Datum. Agendapunt: Stand van zaken HWH Standpunt WSHD t.b.v. besluitvorming AB HWH Eekhout, A.C.M. (Heemraad) Aard voorstel

Transcriptie

1 Datum: Agendapunt: 15 oktober 15. B waterschap Hollandse Delta Aan college van dijkgraaf en heemraden Stand van zaken HWH Standpunt WSHD t.b.v. besluitvorming AB HWH Verantwoordelijk portefeuillehouder Eekhout, A.C.M. (Heemraad) Aard voorstel Besluitvormend voorstel Steller+afdeling steller Weerdt, J.W. de CT Bijlagen 3 Voorstel geparafeerd door Naam Paraaf Datum Afdelingshoofd steller Aleman, J. Akkoord Parafant BJ Jong, A.H. de Geen paraaf overruled Parafant FN Bergsma, V. Akkoord Lid directieraad Parafant CT Jong, A.H. de Jong, A.H. de Geen paraaf overruled Geen paraaf overruled Secretaris-Directeur Vliet, A.A. van Akkoord Portefeuillehouder Doel, M. van den Geen paraaf overruled Voorstel behandeld door Datum College Dijkgraaf en Heemraden 15 Oktober Bijlagen: Voorstel: Voorstel_302.doc Bijlage: Stand van zaken HWH 2.pdf Bijlage: Amendement agendapunt 5 1 voorstel DB HWH 2 0.pdf Stukken ter inzage: Advies stuurgroep HWH 2 0 Beantwoording gestelde vragen waterschappen inzake HWH 2.0 Concept bijlage programmareglement gewijzigd AB Strategisch Advies HWH 2 0 vl 0 (Gartner) Vastgesteld programmareglement AB 1-7- Voorstel DB HWH 2.0

2 ONDERWERP: Stand van zaken HWH Standpunt WSHD t.b.v. besluitvorming AB HWH Aanleiding Op 11 november staat in het AB van Gr Het Waterschapshuis (HWH) besluitvorming op de agenda inzake HWH 2.0. Het DB van HWH heeft daartoe een voorstel gedaan. WSHD dient t.a.v. dit voorstel een standpunt in te nemen. 2. Voorstel Voorgesteld wordt: 1. Heemraad van Eekhout op te dragen in de AB vergadering van de Gr HWH op 11 november niet in te stemmen met het voorstel HWH 2.0 van het dagelijks bestuur van de Gr HWH. 2. Heemraad van Eekhout op te dragen zonodig bij amendement de onder motivatie beschreven optie 3 te laten voorleggen aan het bestuur van HWH. 3. Motivering Het DB van de Gr HWH heeft op 1 juli de opdracht gekregen om naar aanleiding van het eerder dit jaar uitgebrachte rapport HWH 2.0 van de commissie Dijk met een AB-voorstel te komen. Het rapport HWH 2.0 was een uitvloeisel van de evaluatie van het Tax-i project. Daarbij diende het in het rapport HWH 2.0 aanbevolen scenario uitgewerkt te worden. Dit scenario behelst een scheiding van collectieve en facultatieve taken, waarbij de collectieve taken onder regie van de Unie worden uitgevoerd. De facultatieve taken worden teruggegeven I verdeeld onder waterschappen of groepen waterschappen. Door het onderzoeksbureau Gartner is op verzoek van het DB HWH een rapport "strategisch advies HWH 2.0" opgeleverd dat in gaat op de gevolgen van de vier scenario's. Hierbij is het derde, door het DB HWH voorgestelde scenario uitgewerkt. In de bijlage "stand van zaken HWH 2.0" is het uiteindelijke scenariovoorstel van het DB HWH aan het AB samengevat. WSHD heeft net als een aantal andere waterschappen in een schriftelijke reactie op het rapport van de commissie Dijk een aantal vragen aan het DB HWH gesteld. Het DB HWH heeft in haar uitwerking de antwoorden op de vragen meegenomen. In de bijlage "Stand van zaken HWH 2.0" zijn de WSHD vragen en HWH antwoorden naast elkaar gezet. In paragraaf 3 gaan wij in op de beantwoording. Analyse DB-voorstel. Samenvatting DB-voorstel: Het DB stelt voor om de huidige Gr HWH om te vormen tot een Gr waarin alle deelnemers verantwoordelijk zijn omdat zij voor alle programma's als collectief deelnemen. De Unie van waterschappen wordt opdrachtgever voor programma's die voortkomen uit beleidsinitiatieven. De huidige uit secretaris-directeuren bestaande programmaraad wordt omgevormd tot een opdrachtgeverscollectief (OC) dat namens waterschappen opdrachten kan geven en voor de benodigde middelen moet zorgen. Het Gr-bestuur toetst als opdrachtnemer de opdrachten. Collectieve taken zijn volgens Gartner taken waarvan alle waterschappen wensen dat HWH die uitvoert. Alle andere taken zijn in beginsel facultatief. Voorgesteld wordt om de facultatieve taken die nu uitgevoerd worden over te dragen aan (groepen van) waterschappen. In de huidige situatie zijn 14 taken collectief en 21 taken facultatief. Verder: De ondersteunende functies (PIOFACH) blijven binnen de Gr; 1

