: 1 25 april 316 Windsurf wedstrijd Likes: 28 Reacties: 3 13 mei 326 Sneak peek petten Likes: 31 Reacties: 0 19 mei 330 First two caps Likes: 25 Reacties: 5 21 mei 335 Newspaper Likes: 20 Reacties: 24 mei 345 Goodybags Likes: 50 Reacties: 3 3 juni 350 Persconferentie Likes: 43 Reacties: 4 5 juni 357 Nieuwe auto Likes: 64 Reacties: 1 6 juni 366 Pallets Likes: 37 Reacties: x 8 juni 371 Radiospot Likes: 22 Reacties: x 18 juni 385 Lycra s Likes: 55 Reacties: 1 20 juni 388 Poster MTB Likes: 30 Reacties: x 22 juni 390 Hi-Winds poster Likes: 56 Reacties: 1 23 juni 396 Fresh FM radiospot Likes: 24 Reacties: 4 25 juni 400 Bordjes schilderen Likes: 60 Remaining Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 81

82 Reacties: x 29 juni 405 Trailer Hi-Winds Likes: 27 Reacties: 2 Weergaven: juni 412 Throw back Thursday (persconferentie) Likes: 28 Reacties: 3 2 juli 419 Jongetjes met pet Likes: 55 Reacties: x 5 juli 435 Vrijwilligersmeeting Likes: 46 Reacties: 2 6 juli 440 Nieuwe zonnebrillen Likes: 35 Reacties: 3 9 juli 445 Boardbags Likes: 69 Reacties: 2 9 juli 451 Newspaper Likes: 46 Reacties: 8 9 juli 459 Opbouw Likes: 42 Reacties: x 10 juli 463 Pallet welcome Likes: 88 Reacties: 4 10 juli 467 Sunset Likes: 59 Reacties: x 10 juli 472 Bier container Likes: 42 Reacties: 2 11 juli 475 Site Likes: 36 Reacties: x 11 juli 479 Action shot Likes: 41 Reacties: 2 12 juli 484 Judge tower Likes: 57 Reacties: x 12 juli 488 MC s Likes: 41 Reacties: 1 13 juli 492 Skippersmeeting Likes: 45 Reacties: 2 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 82

83 13 juli 495 Fresh FM with Kristen en Rixt Likes: 42 Reacties: 1 14 juli 500 Action shot Likes: 46 Reacties: 1 14 juli 501 Action shot windsurf Likes: 47 Reacties: x 15 juli 506 Goulitto Likes: 50 Reacties: 3 15 juli 508 Repost world of windsurf Likes: 45 Reacties: x 16 juli 510 Bucketdeal Likes: 15 Reacties: x 16 juli 517 Floris bij Fresh FM Likes: 45 Reacties: 1 17 juli 523 Girl power Likes: 80 Reacties: 2 17 juli 531 Raynold Wilsoe Likes: 71 Reacties: x 18 juli 538 Entertainment Likes: 32 Reacties: x 18 juli 546 Sunset windsurf Likes: 83 Reacties: 1 19 juli 555 Repost Juan Luque Likes: 76 Reacties: x 19 juli 580 Guppies Likes: 83 Reacties: 1 20 juli 612 Photolist Likes: 52 Reacties: x 20 juli 620 Sunset jump Likes: 71 Reacties: x 21 juli 625 Last boardbags Likes: 65 Reacties: 2 26 juli 628 Repost Andeira Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 83

84 Likes: 49 Reacties: 1 26 juli 630 Cool kids, repost Dushi Yoga Likes: 56 Reacties: x 27 juli 636 Best moments Likes: 69 Reacties: 1 Twitter Week Volgers Berichten geplaatst en bereikt bericht geplaatst Likes: Overig Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 84

85 Reach of target market Hi-Winds trailer Views: Hi-Winds teaser Views: 246 Hi-Winds aftermovie 2016 Lange versie Views: ATA versie This one is only for the ATA. Not published. Amstel bright commercial Only to watch at the Facebook page of Amstel bright. Views: Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 85

86 Aruba Hi-winds website July Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 86

87 Information IFCA IFCA registration No. Sailor Gender Sail no Class 1 Maria belen Bazo Female PER 50 Youth 2 Myles Borash Male USA 213 Grandmaster 3 Alessio Botteri Male PER 20 Youth 4 Miguel Bruggeman Male VEN 05 Senior 5 Raul Claux Male PER 7 Junior 6 Juan Carlos Fernandez Gómez Male VEN 17 Grandmaster 7 Martin Møller Hovda Male NOR 41 Youth 8 malik hoveling Male ARU 031 Youth 9 Floris Kaffener Male ARU 166 Youth 10 Danye kurc Male ARU 42 Junior 11 Juan Marino Male VEN 103 Master 12 Darren Maris Male ARU 2 Senior 13 Sergio Mehl Male ARG 21 Grandmaster 14 Guillermo Ruiz Vier Male PER 11 Grandmaster 15 Carenys de los Ángeles Salazar gonzalez Female VEN 17 Youth 16 Jürgen Saragoza Male NED 117 Junior 17 Constantino Saragoza Male NED 8 Grandmaster 18 Nicolas Schreier Male PER 2 Senior 19 SIMON SOUSA Male PER 8 Junior 20 mark Tjon Kon Sang Male ARU 7 Youth 21 Nik van den Eerenbeemt Male ARU 9 Senior 22 Mack van den Eerenbeemt Male ARU 11 Youth 23 Melvin Van der Linde Male ARU 60 Youth 24 Max van der Storm Male NED 116 Senior 25 Robin - Paul van Veghel Male ARU 111 Senior 26 Nicolas Verploeg Male ARU 71 Junior 27 Tim Wallage Male NED 828 Youth 28 Nathan Westera Male ARU 8 Junior 29 Ethan Westera Male ARU 4 Senior Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 87

88 IFCA social media Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 88

89 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 89

90 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 90

91 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 91

92 Quality of the production of the event - Coolest carib (they make promotion for us, we have there logo on our website) - Aruba - Xtremespots (this year this firm contacted us for a deal. We make some promotion for those guys and they make promotion for us) - Voegol - Aruba - Visit Aruba - The kiteboarder (magazine) - Eventcalender Caribseek - Eventhint heaven properties - Boneiru - Etrigg - Nightspublications World of windsurf Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 92

93 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 93

94 Overview of income, expenses and net income. Overview 2015 and 2016 income Sponsor Betaald Contactpersoon Telefoonnummer ATA ( Mark Benson gulden dollar IFCA) Ritz ,- Louella Brezovar The Lab ,- Diederik Kemmerling Ezee brothers ,- Achterwege laten ASD 1000 (cups) 1000 Martin van der Velde Setar Suzy Maduro Clearly Realty ,- Rick Maes Superfood Jack Bult Antraco ,- Robert croes VacayVibes ,- x Kiks Calvin Kiks + verkoop + verkoop brillen brillen Arubabank ,- Nelleke CMB 0,- x Windmolenpark Marcel Vermolen KPMG Wai Chui Chaong Romar 1000 ( in Henk Bouwman barter) Surfclubresort 500 0,- x Amast Greg Boolchand x 1000 Eslaine Croes Totaal: exclusief ATA bedrag en Romar Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 94

95 Newspaper Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 95

96 3. Draaiboek Aruba Hi-winds Draaiboek 2016 Aruba Hi-winds Kristen Bos & Rixt van der Laan Aruba Hi-Winds 30e editie 9-18 juli 2016 Locatie: Fisherman's Huts Event coördinatoren: Rixt van der Laan en Kristen Bos Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 96

97 Inhoudsopgave Voorwoord... 0 Hoofdsponsoren... 1 Overige sponsoren... 3 Contactgegevens... 5 Organiserend comité... 5 Hoofdsponsoren... 6 Overige sponsoren... 6 Deelnemers overzicht... 9 Local participants... 9 Non local participants List of participants by country HET EVENT Opbouwdagen + bijbehorende leveranciers Event schema per dag + wedstrijdschema Aruba Medical Assistance schema Avondprogramma Vrijwilligersschema's Vrijwilligers informatie Voor vrijwilligers Informatie muntverkoop Merchandise Bar Cateringschema Bandschema Afbouwschema Plattegrond EVALUATIES Evaluatie over sponsors/leveranciers door Rixt en Kristen Algemene evaluatie door Rixt en Kristen Evaluatie van vrijwilligers Tent reparatie Evaluatie hoofdsponsoren ATA Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 97

98 Mariniers Cool FM Purple Entertainment Romar VOORBEREIDINGSPERIODE Tijdlijn Sponsorbrief voorbeeld Sponsorpakket... Error! Bookmark not defined. Sponsorcontract voorbeeld Sponsor overzicht Invoice voorbeeld Lodging Lycra's Geplaatste order Voorbeeld lycra deelnemers Maten + namen lycra's Polo's Hi-Winds organisatie T-shirts crew leden Promotie materiaal Logo Poster Hi-Winds Poster Mountainbike Uitnodiging VIP Boot Personen voor VIP boot Band overzicht + financiën Security schema Security gehele event Security schema laatste weekend Merchandise Petten Tanktops Goodiebag Radio spot Social media Vervoer kitesurfen van Eagle beach naar Fisherman's Huts Aansprakelijkheidsverzekering Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 98

99 Waterbakken Pers conferentie Press release English version Belangrijke zaken tijdens pers conferentie Winkelstraat Inrichting beach met pallets MC Programma Wedstrijdzaken Junior semi long distance Hi winds Inschrijving KITE KIDS Inschrijving KITE ADULTS Inschrijving Windsurfen IFCA Inschrijving Windsurfen Hi-Winds Extra pakket Certificaat kinderen Teaser en aftermovie Hi-Winds Nawoord Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Kristen Bos en Rixt van der Laan 99

100

101 Voorwoord Voor u ligt het draaiboek van Aruba Hi-Winds In dit draaiboek zijn eigenlijk alle aspecten meegenomen die van invloed zijn geweest op de Hi-Winds. Alle sponsoren worden weergegeven en tevens zijn alle contacten van alle meewerkende partijen te vinden. Daarnaast worden de deelnemers getoond en zullen vervolgens alle documenten getoond worden die te maken hebben gehad met het event, de evaluatie en de voorbereidingsperiode. Dit draaiboek wordt getoond aan de organisatie van Hi-Winds en de nieuwe stagiaires. Het draaiboek kan als richtlijn gebruikt worden voor volgende edities en is een handvat om de organisatie goed te laten leiden. De dropbox waarmee gewerkt is en waar alle documenten in te vinden zijn, zal gedeeld worden met de nieuwe stagiaires van 2017, Arnaud Plas en Ruben Metz. Rixt van der Laan en Kristen Bos Event coördinatoren Aruba Hi-Winds 2016

102 Hoofdsponsoren Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 1 Kristen Bos en Rixt van der Laan

103 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 2 Kristen Bos en Rixt van der Laan

104 Overige sponsoren Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 3 Kristen Bos en Rixt van der Laan

105 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 4 Kristen Bos en Rixt van der Laan

106 Contactgegevens Organiserend comité Wie: Nummer: Functie: Rixt van der Laan Event coördinator Kristen Bos Event coördinator Wim Eelens In Hi-Winds telefoons Voorzitter Event: mountainbike/ Paul Eelens Frank Eelens Edwin Hekman In Hi-Winds telefoons In Hi-Winds telefoons In Hi-Winds telefoons eindverantwoordelijk Algemeen bestuurslid Event: ICT Algemeen bestuurslid Event: Banners/boot Algemeen bestuurslid/ sponsoren Event: mountainbike Sabine Rump Evert Bongers In Hi-Winds telefoons In Hi-Winds telefoons Algemeen bestuurslid Event: inschrijvingen en boot Algemeen bestuurslid/ penningmeester Marin Bijl Ron Henriquez Marja Hoveling In Hi-Winds telefoons In Hi-Winds telefoons In Hi-Winds telefoons Event: registratie wedstrijden etc. Algemeen bestuurslid Event: kitesurf afdeling Algemeen bestuurslid Event: was niet aanwezig Algemeen: contact financiën Event: registratie en bijhouden financiën Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 5 Kristen Bos en Rixt van der Laan

