ALL-CRM AC-Mailing Interface Handleiding

Transcriptie

1 ALL-CRM AC-Mailing Interface Handleiding Auteurs: Tim Stegink Stijn Dijkstra Datum: Versie: 2.0 Reference: , All-CRM

2 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave Document geschiedenis Disclaimer & Legal Inleiding Stappenplan Stappenplan MailChimp Stappenplan Eigen mailserver Stappenplan versturen van brieven Verzenden digitale mailings met MailChimp Maak een selectie aan Maak een campagne aan Start mailchimp Start mailchimp Log in of maak een account aan Importeer de Selectie Start een nieuwe campagne Selecteer een template, Standaard of eerder opgeslagen Design (ontwerp de nieuwsbrief/template) Uitschrijven van de verzendlijst: Preview en test Beoordeel de mailing Ga naar MailProcessing Ga naar MailChimp en klik op Send Now om de nieuwsbrief te versturen Verzenden digitale mailings met Eigen Mailserver Maak een selectie aan Maak een campagne aan Export verzending testmailing Koppelen van de links Verstuur de ing Versturen van brieven Aanmaken van een campagne Genereren van de test verzending Genereren van de "echte" verzending Templates Starten Page Editor Teksten bewerken met Page Editor Hyperlinks Templates variables / Sjabloon variabelen Acties uitzetten in SuperOffice...61 Date: V 2.0 page 2 of 65

3 2 Document geschiedenis Versie Datum Auteur Aanpassingen Tim Stegink Volledig herzien. Stijn Dijkstra Ger v. Boxtel Revisie Date: V 2.0 page 3 of 65

4 3 Disclaimer & Legal Alhoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. In dit document wordt regelmatig verwezen naar MailChimp en Mailgun. MailChimp levert een internetdienst waarmee bulk mailings kunnen worden verstuurd. Mailgun levert een soort gelijke dienst. All-CRM heeft geen enkele band of relatie met deze organisaties en is daarom ook niet verantwoordelijk voor de correcte werking van deze diensten. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. In this document will be referenced to "MailChimp" an Mailgun. "MailChimp" provides an Internet service to send bulk mailings. Mailgun does the same. All-CRM has no connection nor any relationship with these organizations and is therefore not responsible for the availability of this service. All rights reserved All-CRM. Date: V 2.0 page 4 of 65

5 4 Inleiding Het project Mailing is gestart en gemaakt om een nieuwsbrief gemakkelijk te ontwerpen en te verzenden naar een geselecteerde lijst van contactpersonen. Deze verzendlijsten kunnen zelf aangemaakt en aangepast worden (in SuperOffice). Vooraf kunnen bepaalde triggers worden ingesteld in de applicatie. Deze triggers geven aan welke actie(s) moeten worden uitgevoerd als de ontvanger van de mail op een bepaalde link klikt. Bijvoorbeeld het maken van een belafspraak. In de mailing kunnen ook links worden geplaatst naar webpagina s die meer informatie over het onderwerp bevatten. Het klikgedrag van de ontvangers kan worden opgevolgd, door de ontvanger als lid toevoegen aan een project of selectie. Technisch werkt dit als volgt: - Als de ontvanger van de nieuwsbrief op een link in de nieuwsbrief klikt, wordt de ontvanger naar een redirect pagina gestuurd. Een redirect pagina is een pagina die niet aan de persoon die op de link klikt wordt getoond. Maar ondertussen wordt de klik door de redirect pagina wel geregistreerd en worden de ingestelde acties die horen bij de klik uitgevoerd. Bij het inrichten van de link worden parameters ingesteld die het adres, CampagneID en de URL bevatten waar de ontvanger van de nieuwsbrief naar toe wordt gestuurd als hij/zij op de link klikt. - Na registratie wordt de ontvanger van de nieuwsbrief doorgestuurd naar de webpagina met de juiste informatie. Het proces via de redirect pagina levert nauwelijks vertraging op, waardoor de ontvanger dit niet merkt. Voor het versturen van de mailing kan gebruik worden gemaakt van elk programma of dienst waarmee aan de hand van een verzendlijst een bulk mailing kan worden verstuurd. Voor de door All-CRM ontwikkelde interface maakt het niet uit op welke wijze de mailing wordt verstuurd. Voor het schrijven van deze handleiding is ondermeer gebruik gemaakt van MailChimp. MailChimp is geen product van All-CRM en All-CRM is daarom ook niet verantwoordelijk voor dit product. Zoals al eerder aangegeven, kan ook gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld Mailgun (ook geen product van All-CRM) of een eigen mailserver. Des gewenst kan ook een gepersonaliseerde papieren mailing worden gemaakt. Ook deze methoden worden in deze handleiding beschreven. Mailchimp bevat een eigen editor waarmee de mailing kan worden gemaakt. Voor de andere verzendwijzen kan gebruik worden gemaakt van de in AC-Reporting aanwezige Page-editor. Date: V 2.0 page 5 of 65

6 5 Stappenplan Afhankelijk van de gekozen verzendmethode zijn de stappen die moeten worden doorlopen om tot een mailing te komen verschillend. Per verzendmethode staan hierna de te doorlopen stappen. De in AC-Reporting Studio opgenomen Page-Editor wordt in een aantal stappenplannen gebruikt. Voor de leesbaarheid is het gebruik van de Page-Editor in een apart hoofdstuk uitgelegd. 5.1 Stappenplan MailChimp Dit stappenplan is een korte samenvatting van alle stappen die moeten worden doorlopen om een campagne aan te maken en te publiceren. Het is bedoelt als reminder, een volledige handleiding met alle benodigde informatie is in de volgende hoofdstukken te vinden. 1. Maak binnen SuperOffice een (statische) selectie aan op bedrijven, contactpersonen of projecten. 2. Ga in AC-ReportingStudio naar het onderdeel Mail Processing. 2.1 Klik op Maak campagne ( Create campaign ) 2.2 Vul de gevraagde informatie in, kies als campagne type voor Mailchimp. 2.3 Klik op Bewaar ( Save ). 2.4 Klik op Vernieuw ( Refresh ). 2.5 Selecteer de zo juist aangemaakte campagne uit de lijst. Hij staat bovenaan 2.6 Geef aan of het algemene mailadres moet worden gebruikt, als het persoonlijk mailadres ontbreekt. Klik op de knop Bewaar om de keuze op te slaan. 2.7 Klik op Selecteer ontvangers ( Select members ). 2.8 Type een deel van de selectienaam in het veld achter Selectie. 2.9 Klik op het vergrootglas, en kiest de selectie uit de getoonde lijst Klik op de knop Toevoegen ( Add ) Herhaal desgewenst de stappen 2.8 t/m 2.10 om meer selecties toe te voegen Klik op de knop Export Geef het meerveld op dat meegenomen moet worden in de export, of laat het leeg Selecteer (cntrl A) en kopieer (cntrl C) de gehele lijst. 3. Start MailChimp door naar de website " te gaan. 4. Log in of maak een account aan. 5. Ga naar Lists in het hoofdmenu. 5.1 Kies Create List, en kies vervolgens weer op Create List. 5.2 Vul de gevraagde gegevens in en klik op Save 5.3 Kies Add Subscribers, en in het submenu voor Import Subscribers. 5.4 Kies Copy/Paste from file en klik dan op Next (rechts onder). 5.5 Plak de eerder gekopieerde lijst met mailadressen in het scherm, accepteer vervolgens de voorwaarden, en klik tot slot op Next. 5.6 Koppel de veldnamen aan de velden. 5.8 Klik op Next en vervolgens op Import. Date: V 2.0 page 6 of 65

