Teamrol kwaliteiten (volgens Meredith Belbin)

Transcriptie

1 Teamrol kwaliteiten (volgens Meredith Belbin). 1

2 Inhoudsopgave: 1 Agenda Teamrollen van Belbin Teamrol Management Het teamrol model De Manager De Motor De Afmaker De Teamspeler De Toetser De Koppelaar De Uitvinder De Vormer Testbespreking Leer elkaar kennen in termen van Belbin Analyseer je team Presenteer je team Conclusies...15 Professioneel bestuur gaat over mensen Door middel van dit werkboek kun je samen met je team helder maken waar jullie kracht en zwakte zit. En naar de bijdrage van de individuele leden in het team. In onze testlounge vind je een aantal gevalideerde test die dit proces kunnen verdiepen. Want gedrag en cultuur kunnen zowel de echte kracht van je bedrijf zijn, als een wezenlijk risico. Ook is het belangrijk dat samenstelling van je team steeds past bij de belangrijkste uitdagingen. Wij wensen jullie veel inspiratie toe! Voor vragen kun je altijd contact met ons opnemen: info@nextlevel.pro.. 2

3 1 Agenda Teams zijn van te voren ingedeeld en zitten al bij de start als team bij elkaar. 14:00 Introductie 14:10 Over de teamrollen van Belbin 14:30 Bespreking testresultaten 14:40 15:10 16:00 Oefening 1 Leer elkaar kennen in termen van Belbin Oefening 2 Analyse van je team Oefening 3 Presenteer je team 16:45 Conclusies 17:00 Afsluiting Notitie:. 3

4 2 Teamrollen van Belbin A team role is a tendency to behave, contribute and interrelate with others in a particular way. Een team is niet een willekeurig stel mensen met verschillende functies, maar een groep mensen met ieder een eigen rol die voor de andere teamleden duidelijk is. Teamleden zoeken bewust bepaalde rollen op en zij functioneren optimaal in de rol die hun van nature het beste ligt. Als de mensen in een team de juiste rollen hebben, versterken ze elkaar en is de kans veel groter, dat ze goed werk leveren. Maar de verkeerde combinatie van teamrollen kan zelfs de beste mensen nog fataal worden. 2.1 Teamrol Management Teamrol management, zoals Belbin s model wordt genoemd, is gebaseerd op een aantal uitgangspunten: 1. Bijdragen aan de doelstelling De leden van een team dragen op drie manieren bij tot het bereiken van de doelstellingen van het team: - Op basis van hun professionele rol, ofwel hun deskundigheid op een bepaald vakgebied. - Op basis van hun organisatorische rol, ofwel de positie die zij bekleden en de taken en verantwoordelijkheden die zij daarmee hebben ten opzichte van anderen. - Op basis van hun persoonlijkheid of teamrol, Belbin definieert een teamrol als de kenmerkende manier waarop iemand zich gedraagt, zijn bijdrage levert en met anderen omgaat. 2. Evenwicht Elk team heeft behoefte aan een optimaal evenwicht tussen de teamrollen. Een goede taakverdeling, waarbij de taken en verantwoordelijkheden van de teamleden zoveel mogelijk overeenstemmen met hun natuurlijke teamrollen is daarbij van het grootste belang. Bij het samenstellen van teams benadrukt Belbin het belang van complementariteit. Complementaire bijdragen leiden tot betere resultaten dan concurrerende bijdragen. 3. Zwakheden Een van de belangrijkste conclusies was dat de sterke punten die elke teamrol heeft, altijd samengaan met wat Belbin toelaatbare zwakheden noemde. Deze zwakheden doen geen afbreuk aan de effectiviteit van het team omdat een goed inzicht daarin ertoe kan leiden dat ze worden opgevangen door de sterke punten van anderen. 4. Bewustwording Ieder persoon heeft twee of drie teamrollen die van nature goed bij hem passen en waarin hij zich thuis voelt. Volgens Belbin is het zaak dat mensen zich hun natuurlijke rollen bewust worden, deze ontwikkelen en productief maken in de samenwerking met anderen. Elke teamrol staat voor een karakteristiek temperament, een manier van informatie verwerken en een strategie om problemen op te lossen. Een teamrol is opgebouwd uit persoonlijkheidskenmerken, mentale vaardigheden en persoonlijke overtuigingen en wordt in de loop der jaren mede gevormd door de sociale context, en beïnvloed door levenservaringen en zelfinzicht.. 4

