Autonoom Gemeentebedrijf BEXIT

Transcriptie

1 Autonoom Gemeentebedrijf BEXIT Concessievoorwaarden m.b.t. de uitbating van de cafetaria in Vrijetijdscentrum De Warandepoort Opmaak: Cel financieel beleid en ontvangerij Markt 7a 3080 TERVUREN Tel. : 02/ Fax : 02/ kris.philips@tervuren.be Goedgekeurd door het directiecomité tijdens de zitting van 14 september Voor het directiecomité, De secretaris, De voorzitter, Roeland Dekerk Mario Van Rossum

2 DEEL I ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1. Voorwerp en beschrijving. Onderhavig document heeft als voorwerp het lanceren van een oproep met het oog op het verlenen van een concessie voor de uitbating van de cafetaria van het in aanbouw zijnde vrijetijdscentrum De Warandepoort in de site Moestuin te Tervuren. Het nieuwe vrijetijdscentrum zal naast een theaterzaal en bibliotheek, ook een streekbezoekerscentrum, foyer en kleinere vergaderzalen herbergen. Het gebouw bevindt zich momenteel in de laatste afwerkingsfase en de feestelijke opening ervan is voorzien begin januari Het vrijetijdscentrum zal onder het beheer ressorteren van het autonoom gemeentebedrijf BEXIT, dat bijgevolg ook voor de uitbating van de cafetaria zal optreden als concessiegever. 2. Concessiegever. De concessiegever voor onderhavige concessie is: Autonoom gemeentebedrijf BEXIT Markt 7a 3080 Tervuren Contactpersoon van de concessiegever: Ilse Vandenbemd Beleidsmedewerker ilse.vandenbemd@tervuren.be 02/ Toewijzing van de concessie. De concessie wordt toegewezen na een open en transparante marktbevraging aan de hand van de beoordelingscriteria opgenomen in Deel 1, punt 13. De marktbevraging valt niet onder het toepassingsgebied van de overheidsopdrachtwetgeving, maar neemt wel de algemene rechtsbeginselen van behoorlijk bestuur, gelijke mededinging, in acht. De bekendmaking van de marktbevraging zal gebeuren via publicatie op de gemeentelijke website, advertenties in de regionale media en vakbladen gericht op horeca. 4. Administratieve vereisten van het concessievoorstel. Het voorstel van de kandidaat concessiehouder dient vergezeld te zijn van de volgende documenten: Het volledig ingevulde formulier, gevoegd als bijlage 1 bij dit bevragingsdocument; Een attest van de (directe en indirecte) belastingen waaruit blijkt dat de kandidaat al zijn fiscale verplichtingen heeft voldaan, dat er m.a.w. geen fiscale schulden zijn; Indien de kandidaat concessiehouder personeel tewerkstelt, een recent RSZ attest; Een ondertekende verklaring volgens het model als bijlage 2 bij dit bevragingsdocument (met betrekking tot de uitsluitingsgronden opgesomd in Deel 1, punt 5. Alle mogelijke stukken en documenten die de beoordeling zoals bedoeld onder Deel 1, punt 13 en punt 14, mogelijk moeten maken; Documenten waaruit de rechtsgeldige ondertekening van het concessievoorstel blijkt (statuten, volmachten, ). 2