7 6. Start een nieuwe campagne door op Campaigns in het hoofdmenu te klikken. 6.1 Klik op het v naast Create Campaign en klik op Regular campaign. 6.2 Koppel de zojuist aangemaakte verzendlijst door op Choose a list te klikken, en vervolgens de aangemaakte verzendlijst te selecteren. 6.2 Kies voor Entire list en klik op Next (rechts onder). 6.3 Vul de gevraagde informatie over de campagne in (alleen de tekstvelden) en klik op Next. 7. Selecteer een template, Standaard of eerder opgeslagen. 7.1 Nu wordt een scherm geopend met een aantal design voorbeelden. 7.2 Klik op de Select knop naast het gewenste ontwerp. 8. Design (ontwerp de nieuwsbrief/template). Ontwerp hier de mailing 8.1 door de bestaande template aan te passen. 8.2 Klik op een blok (paragraaf). 8.3 Nu wordt een zwarte balk boven het blok getoond, met onder andere de mogelijkheid om het blok te bewerken ( Edit ) klik hierop. 8.4 Selecteer een tekstfragment. 8.5 Klik op het symbool Link toevoegen om een link naar een webpagina te maken. 8.6 Nu wordt een popup scherm getoond, waarin de link kan worden geplakt Ga weer naar Mail Processing (onderdeel van AC-Reporting Studio ) Selecteer en kopieer de url die onderaan de pagina is gegeven Ga terug naar de nieuwsbrief in "MailChimp" Maak hyperlink door eerst de zojuist gekopieerde link in het venster onder Webaddress (url) te plakken en vervolgens na het = teken het adres van de webpagina te plaatsten, inclusief 9 Klik op Preview and Test. 9.1 Kies voor Send a test Vul uw adres in 9.7 Klik op Send test. (Let op: doe dit niet te vaak. "Mailchimp" laat het onbeperkt verzenden van testmails niet toe.) 10. Beoordeel de mailing 10.1 Open de testmail en klik op alle links die in de mail staan Kijk of ze de juiste pagina s tonen Het is van groot belang om op alle links in de testmail te klikken, omdat de Mailing interface hiermee weet welke links in de campagne worden gebruikt Klik op Next (klik NIET op Send ) 11. Ga naar Mail Processing 11.1 Klik op Vernieuw 11.2 Klik op de bovenste mailing campagne (Dit is de nieuwe "MailChimp campagne"). LET OP: de tekst Unpublished is verdwenen Klik op menuoptie Koppelingen In de lijst staan alle linkjes in de campagne Bepaal per link welke acties moeten worden ondernomen. Klik op Projectlid, Interesse, Afspraak / taak of selectie lid om de bijbehorende actie in te stellen. 12. Verzenden mailing 12.1 Als alle acties zijn ingesteld, dan kan de Mailing worden verstuurd Klik op Send Now om de nieuwsbrief te versturen Date: V 2.0 page 7 of 65

8 5.2 Stappenplan Eigen mailserver Dit stappenplan is een korte samenvatting van alle stappen die moeten worden doorlopen om een campagne aan te maken en te publiceren. Het is bedoelt als reminder, een volledige handleiding met alle benodigde informatie is in de volgende hoofdstukken te vinden. 1. Maak binnen "SuperOffice" een (statische) selectie aan op bedrijven, contactpersonen of projecten. Geadviseerd wordt om eerst een dynamische selectie te maken, en als deze goed is, om te zetten naar een statsische. 2.1 Ga naar Mail Processing, onderdeel van AC-Reporting Studio. 2.1 Maak een nieuwe campagne aan door op Maak campagne ( Create campaign ) te klikken. 2.2 Selecteer Eigen Mailserver bij Campagne Type. 2.3 Klik op Bewaar ( Save ). 2.4 Klik op de knop Vernieuw, en selecteer de zojuist aangemaakte campagne. Deze staat bovenaan de lijst. 2.5 Ga na hoofdmenu Algemeen. (Dit wordt normaal automatisch geselecteerd). 2.6 Selecteer de gewenste template. De templates worden gemaakt in de Page Editor een onderdeel van AC-Reporting Studio. 2.7 Geef aan of het algemene mailadres moet worden gebruikt als er geen persoonlijk adres bekend is. 2.8 Klik op Bewaar ( Save ). 2.9 Selecteer de zojuist opgeslagen campagne (opnieuw) Ga dan naar menu onderdeel Selecteer Ontvangers Type in het veld achter Selectie een deel van de naam van de in stap 1 aangemaakte selectie selectie Klik op het vergrootglas, en selecteer daarna de betreffende selectie uit de lijst Na het toevoegen wordt een overzicht getoond van het resultaat van de import Herhaal desgewenst stap Klik op Export om starten met het versturen van de testmail 3.1 Vul achter Verstuur alles naar: een adres in dat door de organisatie zelf wordt gebruikt, en kan worden bekeken. 3.2 LET OP: DE VOLGENDE STAP KAN NIET ONGEDAAN WORDEN GEMAAKT! 3.3 Klik op Go! om de mailing naar het opgegeven adres te sturen. 3.4 Na ongeveer 30 seconden wordt de mail bezorgd. 4. Koppelen van de links 4.1 Klik op alle linkjes in de testmail, hierdoor weet MailProcessing welke koppelingen in de ing aanwezig zijn. 4.2 Klik in de menubalk bovenaan het scherm op Koppelingen 4.3 Selecteer een van de links achter Select url en geef per link aan welke activiteiten moeten worden uitgevoerd indien de ontvanger van de op de betreffende link klikt. Dit kan door de acties te definiëren, onder Projectlid, Interesses, Afspraak / taak en Selectie lid. Date: V 2.0 page 8 of 65

9 5. Verstuur de "echte" " ing". 5.1 Klik in de menubalk boven in het scherm op Selecteer ontvangers. 5.2 Klik op de knop Export. 5.3 Vul eventueel het afzender adres in, of neem het standaard adres over. 5.4 Laat Verstuur alles naar: leeg 5.5 Geef aan of deze mailing zichtbaar moet worden gemaakt bij de organisaties 5.6 LET OP: DE VOLGENDE STAP KAN NIET ONGEDAAN WORDEN GEMAAKT! 5.7 Klik op de knop GO! Om de mailing te versturen. 5.8 Na enige tijd komt de melding dat de mailing is verstuurd. Feitelijk is de mailing klaar gezet voor verzenden en zal elke 30 seconden een mailtje van de mailing worden verstuurd. Date: V 2.0 page 9 of 65