3 Het vergadercentrum in Amersfoort wordt voortgezet, maar wordt afgerekend naar gebruik; De Unie van Waterschappen neemt de kassiersfunctie over, mits de LV daarmee akkoord gaat; In het programmareglement wordt onderscheid gemaakt tussen collectieve en facultatieve programma's; Er wordt door het DB een sociaal statuut vastgesteld. Uiteindelijk resulteert dit in een Gr HWH van ca. 23 FTE. De huidige formatie is 49 FTE. Het DB doet een beroep op de waterschappen om maximale medewerking te verlenen als het gaat om overnemen van facultatieve taken en medewerkers. Uitkomsten onderzoek Gartner Gartner heeft in haar rapport antwoord gegeven op vier onderzoeksvragen: 1. Uit welke collectieve ICT-qerelateerde proqrammataken bestaat het uiteindelijke takenpakket van HWH 2.0 in scenario 3? Er worden 14 collectieve en 21 facultatieve taken onderkend. De collectieve taken gaan in het voorgestelde scenario door HWH uitgevoerd worden. Daarnaast wordt een viertal adviesdiensten op verzoekbasis geleverd: Opstellen van start business cases Opstellen van business cases Ondersteuning bij projectmanagement en inkoopactiviteiten Ondersteuning bij business informatie management 2. Hoe moet HWH 2.0 zich organiseren om het vastgestelde collectieve takenpakket adequaat uit te kunnen voeren? Er wordt een inrichting geadviseerd conform het reorganisatiemodel dat het best past. Gartner baseert zich op modellen die gehanteerd zijn bij andere succesvolle reorganisaties. Gartner komt op FTE, waar de stuurgroep eerder op 19 FTE uitkwam. Dat komt omdat Gartner een iets groter takenpakket adviseert. Essentieel voor een goede werking is dat er duidelijk onderscheid gemaakt wordt tussen eigenaarschap en opdrachtgeverschap. Het eigenaarschap blijft bij AB en DB van HWH 2.0. Het opdrachtgeverschap wordt anders vorm gegeven, de Unie wordt opdrachtgever van projecten die voortvloeien uit beleidsinitiatieven, de bestaande programmaraad wordt omgebouwd tot een opdrachtgeverscollectief (OC) bestaande uit secretaris-directeuren die namens waterschappen opdrachten kunnen geven. 3. Hoe groot is de te verwachten inspanninqsvereiste voor de transitie van de facultatieve proqrammataken die buiten het collectieve takenpakket van HWH 2.0 vallen, en is a priori vast te stellen wat de meest geëigende landingsplaats is voor ieder van deze facultatieve taken? Facultatieve programmataken worden niet uitgevoerd door HWH 2.0 en zullen moeten worden overgedragen. Nagegaan moet worden wat de beste "landingsplaats' is voor zo'n programmataak, welke verantwoordelijkheden en werkzaamheden moeten worden overgedragen en wat dat kost. Gartner adviseert: Een landingsplaats die het eigenaarschap krijgt van een facultatieve taak ook juridisch verantwoordelijk te maken voor het (laten) uitvoeren van alle bijbehorende werkzaamheden; Criteria te hanteren waaraan een landingsplaats moet voldoen. Deze zijn opgenomen in het rapport. Het is voor slechts enkele taken gelukt om al landingsplaatsen te benoemen (RWS en de UvW ieder 2 taken en in elk geval één marktpartij). 2

4 4. Hoe ziet het transitiepad naar HWH 2,0 er uit? Gartner stelt voor om een transitieprogramma te starten dat uit twee projecten bestaat: de overdracht van programmataken en de inrichting van HWH 2.0. De overdracht van programmataken vergt een behoorlijke inspanning van voor HWH en de partij die landingsplaats wordt: per taak 140 uur voor HWH en 220 uur per landingsplaats. Voor de projectleiding is tussen 700 en 850 uur nodig. Voor de inrichting van HWH 2.0 worden de bekende aspecten genoemd: de organisatie en de governance (besturingsmodel en procesbeschrijving), het definiëren van de producten en diensten, de benodigde competenties en het aanstellen van medewerkers. Bij dat laatste hoort ook het begeleiden van "werk naar werk" van medewerkers die geen plek krijgen in HWH 2.0. Eind 2014 dient HWH 2.0 ingericht te zijn en uiterlijk eind 2015 dient het mogelijk benodigde outplacementtraject gereed te zijn. De desintegratiekosten worden door Gartner geschat op 3,4 miljoen euro, bestaande uit WW- en outplacementkosten, afwaardering boekwaarde producten en afschrijving m.b.t. huisvestingskosten. Het genoemde bedrag zal de komende jaren in tranches door HWH 2.0 worden opgehaald. HWH zet in op beleid waarmee zij deze kosten aanzienlijk wil realiseren. Zij vraagt daarvoor de hulp van de waterschappen (b.v. overnemen personeel). Ongewenste effecten Voor de