107 Hoofdsponsoren Partij: Contactpersoon Adres: Sponsor/leverancier ATA (Aruba Mark Benson L.G. Smith Blvd 8, Hoofdsponsor Tourism Autorithy) Oranjestad, Aruba Romar Trading Henk Bouwman Schotlandstraat 71, Hoofdsponsor: drank (Bright) Purple Entertainment Group Mariniers Kazerne Paulien van der Meulen Tony Maes Aruba Dominicaweg 11 Oranjestad,Aruba Marinierskazerne Savaneta Savaneta, Aruba Hoofdsponsor: entertainment/stage Hoofdsponsor: boten Fresh FM / Cool FM Alex Ponson alex@coolaruba.com Caya G. F. Betico Croes 23, Oranjestad, Aruba Hoofdsponsor: live radio en promotie Overige sponsoren Partij: Contactpersoon: Adres Sponsor/leverancier Windparken Henri en Marcel Vestigen zich niet Sponsor Aruba henri.phijffer@brightcapital.nl marcel.vermolen@brightcapital.nl op Aruba 4 sale magazine/ Jimena Seroe Blanco 20, Sponsor/leverancier: Print Media Aruba Active Vacation jimena@4salemagazine.com Wim Eelens arubaactivevacations@gmail.com Oranjestad, Aruba Noord (Fishermans Huts beach), Aruba design en posters Sponsor/leverancier: materialen FX sports Vela Superfood Paul Eelens pauleelens@gmail.com Erick Kelly: info@superfoodaruba.com Rooi Santo 28 Oranjestad Aruba LG. Smith Boulevard 101 Between Marriot and the Ritz Carlton Bubali 141-A, Noord, Aruba Sponsor/leverancier: materialen Sponsor/leverancier: fruit KPMG Peter: frozen@superfoodaruba.com Wai Chui Chaong chaong.waichui@kpmg.com Wayaca 31-D, Oranjestad, Aruba Sponsor Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 6 Kristen Bos en Rixt van der Laan

108 Trisia: Fusion/Divi resorts Marin Bijl J.E. Irausquin Blvd 45, Aruba Sponsor/leverancier: materialen Boardwalk Aruba beach villa's Boolchand/Havai anas Stephanie rooijakkers Boolchand: eslaine croes Bakval 20, Noord, Aruba L.G. Smith Blvd, Noord, Aruba Havenstraat 25, Oranjestad, Aruba Sponsor: kamers IFCA Sponsor: kamers race director Sponsor/leverancier: Slippers Precision Printing havaianas: Prakash Hashvin Englandstraat #38 (terrein achter ling&sons, schuin tegen over elite productions, ingang parkeerplek is tussen twee hekken door) Tanki Leendert 10- B Sponsor/leverancier: caps,shirts/buttons Rotech Fred fred@rotecharuba.com Sponsor/leverancier: elektra Aruba Deal Edwin Hekman (dit is edwin zijn edwin.aua@gmail.com bedrijf en omdat hij zoveel doet krijgt hij promotie voor arubadeal) Setar Suzy Maduro SETAR Head office Sponsor/leverancier: suzy.maduro@setar.aw Seroe Blanco WIFI/internet AFM Robert Croes Antraco Aruba Sponsort interview en rwcroes@gmail.com Group promotie 126, Oranjestad, Aruba ASD Martin van der Velden Schotlandstraat 73, Sponsor/leverancier: martin@asdaruba.com Aruba Cups voor drinken Amast Greg Marchena Balashi 65A Sponsor gregmarchena@hotmail.com Oranjestad, Aruba Insel Air Via Marja Hoveling 50% discount boardbags surfers Dunkin Donuts Andrea Brand Sponsor/leverancier: cucubrand@gmail.com Ontbijt In Palm Beach, aan de kant van Starbucks Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 7 Kristen Bos en Rixt van der Laan

109 Kukoo Kunukuu Welcome MKT Old cunucu House Maki Wiggings Maki Wiggings Mireilla Noord 128P, Noord, Aruba Schotlandstraat 49, Oranjestad, Aruba theoldcunucuhous Sponsort/leverancier: bussen voor kite vervoer Sponsor: flyers op airport Sponsor/leverancier: catering Chogogo Tours Bob Pel Noord Cura Cabai 136 ARUBA Korting op partybus en deed kite vervoer Wind Racers Club Aruba More4less Sinner Zen Design Marja Hoveling Gregory Jansen Calvin Kiks Darin Palm Beach Sabana Blanco 61, Oranjestad, Aruba Palm Beach Tanki Leendert, 213, Oranjestad, Aruba Sponsor/leverancier: huurauto Sponsor/leverancier: sinner brillen Sponsor/leverancier: sticker auto en press wall Zenitel Tecelly Donker Avenida Milio Croes 106, Oranjestad, Aruba Sponsor: portofoons Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 8 Kristen Bos en Rixt van der Laan

110 Deelnemers overzicht Local participants 18. Steven Lageveen Aruba 11. Carmen Geelkens 21. Jan Roodzant 31. Wouter v/d Berg 19. Ethan Westera 12. Reynier Gaarthuis 22. Jaromir Petronilia 32. Maki Wiggins 20. Nik van den 13. Tom de Vries 23. Sil Grijpma 33. Javier Sint Jago Eerenbeemt 21. Nicky Rep 14. Floris Kaffener 24. Jairo Kelly 34. Addie Meijer 22. Lucas Croes 15. Jaydan Saladin 25. Phillip Kervel 35. Jerrel Kelly 23. Maxime Ingwersen 16. JP v/d Eerenbeemt 26. Diederik Kemmerling 36. Reinier van Sisseren 24. Nicky Rep 17. Pechi Pechacek 27. Remco van den 37. Rik Valize Berg 25. Alexander v/d 18. Arnold Lieuw 28. José Vrolijk 38. Max Meijer Velden 26. Toon 19. Diego Barber 29. Etienne Thiel 39. Shane Baaij Gaarthuis 27. Megan van Ewijk 20. Jeroen Gerfen 30. Wesley Trampez 40. Richard van den Burg 41. Armando Wester 51. Zoe Loefstok 61. Milan de Jonge 71. Tristan de Man 42. Marc Tromp 52. Guusje ten Hove 62. Tom Croes 72. Christie 43. Eric Gresnigt 53. Ellen Hiddink 63. Melvin v/d Linde 73. Jos Waterreus 44. Remy Gaarthuis 54. Kim van der Linden 64. Darren Maris 74. Nicolas Verploeg 45. Eddie Pieren 55. Iris Valize 65. Ryan Lampe 75. Danye Kurc 46. Timo Tuin 56. Nadine Mol 66. Mark Tjon 47. Jurjen Feitsma 57. Orlando de 67. Rob Grijpma Weever 48. Ari Lichtenstein 58. Mack v/d 68. Robin van Veghel Eerenbeemt 49. Aat Hoek 59. Nathan Westera 69. Nikaj van der Meer 50. Bincho Mansur 60. Malik Hoveling 70. Tetor Nghiem Total local participants: 75 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 9 Kristen Bos en Rixt van der Laan

111 Non local participants Bonaire Bonaire Brazilië Venezuela 2. Taty Frans 28. Christiaan 2. Eric Elbing 1Gollito Estredo Zweers 2. Florian 29. Constantino 12 Georgia Elbling 2Luis Padrino Wegerer Saragoza 13 Jurgen 30. Juvannie 14 Mateus Isaac 3Gilberto di Fiore Saragoza Agostien 15 Gian Martis 31. Jurgen 4Harry Carvajal Saragoza 16 Arnold Wilsoe 32. Florian 5 Manuel Ortiz Wegerer 17 Raynold 33. Mikki de Man 6 Carola Gonzalez Wilsoe 18 Jeankarl Mayer 34. Sebastian 7 Oriana Colmenares Schondorfer 19 Joshua Saladin 8 Juan Carlos Fernandez 20 Pieter Zweers 9 Miguelito Bruggeman 21 Sil Romeijn 10 Valentin Rodriguez 22 Alyssa Wijnand 11 Carenys Salazar Belgium Suis Germany Austria 2. Kai Sommen 3. Julien Testorf 2. Vincent 2. Nikolas Zach 4. Dominik Testorf France Czech Republic Canada Cuba 2. Flo Gosset 2. Miroslav Frank 2. Brian Fenton 2. Gladys Duarte USA Netherlands Peru Argentia 8. Timmy Zach 1 Frank van Slobbe 1 Guillermo Ruiz 1 Raul Marquez 9. William 2 Freija Oudshoorn 2 Nicolas Schreier 2 Sergio Mehl Stilwell 10. Gary Gilman 3 Wendy van Vuuren 3 Simon Sousa 3 Ricardo Albisu 11. Tho Nghiem 4 Wendy van Vuuren 4 Nicolas Schreier 12. BaileyAnn 5 Max van der Storm 5 Alessio Botteri Nghiem 13. Myles Borash 6 Maria Belen Bazo 14. James Mueller Colombia Norway 4. Uwe Dreyer 1 Martin Moller Hovda 5. Jean Paul Lichti Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 10 Kristen Bos en Rixt van der Laan

112 List of participants by country Country Total participants Aruba 75 Bonaire 17 Brazil 3 Venezuela 11 Belgium 1 Switzerland 1 Canada 1 Germany 1 Austria 1 France 1 Czech Republic 1 Cuba 1 USA 7 Netherlands 5 Peru 6 Argentina 3 Colombia 2 Norway 1 Total participants: 159 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 11 Kristen Bos en Rixt van der Laan

113 HET EVENT Opbouwdagen + bijbehorende leveranciers Woensdag 29 juni: Sponsors leveren promotiemateriaal aan bij Vela Rixt en Kristen zijn hele dag aanwezig om alle materialen te ontvangen. Als bedrijven niet komen, dienen ze het zelf bij Fisherman's Huts te brengen. Donderdag 30 juni: Pers conferentie 17:00-18:00 bij The Sandpiper Bar, Divi All Inclusive USB-sticks meenemen T-shirts organisatie meenemen Merchandise meenemen voor promotie Bright blikjes kopen en meenemen Vrijdag 1 juli: Wat: Wie: Meenemen: Tijd: Briefing vrijwilligers Alle vrijwilligers Koelbox + drinken Vrijwilligers schema's + pennen Rond 16:00 bij Fisherman's Huts Arnaud Plas komt aan Evert n.v.t. 18:30 aankomst Airport Maandag 4 juli: Bedrijf: Levering van: Tijd: Contact: Setar Internet Na het zetten van de trailers etc. komen ze langs om wifi te plaatsen Suzy Maduro Dinsdag 5 juli: Bedrijf: Levering van: Tijd: Contact: Rotech Kuilen graven + 5 juli Fred stroom leggen Surfschool aav Wim Eelens verplaatsen More4less Ophalen van de huurauto 's ochtends Gregory jansen Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 12 Kristen Bos en Rixt van der Laan

114 Woensdag 6 juli: Wie: Wat: Tijd: Contact: Hi-Winds + vrijwilligers Tent opzetten (+ 5 waterbakken vullen met water voordat tent omhoog gaat) Vanaf 16:00 Mark +zoon (cash geld meenemen, 200 gulden ongeveer) ASJA (inmiddels hebben we de waterbakken gekocht dus die hoeven we niet weer opnieuw te huren) AMAST (Amast had geholpen met vervoer maar hoeft in het vervolg niet meer want ze staan bij Sabine in de container) Water voor in waterbakken Overdag Brandweer Airport Meteoro 2 Wc's In de ochtend Meteoro Water, bier, broodjes regelen Superfood, pizzeria of subway o.i.d. Marin haalt de tent!! Mokers etc. aan wim Ecotech Vuilnisbakken leveren terug geven Overdag Julio Donderdag 7 juli: Bedrijf: Levering van: Tijd: Contact: Albo 60 hekken +/- 8:30 Mieke Renusha Purple entertainment Stage/toren/geluid 's ochtends vroeg Paulien Bohama Office trailer na 14:00 Rene Via Marin - Tent bij office Overdag Marin Witte tentjes 3 bij 3 - Golfkar DOW 12 grote tenten DOW Rond 17:00 Ronnie voor mensen en hun opslag Elite Cas di Glas Rond 10:00 Krish Bon bini cargo Biercontainer Na 15:00 Armando: Bright Barren en koelers Overdag Henk Bouwman Dixies Meteoro 8 wc's Overdag Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 13 Kristen Bos en Rixt van der Laan

115 Vrijdag 8 juli: Bedrijf: Levering van: Datum en tijd: Contact: Andina IJs IJs en koelers Overdag Old cunucu house Catering indeling Overdag bekijken en klaarmaken Mireila Arthuro Boolchand Bekijken en inrichten Overdag Prakash van stand Sport Caribe Bekijken en inrichten stand Overdag Jessleen Rotech Airco en elektriciteit Nog alles nachecken Fred Aruba bank Pinmachines leveren Evert haalt ze overdag op Hi-Winds KPMG spullen klaarmaken Van te voren checken en zaterdagochtend klaar leggen Geert Steeghs 2 licht torens Op vrijdag de 15e Aruba Medical Assistant Van der biezen Het is besteld. Nummer gevraagd. Geert regelen EHBO Overdag inrichten tenten voor surfspullen Overdag Tom van der biezen Superfood Fruit bestellen voor 15:00 bellen, en Marcel: zaterdagochtend rond 10:00 ophalen Pieters partycentre 150 stoelen en 20 Overdag Izaira tafels Zenitel 10 portofoons Ophalen tussen 14:00 - Tecelly :00 KIKS Leveren van de Overdag Calvin zonnebrillen Bright Drank bestelling Overdag Henk Bouwman ASD Ophalen of leveren Overdag en nieuwe Martin van der velde van de cups halen als ze op zijn Picobello Leveren van koelers Overdag Ewald Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 14 Kristen Bos en Rixt van der Laan