10 5.3 Stappenplan versturen van brieven Dit stappenplan is een korte samenvatting van alle stappen die moeten worden doorlopen om een campagne aan te maken en te publiceren. Het is bedoelt als reminder, een volledige handleiding met alle benodigde informatie is in de volgende hoofdstukken te vinden. 1. Ga naar Mail Processing, onderdeel van AC-Reporting Studio. 1.1 Maak een nieuwe campagne aan door op Maak campagne ( Create campaign ) te klikken. 1.2 Selecteer Brief ( Letter ) bij Campagne Type. 1.3 Klik op Bewaar ( Save ). 1.4 Klik op de knop Vernieuw, en selecteer de zojuist aangemaakte campagne. Deze staat bovenaan de lijst. 1.5 Ga na hoofdmenu Algemeen. (Dit wordt normaal automatisch geselecteerd). 1.6 Selecteer de gewenste template. De templates worden gemaakt in de Page Editor een onderdeel van AC-Reporting Studio. 1.7 Klik op Bewaar ( Save ). 1.8 Selecteer de zojuist opgeslagen campagne (opnieuw). 1.9 Ga dan naar menu onderdeel Selecteer Ontvangers Maak in SuperOffice een (statische) selectie gebaseerd op Organisaties, Contactpersonen of op Projecten Type in het veld achter Selectie een deel van de naam van de selectie Klik op het vergrootglas, en selecteer daarna de betreffende selectie uit de lijst Na het toevoegen wordt een overzicht getoond van het resultaat van de import Herhaal desgewenst stap Klik op Export om starten met het genereren van de mailing. 2.1 Vul achter Verstuur alles naar: een adres in dat door de organisatie zelf wordt gebruikt, en kan worden bekeken. 2.2 Plaats een vinkje achter Plaats een vinkje als dit een test is, om aan te geven dat dit een test is. 2.3 Klik op Go! om de mail met daarin een pdf naar het opgegeven adres te sturen. 2.4 Na ongeveer 30 seconden wordt de mail bezorgd. 3. Verstuur de Mailing. 3.1 Klik in de menubalk boven in het scherm op Selecteer ontvangers. 3.2 Klik op de knop Export. 3.3 Vul achter Verstuur alles naar: een adres in dat door de organisatie zelf wordt gebruikt, en kan worden bekeken. 3.4 Laat Plaats een vinkje als dit een test is: leeg 3.5 Geef aan of deze mailing zichtbaar moet worden gemaakt bij de organisaties 3.6 LET OP: DE VOLGENDE STAP KAN NIET ONGEDAAN WORDEN GEMAAKT! 3.7 Klik op de knop GO! Om de mailing te versturen. 3.8 Na enige tijd komt de melding dat de mailing is verstuurd. Feitelijk is de mailing klaar gezet voor verwerking. Na enige tijd wordt de mail met daarin de PDF bezorgd. 3.9 Print de PDF af en verstuur de mailing via de post. Date: V 2.0 page 10 of 65

11 6 Verzenden digitale mailings met MailChimp In dit hoofdstuk wordt het stappenplan, zoals beschreven in het vorige hoofdstuk, nader uitgewerkt. Hierbij is dezelfde nummering aangehouden als in het stappenplan 1. Maak een selectie aan Open "SuperOffice" en maak een (of meerdere) selectie(s) aan. Deze moet aan de volgende voorwaarden voldoen: - De selectie moet gebaseerd zijn op: - Companies / contact (Bedrijven / contactpersonen) of - "Projecten" - De selectie moet van het type Static (Statisch) zijn - De selectie moet Visible for all (voor iedereen zichtbaar) zijn. Het ontwerpen van een dynamische selectie is veel gemakkelijker en intuïtiever dan het ontwerpen van een statische. Omdat een dynamische selectie eenvoudig kan worden omgezet naar een statische, is het handiger om eerst een dynamische selectie te maken. De aanmaak van de selectie wordt in deze handleiding verder niet uitgewerkt. Zie hiervoor de "SuperOffice" documentatie. Date: V 2.0 page 11 of 65

12 2. Maak een campagne aan 2.1 Aanmaken campagne Ga naar AC-ReportingStudio Selecteer in deze webapplicatie het onderdeel MailProcessing door op de betreffende knop te klikken in het hoofdmenu. Hierdoor wordt de webapplicatie MailProcessing geopend. Hierna is een voorbeeld van de applicatie weergegeven. Date: V 2.0 page 12 of 65

13 2.1 Invullen gevraagde informatie Klik in MailProcessing op de knop Create Campaign ( Maak campagne ) en vul, in het hierdoor geopende scherm, de gevraagde gegevens in. Alleen de witte invulvelden kunnen worden ingevuld, zie voorbeeld hierna. Zorg ervoor dat de Campagne van het type MailChimp is. Dit kan later niet meer worden aangepast! Klik na het invoeren van de gegevens op de knop Bewaar. Klik hierna op de knop Vernieuw Deze bevind zich geheel links onder de lijst met campagnes. Selecteer daarna de zojuist aangemaakte campagne. Hiermee komt de campagne beschikbaar voor de andere onderdelen van de applicatie. Date: V 2.0 page 13 of 65

14 2.3 Persoonlijk adres niet bekend. Soms is wel een bedrijfs adres bekend, maar niet het persoonlijke adres. Het is mogelijk om het bedrijfs- adres te gebruiken binnen MailProcessing. Dit wordt opgegeven in het algemene gedeelte van de applicatie. Klik op Algemeen in de menubalk boven de applicatie. Nu wordt het onderstaande scherm getoond: Het plaatsen van het vinkje voor Gebruik Organisatie . heeft de volgende tot gevolg: - Indien het persoonlijk adres bekend is, wordt dit gebruikt. - Indien alleen een adres van de organisatie bekend is, dan wordt dit gebruikt. Zijn er meer geadresseerden binnen 1 organisatie zonder eigen adres dan zal de mail slechts naar 1 contactpersoon worden verzonden. Wordt het vinkje niet geplaatst, dan zullen contactpersonen zonder persoonlijk mailadres de mailing niet ontvangen. Date: V 2.0 page 14 of 65

15 2.7 Select members (Selecteer ontvangers) De gegevens van de beoogde ontvangers van de mailing worden via selecties uit "SuperOffice" overgehaald. Type hiertoe (een deel van) de selectienaam in, in het veld achter Selectie: Klik vervolgens op het vergrootglas, waardoor alle statische selecties worden opgehaald die voldoen aan de opgegeven naam. Selecteer de gewenste Selectie door op de betreffende naam te klikken Voeg de leden uit de selectie vervolgens toe, door op de knop Toevoegen te klikken Er kunnen meerdere selecties worden gecombineerd. Dit kan door steeds een volgende selectie te selecteren en toe te voegen. Date: V 2.0 page 15 of 65