3 5. Uitsluiting van de kandidaat - concessiehouder. In elk stadium van de procedure wordt automatisch de (kandidaat) - concessiehouder uitgesloten die, bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is voor: 1 deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek, 2 omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek, 3 fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002, 4 witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, In elk stadium van de procedure kan de (kandidaat) - concessiehouder worden uitgesloten die: 5 in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen, 6 aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, 7 bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast, 8 bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, 9 niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, 10 niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. Door middel van de verklaring volgens het model opgenomen als bijlage 2 bij dit bevragingsdocument zullen de kandidaat concessiehouders moeten aantonen dat zich ten aanzien van hen geen uitsluitingsgronden voordoen zoals hierboven bepaald. 6. Indiening van het concessievoorstel. Het concessievoorstel dient volledig in het Nederlands te zijn opgesteld en per brief aan de concessiegever te worden overgemaakt. Het voorstel wordt in een dubbele, definitief gesloten omslag geschoven met op elke omslag de vermelding Concessievoorstel Cafetaria De Warandepoort. De gesloten omslag wordt geadresseerd aan: Autonoom gemeentebedrijf BEXIT T.a.v. mevrouw Ilse Vandenbemd Markt 7a 3080 Tervuren Het voorstel moet de concessiegever bereiken ten laatste op maandag 26 oktober om 14u, hetzij bij gewoon of aangetekend schrijven, hetzij door afgifte tegen ontvangstbewijs aan het onthaal van bovenvermeld adres. 7. Plaatsbezoek. De verdere uitrusting en inrichting van de cafetaria is voorzien in het najaar Kandidaat concessiehouders krijgen evenwel de mogelijkheid om de cafetaria, de keuken en de berging te bezichtigen op maandag 12 oktober om 17u Opening van de concessievoorstellen. Er is voor de opening van de concessievoorstellen geen openbare zitting voorzien. Kandidaat concessiehouders zullen in de loop van de toewijzingsprocedure wel regelmatig op de hoogte gesteld worden van de stand van zaken van de procedure. 3

4 9. Beoordelingscriteria met het oog op de toewijzing van de concessie. De concessiegever behoudt zich het recht voor om concessievoorstellen die niet alle gevraagde documenten bevatten als onregelmatig te beschouwen. De concessiegever is niet verplicht voorafgaandelijk de ontbrekende documenten bij de betrokken inschrijver op te vragen. De concessie zal worden toegewezen aan de kandidaat - concessiehouder die het voordeligste regelmatige concessievoorstel op basis van de onderstaande beoordelingscriteria heeft ingediend. a/ Voorgestelde concessievergoeding op maandbasis (25 punten) b/ Relevante ervaring van de kandidaat concessiehouder (25 punten) c/ Plan van aanpak inzake de uitbating van de cafetaria (inkleding van de cafetaria, sluitingsdagen, openingsuren, voorstel van tarieflijst, promotionele acties, ) (25 punten) d/ Financieel plan en kredietwaardigheid van de kandidaat - concessiehouder (25 punten) a/ Voorgestelde concessievergoeding op maandbasis (25 punten) De concessie ressorteert onder het toepassingsgebied van de BTW (huidig BTW tarief van 21%). De kandidaat concessiehouder doet een voorstel van concessievergoeding op maandbasis exclusief BTW. De minimale instelprijs bedraagt evenwel exclusief BTW per maand. De concessievergoeding zal jaarlijks aangepast worden in functie van de evolutie van de gezondheidsindex. De kandidaat concessiehouder die de hoogste instelprijs voorstelt, krijgt het maximum van de punten voor dit beoordelingscriterium. De puntentoekenning voor de andere voorstellen zal gebeuren volgens de regel van drie. b/ Relevante ervaring van de kandidaat concessiehouder (25 punten) De kandidaat concessiehouders geven een overzicht van de relevante studie- en beroepservaring van de personen die hij zal inzetten voor het beheer en de exploitatie van de cafetaria. Dit kan gebeuren aan de hand van een nauwkeurige opsomming van de uitgeoefende beroepsactiviteiten en het voorleggen van behaalde diploma s of getuigschriften in het kader van horeca opleidingen. Belangrijke opmerking: het betreft de relevante ervaring van de kandidaat concessiehouder zelf of het personeel dat onder zijn rechtstreeks gezag zal ingeschakeld worden bij de uitbating. Het is de kandidaat concessiehouder niet toegelaten om de uitbating aan een andere concessiehouder of huurder toe te vertrouwen. c/ Plan van aanpak inzake de uitbating van de cafetaria (25 punten) De concessie betreft een zeer centraal gelegen infrastructuur met een grote uitstraling, gelegen in de kern van de vrijetijdsactiviteiten van de gemeente. De concessiegever verwacht van de kandidaat concessiehouders bijgevolg een duidelijke en aantrekkelijke exploitatievisie, die rekening houdt met de specifieke functies van de betrokken infrastructuur en de verschillende doelgroepen van klanten die de kandidaat - concessiehouder wenst te bereiken. De kandidaat concessiehouders zijn vrij in de beschrijving van hun plan van aanpak. Volgende elementen kunnen aan bod komen in het plan: het inrichtingsconcept (stijl, aankleding van de muren, ), de beoogde doelgroepen en de wijze waarop de kandidaat concessiehouder ze wenst te bereiken, voorstel van aanbod aan kleine gerechten, voorstel van tarieflijst, voorstel van openingsuren rekening houdende met de minimale openingsuren die in deze concessievoorwaarden zijn opgenomen, het eventuele aanbod aan cateringfaciliteiten voor activiteiten die doorgaan in het vrijetijdscentrum (verzorgen van recepties, catering van optredende artiesten, ), de visie op de inzet van personeel,. 4

