DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur

Transcriptie

1 Uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie afdeling openbaarheid van bestuur Boudewijnlaan 30 bus BRUSSEL T : F : Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2016/80 DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek van xxxxxxxxx, d.d. 7 april 2016, gericht aan de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling (hierna vermeld als VDAB), waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van de volgende documenten uit het selectiedossier voor de functie van HR-directeur bij de VDAB: 1. Volgende rubrieken uit het sollicitatieformulier (met naam voor het document van de laureaat, geanonimiseerd voor de geschikt bevonden maar niet geselecteerde kandidaten): Professionele werkervaring Professionele relevante ervaring met betrekking tot het aansturen van een trekken van organisatiebrede projecten Professionele relevante ervaring m.b.t. het geïntegreerd gebruik van HR-tools Vertrouwdheid met een organisatie die blootgesteld is aan snel wijzigende omgevingen met externe, maatschappelijke zichtbaarheid en gevoeligheid Motivatie Portfolio 2. De rapporten van de verkennende gesprekken (met naam voor het document van de laureaat, geanonimiseerd voor de geschikt bevonden maar niet geselecteerde kandidaten) 3. De resultaten van de externe potentieelinschatting/het assessment (geschikt/niet geschikt + scores, geen tekst) + beoordelaarsorgaan dat oordeelde over de generieke geschiktheid. Proces-verbaal van de beoordeling (met naam voor het document van de laureaat, geanonimiseerd voor de geschikt bevonden maar niet geselecteerde kandidaten) 4. De uitgewerkte cases van de geschikt bevonden kandidaten (met naam voor het document van de laureaat, geanonimiseerd voor de geschikt bevonden maar niet geselecteerde kandidaten) + de verbetersleutel voor deze case

2 5. Jurygesprek Leidraad voor het jurygesprek (agenda voor het verloop van het interview) Wijze van beraadslaging van de jury + stemmingswijze Samenstelling jury van het selectie-interview Samenstelling van het managementcomité van de VDAB (directieraad) op datum openstelling vacature (zie selectiereglement) Processen-verbaal van de interviews, advies van de jury aan de leidend ambtenaar ((met naam voor het document van de laureaat, geanonimiseerd voor de geschikt bevonden maar niet geselecteerde kandidaten) Advies managementcomité en/of jury over de kandidaten (geanonimiseerde lijst, behalve laureaat) en de beslissing van het managementcomité/jury over de geschiktheid van de kandidaten Aanduiding op welke manier het managementcomité de door het VPS en het selectiereglement voorziene rol in het functiespecifieke gedeelte heeft opgenomen en welke beslissing het managementcomité nam over het functiespecifieke gedeelte Resultaat van de stemming 6. Beslissing meest geschikte kandidaat Motivatie meest geschikte kandidaat Datum en document van de beslissing tot aanduiding van mevrouw XXXXXXXXXX als laureaat + de communicatie/correspondentie over de beslissing dat mevrouw XXXXXXXXXX de meest geschikte kandidaat is Orgaan/beslissingnemer die de aanduiding heeft bekrachtigd, het document waarin de aanduiding bekrachtigd wordt met daarbij de datum van de bekrachtiging. Verder ook de en communicatie/correspondentie over de bekrachtiging. Documenten opgemaakt ivm de aanstelling van de kandidaat (o.a. benoeming in middenkader in de graad van hoofdadviseur, aanwijzing bij mandaat in de vacant verklaarde functie van afdelingshoofd en eventuele andere documenten en de communicatie/correspondentie hierover) Rangschikking van de kandidaten bij eindbeslissing + communicatie/correspondentie hierover Gelet op de beslissing van het agentschap Overheidspersoneel (daar dit agentschap als selector was opgetreden in deze selectieprocedure) d.d. 22 april 2016 waarbij het openbaarheidsverzoek gedeeltelijk werd geweigerd; Gelet op het beroepschrift van xxxxxxxxx d.d. 25 april 2016 tegen de voormelde gedeeltelijke weigeringsbeslissing van het agentschap voor Overheidspersoneel; Gelet op de registratie van het beroepschrift op 26 april 2016; Gelet op de beslissing van de beroepsinstantie d.d. 20 mei 2016 waarbij, met toepassing van artikel 24, 1, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, de beslissingstermijn van dertig kalenderdagen wordt verlengd tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen; uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 2 van 13