116 Event schema per dag + wedstrijdschema Superfood Ophalen van het fruit elke dag van 9-17 juli (Superfood pas meenemen) Elke dag rond 15:00 bestelling door geven en dan de volgende ochtend rond 10:00 ophalen Marcel Zaterdag 9 juli: Bedrijf: Wat: Wie: Tijd: Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends Mariniers Kleine boten leveren n.v.t. 's ochtends bij Fisherman's Huts Picobello Leveren van ijs Picobello 's ochtends vroeg bij Fisherman's Huts KPMG en Hi-Winds Activiteiten programma voor de kinderen Edwin, Paul + Kristen en vrijwilligers 08:00-12:00 bij Fisherman's Huts Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00 Hi-Winds Inschrijving mountainbike Edwin, Wim + samenwerkende partij Surfwedstrijden Zie schema hieronder 18:00-21:00 bij Fisherman's Huts Saturday July 9 9:30 Registration & Skippers meeting Semi-Long Distance Race Kite Juniors 10:00 Start Semi-Long Distance Race Kite Juniors 12:00 Registration Mountain Bike event Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 15 Kristen Bos en Rixt van der Laan

117 12:30 Lunch break 13:00 Start Mountain Bike event 19:00 Awards Giving Mountain Bike event Zondag 10 juli: Bedrijf: Wat Wie: Tijd: Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends Hi-Winds Mountainbike Edwin, Wim + 07:30-11:00 wedstrijden vrijwilligers Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00 Hi-Winds Prijsuitreiking Edwin, Wim+ 13:30 mountbainbike vrijwilligers Hi-Winds E.K Voetbal kijken Paul 14:30 Surfwedstrijden Zie schema hieronder n.v.t. n.v.t. 's avonds bands en DJ's Zie bandschema N.v.t. n.v.t. Sunday July 10 8:30 Registration Kite freestyle 10:00 Skippersmeeting Kite Freestyle 10:00 Start Semi-Long Distance Race Kite Juniors Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 16 Kristen Bos en Rixt van der Laan

118 10:30 Start Kite Freestyle 12:30 Lunch break Maandag 11 juli: Wie: Wat Waar: Tijd: Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends Hi-Winds Inschrijfdag! Fisherman's Hut's 14:00-18:00 Evert, Sabine, Manon, Marja inschrijven en ontvangen van bandje Rixt en Kristen + vrijwilligers lycra en goodiebag uitdelen Hi-Winds Openingsceremonie Fisherman's Huts Old Cunucu doet catering Dinsdag 12 juli: Office 14:00-18:00 De tent 14:00-18:00 19:00-22:00 Wie: Wat Waar: Tijd: Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends Hi-Winds Surfwedstrijden, zie Fisherman's Huts Vanaf 10:00 schema hieronder Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00 Hi-Winds met Chogogo Tours Avondprogramma: party bus Verzamelen bij Fisherman's Hut's 19:00-22:00 Chogogo Tours Tuesday July 12 10:00 Windsurfing Slalom: Skippers meeting Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 17 Kristen Bos en Rixt van der Laan

119 11:00 Windsurfing Slalom: First possible warning signal & start of races 12:30 Lunch break 14:00 Windsurfing: Slalom races continued 16:30 till 18:00 Happy hour by Amstel Bright Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 18 Kristen Bos en Rixt van der Laan

120 Woensdag 13 juli: Wie: Wat Waar: Tijd: Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends Hi-Winds Surfwedstrijden, zie Fisherman's Hut's Vanaf 10:00 schema hieronder Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00 Hi-Winds met Cinema Avondprogramma; filmavond Bioscoop Paseo Mall vanaf 19:00 tot +/- 22:00 Wednesday July 13 10:00 Windsurfing Slalom Start of Races 12:30 Lunch break 14:00 Windsurfing: Slalom races continued 16:30 till 18:00 Happy hour by Amstel Bright Donderdag 14 juli: Wie: Wat Waar: Tijd: Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends Hi-Winds Surfwedstrijden, zie Fisherman's Huts Vanaf 10:00 schema hieronder Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00 Hi-Winds Avondprogramma Beer (sprite) pong, darten, karaoke bij de Fisherman's Huts 19:00 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 19 Kristen Bos en Rixt van der Laan

121 Thursday July 14 10:00 Windsurfing Slalom Start of Races 12:30 Lunch break 14:00 Windsurfing: Slalom races continued 16:30 till 18:00 Happy hour by Amstel Bright Vrijdag 15 juli: Bedrijf: Levering van: Tijd: Contact: Mariniers 1 Frisk Vrijdag Tony Maes Wie: Wat Waar: Tijd: Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends Hi-Winds Surfwedstrijden, zie Fisherman's Huts Vanaf 10:00 schema hieronder Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00 Amstel Bright meisjes Rondlopen met Op het strand 15 en 16 juli van 6-9 Bright ATA en Hi-Winds IFCA uitreiking In de tent Na wedstrijden rond 19:00 tot 20:00 Hi-Winds Bands en dj's Zie bandschema n.v.t. Friday July 15 10:00 Windsurfing Slalom Start of Races Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 20 Kristen Bos en Rixt van der Laan

122 12:30 Lunch break 14:00 Windsurfing: Slalom races continued 15:00 Last possible warning signal 16:00 Kiteboarding and windsurfing: Skippers meeting long distance race #1 17:00 Kiteboarding: start Long Distance race #1 17:30 Windsurfing: start Long Distance race #1 16:30 till 18:00 Happy hour by Amstel Bright 20:00 Prize giving ceremony IFCA Championships Zaterdag 16 juli: Wie: Wat Waar: Tijd: Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends Hi-Winds Surfwedstrijden, zie Fisherman's Huts Vanaf 8:30 schema hieronder Yoga Warming up: Yoga Fisherman's Huts 8:45 Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00 Denis SUP Fisherman's Huts Eind van de middag na longdistance als het goed weer is Hi-Winds Bands en dj's Zie bandschema N.v.t. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 21 Kristen Bos en Rixt van der Laan

123 Saturday July 16 08:30 Windsurfing Freestyle: Skippers Meeting 09:00 Kiteboarding and windsurfing: Skippers meeting long distance race #2 & #3 09:30 Kiteboarding: start Long Distance race #2 10:00 Start Windsurfing Freestyle Competition 10:00 Windsurfing: start Long Distance race #2 10:00 Windsurfing: Barracudas & Guppies: Skippers Meeting 10:30 Windsurfing: Barracudas & Guppies: start races 12:30 Lunch break 14:00 Windsurfing Freestyle Competition continued 16:00 Kiteboarding: start Long Distance race #3 16:30 Windsurfing: start Long Distance race #3 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 22 Kristen Bos en Rixt van der Laan

124 16:30 till 18:00 Happy hour by Amstel Bright Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 23 Kristen Bos en Rixt van der Laan

125 Zondag 17 juli: Wie: Wat Waar: Tijd: Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends Hi-Winds Surfwedstrijden, zie Fisherman's Huts Vanaf 09:00 schema hieronder Yoga Warming up: Yoga Fisherman's Huts 8:45 Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00 Denis SUP Fisherman's Huts Eind van de middag na longdistance als het goed weer is Hi-Winds Bands en dj's Zie bandschema n.v.t. Sunday July 17 09:00 Windsurfing Freestyle Competition continued 09:00 Kiteboarding and windsurfing: Skippers meeting long distance race #4 & #5 09:30 Windsurfing: Barracudas & Guppies: races continued 09:30 Kiteboarding: start Long Distance race #4 10:00 Windsurfing: start Long Distance race #4 12:30 Lunch break 14:00 Windsurfing Freestyle Competition continued (if necessary) 15:00 Kiteboarding: start Long Distance race #5 15:30 Windsurfing: start Long Distance race #5 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 24 Kristen Bos en Rixt van der Laan

126 16:30 till 18:00 Happy hour by Amstel Bright Maandag 18 juli: Wie: Wat Waar: Tijd: Hi-Winds Extra dag voor surfen Fisherman's Huts n.t.b. Hi-Winds Opruimen site Fisherman's Huts Vanaf 09:00 Hi-Winds en Paseo Herencia Award night en afsluitingsdiner voorbereiden Paseo Herencia, Palm Beach bij watershow 's middags voorbereiden en 's avonds van 18:00-21:00 Monday July 18 Only to make up for not completed races or competition 18:00 till 21:00 Awards Evening & Dinner Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 25 Kristen Bos en Rixt van der Laan

127 Aruba Medical Assistance schema Afspraken: Aruba Medical Assistance is er van 9 t/m 17 juli met 2 personeelsleden Korps Mariniers levert één verpleegster met uitrusting die ook inzetbaar is voor op het water Schema: Dag: Tijd: Zaterdag 9 juli Eerste wedstrijd om 10:00 Laatste wedstrijd om 14:00 Zondag 10 juli Eerste wedstrijd om 09:00 Happy hour van tot 18:00 + avondprogramma Maandag 11 juli Registratiedag en officiele opening (in principe geen ehbo nodig omdat er geen wedstrijden zijn) Dinsdag 12 juli Eerste wedstrijd om 11:00 happy hour tot 18:00 Woensdag 13 juli Eerste wedstrijd om 10:00 Happy hour tot 18:00 Donderdag 14 juli Eerste wedstrijd om 10:00 Happy hour tot 18:00 Vrijdag 15 juli Eerste wedstrijd om 10:00 Happy hour tot 18:00 Zaterdag 16 juli Eerste wedstrijd om 9:30 Happy hour tot 18:00 Zondag 17 juli Eerste wedstrijd om 09:00 Happy hour tot 18:00 Maandag 18 juli (evt. extra wedstrijddag ivm Nader te bepalen geen wind of onafgemaakte races) Avondprogramma Dinsdagavond Chogogo tours party bus: mensen met een all week pass of party package mogen officieel gezien alleen op de partybus. Als er plek over is kunnen de vrijwilligers mee en andere surfers die willen. Tevens nemen we water voor iedereen mee en als ze zelf drank willen moeten ze dat zelf meenemen of kopen bij de bar. Evt. een tussenstop bij 080 om daar wat te drinken. Woensdagavond: bioscoop Paseo Herencia: op de dag van de film een inschrijflijst maken waarop de deelnemers zich kunnen inschrijven voor de twee aangeboden films. 's middags alvast kaartjes halen en evt. 's avonds voor de film nog kaartjes erbij kopen als er op het laatste moment nog mensen meegaan. Dit jaar doen we het bij Paseo Mal bioscoop. Op maandag dinsdag en woensdag is tweede kaartje gratis. Donderdag avond: Karaoke night, beer (sprite) pong, darten: met de beer (sprite) pong krijgt iedereen 1 biertje of 1 sprite van ons en daarna moeten ze zelf betalen. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 26 Kristen Bos en Rixt van der Laan

128 Vrijwilligersschema's De vrijwilligers schema's staan in het excell bestand in dropbox. Deze dropbox wordt gedeeld met de nieuwe stagiaires. Zie map: Aruba Hi-Winds 2016 draaiboeken en planningen --> > volunteers schedule Aruba Hi-Winds In dit bestand zijn alle contacten en de schema's te vinden. Ook de mensen met een greencard staan hierin vermeld. Vrijwilligers informatie Voor vrijwilligers Elke vrijwilliger krijgt een rood crew shirt. Elke vrijwilliger krijgt per dag 6 munten. Wanneer iemand een halve dag helpt wat minder en wanneer iemand een hele dag helpt natuurlijk wat meer. Dit is een beetje lastig in te schatten maar moet worden bijgehouden op de lijst. Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij buiten de bar een drankje drinken of roken, dit mag niet in de bar. Informatie muntverkoop Er zijn 2 personen die samen werken tijdens de muntverkoop. De één neemt het geld aan van de klant en geeft dit aan de kassa persoon. Deze geeft het wisselgeld terug aan de ander en die geeft het aantal muntjes en wisselgeld weer aan de klant mee. Zo kan het overzichtelijk betaald worden. In de piek uren en drukke weekenden dien je stress bestendig te zijn en wordt verwacht dat je rustig kunt werken. Lees de bedragen en aantal munten goed af op de lijsten zodat je precies weet wat je geeft en krijgt. Merchandise Bar In de tent van de muntverkoop wordt de merchandise verkocht. Hang en/of leg de merchandise leuk neer zodat het voor de klant aantrekkelijk is Schrijf op de lijsten die bij de merchandise liggen, per dag op, wat en hoeveel er verkocht is en hoe (pin/cash) Zodra er iemand wil pinnen, dienen zij naar de front office te gaan en te pinnen bij Marja. Marja geeft het pin bonnetje dan mee aan de klant en de klant komt dan terug met het bonnetje en krijgt de bril of pet/shirt. Het bonnetje stop je in de box Als barpersoneel dien je de bar goed in de gaten te houden. Je haalt de voorraad uit de biercontainer als er moet worden bijgevuld. Hou daarom ook goed in de gaten of er iets bijgevuld moet worden. Als er iets op is uit de biercontainer, dien je dit op tijd door te geven aan de organisatoren zodat zij dit kunnen bijbestellen. Let erop dat open gebroken dozen met bijvoorbeeld volle wijn flessen NIET worden geaccepteerd bij Romar zodra het event is afgelopen. Zorg er daarom voor dat je niet alle dozen open maakt. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 27 Kristen Bos en Rixt van der Laan