5 3 Het teamrol model Notitie:. 5

6 3.1 De Manager De Manager zoekt onophoudelijk naar wilsovereenkomst in de groep. Hij is de natuurlijke coördinator, die de procedure aangeeft de bedoelingen verheldert, de opvattingen inventariseert en tenslotte samenvat wat een ieder wil. Hij probeert elk teamlid aan te moedigen om bij te dragen en heeft een goede neus voor ieders sterke kant. De Manager is extrovert, positief en ruimdenkend, maar protocolvast. Hij beschikt doorgaans niet over opvallende intellectuele of creatieve talenten. Zijn kracht is veeleer dat hij deze talenten bij anderen ontdekt en het woord wil geven. Hij zoekt consensus, maar hakt zonder aarzelen de koop door als zich een meerderheid heeft afgetekend of als de tijd begint te dringen. Rol De Manager komt tot zijn recht op een plaats waar uiteenlopende belangen en kwaliteiten moeten worden samengebundeld en waar doestellingen moeten worden gecoördineerd. Ferm in procedure en gericht op besluitvorming als hij is, is de Manager een natuurlijke en voor ieder aanvaarbare leider, die het beste uit de groep haalt. Zolang hij maar vrij blijft van een eigen belang of een eigen inhoudelijke stelling inname. Dat laatste brengt hem snel in conflict met de Vormer of de Uitvinder. - Gaan jagen op besluiten; het al te sterk benadrukken van tempo en voortgang in de besluitvorming, waardoor bepaalde talenten wegvallen - Procedurele starheid; vasthouden aan het besluit is besluit, met name als nieuwe inzichten of vragen naar voren komen - Vasthouden aan een gegeven rolverdeling, ook als het interne of externe krachtenveld verandert. 3.2 De Motor De praktische figuur, de organisator, die ervoor zorgt dat besluiten worden omgezet in concrete werkzaamheden. Hij is nuchter en ordelijk, houdt van hard werken en pakt de zaken op een systematische manier en consciëntieuze manier aan. Niet praten, maar poetsen, tot het karwei is geklaard. De Motor is een efficiënte doener met een praktische geest en een vaste wil. Hij is loyaal, taai, saai en vasthoudend. Hij kan zich soms behoudend en weinig flexibel opstellen, als het praktisch nut van een nieuw plan niet meteen duidelijk is. Hij heeft behoefte aan ritme en regelmaat, aan vaste afspraken en stevige structuren en werkt daar ook voortdurend aan. Rol De Motor is sterk in het ombouwen van plannen en strategieën tot concrete taken en bezigheden. Hij ziet wat haalbaar is en wat niet. De Motor kan organiseren en implementeren en zorgt ervoor dat de zaken voor elkaar komen, ook als het om vervelende taken gaat. Managementtaken waarin de nadruk ligt op verantwoordelijk en doelmatig beheer, zijn bij de Motor in vertrouwde handen. - Te weinig flexibel zijn; met name te weinig openstaan voor plotselinge ideeën, kansen en wijzigingen in de plannen - Afbrekende kritiek uiten; prille ideeën en suggesties van anderen te snel als onpraktisch of onnut van de hand wijzen - Te snel aan de slag willen; beginnen met ordenen en regelen terwijl doelen en uitkomsten nog niet gepreciseerd zijn.. 6

7 3.3 De Afmaker De Afmaker is het teamrol talent dat zich voortdurend zorgen maakt over de dingen die mis kunnen gaan. Een sterk zintuig voor gevaar plus een grote zorg naar mensen en zaken, resulteren in een hang naar perfectie en detail. De Afmaker toetst voortdurend op zijn gevoel of alles nog klopt en deugt. Hij controleert rusteloos, als het moet tot in de puntjes, of alles in orde is. De Afmaker is degene die de kwaliteit bewaakt. Hij hanteert straffe normen en is vaak weinig toeschietelijk tegenover de Jantjes van Leiden. Zijn uiterlijke zelfbeheersing en kalmte zijn bedrieglijk. Hij is tobberig en kan moeilijk iets aan anderen overlaten. Bezorgd als hij is om zaken over het hoofd te zien maar tegelijkertijd sterk gericht op eenheid, absorbeert hij als het ware de stress die het werk meebrengt. Soms ten koste van lichamelijke ongemakken. Rol De Afmaker is van groot belang als het gaat om taken die een hoge concentratie en een grote accuratesse vereisen. Achter de schermen zorgt hij dat alles voorbereid is, volgens plan verloopt en tot in de detail wordt uitgewerkt. De Afmaker is nauwgezet en voelt aan wat urgent is. Veiligheid en kwaliteit vinden in de Afmaker een rusteloze kampioen. - Het onnodig benadrukken van details ten koste van het algemeen overzicht of de algemene richting. - Het ontmoedigen van het team door zijn sterke bekommeringen. - Intolerantie ten opzichte van mensen met een oppervlakkige houding. 3.4 De Teamspeler Is het meest gevoelige en ondersteunende lid van het team. Hij is vriendelijk van aard, meegaand en sterk gericht op het creëren van sfeer en een gevoel van gezamenlijkheid. Hij kan luisteren en moedigt anderen aan dat ook te doen. De Teamspeler zoekt naar evenwicht en harmonie en probeert met tact en diplomatie conflicten te voorkomen. Met behulp van zijn gevoelige sociale antennes en zijn communicatieve souplesse bevordert hij de teamgeest en weet hij mensen tot elkaar te brengen. Hij heeft een hekel aan conflicten en kan in kritieke momenten moeilijk een beslissing nemen. Rol De Teamspeler vervult een belangrijke integrerende rol. Hij is de specie die het team bijeen houdt. De Teamspeler streeft naar eenheid, naar een wij-gevoel en voorkomt onnodige spanningen en confrontaties. De Teamspeler is loyaal naar de groep toe. Hij zorgt ervoor dat ieder een het woord komt en borduurt op een positieve wijze op ieders ideeën voort. De Teamspeler zorgt oor gezelligheid, voor sfeer en voor een hoog groepsmoreel. - Wegduiken voor confrontaties; temeer daar hij dikwijls, als de spanning oploopt, als geen ander kan aangeven waar het knelpunt zit - Een sfeer creëren waarin te weinig serieus op zaken wordt ingegaan - Allianties aangaan; samenspannen met één groepslid (soms de underdog) tegen een ander. 7