definitieve besluitvorming dienen een aantal ongewenste effecten en risico's meegenomen te worden. Gartner noemt: Hogere totaalkosten voor waterschappen (lû-15%) door dubbele uitvoering taken, verlies van schaalvoordelen, versnippering van expertise, mogelijke BTW-effecten Geen centrale regie over het portfolio en overkoepelend inzicht in product- en marktontwikkeling. Impact op de kwaliteit van dienstverlening door ongewenste uitstroom van deskundige medewerkers. Mogelijk dat voor de uitvoering van de facultatieve taken medewerkers mee overgaan naar de landingsplaatsen. Impact op de rechtsgeldigheid. Volgens de vigerende wetgeving mag een Gr slechts 10 o 7o van de werkzaamheden voor derden uitvoeren. Effectuering van de transitie betekent mogelijk dat dit percentage overschreden wordt. Het DB van HWH gaat dit punt nog onderzoeken. Standpunt WSHD Gelet op het DB-voorstel dient WSHD een keuze maken uit de volgende mogelijkheden: 1. Afzien van deelname aan HWH Akkoord gaan met het HWH 2.0 voorstel van het DB HWH 3. HWH met een alternatief voorstel een bredere basis geven dan voorgesteld door het DB HWH Afwegingen: De doelstellingen die destijds bij de oprichting van HWH golden zijn nog steeds valide. Die doelstellingen zijn: «De kwaliteit van de bedrijfsprocessen van de waterschappen verbeteren. «De processen rond informatievoorziening en IC efficiënter maken en kosten besparen. «De innovatieve slagkracht vergroten. «Het imago van de waterschappen als professionele moderne overheid vergroten.» Bredere facilitaire samenwerking tussen waterschappen faciliteren. Aangezien bovendien samenwerking met andere overheden en ketenpartners in toenemende mate gewenst is en gerealiseerd wordt (diverse voorbeelden getuigen daar van) hebben deze doelstellingen de afgelopen jaren alleen maar aan belang toegenomen. In het bestuursakkoord water is afgesproken om verregaand samen te werken, specifiek op het gebied van informatievoorziening en ICT. Willen we als waterschappen een goede samenwerkingspartner zijn dan zullen we ons ook zoveel mogelijk als één partner moeten presenteren. Anderzijds heeft het mislukken van TAX-i ons geleerd dat de projecten professioneler door het bestuur aangestuurd moeten worden en door de organisatie professioneler uitgevoerd moeten worden. Met de nodige 3

5 aandacht voor risicomanagement. Alle lessen zijn eerder gedeeld met de VV (cie. MBH 08 mei ) en worden sinds enige tijd toegepast in de HWH-projecten. 1. Afzien van deelname in HWH 2.0 Dit is eigenlijk geen optie. De professionaliseringsslag die naar aanleiding van het mislukken van TAX-i is ingezet is duidelijk zichtbaar en heeft geleid tot een gemeenschappelijke regeling waarbij bestuurlijke rollen en verantwoordelijkheden volledig zijn ingevuld. Projecten als Z-info en SAW@ zijn op de voorgeschreven wijze verlopen en tot op heden succesvol. Het heeft geleid tot bewezen systemen, waarbij de risico's zoveel mogelijk bij de aanbiedende partijen zijn gelegd. De centrale uitvoering van taken heeft WSHD de afgelopen jaren ontzorgd. Dit heeft geleid tot besparingen ten opzichte van de situatie dat we het zelf zouden moeten doen. Er staat inmiddels een professionele organisatie bij Het Waterschapshuis. De conclusie van Gartner dat zelf doen tot hogere kosten van lũ-15% kan leiden is zeer aannemelijk. Immers; projecten zullen voortaan helemaal zelfstandig of in kleinere GR-verbanden vorm gegeven moeten worden. Als individueel waterschap zijn wij hier niet op ingericht. 2. Akkoord gaan met het HWH 2.0 voorstel van het DB HWH HWH 2.0 gaat zich in dit voorstel alleen bezighouden met programmataken die alle 24 waterschappen wensen uit te voeren. De HWH organisatie heeft bewezen die naar behoren te kunnen uitvoeren. De risico's zijn klein, en worden gezamenlijk gedragen. Facultatieve programma's (alles waar minder dan 24 waterschappen opdracht voor geven) worden echter uitgesloten, dus ook de programma's waaraan bijna alle waterschappen deelnemen. Met betrekking tot het afstoten van de 21 bestaande facultatieve programmataken geeft dat echter de nodige zorgen: Het onderbrengen van die taken bij diverse "landingsplaatsen" zal niet eenvoudig zijn. Er is in het rapport slechts een zeer beperkt aantal landingsplaatsen benoemd. Het is maar de vraag of die waterschappen (of RWS) als landingsplaats willen fungeren. Aangezien