129 Deel de bar (koelers) op een logische manier in zodat je snel en handig drank kan serveren. Stem dit af met het personeel waarmee je werkt Zorg ervoor dat er tijdens de piek uren voldoende drank is bijgevuld. Cateringschema Totaal aan cateraars voor Hi-Winds 2016: Dunkin Donuts: elke ochtend van 9-18 juli haalt Kristen koffie/ontbijt bij Dunkin Donuts voor de ochtendploeg Superfood: elke ochtend van 9-18 juli haalt Rixt het fruit rond 10:00 op. Dag ervoor rond 15:00 bestelling doorgeven. Old Cunucu House Lasagna man (via Manon Hekman) Marin (Divi) Paseo Herencia door Lazy Turtle Datum: Wat: Bedrijf: Voor wie: Aantal: Prijs: 6,7,8 juli Rixt en Kristen regelen pizza o.i.d Opbouw vrijwilligers Zaterdag 9 juli Lunch: grouper filet met rijst Old Cunucu Staff/deelnem ers Hi-Winds 70 mensen Hi-Winds betaald 6 gulden per lunch aan Old Zondag 10 juli Lunch: lasagne Ivm mountainbike en voetbal Lasagnen man Staff en deelnemers 200 mensen Cunucu House Manon overzicht Maandag 11 juli Openingsceremonie Old Cunucu House Dinsdag 12 juli Woensdag 13 juli Donderdag 14 juli Vrijdag 15 juli Lunch: Teriaky chicken Lunch: Pasta bolognese Lunch: Lasagne man Lunch: Grouper filet met mashed potato Old Cunucu Old Cunucu Lasagne man Old Cunucu Staff en deelnemers Staff/deelnem ers Hi-Winds Staff/deelnem ers Hi-Winds Staff en deelnemers Staff/ deelnemers 200 mensen 200 mensen 200 mensen 200 mensen 200 mensen 11 gulden Hi-Winds betaald 11 gulden per lunch aan Old cunucu House Hi-Winds betaald 11 gulden per lunch aan Old cunucu House Via Manon Hi-Winds betaald 11 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 28 Kristen Bos en Rixt van der Laan

130 en salade Hi-Winds gulden per lunch aan Old cunucu House Zaterdag 16 juli Diner: awardsnight IFCA Lunch: Broodje hamburger met patat Marin (Divi) Old cunucu Staff/deelnem ers Hi-Winds 200 mensen 200 mensen Gesponsord Hi-Winds betaald 6 gulden per lunch aan Old Cunucu House Zondag 17 juli Diner: Stewed chicken met rijst en salade Lunch: sate peanut sauce met patat Old cunucu Old cunucu Staff/deelnem ers Hi-Winds Staff en deelnemers 200 mensen 200 mensen Hi-Winds betaald 11 gulden per diner aan Old Cunucu House Hi-Winds betaald 11 gulden per lunch aan Old Cunucu House Maandag 18 juli Awardsnight en Paseo Herencia van 18:00-21:00 Lazy Turtle Surfers en staff 200 mensen Heeft Manon geregeld Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 29 Kristen Bos en Rixt van der Laan

131 Bandschema Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 30 Kristen Bos en Rixt van der Laan

132 Afbouwschema - Nader te bepalen en in overleg met leveranciers en sponsoren communiceren wanneer iedereen alles komt ophalen en afbouwen. - Vrijwilligers zoeken die kunnen helpen (aan 5/6 man genoeg omdat het veel ophalen is en wij zelf niet veel kunnen doen in principe) - Sponsor trofeeën weg brengen + alle promotie materialen terug brengen naar de sponsoren Plattegrond Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 31 Kristen Bos en Rixt van der Laan

133 EVALUATIES Evaluatie over sponsors/leveranciers door Rixt en Kristen Alle sponsoren en/of leveranciers waar we contact mee hebben gehad zijn hieronder weergegeven. Tevens zijn er opmerkingen weergegeven die voor volgend jaar van belang zijn. Aruba Tourism Authority Contactpersoon: Mark Benson Opmerkingen: grote hoofdsponsor. Probeer veel contact te houden en veel naar hun sturen. Alle PT en promotie moet door hun gecheckt worden. Hopelijk sponsoren ze volgend jaar opnieuw veel geld. Romar Contactpersoon: Henk Bouwman of Thijs Opmerkingen: hoofdsponsor van Bright en alle dranken. Alles moet goed gecommuniceerd worden met hun. Ze zijn een grote sponsor en leveren veel maar moeten wel goede afspraken mee gemaakt worden. Check het contract en wat je precies nodig hebt voor het bar gedeelte. Koelers, postmix, tenten, bar etc. zorg ervoor dat de kosten goed worden bijgehouden en check alle bestellingen die afgeleverd worden. Korps Mariniers Contactpersoon: Tony Maes Opmerkingen: Hoofdsponsor die boten levert. Dit jaar was het erg goed geregeld. Ze krijgen allemaal 2 lycra s en 6 munten per persoon per dag. De munten werden 's ochtends aan Tony gegeven zodat ze de hele dag vooruit konden. Ook kregen ze elke dag water en gatorade voor op het water. Dit jaar kregen ze een petje van vorig jaar erbij. In september komt er een nieuwe commandant. Probeer alles met hem te bespreken zodat ze hetzelfde kunnen aanbieden (zie mapje sponsoren; mariniers). Jan ten Hove heeft aangegeven in het evaluatiegesprek dat ze het water gedeelte op zich willen nemen zodat de communicatie strakker verloopt. De nieuwe commandant zal dit dan dus op zich moeten nemen. Overleg dit op tijd met hun en communiceer hierover wat de mogelijkheden zijn. Purple Entertainment Contactpersoon: Paulien Vermeulen Opmerkingen: Hoofdsponsor die entertainment regelt (stage en tower). Contact verliep goed. Zorg ervoor dat het bandschema duidelijk met hun besproken wordt en dat ze over alles op de hoogte zijn want zij doen daar ook alles mee qua sound checken etc. Verder was ze heel tevreden en het contact was heel goed tussen ons. Uit het evaluatiegesprek kwam naar voren om volgend jaar misschien een andere site indeling met podium en tent etc. te doen. Dit is al is eerder besproken maar kijk naar de mogelijkheden. Overleg dit met Wim Eelens. Cool FM / Fresh FM Contactpersoon: Alex Ponson Opmerkingen: Hoofdsponsor van promotie via radio etc. voor radiospots en live uitzendingen. Dit jaar gekozen om meer met Fresh te doen dan met Cool FM. Werd erg gewaardeerd. Alex was super tevreden en heeft het nog nooit zo goed ervaren. Hij was positief over onze communicatie en hij vond dat we hard werkten en oplossingsgericht werkten. Zorg er voor dat er genoeg stroom en wifi is Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 32 Kristen Bos en Rixt van der Laan

134 in het glazenhuis. Dit moet gecommuniceerd worden met Rotech en Setar. Betrek Alex bij alle dj's die je wilt regelen want ze kunnen dj's voor goedkopere prijs krijgen. Glazenhuis/Cas di Glas Contactpersoon: Krish Opmerkingen: is geen sponsor maar levert Cas di Glas. Moet op tijd geregeld worden zodat het gereserveerd kan worden. 2 maand van te voren ongeveer. Cool en fresh FM staan hier in tijdens de Hi-Winds en doen live uitzendingen en interviews. Zorg er goed voor dat hier ook wifi is. Amast Contactpersoon: Greg Marchena Opmerkingen: Is een kraan bedrijf. Sponsort uit goodwill want doet verder niks met de kranen tijdens Hi-Winds. Hij heeft laat betaald dit jaar, hou daar rekening mee. Hij kan veel doen en is eventueel voor meer dingen inzetten wat betreft vervoer e.d. Heeft ons veel geholpen. Setar Contactpersoon: Susy Opmerkingen: Sponsor die alle wifi aanlegt tijdens Hi-Winds. Contact was niet heel goed dit jaar. We probeerden veel te communiceren maar ze zei aldoor dat het wel goed zou komen. Zorg er daarom voor dat er duidelijke afspraken worden gemaakt en probeer niet zo maar te vertrouwen dat alles goed komt. Wij vonden het daardoor best slecht dit jaar. Wifi op de site werkte eerst niet goed dus dit kan voor volgend jaar beter. Ook krijgen we gratis telefoons van hun en kunnen we gratis opwaarderen. Echter met de Hi-Winds konden we niet goed bellen en was er veel gedoe met die telefoons. Superfood Contactpersoon: Erick Kelly Opmerkingen: Sponsort cash en is barter (fruit) sponsor. Fruit elke dag ophalen met een cadeaukaart. Werkte ideaal en was genoeg fruit voor de hele week. Willen volgend jaar graag weer sponsoren. Sinner Contactpersoon: Calvin Kiks Opmerkingen: dit jaar niet zoveel brillen gekocht. Sinner wordt ook verkocht bij Vela en FX. Duidelijk afspreken met Wim of hij dit volgend jaar nog wil. Calvin heeft nog een promotie bedrijfje waar hij promotie materialen kan drukken. Dus als iemand wat nodig heeft kan dat bijv. bij hem gedaan worden. Windparken Aruba Contactpersoon: Marcel Vermeulen Opmerkingen: goede sponsor omdat ze veel geld hebben gesponsord. Ze zijn niet veel op het eiland, alleen af en toe. Hebben één meeting gehad en verder alles via gedaan. Promotie materiaal van hun is door Calvin Kiks van Sinner gemaakt. Contact met hun verliep erg soepel. KPMG Contactpersoon: Trizia Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 33 Kristen Bos en Rixt van der Laan

135 Opmerkingen: prima verlopen dit jaar. Wel het programma voor de kids aanhouden. De kinderen waren dit jaar wel meer dan een uur te laat voor de activiteiten. De strand activiteiten kunnen geskipt worden volgend jaar. Water was veel leuker. Boolchand; Comfy Feet & Accessories VBA Contactpersoon: Esleen Croes, Prakash Opmerkingen: cash sponsoring was prima en snel geregeld. Contact was goed. De havaianas stand op het strand heeft echter weinig verkocht. Even checken of ze dat weer willen doen. Ze hadden ook 10 flipflop cheques voor de winaars maar dat zijn we vergeten, oeps (haha). Zenitel Contactpersoon: Tecelly Opmerkingen: sponsoren de portofoons. Let op dat de portofoons met goede opladers geleverd worden. Dat was dit jaar niet het geval. Van te voren alles checken. ASD Contactpersoon: Martin van der Velde Opmerkingen: sponsoren 1000 awg,- aan cups voor drinken. Dit jaar eerst te weinig opgehaald. Maar je kan in 1x keer ook meerdere dozen meenemen. Wat je overhoud mag je terug geven in dichte dozen. Of bewaren voor volgend jaar. Contact verliep verder prima en hij was bereid om mee te helpen. Antraco Contactpersoon: Robert Croes Opmerkingen: Is een radiobedrijf maar deed geen cash sponsoring dit jaar. Ze staan wel op de auto en lycra s maar hebben bijna niks gedaan. Alleen iets voor de goodiebags en een interview afgenomen wat op de facebook kwam. Zorg er dus voor dat het contract dit jaar wordt aangepast. FX Sports Vela Contactpersoon: Wim en Paul Eelens Opmerkingen: Sponsoren bootjes en materiaal. Shops zijn van Wim. Let op dat je alles met hun overlegd qua merchandise en wat er met personeel gebeurd. Dit jaar kreeg het personeel van Vela en FX gratis eten maar dat was niet goed gecommuniceerd met ons. Dus even met Wim overleggen wat zij onderling afspreken met elkaar. Aruba Deal Contactpersoon: Edwin Opmerkingen: Geen sponsor maar omdat Edwin in het comité zit, en Aruba Deal van hem is, wordt er wel reclame voor hem gemaakt. Fusion Contactpersoon: Marin Bijl opmerkingen: Marin wilde dit jaar geen reclame maken voor Divi maar alleen voor zijn andere restaurant, Fusion. Eerst zou hier de persconferentie zijn maar dat is uiteindelijk niet door gegaan. Marin heeft erg veel spullen geleverd voor Hi-Winds maar hij gaat uit het comité. Vergaderingen zijn daarom niet meer bij hem op het kantoor. Nieuwe vergaderruimte zoeken. Hij heeft wel aangegeven nog spullen te willen leveren. Communiceer dit tijdig met hem. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 34 Kristen Bos en Rixt van der Laan

