Procedure. Eindejaarsverrichtingen in MS Dynamics NAV Referentie: TL_ _EV_NAV2013_V1.0 Datum: 05/12/2013

Transcriptie

1 Procedure Eindejaarsverrichtingen in MS Dynamics NAV 2013 Referentie: TL_ _EV_NAV2013_V1.0 Datum: 05/12/2013

2 COLOFON TITEL Procedure: Eindejaarsverrichtingen in MS Dynamics NAV 2013 UITGEVER De Pintelaan 347 A Gent E W AUTEUR Helpdesk GMI group Micheline Beeckman Functie : Helpdesk Consultant E helpdesk@gmigroup.be Timothy Lacroix Functie: Business Consultant E timothyl@gmigroup.be REFERENTIE TL_ _EV_NAV2013_V1.0 Pagina 2

3 INHOUD 1 Inleiding 5 2 Nieuw Boekjaar openen Boekhoudperiodes aanmaken Toegestane boekingsperiode bepalen Nummerreeksen 9 3 Boekjaar afsluiten Boekingsperiodes afsluiten Afsluiten WenV-rekeningen 11 4 Voorraadverrichtingen Opmaken van een inventaris Voorraad berekenen Tellingen uitvoeren Getelde aantallen invoeren in het inventarisdagboek Inventarisatie dagboeken boeken Aanpassen aantallen en kostprijzen Voorraadaantallen aanpassen Kostprijs herwaarderen Artikelposten De batchverwerking Voorraadwaarde boeken De lijst Voorraadwaarde Lijst 16 5 Valuta Valuta Valutawisselkoers Rapportagevaluta Wisselkoers herwaarderen Rapportering Klantenbalans en leveranciersbalans Proefbalans Debet/Credit De lijst Proefbalans afsluiten Lijst Controlelijst Omzet-BTW Lijst Btw-aangifte samenvatting De lijst Proefbalans Detail De lijst Btw nummercontrole Lijst BTW- jaaraangifte Diskette 30 Pagina 3

4 6.9 De lijst Recon. Klant- en lev.-rek Lijst koppeling met Accon De lijst Vast activum Boekwaarde Fiche Pagina 4

5 1 Inleiding Met deze handleiding bezorgt GMI group u een leidraad die u helpt uw boekjaar in Microsoft Dynamics NAV af te sluiten. We gaan in de voorbeelden ervan uit dat uw boekjaar per 31 december afloopt. Indien de einddatum van uw boekjaar niet op 31/12 valt, kan u deze handleiding eveneens toepassen op het moment van het eindigen van uw boekjaar met gebruik van de effectieve einddatum van uw boekjaar. De schermafdrukken in deze handleiding zijn gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV 2013 versie. Indien u met MS Dynamics NAV in de classic-layout werkt, is er een aparte handleiding beschikbaar met aangepaste schermafdrukken (MS Dynamics NAV 2009 R2). Ook deze kunt u downloaden via onze nieuwsbrief. Indien uw MS Dynamics NAV oplossing van een eerdere release is, kan het zijn dat niet alle vermelde opties of instellingen voorhanden zijn. Wanneer u hierover vragen hebt, neem dan contact op met onze helpdesk via helpdesk@gmigroup.be In de eerste 2 hoofdstukken behandelen we de boekhoudkundige afsluiting. Deze is voor ieder bedrijf dat de boekhouding met Dynamics NAV voert van toepassing. Wanneer u deze stappen uitgevoerd heeft, is uw boekhouding helemaal klaar voor het nieuwe jaar. Verder hebben we een aantal bijlages opgenomen die voor u van toepassing kunnen zijn, afhankelijk of u dit deel van de toepassing gebruikt. In hoofdstuk 4 behandelen we de werkwijze om de voorraad te tellen via de inventaris en de handelingen die u moet uitvoeren om de waarde van de voorraad te boeken. Hoofdstuk 5 handelt over de verwerking van de vreemde valuta, en meer bepaald de herwaardering en boeking van de ongerealiseerde of gerealiseerde koersverschillen. Hoofdstuk 6 tenslotte geeft u een overzicht van de meest gebruikte standaard rapporten waarover MS Dynamics NAV beschikt en die u tijdens de jaarafsluiting van de nodige rapportering voorzien. Wij hopen met deze handleiding u een zo compleet mogelijk overzicht te geven van alle handelingen die moeten gebeuren of een boekjaar operationeel en financieel af te sluiten met behulp van Microsoft Dynamics NAV. Mocht u toch nog problemen ondervinden of bijkomende vragen hebben aarzel dan niet om met onze helpdesk contact op te nemen via helpdesk@gmigroup.be of Onze helpdesk verantwoordelijke Micheline Beeckman helpt u graag verder. Rob Daems Operations Manager ERP Pagina 5

6 2 Nieuw Boekjaar openen 2.1 Boekhoudperiodes aanmaken Voordat u in een nieuw boekjaar kunt boeken, moet u het boekjaar openen en de boekhoudperiodes opgeven. Geef boekingsperioden in via de zoekfunctie of ga via Afdelingen / Financieel beheer / Periodieke activiteiten / Boekjaar / Boekingsperioden Druk in het lint om een nieuw boekjaar te openen. Vul <Opties> aan als volgt: Begindatum: Voer de begindatum van het boekjaar in. Aantal periodes: Geef het aantal boekhoudperiodes op waarin u het boekjaar wilt verdelen. U kunt waarden tussen 1 en 365 invoeren. Periodelengte: Geef de lengte van elke boekhoudperiode op, bijvoorbeeld 1M = 1 maand, 1K = 1 kwartaal, enzovoort. Klik op OK om te starten. Klik op Annuleren om het venster te sluiten als U op een ander tijdstip wilt verdergaan. Pagina 6

7 2.2 Toegestane boekingsperiode bepalen U kunt de periode beperken waarin boeken is toegestaan. De beperking kan uitgevoerd worden op verschillende niveaus. Algemeen: Typ Boekhoudinstellingen in de zoekfunctie Klik op het tabblad <Algemeen>. Voer in het veld Boeken toegest. vanaf een datum in als begindatum voor de periode. Voer in het veld Boeken toegest. Tot een datum in als einddatum voor de periode. De datums die u hier opgeeft, zijn van toepassing op het hele bedrijf, dus op alle gebruikers. Per gebuiker: Typ Gebruikersinstellingen in de zoekfunctie Klik daarna in het lint op Vul aan per Gebruikers id Voer in het veld Boeken toegest. vanaf een datum in als begindatum voor de periode. Voer in het veld Boeken toegest. tot een datum in als einddatum voor de periode. Je kan ook via het pijltje rechts in het veld je datum selecteren. De datums die u hier opgeeft, zijn van toepassing per gebruiker en hebben voorrang op de ingestelde data in het venster <Boekhoudinstellingen>. Pagina 7