het centrale uitvoerende orgaan weg valt, zullen nieuwe overeenkomsten of zelfs GR-en (i.v.m. BTW en aanbestedingsrecht) opgesteld moeten worden. In regionale samenwerkingsverbanden gaat dan in feite precies hetzelfde gebeuren als nu op centraal niveau gebeurt: er ontstaan kleine HWH's. Waterschappen gaan hiervoor kosten maken. Gartner acht het risico aanwezig dat we als waterschappen uiteindelijk in totaal voor hogere kosten komen te staan (lũ-15% hoger). Het verlies aan portfoliosamenhang op lange termijn lijkt in het voorstel nauwelijks een issue. Het is echter zeer de vraag of waterschappen de centrale standaarden en architectuur gaan hanteren voor de bij hen in beheer zijnde facultatieve taken. De kans is groot dat hier verschillende richtingen ontstaan. Geconcludeerd moet worden dat dit niet de gewenste optie is. Er wordt ingeleverd op doelstellingen die bij de oprichting van HWH golden en nog steeds gelden. De kosten worden hoger en de risico's niet kleiner (integendeel). De versnippering van de samenwerking van waterschappen is daarnaast strijdig met landelijke afspraken (bestuursakkoord water). Dit kan ook gevolgen hebben voor de beeldvorming. 3. HWH met een alternatief voorstel een bredere basis geven dan voorgesteld door het DB HWH Om de waterschappen in de toekomst hun taken succesvol te kunnen laten uitvoeren is een brede samenwerking op het gebied van informatievoorziening en automatisering een belangrijke voorwaarde. Ook hebben meerdere waterschappen aangegeven voor meer dan collectieve programmataken "ontzorgd" te willen worden. Een alternatief voorstel is de samenwerking in HWH verband breder op te pakken dan nu in het voorstel van het DB HWH is aangegeven. Het doel is om de versnippering en de kostenstijging die ontstaat bij de overdracht van facultatieve taken te voorkomen. HWH 2.0 krijgt dan de volgende taken: Collectieve programmataken 4

6 Collectieve diensten Adviesdiensten op verzoekbasis Facultatieve programmataken op verzoekbasis De bedoeling is dan om facultatieve programmataken niet over te dragen aan (groepen van) waterschappen, maar die op basis van goede en sluitende juridische afspraken bij HWH 2.0 onder te brengen. Die sluitende juridische afspraken betreffen vooral afspraken over scope, timing, kosten, verantwoordelijkheden, omgang met wijzigingen, risico's en commitment. Per project nemen de deelnemende waterschappen aan dat project de volle en volledige verantwoordelijkheid waarmee zij de niet-deelnemende waterschappen per definitie vrijwaren van gevolgen voortvloeiend uit het project. Door op basis van een nieuwe set afspraken een nieuwe deelnameovereenkomst voor elke facultatieve taak aan te gaan kunnen deze taken binnen HWH blijven. Hiermee kan HWH 2.0 een breder pakket taken op zich nemen, maar wel met een bestuurlijk en hoogambtelijk commitment en met per project een waterscheiding ten opzichte van niet-deelnemende waterschappen. Zo blijven de voordelen van een brede landelijke ICTsamenwerking in tact en worden de risico's afgebakend per project. De huidige HWH inrichting van de governance kan uitgangspunt zijn. Deze moet dan wel strikt nageleefd worden. De GR zelf borgt de bestuurlijke betrokkenheid. Reactie op beantwoording vragen WSHD. In haar schriftelijke reactie op het voorstel van de commissie Dijk heeft WSHD destijds in totaal 18 vragen gesteld. Het DB van HWH heeft de vragen van alle waterschappen gebundeld en in één document beantwoord. De beantwoording van de vragen is summier. De vragen die WSHD gesteld heeft raken aan de bovengenoemde door Gartner aangegeven "ongewenste effecten". Op de risico's die in de WSHD-vragen worden aangegeven (o.a. vroegtijdig vertrek gekwalificeerd personeel, uitstappen van waterschappen, borging goede overdracht, nakomen afspraken BAW, risico op schadeclaims) wordt slechts beperkt ingegaan; de beheersmaatregelen zijn minimaal. Onduidelijk is ook wat er gebeurt als voor producten geen landingsplaats gevonden wordt. 