8 3.5 De Toetser De Toetser is de bedachtzame nadenker en doordenker, wiens bijdrage ligt in objectieve, weloverwogen analyses. De Toetser wil weten waarom, wil onderzoeken en begrijpen. Hij ziet snel de zwakke plekken in een plan of argumentatie. De Toetser zoekt naar inzicht en overzicht en houdt ervan om te beschouwen, te beschrijven en te verklaren. Door zijn kritische zin lijkt de Toetser koel en afstandelijk. Hij is verstandig en voorzichtig, laat zich graag alles uitleggen. En hij legt ook zelf graag alles uit, met als gevolg dat hij er lang over kan doen voor hij een beslissing neemt. Maar al kan hij soms nauwelijks ophouden met wegen en overwegen, zijn oordeel is zelden onjuist. Rol Als het aankomt op het analyseren van problemen en op het evalueren van ideeën en suggesties, is de Toetser van grote waarde. Zijn kritische instellingen en bedachtzaamheid heeft menig team behoed voor het nemen van onjuiste en te vlotte beslissingen. Goed in het aanduiden en afwegen van de voors en tegens van een voorstel, kan de Toetser op belangrijke strategische posten belanden, vooral daar waar men zich voor de kleinste misstap moet behouden. - Overkritisch zijn; nieuwe, nog rijpere ideeën bij voorbaat diskwalificeren. - Wedijveren; in intelligent, maar in halsstarrig debat treden met andere toetsers en met uitvinders. - De besluitvorming deprimeren; steeds nieuw problemen aangeven en oplossingen veroordelen. 3.6 De Koppelaar Een koppelaar is een extraverte en innemende persoon, hartelijk, joviaal en altijd op zoek naar nieuwe informatie en interessante contactpersonen. Een nieuwsgierige verkenner, die makkelijk contacten legt en over talloze relaties lijkt te beschikken. Door zijn veelzijdige en beweeglijke belangstelling wordt hij vaak als creatief ervaren, ofschoon hij eerder een attente samenvoeger is dan een echte verzinner van ideeën. De koppelaar is gericht op brainstorming, op vernieuwing en ontwikkeling en hij houdt van improviseren. Speels, steels, positief en enthousiast, is hij een permanente bron van informatie en ideeën. Al heeft hij wel eens de neiging om dingen net zo makkelijk te laten vallen als hij ze heeft opgepikt. Met als mogelijk gevolg dat hij lang niet altijd afmaakt wat hij begint. Rol De koppelaar is sterk in het verkennen en inbrengen van ideeën en bronnen van buiten de groep. Hij kan verbindingen leggen, gebieden exploreren en onderhandelingen voeren. Door zijn pragmatisme en tegenwoordigheid van geest ontdekt hij waar de kansen liggen en hij weet ze te grijpen. Drukte en afwisseling zijn voor een koppelaar essentieel. Wordt hij onvoldoende gestimuleerd door zijn omgeving, bijvoorbeeld in een eenmansfunctie, dan raakt hij snel verveeld en ineffectief. - Overenthousiaste - Een te grote afleidbaarheid; het telkens opgaan in allerlei verleidelijke, interessante, maar voor het team irrelevante zaken - Te veel verslappen als de druk op het werk (of de prikkel van het nieuw zijn) afneemt; nonchalance met betrekking tot details of zaken die niet direct zijn hert hebben.. 8

