Onderzoeksopzet naar de effectiviteit en efficiency van verleende subsidies gericht op leefbaarheid, natuur en duurzame ontwikkeling

Transcriptie

1 Onderzoeksopzet naar de effectiviteit en efficiency van verleende subsidies gericht op leefbaarheid, natuur en duurzame ontwikkeling 1. Aanleiding In het Collegeakkoord Vol Vertrouwen zijn onze belangrijkste beleidsdoelstellingen c.q. maatschappelijke effecten geformuleerd. Doelstellingen en effecten die ook zijn opgenomen in de verschillende beleidsnota s alsmede in de provinciale begroting. Subsidieverlening is een belangrijk instrument om deze doelstellingen en effecten te realiseren. De provincie streeft naar een zo hoog mogelijke effectiviteit van deze doelstellingen en maatschappelijke effecten en wil dat bovendien zo efficiënt mogelijk doen. Wij zijn nu bijna 2 jaar op weg met de uitvoering van het Collegeakkoord en vinden het van belang om te onderzoeken in welke mate het instrument verlenen subsidies bijdraagt aan het realiseren van doelstellingen en effecten. Ook willen wij bezien of we dat voldoende efficiënt doen. De resultaten (nader geconcretiseerd in leer- en verbeterpunten) hiervan kunnen voor de resterende periode van het Collegeakkoord worden betrokken bij het efficiënter en effectiever inzetten van onze subsidies, gericht op het behalen van een maximaal rendement op onze beleidsdoelstellingen en effecten. Voor de volledigheid merken wij op dat het onderzoek naar effectiviteit en efficiency van subsidies prima past onder de noemer onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid artikel 217a van de provinciewet". Dit betekent dat wij met het onderzoek naar de verleende subsidies tevens voldoen aan deze voorgeschreven verplichting. 2. Onderzoeksopdracht: effectiviteit en efficiency Context: Binnen beleidsvelden bestaan tussen de verschillende organisaties die van de provincie Groningen subsidies ontvangen dwarsverbanden. Maatschappelijke organisaties zijn immers vaak onderdeel van een bredere netwerkorganisatie. Voor maximalisatie van de realisatie van doelstellingen en effecten is afstemming tussen de gesubsidieerde organisaties van essentieel belang. Hierbij is het ook van belang dat de verdeling van de provinciale subsidies over die verschillende organisaties zo goed mogelijk is afgestemd op het bereiken van doelen en effecten. Inzicht in "zetten wij het instrument subsidies op de juiste manier in" is hierbij essentieel. Wij willen meer grip en zicht op het inzetten van subsidies in relatie tot het realiseren van doelstellingen en effecten. Om deze reden is er dan ook voor gekozen om een aantal subsidierelaties te onderzoeken. Als wij kijken naar leefbaarheid, natuur en duurzame ontwikkeling zien wij dat diverse maatschappelijke organisaties aan de realisatie van deze provinciale doelstellingen bijdragen. Deze organisaties ontvangen van de provincie (structurele) subsidies voor verbetering van leefbaarheid, natuur en duurzame ontwikkeling. Grondslag voor de (structurele) provinciale subsidiëring in het kader van leefbaarheid, natuur en duurzame ontwikkeling zijn de volgende functies: - het zijn van spreekbuis en het behartigen van de belangen. Daarbij hoort ook het verschaffen van voorlichting over ontwikkelingen; - een duidelijke aanjaagfunctie voor activiteiten en projecten die onder meer leefbaarheid en duurzame ontwikkeling ten goede zal komen en; - het verlenen van de nodige ondersteuning aan aangesloten verenigingen om adequaat te kunnen functioneren. - beleving en bewustwording voor natuur stimuleren en draagvlak van bewoners vergroten door hen actief te betrekken bij beheer en onderhoud van natuur; - beschermen van kwetsbare planten- en diersoorten en ontwikkelen en stimuleren van biodiversiteit in natuur en landschap; - een kwalitatief goed ingericht en verzorgd landschap met als hoofddoel het duurzaam behouden van de identiteit van verschillende landschapstypen. 1

