Visie op besturen en toezicht houden

Transcriptie

1 Visie op besturen en toezicht houden Inleiding In dit document legt de Raad van Commissarissen en het bestuur van Stichting Stadgenoot beknopt haar visie vast op besturen en toezicht houden, zoals bedoeld in artikel 7 lid 3 van het Reglement van de Raad van Commissarissen. In dit artikel is opgenomen dat in een intern beleidsstuk de visie wordt neergelegd die de RvC heeft op het toezichthouden op de Stichting. De RvC beschrijft in de visie zijn rollen als werkgever, toezichthouder en klankbord en zijn taakuitoefening als intern toezichthouder. In dit beleidsdocument wordt de visie van het bestuur ook verankerd. Met deze visie wordt eveneens voldaan aan bepaling 1.1 van de Governancecode Woningcorporaties In deze bepaling is opgenomen dat bij de visie wordt ingegaan op de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de onderlinge wisselwerking in rollen. De raad van commissarissen beschrijft hierin zijn rollen (werkgever, toezichthouder en klankbord) en taakuitoefening als intern toezichthouder. Missie en visie van Stadgenoot Stadgenoot is een maatschappelijke organisatie, die met een maatschappelijke opdracht een volkshuisvestelijke taak uitvoert. Het realiseren van de volkshuisvestelijke doelen staat voorop, met de financiële continuïteit van de organisatie als randvoorwaarde. De doelstellingen komen tot stand in samenspraak met (toekomstige) huurders en met -voornamelijk- de gemeente Amsterdam. Stadgenoot heeft daarnaast ook intensief overleg met zorg- en welzijnsorganisaties en organisaties voor maatschappelijke opvang. De kerntaak van Stadgenoot is het huisvesten van mensen die een steuntje in de rug nodig hebben om in Amsterdam een goede woning te vinden. Dat zijn voor Stadgenoot huishoudens met een inkomen tot per jaar en mensen met een zorgvraag. Amsterdam is er voor iedereen, óók voor nieuwkomers op de woningmarkt. De Amsterdamse woningmarkt zit echter muurvast. Stadgenoot wil daar beweging in brengen. Stadgenoot is er voor mensen die permanent aangewezen zijn op een sociale-huurwoning én voor mensen die tijdelijk hulp nodig hebben en na verloop van tijd hun eigen weg kunnen vinden. Bestuursvisie Het bestuur van Stadgenoot is primair verantwoordelijk voor het besturen van Stichting Stadgenoot en het realiseren van de volkshuisvestelijke doelen. De missie en visie van Stadgenoot zijn hierbij het vertrekpunt. Het bestuur zet de strategie uit, vertaalt de strategie in beleid en formuleert daarbij de organisatiedoelen. Het bestuur is eveneens verantwoordelijk voor de uitvoering van dat beleid en de realisatie van de organisatiedoelen. Het bestuur gaat daarbij verantwoord om met het maatschappelijk vermogen van de organisatie. Het waarborgt een gezonde financiële positie zodat de continuïteit van de organisatie is verzekerd. Het bestuur gaat de dialoog aan in de stad over de strategie van Stadgenoot. Het bestuur heeft frequent contact met haar externe en interne belanghouders waaronder de (toekomstige) huurders, de gemeente, zorg- en welzijnsorganisaties, organisaties voor maatschappelijke opvang, de maatschappijraad en de ondernemingsraad. Het bestuur borgt dat Stadgenoot legitiem, integer en transparant handelt. Het bestuur opereert open, controleerbaar en toetsbaar. Het legt verantwoording af over haar handelen zowel aan haar belanghouders, de externe toezichthouders (de Autoriteit woningcorporaties en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw), als aan haar interne toezichthouder. Het bestuur handhaaft de governancestructuur, voldoet aan de bepalingen van de Governancecode woningcorporaties en leeft de principes van goed bestuur na.

