Notitie evaluatie Anders vergaderen Door de gemeenteraad d.d. 8 maart 2010 vastgesteld als overdrachtsdocument voor de nieuwe raad.

Transcriptie

1 Notitie evaluatie Anders vergaderen Door de gemeenteraad d.d. 8 maart 2010 vastgesteld als overdrachtsdocument voor de nieuwe raad. Inleiding De Raad heeft zich in het raadsprogramma ten doel gesteld om de huidige wijze van vergaderen van de Raad te evalueren en zonodig aan te passen. Het betreft hier in het bijzonder de vervanging van de bestaande commissiestructuur door een andere vergadervorm, met als doelstellingen: - meer sturing in de processen van voorbereiding en besluitvorming - efficiënter vergaderen - meer betrokkenheid van de burgers. Een werkgroep uit de Raad heeft de invoering van deze vernieuwing voorbereid. Als resultaat hiervan is per 1 augustus 2007, voor de duur van 1 jaar bij wijze van experiment, de bestaande commissiestructuur buiten werking gesteld en is begonnen met het organiseren van zogenaamde gemeentegesprekken. Via het gemeentegesprek willen de raadsleden over een bepaald onderwerp alle informatie op tafel krijgen welke nodig is om daarover in de raadsvergadering een besluit te kunnen nemen. Daartoe worden (betrokken) burgers, instellingen en bedrijven, leden van het college, ambtenaren en deskundigen uitgenodigd om met de raadsleden over een bepaald onderwerp in gesprek te gaan en hierover hun meningen en wensen naar voren te brengen. De gemeentegesprekken zijn openbaar en worden geleid door een externe voorzitter (teneinde niet alleen een verandering in de structuur maar ook in de vergadercultuur te bewerkstelligen) en worden bij voorkeur op locatie, buiten het gemeentehuis georganiseerd. Na deze periode van 1 jaar zal worden bezien of de Raad langs deze weg een passende, eigen vergadervorm heeft gevonden en zal er een besluit worden genomen over de definitieve vergaderstructuur. Het begeleiden en evalueren van het anders vergaderen en de voorbereiding van de gemeentegesprekken worden verricht door de eerder genoemde werkgroep uit de Raad, bestaande uit een vertegenwoordiger per fractie, de voorzitter van de gemeentegesprekken en de medewerkers van de griffie. De Raad heeft op 30 juni 2008 besloten om de experimenteerperiode met nogmaals 1 jaar te verlengen. Tot dusverre zijn de volgende gemeentegesprekken georganiseerd: Datum Onderwerp Locatie 3 september 2007 Geurbeleid Wanroij, gemeenschapshuis 8 oktober Ouderenwerk Sint Anthonis, gemeentehuis - Economische ontwikkelingen (rapporten KvK, Rabobank) 26 november 2007 Milieubeleidsplan Sint Anthonis, gemeentehuis 25 februari 2008 Veiligheid Oploo, gemeenschapshuis 14 april 2008 Recreatie en toerisme Wanroij, gemeenschapshuis 11 juni 2008 Beleidsplan WMO Sint Anthonis, gemeentehuis 24 november 2008 Bouwen en wonen Sint Anthonis, gemeenschapshuis 2 maart 2009 Herziening APV, minder regels meer service Landhorst, gemeenschapshuis 24 november 2009 Toekomstig beleid voetbalaccommodaties gemeente Sint Anthonis Westerbeek, gemeenschapshuis 1

2 De aanleiding tot het organiseren van een gemeentegesprek vindt zijn oorsprong in: - voorbereiding van vast te stellen beleid, op basis van een beleidsnotitie van het college: geurbeleid, milieubeleidsplan, integrale veiligheid, WMO, herziening APV, toekomstig beleid voetbalaccommodaties - eigen initiatief gemeenteraad, op basis van de actualiteit: ouderenwerk, economische ontwikkelingen, recreatie en toerisme, bouwen en wonen. De praktijkervaringen Hoe zijn de tot dusver de ervaringen geweest met de gewijzigde vergaderpraktijk? Met regelmaat zijn de deelnemers aan het gemeentegesprek bevraagd naar hun ervaringen en in 2008 zijn de raadsleden, collegeleden en het gemeentelijk management via een enquête bevraagd. De evaluaties hebben plaatsgevonden in de werkgroep anders vergaderen. De praktijk laat