16 2.12 Export Klik op de knop "Export" om de lijst in een formaat te zetten dat gemakkelijk kan worden overgezet naar "MailChmp". Door op deze knop te klikken wordt een Popup scherm geopend waarin een meerveld kan worden opgegeven dat ook moet worden geëxporteerd. Dit kan bijvoorbeeld het initialen veld zijn. Het opgeven van een meerveld is overigens niet verplicht. Zie onderstaande voorbeeld. Kopieer de aangepaste lijst door eerst alle items te selecteren (cntrl A) en vervolgens op de rechtermuisknop te klikken, en uit het submenu voor kopiëren te kiezen, zie onderstaande voorbeeld. (Of cntrl C.) Date: V 2.0 page 16 of 65

17 3. Start mailchimp Start MailChimp door naar de betreffende website te gaan: 4. Log in of maak een account aan. Maak eerst een account aan bij MailChimp of log in op een bestaand account. Date: V 2.0 page 17 of 65

18 5. Importeer de Selectie 5.1 Klik in het MailChimp hoofdmenu op de optie Lists zie afbeelding hierna: 5.2 Aanmaken lijst Klik in Mailchimp op Create List. Nu wordt een deel van het scherm uitgeklapt. In dit uitgeklapte deel is een nieuwe knop Create Llist zichtbaar. Klik ook op deze knop. Kies Create List om een nieuwe lijst aan te maken lijst, en kies weer Create List Date: V 2.0 page 18 of 65

19 5.3 Vul de gevraagde gegevens de gevraagde gegevens in en klik op Save, het is niet nodig om notifications aan te vinken. 5.4 Kies Add Subscribers, en in het submenu voor Import Subscribers. Date: V 2.0 page 19 of 65

20 5.5 Kies Copy/Paste from file en klik dan op Next 5.6 Plak de eerder gekopieerde lijst met mailadressen in het scherm, accepteer dan de voorwaarden door een vinkje te plaatsen, en klik vervolgens op Next. 5.7 Koppel de veldnamen aan de velden. Kies uit de lijst de omschrijving die past bij de gegevens in de betreffende kolom en klik op de knop Save >. Na het klikken kan de omschrijving uit de volgende kolom worden geselecteerd enz. Dit zijn de juiste column names: - address - First Name - Last Name - New column name -> Aanhef - New column name -> Initialen of iets dergelijks (Optioneel) Date: V 2.0 page 20 of 65

21 5.8 Importeren starten Klik op Next, nu wordt de onderstaande samenvatting getoond. en klik op Import om de lijst definitief toe te voegen aan "MailChimp". Date: V 2.0 page 21 of 65

22 6. Start een nieuwe campagne 6.1 Klik op Campagnes in het hoofdscherm. Klik in het hoofdscherm van MailChimp op de menuoptie Campaigns. Nu wordt een nieuw scherm geopend. Klik in dit scherm op de pijl naast de knop Create Campaign zoals hierna is weergegeven: Selecteer tot slot Regular campaign als campagne type.hierdoor wordt een nieuw scherm geopend. 6.2 Koppel de verzendlijst In het nieuwe scherm wordt gevraagd naar wie de campagne moet worden verzonden. Klik op de knop Choose a list en kies de zojuist aangemaakte lijst, zoals hierna aangegeven. Door de gewenste lijst te selecteren wordt een nieuw scherm geopend. Hierin kan worden aangegeven welk deel van de lijst moet worden gebruikt. Selecteer de optie Entire list en klik daarna op Next. Date: V 2.0 page 22 of 65

23 6.2 Vul de Campaign Info Door op Next te klikken wordt een nieuw scherm geopend. In dit scherm wordt algemene informatie met betrekking tot de nieuwe campagne gevraagd. Vul de gevraagde informatie in. In het scherm staan ook een aantal optionele instellingen, die doormiddel van het plaatsen van een vinkje kunnen worden aan of uit gezet. Deze instellingen zijn niet relevant. (Laat ze voor zo ver mogelijk uit staan.) Date: V 2.0 page 23 of 65

24 7. Selecteer een template, Standaard of eerder opgeslagen 7.1 Design voorbeelden "Mailchimp" kent een groot aantal standaard templates, daarnaast is het mogelijk om zelf templates aan te maken. Selecteer een van de beschikbare templates. Hierna is een voorbeeld dit scherm gegeven: Klik op de knop select naast het voorbeeld om een van de templates te selecteren voor de campagne. Date: V 2.0 page 24 of 65

25 8. Design (ontwerp de nieuwsbrief/template) Hier kan de nieuwsbrief worden ontworpen en/of aangepast worden met veel verschillende keuzes in design mogelijkheden. In deze handleiding wordt kort aangegeven op welke wijze links kunnen worden toegevoegd omdat dit aspect relevant is voor MailProcessing. Voor een diepgaande handleiding in het gebruik van MailChimp wordt naar de website van MailChimp verwezen. 8.1 Tracking links toevoegen Aan tracking links kunnen acties in "SuperOffice" worden gekoppeld. Het aanmaken van deze links wordt in de paragraven hierna in een aantal stappen beschreven omdat dit afwijkt van de standaard werkwijze binnen MailChimp. Date: V 2.0 page 25 of 65

26 8.2 Selecteer een paragraaf Selecteer een paragraaf in de nieuwsbrief, door op het betreffende blok te klikken. 8.3 Bewerken Hierdoor verschijnt de zware balk met opties boven / op het betreffende blok in de template. Klik vervolgens op het potloodje om het blok te bewerken. Date: V 2.0 page 26 of 65

27 8.4 Selecteer tekstfragment Selecteer het tekstfragment dat de trekkinglink omschrijft / moet worden. En klik vervolgens op het link symbool zoals hierna is aangegeven: 8.6 Klik op Link symbool Door op het link symbool te klikken wordt een popup scherm geopend. Hierin kan de link worden opgegeven. Het scherm is hierna weergegeven: Date: V 2.0 page 27 of 65

28 Het Web Address (URL) moet op een speciale wijze worden opgebouwd. Hierna is aangegeven hoe de url moet worden samengesteld. a. Ga naar MailProcessing. Onderaan de pagina staat een tekstregel, zoals hierna is weergegeven: Voor het gebruik van "tracking links" is het kopiëren van de link in de tekstbox voldoende. Indien gewenst is om de ontvanger van de nieuwsbrief ook te blijven volgen buiten de nieuwsbrief om, dan dient het vinkje achter Gebruik web volg-systeem te worden aangevinkt. (Hierdoor zal de link in de tekstbox wijzigen). b. Selecteer de inhoud van de gehele tekstregel en kopieer deze. c. Plak het gekopieerde in Mailchimp, zoals hierna aangegeven, Pas dit niet aan. Date: V 2.0 page 28 of 65