136 Wind Racers Club Aruba Contactpersoon: Marja Hoveling Opmerkingen: doordat de WRCA onderdeel is van de IFCA hebben we de wedstrijden kunnen organiseren. Alle jongens van de club doen mee aan Hi-Winds en er zijn veel ouders die erg betrokken zijn zowel bij de WRCA als bij Hi-Winds. Tevens is Marja Hoveling verantwoordelijk voor het contact met Insel Air (korting op boardbags vervoer) en doet zij alle financiën bij Hi-Winds vanaf dit jaar. Alles wat met financiën te maken heeft moet zij hebben en weten. Overleg dit goed met haar. Boardwalk Contactpersoon: Stephanie Rooijakkers Opmerkingen: Sponsort gedeelte van kamers voor de judges. Spreek goed af wat en doe dit tijdig want ze kunnen vol zitten. Contact was prima. Aruba Beach Villa's Contactpersoon: Phill Opmerkingen: sponsoren ook kamers voor de mensen die ingevlogen worden. Blijf hier goed contact mee houden en ga vaak langs. Inzel Air Contactpersoon: Marja Hoveling Opmerkingen: Inzel air sponsort 50 procent op het vervoeren van de boardbags. Marja regelt dit omdat ze dat ook doet voor de WRCA kinderen die met boardbags vliegen. Op tijd regelen dit jaar. Rotech Contactpersoon: Fred Opmerkingen: Rotech regelt alle elektriciteit. Communiceer dit op tijd. Ze hebben dit jaar kuilen gegraven en ook toen gelijk kabels gelegd. Wel een puntje voor volgend jaar dat Rotech er elke dag met het opbouwen moet zijn. Dit jaar was de Cas di Glas niet goed aangesloten. Fred was moeilijk te bereiken omdat hij op Bonaire zat. Dus op tijd regelen. Verder prima. Divi Resort Club Contacterpersoon: Marin Bijl Opmerkingen: dit jaar zouden we een sponsorboot krijgen van de Divi resort club. Uiteindelijk bleek de boot kapot te zijn en hebben we hier geen gebruik van gemaakt. Dunkin Donuts Palm Beach Contactpersoon: Andrea Opmerkingen: Sponsort ontbijt. We krijgen elke ochtend voor 20 personen bagels, muffins en koffie gesponsord. Hier betalen we niks voor maar moeten wel het ontbijt zelf ophalen. Communiceer dit tijdig met haar. Precision Printing Contactpersoon: Hashvin Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 35 Kristen Bos en Rixt van der Laan

137 Opmerkingen: Sponsort en levert merchandise producten. Goed de deal bespreken met hun. Dit jaar staan ze op alle promotie materialen maar de deal was niet duidelijk. We doen bij hun de petten, tanktops, crew shirts voor vrijwilligers en de polo s voor het comité. Goed afstemmen komend jaar. More 4 less Contactpersoon: Gregory Jansen Opmerkingen: sponsort een huurautor. We krijgen een extra auto tijdens de Hi-winds. Er moet alleen een borg betaald worden. Verder goed geregeld. The Old Cunucu House Contactpersoon: Mireilla Opmerkingen: Regelt catering en sponsort bepaald eten. Dit jaar waren ze voor Hi-Winds de cateraar. Lekker gegeten en veel waren tevreden. Sommigen ook niet. Wel een aantal punten die beter kunnen. Ze moeten sowieso met 2 frituren komen als ze het weer gaan doen volgend jaar en gemakkelijker het eten serveren want nu stond er soms een hele lange rij of moest er opnieuw eten worden gehaald waardoor het lang duurde. (dit is 2 dagen voor gevallen). Bespreek wat de organisatie wil met Old Cunucu House en overleg dit ook met Old Cunucu zelf. Voor hun was het ook redelijk nieuw dus je kan zaken bespreekbaar maken. Print Media/4sale magazine Contactpersoon: Jimena Opmerkingen: Sponsort gedeeltelijk posters etc. Dit jaar was er veel onduidelijkheid. In de eerste maand al veel met ze besproken maar uiteindelijk alles op het laatste moment nog geregeld en brochures zijn nooit gedrukt. We kregen daarvoor het programma gedrukt maar dat was gewoon op een a4 aan elkaar geniet. De deal klopt dus niet meer. Ze zei tegen ons dat de jongens die voor ons waren, alles op het laatste moment deden en wij probeerden dit recht te zetten maar komt ook zeker uit hun kant weinig actie. Dus goed een nieuw contract op stellen. (In augustus 2016 een mail gekregen waarin ze de samenwerking willen stopzetten wegens economische redenen. Het is dus van belang dat er een nieuw print bedrijf wordt gezocht). Zen Design Contactpersoon: Darrin en Yvet Opmerkingen: Sponsort sticker op de auto. De presswall wordt ook bij hun gedaan, maar daar betalen we wel voor. Dit jaar staan ze niet op de poster omdat dat de jaren daarvoor ook niet werd gedaan maar dat klopt niet en is niet netjes. Deze sponsor niet vergeten volgend jaar en checken waar ze allemaal op moeten komen. Ze wilden zelf nog het dak van de auto bestickeren omdat dat afgelopen jaar niet gedaan was. Op tijd met hun communiceren en kijken naar mogelijkheden. Meteoro dixies Contactpersoon: Man van Meteoro Opmerkingen: Hier regelden we de dixies. In het begin had ik dixies geregeld bij Aledda N.V en die waren erg enthousiast. Vervolgens zei Evert nee we doen het bij Meteoro want daar zijn we altijd al. Toen omgewisseld. Echter slechte keus want ze zijn hun beloftes niet nagekomen. Er was opnieuw geen licht en weinig wc papier. Volgend jaar dus bij Aledda N.V aleddanv@gmail.com. goed met haar contacten en zorg ervoor dat er licht en genoeg w.c papier is. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 36 Kristen Bos en Rixt van der Laan

138 Bohama Contactpersoon: René Opmerkingen: Sponsort office trailer. Goed geregeld met Rene. Op tijd communiceren. Picobello Contactpersoon: Ewald Opmerkingen: Regelt de ijsjes tijdens Hi-Winds. Was goed geregeld. Probeer de koelers zo goed mogelijk af te sluiten en in de schaduw te zetten want soms was het ijs wat zacht. Echter ligt dat aan de warmte. Ewald heeft aangegeven dat hij nieuwe koelers heeft besteld die beter bestemd zijn tegen de hitte. Wie weet is dat voor Hi-Winds ook beter om die te gebruiken. Communiceer dit met hem. DOW tenten Contactpersoon: Ronnie Opmerkingen: Regelt 12 grote tenten waar spullen onder kunnen worden gezet. Goed geregeld alleen mag het volgend jaar wat eerder worden aangevraagd. 2 maand van te voren ongeveer. Moet wel voor worden betaald. Contact was prima. Van der Biezen Contactpersoon: Tom Opmerkingen: leveren 3 tenten voor surfspullen. Contact was goed. Moet wel voor worden betaald. Pieters partycentre Contactpersoon: Izaira Opmerkingen: leveren 150 stoelen en 22 tafels. Hiervoor moet je betalen. Contact was prima. Aruba Medical Assistance: Contactpersoon: Azriah Palm Opmerkingen: regelen de EHBO. Contact was goed. Ze zijn met zn tweeën. Op tijd aanvragen. Behoren ook tot de vrijwilligers en krijgen daarom ook eten etc. ze hebben via de mariniers een verpleegkundige die op het water actief is. Zij moeten samen in contact worden gebracht. Andina ijs Contactpersoon: mevrouw (geen naam van bekend) Opmerkingen: leveren het ijs (koelijs). Contact was prima. Zorg ervoor dat de ijskoelers tijdens de opbouwdagen het doen en goed worden aangesloten. Dit jaar werkte het eerst niet goed. Daarna was het prima. Zorg ervoor dat mensen van de bar de ijsvoorraad bij houden. Zodra het bijna leeg is moet iemand van de organisatoren bellen zodat het ijs kan worden bijgevuld. Ze kwamen dan snel bijbullen. Bon Bini Cargo Contactpersoon: Armando Opmerkingen: levert de grote bier container waarin de opslag plaats vind van alle dranken etc. Contact was goed. Op tijd aangeven dat we de container nodig hebben. ALBO hekken Contactpersoon: Mieke Krohn Opmerkingen: leveren alle hekken die om het terrein worden gezet. Contact was goed we hadden ze op tijd geregeld. We hadden dit jaar 60 hekken. Deze moesten wel betaald worden. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 37 Kristen Bos en Rixt van der Laan

139 Ecotech Contactpersoon: Julio Opmerkingen: leveren grote container en toters. 1 grote 20 foot container en 10 toters (we kregen hiervan 5 gesponsord). Contact was prima. Probeer voor volgend jaar een lagere 20 foot container te krijgen zodat we de toters makkelijker kunnen deponeren. Dat was dit jaar niet handig. Chogogo Tours Contactpersoon: Bob Pel Opmerkingen: leuk contact. 2 party bussen regelen voor dinsdagavond. Van 19:00-22:00 touren door Aruba. Contact was goed en was leuke avond. Hij wil voor volgend jaar eventueel wel iets doen met sponsoring. Dit jaar nog voor betaald. Communiceer dit tijdig met Bob en vraag naar de mogelijkehden Kukoo Kunukuu Contactpersoon: Maki Wiggins Opmerkingen: regelt vervoer tijdens long distance kitesurfen in het laatste weekend vanaf Eagle beach terug naar de Huts. Eerst hadden we contact met Tim van Tiel maar dat contact verliep niet heel goed en toen zijn we daarna naar Maki gegaan wat super goed verliep. De bussen kregen we gesponsord. Tevens heeft Maki een marketing bureau waarvoor hij 5000 flyers had laten drukken voor de airport tasjes voor toeristen met een flyer van HI-Winds + happy hour coupon. Echter werkte dit niet goed dus even kijken of jullie dat dit jaar weer willen doen. Overleg met hem. Brandweer Airport Contactpersoon: mevrouw (geen naam bekend) Opmerkingen: vullen het water in de waterbakken. Dit jaar wisten we van niks dat dit er moest komen maar gelukkig nog snel kunnen regelen. Moet ver van te voren worden aangevraagd. Je moet dan een brief sturen zodat je het gedoneerd krijgt. Dit jaar kregen we gelukkig ook nog donatie. Overig onderkomen: Beach House Aruba 10% korting. We weten niet of hier echt gebruik van is gemaakt maar je ze bellen of ze het weer willen doen. Aruba Blue Village bood goedkopere kamers aan tijdens de Hi-Winds van 9 t/m 18 juli. Dit hebben wij met hun overlegd. Ze zijn geen sponsor maar moeten wel op de site komen. Ze boden het volgende aan: de prijs is 60,- per nacht voor maximaal 3 personen in 1 junior studio excl ontbijt. Misschien willen ze volgend jaar weer iets betekenen. Overleg dit met Angelique de Rouw. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 38 Kristen Bos en Rixt van der Laan

140 Algemene evaluatie door Rixt en Kristen Zorg voor een strakke tijdsplanning qua promotie. Met alle huidige sponsoren dient zo snel mogelijk contact te worden gezocht en het contract dient dan zo snel mogelijk rond te zijn zodat je de logo's kan verzamelen voor Hi-Winds Check alle logo's van huidige sponsoren en als er nieuwe sponsoren komen vergeet ze niet op de auto te zetten als dat nodig is etc. Je zult merken dat het aan het eind te lang duurt en soms heb je ineens nog iemand waar je een deal mee sluit en die moet dan ook ineens nog op de auto of poster. Hier kan je soms niet rekening mee houden maar zorg dat je al het andere dan alvast klaar hebt zodat er aan het eind alleen nog kleine dingen hoeven worden toegevoegd aan bijvoorbeeld de poster of een andere promotie middel. Alle promo materialen die je de deur uit doet via internet of uitdeelt moet worden gecheckt door de ATA. Check alle logo's van de sponsoren op posters, auto etc. zodat er niet bijvoorbeeld oude logo's op staan. Misschien hebben ze ondertussen een nieuw logo. Communiceer dit met het bedrijf Waterbakken hebben we dit jaar gekocht maar het vullen daarvan moet op tijd worden geregeld. De brandweer heeft het dit jaar gevuld. Postmix van Romar op tijd aanvragen WC's niet meer bij Meteoro (er was geen licht en genoeg wc papier) Gelijk in het begin al bij alle sponsoren langs en contracten vast stellen. Sommige kloppen niet meer en het is goed om even alle contracten door te nemen en evt. nieuwe op te stellen Setar contact was niet echt goed. Suzy reageert niet altijd en zegt dat alles goed kwam maar wifi deed het niet goed eerst. Telefoons van setar werkten ook niet altijd goed. Mariniers boten aanvragen voor de Hi-Winds in verband nieuwe commandant. Nieuw plan bespreken met hem Alle materialen van DIVI checken of we ze weer kunnen krijgen. Marin stopt er namelijk mee maar wil nog wel wat betekenen dus even kijken en checken hoe dat zit. We kregen van DIVI; lounge sets, golfkar, gesponsord eten tijdens ifca, persconferentie locatie, goodiebag tasjes en tanktops, vergadering locatie, security via Marin Als het avond programma is, moet 1 stagiaire op het strand blijven om de bar draaiende te houden ivm happy hour. De andere stagiair kan dan met de bus mee. Niet alle twee mee met de avond activiteit Houd de communicatie strak zodat het niet via allemaal verschillende lijntjes loopt. Zorg ervoor dat 1 iemand een taak op zich neemt en een ander persoon een andere taak. Ook met externe partijen belangrijk. Wie doet wat en wie is waar verantwoordelijk voor. Als er iets stuk is, klop je bij 1 persoon aan en die moet het dan fixen in plaats van dat 5 personen zich ermee gaan bemoeien. Er zijn namelijk veel mensen die zich graag ergens mee bemoeien. Zorg voor voldoende water op het strand zodat iedereen water kan aftappen. Het idee kan zijn om een gratis waterleiding neer te zetten zodat de watervoorziening beter is en mensen water kunnen drinken zonder dat ze steeds een nieuw flesje of cup hoeven te vragen. Je kan bijvoorbeeld in de goodiebag een Hi-Winds bidon doen zodat de deelnemers die opnieuw kunnen gebruiken (recyclen). Scheelt weer drinken etc. Probeer zoveel mogelijk recyclebare producten te krijgen tijdens catering etc. Inschrijvingen: probeer een nieuw systeem te bedenken met bandjes. Misschien handig om met 3 kleuren bandjes te werken zodat het duidelijk is voor de organisatie waar welke kleur voor staat. Als je dan een kleur hebt dan horen daar ook regels bij. Bijvoorbeeld of je mag Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 39 Kristen Bos en Rixt van der Laan