2 Hiermee draagt de provincie bij aan leefbaarheid en de verdere inbedding van natuur en duurzame ontwikkeling in de maatschappij en aan doelstellingen van het Collegeakkoord, zoals: onze natuur en landschap koesteren en waar nodig verder versterken met oog voor de omgeving en goed rentmeesterschap; extra aandacht voor duurzaamheid en een schoon milieu. wij kijken met anderen hoe we kunnen investeren in de kleine kernen, voorzieningen en regionale economie. Theoretisch kader: De subsidieverlening is doeltreffend/effectief als de inspanningen en uitgaven ook daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde beleidsdoelstellingen en effecten. Dit is in figuur 1 in het paars weergegeven. De subsidieverlening is doelmatig als zowel de bedrijfsvoering efficiënt is geweest én de beleidseffecten op efficiënte wijze zijn gerealiseerd. In het subsidieproces is daarvoor het subsidiebeleid (voorwaarden en kaders voor het verlenen van subsidies) vertaald in subsidieafspraken waarover via de Planning en control wordt verantwoord. Deze relatie is in figuur 1 in de oranje kolom weergegeven. Figuur 1: effectiviteit (doeltreffendheid )en efficiency (doelmatigheid) met betrekking tot het evaluatieproces Subsidiebeleid (voorwaarden en kaders voor het verlenen van subsidies) Effectiviteit Prestaties Subsidieafspraken Beleidsdoelstellingen en effecten Planning en control Efficiency Concluderend kan de onderzoeksopdracht als volgt worden geformuleerd: Inzicht krijgen in de doelmatigheid (proces subsidiebeleid - subsidieafspraken - planning en control, lees: efficiency) en doeltreffendheid (proces prestaties - subsidieafspraken - beleidsdoelstellingen en effecten, lees: effectiviteit) van een aantal verleende (structurele) subsidies aan non-gouvernementele organisaties (ngo's) / maatschappelijke organisaties gericht op leefbaarheid, natuur en duurzame ontwikkeling. Inzicht krijgen in de concrete bijdrage van de betreffende organisaties aan de provinciale beleidsdoelstellingen en effecten. Onderzoeken of en waar het van belang is om de agenda's van deze instellingen (beter) op elkaar af te stemmen. Onderzoeken of de wijze waarop de provincie de subsidies verleent en verdeelt over de instellingen die raakvlakken met elkaar hebben ten aanzien van prestaties, doelen 2

3 en effecten adequaat is ingericht. Benoemen van leer- en verbeterpunten om het subsidieproces verder te optimaliseren. In beeld brengen van de eventuele voor- en nadelen van het omzetten van een structurele subsidie in een projectsubsidie, waarbij de continuïteit als een belangrijk aandachtspunt moet worden gezien. 3. Onderzoeksystematiek Voor het onderzoek zijn de volgende instellingen geselecteerd die zijn gericht op leefbaarheid, natuur en duurzame ontwikkeling: Subsidieontvanger Subsidie in 2015 Portefeuillehouder A. Stichting Natuur en Milieufederatie Groningen Homan B. Stichting Landschapsbeheer Groningen Staghouwer C. IVN vereniging voor Natuur- en Milieueducatie Homan D. Stichting Groninger Landschap Staghouwer E. Vereniging Groninger Dorpen Eikenaar F. Noorderbreedte Homan Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat we ons in eerste instantie focussen op bovengenoemde organisaties alsmede de raakvlakken die hier tussen aan de orde zijn. Wij gaan er vanuit dat dit leer- en verbeterpunten oplevert die ten aanzien van subsidieverlening breed toepasbaar zijn. Mocht het niet breed toepasbaar zijn dan kan een vervolgonderzoek soelaas bieden. In overleg met de portefeuillehouders zullen wij dan daarvan de scope en reikwijdte bepalen. Om uitspraak te kunnen doen over doelmatigheid (efficiency) en doeltreffendheid (effectiviteit) wordt gekeken naar de jaren 2015 en Over 2016 zal waarschijnlijk nog geen jaarverslag en jaarrekening beschikbaar zijn maar is naar verwachting tussentijdse informatie beschikbaar. Hierboven zijn daarom de subsidiebijdrages voor 2015 opgenomen. Het niveau van de verleende subsidies in 2016 en 2017 wijkt hier slechts beperkt van af. In eerste instantie zal van ieder van de subsidies de beschikbare informatie in beleidsnota's, subsidieaanvragen en overige documentatie worden verkend. Per subsidie zal worden weergegeven welke doelen en effecten zijn beoogd en welke afspraken zijn gemaakt over de uitvoering en het proces. Daarnaast zal een inventarisatie plaatsvinden van de doelen van de organisaties zelf. Dit alles zal inzicht bieden in de samenhang tussen de provinciale beleidsdoelen en de relatie met de doelen van de organisaties. Voor een integrale afweging van de inzet van de subsidiemiddelen is het van belang dat het proces van subsidieverlening voldoende op elkaar is afgestemd. De agenda's van de instellingen zullen onderling als wel met provinciale doelen en maatschappelijke effecten afgestemd moeten worden. Er zijn (indicatieve) onderzoeksvragen opgesteld voor ieder aspect van het evaluatieproces (zie figuur 1): prestaties (van de gesubsidieerde instelling) subsidieafspraken beleidsdoelstellingen (provincie) en maatschappelijke effecten subsidiebeleid (afspraken en kaders voor het verlenen van subsidies) planning en control (door de provincie Groningen) Op deze manier zal systematisch het onderzoek worden doorlopen. De vragen worden besproken met direct betrokkenen binnen de provincie Groningen en de gesubsidieerde organisaties. Hierbij is het van belang in ogenschouw te nemen dat instellingen allemaal hun 3