4. Risico's Het DB van HWH zegt in antwoord op de vragen van WSHD te streven naar unanieme besluitvorming. Onduidelijk is of dit betekent dat het voorstel het niet haalt als één of meer waterschappen niet akkoord gaan. 5. Financiële aspecten Bij realisatie van het voorgestelde scenario kan WSHD in 2014 of 2015 geconfronteerd worden met een kostenpost van C ,-. Als er waterschappen besluiten om per 1 januari 2014 uit de GR te stappen is onduidelijk wat daarvan in financiële zin de effecten zullen zijn. Wat het WSHD gaat kosten om taken die teruggegeven worden uit te voeren is nog niet in te schatten. Dat hangt af van de wijze waarop uiteindelijk de uitvoering van de facultatieve taken georganiseerd wordt, hoeveel groepen waterschappen er komen die samen taken uitvoeren en wie regievoerder wordt op de taken. 6. Personele aspecten Vooralsnog niet van toepassing. Zij het dat ook hier een slag om de arm gehouden moet worden zolang niet duidelijk is hoe de verdeling van terug te geven facultatieve taken wordt ingevuld. 7. Juridische aspecten Juridische aspecten worden in het Gartner rapport op pagina 62 beschreven. Het betreft hier - De aanbestedingsvrijstelling van de Unie van Waterschappen. 5

7 Activiteiten die de UvW voor de waterschappen verricht hoeven niet door de waterschappen te worden aanbesteed als de activiteiten kunnen worden beschouwd als quasi-inbesteding. Daarvan is sprake indien de waterschappen toezicht houden op de Unie alsof het een eigen dienst is. Waarschijnlijk kan dus een beroep gedaan worden op aanbestedingsvrijstelling. - BTW-vrijstelling Unie van Waterschappen Het gaat er hier bij om dat de Unie als verlengstuk van de overheid wordt aangemerkt. De stichting HWH is dat destijds wel. Hierover is nog geen zekerheid. De kans is wel groot, maar er zal bij de belastingdienst een uitspraak moeten worden gevraagd. 8. Duurzaamheidsaspecten Niet van toepassing 9. Communicatieve aspecten (in-en extern) Niet van toepassing 10. Wijze van publiceren Kies één of meerdere items: D Intranet D Internet O Terinzagelegging O Pers 11. Verdere aanpak/ procedure Het standpunt t.a.v. HWH 2.0 wordt door heemraad van Eekhout ingebracht in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Gr Het Waterschapshuis op 11 november. De heemraad dient wel enige onderhandelingsruimte te behouden om effectief te kunnen zijn in het AB met 24 leden. 12. Evaluatie Niet van toepassing 13. Afdelingen die instemmen met het voorstel FN, BJ Dijkgraaf en heemraden, secretaris-directeur, dijkgraaf, drs. A.A. van Vliet. ing. J.M. Geluk. 6

8 BESLUIT D&H ONDERWERP HBS Stand van zaken HWH 2.0 Standpunt WSHD t.b.v. besluitvorming AB HWH Gelezen het voorstel van de Portefeuillehouder Middelen Overwegende dat: waterschap Hollandse Delta De beantwoording van de door D&H in de brief van 20 juni gestelde vragen niet de gewenste duidelijkheid geeft; Het overdragen van facultatieve taken aan (groepen van) waterschappen versnippering van oplossingen en regievoering tot gevolg heeft; De kans groot is dat met de voorgestelde oplossing uiteindelijk de kosten voor de waterschappen gezamenlijk hoger zullen zijn; WSHD verdere professionalisering van het huidige HWH als de enige juiste oplossing ziet om samenhang in het ICT-portfolio van waterschappen te borgen; Er een alternatief mogelijk wordt geacht dat de samenwerking op ICT-gebied in stand houdt. gelet op: artikel 84 Waterschapswet; BESLUIT: 1. Heemraad van Eekhout op te dragen in de AB vergadering van de Gr HWH op 11 november niet in te stemmen met het voorstel HWH 2.0 van het dagelijks bestuur van de Gr HWH. 2. Heemraad van Eekhout op te dragen zonodig bij amendement de onder motivatie beschreven optie 3 te laten voorleggen aan het bestuur van HWH. Ridderkerk, Dijkgraaf en heemraden voornoemd, secretaris-directeur, dijkgraaf, drs. A.A. van Vliet. ing. J.M. Geluk. 7

9 DATUM AAN College D&H BETREFT Stand van zaken HWH 2.0 VAN AFSCHRIFT AAN Wim de Weerdt MEMO 1. Inleiding OP 1 juli heeft het AB van de Gr Het Waterschapshuis (HWH) het DB van HWH de opdracht gegeven om het rapport HWH 2.0 van de commissie Dijk nader uit te werken. Daarbij is specifiek verzocht om het in het rapport voorgestelde scenario 3 te onderzoeken. Het DB van HWH baseert haar onderzoek op drie zaken: Het advies van de commissie HWH 2.0 De vragen die door de waterschappen zijn gesteld Een rapport van Gartner waarin op verzoek van HWH een uitwerking wordt gegeven van het voorgestelde scenario. In het voorgestelde scenario 3 wordt HWH een organisatie waarin collectieve projecten worden uitgevoerd en adviezen worden gegeven op verzoek van waterschappen. Facultatieve taken worden niet meer uitgevoerd en ondergebracht bij (groepen van) waterschappen. HWH kent 35 producten. Daarvan zijn volgens het voorstel 21 producten facultatief. WSHD neemt in totaal deel aan 30 producten waarvan er 18 het stempel facultatief zouden krijgen. 