volgende lijnen zien. Gemeentegesprekken en informatieavonden Het gemeentegesprek is geen volledige vervanging van de raadscommissie oude stijl. Aanvankelijk was dit wel de bedoeling. Zo bevatte de agenda van het eerste gemeentegesprek van 4 september 2007 (waarin het onderwerp geurbeleid centraal stond) meerdere onderwerpen, onder andere het reguliere overleg tussen college en raad. Aldus was de agenda van het gemeentegesprek min of meer een agenda van de commissievergadering oude stijl. Al snel is vanuit de werkgroep anders vergaderen besloten om het gemeentegesprek te beperken tot 1 of 2 onderwerpen, en geen overige onderwerpen meer te agenderen. Als gevolg hiervan kwam het reguliere overleg tussen college en raad in de knel, hetgeen name door het college als een gemis werd en wordt ervaren. Om hieraan tegemoet te komen is begonnen met de organisatie van informatieavonden, bedoeld voor informatievoorziening voor de raad (presentaties e.d.) en voor het reguliere overleg tussen college en raad. De informatieavonden kennen geen vaste structuur, in de vorm van een vergaderprotocol. Steeds moet bijvoorbeeld in het presidium worden bepaald of de organisatie en het voorzitterschap van een avond een zaak is van het college of van de raad. Voor de organisatie van informatieavonden en gemeentegesprekken zijn in het vergaderschema 2 avonden gereserveerd in een cyclus van 6 weken, voorafgaand aan de raadsvergadering. In de praktijk blijkt dit voldoende. Organisatie gemeentegesprek Het organiseren van een gemeentegesprek is voor de griffie een arbeidsintensieve gelegenheid gebleken. Zaken die geregeld moeten worden: uitwerking van onderwerp en doel van het gemeentegesprek, vergaring documentatie, uitwerken van gerichte discussiestellingen, verzorgen van publieksinformatie, uitnodigen van belanghebbenden en deskundigen, organiseren van een vergaderlocatie met faciliteiten (veelal buiten het gemeentehuis, hetgeen een extra druk legt op de organisatie). De voorbereiding vindt plaats via intensief overleg tussen de griffie en de organisatie. Het verloop tijdens het gemeentegesprek Het externe voorzitterschap en het vergaderen op locatie worden als positief ervaren. Er is met regelmaat gesleuteld aan de vergaderopstelling, in een zoektocht naar een vorm welke uitnodigt voor een open en informeel gesprek. De vergaderopstelling blijft evenwel nog 2

3 onderwerp van discussie binnen de werkgroep. De raadsleden vullen hun rol tijdens het gesprek verschillend in: van passief luisteren tot actieve deelname aan het gesprek. Ook de nazit van het gemeentegesprek, met informele contacten tussen burgers en politiek, wordt als waardevol ervaren. De praktijk leert dat inleidingen bij voorkeur kort en bondig moeten worden gehouden (maximaal 15 minuten). Het werken met discussiestellingen is de beste methode om het gesprek op gang te brengen en te houden. Via discussies in groepen kan de output worden versterkt hetgeen het rendement van het gesprek ten goede komt. Rendement van het gemeentegesprek Ten eerste moet worden gemeld dat rendement in dit verband een relatief begrip is. Het rechtstreekse contact dat er als gevolg van het gesprek tussen de deelnemers ontstaat wordt op zich al positief gewaardeerd, dus in dit opzicht heeft een gemeentegesprek altijd rendement. De vraag daarnaast is of een gesprek voldoet aan de verwachtingen van de deelnemers, het publiek en de raad. Zeker in de beginperiode (waarin de nodige gemeentegesprekken zijn georganiseerd) was de ervaring dat de gemeentegesprekken nog te weinig rendement en perspectief boden. De gesprekken droegen het karakter van een stand van zaken opname, en vormden minder een onderdeel van een besluitvormingsproces. Hierin is later verbetering gekomen. Ook is gebleken dat niet ieder onderwerp zich even goed leent voor een gemeentegesprek. Dit