4 eigen specifieke situatie kennen. Dit betekent dat per instelling de focus van het onderzoek kan verschillen en daarmee ook de vraagstelling. Derhalve moeten de onderzoeksvragen (bijlage 1) dan ook als indicatief worden beschouwd. Uiteraard worden de resultaten en conclusies afgestemd volgens het principe van hoor- en wederhoor. Uiteindelijk zullen wij antwoord geven op de vraag of met deze verleende subsidies onze beleidsdoelen en effecten worden bereikt. Wij willen immers met de door ons verleende middelen een maximaal maatschappelijk rendement behalen. De resultaten (nader geconcretiseerd in leer- en verbeterpunten) hiervan kunnen voor de resterende periode van het Collegeakkoord worden betrokken bij het efficiënter en effectiever inzetten van onze subsidies, gericht op het behalen van een maximaal rendement op onze beleidsdoelstellingen en effecten. 4. Planning Datum MA DI 7-03 Week 4, 5 en 6 Week 11/12 Week 12 Week 13 t/m 14 Activiteit Plan van aanpak naar GS (onderhands) Plan van aanpak in GS Verzamelen en verwerken van informatie uit het Collegeakkoord, begrotingen, beleidsnota's en subsidieafspraken Brief uit naar instellingen bepalen wie geïnterviewd moeten worden en daarmee afspraken plannen Interviews, uitwerken en afstemmen van verslaggeving hiervan Week 15 en 16 Uitwerken bevindingen, conclusies en aanbevelingen waarbij concrete leer- en verbeterpunten worden geformuleerd die in de resterende collegeperiode betrokken kunnen worden bij de realisatie van onze beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten. DO Rapport naar Concerncontrol W Opmerkingen Concerncontrol retour DO Rapport aanleveren voor DT MA Rapport in DT Week 20/21 Rapport in FO's Nienke Homan, Eelco Eikenaar en Henk Staghouwer en Patrick Brouns DO Rapport aanleveren voor GS DI Rapport in GS (gelijktijdig met de Voorjaarsnota 2017) 5. Organisatie Bestuurlijk opdrachtgever : Patrick Brouns Ambtelijk opdrachtgever : Johan Koopmans Ambtelijk opdrachtnemer en : Fred Hassert procesmatige regie Inhoudelijke regie en : Jeanet Huisman onafhankelijke toetsing Uitvoering : FC wordt ondersteund door de afdelingen OM, LGW en RS 4

5 6. Reikwijdte en scope Het onderzoek richt zich op ngo's/maatschappelijke organisaties op de beleidsvelden leefbaarheid, natuur en duurzame ontwikkeling waarmee de provincie Groningen een subsidierelatie heeft. Wij zullen de volgende subsidierelaties in het onderzoek betrekken: - Stichting Natuur en Milieufederatie Groningen - Stichting Landschapsbeheer Groningen - IVN vereniging voor Natuur- en Milieueducatie - Stichting Groninger Landschap - Vereniging Groninger Dorpen - Noorderbreedte Opmerkingen: 1) De subsidie aan Noorderbreedte is als zeer gering te betitelen. Gelet op het feit dat wij werken met het Rijkssubsidiekader, waarbij bepaalde vrijheidsgraden voor het afleggen van verantwoording gelden - zal ons onderzoek hierbij zeer minimaal zijn. 2) Het is van essentieel belang dat het onderzoek niet geheel top-down wordt uitgevoerd. Het is wenselijk dat het onderzoek goed en adequaat wordt uitgevoerd in nauw overleg met de betrokken instellingen. 3) Voor de Vereniging Groninger Dorpen is de bestuurlijke afspraak gemaakt om in 2019 een inhoudelijke evaluatie uit te voeren. De aspecten die hiermee annex zijn zullen dan ook buiten de scope van het dit subsidieonderzoek vallen. 7. Financiën Het onderzoek zal in principe worden uitgevoerd in overleg met medewerkers van de diverse betrokken afdelingen. Het onderzoek zal onder inhoudelijke regie van de concerncontroller worden uitgevoerd. Hiermee is de onafhankelijkheid van het onderzoek geborgd. De procesmatige regie ligt bij het afdelingshoofd FC. 8. Communicatie De instellingen zullen door de verantwoordelijke portefeuillehouders van het onderzoek op de hoogte worden gesteld. Daarna zullen zij per GS-brief geïnformeerd worden. In deze brief zullen wij aangeven waar ons onderzoek zich op richt, welke vragen daarbij aan de orde komen en welke planning wij hanteren. Ook zullen wij in de brief de instellingen vragen aan te geven wie wij voor de uitvoering van het onderzoek mogen interviewen. 5