2. Samenvatting voorstel DB HWH 2.1 Doelen» Gr in stand houden waarin alle waterschappen deelnemen;» Geen risicodragende facultatieve programma's uitvoeren in Gr;» Gr ontwikkelen waarin alle deelnemers verantwoordelijk zijn voor alle programma's omdat zij als collectief deelnemen. 2.2 Uitgangspunten» Taken en programma's die niet passen in de HWH 2.0 scope worden overgenomen of beëindigd zodra dit mogelijk is;» Transitiekosten worden zo laag mogelijk gehouden;» De waterschappen nemen hun verantwoordelijkheid door waar mogelijk medewerking te verlenen aan de overname van taken en medewerkers. 2.3 Inrichting en taken HWH 2.0» De Unie van waterschappen is opdrachtgever voor programma's die voortkomen uit beleidsinitiatieven. Het bestuur van de Gr is opdrachtnemer en toetst of een opdracht geaccepteerd wordt als collectief programma of als advies aanvraag.» De programmaraad van SD's wordt vervangen door een "opdrachtgeverscollectief (OC)". Dit OC kan HWH namens waterschappen opdrachten geven die door het bestuur van HWH eveneens worden getoetst en geaccordeerd. Het OC zorgt daarbij voor de middelen en de deelnemers. 2.4 Collectieve taken vs facultatieve taken Het rapport hanteert de door Gartner gegeven definitie van een collectieve taak: "Een taak waarvan alle waterschappen wensen dat HWH die uitvoert". Andere taken zijn dus in beginsel facultatief. Dit betekent dat er van de 35 programmataken (producten) die HWH op dit moment uitvoert 14 gezien worden als collectief.

10 2 van Formatie Het voorstel is onduidelijk in de berekening van het uiteindelijke aantal FTE's. Het Gartner rapport adviseert 23 FTE, de commissie HWH 2.0 eerder 19 FTE. Het lijkt uit te komen op 21,4 FTE. De huidige formatie is 49 FTE. 2.6 PIOFACH taken - ondersteunende functies Deze blijven binnen de Gr uitgevoerd worden. Waar mogelijk samenwerking met de UvW, hoewel de juridische vorm (Vereniging vs Gr) en beperkte bezetting bij de Unie hier waarschijnlijk weinig mogelijkheden toe zal bieden. 2.7 Vergadercentrum Het vergadercentrum wordt door HWH voortgezet waarbij een systeem wordt ontwikkeld van "betalen naar gebruik". De kosten worden gescheiden in de HWH begroting ondergebracht. 2.8 Kassiersfunctie De UvW neemt de kassiersfunctie (het innen van bijdragen aan collectieve programma's) over van HWH. Dit met het voorbehoud dat de LV daarmee instemt. 2.9 Transitie Facultatieve taken worden overgedragen aan waterschappen of groepen van waterschappen. De plaats waar vandaan een taak in de toekomst uitgevoerd moet worden wordt "landingsplaats" genoemd. Deze landingsplaatsen moeten aan in het Gartner rapport gestelde criteria voldoen.» Het DB wil de periode van definiëren van landingsplaatsen zo kort mogelijk houden» De facultatieve taken blijven door HWH uitgevoerd worden zolang deze nog niet overgedragen zijn aan een landingsplaats Programmareglement Het programmareglement bevat een opsomming van de programma's. HWH 2.0 vereist een aanpassing van het reglement zoals dat op 1 juli is vastgesteld. De aanpassing betreft het maken van onderscheid tussen collectieve, facultatieve, over te dragen en af te bouwen programma's Reorganisatie De reorganisatie start na besluitvorming op 11 november. Gartner heeft berekend dat de transitiekosten in een worst case scenario C 3,4 miljoen bedragen. Om de kosten zo laag mogelijk te houden doet het DB HWH een beroep op de waterschappen om zoveel mogelijk medewerking te verlenen m.b.t. overname van taken en medewerkers Sociaal statuut Het DB stelt een sociaal statuut vast. In de begroting HWH is C ,- opgenomen om verplichtingen die volgen uit het sociaal statuut aan te gaan. Het aangaan van deze verplichtingen is door het DB gemandateerd aan de SD van HWH Financiële analyse Transitiekosten worst case : C ,- Proceskosten : C ,- Sociaal statuut : C ,- (voorstel kosten sociaal statuut: niet berekenen in, maar bij de jaarrekening betrekken bij de resultaatbestemming) Begroting HWH 2014 wordt voorlopig alleen gesplitst in collectief en facultatief: Collectief : C Facultatief C Afhankelijk van uitplaatsing van facultatieve taken wordt middels begrotingswijzigingen de begroting 2014 bijgesteld.