8 Per dagboek: Typ Dagboeksjablonen in de zoekfunctie Klik daarna in het lint op Vul aan per Dagboeksjabloon. Voer in het veld Boeken toegest. vanaf een datum in als begindatum voor de periode. Voer in het veld Boeken toegest. tot een datum in als einddatum voor de periode. Je kan ook via het pijltje rechts in het veld je datum selecteren. De datums die u hier opgeeft, zijn van toepassing per dagboek en hebben voorrang op de ingestelde data in het venster <Gebruikersinstellingen>. Pagina 8

9 2.3 Nummerreeksen Voor elk dagboek dat u gebruikt, moet een nieuwe nummerreeks aangemaakt worden. Typ in de zoekfunctie nr. -reeks Selecteer de nummer-reeks die u wenst aan te passen en klik in het lint op. Geeft de nieuwe NR. Reeksregel in. Vul hier de begindatum van het nieuwe boekjaar in en de velden Beginnr. En Eindnr.. Pagina 9

10 3 Boekjaar afsluiten 3.1 Boekingsperiodes afsluiten Voor U de batchverwerking Afsluiten WenV-rekening uitvoert, moet u eerst de Boekingsperiodes van het lopende jaar afsluiten.. Voor het afsluiten van het boekjaar, typ Boekingsperioden in de zoekfunctie Klik op in het lint. Er verschijnt een bericht waarin wordt aangegeven welk jaar wordt afgesloten. Als u het jaar wilt afsluiten, klikt u op Ja. BELANGRIJK: U kunt een afgesloten boekjaar niet meer openen! Dit belet u niet om mogelijke na-boekingen uit te voeren. Zelfs wanneer een boekjaar is afgesloten, kunt u nog grootboekposten voor dat jaar boeken. Als u dit doet, wordt aangegeven dat de posten in een afgesloten boekjaar zijn geboekt. Het selectievakje Naboeking is ingeschakeld op de grootboekposten. Pagina 10

11 3.2 Afsluiten WenV-rekeningen Met deze batchverwerking sluit u de opbrengsten- en kostenrekeningen af en brengt u het jaarresultaat over naar de balans. Tijdens de batchverwerking worden voor alle grootboekrekeningen van het type Resultatenrekening, posten gemaakt waarmee de respectievelijke saldo's worden geannuleerd. Dat wil zeggen dat elke post het totaal is van alle grootboekposten op de rekening in het af te sluiten boekjaar. Deze nieuwe posten worden tegen geboekt op de rekening resultaat lopend boekjaar. De boekingsdatum die tijdens de batchverwerking in het dagboek worden opgenomen, is altijd een Ultimo-datum voor het boekjaar. De Ultimo-datum is een fictieve datum tussen de laatste dag van het oude boekjaar en de eerste dag van het nieuwe jaar. U moet het dagboek zelf boeken*, omdat de posten niet automatisch worden geboekt tijdens de batchverwerking. *Indien een rapportage valuta werd ingesteld, wordt het dagboek met de jaarresultaten automatisch geboekt. U kunt de batchverwerking Afsluiten WenV-rekeningen meerdere keren gebruiken. Dit doet u wanneer u na-boekingen heeft ingegeven na het afsluiten van de WenV- batchverwerking. Om de batchverwerking te starten, typ in de zoekfunctie typ WenV-rekeningen. Einddatum boekjaar: De einddatum van het afgesloten boekjaar wordt automatisch voorgesteld. Deze datum wordt in het programma gebruikt om de Ultimo-datum te bepalen. (U31/12/2013) Fin. dagboeksjabloon: Voer de naam in van de dagboeksjabloon waarin u de posten wilt opnemen. Klik op de Assist Button rechts van het veld voor een overzicht van de bestaande dagboeksjablonen. Fin. dagboekbatch: Voer de naam in van de dagboekbatch waarin u de posten wilt opnemen. Klik op de Assist Button rechts van het veld voor een overzicht van de bestaande dagboekbatches. Documentnr.: Als u de velden Fin. Dagboeksjabloon en Fin. Dagboekbatch heeft ingevuld, wordt tijdens de batchverwerking in dit veld automatisch het volgende beschikbare nummer uit de nummerreeks voor de batchverwerking ingevoerd. U kunt dit veld ook handmatig invullen. Resultaat lopend boekjaar: voer de rekening in waarop u de resultaten van het lopende boekjaar wilt opnemen. Klik op de Assist Button rechts van het veld om de rekening te selecteren. Omschrijving: Voer een omschrijving in voor de posten. De standaardtekst is Afsluiten WenV-rekeningen. Afsluiten per - Bedrijfsunit: schakel dit selectievakje in als u voor elke bedrijfsunitcode een post wilt maken. Afsluiten per - Dimensies: klik op de Assist Button rechts van het veld en selecteer de dimensiecodes als u voor elke dimensie in de grootboekrekening een post wilt maken. Als u niet wilt afsluiten per bedrijfsunit of dimensie, wordt voor elke rekening één post gemaakt. Klik op OK om de batchverwerking te starten. Klik op Annuleren om het venster te sluiten als u de batchverwerking op een ander tijdstip wilt uitvoeren. Type in het zoekvenster Diversendagboeken en kies de sjabloon & batch die U in de batchverwerking gebruikt hebt. Klik daarna Boeken(Post of F9) in het lint om het dagboek te boeken. Pagina 11

12 4 Voorraadverrichtingen 4.1 Opmaken van een inventaris Voorraad berekenen Zeker bij het einde van het boekjaar, of soms periodiek, moet u de inventaris opmaken (de beschikbare artikelen tellen) om te controleren of het geregistreerde aantal gelijk is aan het aantal in voorraad. Typ in de zoekfunctie Inventarisatiedagboeken. Klik op. Stel op het tabblad <Artikel> in het venster Voorraad berekenen een filter in als u bepaalde artikelnummers of artikelen met bepaalde kostenplaatsen, kostendragers, vestigingen of opslaglocaties wilt selecteren. Geef in het tabblad <Opties> de voorwaarden op voor het maken van dagboekregels. Klik op OK. De inventarislijnen worden aangemaakt. In het veld Aantal (Inventarisatie) wordt automatisch hetzelfde aantal ingevoerd als in het veld Aantal (Berekend). Met deze functie hoeft u de beschikbare voorraad niet in te voeren voor artikelen die gelijk zijn aan het berekende aantal. BELANGRIJK: Voer slechts éénmaal de functie Voorraad berekenen uit anders creëert U meerdere lijnen voor eenzelfde artikel in het inventarisdagboek. Dit zal leiden tot het boeken van verkeerde aantallen. Pagina 12

