Infobulletin. de jaarlijkse enquête van de fotovereniging

Transcriptie

1 de jaarlijkse enquête van de fotovereniging mede op basis van de Infobulletins: De formele aspecten van de fotovereniging Beleid en fotovereniging De verenigingsscan (2011 BNFAV, Taakgroep Bestuurlijke ondersteuning) 2011 BNFAV, Taakgroep Bestuurlijke Ondersteuning

2 Het bestuur van een vereniging zal er alles aan doen om te zorgen dat de organisatie van de vereniging goed verloopt en de programmering van de vereniging bij haar leden in de smaak valt. De leden willen inbreng hebben in de programmering en de verdere zaken die met hun vereniging te maken hebben. Daar kun je met elkaar over praten, met als nadeel dat niet iedereen zich even gemakkelijk uit in een groep. Een (jaarlijkse) enquête geeft het bestuur de mogelijkheid de waardering over het reilen en zeilen van de vereniging boven water te krijgen, opmerkingen over het afgelopen verenigingsjaar te verzamelen, ideeën voor het komende jaar te verkrijgen en te achterhalen welke leden mee willen helpen met het uitvoeren van de verenigingstaken. TIP: In de bijlage Voorbeeld enquêtes zijn een aantal voorbeeld enquêtes opgenomen (zie Documentatie). Inhoud Weet wat er leeft!...3 Waarom?...3 Het bestuur...3 De leden...3 Kritische geluiden en lof...4 De enquête...4 Mogelijke onderwerpen...4 De enquête: op papier of online?...5 De enquête opstellen...6 De uitslag...7 De resultaten gebruiken...9 Documentatie BNFAV, Taakgroep Bestuurlijke Ondersteuning vs blad 2 / 10

3 Weet wat er leeft! Waarom? Het bestuur en de leden overleggen tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) met elkaar over de verenigingszaken. Sommige leden praten dan veel, andere minder en veel leden spreken zich bijna niet uit. Als de ALV afgelopen is gaat het bestuur weer aan de slag en organiseert de verenigingsactiviteiten naar beste weten en beste kunnen. Is tijdens de ALV alles wat er bij de mensen speelt boven water gekomen? Weet het bestuur wat er goed ging? Waarschijnlijk wel. Maar weet het bestuur ook wat minder gewaardeerd is? Mogelijk niet. Mensen vertellen graag wat gewaardeerd werd, maar voelen een zekere schroom om te vertellen wat ze minder of helemaal niet waarderen. Zeker niet als ze dat moeten vertellen waar andere leden bij zijn, inclusief de organisatoren van de activiteiten die ze niet zo waardeerden. Het bestuur Het bestuur van een vereniging zal er alles aan doen om te zorgen dat gedurende het verenigingsjaar zaken soepel verlopen. Zowel de organisatie van het jaarprogramma als ook de koffievoorziening, het bijhouden van de website en het verzorgen van de verenigingsinventaris. Het bestuur wil er ook voor zorgen dat na afloop van de ALV de relatie tussen de leden en het bestuur verstevigd is en (nog steeds) prettig! Dat geeft een stevig WIJgevoel! Elk bestuur wil graag dat de leden openlijk en nadrukkelijk melden tevreden te zijn met het functioneren van haar bestuur en dat het jaarprogramma naar de zin van de leden was. Een goed bestuur wil ook graag weten wat er beter kan. Daar kan een (jaarlijkse) enquête goed bij helpen! De leden De leden weten wat de vereniging doet en wat het belangrijkste verenigingsdoel is: fotograferen. Het bestuur zal kiezen voor een programmering die op de wensen van de leden aansluit. Natuurlijk zijn er leden die een bepaalde activiteit minder waarderen of juist iets meer/anders willen dan wat er aangeboden is. Díe leden zijn heel waardevol voor een vereniging: 1) ze hebben een mening! 2) en 2) ze zorgen ervoor dat dat er regelmatig nieuwe activiteiten geïntroduceerd worden en dat andere programmaonderdelen geschrapt worden BNFAV, Taakgroep Bestuurlijke Ondersteuning vs blad 3 / 10