9 3.7 De Uitvinder De Uitvinder is de vernieuwer, de verzinner. De creatieve denker, wiens ideeën en alternatieven zich onderscheiden door originaliteit en verbeeldingskracht. Hij zoekt ruimte om te kunnen fantaseren, om strategieën en scenario s voor de toekomst te ontwerpen en om telkens weer verrassende, nieuwe oplossingen voor oude problemen te vinden. De Uitvinder is introvert en eigenzinnig. Hij verkiest zijn eigen oplossingen en werkt het liefst op enige afstand van het team. Hij stopt veel energie in zijn scheppingen en verliest wel eens de realiteit uit het oog, waardoor zijn ideeën als zonderling, radicaal of onpraktisch kunnen overkomen. De Uitvinder is zeer gevoelig voor waardering en kritiek. Er is soms een aparte gebruiksaanwijzing nodig om dit talent in een team tot bloei te krijgen. Rol : Een Uitvinder kan een voortdurende bron van inspiratie zijn. Hij genereert ideeën en alternatieven en verzint mogelijke oplossingen voor complexe problemen. Hij brengt visie en dromen. Een Uitvinder is vooral van belang in de beginfase van een project of als schepper van een nieuw product. Maar ook als (intern of extern) adviseur komt hij goed tot zijn recht. Dikwijls is één Uitvinder in een team voldoende. Als er meer zijn, bestaat de kans dat alle energie opgaat in het bestrijden van elkaars denkbeelden. - Zijn capaciteiten willen tonen op teveel of zelf verzonnen terreinen; de creatieve inspanningen sluiten dan niet meer aan bij de behoeften van het team - Beledigd in de schulp kruipen als de ideeën kritisch bekeken worden - Zich afgeremd voelen om met ideeën voor de dag te komen, met name in een groep extraverte en dominante karaktertypes. 3.8 De Vormer De Vormer is een gedreven, wilskrachtig persoon, met een grote dosis nerveuze energie en een sterke drang om te presteren. Hij is vlot, impulsief en ongeduldig. De vormer daagt uit en voelt zich snel uitgedaagd. Hij geniet van strijd en woordenwisseling, maar moet wel winnen. Als het tegenzit, raakt de Vormer snel gefrustreerd, geëmotioneerd en ongedurig. De Vormer is gericht op resultaat, verbindt daar zijn ik aan en weet anderen in beweging te zetten. Hoewel hij voortdurend wordt geplaagd door twijfels over eigen kunnen, die alleen door resultaten kunnen worden weggenomen, ervaart zijn omgeving hem vaak als dwingend, stuwend en assertief. Hij is een moedige en vrijmoedige ondernemer, die ervoor zorgt dat dingen in gang worden gezet en die mensen vooral ziet in relatie tot het te bereiken doel. Rol De Vormer geeft richting en genereert actie. Omdat spanning en confrontaties hem doen opbloeien, mobiliseert hij de krachten in een team en stelt nieuwe doelen vast. Met name als het team door politieke en sociale manoeuvres in een impasse is geraakt. De Vormer is van groot belang als er wezenlijke veranderingen dienen te komen. Hij is niet bang om impopulaire maatregelen te nemen. Zijn ster rijst in een situatie waar onder grote druk en met veel risico gepresteerd moet worden. - Het platwalsen van andere teamleden, zeker als hij een gezaghebbende positie bekleedt - Wedijveren over de rol van deskundige, met name met de Uitvinder en de Toetser - Onverdraagzaamheid en zelfs arrogantie ten op zichten van mensen die zich meer op het proces en de procedures richten. 9

10 3.9 Testbespreking. 10

11 4 Leer elkaar kennen in termen van Belbin Ieder teamlid presenteert zichzelf. Geef in onderstaande matrix aan wat de teamrolkwaliteiten zijn van je teamleden. Doe dit in volgorde van hoogste kwaliteit naar laagste kwaliteit. teamlid rol 1 rol 2 rol 3 rol 4 rol 5 rol 6 rol 7 rol 8 Zet de initialen van de teamleden neer in onderstaand projectmodel bij hun belangrijkste twee teamrolkwaliteiten. Geef ook aan waar je zelf staat. Vullen jullie elkaar goed aan of is er teveel overlap? Zijn alle benodigde teamrolkwaliteiten aanwezig?. 11

12 . 12

13 5 Analyseer je team Kijk naar je team. Geef aan wat volgens Belbin de theoretische kansen en bedreigingen zijn m.b.t. jullie gecombineerde teamrolkwaliteiten. kansen bedreigingen. 13

14 6 Presenteer je team Gebruik de teamanalyse om een presentatie te maken van je team in het geval dat jullie samen een project gaan doen. Benoem in ieder geval het volgende: Wat is de belangrijkste bijdrage van iedere teamlid individueel? Wat is de kracht van jullie team als je aan een project werkt? Wat zijn de bedreigingen? Hoe ondervang je de bedreigingen? Notitie:. 14

15 7 Conclusies Notitie:. 15