13 4.1.2 Tellingen uitvoeren U kunt nu een overzicht van de voorraad afdrukken als hulpmiddel bij de telling. Klik op <Afdrukken> in het lint onder het tabblad <Acties> in het inventarisatie dagboek scherm. Tabblad Opties: Schakel het selectievakje Berekend aantal weergeven in als u de berekende aantallen in het overzicht wilt opnemen. Schakel het selectievakje Serie/ Lot no. weergeven in als u het serie- /lotnr. in het overzicht wilt opnemen. Klik op Afdrukken om de lijst af te drukken. Wanneer u een telling uitvoert, kunt u de getelde aantallen voor de afzonderlijke artikelen op de regels in de lijst schrijven Getelde aantallen invoeren in het inventarisdagboek Nadat de telling is voltooid, moet u de beschikbare aantallen in het inventarisatiedagboek invoeren. U vult de werkelijk beschikbare voorraad in het veld Aantal (Inventarisatie) in. De bijbehorende velden worden automatisch bijgewerkt. BELANGRIJK: Als de verschillen in de telling worden veroorzaakt door artikelen die op een verkeerde vestigingscode zijn geboekt, moet u de verschillen niet invoeren in het inventarisatiedagboek. U kunt het artikeltransferdagboek gebruiken om de artikelen naar de juiste vestigingen over te brengen. Zodra u alle beschikbare aantallen hebt ingevoerd, kunt u het dagboek boeken. Pagina 13

14 4.1.4 Inventarisatie dagboeken boeken Klik in het lint op Boeken of Boeken en afdrukken. Vervolgens worden er artikelposten, fysieke voorraadposten en als u opslaglocaties gebruikt, magazijnposten gemaakt. Typ in de zoekfunctie Artikelen om de posten weer te geven. Klik op bewerken in het lint om naar de artikelkaart te gaan. Klik daarna op het tabblad <Navigeren> in het lint en klik dan op de knop posten. Kies daar Posten of Inventarisatieposten. Nu zie je de geschiedenis en eventuele correctie die is doorgevoerd BELANGRIJK: Als u het inventarisatiedagboek boekt, is het mogelijk om automatisch posten voor grootboekrekeningen te maken. Schakel het selectievakje Autom. Voorraadwaarde boeken in op het tabblad Algemeen in Voorraadinstellingen (Type in de zoekfunctie Voorraadinstellingen). Als u dit niet doet, moet u de batchverwerking Voorraadwaarde boeken uitvoeren om de geboekte voorraadwaarde gelijk te stellen aan de werkelijke waarde. Let op: Wanneer het veld Autom. Voorraadwaarde boeken is aangevinkt, zal bij elk artikel mutatie een boeking gebeuren van de voorraadwaarde in de grootboekposten. 4.2 Aanpassen aantallen en kostprijzen Voorraadaantallen aanpassen U moet soms het aantal in voorraad aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de voorraad is afgenomen of als artikelen niet meer kunnen worden verkocht. Voorraadaantallen aanpassen: Klik op Magazijn Voorraad en kies Artikeldagboeken. Vul de velden in op elke dagboekregel. Voor Help over een bepaald veld, klikt u op het veld en drukt u op F1. Klik op Boeken of kies Boeken & Afdrukken. Negatieve correcties aanbrengen in de voorraadwaarde Soms moet u voor of een of meer artikelen een negatieve correctie in de waarde, niet in het aantal, aanbrengen. Typ in de zoekfunctie Artikeldagboeken. Pagina 14

15 Vul de eerste dagboekregel in door het aantal in voorraad te verkleinen door een negatieve correctie uit te voeren. Gebruik een kostprijs die overeenkomt met de werkelijk geboekte kostprijs. Voor Help over een bepaald veld, klikt u op het veld en drukt u op F1. Voer een positieve correctie voor hetzelfde aantal uit en stel de kostprijs in op de nieuwe, juiste waarde. De werkelijke kosten worden weergegeven in het overzicht met posten voor een artikel. U kunt de kosten ook bekijken in de lijst Voorraadwaarde Kostprijs herwaarderen Artikelposten Deze batchverwerking kan automatisch worden uitgevoerd wanneer u het veld Verw. Automatische kostprijs naar GB aanvinkt in het scherm van de voorraadinstellingen. U dient ook te bepalen met welke periodiciteit de automatische kostenwaardering moet plaatsvinden. Voor meer info, gelieve de MS Dynamics NAV helpfunctie te gebruiken De batchverwerking Kostprijsherw. - Artikelposten verwerkt alleen waardeposten die nog niet zijn geherwaardeerd. Als de batchverwerking een post aantreft waarbij gewijzigde inkomende kosten moeten worden doorgeschoven naar de bijbehorende uitgaande posten, worden nieuwe waardenposten gemaakt. Deze posten zijn op de gegevens van de oorspronkelijke waardeposten gebaseerd, maar bevatten het geherwaardeerde bedrag. Typ in de zoekfunctie Kostprijs herwaarderen om de batchverwerking uit te voeren. De boekingsdatum van de oorspronkelijke waardepost wordt gebruikt voor de herwaarderingspost, tenzij de boekingsdatum in een afgesloten voorraadperiode valt. In dat geval wordt de begindatum van de volgende openstaande voorraadperiode gehanteerd. Als er geen voorraadperioden worden gebruikt, bepaalt de datum in het veld Boeken toegest. vanaf wanneer de herwaarderingspost wordt geboekt. Vink het veld Boeken naar GB aan indien u de waarde onmiddellijk wenst door te boeken naar de grootboekposten. Klik op OK om de batchverwerking te starten. Als u de batchverwerking op een ander tijdstip wilt uitvoeren, klikt u op Annuleren om het venster te sluiten De batchverwerking Voorraadwaarde boeken Deze batchverwerking kan automatisch worden uitgevoerd wanneer U het veld automatisch voorraadwaarde boeken aanvinkt in het scherm van de voorraadinstellingen. Voor meer info, gelieve de MS Dynamics NAV helpfunctie te gebruiken Met de batchverwerking Voorraadwaarde boeken wordt het grootboek bijgewerkt. Wanneer de artikeldagboekregels worden geboekt, wordt de Voorraad bijgewerkt. Als inkoop- en verkoopregels worden geboekt, worden de tabellen in de module Voorraad en de inkoop- en verkooprekeningen in het grootboek bijgewerkt. De voorraadrekening in het rekeningschema wordt echter nooit rechtstreeks bijgewerkt bij het boeken van een inkoop, verkoop, positieve correctie of negatieve correctie van een inkoop-, verkoop- of artikeldagboekregel. De KPV wordt ook niet berekend bij een verkoop, tenzij u Autom. voorraadwaarde boeken hebt geselecteerd. Voorraadwaarde en KPV in het grootboek worden bijgewerkt met de batchverwerking Voorraadwaarde boeken. De batchverwerking kan worden uitgevoerd wanneer u het grootboek wilt bijwerken. Voordat u deze batchverwerking gebruikt, kunt u de batchverwerking Kostprijsherw. - Artikelposten uitvoeren. Wanneer u vervolgens deze batchverwerking uitvoert, zijn de kosten die u in het grootboek hebt geboekt, bijgewerkt. Typ Voorraadwaarde boeken in de zoekfunctie Pagina 15