4 Kritische geluiden en lof Zo veel leden, zo veel meningen. Er zijn bijna altijd mensen die ergens ontevreden over zijn: over de programmering, over financiële zaken of over personen en dat ook graag uitspreken. Maar weinig mensen zijn blij met een klacht, zeker als deze terecht is. En al helemaal als deze niet direct oplosbaar is. De jaarlijkse enquête gaat er nu juist om boven water te krijgen wat er leeft binnen de vereniging: lof en kritiek! Het is goed om actief te zoeken naar lof. Niet om als persoon schouderklopjes te verzamelen, maar om vast te kunnen stellen of leden en bestuur samen op de goede weg zijn! Het bestuur doet er goed aan eventuele kritische geluiden zeer serieus te nemen en te bespreken binnen de vereniging. Waar gaat het om? 1. Het gaat er bij de jaarlijkse enquête om lof te ontvangen voor de gewaardeerde activiteiten en eventuele problemen te ontdekken. En, die eventuele problemen te benoemen, te bespreken en mogelijk op te lossen! 2. Het gaat er ook om te vernemen welke activiteiten minder gewaardeerd werden. De enquête Mogelijke onderwerpen Een enquête geeft de mogelijkheid over een groot aantal zaken informatie te krijgen. Als je alle denkbare onderwerpen aan bod laat komen, zal het een lange enquête worden en kan de response tegenvallen. Dat is niet de bedoeling. Beperk je enquête tot de zaken die echt van belang zijn en geef ruimte voor open opmerkingen zoals: Heb je verder nog iets te melden over FG De Sluiter of jouw persoonlijke interesses? Bij het samenstellen van de enquête kan uit de volgende vaste onderwerpen worden gekozen. Onderwerp De standaard programmering Nieuwe activiteiten Fototrips Techniek weet jij een goede locatie om te fotograferen? Fotobesprekingen Wedstrijden v/d/ afd. en Fotobond Foto v/d Maand Projecten, opdrachten en series Bondsmentor / spreker(s) Expositie, fotoboek, etc Aandacht voor bepaalde soort fotografie? Werkgroep m.b.t. project/opdracht? Sponsoring opstarten? Binnen/buitenland, welke bestemmingen (stad/landstreek) Interessante fotolocaties in Nederland Opname technieken Beeldbewerking Zelf foto s printen Werken met RAW-bestanden Hebben jouw foto s voldoende aandacht gehad? Ze nemen mij/mijn foto s niet seri- Vaste aandachtspunten Geef s.v.p. een rapportcijfer voor de onderstaande activiteiten in het afgelopen jaar:. Wil je meewerken aan een fotoonderwijsproject? Heb je een idee voor het komend jaar? Met welke techniek heb jij problemen? Wil JIJ een fotobespreking leiden? Heb je iets geleerd dit jaar? 2011 BNFAV, Taakgroep Bestuurlijke Ondersteuning vs blad 4 / 10

5 Onderwerp eus! Vaste aandachtspunten Organisatie van de avonden Vrijwilligers Bestuursfuncties PR zaken (Te) laat beginnen/eindigen pauze (te) lang/kort laatkomers wijzigingen in het programma koffie / thee voorziening materiaalbeheerscommissie programmacommissie website beheer koffiecommissie ledenwerving ballotage ja/nee relatie met de gemeente/musea Heb je opmerkingen over de organisatie van de avonden? Wil je volgend jaar een activiteit helpen organiseren? Wil jij toetreden tot een commissie? Wil je in het bestuur komen? We zoeken een. Zijn we bekend genoeg in onze regio? Als er aanleiding voor is, kan de enquête uitgebreid worden: Onderwerp Overige aandachtspunten Grote activiteiten Expositie? Fotoboek? Nieuwe activiteiten Fotografische interesse De sfeer op de avonden Accommodatie Contributie Festival/manifestatie/ project? Aandacht voor bepaalde soort fotografie? Werkgroep m.b.t. project/opdracht? Sponsoring opstarten? nieuwe interesses in bijv.: Architectuur, portret fotografie of stillevens? Gezelligheidsclubje? Wordt iedereen serieus genomen? Karel/Miep heeft altijd de grootste mond Opbergruimte, verlichting Verwarming - airco Parkeerplaats, bereikbaarheid Schoonmaken/opruimen, dranken Ruimte(n) voor werkgroepen Kosten bepaalde activiteit/project. Aanschaf beamer, laptop etc. Aanschaf flitsinstallatie/lichtmeter Maken/kopen presentatiebord Aanschaf neutrale verlichting Zullen we dit nog eens doen/herhalen? Wil je meewerken aan een fotoonderwijsproject? Heb je een idee voor het komend jaar? Wil jij meewerken in de sponsorgroep Fotofestival Ons Dorp? Zullen we een werkgroep Architectuur oprichten? Wil jij de trekker zijn? Hoe vind jij de sfeer op de clubavonden? Heb je opmerkingen over ons zaaltje? Wil jij meer contributie betalen om een andere zaal te kunnen huren? Ga jij de flitsmeter gebruiken als we die aanschaffen? De enquête: op papier of online? De enquête op papier Bij de meeste verenigingen zal een enquête op papier de meest handige manier van werken zijn. De enquête kan per verzonden worden of op papier, klaar om te worden ingevuld, worden uitgedeeld. In het laatste geval krijgt het bestuur waar BNFAV, Taakgroep Bestuurlijke Ondersteuning vs blad 5 / 10