29 d. Type achter de plek aangeduid met de pijl de URL die moet worden getoond indien de ontvanger van de mail op de link klikt. Bijvoorbeeld Let er bij het invoeren van de link op dat deze wordt voorafgegaan door of Date: V 2.0 page 29 of 65

30 8.1 Uitschrijven van de verzendlijst: Het is een mogelijkheid om een unsubscribe button te maken in Mailchimp zonder dat Mailchimp zijn eigen footer (met uitschrijf functie) eronder zet. Volg de volgende stappen: - Klik op de footer van de nieuwsbrief en zet streepjes (underscores) tussen Unsubscribe en from this list, dus Unsubscribe from this list zoals hierna is weergegeven: - Haal vervolgens de overige letters van Unsubscribe from this list weg zodat alleen de streepjes alleen zichtbaar zijn. - Zorg dat de boven de commands hieronder staan * IF:REWARDS * * HTML:REWARDS * * END:IF *. Date: V 2.0 page 30 of 65

31 - Typ vervolgens opnieuw Unsubscribe from this list en maak daar een hyperlink in aan. Plak in die hyperlink de gewenste unsubscribe link. Date: V 2.0 page 31 of 65

32 9. Preview en test Klik in MailChimp op Preview and Test. Nu wordt het onderstaande scherm weergegeven: Klik op Send a test om de mail daadwerkelijk te versturen. Nu wordt een nieuw popup scherm geopend zoals hierna weergegeven Vul hierin het mailadres waarna de mail moet worden verstuurd en klik op de knop Send Test om de mail daadwerkelijk te laten versturen. Let op: Er zit een limiet aan het aantal testmails dat kan worden verstuurt! Date: V 2.0 page 32 of 65

33 10. Beoordeel de mailing 10.1 Open de testmail en boordeel deze. Om de links te testen op correcte werking, moeten ze allemaal worden aangeklikt. Hiermee worden de links tegelijkertijd geregistreerd in Mailprocessing en kunnen later acties aan de links worden gekoppeld Ontwerp klaar. Als alle links goed werken en de nieuwsbrief er goed uitziet, kan het ontwerpproces worden afgesloten. Klik daarom op Next zodat het bewerken van de nieuwsbrief wordt afgesloten. Nu wordt onderstaande scherm getoond: Als alles goed is, dan staan er alleen vinkjes en kan op Send worden geklikt. In het voorbeeld is er nog een fout, Default text content. Date: V 2.0 page 33 of 65

34 Dit kan als volgt worden opgelost. a. Klik op Resolve b. Klik op de tekst bovenaan de template, zoals hierna is aangegeven: c. Verwijder, of pas de omcirkelde tekst, zoals hierna aangegeven aan d. Sla alles op (Klik op de knop Save en Close ), en klik opnieuw op next rechts onder. Date: V 2.0 page 34 of 65

35 LET OP: VERSTUUR DE MAILING NOG NIET! Date: V 2.0 page 35 of 65

36 11. Ga naar MailProcessing 11.1 MailProcessing Ga naar het onderdeel Mailprocessing van AC-ReportingStudio. Klik op de knop Vernieuw 11.2 Selecteer campagne Selecteer de eerder aangemaakte campagne uit de lijst. Deze staat (waarschijnlijk) bovenaan. De tekst Unpublished is als het goed is uit de naam verdwenen Klik op onderdeel Koppelingen in de menubalk bovenin het scherm Selecteer een van de linkjes / koppelingen uit de lijst Selecteer de links uit de lijst zoals hieronder is aangegeven, en maak de gewenste acties per link aan. De acties kunnen zijn: - Projectlid aanmaken of verwijderen - interesse (ook uitschrijven van nieuwsbrieven) aanmaken of verwijderen - Afspraak / taak aanmaken - Selectie lid aanmaken of verwijderen De actie wordt geactiveerd door alle gegevens in het getoonde scherm dat hoort bij de actie in te vullen. De "link" "On.Send" is een speciale link, in de zin dat de acties die onder deze link zijn gespecificeerd worden uitgevoerd op het moment dat de ing wordt verzonden of de documenten worden gegenereerd. Date: V 2.0 page 36 of 65

37 12. Ga naar MailChimp en klik op Send Now om de nieuwsbrief te versturen Nadat alle koppelingen en acties zijn ingesteld kan de mailing worden verstuurd. Ga daarvoor naar Mailchimp en klik op de knop Send Now. Date: V 2.0 page 37 of 65

38 7 Verzenden digitale mailings met Eigen Mailserver In dit hoofdstuk wordt het stappenplan, zoals beschreven in het betreffende hoofdstuk, nader uitgewerkt. Hierbij is dezelfde nummering aangehouden als in het stappenplan. Omdat het gebruik van MailGun, feitelijk op een enkele instelling na, overeenkomt met het gebruik van een eigen mailserver, is dit deel van de handleiding ook van toepassing op MailGun. 1. Maak een selectie aan Open SuperOffice en maak een (of meerdere) selectie(s) aan. Deze moet aan de volgende voorwaarden voldoen: - De selectie moet gebaseerd zijn op: - Companies / contact (Bedrijven / contactpersonen) of - Pprojecten - De selectie moet van het type Static (Statisch) zijn - De selectie moet Visible for all (voor iedereen zichtbaar) zijn. Het ontwerpen van een dynamische selectie is veel gemakkelijker en intuïtiever dan het ontwerpen van een statische. Omdat een dynamische selectie eenvoudig kan worden omgezet naar een statische, is het handiger om eerst een dynamische selectie te maken. De aanmaak van de selectie wordt in deze handleiding verder niet uitgewerkt. Zie hiervoor de "SuperOffice" documentatie. Date: V 2.0 page 38 of 65

39 2. Maak een campagne aan 2.1 Aanmaken campagne Ga naar AC-ReportingStudio Selecteer in deze webapplicatie het onderdeel MailProcessing door op de betreffende knop te klikken in het hoofdmenu. Hierdoor wordt de webapplicatie MailProcessing geopend. Hierna is een voorbeeld van de applicatie weergegeven. Date: V 2.0 page 39 of 65

40 2.1 Invullen gevraagde informatie Klik in MailProcessing op de knop Create Campaign ( Maak campagne ) en vul, in het hierdoor geopende scherm, de gevraagde gegevens in. Alleen de witte invulvelden kunnen worden ingevuld, zie voorbeeld hierna. Zorg ervoor dat de Campagne van het type Eigen Mailserver is. Dit kan later niet meer worden aangepast! Klik na het invoeren van de gegevens op de knop Bewaar. Klik hierna op de knop Vernieuw links onder in het scherm onder de lijst met aanwezige campagnes. Selecteer daarna de zojuist aangemaakte campagne. Hiermee komt de campagne beschikbaar voor de andere onderdelen van de applicatie. Date: V 2.0 page 40 of 65