16 Boekingsmethode: de batchverwerking kan de voorraadwaarde naar het grootboek boeken per boekingsgroep of per geboekte post. Als u per post boekt, wordt uitvoerig aangegeven in hoeverre de voorraad van invloed is op het grootboek. Daarnaast worden een groot aantal grootboekposten aangemaakt. Dagboeksjabloon/Batch/Boeken: Geef de Dagboeksjabloon en batch in alsook of u onmiddellijk wilt boeken. Boekingsdatum: in dit veld Filter kunt u de begindatum invoeren van de periode waaruit artikelposten in de batchverwerking worden opgenomen. Als u geen datum opgeeft, worden automatisch alle artikelposten opgenomen De lijst Voorraadwaarde Lijst Deze lijst geeft een overzicht van de voorraadwaarde van specifieke artikelen in uw voorraad. U vindt hier ook informatie over positieve en negatieve voorraadmutaties gedurende een vooraf opgegeven periode. De afgedrukte lijst geeft altijd de gefactureerde bedragen weer, dat wil zeggen, de kosten van posten die als gefactureerd zijn geboekt. De verwachte kosten van posten die als ontvangen of geleverd zijn geboekt, worden ook in de lijst afgedrukt als u het selectievakje Inclusief verwachte kosten op het tabblad Opties inschakelt. In de afgedrukte lijst worden de posten per voorraadboekingsgroep gerangschikt. Voor elke voorraadboekingsgroep worden de totale gefactureerde kosten in de lijst weergegeven. Als u het selectievakje Inclusief verwachte kosten hebt ingeschakeld, worden ook de groepstotalen van gefactureerde en verwachte kosten weergegeven. Als u deze lijst wilt uitvoeren, moet u eerst de batchverwerking Kostprijsherw. - Artikelposten uitvoeren. De waarden in de lijst Voorraadwaarde - Lijst worden dan eveneens bijgewerkt. Voert u deze lijst uit zonder eerst de batchverwerking uit te voeren, dan kunnen de waarden in de lijst verschillen van die in de lijsten Status en Voorraadwaard. - Kostenspec Pagina 16

17 Typ voorraadwaardering in zoekfunctie Tabblad Opties: Begindatum: in dit veld kunt u de begindatum van de lijstperiode opgeven. Einddatum: in dit veld kunt u de einddatum van de lijstperiode opgeven als u de voorraadwaarde voor een bepaalde periode wilt berekenen. Inclusief verwachte kosten : u kunt dit selectievakje inschakelen als u ook posten met alleen verwachte kosten in de lijst Tabblad Artikel: Nr.: in het veld Filter kunt u de nummers opgeven van de artikelen die u in de lijst wilt opnemen. in de lijst wilt opnemen. Voorraadboekingsgroep: in het veld Filter kunt u opgeven welke voorraadboekingsgroepen u Statistiekgroep: in het veld Filter kunt u opgeven welke statistiekgroepen u in de lijst wilt opnemen. U kunt dit veld alleen gebruiken als het bijbehorende veld op de artikelkaart is ingevuld. Pagina 17

18 5 Valuta 5.1 Valuta In MS Dynamics NAV is het werken met verschillende valuta's zeer eenvoudig. Zo kunt u in vreemde valuta's factureren en boeken, wisselkoersverschillen vastleggen en overzichten genereren in vreemde valuta's. U kunt in een onbeperkt aantal valuta's boeken naar klanten en leveranciers. Op de resulterende posten wordt de valuta voor elke transactie weergegeven. Met deze tabel koppelt u verschillende soorten gegevens aan een valutacode. Hier gaat het bijvoorbeeld om gegevens over hoe facturen voor bepaalde valuta's moeten worden afgerond en naar welke rekeningen boekingen moeten worden uitgevoerd voor wisselkoersverliezen en -winsten. U moet ook wisselkoersen instellen voor elke valuta in de tabel Valutawisselkoers. Vervolgens kunt u een standaardcode voor valuta invoeren op klanten- en leverancierskaarten. U kunt de valutacode ook elders in het programma invoeren in valutacodevelden. Wanneer u vervolgens orders, facturen, creditnota's en dergelijke boekt, worden de gegevens gebruikt die aan de codes zijn gekoppeld. Pagina 18

19 Valutawisselkoers In dit venster kunt u wisselkoersen voor vreemde valuta's registreren en opgeven vanaf welke datum deze geldig zijn. Zo kunt u voor elke vreemde valuta wisselkoersen per dag, maand of kwartaal invoeren. Voor elke code in het venster Valuta's kunt u wisselkoersen registreren. Klik op de knop Wisselkoers in het venster Valuta's. Het venster Valutawisselkoersen verschijnt voor de betreffende valuta. Wanneer u een transactie in vreemde valuta boekt, wordt de correcte wisselkoers gevonden op basis van de boekingsdatum op de factuur of dagboekregel en de gegevens in de tabel Valutawisselkoers. Als er geen boekingsdatum is ingevoerd, bijvoorbeeld op een inkoopvoorstel, wordt de correcte wisselkoers gevonden op basis van de werkdatum. Ook wanneer u in een rapportagevaluta boekt, wordt deze tabel gebruikt om de correcte wisselkoers te vinden waarmee de bedragen in de extra valuta op grootboekposten worden berekend. Als u winsten en verliezen in wisselkoersen wilt boeken, moet u de batchverwerking Wisselkoers herwaarderen uitvoeren en de herwaarderingswisselkoersen registreren die voor de batchverwerking worden gebruikt. Wilt u de herwaarderingswisselkoersen registreren, dan vult u de velden Wisselkoersbedrag (Herw.) en Gerel. wisselkoersbedr. (Herw.) in. BELANGRIJK: Als u in een rapportagevaluta boekt, moet u de valuta gerelateerde gegevens bewaren die u in deze tabel invoert voor de valuta die als rapportagevaluta wordt gebruikt Rapportagevaluta De tabel Boekhoudinstellingen. Typ Boekhoudinstellingen in de zoekfunctie Hier kunt u de valuta opgeven die moet worden gebruikt als rapportagevaluta in de module Financieel beheer. Klik op de AssistButton rechts van het veld rapoortagevaluta voor een overzicht van de valutacodes in de tabel Valuta. Pagina 19