11 PAGINA 3 van Risicoanalyse Er worden 5 risico's onderkend: 1. Verhoogde totaalkosten voor waterschappen 2. Verlies van portfoliosamenwerking 3. Impact op de dienstverlening van HWH 4. Impact op rechtsgeldigheid van de GR 5. Trage besluitvorming Gesteld wordt dat t.a.v. de eerste drie risico's goede beheersmaatregelen zijn te nemen. Wat die precies zijn wordt vagelijk omschreven. Voor het vierde risico is geen beheersmaatregel, maar komt HWH met een voorstel. Dit betreft vooral consequenties i.h.k.v. de aanbestedingswet en de BTW regeling. Risico 5, trage besluitvorming, kan volgens het DB worden voorkomen door op 11 november "de nodige besluiten te nemen". 3. Beantwoording vragen brief WSHD Het college van WSHD heeft naar aanleiding van het rapport van de commissie Dijk in een brief aan het DB van HWH 18 vragen gesteld. Ook een aantal andere waterschappen heeft vragen gesteld. In het onderzoek van het DB HWH is ingegaan op de vragen. Onderstaand de vragen van WSHD met de letterlijke antwoorden van het DB HWH. Vraag WSHD Antwoord HWH 1 Hoek kijkt uw bestuur aan tegen de samenhang tussen de besluiten HWH 2.0 en wijziging Gr t.a.v. vervroegd uittreden? Uittreden is een optie die nu eerder mogelijk is. Scenario 3 is juist bedoeld om alle waterschappen in de Gr te houden 2 Hoe borgt uw bestuur dat ook eventueel uittredende waterschappen volledig en naar rato delen in transitieproces en kosten 3 Streeft uw bestuur naar unanimiteit in de besluitvorming? 4 Hoe voorkomt uw bestuur dat alsnog het scenario "opheffen" zich als selffulfilling prophesy" voltrekt doordat het fenomeen uittreders (ongewild) de last van de blijvers vergroot, waardoor ook bij deze de druk tot uittreden toeneemt? 5 Kan het bestuur garanderen dat er voldoende gekwalificeerd personeel overblijft in de Gr HWH? 6 Welke activiteiten, initiatieven en projecten blijven in de zienswijze verzorgd worden door HWH? 7 Welke activiteiten, initiatieven en projecten dienen afgestoten te worden? Graag ontvangen wij een geëtaleerde specificatie. 8 Hoe ziet u het afstoten van de genoemde onderdelen voor u: a. Worden lopende contracten geëerbiedigd? b. Is er een risicoanalyse gemaakt op lopende contracten en overeenkomsten? c. Wat is het risico op schade, schadeclaim en procedures indien u overgaat tot het afstoten van de genoemde onderdelen? d. Is uw bestuur er zich van bewust dat die schade verhaalbaar is op de voltallige Gr? 9 Hoe gaat u voorkomen dat gekwalificeerd personeel, nodig om de lopende verplichtingen na te komen door de huidige onzekerheid het bedrijf nu al verlaat, waardoor de continuïteit en lopende verplichtingen van onderdelen in gevaar komt? 10 a. Heeft u inmiddels een BGO ingesteld om adequaat overleg met OR en vakbonden te garanderen? Te handelen conform art43 Gr, o.a. liquidatieplan plan opstellen voor uittredend waterschap. Ja Daarom stel het DB ook scenario 3 voor. Dit moet uittreden voorkomen Dat is inderdaad één van de risico's Dit is in het rapport gedetailleerd uitgewerkt Dit is in het rapport gedetailleerd uitgewerkt Het rapport neemt de lopende contracten als uitgangspunt. Daardoor is het risico op schadeclaims niet aanwezig. Het risico dat personeel vroegtijdig vertrekt blijft. Er is een CGO ingesteld. Wellicht komt er een BGO, dat zal in samenspraak met

12 PAGINA 4 van 5 b. Beschikt u over een sociaalstatuut, een leidraadorganisatieverandering en een op basis daarvan vastgesteld plan van aanpak? Zo ja, dan verzoeken wij u die beschikbaar te stellen. 11 Liggen er alternatieve business cases die aantonen dat de nieuwe manier van werken (bv regionale HWH's) tot hogere kwaliteit en lagere kosten leiden dan de huidige werkwijzen? Zo ja, dan ontvangen wij gaarne die informatie. 12 Zijn er samenwerkingsverbanden of individuele waterschappen die bereid zijn taken over te nemen? 13 Hoe borgt u een goede overdracht? (juridisch, financieel, personeel etc.) 14 Hoe ziet uw bestuur de relatie en het nakomen van de afspraken uit het BAW in de context van het voorliggende advies? 15 In welke activiteiten binnen Gr HWH werken wij samen met derden? 16 Hoe gaat het bestuur deze samenwerking borgen en ruimte bieden voor versteviging? 