6 schijnlijk de meeste reacties binnen. Een mengvorm is eveneens mogelijk: deel geprinte exemplaren uit en stuur de niet aanwezige leden de enquête per . TIP: In de Bijlage Voorbeeld enquêtes is een eenvoudige enquête opgenomen die naar behoefte is aan te passen. Gratis online enquête software Bij een grote vereniging of een afdeling van de Fotobond die een enquête onder haar leden wil houden, is een papieren enquête soms geen goede optie: de leden kunnen verspreid wonen, of alle gegevens zijn niet beschikbaar. In dat geval is een online enquête een goed alternatief. Een nadeel van de gratis enquêtes op internet is dat deze vaak voorzien zijn van reclame of van extra vragen van de aanbieder van deze enquêtemogelijkheid. Zie Documentatie. De enquête opstellen Indeling van de enquête Geef de enquête een naam, bijvoorbeeld Nieuwe ideeën voor de FG De Sluiter. Wanneer een lid de enquête gaat invullen, kan een stimulans en een vermelding wat er met de antwoorden gaat gebeuren de motivatie van het lid voeden. Nieuwe ideeën voor de FG De Sluiter Met de jaarlijkse enquête heb je de mogelijkheid het bestuur te helpen en activiteiten op te laten nemen die jou aanspreken en de club verder helpen. Je antwoorden worden niet letterlijk meegedeeld aan anderen, behalve je bereidheid mee te werken aan het programma en commissies. Ingevuld inleveren voor 23 mei in de enquêtedoos naast het koffieapparaat. Begin van de enquête: Begin met vragen die de mensen interessant vinden zodat de aandacht getrokken wordt. Bewaar vragen die moeilijk lijken of gevoelig liggen voor het laatst. Einde van de enquête: Eindig met de vraag: Heb je nog verdere ideeën voor onze club? Een strakke vorm of een open vorm? Bij de start van een jaarlijkse enquête is het handig per activiteit de mening van de leden te vragen, zie bijlage voorbeeld 1 en 2. Als deze vorm een aantal malen is gebruikt is wel duidelijk wat men waardeert en kan gekozen worden voor een andere benadering zoals voorbeeld 3 in de bijlage. De vorm die in voorbeeld 3 (in de bijlage) is gebruikt vraagt meer aandacht van de invuller, waardoor mogelijk een kleiner aantal enquête ingevuld kan worden, maar 2011 BNFAV, Taakgroep Bestuurlijke Ondersteuning vs blad 6 / 10

7 nodigt meer uit eigen ideeën mogelijk afwijkend van wat men tot moment gewend was- naar voren te brengen. De vragen De vragen en de antwoordmogelijkheden in de enquête moeten vooral eenvoudig, duidelijk en specifiek zijn. Ze moeten zo geformuleerd zijn dat je een duidelijke response krijgt van de leden. Eenvoudig taalgebruik en een begrijpelijke reactiemogelijkheid zijn van belang. FOUT: Wil je meewerken aan de expositie en ook zelf foto s daarvoor inleveren? JA NEE GOED: Wil je meewerken aan de inrichting van de expositie? JA NEE Wil je zelf ook foto s daarvoor inleveren? JA NEE Stel geen suggestieve vragen: FOUT: Denk jij ook dat er een werkgroep natuurfotografie moet komen? JA Nee GOED: Wil jij dat we een werkgroep natuurfotografie beginnen? JA Nee Wil jij deelnemen aan een werkgroep natuurfotografie? JA Nee Soorten vragen Er worden diverse vraagsoorten gebruikt in enquêtes. De meest belangrijke vragen bij een fotovereniging zijn: - de vragen waarop JA of NEE op geantwoord kan worden: Doe jij mee met - de vragen die een rapportcijfer opleveren: Geef een rapportcijfer een de Metro-opdracht. - de open vragen die naar een eigen reactie vragen: Heb je opmerkingen over? - de multiple choice vragen: Welke stedentrip kies jij uit de volgende 4 mogelijkheden? Anoniem of persoonlijk? Beide hebben voordelen: als je vrijwilligers vraagt wil je de naam van het lid weten die zich wil inzetten voor de vereniging. Als je de mening van de leden wilt weten over een gevoelig onderwerp, krijg je meer reacties als je de enquête niet op naam doet. TIP: Het is goed mogelijk een enquête te splitsen in een anoniem deel en een persoonlijk deel, door de twee delen op twee aparte vellen papier aan te bieden. TIP: Bij een anonieme enquête kunnen de ingevulde formulieren het best in een brievenbus verzameld, die niet in het zicht staat. De uitslag Als de ingevulde enquêteformulieren terugkomen, moeten deze verwerkt worden tot een bruikbare uitslag. De belangrijkste uitkomsten kunnen kort worden genoemd, maar om volledige openheid van zaken te bieden is het van belang alle uitkomsten aan de leden (liever op papier en niet mondeling) mee te delen. Beperk de informatieverstrekking aan de (mogelijk kritische) leden nooit! TIP: Er zijn vaak mensen die niet alle vragen invullen. Tel de niet ontvangen antwoorden niet mee bij de berekening van een gemiddelde! 2011 BNFAV, Taakgroep Bestuurlijke Ondersteuning vs blad 7 / 10