2 Het toetsingskader (bijgevoegd) is voor het bestuur kaderstellend om te besturen. Het wordt gevormd door kaders die betrekking hebben op enerzijds de besturing en anderzijds op de beheersing van de organisatie. Het bestuur zorgt ervoor dat in- en externe regelgeving wordt geïmplementeerd en nageleefd (compliance). Hierbij gaat het om de wet- en regelgeving opgelegd door de overheid maar ook om de interne regels en normen die Stadgenoot zelf opstelt. Compliance maakt onderdeel uit van een groter geheel, namelijk het Integriteitsbeleid van Stadgenoot. Integriteit gaat verder dan het naleven van wetten en regelgeving. Integriteit heeft te maken met de wijze waarop Stadgenoot wordt omgegaan met mensen en middelen. Het bestuur heeft hier een voorbeeldfunctie. Het bestuur is verantwoordelijk voor het inrichten van een goed functionerende, professionele werkorganisatie, waarin de strategische opgave gerealiseerd kan worden. Als werkgever past het bestuur de beginselen van goed werkgeverschap toe. Het bestuur vervult de randvoorwaarden en biedt de faciliteiten om goed te kunnen presteren. Het bestuur schept voorwaarden voor adequaat en kritisch intern toezicht op het bestuur en de algemene gang van zaken in de stichting, door te handelen volgens deze visie en deze ook uit te dragen. Het intern toezicht bij Stadgenoot wordt uitgeoefend door de raad van commissarissen (RvC). Toezichtsvisie De commissarissen bij Stadgenoot zijn intrinsiek gemotiveerd om vanuit hun rol een bijdrage aan (sociale) volkshuisvesting in het algemeen en aan de volkshuisvesting in Amsterdam in het bijzonder. De RvC denkt vanuit zijn adviserende rol mee over de maatschappelijke en volkshuisvestelijke dilemma s waar bestuur en organisatie voor staan en over de strategische keuzes die Stadgenoot daarin moet maken. De RvC neemt verantwoordelijkheid voor de doelen en bewaakt deze. Het bestuur realiseert de doelen. De RvC staat in verbinding met de belanghouders van Stadgenoot. Naast de geregelde contacten met Huurgenoot en de twee op hun voordracht benoemde commissarissen, ontmoet de gehele RvC met regelmaat mensen van Huurgenoot tijdens de stakeholderbijeenkomst, de projectendag, etc. De bijeenkomsten van de Maatschappijraad worden door een commissaris bijgewoond. De raad verstaat zich regelmatig met het directieteam en de ondernemingsraad. Tijdens de jaarlijkse stage die de afzonderlijke leden lopen en bij andere bijeenkomsten van Stadgenoot ontmoeten de leden van de RvC tal van medewerkers. Tijdens de projectendag en als de RvC op locatie vergadert, ontmoet en spreekt de raad bewoners en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties. De RvC is competent om toezicht houden. De raad is zelfkritisch en maakt werk van de jaarlijkse zelfevaluatie. De leden van de raad houden de ontwikkelingen in het vak van toezichthouden bij en volgen actief de ontwikkelingen op de voor Stadgenoot relevante beleidsterreinen. De raad voldoet aan de wettelijke bepalingen, de Governance code woningcorporaties en de leden committeren zich aan de lidmaatschapsvereisten van de VTW. Door het afleggen van werkbezoeken is de raad op de hoogte van de problematiek bij grote investeringen en heeft voldoende kennis en ervaring in zijn midden om die investeringen te kunnen beoordelen. Na zorgvuldige beoordeling geeft de RvC pas goedkeuring aan investeringen. Daarbij kijkt de raad niet alleen en niet in de eerste plaats naar de risico s maar beoordeelt of het plan bijdraagt aan de doelen van Stadgenoot. Daarbij heeft de raad de belangen van de huurders en andere belanghebbenden op het netvlies. De raad geeft actief invulling aan zijn werkgeversfunctie. Daarbij gaat het niet alleen en niet in de eerste plaats om de beloning. Die is grotendeels genormeerd door de WNT2. De raad neemt een actieve rol als het gaat om de inrichting van de top (een- of tweehoofdig bestuur en de samenstelling van de directie). Ook geeft de raad aandacht aan de ontwikkeling en het werkplezier van de

3 bestuurder. De raad zorgt daarbij op de hoogte te zijn van het wel en wee in de top en de rest van de organisatie. De RvC beschikt over een ruim toezichtskader en een helder toetsingskader. Door de heldere en veelal meetbare criteria heeft de raad met het periodieke dashboard snel inzicht in de stand van zaken en kan waar nodig op bijsturing aandringen. De raad is op de hoogte van vigerende wetten en regels, van de governancecode en van de maatschappelijke verwachtingen. De raad stelt hoge eisen aan compliance en integriteit. De raad neemt kennis van de oordelen van de Autoriteit woningcorporaties en van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw. Indien daar aanleiding toe is, bespreekt de raad het oordeel met de bestuurder. En als er aanleiding toe is, nodigt de raad vertegenwoordigers van die organisaties in zijn vergadering uit. De externe verantwoordingsplicht ligt bij het bestuur. Deze toezichtsvisie begon met de intrinsieke motivatie van de leden van de RvC van Stadgenoot. Daarmee hangt samen dat de RvC kritisch is op ontwikkelingen van wetten en beleid van overheden waarbij de (sociale) volkshuisvesting in zijn algemeen en de doelen van Stadgenoot in het bijzonder onder druk komen. De RvC laat in die gevallen van zich horen. En bij het zoeken naar oplossingen om binnen de knellende kaders toch de doelen te realiseren, geeft de raad het bestuur om in alle openheid en liefst in overleg met de betreffende instanties, de maximale ruimte te vinden en te benutten. Bestuur en Raad van Commissarissen Stadgenoot maart 2017