41 2.6 Selecteer de te gebruiken template. De template bevat de nieuwsbrief die verstuurt moet gaan worden. De template kan in de PageEditor, onderdeel van AC-Reporting Studio worden ontworpen. Een beschrijving van de mogelijkheden van PagEditor is in een van de volgende hoofdstukken gegeven. Daarnaast is het mogelijk om een andere (HTML-) editor te gebruiken, bijvoorbeeld de editor in "MailChimp". De template moet worden gekoppeld aan de Mail campagne. Deze koppeling wordt in het algemene scherm gelegd, in de keuzelijst achter Template, zie onderstaande voorbeeld: Date: V 2.0 page 41 of 65

42 2.7 Persoonlijk adres niet bekend. Soms is wel een bedrijfs adres bekend, maar niet het persoonlijke adres. Het is mogelijk om het bedrijfs- adres te gebruiken binnen MailProcessing. Dit wordt opgegeven in het algemene gedeelte van de applicatie. Klik op Algemeen in de menubalk boven de applicatie. Nu wordt het onderstaande scherm getoond: Het plaatsen van het vinkje voor Gebruik Organisatie . heeft de volgende tot gevolg: - Indien het persoonlijk adres bekend is, wordt dit gebruikt. - Indien alleen een adres van de organisatie bekend is, dan wordt dit gebruikt. Indien er meerdere personen binnen een organisatie geen eigen mail adres hebben, zal de mailing slechts naar 1 contactpersoon worden verstuurd. Wordt het vinkje niet geplaatst, dan zullen contactpersonen zonder persoonlijk mailadres de mailing niet ontvangen. 2.8 Bewaar de campagne. Klik op de knop Bewaar ( Save ) om de wijzigingen op te slaan. Selecteer de betreffende campagne daarna opnieuw uit de lijst om de wijzigingen in de gehele applicatie beschikbaar te hebben. Date: V 2.0 page 42 of 65

43 2.10 Select members (Selecteer ontvangers) De gegevens van de beoogde ontvangers van de mailing kunnen uit "SuperOffice" worden gehaald door middel van (statische) selecties. Type hiertoe (een deel van) de selectienaam in het veld achter Selectie: Klik vervolgens op het vergrootglas, waardoor alle statische selecties worden opgehaald die voldoen aan de opgegeven naam. Selecteer de gewenste Selectie door op de betreffende naam te klikken Voeg de leden uit de selectie vervolgens toe, door op de knop Toevoegen te klikken Er kunnen meerdere selecties worden gecombineerd. Doe dit door een volgende selectie te selecteren en toe te voegen. Date: V 2.0 page 43 of 65

44 3. Export verzending testmailing De knop Export dekt hier niet helemaal de lading. Door op de knop Export te klikken wordt het proces van (Test) Mail verzenden gestart. Afhankelijk van de instellingen die worden opgegeven in het popup scherm dat wordt getoond nadat op de knop Export is geklikt, wordt of een testmail verstuurd, of wordt de mailing definitief verstuurd. Zie hiervoor de instructie onder de afbeelding! Door op deze knop te klikken wordt een Popup scherm geopend, zie onderstaande voorbeeld. Vul voor het verzenden van de testmails een mailadres dat beheerd wordt door een van de medewerkers van uw eigen organisatie. Naar dit mail adres zullen maximaal 10 s worden verstuurd. Laat het vinkje voor Zichtbaar maken bij organisaties, leeg. Dit vinkje zorgt ervoor dat een voltooide taak voor bij de aangeschreven bedrijven wordt aangemaakt. Dit is bij een test niet nodig. Pas op, controleer de ingevulde gegevens zorgvuldig, voordat op de knop Go! wordt geklikt. Het verzenden van de mailing kan niet worden gestopt. Door op de knop Go! te klikken wordt de voorbereiding voor het verzenden van de mailing gestart. Deze voorbereiding zal enkele minuten in beslag nemen. Daarna zullen de s via een achtergrond proces naar de geadresseerden worden gestuurd. Elke 30 seconden wordt een mail verstuurd. Dit proces kan niet worden gestopt! Date: V 2.0 page 44 of 65

45 4. Koppelen van de links 4.1 Open de verzonden en klik op alle in de mailing aanwezige linkjes. Door op de linkjes te klikken worden de koppelingen zichtbaar in "Mailprocessing". 4.2 Klik in de menubalk bovenaan het scherm op "Koppelingen". 4.3 Selecteer een van de linkjes / koppelingen uit de lijst Selecteer de links uit de lijst zoals hieronder is aangegeven, en maak de gewenste acties per link aan. De acties kunnen zijn: - Projectlid aanmaken of verwijderen - interesse (ook uitschrijven) aanmaken of verwijderen - Afspraak / taak aanmaken - Selectie lid aanmaken of verwijderen Meerdere acties voor een url zijn mogelijk. Het aanmaken van de acties is in een van de volgende hoofdstukken nader uitgewerkt. Date: V 2.0 page 45 of 65

46 5. Verstuur de ing 5.1 Klik in de menubalk boven in het scherm op "Selecteer ontvangers". 5.2 Klik op de knop "Export" zoals hierna weergegeven. 5.3 Nu wordt een popup scherm getoond, waarin een aantal instellingen mogelijk zijn. Het mailadres dat wordt ingevuld achter "Verstuur namens" wordt gebruikt voor het beantwoorden van de verzonden mails. Dit moet een geldig mail adres zijn, dat binnen de organisatie wordt gebruikt. 5.4 Voor het definitief verzenden van de mailing, dient het veld achter "Verstuur alles naar:" leeg blijven. 5.5 Plaats het vinkje voor "Zichtbaar maken bij organisaties" indien deze mailing zichtbaar moet zijn op de betreffende organisatie kaart. 5.7 Klik op de knop "GO!" om het verzenden van de mailing te starten. LET OP: Dit kan niet worden gestopt. 5.8 Na enige tijd zal een melding worden getoond dat de mailing is verstuurd. Op het moment dat deze melding wordt getoond, zijn een aantal opdrachten in het systeem geplaatst, die aangeven welke mailtjes moeten worden gestuurd. Het feitelijke versturen, wordt daarna gestart. Date: V 2.0 page 46 of 65

47 8 Versturen van brieven In dit hoofdstuk wordt het stappenplan, zoals beschreven in het betreffende hoofdstuk, nader uitgewerkt. Hierbij is dezelfde nummering aangehouden als in het stappenplan. 1. Aanmaken van een campagne Ga hiervoor naar het onderdeel "Mail Processing" van "AC-Reporting Studio". 1.1 Maak een nieuwe campagne aan door op de knop "Maak Campagne" te klikken. Nu wordt het navolgende scherm getoond: Vul de gevraagde informatie in. 1.2 Selecteer in het scherm de optie "Brief" als campagne type. 1.3 Klik vervolgens op de knop "Bewaar" om de nieuwe campagne op te slaan. 1.4 Klik nu op de knop "Vernieuw" links onder in het scherm om de wijzigingen door te geven aan de rest van de applicatie. Date: V 2.0 page 47 of 65