8 TIP: Gebruik voor het berekenen en presenteren van de uitslag bijvoorbeeld Excel. Daarmee kun je ook gemakkelijk gemiddelden berekenen. TIP: Als bij het opstellen van de enquête-uitslag direct duidelijk is met welk resultaat het bestuur niets wil of kan doen, meld dat dan en meld eveneens waarom dit het geval is. Hierdoor geeft het bestuur inzicht in haar werk. Het zal zeker niet zo zijn dat alle leden hun enquêteformulier ingevuld en op tijd inleveren. Een response van 90% komt voor, maar niet zo vaak; een response van 50% is zeker acceptabel. TIP: Het helpt de uiterste inleverdatum ruim te nemen, zodat leden die hun formulier nog niet hebben ingezonden per telefoon of per aangespoord kunnen worden alsnog in te leveren! Uitslag bepaling: de JA of NEE vragen: Tel de JA-antwoorden en bereken het percentage daarvan. Uitslag bepaling: de rapportcijfer vragen: Bereken het gemiddelde van de rapportcijfers. Bij een enkel extreem rapportcijfer kan dat cijfer eventueel niet meegenomen worden in het bepalen van het gemiddelde. Noem dat extreme cijfer wel in de uitslag! Uitslag bepaling: de open vragen: Geef alle reacties zonder een naam te noemen als lijstje bij de uitslag. Meld in de uitslag wat het bestuur wil doen met de reacties. Zorg er voor dat het bestuur van alle reacties meld wat er mee gedaan gaat worden! Uitslag bepaling: de multiple choice vragen Meld de volledige uitkomst, bijvoorbeeld: Dusseldorf : 12 Londen : 7 Barcelona : 18 Noord Italië : 19 Provence : 11 Anders : Lissabon (1x), Istanbul (3x), Zwitserland (1x). Het bestuur stelt voor twee fototrips te organiseren, naar Barcelona (stedentrip) en Noord Italië (landschap) BNFAV, Taakgroep Bestuurlijke Ondersteuning vs blad 8 / 10

9 De resultaten gebruiken De enquête is opgesteld, ingevuld en de uitslag is aan de leden aangeboden. En dan moet het niet heel stil worden. Het is de bedoeling dat de uitslag van de enquête sturend is voor het bestuur en merkbaar voor de leden. Als leden denken dat er weinig of niets gebeurt met de uitslag of het bestuur de mening van leden uiteindelijk naast zich neerlegt, zal dat tot terechte vragen van leden leiden. Het bestuur zal in dat geval bij een volgende enquête zeker onvoldoende reacties ontvangen. Het bestuur kan de enquête-uitslag gebruiken bij: de programmering, beslissingen mbt de accommodatie, de contributie, de inzet van bondsmentoren, de manier waarop fotobesprekingen plaatsvinden, etc. Wij wensen bestuur én leden veel profijt van de jaarlijkse enquête! 2011 BNFAV, Taakgroep Bestuurlijke Ondersteuning vs blad 9 / 10

10 Documentatie - bij dit infobulletin behoort: Bijlage Voorbeeld enquetes. - Website Fotobond infobulletins en infobladen Infobulletin Infobulletin formele organisatie van de fotovereniging Infobulletin fondswerving Infobulletin de verenigingsscan voor de fotovereniging Infobulletin Auteurs- en portretrecht Infoblad Activiteiten en diensten van de Fotobond Infoblad verzekeringen status 2011: in voorbereiding: Infobulletin meerjarenplan en beleidsplan Infobulletin financiën en verzekeringen Infobulletin explosieve groei en doelgroepen Infobulletin verenigingsaccommodatie Infobulletin exit interview Infobulletin introductieaanpak nieuwe leden Infoblad Wat doet de TG BO voor je? - Gratis online enquête software: BNFAV, Taakgroep Bestuurlijke Ondersteuning vs blad 10 / 10