20 Als u een rapportagevaluta invoert in dit veld, worden de bedragen op alle grootboekposten en op sommige andere posten, zoals BTW-posten, automatisch vastgelegd in zowel de lokale valuta als de rapportagevaluta. Wanneer de bedragen voor grootboekposten worden berekend in een rapportagevaluta, wordt de informatie in de tabel Valutawisselkoers gebruikt om te zoeken naar de bijhorende wisselkoers. Als u opgeeft dat u de grootboektransacties in een rapportagevaluta wilt vastleggen, kunt u de volgende handelingen uitvoeren in de lokale valuta of de rapportagevaluta: Financiële overzichten maken Verschillende grootboeklijsten bekijken BTW- en INTRASTAT-lijsten maken Naast het opgeven van de extra rapportagevaluta, moet u vier rekeningen opgeven, één in elk van de volgende velden in de tabel Valuta: Gereal. grootboekwinstrek., Gereal. grootboekverliesrek., Verschillenrekening (Winst) en Verschillenrekening (Verlies) Wisselkoers herwaarderen evaluatie van uw liquide middelen in vreemde munt op het einde van het boekjaar --< te verwachten of te betalen bedragen de werkelijke situatie weergeven beperken van het risico door het te verwachten en te betalen saldo niet teveel te laten verschillen Met deze batchverwerking kunt u grootboek-, klanten-, leveranciers- en bankposten herwaarderen om een bijgewerkt saldo weer te geven als u de wisselkoers hebt gewijzigd na het boeken van de posten. Klik op Financieel en kies Periodieke activiteiten en Valuta in het hoofdmenu om de batchverwerking uit te voeren. Klanten en leveranciers Voor klanten- en leveranciersrekeningen wordt de valuta tijdens de batchverwerking bijgewerkt met de wisselkoers die geldig is op de opgegeven boekingsdatum. Met de batchverwerking worden de verschillen voor de afzonderlijke valutasaldo's berekend en worden de bedragen geboekt naar de opgegeven grootboekrekening in het veld Ongereal. koerswinstrekening of Ongereal. koersverliesrekening in de tabel Valuta. (winst moet opgenomen worden in een balansrekening (voorzichtigheidsprincipe) (verlies moet in kosten opgenomen worden, een resultatenrekening) Tegenposten (klant of lev) worden automatisch geboekt naar de liquiditeitsrekening in het grootboek. In de batchverwerking worden alle open klantenposten en leveranciersposten verwerkt. Als er sprake is van een wisselkoersverschil voor een post, wordt in de batchverwerking een nieuwe gedetailleerde klanten- of leverancierspost gemaakt. Deze post staat voor het aangepaste bedrag op de klanten- of leverancierspost. Dimensies op klanten-/leveranciersposten De correctieposten krijgen de dimensies van de klanten-/leveranciersposten toegewezen en de correcties worden geboekt per combinatie van dimensiewaarden. Bankrekeningen (worden geëvalueerd en geboekt naar gerealiseerde rek) Voor bankrekeningen wordt de valuta tijdens de batchverwerking geherwaardeerd met de wisselkoers die geldig is op de opgegeven boekingsdatum. Tijdens de batchverwerking worden de verschillen voor elke bankrekening met een valutacode berekend en worden de bedragen geboekt naar de opgegeven grootboekrekening in het veld Gereal. koerswinstrekening of Gereal. koersverliesrekening in de tabel Valuta. Tegenposten worden automatisch geboekt naar de grootboekrekeningen die in de bankboekingsgroepen zijn opgegeven. Tijdens de batchverwerking wordt één post per valuta per boekingsgroep berekend. Dimensies op bankrekeningposten Pagina 20

21 De correctieposten voor de grootboekrekening van de bankrekening en voor de winst-/verliesrekening krijgen de standaarddimensies van de bankrekening toegewezen. Grootboekrekeningen (enkel als er rapportagevaluta gebruikt worden) Als u in een rapportagevaluta boekt, kunt u met de batchverwerking nieuwe posten boeken voor valutaherwaarderingen tussen de lokale valuta en de rapportagevaluta. Met de batchverwerking worden de verschillen voor elke grootboekpost berekend en wordt de grootboekpost voor elke grootboekrekening geherwaardeerd op basis van de inhoud van het veld Wisselkoersherwaardering. De correctieposten krijgen de standaarddimensies toegewezen van de rekeningen waarop ze worden geboekt. BELANGRIJK: Voordat u de batchverwerking kunt gebruiken, moet u de herwaarderingswisselkoersen invoeren waarmee de saldo's in vreemde valuta worden geherwaardeerd. U kunt hiervoor het venster Valutawisselkoersen gebruiken, een subtabel van het venster Valuta's. Typ in de zoekfunctie Valuta s Wisselkoers. U kunt wisselkoersherwaarderingen meerdere keren uitvoeren en de koersen worden altijd geherwaardeerd op basis van de koers die in de voorgaande herwaardering is gebruikt. Met filters kunt u precies bepalen welke gegevens u in de batchverwerking wilt opnemen. Klik op de Assist Button rechts van het veld Veld om extra velden op het tabblad in te voegen. Bovendien kunt u met de velden op het tabblad Opties nader bepalen hoe de batchverwerking wordt verwerkt. Typ Wisselkoers herwaardereen in de zoekfunctie Tabblad Valuta: Code (Resultaten weergeven): voer de valuta's in waarvoor u de saldo's wilt herwaarderen. Klik op het veld Filter en op de Assist Button aan de rechterzijde voor een overzicht van de bestaande valutacodes. Klik op de pijl in de linkerbenedenhoek van het venster om het resultaat van de gedefinieerde filters te bekijken. Tabblad Opties: Begindatum: Dit veld is gewoonlijk leeg, maar u kunt de begindatum invoeren van de periode waarvoor u de posten wilt herwaarderen. Einddatum: Voer de einddatum in van de periode waarvoor u de posten wilt herwaarderen. Deze datum is gewoonlijk dezelfde als de boekingsdatum in het veld Boekingsdatum. Boekingsomschrijving: Hier kunt u een tekst invoeren voor de grootboekposten die met de batchverwerking worden gemaakt. De standaardtekst is Wisselkoersherwaardering van %1 %2 waarbij %1 wordt vervangen door de valutacode en %2 door het geherwaardeerde valutabedrag, bijvoorbeeld Wisselkoersherwaardering van Pagina 21

22 Boekingsdatum: Voer de datum in waarop de grootboekposten worden geboekt. Deze datum is gewoonlijk dezelfde als de einddatum in het veld Einddatum. Dagboeksjabloon/Dagboekbatch: Voer een dagboeksjabloon en dagboekbatch in. Klanten-, leveranciers- en bankposten herwaarderen: Schakel dit selectievakje in als u klanten-, leveranciers- en bankrekeningen wilt herwaarderen wegens valutafluctuaties. Rapportagevaluta herwaarderen: Schakel dit selectievakje in als u in een rapportagevaluta boekt en de grootboekrekeningen wilt herwaarderen wegens valutafluctuaties tussen de lokale valuta en de rapportagevaluta. Klik op OK om de batchverwerking te starten. Indien u de batchverwerking wilt stoppen, klikt u op Annuleren om het venter te sluiten. Pagina 22

23 6. Rapportering 6.1. Klantenbalans en leveranciersbalans Typ in de zoekfunctie Klant Proefbalans Het klantensaldo moet overeenkomen met het saldo op de centralisatierekening(en) in het rekeningschema op 31/12/13 Zet hiervoor een flowfilter in het rekeningschema via Totalen beperken tot: Hetzelfde geldt voor Leveranciers. Typ in de zoekfunctie Leverancier Proefbalans Pagina 23

