CONTACTBRIEF nr

Transcriptie

1 CONTACTBRIEF nr Aanvragen voor hulp In de eerste vier maanden van 2015 hebben we 552 hulpvragen kunnen honoreren. Ter vergelijking: in de eerste vier maanden van 2014 bedroeg dit aantal 363. Er zit dus nog steeds groei in het aantal aanvragen! We zien ook dat het aantal hulpvragen die niet door de HVE gehonoreerd kunnen worden toeneemt. Dat waren er in deze periode 7, waarvan 5 x omdat de klus te veelomvattend of technisch te ingewikkeld was en 2 x omdat de hulp heel kort van te voren werd aan gevraagd en er op zo n korte termijn geen vrijwilliger gevonden werd. Adviesgroep van start gegaan De enquêtes die zijn gehouden onder onze cliënten en onder onze vrijwilligers hebben veel nuttige informatie opgeleverd. Op de bijeenkomsten in november 2014 en maart 2015 is daar al het één en ander over verteld. De rapporten van beide tevredenheidonderzoeken staan overigens op onze website De werkgroep die deze onderzoeken heeft opgezet en uitgevoerd is bereid gevonden verder te gaan als adviesgroep. De verkregen opmerkingen en suggesties worden door deze adviesgroep uitgewerkt tot voorstellen voor het HVE bestuur om beleid en werkwijze zo nodig te verbeteren. Tijdens de eerste bijeenkomst van de adviesgroep op 31 maart jl. is een inventarisatie gemaakt van onderwerpen die nader besproken zullen worden. Gezien het sterk toenemende aantal hulpvragen is een belangrijk onderwerp het afbakenen van de taken van HVE; wat doen we wel en wat niet! Ook onderwerpen zoals structurele meermalige hulp en vergoedingen staan op de lijst. De adviesgroep streeft ernaar om eind 2015 met voorstellen te komen voor het HVE bestuur en daarover te vertellen tijdens de vrijwilligersbijeenkomst in november Organisatie en Werkwijze HVE Een aantal (nieuwe) vrijwilligers heeft gevraagd om algemene informatie over de organisatie en werkwijze van HVE. Stichting HVE is een vrijwilligersorganisatie die is opgericht in Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en leden met speciale taken, zoals plaatsvervanging en PR. HVE heeft als doelstelling inwoners van de gemeente Renkum, die dat nodig hebben, te helpen op het gebied van onder andere klusjes in huis en in de tuin, vervoer en boodschappen doen. Hiermee wordt bereikt dat (met name oudere) hulpvragenden langer plezierig zelfstandig kunnen blijven wonen. In de loop der jaren is de vraag om hulp sterk toegenomen, tot meer dan 1300 in HVE heeft in 2013 het certificaat Goed Geregeld verworven als bewijs van een succesvolle en aantrekkelijke organisatie. HVE is lid van het Netwerk Vrijwillige Hulp en onderhoudt zo contact met de vrijwilligersorganisaties in de gemeente Renkum. Via het Sociaal Loket worden de activiteiten van HVE ingebed in het geheel van zorgverlening binnen de gemeente. 1