5 d/ Financieel plan en kredietwaardigheid van de kandidaat concessiehouder (25 punten) Het concessievoorstel dient een realistisch en onderbouwd financieel plan te bevatten met een raming van alle kosten en opbrengsten, evenals een verduidelijking en/of detaillering hoe de ramingen zijn bekomen. De kandidaat concessiehouders kunnen hun kredietwaardigheid aantonen op de wijze die zij het meest geschikt achten. Ingeval van een rechtspersoon kan dit bijvoorbeeld aan de hand van de jaarrekeningen van de laatst afgesloten boekjaren. 10. Taal. De volledige procedure wordt in het Nederlands gevoerd. Alle documenten van het concessievoorstel dienen in het Nederlands te zijn opgesteld. 11. Vertrouwelijkheid. Door aan deze procedure deel te nemen verbinden de kandidaat concessiehouders zich ertoe alle informatie die zij vanwege de concessiegever ontvangen en alle informatie die zij aan de concessiegever verstrekken, geheim te houden en niet aan derden te verstrekken. 12. Voorwaarden. Door de indiening van een concessievoorstel aanvaardt de kandidaat concessiehouder alle clausules van deze concessievoorwaarden en de bijhorende bijlagen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van het concessievoorstel, onverminderd het recht om suggesties te formuleren bij het ontwerp van concessie overeenkomst. 5