onderstreept het belang van een goede onderwerpkeuze. De kwaliteit van de voorbereiding blijkt ook bepalend voor het rendement van het gemeentegesprek. Doel van het gemeentegesprek en discussiestellingen moeten helder zijn, ook voor het publiek teneinde onterechte verwachtingen te voorkomen. Frequentie gemeentegesprekken Het aantal georganiseerde gemeentegesprekken is geleidelijk aan teruggelopen. Zie het bovenstaande overzicht. Dit is ten gunste gekomen van de tijdsbesteding in de voorbereiding van het gemeentegesprek. Onderwerpkeuze gemeentegesprek in kader van de reguliere beleidsvoorbereiding In de regel bepaalt een beleidsnotitie van het college de onderwerpkeuze van een gemeentegesprek. De gewenste situatie is dat de gemeenteraad over een voorgelegd onderwerp de ruimte heeft om kaders te stellen en er dus ruimte is voor gedachtewisseling via een gemeentegesprek en uiteindelijk politieke discussie. De onderwerpen moeten dus aan het begin van een besluitvormingsproces staan. Dit vraagt om een gerichte werkstructuur, waarbij het accent ligt op planning en op het werken aan de hand van een startnotitie waarin o.a. de rol van de raad in het beleidsproces helder in beeld wordt gebracht. Binnen de gemeentelijke organisatie zijn de gemeentegesprekken gaandeweg een bekend begrip gaan vormen, en wordt er al rekening mee gehouden in de beleidsvoorbereiding. Er kunnen op dit punt evenwel nog verbeteringen worden gerealiseerd, met name waar het de planning betreft en het werken met startnotities. Onderwerpkeuze gemeentegesprek op eigen initiatief raad Het is gebleken dat de rol van de gemeenteraad op dit punt achter blijft. De gemeenteraad stuurt nog te weinig op eigen initiatief op de onderwerpen van een gemeentegesprek. Dit is echter mede het gevolg van het feit dat er nog te weinig sprake is van een inzichtelijke planning van onderwerpen. 3

4 Betrokkenheid publiek De gemeentegesprekken worden redelijk tot goed bezocht door het publiek. Daarmee voldoen de gemeentegesprekken aan de verwachtingen wat betreft het vergroten van de publieke betrokkenheid. Ook het vergaderen buiten het gemeentehuis, op locatie in de diverse dorpskernen, wordt gewaardeerd en heeft een positief effect op de publieke belangstelling. Om de betrokkenheid van burgers te vergroten, zijn de besturen van de dorpsraden vaste genodigden voor de gemeentegesprekken. Ook wordt elk gemeentegesprek beëindigd met een rondje voor het publiek, waarbij het aanwezige publiek de gelegenheid wordt geboden om een willekeurig onderwerp aan te snijden en mee te geven aan het gemeentebestuur. Met het tijdelijk afschaffen van de commissievergaderingen is ook het spreekrecht voor het publiek vervallen. Daarmee is het spreekrecht helemaal verdwenen (met uitzondering van de commissie Controle & Onderzoek), omdat het spreekrecht voor burgers enkel geregeld is bij commissievergaderingen en niet bij raadsvergaderingen. Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan de vergroting van de betrokkenheid van burgers bij het lokaal bestuur. Vandaar dat bepleit wordt om het spreekrecht weer in ere te herstellen. Verandering in de vergadercultuur Het gevoel is dat met het anders vergaderen en de gemeentegesprekken op zich een juiste weg is ingeslagen. Raad, college, organisatie en gespreksdeelnemers hebben met de gemeentegesprekken tenminste kunnen ervaren dat het ook anders en attractiever kan en moet met de wijze van vergaderen. Dit betreft dan met name de betrokkenheid van burgers en belanghebbenden bij de gemeentegesprekken. Een belangrijk uitgangspunt in de wijze van vergaderen is het consequent hanteren van het onderscheid: informatievergaring, meningvorming en besluitvorming. Conclusies en aanbevelingen Op basis van het bovenstaande ervaringen kunnen de volgende conclusies worden getrokken en aanbevelingen