6 Bijlage 1: Onderzoeksvragen Voor het onderzoek wordt de navolgende set van onderzoeksvragen als startpunt gebruikt De exacte vraagstelling per instelling is vanzelfsprekend afhankelijk van de eigen specifieke situatie. Dit betekent dat per instelling de focus van het onderzoek kan verschillen en daarmee ook de vraagstelling. De onderzoeksvragen dan ook als indicatief te betitelen. De exacte vragen zullen in de voorbereiding van de interviews geformuleerd worden. Vraag 1 Vraag 2 Vraag 3 Omschrijving PRESTATIES VAN DE GESUBSIDIEERDE INSTELLING Welke doelen worden er nagestreefd en welke activiteiten worden er verricht? Op welke maatschappelijke effecten is dit gericht (missie en visie van de gesubsidieerde instelling)? Wie zijn de grootste subsidienten van de instelling en welke invloed heeft de provincie hierin? SUBSIDIEAFSPRAKEN In hoeverre zijn er evalueerbare en resultaatgerichte afspraken gemaakt met de organisaties, gericht op het leveren van specifieke prestaties? De evalueerbaarheid van doelen en afspraken wordt beoordeeld aan de hand van drie toetspunten: specifiek, meetbaar en tijdgebonden. Specifiek Waar hebben we het over? Meetbaar Concrete indicatoren voor doelbereiking Tijdgebonden Doelen gehaald? Voor het beoordelen van de resultaatgerichtheid wordt de volgende schaal gehanteerd: 1. Geen activiteiten benoemd, uitsluitend budget gevoteerd. 2. Globale omschrijving van de aard van activiteiten benoemd. 3. Concrete en gekwantificeerde activiteiten benoemd. 4. Concrete en gekwantificeerde activiteiten benoemd én specifieke (kwaliteits)eisen aan de activiteiten gekoppeld. 5. Directe resultaten van de activiteiten benoemd (uitvoeringsprestaties) 6. Directe én indirecte resultaten benoemd: uitvoeringsprestaties én maatschappelijke effecten. Vraag 4 Vraag 5 Vraag 6 Vraag 7 Vraag 8 Vraag 9 Vraag 10 Vraag 11 In hoeverre komen de doelen en beoogde effecten van de instellingen overeen met de gemaakte subsidieafspraken tussen provincie en gesubsidieerde instelling? BELEIDSDOELSTELLINGEN PROVINCIE Welke evalueerbare en resultaatgerichte doelstellingen en maatschappelijke zijn geformuleerd als basis voor de subsidieverlening aan deze organisaties? - Het beleid stuurt op uitvoeringsprestaties(output) en maatschappelijke effecten (outcome) - Het beleid bevat doelstellingen die specifiek, meetbaar en tijdgebonden zijn. Is de verleende subsidie een projectsubsidie of een structurele subsidie? - Wat zijn de eventuele voor- en nadelen van het omzetten van structurele subsidie in een projectsubsidie waarbij de continuïteit als een belangrijk aandachtspunt moet worden gezien? In hoeverre zijn de gemaakte subsidieafspraken in overeenstemming met de doelstellingen en maatschappelijke effecten? SUBSIDIEBELEID (ALS VOORWAARDE VOOR DOELMATIGHEID) In hoeverre is er een kader en wordt er een gestructureerd proces gevolgd dat voldoende waarborgen biedt voor een doeltreffende en doelmatige inzet van subsidies? Benoem leer- en verbeterpunten om het subsidieproces verder te optimaliseren. Worden samenhangende subsidies in onderlinge afstemming afgewogen en procesmatig beheerd? Worden hiervoor gelijke momenten van aanvragen, beoordeling en gunning doorlopen? Is er sprake van samenloop en afstemming van inhoudelijke afspraken tussen gesubsidieerde instellingen? Is het van belang om de agenda's van deze instellingen (beter) op elkaar af te stemmen? Waar zou dit kunnen? PLANNING EN CONTROL DOOR DE PROVINCIE In hoeverre worden prestaties van de organisaties gecontroleerd en leidt dit tot bijsturing? Betreft dit sturing op output, outcome en procesafspraken? Vraag 12 In hoeverre zijn er voldoende sturingsmogelijkheden in de subsidierelatie? 6