3 Wat de ontvankelijkheid betreft: Overwegende dat de bestreden beslissing d.d. 22 april 2016 van het agentschap AGO geen melding maken van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel 35, lid 1 van het openbaarheidsdecreet; Overwegende dat artikel 35, lid 2 van het openbaarheidsdecreet stipuleert dat in dat geval de termijn voor het indienen van een beroep een aanvang neemt vier maanden nadat de betrokkene in kennis werd gesteld van de beslissing; dat het beroep bijgevolg tijdig werd ingediend op 25 april 2016; Overwegende dat het merendeel van de opgevraagde bestuursdocumenten ontegensprekelijk informatie van persoonlijke aard bevatten, vermits deze documenten o.m. informatie bevatten die betrekking heeft op een beoordeling of een waardeoordeel van natuurlijke personen; dat krachtens artikel 17, 2, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 voor de openbaarmaking van dergelijke informatie het vereiste belang dient aangetoond te worden; dat conform artikel 17, 2, tweede lid, de aanvrager moet aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door ofwel (1) de informatie, (2) de beslissing waarop de informatie betrekking heeft of (3) de beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, werd opgesteld; Overwegende dat in casu xxxxxxxxxx duidelijk over het decretaal omschreven belang beschikt, daar zij zich kandidaat had gesteld voor de vacante betrekking van HR-directeur bij de VDAB en zij nu relevante documenten opvraagt m.b.t. deze selectieprocedure; dat door de beroepsinstantie werd vastgesteld dat verzoekster in de running is gebleven voor de betrekking tot op het einde van de selectieprocedure (ze werd gerangschikt bij de geschikt bevonden kandidaten); Overwegende dat dan ook wordt vastgesteld dat verzoekster over het vereiste belang beschikt om de openbaarmaking te vragen van de betreffende bestuursdocumenten, waarin informatie van persoonlijke aard terug te vinden is; Overwegende dat het ingediende beroepschrift dan ook als ontvankelijk wordt verklaard. Wat de gegrondheid betreft: Overwegende dat overeenkomstig artikel 7, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 het recht op passieve openbaarheid betrekking heeft op bestuursdocumenten; dat op grond van deze bepaling elke instantie in principe verplicht is aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten; Overwegende dat de openbaarmaking slechts kan geweigerd worden, mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen 11 tot en met 14 van voormeld decreet; uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 3 van 13

4 Overwegende dat verzoekster met haar openbaarheidsverzoek d.d. 7 april 2016 aan de VDAB om een afschrift had verzocht van een hele reeks documenten uit het selectiedossier voor de functie van HRdirecteur bij de VDAB; Overwegende dat het agentschap voor Overheidspersoneel met zijn beslissing d.d. 22 april 2016 een aantal documenten openbaar heeft gemaakt en toegestuurd aan verzoekster; dat het hierbij gaat om de volgende documenten: - Het aanstellingsbesluit van een HR-directeur, met bijhorende bijlage; - De resultaten van de potentieelinschattingen (beoordeling generieke geschiktheid); - De verbetersleutel voor de opgestelde case; - Een blanco scorekaart voor de functiespecifieke selectie (leidraad voor het interview); - Het verslag van de directieraad (proces-verbaal) na het functiespecifieke gedeelte. Overwegende dat het betrokken agentschap voorts in haar beslissing d.d. 22 april 2016 de openbaarmaking van een aantal overige documenten heeft geweigerd, verwijzende naar de toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet (bescherming van de persoonlijke levenssfeer); Overwegende dat de beroepsinstantie het agentschap voor Overheidspersoneel heeft gecontacteerd om wat meer duiding te krijgen bij het verloop van de selectieprocedure en om informatie aangaande de stukken die er deel van uitmaken; dat de beroepsinstantie daarop het hele selectiedossier heeft toegestuurd gekregen, zodat deze kennis heeft kunnen nemen van de inhoud van de aanwezige stukken in het selectiedossier; dat het nu aan de beroepsinstantie toekomt om na te gaan of het betrokken agentschap terecht heeft geoordeeld dat bepaalde stukken al dan niet openbaar konden worden gemaakt; 1) Rubrieken uit de sollicitatieformulieren van de kandidaten Overwegende dat verzoekster in haar oorspronkelijk openbaarheidsverzoek vroeg om de openbaarmaking van de volgende informatie uit de sollicitatieformulieren van de diverse geschikt bevonden kandidaten: Professionele werkervaring Professionele relevante ervaring met betrekking tot het aansturen van een trekken van organisatiebrede projecten Professionele relevante ervaring m.b.t. het geïntegreerd gebruik van HR-tools Vertrouwdheid met een organisatie die blootgesteld is aan snel wijzigende omgevingen met externe, maatschappelijke zichtbaarheid en gevoeligheid Motivatie Portfolio Overwegende dat het agentschap AGO geen van deze informatie heeft openbaar gemaakt, daarbij verwijzende naar de toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet; Overwegende dat luidens artikel 13, 2 van het decreet van 26 maart 2004 een bestuursinstantie een aanvraag tot openbaarmaking, voor zover die geen betrekking heeft op milieu-informatie, moet afwijzen uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 4 van 13

