AirPlus Company Account. De centrale betalingsoplossing voor het management van uw zakenreizen.

Transcriptie

1 AirPlus Company Account. De centrale betalingsoplossing voor het management van uw zakenreizen. airplus. what travel payment is all about.

2 Wilt u graag: Het beheer van de kosten van uw zakenreizen verbeteren? Boekings- en afrekeningsprocessen vereenvoudigen? Overzichtelijke verzamelafrekeningen ontvangen in plaats van stapels losse facturen te moeten verwerken? Gemaakte kosten binnen uw bedrijf probleemloos toewijzen? Meer gedetailleerde informatie ontvangen zodat u de controle over uw reiskosten en uw reisbeleid kunt vergroten?

3 3 AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT. Al uw reiskosten onder controle! AirPlus Company Account: de oplossing voor het management van uw zakenreizen. Het afhandelen van zakenreizen neemt vaak veel tijd in beslag. Het organiseren van zakenreizen houdt niet op bij het boeken van vluchten, hotels, treinen of huurauto s. Het is meestal de volgende stap het verwerken en afhandelen van deze reserveringen en services - dat gemakkelijker is gezegd dan gedaan. Deze kosten moeten worden betaald, gereconcilieerd, toegewezen en tenslotte geëvalueerd. In de praktijk is het vaak zo dat het bureau van de travel manager is bezaaid met stapels losse facturen. Tegelijkertijd is het toewijzen van kosten binnen het bedrijf vaak niet duidelijk. Het ontbreken van betrouwbare gegevens maakt het een lastige taak de diverse serviceverleners te identificeren en desbetreffende kosten te verwerken. Duidelijke wensen U wilt vlieg- en treinreizen of huurauto s zo makkelijk mogelijk betalen en maar één overzichtelijke afrekening ontvangen? Inclusief alle referenties die u voor het toewijzen van de reiskosten binnen uw bedrijf nodigt hebt? Dat is allemaal geen probleem! Met de AirPlus Company Account heeft u direct controle en dit zorgt voor een efficiënt beheer van reiskosten. Alle vliegtickets en treinbiljetten, maar ook huurauto s, rekent u eenvoudig af via deze centrale betalingsoplossing. Regelmatig ontvangt u een overzicht van alle reiskosten van uw medewerkers, met als voordeel dat u slechts één enkele rekening ontvangt. Door het meegeven van referenties, die volgens uw wensen worden samengesteld, kunt u de kosten probleemloos toewijzen en alle reisgegevens analyseren. Gebruik deze rapportages voor een betere naleving van en controle op het door uw bedrijf opgestelde reisbeleid en voor verbeterde contractonderhandeling met leveranciers. Een effectieve oplossing De AirPlus Company Account bespaart uw bedrijf veel tijd en geld: het levert een centrale verzamelrekening met individuele referentiegegevens en relevante managementinformatie. De AirPlus Company Account garandeert een uitgebreide databeveiliging. Met AirPlus kunnen bedrijven en hun reizigers vertrouwen op een uitgebreide beveiliging van hun gegevens. AirPlus is een geregistreerde financiële dienstverlener, geregisteerd onder de Duitse Banking Act` (Kredietwesengesetz, KWG) en valt onder de bepalingen van de KWG en de Duitse federale instantie toezicht financiële dienstverleningsautoriteit ( Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht ). AirPlus garandeert naleving van de hoogste veiligheidsstandaards; en houdt bovendien rekening met verdere wettelijke algemene bepalingen, o.a. met die van de Duitse Rijkswet gegevensbescherming ( Bundesdatenschutzgesetz ) en de EU richtlijnen gegevensbescherming. Daarnaast met de voorschriften van de organisaties MasterCard en VISA. Voor de Company Account handelt AirPlus alle processen af binnen eigen beheer en via systemen die eigendom zijn van AirPlus. Bedrijfsgegevens van klanten, bankrekeningen, accountnummers en transactiedata worden uitsluitend gebruikt om te kunnen voldoen aan de contractueel overeengekomen verplichtingen met klanten.