17 Wilt u een betrouwbare begroting overleggen over het voorliggende advies HWH 2.0? 18 Bent u met ons van mening dat deze eerst overlegd moet worden alvorens er over een transitie kan worden gesproken? de bonden gaan. Sociaal statuut wordt op dit moment opgesteld en afgestemd met CGO. Deze risico's zijn in het rapport onderkend. Er zijn geen alternatieve business cases opgesteld. Wel is een inschatting gemaakt van de desintegratiekosten. De bereidheid tot overname moet nog worden onderzocht. De randvoorwaarden voor een goede overdracht zijn in het rapport vastgelegd. Samenwerking wordt nog steeds nagestreefd en zal geborgd blijven; op dit moment wordt o.a. samengewerkt met SAW@, VenH, AHN, Beeldmateriaal, IHW, Digispectie/Digigids, IRIS keringen, DAM, DDSC, OLO water, Mijn Overheid, GVOP, CVDR Consequenties transitie staan in rapport Gartner 4. Planning besluitvorming HWH november AB HWH besluit over HWH 2.0 en sociaal statuut 15 november Voorgenomen besluit tot reorganisatie door DB HWH December - half Overleg met en advies vanuit bonden en januari 2014 personeelsvertegenwoordiging ten aanzien van reorganisatieplan en sociaal plan 7 februari 2014 Besluit tot reorganisatie door dagelijks bestuur (reorganisatieplan) 21 februari 2014 Algemeen bestuur besluit over gewijzigde begroting 2014, gewijzigd programmareglement en eventueel sociaal plan op basis van het reorganisatieplan 5. Analyse DB voorstel HWH 2.0 De vragen van WSHD zijn maar beperkt beantwoord. Vooral op de vragen die gesteld zijn t.a.v. risico's die gelopen worden is niet afdoende antwoord gegeven. Minimale beheersmaatregelen t.a.v. risico's Gartner geeft op pagina 50 van haar rapport duidelijk aan welke ongewenste effecten uit de transitie kunnen voortvloeien. Dit ligt in lijn met de bezwaren die WSHD middels haar briefen bijbehorende vragen geuit heeft. Het DB voorstel haalt deze aan, maar de beheersmaatregelen t.a.v. de risicoanalyse lijken uiterst mager. Zo wordt in het rapport nergens gesproken over welke invloed het realiseren van dit scenario heeft op de kwaliteit van geautomatiseerde informatievoorziening van het waterbeheer op nationaal niveau. Het "verlies op portfoliosamenhang" zoals Gartner dat noemt krijgt in het voorstel geen beheersmaatregel. Dit kan de uiteindelijke totaalkosten voor waterschappen verhogen, maar ook dat wordt niet behandeld. De focus ligt op het zo beperkt

13 PAGINA 5 van 5 mogelijk houden van transitiekosten voor de waterschappen en voorkomen dat waterschappen moeten betalen voor producten waar niet aan deel genomen wordt. Samenwerking is voorwaarde voor succesvolle transitie? Belangrijke voorwaarde voor een succesvolle transitie is maximale medewerking en samenwerking van alle waterschappen. Die bereidheid daartoe is echter niet onderzocht. Aangezien juist het ontbreken van de wil om samen te werken de aanleiding tot de huidige ontwikkeling is lijkt het onwaarschijnlijk dat we elkaar als waterschappen in de transitie wel vinden. Dienstverlening informatievoorziening en ICT is geen kernactiviteit De inspanningen voor waterschappen tijdens en na de transitie zijn afhankelijk van de wijze waarop de producten worden overgenomen: Elk waterschap gaat de HWH dienst voor zichzelf uitvoeren Eén waterschap gaat voor meerdere waterschappen de dienst uitvoeren Een juridische entiteit gaat voor een aantal waterschappen de dienst uitvoeren. Dit betekent dat waterschappen dienstverlenend zouden kunnen worden aan andere waterschappen. Een waterschap dat bereid is dienstverlening van één of meer af te stoten HWH producten of taken over te nemen zal een grotere inspanning moeten leveren. Als bij het uitvoeren van een afgestoten taak sprake is van een samenwerkingsverband zal daar waarschijnlijk één waterschap regievoerder worden. Regietaken die voorheen door HWH werden uitgevoerd (facturering, leveranciers-management, contractmanagement, organisatie van gebruikersgroepen, vraagarticulatie en projectleiding t.a.v. wijzigingen etc. ) moeten dan door dat waterschap worden uitgevoerd. Daarmee wordt dat waterschap dienstverlener aan andere waterschappen, en ontstaan in feite kleine HWH's. Dit soort dienstverlening behoort vooralsnog niet tot de kernactiviteiten van een waterschap.