5 "als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt"; Overwegende dat, hoewel het hier om een absolute uitzonderingsgrond gaat waardoor er geen belangenafweging moet plaatsvinden tussen het door de uitzonderingsgrond beschermde belang met het belang van de openbaarheid, de in artikel 13, 2 bedoelde uitzonderingsgrond niettemin een relatief aspect vertoont; dat de decreetgever weliswaar van oordeel was dat er geen afweging vereist is met het openbaar belang dat met de openbaarheid is gediend, maar er desondanks op wijst dat telkens en in concreto geoordeeld moet worden of er al dan niet een inbreuk is gepleegd op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Vlaams Parlement, Parl.St., , nr. 1732/1, blz. 25); Overwegende dat artikel 22 van de Grondwet uitdrukkelijk het recht op eerbiediging van het privéleven waarborgt, net zoals artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens dit doet; dat de bedoeling en het fundamentele uitgangspunt van de in artikel 13, 2 van het decreet van 26 maart 2004 bedoelde uitzonderingsgrond er precies in bestaat om het aan iedereen toegekende grondwettelijke recht op de eerbiediging van zijn privéleven te beschermen; Overwegende dat de beroepsinstantie vaststelt dat in de opgevraagde rubrieken van de sollicitatieformulieren van de diverse kandidaten de volgende informatie en gegevens zijn terug te vinden: - Inzake de gevraagde relevante professionele ervaring: de bedrijven waarvoor werd gewerkt, met beschrijving van uitgeoefende functie en de redenen van een eventueel vertrek bij dat bedrijf; - De persoonlijke motivatie van de kandidaat voor de sollicitatie naar de vacante functie; - Portfolio: een beschrijving van de persoonlijke ervaringen en het potentieel van de kandidaat inzake zijn/haar coachende vaardigheden in drie rollen: Manager, Ondernemer en Coach (C-mol) Overwegende dat artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet bepaalt dat een aanvraag tot openbaarmaking wordt afgewezen als die betrekking heeft op informatie waarvan de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; dat de eerdere opgedane werkervaring van een natuurlijk persoon, zijn of haar persoonlijke motivatie voor een sollicitatie naar een vacante betrekking en een beschrijving van het eigen potentieel om coachend op te treden, bestempeld moeten worden als persoonsgegevens die in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer niet zomaar openbaar kunnen worden gemaakt, dit alles met inachtneming van het in artikel 22 van de Grondwet aan eenieder toegekend recht op eerbiediging van zijn privéleven; dat onder persoonsgegevens immers wordt begrepen: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon en dat het daarbij gaat om alle mogelijke informatie die aan een natuurlijke persoon kan worden gerelateerd; dat het onmiskenbaar vaststaat dat de hiervoor opgesomde gegevens, persoonsgegevens zijn in de zin van de privacy-wetgeving; dat dergelijke persoonsgegevens niet zonder meer mogen worden vrijgegeven; Overwegende dat de beroepsinstantie van oordeel is dat het agentschap voor Overheidspersoneel volkomen terecht heeft geoordeeld dat met toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet, de hiervoor vermelde en opgevraagde gegevens uit het sollicitatieformulier van de verschillende kandidaten niet openbaar kunnen worden gemaakt, met het oog op de bescherming van de persoonlijke uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 5 van 13

