Raamovereenkomst Sociaal secretariaat. Gunning aan Acerta

Transcriptie

1 Raamovereenkomst Sociaal secretariaat Gunning aan Acerta Tijdens het traject hebben er 8 partijen het bestek opgevraagd. Drie leveranciers hebben ingediend nl. SD Worx, Group S en Acerta. De offerte van SD Worx is materieel onregelmatig verklaard, aangezien zij de vergelijking van de offertes op een essentieel onderdeel nl. prijs, onmogelijk maakte. Dit lastenboek is gegund aan Acerta omwille van ruimere ervaring, een beter plan van aanpak en een betere score op de vragen tijdens de demo. Dit in combinatie met een gunstige prijszetting. Het contract start per voor een duurtijd van 6 jaar, met jaarlijkse instapmogelijkheid per 1 januari. INHOUD VAN HET AANBOD Omschakeling voor bestaande klanten Acerta Wenst u in te stappen in dit aanbod, dan dient u NPAC & Som te verwittigen. Acerta bespreekt verder met u de aanpak zodat u per van de nieuwe prijsvoorwaarden kan genieten. Voor wat betreft het gebruik van een softwarepakket onderscheiden we 2 groepen klanten. U heeft immers de keuze tussen Connect Smart en Connect Pro als software oplossing, afhankelijk van de gewenste functionaliteiten. Over het algemeen kunnen we stellen dat Connect Smart in aanmerking komt voor organisaties met minder dan 50 werknemers, Connect Pro voor organisaties met meer dan 50 werknemers. De huidige klanten die met E-Twist werken zullen omgezet worden naar Connect Smart. U kan, indien u wenst, upgraden naar de Connect Pro. (e) Tango klanten zullen omgezet worden naar Connect Pro. De planning wordt vanuit het kantoor samen met u besproken. Omschakeling voor nieuwe klanten Acerta Wenst u in te stappen in dit aanbod, dan dient u NPAC en Som te verwittigen. Acerta wordt dadelijk op de hoogte gebracht en zal met u contact opnemen om het geheel toe te lichten. 1

2 Volgende personen binnen Acerta zijn verantwoordelijk voor uw regio : Vlaams-Brabant Katrijn Vandermaesen E : katrijn.vandermaesen@acerta.be GSM : West-Vlaanderen Erik Vermeiren E : Erik.vermeiren@acerta.be GSM : Antwerpen Geertje Wets E : geertje.wets@acerta.be GSM : Brussel Chris Stoffelen E: chris.stoffelen@acerta.be GSM : Limburg Hilde Michiels E: Hilde.michiels@acerta.be GSM : Per kan u van het aanbod genieten. Een aangetekend schrijven naar uw huidige leverancier ter opzeg van uw contract dient u toe te sturen voor 20 juni. 2

3 Dienstverlening Acerta heeft 5 kantoren met een afdeling gespecialiseerd in de doelgroepsector Social Profit. Een vaste dossierbeheerder met vaste backup samen met een relatiebeheerder zijn uw aanspreekpunten. De dossierbeheerders zijn experten met vele jaren ervaring (hierop heeft Acerta zeer hoog gescoord), die worden geruggesteund door een ondersteunend team die de aangiftes en bestanden verzorgt : VAPH (Isis en ALF), Gesco s, onregelmatige prestaties, arbeidscoëfficiënten, kwaliteitsindicatoren, HR kerngetallen Vlaams Welzijnsverbond, sociale maribel, Riziv, Cerussa Fin, VOP administratie. Software a) Eénmalige opzet Voor de nieuwe klanten zal er een ontwerp en implementatie van de loonsoftware gebeuren (inclusief testing). U kiest tussen Connect Smart of Connect Pro afhankelijk van functionaliteiten en modules die u wenst. Deze éénmalig kost is afhankelijk van de gekozen software enerzijds en het aantal personeelsleden anderzijds. Hieronder vindt u een overzicht van deze kosten. Connect Smart 1-10 werknemers werknemers 792 Connect Pro werknemers werknemers > 150 werknemers Al de actuele gegevens van de actieve medewerkers (belangrijk voor de berekening van de lonen) zullen overgenomen worden in het systeem. De opleiding is inbegrepen voor 1 persoon. Voor Connect Smart is een tweede persoon gratis. Voor Connect Pro is de opleiding voor een tweede en volgende gebruiker : 826 euro voor de 2 dagen. De opgelijste operationele standaardkoppelingen met uw planning- en of tijdsregistatie zijn in deze prijs inbegrepen (Dotsys, Easytime, GET, GPS, Orbis, Presa, Saga Time, Plan@Saga, Syntegro). 3