6 DEEL II TECHNISCH - INHOUDELIJKE BEPALINGEN 1. Algemeen. De concessie heeft betrekking op de uitbating van de cafetaria van het in aanbouw zijnde nieuwe vrijetijdscentrum De Warandepoort in de site Moestuin. Het vrijetijdscentrum is gelegen op een erg strategische ligging die het centrum van Tervuren met het Park verbindt. Het nieuwe vrijetijdscentrum zal heel wat functies herbergen (polyvalente theaterzaal, bibliotheek, streekbezoekerscentrum, kleinere vergaderfaciliteiten, foyer, ) en zal bijgevolg ook heel wat bezoekers aantrekken. Uiteraard is het de bedoeling dat de bezoekers ook makkelijk en vaak hun weg vinden naar de cafetaria. Maar daarnaast zijn er nog heel wat andere opportuniteiten: de ligging op een steenworp van het Park en het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, het ruime buitenterras in een voor gemotoriseerd verkeer afgesloten omgeving, de mogelijkheid om het cafetariagedeelte gelegen onder de theaterzaal af te sluiten voor vergaderingen, feestjes, De concessiegever verwacht van de kandidaat concessiehouders dan ook een uitgesproken visie die de vele potenties optimaal benut en de verschillende doelgroepen kan aanspreken. Een uitgebreide keuken is niet vereist, maar wel een keukenaanbod dat zich richt op de bezoekers van het vrijetijdscentrum en mensen die behoefte hebben aan een snelle hap. 2. Technische inlichtingen. De cafetaria zelf is ongeveer 200m² groot en bevat twee togen, een keuken, een berging en een buitenterras met 60 zitplaatsen. Eén toog is gesitueerd in het van op het esplanadeplein zichtbare gedeelte, de andere toog bevindt zich in het gedeelte onder de theaterzaal. De tweede toog is geplaatst in functie van een vlotte bediening op piekmomenten (zoals voorstellingen) en voor de eventuele bediening van aparte activiteiten die in het gedeelte onder de theaterzaal zouden kunnen plaatsvinden. De concessiegever voorziet zelf in de plaatsing van de togen inclusief tapinstallaties en flessenkoelkasten, evenals het voorzien van het volledige meubilair met dien verstande dat het terrasmeubilair beperkt blijft tot 60 stoelen en 15 tafels. De keuken is volledig uitgerust voor de verwerking van kleine gerechten (meubilair, dampkap, kookplaat, vaatwasmachine, ). Kookgerei en bestek zijn niet voorzien. De plannen bevinden zich in bijlage 3 bij deze concessievoorwaarden. 3. Inhoudelijke bepalingen. Een ontwerp van concessieovereenkomst is opgenomen als bijlage 4 bij deze concessievoorwaarden. Deze bepalingen zijn nog beperkt onderhandelbaar, maar de krachtlijnen dienen in de definitieve concessieovereenkomst behouden te blijven. 4. Specifieke toezichtstaken van de concessiehouder. Gelet op de verbondenheid en de interactie van de cafetaria en de overige delen van het vrijetijdscentrum verwacht de concessiegever dat de concessiehouder toezichtstaken uitoefent wanneer activiteiten van derden plaatsvinden in het vrijetijdscentrum. Het betreffen taken met een gering tijdsbeslag zoals het afsluiten van de betrokken ruimten, het doven van de verlichting en het nazicht of de betrokken ruimten in goede staat werden achtergelaten. Poets- en onderhoudstaken behoren niet tot het takenpakket van de concessiehouder, behoudens natuurlijk de ruimten die in concessie gegeven worden. De sanitaire installaties zijn in gemeenschappelijk gebruik met de foyer, de concessiegever zal instaan voor het poetsonderhoud van deze ruimte op weekdagen, de concessiehouder dient hiervoor te zorgen op weekend- en feestdagen. 6

7 BIJLAGE 1 INSCHRIJVINGSBILJET Ofwel (1) De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) De natuurlijke perso(o)n(en) (naam, adres, nationaliteit, kopie identiteitsbewijs, bewijs van goed gedrag en zeden): verbindt of verbinden zich op zijn of op hun onroerende goederen tot uitvoering van de concessie overeenkomstig de bepalingen van onderhavige concessievoorwaarden. Algemene inlichtingen Inschrijving bij de RSZ nr.: B.T.W. (alleen in België) nr.: (1) Doorhalen wat niet van toepassing is 7

8 BIJLAGE 2 VERKLARING OP EREWOORD VAN DE KANDIDAAT - CONCESSIEHOUDER De kandidaat - concessiehouder bevestigt door het indienen van zijn concessievoorstel: onvoorwaardelijk in te stemmen met de bepalingen van onderhavige concessievoorwaarden, alle nuttige en nodige informatie te hebben ontvangen om onderhavige concessievoorwaarden te begrijpen met het oog op de indiening van zijn concessievoorstel, en zelf verantwoordelijk te zijn voor het vergaren van alle door hem bijkomend benodigde informatie teneinde een concessievoorstel te kunnen indienen, zich op de hoogte te hebben gesteld van de plaats waar de concessie zal worden uitgevoerd, niet veroordeeld te zijn geweest voor een misdrijf opgesomd onder 1 tot en met 4 van Deel I, punt 5, van onderhavige concessievoorwaarden, zich niet in een toestand te bevinden opgesomd onder 5 tot en met 10 van Deel I, punt 5, van onderhavige concessievoorwaarden. Namens de inschrijver (naam + hoedanigheid): Datum en handtekening: 8

9 BIJLAGE 3 TECHNISCHE PLANNEN EN FICHES 9

10 BIJLAGE 4 ONTWERP VAN CONCESSIEOVEREENKOMST 10