6 levenssfeer van de betrokkenen; dat de openbaarmaking van deze vertrouwelijke gegevens ontegensprekelijk een inbreuk zouden inhouden op de bescherming van hun persoonlijke levenssfeer; Overwegende dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook al ongegrond moet worden 2) De rapporten van de verkennende gesprekken Overwegende dat het agentschap AGO de gevraagde rapporten van de verkennende gesprekken met de diverse kandidaten niet openbaar heeft gemaakt, daarbij verwijzende naar de toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet; Overwegende dat luidens artikel 13, 2 van het decreet van 26 maart 2004 een bestuursinstantie een aanvraag tot openbaarmaking, voor zover die geen betrekking heeft op milieu-informatie, moet afwijzen "als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt"; Overwegende dat, hoewel het hier om een absolute uitzonderingsgrond gaat waardoor er geen belangenafweging moet plaatsvinden tussen het door de uitzonderingsgrond beschermde belang met het belang van de openbaarheid, de in artikel 13, 2 bedoelde uitzonderingsgrond niettemin een relatief aspect vertoont; dat de decreetgever weliswaar van oordeel was dat er geen afweging vereist is met het openbaar belang dat met de openbaarheid is gediend, maar er desondanks op wijst dat telkens en in concreto geoordeeld moet worden of er al dan niet een inbreuk is gepleegd op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Vlaams Parlement, Parl.St., , nr. 1732/1, blz. 25); Overwegende dat artikel 22 van de Grondwet uitdrukkelijk het recht op eerbiediging van het privéleven waarborgt, net zoals artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens dit doet; dat de bedoeling en het fundamentele uitgangspunt van de in artikel 13, 2 van het decreet van 26 maart 2004 bedoelde uitzonderingsgrond er precies in bestaat om het aan iedereen toegekende grondwettelijke recht op de eerbiediging van zijn privéleven te beschermen; Overwegende dat de beroepsinstantie heeft kunnen vaststellen dat het hier gaat om verslagen van de gesprekken die gehouden werden door een selectiecommissie, bestaande uit twee personen (een HRexpert van de VDAB en een externe consultant) met de kandidaten voor de vacante functie, waarbij de volgende vier thema s aan bod komen: - De persoonlijke motivatie om voor de functie te solliciteren; - De inpasbaarheid van de kandidaat in de overheidscontext, en meer specifiek bij de VDAB ; - De communicatievaardigheden van de kandidaat; - De relevantie van de ervaring van de kandidaat voor de vacante functie van HR directeur. Overwegende dat artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet bepaalt dat een aanvraag tot openbaarmaking wordt afgewezen als die betrekking heeft op informatie waarvan de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; dat uit de inhoud van de uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 6 van 13

7 verkennende gesprekken met de kandidaten, zoals hiervoor werd beschreven, de identiteit van de kandidaat zelf te achterhalen valt en dat deze verslagen dan ook bestempeld moeten worden als persoonsgegevens die in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer niet zomaar openbaar kunnen worden gemaakt, dit alles met inachtneming van het in artikel 22 van de Grondwet aan eenieder toegekend recht op eerbiediging van zijn privéleven; dat onder persoonsgegevens immers wordt begrepen: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon en dat het daarbij gaat om alle mogelijke informatie die aan een natuurlijke persoon kan worden gerelateerd; dat het onmiskenbaar vaststaat dat de hiervoor vermelde verslagen van de verkennende gesprekken, persoonsgegevens bevatten in de zin van de privacy-wetgeving; dat dergelijke persoonsgegevens niet zonder meer mogen worden vrijgegeven; Overwegende dat de beroepsinstantie van oordeel is dat het agentschap voor Overheidspersoneel volkomen terecht heeft geoordeeld dat met toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet, de hiervoor vermelde verslagen van de verkennende gesprekken met de kandidaten niet openbaar kunnen worden gemaakt, met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen; dat de openbaarmaking van deze vertrouwelijke gegevens ontegensprekelijk een inbreuk zouden inhouden op de bescherming van hun persoonlijke levenssfeer; Overwegende dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook al ongegrond moet worden 3) De resultaten van de externe potentieelinschatting/het assessment en proces-verbaal van beoordeling Overwegende dat in dit verband door het agentschap voor Overheidspersoneel met haar beslissing d.d. 22 april 2016 de resultaten van de potentieelinschattingen (beoordeling generieke geschiktheid) aan verzoekster al werden meegedeeld; Overwegende dat daarnaast enkel nog de eigenlijke potentieelinschattingen zelf van de kandidaten voorkomen in het selectiedossier; dat, na kennisname door de beroepsinstantie van de inhoud van die potentieelinschattingen (assessment-verslagen), moet worden vastgesteld dat in die verslagen wordt gepeild naar de persoonlijkheid van de kandidaat aan de hand van een aantal vooropgestelde competenties en dat eveneens een aantal persoonlijkheidskenmerken en gedragsdimensies (psychologisch profiel van een kandidaat) die relevant zijn voor het uitoefenen van de functie worden beoordeeld; dat dergelijke onderzoek (assessmentverslag) raakt aan de psychische integriteit van een individu en derhalve dient te worden beschouwd als zijnde informatie met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer; dat deze rapporten dan ook niet openbaar kunnen gemaakt worden, verwijzende naar artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet; dat dergelijke potentieelinschatting (assessmentverslag) er precies op gericht is om de persoonlijkheidskenmerken en de karaktertrekken van een individu te achterhalen, zodat de openbaarmaking ervan ontegensprekelijk een inbreuk zou inhouden op de persoonlijke levenssfeer van dat individu; uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 7 van 13