worden gedaan. Naar een vaste structuur Er dient een structuur te worden vastgesteld voor het regulier overleg tussen college en raad en het voorbereiden van besluitvorming door de raad, wat voorheen gebeurde in de bestaande raadscommissies (op basis van artikel 82 Gemeentewet). Belangrijk is ook dat de raad c.q. de griffie zelf de regie houdt over deze activiteiten. Dit biedt de beste waarborgen voor een eenduidige organisatie van de vergaderbijeenkomsten van de raadsleden. Onder meer inzake het consequent inrichten van de discussies in informerend en opiniërend. Ook college en ambtelijke organisatie zijn gebaat bij een duidelijke structuur: er is vaste ruimte voor het overleg tussen raad en college, en presentaties en informatiesessies kunnen eenduidig worden georganiseerd. Tenslotte kan in de gewenste structuur ook het spreekrecht voor en inbreng van het publiek zijn plaats krijgen. Voor het vormgeven van deze gewenste structuur dienen zich een aantal varianten aan. a. een vaste raadscommissie nieuwe stijl : - geen 3 commissies zoals nu, maar 1 vaste adviescommissie - met ruime mogelijkheden voor inbreng door burgers en belanghebbenden - centrale regie bij de raad c.q. griffie. b. voorbereidende raadsvergaderingen; c. politieke avond. NB de inhoud is belangrijker dan de benaming. 4

5 Efficiënt vergaderen en betrokkenheid publiek Er moet voor worden gewaakt dat de vergaderstructuur niet belemmerend gaat werken voor de toepassing van de verworvenheden van het experiment met anders vergaderen: - efficiënter vergaderen: minder vergaderen, vergaderen op een vaste avond; - het waar mogelijk vergroten van de betrokkenheid van burgers en belanghebbenden. NB de raadscommissie Controle & Onderzoek blijft als afzonderlijke commissie bestaan, gezien de gespecialiseerde taken van deze commissie. Inbedding gemeentegesprekken Regierol van de raad en burgerparticipatie Bij belangrijke dossiers wenst de raad vroeger in het proces in beeld te komen. De raad richt zich daarbij op politieke keuzevraagstukken. Dat zijn ook de keuzevraagstukken waarop de raad de burgerparticipatie richt. Hiervoor zijn sinds 2007 de gemeentegesprekken in het leven geroepen. De raad versterkt zijn regie door de opstelling van een termijnagenda (bv. per jaar of halfjaar), welke wordt opgesteld op basis van een collegeprogramma of collegevoorstel. Organisatie gemeentegesprekken De organisatie van gemeentegesprekken dient te worden voorbehouden voor de grotere beleidsonderwerpen, waarover de raad een besluit moet nemen. De gemeentegesprekken krijgen een vaste plaats als onderdeel van een beleidsproces. Dit vraagt aandacht voor de planning en onderwerpkeuze. Planning en onderwerpkeuze van de gemeentegesprekken komen tot stand via een termijnagenda (bv. per jaar of halfjaar). Het streven is om 2 à 3 gemeentegesprekken per jaar te organiseren, met een gerichte onderwerpkeuze en een gedegen voorbereiding. Het presidium initieert het houden van gemeentegesprekken. Los van de organisatie van het gemeentegesprek als onderdeel van de beleidsvoorbereiding, staat het de raad uiteraard vrij om uit eigen initiatief over een bepaald onderwerp een gemeentegesprek te organiseren. Het externe voorzitterschap, de organisatie op locatie en de informele gesprekssetting zijn positief gewaardeerde factoren welke het gemeentegesprek eigen en bijzonder maken. De dorpsraden zijn vaste genodigden voor het gemeentegesprek en kunnen mogelijk een sleutelfunctie vervullen bij de gewenste inbreng van burgers. Voorbereiding beleid De behandeling van een beleidsmatig onderwerp begint bij voorkeur met een startnotitie. Deze wordt onder verantwoordelijkheid van het college opgesteld. In de startnotitie worden de diverse processtappen benoemd. Het gemeentegesprek hoort dan thuis in het begin van het beleidsproces. De startnotitie