4 b) Jaarlijkse kosten voor gebruik software: Connect Smart: Het gebruik van Smart is volledig kosteloos voor 2 users. Licenties, onderhoud, updates en upgrades zijn gratis gedurende de volledige looptijd van het contract (6 jaar). Connect Pro: Voor de Pro versie zijn volgende jaarlijkse kosten van toepassing: Licentieprijs per user profiel : 200 /jaar Licentieprijs voor de software: 500 /jaar c) Rapportering Via de Report Viewer kan u een uitgebreide set van standaard rapporten raadplegen, zoals rapporten over uw loonkost, bedrijfsvoertuigen of de anciënniteit van uw medewerkers. Bovendien kunt u de lay-out aanpassen, grafische weergaves toevoegen en filteren waar nodig. U kunt uw aangepaste rapporten bewaren, zodat u telkens dezelfde resultaten te zien krijgt met dezelfde opmaak. De rapporten zijn ook eenvoudig te exporteren naar verschillende bestandsformaten. Onze module HR Reporting Verzuim biedt een duidelijk zicht op de verzuimcijfers binnen uw bedrijf. We zetten die ook om naar de Bradfordfactor zodat u de juiste analyses kan maken rond absenteïsme. Wenst u rapporten op maat van uw bedrijf te creëren, dan kan dit perfect met onze Report Studio. Hier kunt u snel en eenvoudig aan de slag met onze datasets. U combineert de gegevens naar eigen noden en kan de gemaakte rapporten opslaan. De standaard rapporten zijn inbegrepen en hebben hun specifieke inhoud afhankelijk of u kiest voor Connect Smart of Pro. De module HR Reporting verzuim kan zowel in Smart als PRO, mits een maandelijkse bijdrage. De Report Studio is aanwezig binnen Connect Pro met een maandelijkse bijdrage. Deze kan ook toegankelijk worden gesteld voor niet Connect users. d) Optie ESS: Er kan optioneel gekozen worden voor het gebruik van ESS (employee self service). Deze bestaat uit 3 verschillende modules en laat de werknemers toe online volgende zaken te doen : het doorgeven van aan- en afwezigheden, het doorgeven van onkosten en het doorgeven/aanpassen van persoonsgegevens. Na controle door leidinggevende of personeelsdienst worden deze gegevens automatisch in Connect verwerkt. Indien u hier gebruik wenst van te maken zijn onderstaande prijzen per gebruiker per maand van toepassing: 4

5 Connect Smart Connect Pro Aan- en afwezigheden 3 Onkosten 3 Persoonsgegevens 1,5 Aan- en afwezigheden 0,94 Onkosten 0,94 Persoonsgegevens 0,50 De modules kunnen eveneens apart gekozen worden. De kostprijs voor activeren van deze modules zit reeds vervat in de kost van de implementatie. e) Journaalposten Standaard journaalposten worden gratis aangeleverd. Het opzetten van klantspecifieke journaalposten zal gefactureerd worden in regie. f) Specifieke software Acerta heeft voor PC319 specifieke software of koppelingen : Presa (prestatieregistratiesysteem) Orbis en Orbis uurroosters koppeling Sirvo/Acom. Gesprekken zijn lopende voor het opzetten van een koppeling tussen Connect en Zorgonline. 5

6 Berekeningen a) Loonberekening: De kostprijs voor de loonberekening is als volgt : Kost per loonberekening exclusief herberekening Berekening Herberekening 1-10 werknemers 10,5 6, werknemers 5,5 3,3 > 150 werknemers 4,5 2,7 Kost per loonberekening inclusief herberekening Berekening Herberekening 1-10 werknemers 11,0 0, werknemers 5,8 0,0 >150 werknemers 4,8 0,0 Indien u opteert voor de kost per loonberekening exclusief herberekening : zal een herberekening aangerekend worden aan 60% van de initiële berekeningskost. Opteert u voor een kost per loonberekening inclusief herberekening dan zijn de eventuele herberekeningen inbegrepen in de kost van de initiële berekening. b) Berekenen van loonsimulaties: Eenvoudige loonsimulaties kunnen gratis gebeuren via een bruto/netto simulatie op de website. De complexere berekeningen kan u laten uitvoeren door uw dossierbeheerder. Hiervoor zal er een kost aangerekend worden van 34,65 per loonsimulatie. Indien u op jaarbasis meer dan 4 complexe loonsimulaties wenst is het aan te raden een abonnement op Trefzeker Module loonsimulaties aan te gaan voor de kostprijs van 130 /jaar/user. c) Diverse berekeningen: Hieronder kan u de oplijsting vinden van de diverse andere berekeningen en hun kostprijs: Eindejaarspremie Vakantiegeld Decemberafrekening vakantiegeld deeltijds Berekening bij uitdiensttreding (incl. vakantieattest) Berekening opzeg/verbrekingsvergoeding en termijnen Berekening en bestelling maaltijdcheques Berekening en opvolging looninhoudingen Aangifte/administratie educatief verlof 60% van de administratiekost in uw staffel 60% van de administratiekost in uw staffel 100% van de administratiekost in uw staffel 100% van de administratiekost in uw staffel 100% van de administratiekost in uw staffel 0,19 /werknemer met mc/per maand 19,69 /berekening 105 /dossier 6