4 4 AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT. Een veelzijdige product. Onze centrale betalingsoplossing doet meer dan afrekenen alleen. Met de AirPlus Company Account rekent u eenvoudig vluchten, treinreizen of huurauto s en andere reisgerelateerde kosten af. Elke reis begint met het boeken van het middel van vervoer, en AirPlus maakt het makkelijk: u deponeert eenvoudig de AirPlus Company Account bij uw reisagent, uw reisafdeling, of uw online boekingssysteem of direct bij de dienstverlener. Vervolgens boekt u uw vlucht, trein of autohuur op dezelfde wijze zoals u dit gewend bent. Alle vervoerskosten worden achteraf automatisch via uw account afgerekend, op de door u met AirPlus overeengekomen factuurdatum. U kunt uw Company Account ook gebruiken voor het boeken van de onderstaande services van uw reisagent: > > hotelreserveringen > > congressen, beurzen en meetingarrangementen > > incentive-reizen. Wereldwijde acceptatie Meer dan 250 luchtvaartmaatschappijen en talrijke andere serviceverleners (waaronder internationale reisagenten en autoverhuurbedrijven) accepteren de AirPlus Company Account volledig. Bovendien kunt u met AirPlus ook gebruik maken van Corporate Incentive Programma s - dankzij geautomatiseerde processen bijvoorbeeld bij Lufthansa, United Airlines, Swiss, Austrian Airlines en andere dienstverleners. solide betalingsoplossing die geheel kan worden aangepast aan uw behoeften. Het geeft u op elk moment een overzicht van al uw reiskosten. Optimaliseer uw processen en ontdek belangrijk besparingspotentieel met deze tools. De AirPlus Company Account levert de basis voor effectief management van uw reiskosten. Met de AirPlus Company Account kunt u reizen niet alleen boeken en afrekenen, maar uw gehele reiskostenmanagement beheren. Het belangrijkste daarbij is transparantie. Daarom kunt u met behulp van de AirPlus Business Travel portal: > > de lopende transacties bekijken > > de omzet van accounts controleren > > de omzetrapportages bekijken, gesorteerd naar bijvoorbeeld dienstverleners of transactiecoupons, voor zover u gebruik maakt van onze analysetool AirPlus Information Manager > > tegoeden, gedeeltelijke tegoeden en servicefees (transaction fees) op naam van de reiziger c.q. projectnummer of afdeling toewijzen > > de factuurgegevens downloaden. Zo heeft u steeds toegang tot de noodzakelijke informatie. U kunt deze informatie analyseren en u legt de basis voor een verbeterde onderhandelingspositie met uw leveranciers. Op maat gemaakte elektronische facturen Met AirPlus Electronic Billing ontvangt u alle gegevens in digitale vorm om deze in uw administratieve en financiële systemen te kunnen integreren. Bovendien kunt u met FlexEbill de elektronische factuurgegevens van uw AirPlus Company Account aanpassen in het door u gewenste formaat. Deze en andere gerelateerde services maakt de AirPlus Company Account een complete, flexibele en

5 Uw medewerkers zijn met de AirPlus Company Account optimaal verzekerd. Wilt u ook dat uw reizigers optimaal verzekerd zijn tijdens hun zakelijke reizen? Dat kan met de optionele reisongevallenverzekering voor reisservices, die met de AirPlus Company Account worden betaald. Zowel tijdens de vlucht, de treinreis, met de huurauto alsook gedurende het verblijf in het hotel. Ook eventuele gasten voor wie de vluchten, hotels of treinreizen via de AirPlus Company Account worden geboekt, zijn met de optionele reisongevallenverzekering meeverzekerd. Uw verzekeringsservice Boekingen via de AirPlus Company Account bieden naast uw bestaande verzekeringen automatisch een vergoeding voor ongevallen: > > bij volledige invaliditeit > > in geval van overlijden of invaliditeit > > voor de kosten van een medisch noodzakelijk en door de arts voorgeschreven repatriëring > > voor bergingskosten, kostenbijdrage bij een kuur en/of kosmetische operaties > > een dagvergoeding als men in coma 200 ligt (max. 104 weken) > > een dagvergoeding bij kidnapping 200 (max. 1 jaar) > > een dagvergoeding bij verblijf in het ziekenhuis of bij herstelverlof 50 Bij vluchten en treinreizen bent u zelfs verzekerd op de directe weg van en naar het vliegveld of het spoorwegstation onafhankelijk van het vervoermiddel. Optionele extra verzekeringen Het bedrag bij invaliditeit vindt u te laag? U wilt voor uw reizigers een dag en nacht ongevallenpreventie? Uw medewerkers verlangen een ziekteverzekering bij reizen naar het buitenland en u hebt belangstelling voor een annuleringsverzekering? In verschillende pakketten hebben wij voor u de in het Business Travel Management meest gevraagde aanvullende verzekeringen samengesteld. Zij kunnen eenvoudig per AirPlus Company Account worden uitgekozen en garanderen zo de individuele behoeften van uw account.