8 Overwegende dat artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet bepaalt dat een aanvraag tot openbaarmaking wordt afgewezen als die betrekking heeft op informatie waarvan de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; dat de inhoud van de potentieelinschattingen van de kandidaten, zoals hiervoor werd beschreven, dan ook bestempeld moeten worden als persoonsgegevens die in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer niet zomaar openbaar kunnen worden gemaakt, dit alles met inachtneming van het in artikel 22 van de Grondwet aan eenieder toegekend recht op eerbiediging van zijn privéleven; dat onder persoonsgegevens immers wordt begrepen: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon en dat het daarbij gaat om alle mogelijke informatie die aan een natuurlijke persoon kan worden gerelateerd; dat het onmiskenbaar vaststaat dat de hiervoor vermelde potentieelinschattingen (assessmentverslagen), persoonsgegevens bevatten in de zin van de privacy-wetgeving; dat dergelijke persoonsgegevens niet zonder meer mogen worden vrijgegeven; Overwegende dat de beroepsinstantie van oordeel is dat het agentschap voor Overheidspersoneel volkomen terecht heeft geoordeeld dat met toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet, de hiervoor vermelde potentieelinschattingen van de kandidaten niet openbaar kunnen worden gemaakt, met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen; dat de openbaarmaking van deze vertrouwelijke gegevens ontegensprekelijk een inbreuk zouden inhouden op de bescherming van hun persoonlijke levenssfeer; Overwegende dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook al ongegrond moet worden 4) De uitgewerkte cases van de geschikt bevonden kandidaten Overwegende dat de beroepsinstantie heeft vastgesteld dat één van de stappen in de selectieprocedure, het functiespecifieke gedeelte betrof, met daarbij onder andere als opdracht een presentatie geven van een case, gevolgd door een vragenronde door de leden van de jury; dat de opdracht van de case erin bestond om in max. 3 pagina s (A4) de essentie van de antwoorden op de twee volgende vragen te beschrijven: 1. Beschrijf de prioriteiten die u als HR-directeur tijdens de komende 5 jaar wenst te leggen in het HRbeleid, dat bijdraagt tot de realisatie van de VDAB strategie Maak een inrichtend kader voor deze prioriteiten waarmee de personeelsafdeling én de leidinggevenden op de centrale diensten en in de provincies aan de slag kunnen om hun HR-rol op te nemen. Een inrichtend kader bevat alle elementen op tactisch niveau die u noodzakelijk acht om de gekozen HRprioriteiten te doen landen op de werkvloer. Overwegende dat de case dus schriftelijk diende uitgewerkt en ingediend te worden vóór het selectiegesprek met de jury, waarna deze diende te worden toegelicht op het eigenlijke selectiegesprek; Overwegende dat de beroepsinstantie kennis heeft genomen van de inhoud van de schriftelijk uitgewerkte cases van de verschillende kandidaten; dat de beroepsinstantie van oordeel is dat deze uitgewerkte cases wel degelijk te beschouwen zijn als bestuursdocumenten, in de zin van artikel 3, 4 van uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 8 van 13