7 d) Loonfiches: Voor de aanlevering van de loonfiches heeft u de keuze uit de volgende 3 methodes: 1) Elektronische loonfiche aangeleverd aan medewerker : gratis 2) Papieren loonfiche in envelop aangeleverd aan de organisatie: 0,17 per loonfiche 3) Papieren loonfiche in envelop aangeleverd aan de werknemers: 1,40 per loonfiche e) Aanleveren van documenten en duplicaten: Via Doccle kan de werknemer gratis al zijn/haar documenten raadplegen en printen. Via AcertOffice kan de werkgever gratis alle documenten raadplegen en printen. Eventuele papieren duplicaten kunnen aangevraagd worden mits vergoeding. f) Aanleveren gegevens ISIS/VAPH Doorsturen gegevens naar het VAPH (ISIS en ALF) registratie personeelsgegevens in ISIS web applicatie : per JUR per maand 1 à 9 werknemers 7,09 10 tot 19 8,11 20 tot 49 9,13 vanaf 50 10,15 Voor Orbis gebruikers kan Acerta eveneens ALF (alternatieve loonfinancieringsmethodiek) aanbieden aan bovenstaande tarieven. g) Jaarlijkse afsluiting Voor de jaarlijkse afsluiting zal er volgende kost van toepassing zijn, afhankelijk van de omvang van uw organisatie. De afsluiting omvat : sociale balans, loonlastenattest, individuele rekening, fiche 281, aanmaak foto eenheidsstatuut, rapport loonkloof). Afsluit 1-10 werknemers werknemers werknemers 267 >150 werknemers 267 7

8 Volgende werkzaamheden zijn inbegrepen in de dienstverlening en worden dus gratis aangeboden: Aanleveren van samenvattende opgave 325 (elektronisch) Elektronisch archief van loonfiches/individuele rekeningen Dienstverlening per kwartaal (RSZ, bedrijfsvoorheffing, sociale fondsen Aanlevering maandelijkse boekhoudkundige elementen Aanleveren van jaarlijks boekhoudbestand Aanleveren van sociale balans Aanleveren gegevens voor koppeling met de pensioenkas h) BIJKOMENDE DIENSTVERLENING Ook de bijkomende dienstverlening werd grondig geëvalueerd. Niettegenstaande u de aangeboden dienstverlening het best in een persoonlijk gesprek met Acerta kan aftoetsen, trachten we u hieronder toch een overzicht te geven van de mogelijkheden. U kan kosteloos uw payrollbeheerder inschakelen bij algemene en juridische vragen, vragen over de loonverwerkingssoftware, vragen over aangiften, doorstortingen en rapporteringen, vragen over sociale wetgeving, vragen over bedrijfsvoorheffing, vragen over loon- en arbeidsvoorwaarden van toepassing in bedrijfssector en subsector (PC), Ook is de payrollbeheerder steeds beschikbaar voor het inplannen van overlegmomenten. De feedback op de vragen zal over het algemeen binnen de 24u gegeven worden. Duiding en toelichting omtrent de geldende standaard wet- en regelgeving te linken met de loonverwerking is dus gratis en loopt via de payrollbeheerder, die zelf ondersteunt wordt door de decentrale juristen. We organiseren op vaste tijdstippen een kennisinformatiemoment, Meet & Greet genaamd, in het kantoor dat uw dossier behartigt : zo kan u uw contactpersoon life ontmoeten en krijgt u gratis juridische informatie over een op dat moment hot item. Daarnaast is er een team van juridische experten beschikbaar om ondersteuning te geven omtrent complexe klantspecifieke vragen en/of situaties, het opstellen van complexe documenten,. Ze zullen steeds op voorhand een offerte op maat opmaken voor de klant, zodanig dat onaangename verrassingen uitgesloten zijn. Het is mogelijk hiervoor eveneens een (onbeperkt) abonnement af te sluiten en een jurist als vaste rechtstreekse contactpersoon te krijgen. Het gehanteerde uurtarief bedraagt 155. Indien u nood heeft aan een vervanging of ondersteuning op uw payroll afdeling kan u beroep doen op Acerta tegen een dagtarief van 760. Bovendien krijgt u kosteloos toegang tot de Sectorale gids, modeldocumenten en arbeidsovereenkomsten, een gratis sessie sociaal-juridische updates, e-nieuwbrieven, Tevens zijn er nog bijkomende bronnen van informatie ter beschikking tegen een vastgelegde vergoeding. De offerte van Acerta kan u steeds opvragen bij NPAC, een lijvig document waarbij Acerta heel veel extra info & uitleg heeft gevoegd. 8