141 eten of niet. Dit jaar schepte dat onduidelijkheid bij het eten omdat we niet wisten wie nou eigenlijk eten mocht en wie niet. Voor de catering deden we dit jaar een afstreeplijst waarbij de deelnemer een donkerblauwe munt kreeg voor het eten en een lichtblauwe voor een softdrink (cola, 7-up). Dit systeem was niet heel handig. Je weet namelijk niet altijd wie er surft. Dit staat ook in verband met die bandjes waar het hierboven overgaat. Alleen de mensen die een all week pass of party package hebben of die dag surfen krijgen eten. Probeer hier een duidelijkere of handigere manier in te vinden. En deze ook manier afstemmen met de catering. Probeer binnen het team duidelijkheid te scheppen wat betreft afspraken. Wanneer er soms iets gevraagd wordt krijg je 5 antwoorden terug in plaats van 1 goed antwoord. Voor de catering hadden we soms teveel deelnemers ingecalculeerd. Waardoor we met nog 50 lunch boxes over zaten. Dit verkochten we dan maar probeer aan de hand van de dagen en aantal surfers exactere aantallen door te geven. We hadden nu vaak 200 ingeschat maar je kan ook 150 doen. Dit overleggen met de catering en het team. Tijdens de prijsuitreiking in de Paseo Herencia moet er een podium komen. Hier wisten wij eerst niks vanaf totdat iemand ermee kwam. Edwin Hekman heeft toen bij de Wielerbond een 123 podium geregeld. Zorg ervoor dat dit op tijd wordt gecommuniceerd. Bij de uitreiking in de tent werd gewoon het hoofdpodium van artiesten gebruikt. Promotiematerialen van sponsoren zoals vlaggen en banners dienen vooraf door de sponsor zelf gemarkeerd te worden. Dit jaar was dat niet het geval waardoor het niet goed kon worden bijgehouden. Er wordt op verschillende dagen materiaal gebracht. Tijdens het opruimen dient het dan weer in de juiste zakken gedaan te worden. Als dit gemarkeerde zakken zijn is het handiger om alles terug te brengen naar de sponsor anders ligt alles door elkaar. Wat ook een optie is, is om de sponsoren zelf de materialen te laten brengen en zelf weer op te laten halen. Dan kunnen ze het zelf opruimen en voorkom je problemen. Regel voor opbouwdagen een koelbox met ijs zodat de vrijwilligers genoeg drinken hebben. Ook tijdens de volunteersmeeting of andere gelegenheden even rekening mee houden. Zorg voor genoeg vrijwilligers zodat je meer vaste takenlijsten kan maken. Ook voor de vuilnis mensen hebben die de vuilnisbakken kunnen legen etc. dit geldt ook voor ijs bijvullen. Maar vaak wordt dit door de bar ook gedaan. Vrijwilligers: Zorg ervoor dat je genoeg mensen indeelt bij de bar en de munten. Ook goed controleren of de mensen bij de muntverkoop goed kunnen hoofdrekenen en redelijk stress bestendig zijn. Zet er betrouwbare mensen neer zodat je die de regie kan geven en ook kan vertrouwen. Zorg voor een goede instructie dat alles duidelijk is. Mensen komen vaak aanwaaien en houden zich niet aan het schema waardoor je soms even moet schakelen om wel genoeg mensen te hebben voor de bar en merchandise. Dit loopt uiteindelijk wel los maar blijf controleren. Wat nog een andere optie is voor de bar; om het uit handen te geven aan een bedrijf die hierin gespecialiseerd is (is een tip van Romar wat in het evaluatiegesprek naar voren kwam) zie evaluatie Romar voor meer info. Black Pearl wil iets betekenen. Contacten voor party boot of iets dergelijks (Wim Sommen heeft contact) Muntverkoop informatie: Je kan eventueel 2x2 mensen inzetten zodat je 2 lijnen creëert bij de munterverkoop. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 40 Kristen Bos en Rixt van der Laan

142 Probeer een pin machine te regelen bij de muntverkoop. Op deze manier hoeven de klanten niet naar de front office om te betalen. Dit scheelt tijd. De pinbonnetjes dienen dan wel te moeten worden bewaard. Maar hier kan je een goed overzicht voor maken. Zorg ervoor dat de tokenlijst en dranklijst op de tafel ligt bij de muntverkoop zodat er snel gekeken kan worden wat iets kost. Romar heeft een nieuwe drankenlijst en tokenlijst gemaakt die we aan de bar hebben gehangen voor de klanten. Deze liggen voornamelijk bij Sabine in de container. De organisatie dient deze lijst te checken met de crew en met Romar voordat het evenement begint. Eventuele aanpassingen dienen te worden doorgevoerd. Merhandise: Bar: In de tent waar de muntverkoop is wordt ook de merchandise verkocht. Hiervoor zijn 1 of 2 vrijwilligers nodig die goed met financiën om kunnen gaan en zich verantwoordelijk voelen om alles ook goed te noteren. Tijdens drukke uren 2 personen. De merchandise hangt of staat in de bar (petten en/of shirtjes/lycra's). De betaling van de merchandise werd eerst in de tent gedaan maar is daarna veranderd omdat het de betaling toen gedaan werd in de front office. De klant diende eerst te betalen in de front office en komt dan terug met het bonnetje zodat de pet of het shirt kan worden meegegeven. Volgend jaar kijken hoe dit het makkelijkst en beste kan worden gedaan zodat de financiën goed worden bijgehouden. Dit jaar verkochten we via onze sponsor Sinner, zonnebrillen, die ook in dit gedeelte werden verkocht. De betaling hiervan werd later ook gedaan in de front office. Zodra de klant een bril wil kopen dienen ze te betalen in de office met het kaartje wat aan de bril hangt. Op dit kaartje staat een SISU nummer. Dit nummer dien je te noteren achter de bar en in de front office op de Sinner lijst. Zodra de betaling voldaan is kan de klant de bril bij de merchandise ophalen en stopt de vrijwilliger het bonnetje in een kistje. Op deze manier kan de brillen verkoop worden bijgehouden. Dit dient wel goed te worden bij gehouden. Eventueel een nieuwe manier vinden hoe dit het beste kan worden gedaan als ze volgend jaar weer brillen verkopen. Misschien is het een idee om alle merchandise in een trailer te doen of er plaats voor te maken zodat het in één ruimte kan worden afgehandeld Het bar personeel dient het bar gedeelte goed in de gaten te houden. Het personeel haalt voorraad uit de bier container waar alle spullen in zijn opgeslagen. Zodra er producten op zijn dient het personeel dit door te geven aan de organisatoren zodat dit kan worden bij besteld. Let erop dat open gebroken dozen met bijvoorbeeld volle wijn flessen NIET worden geaccepteerd bij Romar zodra het event is afgelopen. Zorg er daarom voor dat het personeel de dozen leest voordat ze open worden gemaakt. Graag alleen openen wanneer dit nodig is en niet onnodig open maken. Romar accepteert namelijk alleen maar dichte dozen die retour mogen gaan. Deel de bar (koelers) op een logische manier in zodat je snel en handig drank kan serveren. Stem dit af met het personeel Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 41 Kristen Bos en Rixt van der Laan

143 Zorg ervoor dat er tijdens de piek uren (happy hour en in het weekend) de bar is bijgevuld met genoeg koelijst en drank Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 42 Kristen Bos en Rixt van der Laan

144 Evaluatie van vrijwilligers Top: Gezelligheid van Rixt en Kristen Eten was lekker, Old Cunucu House aanhouden De sublieme aftermovie Leuke MC's: Jake en Sandy Love the creativity such as pallets etc. And loved your energy! Eten was goed Gezelligheid!! Iedereen was heel tevreden, leuke mensen, heerlijk eten, alles op tijd georganiseerd, geen tips! Super gezellig! En goede samenwerking in het team Tip: Takenlijst verbeteren en Rixt en Kristen volgend jaar terug vragen Tent volledig in orde laten maken Minder dj's, meer bands Volgend jaar Big Air Kite Meer prullenbakken Meer promotie vooraf, minstens maand van te voren + billboard Tighter lycra's for participants Nieuwe swipe machine Meer communiceren Ijsjes: alleen cups ipv verpakt ijs Website en facebook kan nog meer gebruikt worden Tent reparatie De grote witte tent ondergaat een reparatie waardoor hij vanaf 2017 weer een aantal jaren mee kan. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 43 Kristen Bos en Rixt van der Laan

145 Evaluatie hoofdsponsoren ATA Het was prettig om met jullie te werken. You guys were on the ball en hebben het goed laten lopen. Tip, zou volgende jaar beter contact hebben m.b.t plaatsting van banners/vlaggen. Bv de Aruba flags zijn achter aan de tent geplaats waarbij alleen de mensen die meededen zicht hadden op de banners. Terwijl aan de strand kant, er alleen maar 1 aruba vlag te zien was. Mariniers Waren erg tevreden en communicatie met stagiaires was top. Ook kregen ze voldoende voorzieningen zoals eten en drinken etc. Voor volgend jaar willen ze vaste communicatie regelen met de Hi-Winds zodat zij verantwoordelijk zijn. Zij hebben hier de mogelijkheden en ervaringen voor. Cool FM Erg tevreden en de communicatie was sterk en jullie dachten altijd oplossingsgericht. Purple Entertainment Was erg tevreden over de communicatie met de stagiaires. Reageerden altijd snel en dat was fijn. Voor volgend jaar zouden zij de indeling van het podium en de stage etc. anders willen doen zodat er meer gebruik van kan worden gemaakt en Hi-Winds naar hun mening ook meer mensen trekt. In overleg met Wim wat hierin de mogelijkheden zijn. Romar Positief: samenwerking was goed. we hadden snel contact en we reageerden altijd snel. Goede communicatie en we dachten oplossingsgericht. Nooit chagrijnig. Verbeterpunten: - professionelere uitstraling hanteren - 1 centrale ingang maken en alles verder dicht maken - een ingang zonder wc's dus die ergens anders plaatsen - bargedeelte uitbesteden aan een bedrijf. Zo krijg je meer verkoop (Mark Kiezebrink bijv. van love festival en beachtennis) - borden maken met muntverkoop en bar etc. zodat het beter aangegeven wordt - hekken met rollen amstel bright erop - meer entertainment overdag. Bijv. bandje of karaoke overdag - is het avondprogramma nodig? Kost geld. Waarom niet 1 avond ipv 3. - waarom is Hi-Winds zo lang? Maak het in plaats van 9 dagen korter - houd de bucketdeal er altijd in. Niet alleen savonds maar ook overdag. - merchandise anders aanpakken, eerder verkopen (hier hadden we onze redenen voor) - vrijwilligers kost geld. Zet er een ploeg op die weet wat ie doet, ook uitbesteden - live stream op tv (dat hadden we0 - leer van elk jaar en maak gebruik van de sponsoren en dus ook van Romar. Romar sponsort maar is dat het nog waard? Voor hun een afweging om elk jaar te maken. - publiek betrekken en behouden - romar en sponsoren betrekken bij vergadering voor het maken van sponsor en event afspraken - sponsorvlaggen beter indelen kan ook door sponsor zelf gedaan worden. - vork lift truck voor bier - old cunucu house vonden ze niet positief. Moet betere uitstraling krijgen en vitrine moet ook mooier en hygiënischer worden ingericht. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 44 Kristen Bos en Rixt van der Laan