6 6 AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT. Met de AirPlus Company Account ontvangt u één enkele overzichtelijke afrekening. Sample Statement Daarbij kunt u kiezen tussen: > > een afzonderlijke afrekening per Company Account > > een verzamelrekening voor meerdere Company Accounts. Sample Company Accounts Payable General Street AB SAMPLE CITY THE NETHERLANDS Pos. Purchase Date Name 3 Cost Center Deze algemene statements verhogen uw flexibiliteit en liquiditeit, want u betaalt niet meer vooraf maar achteraf. En dat alles in door u gedefinieerde cycli. U ontvangt van uw reisagent uiteraard leveringsadviezen ter controle, indien u wenst van de Wiel/Marc Mr van de Wiel/Marc Mr. 123 Het AirPlus statement is verkrijgbaar in verschillende formaten. Het standaardformaat geeft u snel een overzicht van alle relevante reisgegevens, b.v.: Braber/Frans Mr. 139 > aankoop- en reisdatum > naam van de reiziger > ticketnummer / nummer vervoersbewijs > boekingsklasse > reistraject / route > reiskosten (bedrag, service fees, etc.) Braber/Frans Mr. 139 Individuele referenties Om uw reiskosten per kostenpost te kunnen toewijzen, is het mogelijk op uw AirPlus rekening tot negen bedrijfsinterne referenties te vermelden. Deze referenties kunnen bijvoorbeeld zijn: > kostenplaats > personeelsnummer > afdelingsnummer > interne referentie > projectnummer. Uw referenties worden bij elke boeking automatisch geregistreerd en volgens uw opgave op de rekening met het subtotaal vermeld. Het toewijzen van uw reiskosten kan niet gemakkelijker!

7 7 AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT. For Inquiries: Date: Page: Tel.: +31 (0) Fax: +31 (0) /1 Please note on all correspondence: Payment No.: AirPlus Company Account No.: Your VAT-Reg. No.: NL B01 Supplier Service Currency Net VAT Exchange Rate Gross 1 2 Holiday Inn USA Booking Reference No.: Room nights: 2 Check in: Check out: A.I.D.A. No.: xxxxxx1234 Fee for use abroad 1,95% USD 300,00 200,00 1,5000 3,90 Hotel de Paris Meeting / Sales Meeting Booking Reference No.: Start: End: Participant count: 10 Room nights: 1 A.I.D.A. No.: xxxxxx1235 Subtotal Cost Center , , ,90 1 Low Cost Carrier International AP OPMJWLR / Class S on FRA LGW FRA A.I.D.A. No.: xxxxxx ,00 240,00 1 ABC Car Rental GmbH & Co. KG Day count: 5 days, from: Pick up: Frankfurt Drop off: Munich A.I.D.A. No.: xxxxxx ,00 55,00 4 Subtotal Cost Center ,00 295,00 Total amount invoice: 1.498,90 Amount of payment: 1.498,90 1 Alle details Of u nu per trein of per vliegtuig reist, u vindt alle reisdetails duidelijk gerangschikt op uw rekening. Tot onze standaarddetails behoren de naam van de reiziger, de route, vertrekdatum alsmede reisagentinformatie zoals service fees en leveringsadviesnummer. 3 Referenties Naast de standaardreferenties, zoals reiziger, datum, route, prijs etc. kunt u nog andere referenties vast laten leggen. Met de informatie zoals kostenplaats, personeelsnummer, afdelingen etc. is een eenvoudige kostentoewijzing mogelijk. 4 Subtotalen Door subtotalen, b.v. per reiziger of kostenplaats, kunt u alle kostenposten steeds snel toewijzen. 2 Service fee reisagent Wij tonen u de service fee die uw reisagent in rekening brengt, uiteraard gesorteerd en gematched met de bijbehorende reistransactie.

8 Reiskosten reduceren? Tijd en moeite besparen? Neem dan contact met ons op! Als het om uw zakenreismanagement gaat, moet u er een specialist bij halen. Vertrouw daarom op de globale expertise van AirPlus en maak een afspraak met een van onze adviseurs. Wij luisteren graag naar u en komen met een passend advies. En de ervaren account managers stellen u de juiste vragen om die oplossing te kunnen aanbieden die voor uw zakenreismanagement het meest effectief is. AirPlus International Evert van de Beekstraat 22 Postbus ZN Schiphol Nederland T +31(0) F +31(0) amsterdam@airplus.com NL-NL, 01/2016 pb