24 6.2 Proefbalans Debet/Credit Deze lijst geeft een overzicht van de rekeningen in het rekeningschema, inclusief saldi en mutaties. De lijst bevat het beginsaldo van de rekening, de debet- en de creditmutatie tijdens de gekozen periode, en het eindsaldo van de rekening. Bovendien is het mogelijk proefbalansen voor specifieke kostenplaatsen of kostendragers op te maken. U kunt de lijst gebruiken bij het afsluiten van een boekhoudkundige periode of het boekjaar. Met behulp van filters kunt u precies bepalen welke gegevens u wilt verwerken Typ Proefbalans in de zoekfunctie Nr.: Hier kunt u het nummer van de grootboekrekeningen, die u in de lijst wilt opnemen, invullen. Klik op het veld Filter en vervolgens op de Assist Button rechts naast het veld voor een overzicht van de bestaande grootboekrekeningen. Rekeningsoort: Hier kunt u het type van de rekeningen, die u in de lijst wilt opnemen, selecteren. Indien u een verkorte proefbalans wilt afdrukken, kunt u bijvoorbeeld Totaal kiezen. Klik op het veld Filter en vervolgens op de Assist Button rechts naast het veld voor een overzicht van de mogelijke rekeningtypes. Datumfilter: Hier kunt u de datum of de periode waarvoor u de bedragen voor de grootboekrekeningen wilt bekijken, invullen. Voor periode ( Ultimoposten via flowfilter in rekeningschema bekijken) Kostenplaatsfilter: Hier kunt u de kostenplaatsen, die u in de lijst wilt opnemen, invullen. Klik op het veld Filter en vervolgens op de Assist Button rechts naast het veld voor een overzicht van de bestaande kostenplaatsen. Kostendragerfilter: Hier kunt u de kostendragers, die u in de lijst wilt opnemen, invullen. Klik op het veld Filter en vervolgens op de Assist Button rechts naast het veld voor een overzicht van de bestaande kostendragers. Bedragen in rapportagevaluta weergeven: schakel dit selectievakje in via <Optie> als u de bedragen in de lijst wilt weergeven in de rapportagevaluta. Klik op Afdrukken om de lijst af te drukken. Kies de knop Afdrukvoorbeeld indien u de lijst, voor het afdrukken, op het scherm wilt bekijken. Klik op Annuleren om het venster te sluiten (indien u de lijst op een ander tijdstip wilt afdrukken) Pagina 24

25 6.3 De lijst Proefbalans afsluiten In deze lijst worden de cijfers van het huidige en vorige jaar weergegeven als een gewone proefbalans. Voor WenVrekeningen worden de saldo's weergegeven zonder ultimo posten. De ultimo posten worden weergegeven op een fictieve datum die valt tussen de laatste dag van het boekjaar en de eerste dag van het nieuwe boekjaar. De afsluiting van de resultatenrekeningen wordt aan het einde van een boekjaar geboekt. U kunt de lijst bijvoorbeeld gebruiken bij het afsluiten van een boekjaar. Met filters kunt u precies bepalen welke gegevens in de lijst moeten worden opgenomen. Klik op de Assist Button rechts van het veld Veld om extra velden op het tabblad in te voegen. Bovendien kunt u met de velden op het tabblad Opties de inhoud van de lijst nader bepalen. Typ in de zoekfunctie typ Proefbalans Afsluiten Nr.: voer de nummers in van de grootboekrekeningen die u in de lijst wilt opnemen. Klik op het veld Filter en op de AssistButton aan de rechterzijde voor een overzicht van de bestaande rekeningnummers. Rekeningsoort: selecteer een rekeningsoort. Klik op het veld Filter en op de AssistButton aan de rechterzijde voor een overzicht van de opties. Filter globale dimensie 1: hier kunt u aangeven welke dimensiewaarden u in de lijst wilt opnemen. Filter globale dimensie 2: hier kunt u aangeven welke dimensiewaarden u in de lijst wilt opnemen. Klik op de pijl in de linkerbenedenhoek van het venster om het resultaat van de gedefinieerde filters te bekijken. Begindatum boekjaar: voer de begindatum van het boekjaar in. U moet een begindatum voor een boekjaar invullen. De einddatum wordt automatisch bepaald met de tabel Boekhoudperiode. Bedragen in rapportagevaluta weergeven: schakel dit selectievakje in als u de bedragen in de lijst wilt weergeven in de rapportagevaluta. Klik op Afdrukken om de lijst af te drukken. Klik op Afdrukvoorbeeld als u de lijst vóór het afdrukken op het scherm wilt bekijken. Klik op Annuleren om het venster te sluiten als u de lijst op een ander tijdstip wilt afdrukken. Pagina 25

26 6.4 Lijst Controlelijst Omzet-BTW Deze lijst kunt u gebruiken om de basisbedragen van de omzet (vermeld in de Btw-aangiftes) te vergelijken met de gegevens in de boekhouding. Deze controle is één van de standaardcontroles die worden uitgevoerd bij een algemene controle van de boekhouding. Met behulp van filters kunt u precies bepalen welke gegevens u in de lijst wilt opnemen. Klik op het veld en vervolgens op de Assist Button rechts naast het veld om extra velden op het tabblad Grootboekrekening in te voegen. Bovendien kunt u met de velden op het tabblad Opties de verwerking nog verder bepalen. Typ in de zoekfunctie controlelijst Omzet en BTW Tabblad Grootboekrekening Nr.: Hier kunt u het nummer van de grootboekrekeningen, die u in de lijst wilt opnemen, selecteren. U dient hier de omzetrekeningen te selecteren. Klik op de Assist Button rechts naast het veld voor een overzicht van de bestaande grootboekrekeningen. Tabblad Opties: Op lijst ziet men: omzet verkopen niet op grootboekrekening geboekt (bv recuperatie van kosten op 6-rek) Btw-bedrag & basis (contant korting) Samenvatting: saldo moet nul zijn controleren Begindatum: Hier kunt u de begindatum van de periode, die u in de lijst wilt opnemen, invullen. Aantal periodes: Hier kunt u het aantal periodes, dat u in de lijst wilt opnemen, invullen. De lengte van de periode wordt bepaald door de lengte van de periodes in de tabel Boekhoudperiode. Klik op Afdrukken om de lijst af te drukken. Kies de knop Afdrukvoorbeeld indien u de lijst, voor het afdrukken, op het scherm wilt bekijken. Klik op Annuleren om het venster te sluiten (indien u de lijst op een ander tijdstip wilt afdrukken). 6.5 Lijst Btw-aangifte samenvatting Deze lijst geeft een samenvatting van de Btw-aangiftes voor de verschillende boekhoudperiodes. Bovendien hebt u de mogelijkheid om bepaalde logische controles op de bedragen van de verschillende BTW- vakken uit te voeren. Zo kunt u bijvoorbeeld nagaan of de som van twee vakken gelijk is aan het bedrag in een ander vak. Pagina 26