146 VOORBEREIDINGSPERIODE Tijdlijn Februari: Draaiboek doornemen Visitekaartjes stagiaires maken Logo Hi-Winds aanpassen (Remco van der Berg) Sponsorpakketten bekijken en eventueel aanpassen Sponsorbrief opstellen Sponsorbezoeken starten Sponsoren werven Vergadering starten (eerste periodes 1x per week, daarna 2x per week) Taakverdeling stagiaires Merchandise Website/facebook/social media (Begroting opstellen) Maart: Design merchandise Merchandise bestellen Sponsoren bezoeken Sponsoren werven Sponsorbrief evt. meenemen naar sponsoren Lay-out marketing producten Begroting Eerste contact maken met Altered Latitudes voor lycra s T-shirts vrijwilligers Polo's crew Promo film (wie maakt trailer/teaser en aftermovie?) Radio/tv benaderen April: Constante promotie/marketing (facebook,instagram etc.) + poster ideeën bedenken Gadgets/goodiebag producten bij sponsors vragen Vergunning aanvragen bij politie voor Hi-Winds en mountainbike Artiesten/bands benaderen Sponsor contracten afgerond Lodging (verblijf regelen voor officials) Sticker pick-up Mei: Einde sponsoring, alles bevestigen Geld binnen halen van sponsoren Alle logo's hebben en klaarmaken voor lycra's, poster, posterwall Bandschema opstellen in samenwerking met cool FM en purple entertainment Begroting sponsors Security voor hele event en het tweede weekend (2 aparte: Suen via Wim, en via Marin) Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 45 Kristen Bos en Rixt van der Laan

147 Controleren van zand (ATA) Vrijwilligers voor event en opbouw Afvalcontainers regelen Waterbakken + vullen Koel ijs IJsjes Site invullen qua side events Aansprakelijkheidsverzekering via CMB (roelie) Banners, zeilstickers Presswall Catering Avond programma indeling Long distance vervoer regelen bij Kukoo Kunuku Juni: Tafels en stoelen Persconferentie Radiospots Avondprogramma afgerond Insel air voor boardbags Sponsorgeld binnenkrijgen Back-up plan Vrijwilligers schema Waterschema Event schema Opbouwschema Check check dubbel check Afleveren banners van sponsoren Inschrijvingen Juli: Opbouw Event Aftermovie Afbouw Schoonmaak Betalingen & inkomsten overzicht Sponsoren bedanken Evalueren Afronden en inleveren van compleet draaiboek voor volgende editie Media Value Report afronden voor ATA Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 46 Kristen Bos en Rixt van der Laan

148 Sponsorbrief voorbeeld Aruba Hi-Winds 2016 Regarding: Sponsorship Aruba Hi-Winds 2016 Dear sir/madam, We, Rixt van der Laan and Kristen Bos are the event coordinators of the Aruba Hi-Winds Aruba Hi-Winds is a renowned wind- and kitesurf event and we would be delighted if we can link your company to our event. This year is the 30th annual of Aruba Hi-Winds. We celebrate this annual from July 9th till July 18th. Of course the event will stay loyal to its venue; the Fisherman's Huts, the place known as 'the best surf spot of Aruba'. Windsurfing, kitesurfing and mountainbiking are the main sports during the event. This year Aruba Hi-Winds collaborates together with IFCA (International Funboard Class Association). Through this collaboration the event will be more international and the Aruba Hi-Winds will get more attention. The Aruba Hi-Winds is one of the largest and best-known surfing events in the world. Since its earliest days Aruba Hi-Winds has drawn international surf professionals and talented amateur surfers to the island. These days the Aruba Hi-Winds is one the largest international sporting events on the island. The event has seen continuous growth resulting in a lot of media-attention; it has increased the global visibility of Aruba. The enthusiastic support and involvement of loyal sponsors in the previous years has been the key to our success. We would be very happy to welcome you as a sponsor of the Aruba Hi-Winds We hereby attach our sponsor packages for the Aruba Hi-Winds We can make ourselves available at your convenience to visit you and discuss the sponsor opportunities. Yours sincerely, Rixt van der Laan Kristen Bos Event Coördinators Aruba Hi-Winds 2016 info@hiwindsaruba.com Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 47 Kristen Bos en Rixt van der Laan

149 Sponsorpakket SPONSOR PACKAGES SUPPORT O LOGO ON THE POSTER O LOGO ON FLYER O LOGO ON WEBSITE O LOGO ON CLOSING CEREMONY SCREEN O LOGO IN HI-WINDS TRAILER BRONZE O LOGO IN HI-WINDS CEREMONY TRAILER O COMPANY BANNER AT HI-WINDS SITE O LOGO ON LYCRAS O LOGO ON PICKUP TRUCK SILVER O LOGO ON ENTRANCE & EXIT BILLBOARD O LOGO ON MTB START & FINISH O COMPANY BANNER AT MTB SITE O LOGO IN HI-WINDS AFTER MOVIE SUPPORT BRONZE SILVER GOLD PLATINUM GOLD O MAJOR SPONSOR REFERENCE O HI-WINDS NETWORK MEETING O COMPANY NAME IN RADIO SPOTS O LOGO ON MTB T-SHIRTS O FREE SUBSCRIPTION FOR COMPANY MTB O LOGO ON STAFF/VOLUNTEER T- SHIRTS PLATINUM O MAIN SPONSOR REFERENCE O PRESS TALK DURING MEDIA CONFERENCE O EXTRA ATTENTION ON THE HI-WINDS MOVIE O ADVERTISEMENT ON THE HI-WINDS FACEBOOK O LOGO IN COMPANY LOUNGE O COMPANY NAME FOR SURF ACTIVITY O LOGO ON STAGE Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 48 Kristen Bos en Rixt van der Laan

150 Sponsorcontract voorbeeld Sponsoring organization: Represented by: Comfy Feet & Accessories VBA Prakash Nanwani Concerning: Sponsor package: Support 1000,- Sponsoring Aruba Hi-Winds 2016: 9th 18th July To be arranged by sponsoring organization: AWG 1000,- 10 pairs of flipflops for the winners Total sponsoring valued in cash: AWG 1000,- To be arranged by Aruba Hi-Winds 2016: Logo on poster Logo on flyer Logo on website Logo on closing ceremony screen Logo in Hi-Winds trailer Support sponsor exposure Conditions: Aruba Hi-Winds will determine the placement of all promotional material on the site. Aruba Hi-Winds will strive to place promotional material to the liking of the sponsoring organization. The Support sponsor package allows any banners/beach flags to be placed at the Hi-Winds site. Please ensure to provide online promotional material (high resolution logo s/ website s address and address) before Friday, May 15 th Please ensure to provide tangible promotional material (banners/beachflags) on Monday, 29 th of June at Vela Surfshop (in between the Marriot and Ritz-Carlton). A cheque can be addressed to Stichting Aruba Windsurf & Kite Events. It is also possible to transfer AWG 1000,- to the following bank account: Account name: Stichting Aruba Windsurf & Kite Events Account Nr.: Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 49 Kristen Bos en Rixt van der Laan

151 Swift: Details: Aruba Bank Spaans Lagoenweg 31 Savaneta arubawax Aruba Hi-Winds Name sponsoring organization You are kindly requested to fulfil your sponsorship at your earliest convenience or before May 27 th Date: Signature: Signature: Prakash Nanwani Rixt van der Laan Kristen Bos Comfy Feet & Accessories VBA Aruba Hi-Winds 2016 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 50 Kristen Bos en Rixt van der Laan

152 Sponsor overzicht Sponsor Betaald Contactpersoon Telefoonnummer ATA ( Mark Benson gulden dollar IFCA) Ritz ,- Louella Brezovar The Lab ,- Diederik Kemmerling Ezee brothers ,- Achterwege laten ASD 1000 (cups) 1000 Setar Suzy Maduro Clearly Realty ,- Rick Maes Superfood Jack Bult Antraco ,- Robert croes VacayVibes ,- Kiks verkoop brillen verkoop brillen Calvin Kiks Arubabank ,- Nelleke CMB 0,- Windmolenpar k Marcel Vermolen KPMG Wai Chui Chaong Romar 1000 ( in barter) Henk Bouwman Surfclubresort 500 0,- Niks mee gedaan Amast Greg Boolchand 1000 Eslaine Croes Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 51 Kristen Bos en Rixt van der Laan

153 Invoice voorbeeld INVOICE Aruba Hi-Winds Fishermen s Huts [T] [T] [E] info@hiwindsaruba.com DATE: Wednesday, May 18th 2016 TO: ASD QTY DESCRIPTION AMOUNT Sponsorship Aruba Hi-Winds 2016 Afl. 1000,- Total Afl. AFL 1000,- A check can be addressed to 'Foundation Aruba Windsurf & Kite Events' before 27 of May Or you can transfer Afl. to the following banking details at your earliest convenience or at least before May 27th Aruba Hi-Winds 2016 Account name: Stichting Aruba Windsurf & Kite Events Account Nr.: Aruba Bank Spaans Lagoenweg 31 Savaneta Swift: arubawax Details: Aruba Hi-Winds name sponsor Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 52 Kristen Bos en Rixt van der Laan

154 Lodging 2016 Lodging: Contact: Pakket: Aantal personen: Boardwalk Bakval 20, palm beach Tussen support and bronze voor Eric Kling en Ruben Petrisie van zaterdag 9 tot zaterdag 16 juli Sale board vacations/ aruba beach villa's Phill L.g. smith blvd, noord aruba (juryleden) 1 room for Victor Wijnand and his family (4 total) from sunday 10 july till tuesday 19 july. 1 room voor Ingmar Schitzler, Steve Wassenberg, Youri Koeks en Alexander Daal (4 in total) from friday 15 july till sunday 17 july (4 single beds) Aruba blue village Angelique de Rouw Geen Bieden kamers aan tegen speciale prijs Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 53 Kristen Bos en Rixt van der Laan

155 Lycra's Geplaatste order Hi Tom, Hearby our final order for the lycra's during Aruba Hi-Winds Lycra Officials: - Color: COLOMBIA BLUE - Men's Long sleeve - Black text - Front design: Aruba Hi-Winds 2016, then the aruba hi-winds logo (see attachment) - Back design: Official (black text), en then the main sponsors (ATA, Mariniers, Purple, Bright and Cool FM - Sleeves: Black star with aruba.com (same one as last year on the offical lycra only in black) Sizes: S: 10 M: 42 L: 38 XL: 10 Lycra Participants: - Color: SAFETY YELLOW - Men's Long sleeve - Black text - Front design: Aruba Hi-Winds 2016, then the aruba hi-winds logo (see attachment), Mainsponors like last year (ATA, Mariens, Purple, Bright and Cool FM) - Back design: Rest logo's, all the logo's in black design. Same logo's as last year with a few changes: > Remove Aruba Rocks, Divi Talmarijn Aruba, The lab > ADD: Fusion, Boardwalk, KPMG - Sleeves: Aruba with star in black text (Same as last year's participant lycra design) Sizes: XS: 60 S: 80 M: 85 L: 70 XL:45 Lycra KIDS: - Color: WHITE - Long sleeve - Black text Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 54 Kristen Bos en Rixt van der Laan

156 - Front design: Aruba Hi-Winds 2016, then the Aruba Hi- Winds 2016 logo (see attachment), then the mainsponsors like last year (ATA, Mariens, Purple, Bright and Cool FM) - Back design: Rest logo's, all the logo's in black design. Same logo's as last year with a few changes: > Remove Aruba Rocks, Divi Talmarijn Aruba, The lab > ADD: Fusion, Boardwalk, KPMG - Sleeves: Aruba with star in black text (Same as last year) * This design is exactly the same as the participant long sleeve in safety yellow, only this one is white color Sizes: S: 20 M: 20 L: 20 These are all the lycra's we need. All the lycra's are almost the same as last year, only the logo from Hi-Winds 2016, the black text, the colors and some new logo's. Last year the logo's where a little bit to small at the back. Is it possible to create bigger logo's on the back? We think the logo's can be bigger. The lycra's need to be in Miami on the 1st of June, because we need the lycra's on Aruba at the 24th of June (by boot). Let me know if this is possible. In the attachment you will find the new Hi-Winds logo, and some new sponsor logo's. If you have any questions, let me know! Kind regards, Rixt van der Laan Voorbeeld lycra deelnemers Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 55 Kristen Bos en Rixt van der Laan

157 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 56 Kristen Bos en Rixt van der Laan