moet de speelruimte van de gemeenteraad weergeven: waar kan en mag de Raad over beslissen en wanneer in het beleidsproces is de Raad aan zet? Voorbereiding gemeentegesprekken Met de vaststelling van de onderwerpkeuze behoort ook het doel van het gemeentegesprek goed vast te liggen. - Wat wenst de raad met het gesprek te bereiken? Formuleren van politieke keuzevragen! - Welke informatie en meningen wil de raad vernemen en van welke personen en instanties? - Welke conclusies en scenario s kan het gesprek opleveren? Dit noodzaakt tot het formuleren van gerichte vraagstellingen en bespreekpunten. De voorbereiding van een gemeentegesprek vindt nu plaats via de werkgroep anders vergaderen. Dit is evenwel geen structurele situatie gezien het doel van de werkgroep. 5

6 Structureel zou de onderwerpkeuze voor een gemeentegesprek plaats moeten vinden door een besluit van de raad en/of het presidium. De voorbereiding wordt gecoördineerd door de griffie, met betrokkenheid van alle raadsfracties. Het formuleren van politieke keuzevragen en discussiestellingen zou idealiter vanuit de fracties moeten worden gedragen. De vraag is op welke wijze hieraan praktisch het beste vorm kan worden gegeven. Mogelijkheden: via het presidium of via afzonderlijke raadsleden die per gemeentegesprek worden aangewezen om het gesprek voor te bereiden. Last but not least heeft ook de externe voorzitter een rol in de voorbereiding van het gemeentegesprek. Rol van de raad, fracties en individuele leden De raad, fracties en individuele leden blijven nog achter bij initiatieven tot en onderwerpkeuze van gemeentegesprekken. Hierin zou een actievere rol gewenst zijn. Hierboven is reeds aangegeven dat dit mede zijn oorzaak vindt in het feit dat er nog te weinig sprake is van een inzichtelijke planning van onderwerpen. Ook geven de individuele raadsleden verschillend invulling aan hun eigen rol en inbreng binnen het gemeentegesprek zelf, van actief in gesprek gaan tot passief luisteren. Het is niet de intentie om hierover een waardeoordeel uit te spreken, maar het zou jammer zijn als een verschil in rol en inbreng zou worden veroorzaakt door een verschil in opvatting over het doel van een gemeentegesprek. Wellicht heeft een betere verduidelijking van het doel van het gesprek een meer bepalende invloed op de rol en inbreng van de individuele raadsleden. Aanbeveling De Werkgroep Anders vergaderen nodigt raad, college en management uit tot evaluatie van het anders vergaderen aan de hand van deze notitie, en beveelt aan om: - over te gaan naar een vaste structuur van vergaderen, ten behoeve van het regulier overleg tussen college en raad en het voorbereiden van besluitvorming door de raad, in een nader te bepalen en uit te werken vorm, met als uitgangpunt om efficiënter te vergaderen en de betrokkenheid van het publiek te vergroten. - de gemeentegesprekken te verankeren als vast onderdeel van de beleidscyclus. Vervolgprocedure De evaluatie van het experiment met het anders vergaderen wordt verricht door de huidige raad. Zo ontstaat er een overdrachtsdocument voor de nieuwe raad, welke per 11 maart 2010 zal aantreden. Op basis hiervan zal er een voorstel worden voorbereid tot het invoeren van een nieuwe vergaderstructuur, dat zo spoedig mogelijk aan de nieuwe raad ter besluitvorming zal worden voorgelegd. Actie Planning Behandeling evaluatienotitie Presidium 9 februari 2010 Behandeling evaluatienotitie Raad 8 maart 2010 Voorbereiding voorstel nieuwe vergaderstructuur Raad Maart/april 2010 Vaststelling nieuwe vergaderstructuur Raad 2 e kwartaal 2010 Sint Anthonis, januari 2010, De Werkgroep Anders vergaderen: - R. Christiaans (Samen Welzijn) - J. van Dijk (voorzitter gemeentegesprekken) - W. van Erp (Kern&Punt) - C. Jozephs (WVI) - B. Teurlinx (CDA) - J. Graat (commissiegriffier) - A. Keijzers (griffier) 6