27 Met behulp van filters kunt u precies bepalen welke gegevens u in de lijst wilt opnemen. Klik op het veld Veld en vervolgens op de Assist Button rechts naast het veld om extra velden op het tabblad BTW- aangiftenaam in te voegen. Bovendien kunt u met de velden op het tabblad Opties de verwerking nog verder bepalen. Typ in de zoekfunctie BTW-aangifte en klik dan in de navigatiebalk op btw-aangifte Begindatum: Hier kunt u de begindatum van de periode, waarvoor u een samenvatting wilt afdrukken, invullen. Aantal periodes: Hier kunt u het aantal periodes, dat u in de lijst wilt opnemen, invullen. De lengte van de periode wordt bepaald door de lengte van de periodes in de tabel Boekhoudperiode. Logische controles uitvoeren: Plaats een vinkje in dit veld indien u de logische controles op de vakken wilt uitvoeren en het resultaat ervan wilt afdrukken. BTW posten meenemen: Hier kunt u aangeven welke BTW- posten u in de aangifte wilt opnemen: open posten, afgesloten posten of beide. Afronden op gehele getallen: Plaats een vinkje in dit veld indien u de bedragen in de lijst wilt afronden op gehele getallen. Bedragen in rapp.-valuta weergeven: Plaats een vinkje in dit veld indien u de bedragen in de lijst in de rapportagevaluta wilt weergeven. Indien het veld leeg is, worden de bedragen in de lokale valuta weergegeven. Klik op Afdrukken om de lijst af te drukken. Kies de knop Afdrukvoorbeeld indien u de lijst, voor het afdrukken, op het scherm wilt bekijken. Klik op Annuleren om het venster te sluiten (indien u de lijst op een ander tijdstip wilt afdrukken). Tabblad Btw- aangifte: Aangiftesjabloon: Hier kunt u de aangiftesjabloon, die u in de lijst wilt opnemen, invullen. Klik op de Assist Button rechts naast het veld voor een overzicht van de bestaande BTW- aangiftesjablonen. Naam: Hier kunt u de naam van de BTW- aangifte, die u in de lijst wilt opnemen, invullen. Pagina 27

28 6.6 De lijst Proefbalans Detail Voor bepaalde grootboekrekeningen wordt dit rapport gevraagd door de boekhouder (bv overlopende rekeningen) In deze lijst wordt een gedetailleerde proefbalans weergegeven voor geselecteerde grootboekrekeningen. De lijst kan worden gebruikt bij het afsluiten van een boekhoudperiode of boekjaar. Met filters bepaalt u welke rekeningen in de lijst worden opgenomen. Klik op de Assist Button rechts van het veld om extra velden op het tabblad in te voegen. Bovendien kunt u met de velden op het tabblad Opties de inhoud van de lijst nader bepalen. Indien dit rapport niet terug te vinden via de zoekfunctie Proefbalans Detail, kan u steeds de GMI helpdesk contacteren. Met filters bepaalt u welke rekeningen in de lijst worden opgenomen. Klik op de Assist Button rechts van het veld om extra velden op het tabblad in te voegen. Bovendien kunt u met de velden op het tabblad Opties de inhoud van de lijst nader bepalen. Typ in de zoekfunctie Proefbalans Detail Tabblad Opties: Nieuwe pagina per rek.: Selecteer deze optie als u elke grootboekrekening op een nieuwe pagina wilt afdrukken. Rekeningen met alleen een saldo opnemen: Hier kunt u opgeven of u grootboekrekeningen wilt opnemen die een saldo hebben maar geen mutatie in de opgegeven periode in het datumfilter. Als u dit selectievakje niet inschakelt, worden alleen de rekeningen weergegeven met een mutatie tijdens de periode. Ultimo posten voor de periode opnemen: Hier kunt u aangeven of u ultimo posten wilt opnemen. Dit is een voordeel als de lijst een heel fiscaal jaar beslaat. Ultimo posten worden weergegeven op een fictieve datum tussen de laatste dag van het ene boekjaar en de eerste dag van het volgende boekjaar. Er wordt een U weergegeven voor de datum, bijvoorbeeld U Als u dit selectievakje niet inschakelt, worden er geen ultimo posten weergegeven. Inclusief teruggeboekte posten: schakel het selectievakje in als u tegen geboekte posten in de lijst wilt opnemen. Alleen correcties afdrukken: schakel het selectievakje in als u alleen de tegen geboekte posten en de overeenkomende stornoposten in de lijst wilt weergeven. Klik op Afdrukken om de lijst af te drukken. Klik op Afdrukvoorbeeld als u de lijst vóór het afdrukken op het scherm wilt bekijken. Klik op Annuleren om het venster te sluiten als u de lijst op een ander tijdstip wilt afdrukken. Tabblad Grootboekrekening: Nr.: voer de nummers in van de grootboekrekeningen die u in de lijst wilt opnemen. Klik op het veld Filter en op de Assist Button aan de rechterzijde voor een overzicht van de bestaande rekeningnummers. Pagina 28

29 Zoeknaam: voer de zoeknamen in van de grootboekrekeningen die u in de lijst wilt opnemen. Winst en verlies/balans: hier kunt u aangeven of u WenV- of balansrekeningen in de lijst wilt opnemen. Klik op het veld Filter en op de Assist Button aan de rechterzijde om een van de twee opties te selecteren. Debet/Credit: hier kunt u opgeven of u debet bedragen, creditbedragen of beide soorten bedragen wilt opnemen in de lijst op basis van de toewijzing in de tabel. Klik op het veld Filter en op de Assist Button aan de rechterzijde om een rekeningsoort te selecteren. Datumfilter: voer de periode in waarvoor u de grootboekrekeningen wilt weergeven. Als u het veld niet invult, worden alle bedrijfsrekeningen tot de laatste boeking in de lijst weergegeven. Klik op de pijl in de linkerbenedenhoek van het venster om het resultaat van de gedefinieerde filters te bekijken. Klik op de knop Sorteren om de volgorde te bepalen waarin de rekeningen verschijnen. 6.7 De lijst Btw nummercontrole Met deze lijst kunt u controleren of BTW- registratienummers voor klanten, leveranciers en contactpersonen de juiste indeling hebben en of u hetzelfde BTW- registratienummer hebt ingevoerd voor meerdere klanten, leveranciers of contactpersonen. Typ Btw-nummercontrole in de zoekfunctie Formaatcontrole: schakel dit selectievakje in om een overzicht af te drukken van de klanten, leveranciers en contactpersonen waarvoor BTW- registratienummers niet overeenkomen met de voorgeschreven indeling voor BTW- registratienummers voor het land van herkomst. Duplicatencontrole: schakel dit selectievakje in als u de klanten, leveranciers en contactpersonen wilt afdrukken waarvoor het BTWregistratienummer is gedupliceerd voor meerdere klanten, leveranciers of contactpersonen. Klik op Afdrukken om de lijst af te drukken. Klik op Afdrukvoorbeeld als u de lijst vóór het afdrukken op het scherm wilt bekijken. Klik op Annuleren om het venster te sluiten als u de lijst op een ander tijdstip wilt afdrukken. Pagina 29