2 Aanvragen voor hulp komen of rechtstreeks of via het Steunpunt Vrijwillige Hulp binnen bij de dienstdoende telefoonwacht. Die beoordeelt of de klus passend is en gaat vervolgens op zoek naar een geschikte vrijwilliger. Deze vrijwilliger neemt telefonisch contact op met de cliënt, ten behoeve van de hulpvraag. De geboden hulp is gratis behalve een vergoeding voor de gemaakte onkosten zoals kilometerkosten. De vrijwilligers zijn verzekerd via de collectieve vrijwilligersverzekering die door de gemeente Renkum is afgesloten. Het bestuur vergadert circa 7 maal per jaar; de telefoonwachten zo n 4 maal per jaar. De verslagen worden onderling uitgewisseld. Voor het uitvoeren van specifieke projecten wordt het bestuur bijgestaan door werkgroepen. Daarnaast adviseert een Adviesgroep het bestuur over actuele zaken. In de maand maart wordt de jaarvergadering gehouden. Daar wordt verslag gedaan van de stand van zaken met betrekking tot vrijwilligers, hulpvragen, financiën en ontwikkelingen. In het najaar wordt een ontmoetingsbijeenkomst georganiseerd waar informatie wordt uitgewisseld. Voor deze bijeenkomsten maar ook voor de folders, telefoonkosten en administratie is HVE afhankelijk van subsidies en giften van cliënten en derden. Voor meer informatie wordt graag verwezen naar onze website Subsidies en giften Zoals bekend is HVE voor de algemene kosten afhankelijk van subsidies en giften. We zijn de gemeente Renkum en de diaconie PKN dan ook erkentelijk voor de bijdragen die we begin 2015 mochten ontvangen. Hiermee wordt bijna 50% van onze uitgaven gedekt. Voor het overige hebben we een aantal instanties benaderd. Een aantal heeft aangegeven HVE nu niet te willen steunen omdat ze dat al eens eerder gedaan hebben of omdat HVE alleen lokaal actief is. Gelukkig heeft stichting A.C. van Deventer onlangs besloten HVE nog een keer financieel te willen helpen. Het bestuur is doende om nog andere fondsen te benaderen. We zijn ook heel blij met giften van cliënten die aldus hun waardering laten blijken. De Plusmarkt in Renkum sponsort traditiegetrouw veel goede doelen, onder andere door statiegeldbonnen in te zamelen. In de maanden mei en juni van dit jaar wordt de opbrengst hiervan ter beschikking gesteld aan de HVE. Waarvoor onze dank!!!! Voorstellen van de Adviesgroep De Adviesgroep is bezig met de evaluatie van de enquêtes en heeft daar gemaakte suggesties vertaald in de volgende voorstellen: Gebruik eigen gereedschap Wanneer voor een klus de vrijwilliger eigen gereedschap gebruikt c.q. moet gebruiken, wordt daarvoor aan de cliënt 2,50 extra gevraagd. Dit wordt door de telefoonwacht tevoren aangegeven aan de cliënt. 2

3 Lange klussen Aan klussen wordt door de vrijwilliger maximaal 3 uur besteed. Langere klussen worden gesplitst in kleinere waarvoor afzonderlijke aanvragen door de cliënt nodig zijn. HVE website Veel informatie over HVE wordt geplaatst op onze website. Ook aanvragen voor hulp kunnen gedaan worden via deze website. Wij vragen jullie de website geregeld te bezoeken en ook de cliënten te wijzen op Het bestuur stelt het op prijs eventuele opmerkingen van jullie te ontvangen. Jaarvergadering 26 maart 2015 De jaarvergadering, die dit keer gehouden werd op Het Everwijnsgoed in Renkum, was weer gezellig en bovendien informatief. De locatie was bijzonder mooi en we zijn de beheerders zeer erkentelijk voor de gastvrijheid en de uitstekende verzorging van de maaltijd. Het jaarverslag van 2014 werd toegelicht, waarbij nader werd ingegaan op de financiën en onderwerpen zoals de uitslag van de vrijwilligersenquête, een overzicht van de hulpvragen van 2014 en de speerpunten voor het jaar We mochten Piet Hartsuijker en Harmannus Kraal feliciteren met hun jubileum. Beide heren waren 10 jaar actief voor de HVE en kregen een bloemetje aangeboden. Op uitnodiging van de HVE hielden Karin Klooswijk en Cathrien Batterink een presentatie over het Sociaal Loket van de gemeente Renkum en vertelden over de functie hiervan. Er werd gediscussieerd over de grenzen aan wat de HVE voor hulp kan bieden en voor welke vragen we cliënten kunnen doorverwijzen naar het Sociaal Loket. In principe is het Sociaal Loket het centrale punt voor zorgvragen en kan HVE cliënten hierop wijzen wanneer HVE vragen om hulp niet kan honoreren. Openingstijden Sociaal Loket: Bij het Sociaal Loket kunt u terecht met al uw vragen op het gebied van welzijn, zorg, jeugd, werk en inkomen. De balie van het Sociaal Loket is open: maandag t/m vrijdag: 8.30 tot uur. Adres: Generaal Urquhartlaan 4 (ingang links van het plein) 6861 GG Oosterbeek Telefoon (026) sociaalloket@renkum.nl 3