48 1.5 Ga in het hoofdmenu naar het onderdeel "Algemeen". (Deze optie wordt automatisch geselecteerd indien een campagne wordt geselecteerd. 1.6 Selecteer de gewenste template die moet worden gebruikt voor de brief. Deze template is vooraf aangemaakt in de "Page Editor" (Onderdeel van "AC-Reporting Studio". 1.7 Klik op "Bewaar" om de wijzigingen op te slaan. Om de ontvangers toe te voegen aan de campagne, dient het onderdeel "Selecteer ontvangers" te worden geopend. 1.9 Klik daarom op de tekst "Selecteer ontvangers" in de menubalk boven het scherm Maak in "SuperOffice" een statische selectie aan die voor iedereen zichtbaar is, gebaseerd op organisaties & contactpersonen of projecten. De aanmaak van selecties valt buiten deze handleiding. Date: V 2.0 page 48 of 65

49 1.11 Typ in de zojuist geopende pagina van "Mail Processing" een deel van de naam van de selectie waarvan de leden aan de campagne moeten worden toegevoegd. Dit kan achter de tekst "Selectie:" Zie onderstaande voorbeeld: 1.12 Klik daarna op de knop met het "vergrootglas" om alle passende selecties te zoeken. Selecteer een van de selecties uit de lijst en klik tot slot op de knop "Toevoegen" om de leden van de selectie toe te voegen aan de lijst De gevonden leden worden, voor zo ver ze nog niet aanwezig zijn, toegevoegd aan de ontvangstlijst Des gewenst kunnen nieuwe selecties toe worden gevoegd om zo het aantal leden in de verzendlijst uit te breiden. Date: V 2.0 page 49 of 65

50 2. Genereren van de test verzending In het scherm waarin de ontvangers worden geselecteerd, kan de (test) mailing worden verstuurd. 2 Klik op de knop "Export" om het popup scherm te openen waarin de instellingen voor de productie van de test kunnen worden aangepast. 2.1 Vul achter "Verstuur alles naar:" een adres dat in de organisatie bekend is, en dat binnen de organisatie kan worden geopend. 2.2 Plaats een vinkje achter de tekst "Plaats een vinkje als dit een test is." Zie onderstaande voorbeeld. 2.3 Klik op de knop "GO!" om de productie van de documenten te starten. Er wordt een melding gegeven als de achtergrond taak is klaar gezet. 2.4 Na enige tijd wordt een mail gegenereerd met daarin een pdf met alle brieven. deze mail wordt op het opgegeven adres bezorgd. In deze mailing zijn maximaal 10 brieven opgenomen. Dit is een begrenzing die voor de testmailing geldt. Bij de "echte" mailing zal een brief voor alle leden van de selectie worden gegenereerd. Date: V 2.0 page 50 of 65

51 3. Genereren van de "echte" verzending Het verzenden van de echte mailing verloopt op gelijke wijze als de testmailing, dus 3.1 Klik in de menubalk boven het scherm op "Selecteer Ontvangers". 3.2 Klik op de knop "Export" 3.3 Vul achter "Verstuur alles naar:" een mailadres in dat vanuit de organisatie kan worden benaderd. 3.4 Plaats nu GEEN vinkje achter de tekst "Plaats een vinkje als dit een test is:" 3.5 Geef desgewenst aan dat deze mailing ook op de organisatie kaart moet worden getoond. 3.7 Klik op de knop "GO!" om deze mailing definitief te verzenden. 3.8 Na enige tijd komt de melding op het scherm dat de taken om de mailing samen te stellen zijn uitgezet. De feitelijke werkzaamheden vinden op de achtergrond plaats en nemen enige tijd in beslag. Nadat de mailing in zijn geheel is gegenereerd zal deze in een met als bijlage de brieven worden verzonden. 3.9 De mailing kan vervolgens worden afgedrukt en verstuurd. Date: V 2.0 page 51 of 65

52 9 Templates Voor de verschillende onderdelen van "Mailprocessing" is het nodig om (web) pagina's te maken en te bewerken. Deze pagina's worden gebruikt als "echte" webpagina's, maar ook als templates voor te verzenden s en het maken van brieven. Voor het bewerken van deze pagina's zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar. Bijvoorbeeld: OpenElement, een geavanceerd Windows programma waarmee websites kunnen worden aangemaakt en bewerkt. Het heeft wel een duidelijke leercurve, in de zin dat het niet zo is, dat direct mooie pagina's kunnen worden gemaakt. ( LibreOffice, is een soort gelijk programma als Microsoft Office. De tekstverwerker van het pakket maakt van documenten betere HTML pagina's dan het product van Microsoft. Daarom wordt dit product geprefereerd boven Microsoft voor het maken van templates. Het is te downloaden van ( Mailchimp, "Mailchimp" heeft een mooie editor om mailings te maken. Bij het gebruik van deze editor moet er alleen aan worden gedacht om de verwijzingen naar de pagina's aan te passen naar de "echte" locatie. Anders loopt het opvragen van afbeeldingen altijd via de servers van "MailChimp". Naast de genoemde producten kan ook gebruik worden gemaakt van de ingebouwde editor in AC-Reporting Studio. Deze editor is niet bedoelt voor geavanceerd gebruik, eenvoudige pagina's kunnen er echter goed en snel mee worden gemaakt. Deze editor wordt hierna nader uitgelegd. Date: V 2.0 page 52 of 65

53 9.1 Starten Page Editor PageEditor kan worden gestart vanuit AC-ReportingStudio. Vanuit het hoofdmenu dient hiervoor op "Page Editor" te worden geklikt. Nu wordt het hoofdscherm van "Page Editor" geopend. In het hoofdscherm worden links de webpagina's getoond die met "Page Editor" zijn gemaakt. In de rechter grafiek worden de page views per pagina getoond. Deze grafiek is belangrijk bij het beheren van websites en het monitoren van website bezoek. Voor het maken van templates voor ings en brieven is de grafiek totaal niet belangrijk. Date: V 2.0 page 53 of 65

54 Boven de namen van de webpagina's staat de optie om in plaats van "Webpages" "Templates" te tonen en te bewerken. Selecteer in dit veld "Templates". Nu worden de aanwezige sjablonen getoond. Selecteer een van de sjablonen om deze te bewerken, of klik op MAAK EEN NIEUWE PAGINA ("Add new page") om een nieuwe pagina te maken. Nu wordt het rechter deel van het scherm vervangen, zie hierna Date: V 2.0 page 54 of 65

55 Vul in ieder geval de omcirkelde velden in, waarbij bij documenttype "Template" / "Sjabloon" moet zijn ingevuld. Vul hier de gevraagde informatie in. Het document type moet wel op sjabloon staan en dus niet op webpagina. Als alle gevraagde informatie is ingevuld, druk dan op de knop Opslaan. Date: V 2.0 page 55 of 65