30 6.8 Lijst BTW- jaaraangifte Diskette Deze lijst kunt u gebruiken om jaarlijkse BTW- aangiftes af te drukken. Het betreft hier een aangifte op diskette met XMLbestand (NIET op papier). Indien u een jaar listing op papier wilt afdrukken, moet u de lijst BTW- jaaraangifte gebruiken. Typ in de zoekfunctie Jaaraangifte Diskette Jaar: Hier kunt u het jaartal, waarvoor u een aangifte wilt opmaken, invullen. U dient steeds vier cijfers in te voeren. Wilt u bijvoorbeeld een aangifte voor 2013 afdrukken, dan moet u hier "2013" (en niet "13") invoeren. Minimumbedrag: Hier kunt u het minimale klantensaldo, dat u in het bestand wilt opnemen, invullen. Indien het jaarsaldo van een klant kleiner is dan het minimumbedrag, worden de posten van deze klant niet in de aangifte opgenomen. Klanten opnemen uit: Hier kunt u aangeven welke klanten u in het bestand wilt opnemen: alle klanten of enkel de klanten uit een bepaald land. Indien u enkel de klanten uit een bepaald land wilt opnemen, dient u de gewenste landencode te selecteren in het tekstvak rechts van de optie Specifiek land. Klik op de Assist Button rechts naast het veld voor een overzicht van de bestaande landen. Bestandsnaam: Hier kunt u de naam van het bestand, waarin u de gegevens wilt opslaan, invullen. BELANGRIJK: De lay-out en het gebruik van dit bestand is officieel goedgekeurd door het Ministerie van Financiën. U kunt het aangemaakte bestand onmiddellijk naar de bevoegde instanties sturen. Pagina 30

31 6.9 De lijst Recon. Klant- en lev.-rek. U kunt de lijst gebruiken om te bekijken of met een bepaalde grootboekrekening het saldo op een bepaalde datum sluitend wordt gemaakt voor de bijbehorende boekingsgroep. In deze lijst worden de rekeningen weergegeven die zijn opgenomen in de reconciliatie met het grootboeksaldo en het klanten- of leverancierssaldo voor elke rekening. Op elke rekening bevindt zich een overzicht van de subtotalen uit de klanten- en leveranciersposten. Verschillen tussen het grootboeksaldo en het klanten- of leverancierssaldo worden ook weergegeven. Met filters kunt u precies bepalen welke gegevens in de lijst moeten worden opgenomen. Klik op de Assist Button rechts van het veld om extra velden op het tabblad in te voegen. Typ Recon. Klant- en lev.-rek. in de zoekfunctie Datumfilter: voer de periode in waarvoor u een reconciliatie wilt uitvoeren op de bedragen op de grootboekrekeningen. Klik op de pijl in de linkerbenedenhoek van het venster om het resultaat van de gedefinieerde filters te bekijken. Klik op Afdrukken om de lijst af te drukken. Klik op Afdrukvoorbeeld als u de lijst vóór het afdrukken op het scherm wilt bekijken. Klik op Annuleren om het venster te sluiten als u de lijst op een ander tijdstip wilt afdrukken Lijst koppeling met Accon Met deze lijst kunt u een bestand aanmaken, dat u vervolgens kunt importeren in het programma Accon om een jaarrekening op te maken. Bij de aanmaak van de diskette worden de totalen van de grootboekrekeningen voor een bepaalde periode geëxporteerd. Met behulp van filters kunt u precies bepalen welke gegevens u in de lijst wilt opnemen. Klik op het veld en vervolgens op de Assist Button rechts naast het veld om extra velden op het tabblad Grootboekrekening in te voegen. Bovendien kunt u met de velden op het tabblad Opties de verwerking nog verder bepalen. Pagina 31

32 Typ Koppeling met Accon in de zoekfunctie. Bedragen in rapp.-valuta weergeven: Plaats een vinkje in dit veld indien u de bedragen in het bestand in de rapportagevaluta wilt weergeven. Indien het veld leeg is, worden de bedragen in de lokale valuta weergegeven. Bestandsnaam: Hier kunt u de naam (inclusief station en map) van het bestand, waarin u de gegevens wilt opslaan, invullen. U kunt de Assist Edit-knop gebruiken om het juiste pad te kiezen. Datumfilter: Hier kunt u de datum of de periode, waarvoor u de gegevens wilt exporteren, invullen. Klik op Afdrukken om de lijst af te drukken. Kies de knop Afdrukvoorbeeld indien u de lijst, voor het afdrukken, op het scherm wilt bekijken. Klik op Annuleren om het venster te sluiten (indien u de lijst op een ander tijdstip wilt afdrukken) De lijst Vast activum Boekwaarde 01 Deze lijst bevat gedetailleerde informatie over aanschafkosten, afschrijving en boekwaarde voor zowel individuele activa als groepen activa. Voor elk van deze drie bedrag soorten worden de bedragen aan het eind en aan het begin van een opgegeven periode berekend, en voor de periode zelf. Typ in de zoekfunctie Boekwaarde 01. Tabblad Opties: Afschrijvingsboek: Klik op de Assist Button en selecteer het afschrijvingsboek dat moet worden opgenomen in de lijst. Begindatum: In dit veld vult u in op welke datum de lijst moet beginnen. Einddatum: In dit veld vult u in op welke datum de lijst moet eindigen. Groepstotalen: U kunt in dit veld een groepstype invullen als de vaste activa in de lijst moeten worden gegroepeerd en de groepstotalen moeten worden afgedrukt. Als u bijvoorbeeld zes VA-categorieën hebt ingesteld, selecteert u de optie VA-categorie om de groepstotalen voor elk van de zes categorieën af te drukken. Klik op de Assist Button voor een overzicht van de mogelijke opties. Als u groepstotalen niet wilt afdrukken, selecteert u de lege optie. Pagina 32

33 Per VA afdrukken: Schakel dit veld in als er per vast activum een regel moet worden afgedrukt. Incl. budget: Schakel dit veld in als u de berekende toekomstige afschrijving (en dus ook een berekende toekomstige boekwaarde) wilt opnemen in de lijst. Als u dit veld inschakelt, bevat de kolom "Afschrijving in periode" zowel geboekte afschrijvingen als afschrijvingen die zijn berekend t/m de opgegeven einddatum voor de lijst. Als u het veld niet inschakelt, bevat de kolom uitsluitend geboekte afschrijvingen. In beide gevallen betekent "geboekte afschrijvingen": de afschrijvingen die zijn geboekt in de periode tussen de begin- en einddatum. Tabblad Vast Activum: Nr.: hier kunt u de nummers opgeven van de vaste activa die u wilt opnemen in de lijst. Klik op het veld Filter en op de Assist Button aan de rechterzijde voor een overzicht van de bestaande nummers. VA-categorie: hier kunt u de VAcategorieën opgeven die u wilt opnemen in de lijst. Klik op de Assist Button in het veld Filter voor een overzicht van de bestaande categorieën. VA-subcategorie: hier kunt u de VA-categorieën opgeven die u wilt opnemen in de lijst. Klik op de Assist Button in het veld Filter voor een overzicht van de bestaande categorieën. Alleen budget: geef Ja op in het veld Filter als de lijst uitsluitend gebudgetteerde activa moet bevatten. Als u gebudgetteerde activa niet wilt opnemen in de batchverwerking, geeft u Nee op in dit veld. Klik op de pijl omhoog in de linkerbenedenhoek van het venster om het resultaat van de gedefinieerde filters te bekijken Fiche als er leveranciers zijn die op commissie werken Als u beschikt over deze add on, neem dan contact op met onze helpdesk via helpdesk@gmigroup.be Pagina 33