4 Afscheid vrijwilliger Helaas heeft Adje Beintema, wegens gezondheidsklachten haar werk als vrijwilliger bij de HVE moeten beëindigen. Zij wordt hartelijk bedankt voor haar inzet!. Nieuwe vrijwilligers Heel fijn dat we ook nu weer een aantal nieuwe vrijwilligers mogen begroeten! - Herre van den Berg uit Oosterbeek (was al eerder vrijwilliger bij de HVE) - Piet van Elk uit Doorwerth - Sjaak van den Kolk uit Oosterbeek - Marijke Hartsuijker uit Doorwerth (m.i.v. 1 juni 2015) Hartelijk welkom en heel veel succes en plezier bij de HVE. Belangrijke vraag aan alle vrijwilligers Als je met vakantie gaat wil je dat dan s.v.p. doorgeven? Ook als je om andere redenen tijdelijk niet ingezet kan worden willen wij dat graag horen. Dan belt de telefoonwacht je niet voor niets. En als je zelf een (vervolg)afspraak maken met een cliënt dan willen we ook dat heel graag weten, zodat we ook deze hulp kunnen registeren. Je mag dit mailen of telefonisch doorgeven aan de telefoonwacht. Kwaliteitshandboek Het overzicht afspraken in het kwaliteitshandboek is uitgebreid. Voor de duidelijk is de gehele lijst als bijlage toegevoegd aan deze contactbrief. Folders, flyers en visitekaartjes Als iemand folders of visitekaartjes nodig heeft kunnen deze aangevraagd worden bij het bestuur (of via de mail). Een verzoek aan de vrijwilligers: graag aan nieuwe altijd cliënten een visitekaartje overhandigen. Postadres HVE Stationsweg EJ Oosterbeek info@hulpdienstvoorelkaar.nl Bereikbaarheid Hulpdienst Voor Elkaar (HVE) De HVE is op maandag t/m vrijdag (tussen 09:00 en 13:00 uur) rechtstreeks bereikbaar op telefoonnummer Buiten deze uren kan een voic bericht worden ingesproken. Ook is de HVE bereikbaar via het Steunpunt Vrijwillige Hulp, op maandag, woensdag en vrijdag (tussen 09:00 en 11:30 uur ) op telefoonnummer Bestuur In het bestuur hebben zitting: - Voorzitter Hans Cornelissen - Secretaris Eric Jansen - Penningmeester Harmannus Kraal - Tweede voorzitter Corry Dieleman - Tweede penningmeester Margo Berghuijs Met vriendelijke groet, Bestuur van HVE. 4