56 9.2 Teksten bewerken met Page Editor Nadat een template is geselecteerd uit de lijst op het linker deel van het scherm kan deze worden bewerkt. Het bewerken van teksten kan via een grafische "What you see is what you get" interface (Text) of via de html editor (Flat Text). Beide werkwijzen worden hierna uitgelegd. Er kan worden gewisseld tussen beide weergaven, het is dus mogelijk om te beginnen in de Grafische interface en de laatste wijzigingen in de HTML editor aan te brengen. Grafische interface De grafische interface wordt gestart door in de menubalk op "Text" (of Tekst O). Hierdoor wordt de text editor geladen en getoond (zie de afbeelding hieronder). Het gebruik spreekt voor zich, wel moet, voordat de pagina wordt verlaten, op de Save knop worden geklikt, anders worden de wijzigingen niet opgeslagen. Date: V 2.0 page 56 of 65

57 HTML interface Er is ook een interface beschikbaar waarin direct html code kan worden ingevoerd. Dit scherm wordt opgeroepen door op de menuoptie "Flat Tekst" (of "Tekst P") te klikken. Deze staat eveneens in de menubalk. In dit scherm kan html code worden ingevoerd, of vanuit een andere applicatie worden geplakt. In dit scherm kan de pagina ook als mail naar 'n op te geven adres worden gestuurd. Dit omdat de op weergave van mails in de verschillende programma's duidelijk kan verschillen van de weergave in de Editor. Let op: Ook hier geldt dat de wijzigingen pas worden opgeslagen nadat op de "Save" / "Bewaar" knop is geklikt. (Door het versturen van de wordt de pagina niet opgelagen!) Date: V 2.0 page 57 of 65

58 9.3 Hyperlinks De hyperlinks worden in de grafische omgeving aangemaakt door op de aangegeven knop te klikken (in het voorbeeld hieronder bij nr. 1) Indien gebruik moet worden gemaakt van een link die kan worden gevolgd, moet de link op de volgende wijze worden gemaakt: - Neem de tekst achter "Link" over. (In het voorbeeld hiervoor onder nr. 2) - Plaats achter deze tekst: " de link naar de pagina die moet worden getoond. - Bewaar alles door op "Save" / "Bewaar" te klikken en stuur een testmail. - Klik op alle links zodat "AC-Mail-Processing" de links kent en definieer de acties die bij de links horen. Date: V 2.0 page 58 of 65

59 9.4 Templates variables / Sjabloon variabelen In de templates kunnen Sjabloon variabelen worden toegevoegd om de mailing persoonlijk te maken, of om extra informatie te tonen. De sjabloon variabelen worden toegevoegd door de betreffende variabele uit de lijst te kopiëren en te plakken in de template. De lijst met sjabloon variabelen kan worden opgevraagd vanuit het hoofdmenu. Klik hier op "Template" / "Sjabloon" (1). Nu wordt een nieuw scherm toont met daarin de objecten van SuperOffice. Klik op de omschrijving van het object (2) in de balk, waarna de lijst met beschikbare variabelen wordt getoond (3). Zie hierna: Selecteer de betreffende template variabele door de tekst inclusief {} te selecteren. Plak de geselecteerde tekst vervolgens op de plek waar de variabele moet komen. (De <- en -> kunnen worden gebruikt om door de gegevens te bladeren om zo een indruk te krijgen van de actuele waarden die zullen worden ingevuld. Hierna is een voorbeeld gegeven: Date: V 2.0 page 59 of 65

60 Date: V 2.0 page 60 of 65

61 10 Acties uitzetten in SuperOffice Ga in het hoofdmenu naar het tabblad koppelingen. Met behulp van dit tabblad kunnen vervolgacties, (naar aanleiding van een klik op een link) worden vastgelegd. Wanneer er op de uitklaplijst geklikt wordt verschijnen de links die zijn toegevoegd aan de afbeeldingen en/of teksten in de nieuwsbrief. Dit zijn alle links waarop in de testmailing is geklikt. Selecteer een link. Er staat per link een overzicht over hoe vaak er op de link is geklikt. Dit wordt pas getoond nadat de campaign/nieuwsbrief naar de ontvangers is gestuurd en de ontvangers op de links hebben geklikt. Er wordt een licentiemelding getoond indien op de geselecteerde url nog nooit is geklikt. Date: V 2.0 page 61 of 65

62 Bij het tabblad Projectlid kunnen er personen aan een project toegevoegd of verwijderd worden, zodra er op de geselecteerde link in AC-Mailing wordt geklikt. Klik op het tabblad projectlid. Wanneer de tekstvakken leeg zijn en er vervolgens geklikt wordt op het vergrootglas, wordt de selectielijst leeg gemaakt. - Hierna staan de links in Mail processing. Klik op tabblad Interesses en selecteer uit de lijst met url s de link voor het aanmelden voor het event. o Selecteer het project dat is gekoppeld aan het event. o Kies als Functie Bijeenkomst Uitnodiging geaccepteerd o Kies als Actie Add o Vul eventueel een omschrijving in, zodat duidelijk is dat deze aanmelding via de nieuwsbrief is geregistreerd. o Klik op Bewaar. - Herhaal bovenstaande maar dan voor de link waarmee de ontvanger van de mail zich kan afmelden. Zie onderstaande voorbeeld. Vanzelfsprekend wordt de laatste klik door de ontvanger van de mail bewaard. Het is dus niet mogelijk dat een ontvanger zich tegelijkertijd aanmeld en afmeld. Date: V 2.0 page 62 of 65

63 Bij het tabblad Interesses kunnen er interesses aan personen toegevoegd of verwijderd worden, zodra er op de geselecteerde link in AC-Mailing wordt geklikt. In deze lijst is ook de optie aanwezig om de ontvanger van de mailing te laten uitschrijven voor toekomstige mailings. (De Actie keuze is niet relevant. Het programma zal automatisch kiezen voor Add.) Mail processing zal bij het exporteren van selecties rekening houden met deze wens. Klik op het tabblad Interesses. Er is een interesse Unsubscribe from ALL mailing. Hiermee kan de ontvanger in de mail aangeven dat hij of zij geen mailing meer wilt ontvangen. Indien de ontvanger dit heeft aangegeven wordt er een vinkje op de persoonskaart geplaatst in SuperOffice bij geen mailing. Date: V 2.0 page 63 of 65

64 Bij het tabblad Afspraak/taak kunnen afspraken en of taken aan medewerkers worden toegekend, als actie op het klikken op de link door de ontvanger van de mail. Klik op het tabblad Afspraak/taak. Elke keer dat de ontvanger van de mail op de betreffende link klikt zal een nieuwe taak worden aangemaakt in SuperOffice. Date: V 2.0 page 64 of 65