158 Maten + namen lycra's Comité aantal + maten 2 lycra's per persoon: Evert XL Edwin XL Frank L Paul M Wim L Sabine M Ron XL Marin M Rixt M Kristen M Filmer M Mariniers + maten 2 lycra's per persoon: S: 0 M: 18 (6x3) L: 18 (6x3) XL: 0 Judges/directors/boten + maten 2 lycra's per persoon: Viktor Pieter Judges Kite judges Kids'Race S: 8 (4x2) M: 12 (6x2) L: 14 (7x2) XL: 4 (2x2) Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 57 Kristen Bos en Rixt van der Laan

159 Polo's Hi-Winds organisatie Evert: L Ron: L Frank: L Edwin: L Paul: M Wim: M Marin: M Sabine: S Rixt: M Kristen: S Extra stagiaires: M & L Totaal: 2: XL 4: M 4: L 2: S Design: Donkerblauw Op linkerborst (vanuit drager gezien) Aruba Hi-Winds (zie logo van pet) T-shirts crew leden Design: Rode shirts Witte tekst Op linkerborst (vanuit drager gezien) Aruba Hi-Winds (logo van pet) 'CREW' op achterkant Totaal: 50 shirts in totaal 20x S 20x M 20x L Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 58 Kristen Bos en Rixt van der Laan

160 Promotie materiaal Logo 2016 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 59 Kristen Bos en Rixt van der Laan

161 Poster Hi-Winds Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 60 Kristen Bos en Rixt van der Laan

162 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 61 Kristen Bos en Rixt van der Laan

163 Poster Mountainbike 2016 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 62 Kristen Bos en Rixt van der Laan

164 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 63 Kristen Bos en Rixt van der Laan

165 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 64 Kristen Bos en Rixt van der Laan

166 Uitnodiging VIP Boot Personen voor VIP boot VIP boot Zondag 17 e van 5 tot 6 Wie Check Opmerkingen Anthony Blok Ruben Croes Jan van Nes Yolanda Croes Jan Leysner Rodney Croes Julie Renfro J-P v/d E Papi de l'isle Phil van Sailboard's Richard Visser Sponsorboot zondag 17 e van 3 tot 4 of 4 tot 5 Wie Check Opmerkingen ATA 2 personen Purple entertainment 2 personen Fresh FM / Cool FM Mariniers Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 65 Kristen Bos en Rixt van der Laan

167 Amstel bright (romar) Band overzicht + financiën 2 personen Overzicht Bands Aruba Hi-Winds 2016 Wie Wanneer Kosten Contact Opmerkingen Roots i riddim DJ 101 DJ Jorick Kroes Alain Rockney Eerste zondag 10 juli Eerste zondag 10 juli Eerste zondag 10 juli 500 AWG Check 100 dollar (175 AWG) Geen nummer van Vorig jaar gratis Totaal: 675 AWG Vrijdag 15 juli 500 (met de openingsceremonie er bij 800 AWG) Dj bigrik Vrijdag 15 juli 100 dollar Totaal: 675 AWG Dj Top Zaterdag dollar +297 ranking juli Cozmic Zaterdag AWG +297 Stonez juli Kawura Zaterdag 17 (500 AWG) via alex +297 (band) juli Check Check Check Check Check Check Niet gespeeld dit jaar. Is niet op komen dagen. 1 uur Kawura (band) Totaal: AWG (top ranking en kawura 1 bedrag voor de sets berekend) Honeypot Zondag 17 juli (700 AWG) +297 Check Hoofd act Nutzbeatz Zondag 17 juli Vorig jaar (500 AWG) nieuw nummer. Check Is g d 1 dj renzo Zondag 17 juli 100 dollar via alex Totaal: AWG Check Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 66 Kristen Bos en Rixt van der Laan

168 Totaal: AWG voor alle bands en DJ s Tijdschema 2016: Zondag :00 DJ :00-21:00 DJ Jorick Croes 21: (?) Roots I Riddim (speelt 1 uur) Vrijdag DJ Bigrig Alain Rockney 19:00-20:00 IFCA uitreiking Alain Rockney Zaterdag :00 DJ top rankin 19:00-20:00 Kawura 1 e set :00 Cozmic Stonez 21:00-22:00 Kawura 2 e set Zondag DJ Renzo :00 Honeypot 21: Nutzbeatz Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 67 Kristen Bos en Rixt van der Laan

169 Security schema Security gehele event Elke dag 2 shifts. Van 12 uur s nachts tot 4 uur s nachts zijn er 2 man security die elkaar daarna afwisselen. Dagen Bewaking strand (marin) Personen: Woensdag 6 juli (start opbouw hi-winds) 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Donderdag 7 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Vrijdag 8 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Zaterdag 9 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Zondag 10 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Maandag 11 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Dinsdag 12 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Woensdag 13 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Donderdag 14 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Vrijdag 15 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Zaterdag 16 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Zondag 17 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Maandag 18 juli afbouw 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Dinsdag 19 juli afbouw 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Woensdag 20 juli afbouw 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift persoon 1 persoon Security schema laatste weekend Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 68 Kristen Bos en Rixt van der Laan

170 De security voor het laatste weekend is geregeld via Wim (Suen). De volgende informatie is daarbij van belang geweest: Tijdens het feest: 2e weekend zaterdag en zondag van 18:00-23:00 's avonds Merchandise Petten Ongeveer 60 per stuk (kleine verandering omdat er maar bepaalde petten beschikbaar waren) Totaal 600 petten buttons met 30th annual erop Cork grey Aztec: Galaxy black black Floral hawai Graffiti black aqua Lepra green Animal black black Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 69 Kristen Bos en Rixt van der Laan

171 Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 70 Kristen Bos en Rixt van der Laan

172 Tanktops Design: Wit/zwarte tanktop voor dames met kruis op de rug Wit/zwarte tanktop voor heren met open arm gaten Zie afbeelding voor logo Alleen logo op voorkant Het logo is op het zwarte shirt te verkrijgen in de kleuren blauw, wit en oranje Het logo is op het witte shirt te verkrijgen in de kleur zwart Totaal: 160 tanktops in totaal 100 mannen 60 vrouwen Voorbeeld tanktop: Goodiebag Wie Wat Opmerkingen Fusion/Divi t-shirts het tasje zelf Binnen Antraco Zonnebrand Binnen Bula Stickers Binnen Mariniers Hi-Winds Ballonnen, pennen en bandjes Buttons En programma voor deelnemers (dit is het schema van de website) Binnen Binnen Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 71 Kristen Bos en Rixt van der Laan

173 Radio spot RADIO spot Cool FM (tevens opgestuurd naar ilovearuba en Antraco AFM) Ladies en Gents, Aruba Hi-Winds is back with the IFCA Pan American Slalom Championships. Windsurfing, Kitesurfing and mountainbike the Fisherman's Huts from 9 till 18th of July. Be there! Like us on facebook and instagram or hiwindsaruba.com for the complete schedule. Aruba Hi-Winds is powered by: Aruba Tourism Authority Amstel Bright Purple Entertainment Group Korps Mariniers Cool FM and Fresh FM Social media De inloggegevens van onderstaande social media accounts zijn te vinden in de dropbox onder het mapje 'social media'. Instagram Facebook Gmail Twitter Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 72 Kristen Bos en Rixt van der Laan

174 Vervoer kitesurfen van Eagle beach naar Fisherman's Huts Schema Kukoo Kunuku bussen Dag: Zaterdag 16 juli Tijd: - Om 9:30 start de eerste kite long distance wedstrijd en om 16:00 de tweede kite long distance wedstrijd. We hebben dan een bus nodig van 9:30 tot +/- 10:30 en een bus van 16:00 tot +/- 17:00 om alle surfers vanaf Eagle Beach naar Fisherman's Hut's te brengen. Zondag 17 juli - Om 9:30 start de eerste kite long distance wedstrijd en om 15:00 de tweede kite longdistance wedstrijd. We hebben dan een bus nodig van 9:30 tot +/- 10:30 en om 15:00 tot +/- 16:00 om alle surfers weer vanaf Eagle Beach naar Fisherman's Hut's te brengen. In jullie bus worden alleen de surfers vervoerd Het vervoeren van de surfspullen wordt gedaan door de Mariniers. We hebben dus alleen bussen nodig voor de aangegeven tijden en niet voor de hele middag. Schema Chogogo Tours Vrijdag 15 juli Dag: Tijd: Vrijdag 15 juli - 1 bus van 17:00 tot +/- 19:30 Aansprakelijkheidsverzekering De aansprakelijkheidsverzekering is in 2016 geregeld via Roelie Groenewegen van CMB Aruba. De verzekering is te vinden in de dropbox onder het mapje 'verzekering'. Waterbakken Er zijn in 2016 waterpakken gekocht voor 250 awg,-. Deze staan bij Sabine Rump in de tuin als opslag. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 73 Kristen Bos en Rixt van der Laan

175 Er hoeven in 2017 daarom geen nieuwe waterbakken te worden geregeld. Ze moeten alleen gevuld worden. Dit is in 2016 gedaan door de Brandweer. Regel dit op tijd. Pers conferentie Press release English version ARUBA HI-WINDS READY FOR ITS ANNIVERSARY EDITION The month of July is here and so local as well as international windsurfers and kiteboarders are getting their gear ready for the annual Aruba Hi-Winds, the largest aquatic event of its kind in the Caribbean. This year, the event is celebrating its 30 th anniversary. A lot of things have changed since the early years, in the late 80's, early 90's, when professional windsurfers used to come to Aruba to compete. Aruba Hi-Winds, however, has always managed to follow the latest trends. In the past 20 years, it was a popular amateur event, bringing in participants from the Americas, Europe and the Caribbean. Kiteboarding has become an important part of the event, as have SUP (Paddle board) and Mountain Bike competitions. Aruba Hi-Winds has moved with the times and it is here to stay, so expect the beach of Fisherman's Huts to fill up with colorful sails and enthusiastic athletes once again in the second week of July. When Aruba Hi-Winds celebrated its 25 th edition in 2011, the World Tour of the Professional Windsurfing Association (PWA) paid a visit to Aruba. World Champions like Antoine Albeau and Bjorn Dunckerbeck fought it out to win the prize money, sponsored by the Aruba government. Sarah-Quita Offringa, multiple world champion freestyle and slalom, raised on this island and a participant at the Aruba Hi-Winds through the years, competed as well. On the occasion of the 2016 anniversary, the International Funboard Class Association (IFCA) is our guest. The Pan-American Slalom Championships will be on the program and the North- and the South-American Slalom titles will be at stake, the Caribbean being part of North-America for the occasion. There are various local candidates for these titles, following the example of Sarah-Quita who has inspired several juniors: Nik and Mack van den Eerenbeemt, Ethan Westera and his younger brother Nathan are just a few of the budding talents of this island. They will compete for the titles in their respective categories, which vary from Youth and Juniors to Masters and Grandmasters. Besides this international main event, held from July 12 till 15, the regular amateur Hi-Winds events will also be on the agenda: on Sunday, July 10, there will be Kite Freestyle competition and Mountain Bike races, in the weekend of July 16 and 17, windsurfers and kiteboarders alike will do five long distance races and in the meantime windsurfers will battle it out on the ocean for the freestyle titles of King of the Huts and Prince of the Huts. A SUP competition will be held at the end of the afternoon during that final weekend. Aruba Hi-Winds is not only a sport feast, but it also means musical entertainment: DJ's and live bands will perform on weekend nights, such as DJ Jorick Croes and reggae band Roots I Riddim on Sunday 10; DJ BigRic and Alain Rockney on Friday 15, DJ Top Ranking, Cozmic Stonez and Kawura on Saturday 16 and DJ Renzo, Honeypot and Nutzbeat on Sunday 17. Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 74 Kristen Bos en Rixt van der Laan

176 Together with the Aruba Hi-Winds committee members, the organizers of the event, Kristen Bos and Rixt van der Laan, have worked hard to put together a great event. They are inviting everyone who loves sun, sea, watersports, cold beer and live entertainment to write down the Aruba Hi-Winds at Fishermen's Huts (July 9 till 18) in their agendas to be sure not to miss it. Find us on Facebook and 'Like' us to stay up to date. Further information to be found on Belangrijke zaken tijdens pers conferentie Donderdag 30 juni: Pers conferentie 17:00-18:00 bij The Sandpiper Bar, Divi All Inclusive USB-sticks meenemen voor pers (hierop staan press release in Nederlands, Engels en Papiamento en foto's van Hi-Winds) T-shirts organisatie meenemen (blauwe polo's) Merchandise meenemen voor promotie Bright blikjes kopen en meenemen Winkelstraat Tijdens het winkelstraat met Hi-Winds zijn de volgende bedrijfjes aanwezig: Havaianas (verkoop slippers) Sports Caribe (verkoop sportkleding) 1 sieraden winkeltje (verkoop armbandjes, kettinkjes etc.) 1 kunst (verkoop kunst beeldjes handmade) Inrichting beach met pallets Hieronder twee voorbeelden van hoe we de site hebben ingericht: Stageverslag Aruba Hi-winds 2016 Page 75 Kristen Bos en Rixt van der Laan