5 Bijlage: Notitie: OVERZICHT AFSPRAKEN pagina 1 Afspraak 01: Telefoonwachten: Taak 06 mobiel Het streven is dat de cliënt binnen 24 uur teruggebeld wordt. De cliënt weet dan zeker of zijn/haar hulpvraag uitgevoerd kan worden door een HVE-vrijwilliger. - De berichten die via 06 op maandag en woensdag binnenkomen gaan naar de gewone telefoonwachten. - De aanvragen die op dinsdag, donderdag en vrijdag binnen komen op de 06 telefoon worden door de dienstdoende 06 telefoonwacht afgehandeld. Als dat niet mogelijk is of wanneer er geen haast bij is, wordt de aanvraag de daaropvolgende dag doorgegeven aan de dan dienstdoende telefoonwacht. - Wanneer een hulpvraag de volgende dag aan de telefoonwachten wordt doorgegeven, wordt aan de cliënt gemeld dat de vraag zal worden doorgeleid dat deze binnen twee dagen bericht zal krijgen. - Als er weinig tijd zit tussen de aanvraag en de datum waarop deze uitgevoerd moet worden gaat degene die de 06 telefoon heeft zelf een vrijwilliger hiervoor zoeken. NB. Wanneer een cliënt voorkeur heeft voor een bepaalde vrijwilliger kan het zo zijn dat de betreffende vrijwilliger (bijvoorbeeld) op vakantie is en dan kan de telefoonwacht afspreken dat er contact wordt opgenomen zodra de vrijwilliger terug is (als het geen haastklus betreft uiteraard) Wanneer aanvragen per mail (info@hulpdienstvoorelkaar.nl) gedaan worden, kan het gebeuren dat er drie dagen tussen zitten voordat de wordt gecheckt. Vastgesteld door het HVE bestuur op 4 november 2013, herzien op 18 mei Afspraak 02: Aanvraag rechtstreeks aan vrijwilliger De regel is dat aanvragen voor hulp gericht worden aan de telefoonwachten. Wanneer in een exceptioneel geval toch een vrijwilliger rechtstreeks benaderd wordt, zal de vrijwilliger deze aanvraag ten behoeve van registratie direct melden aan de telefoonwachten. Dit mede in verband met de verzekering. Vastgesteld door het HVE bestuur op 4 november 2013 Afspraak 03: Vervoer per auto van de hulpvragenden Om kosten te besparen vraagt een cliënt soms of de vrijwilliger gebruik wil maken van de auto van de cliënt. Dit meestal ten behoeve van de HVE dienst vervoer. Omdat er onzekerheid kan bestaan over onder andere de staat van de auto, APK, verzekering en belasting, kunnen er vooraf of achteraf ongewenste discussies ontstaan. Voor het verrichten van diensten door HVE vrijwilligers, wordt dan ook door de vrijwilliger uitsluitend gebruik gemaakt van de eigen auto van de vrijwilliger. Vastgesteld door het HVE bestuur op 4 november

6 Afspraak 04: Cliënt weigert onkosten te vergoeden aan vrijwilligers Het kan voorkomen dat cliënten verward of onwillig zijn en de gemaakte onkosten door de vrijwilliger niet wensen te vergoeden. Dit is voor de vrijwilliger een ongewenste en vervelende ervaring. In dergelijke situaties is de algemene lijn: - De vrijwilliger meldt het voorval aan het HVE bestuur - Het HVE bestuur (evt. via de coach) stelt de vrijwilliger gerust n.a.v. de vervelende ervaring - De kosten worden desgewenst aan de vrijwilliger vergoed uit de HVE kas - De betreffende cliënt laten weten dat deze niet meer wordt geholpen / of pas nadat het bedrag betaald is - De telefoonwachten worden ingelicht. Vastgesteld door het HVE bestuur op 16 maart 2015 Afspraak 05: Aard en omvang klus nader bepalen Als de telefoonwachten onvoldoende kunnen inschatten of de aangevraagde klus en de omvang ervan passend zijn voor HVE, dan stelt de telefoonwacht aan de cliënt voor dat een vrijwilliger ter plaatse een inschatting komt maken en dat hiertoe de km-kosten bij de cliënt in rekening worden gebracht (minimaal 2,50). - Indien geconstateerd wordt dat de klus passend en mogelijk is, zal de vrijwilliger dit melden aan de telefoonwacht en de klus vervolgens uitvoeren conform de HVE richtlijnen. - Indien de vrijwilliger tot de conclusie komt dat de klus niet passend is, zal dit worden gemeld aan de telefoonwacht. De gemaakte kosten (km-kosten) zullen bij de cliënt in rekening worden gebracht. Vastgesteld door het HVE bestuur op 18 mei