4 Toezichts- en toetsingskader Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen (RvC) van Stadgenoot heeft drie rollen: toezichthouden, werkgever en adviseur. Om goed toezicht te kunnen houden, is het belangrijk dat er duidelijke regels en kaders zijn waarbinnen dit gebeurt. In dit document staan deze beschreven. Het toezichtskader omvat de (formele) regels van het toezichthouden; het bepaalt waarover besluiten worden genomen en hoe de besluitvorming moet verlopen. Het toetsingskader omvat de inhoudelijke kant van het toezichthouden om de corporatie op de juiste maatschappelijke koers te houden en de continuïteit van de organisatie te waarborgen. Toezichtskader Het toezichtskader beschrijft op hoofdlijnen het speelveld en de taken van de corporatie en omvat het geheel van spelregels die de RvC bij het uitoefenen van zijn taken volgt. Het toezichtskader bestaat uit een extern en een intern toezichtkader. Extern toezichtkader Algemene wetgeving Wet- en regelgeving van toepassing op de bedrijfsvoering, waaronder WNT, huurrecht, overlegwet, klachtenreglement Woningwet 2015 Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting Beleidsregels Waarborgfonds Sociale Woningbouw Beleidsregels Inspectie Leefomgeving en Transport, Autoriteit woningcorporaties Samenwerkingsafspraken gemeente Amsterdam Governancecode Woningcorporaties 2015 Aedescode CAO woondiensten Intern toezichtskader Statuten Stichting Stadgenoot Bestuurs- en directiereglement Reglement RvC Profielschets RvC Reglement Selectie- en Remuneratiecommissie Reglement Auditcommissie Verbindingenstatuut Treasurystatuut Investeringsstatuut Reglement Financieel Beheer en Beleid Samenwerkingsovereenkomst huurdersorganisatie Huurgenoot Organogram Stadgenoot Klokkenluidersregeling Integriteitsbeleid Gedragscode Toetsingskader Het toetsingskader is voor het bestuur kaderstellend om te besturen en voor de RvC richtinggevend om toezicht te houden. Het toetsingskader wordt gevormd door kaders die betrekking hebben op enerzijds de besturing en anderzijds op de beheersing van de organisatie. Besturingskaders De Opstelling (visiedocument) Ondernemingsplan MeerJarenPlan Begroting en Jaarplan 2017

5 Treasury Jaarplan 2016 Samenwerkingsafspraken Amsterdam Visie Stadgenoot op Maatschappelijk Vastgoed Stakeholdermanagement (inclusief overzicht stakeholders) Beheersingskader Financiële Sturing Waarderingsgrondslag Stadgenoot Implementatie nieuwe waarderingsgrondslag RJ 645 Kasstroomoverzicht Streefhuurbeleid Verkoopvijver Toekomstvisie Vastgoed Gebiedsplannen Kerndocument Huurbeleidsplan Uitgangspunten financieel beleid & continuïteit Uitgangspunten bedrijfswaarden Risicomanagement Kwaliteitszorg HR-beleid Formatieplan Bedrijfscontinuïteitsplan Stakeholders De RvC staat in verbinding met interne en externe stakeholders: klanten, partners in de stad, de overheid, collega-corporaties, huurdersorganisatie Huurgenoot, de maatschappijraad, de ondernemingsraad en medewerkers. De RvC zoekt hen actief op en brengt de input en vraagstukken van hen in, zoals onder meer: de adviezen en de jaarverslagen van Huurgenoot de adviezen en de jaarverslagen van de maatschappijraad de adviezen en de jaarverslagen van de ondernemingsraad de beoordelingen van de externe toezichthouders (Waarborgfonds Sociale Woningbouw en de Autoriteit woningcorporaties) de Woonvisie van de gemeente Amsterdam de onderzoeksresultaten van Wonen in Amsterdam (WIA), een onderzoek van de gemeentelijke dienst Wonen, Zorg en Samenleven naar de Amsterdamse woningmarkt Overige Aanvullend op bovenstaande hanteert de raad van commissarissen structureel de navolgende documenten bij de invulling van haar taken: De beoordeling van ratingbureau Standard & Poors Tertaalrapportages Stadgenoot Managementletter van de accountant Controlerapport jaarrekening van de accountant Rapportage contacten tussen bestuur en stakeholders Jaarverslagen ombudsman Stakeholderonderzoek Evaluatie verbindingen Auditplan Visitatierapport november 2016