9 het openbaarheidsdecreet; dat het gaat om schriftelijke stukken die informatie bevatten waarover de betrokken instantie beschikt; Overwegende dat geen van de wettelijke of decretale uitzonderingsgronden kunnen worden ingeroepen om voormelde documenten niet openbaar te maken, behoudens het feit dat wel de namen van de kandidaten (met uitzondering van de benoemde kandidaat) onleesbaar mogen worden gemaakt, in toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet (bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen); Overwegende dat de beroepsinstantie dan ook van oordeel is dat deze documenten (de uitgewerkte cases) openbaar moeten worden gemaakt aan verzoekster, mits weglating van de namen van de kandidaten (met uitzondering van de benoemde kandidaat, daar deze naam is gekend door verzoekster); Overwegende dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook gedeeltelijk als gegrond wordt 5) Relevante documenten met betrekking tot het jurygesprek Overwegende dat verzoekster hierbij vraagt om een afschrift te ontvangen van de volgende documenten: - Wijze van beraadslaging van de jury + stemmingswijze; - Advies van de jury aan de leidend ambtenaar; - Resultaat van de stemming van de jury; - Samenstelling van het managementcomité van de VDAB (directieraad) op datum openstelling vacature; - de processen-verbaal van de interviews met de kandidaten. Overwegende dat de beroepsinstantie hieromtrent het agentschap voor Overheidspersoneel om meer toelichting heeft aangeschreven; dat daaruit is gebleken dat de jury tijdens het functiespecifieke gedeelte enkel tot een beoordeling geschikt of niet geschikt is gekomen; dat er bijgevolg geen documenten bestaan over van de wijze van beraadslaging van de jury of over de stemmingswijze; dat de jury op basis van onderling overleg/ bespreking tot de eindconclusie geschikt/niet geschikt is gekomen en dat de motivering hiervoor werd opgenomen in de verslagen van het functiespecifieke gedeelte; dat er geen afzonderlijk advies is geweest van de jury aan de leidend ambtenaar van de VDAB, daar dit werd verwerkt in het verslag van de directieraad, waarvan verzoekster al eerder een afschrift toegestuurd kreeg op 22 april 2016; Overwegende dat de beroepsinstantie hieruit enkel maar kan afleiden dat, wat betreft de eerste drie gevraagde documenten (zoals hiervoor opgesomd), dit deel van het openbaarheidsverzoek dus betrekking heeft op onbestaande documenten; dat een openbaarheidsverzoek maar betrekking kan hebben op concreet bestaande bestuursdocumenten, zoals omschreven in artikel 3, 4 van het openbaarheidsdecreet; dat de beroepsinstantie enkel maar kan bevestigen dat de eerste drie gevraagde documenten niet beschikbaar zijn bij het agentschap voor Overheidspersoneel, daar het onbestaande documenten betreft en dat er bijgevolg ook onmogelijk een afschrift van kan worden verstrekt; dat dit deel van het uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 9 van 13

10 beroep onbestaande bestuursdocumenten als voorwerp heeft en derhalve als ongegrond moet worden Overwegende dat het verzoek naar de samenstelling van de directieraad op de datum van de openstelling van de vacature (juni 2015), eigenlijk een verzoek inhoudt naar een document, waaruit de effectieve samenstelling van de directieraad (de namen van de ambtenaren die er deel van uitmaken) van de VDAB in juni 2015 blijkt; dat de beroepsinstantie geen enkele wettelijke of decretale uitzonderingsgrond ziet om deze informatie niet openbaar te maken; dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook als gegrond wordt Overwegende dat wat betreft de processen-verbaal van de interviews met de verschillende kandidaten, wordt vastgesteld dat de eindconclusie, evenals de scores van alle kandidaten, als bijlage werd mee gevoegd bij het verslag van de directieraad, dat op 22 april 2016 werd bezorgd aan verzoekster; dat de volledige processen-verbaal van die interviews evenwel niet openbaar werden gemaakt, in toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet; dat luidens dit decreetartikel, een instantie een aanvraag tot openbaarmaking, voor zover die geen betrekking heeft op milieu-informatie, moet afwijzen "als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt"; Overwegende dat, hoewel het hier om een absolute uitzonderingsgrond gaat waardoor er geen belangenafweging moet plaatsvinden tussen het door de uitzonderingsgrond beschermde belang met het belang van de openbaarheid, de in artikel 13, 2 bedoelde uitzonderingsgrond niettemin een relatief aspect vertoont; dat de decreetgever weliswaar van oordeel was dat er geen afweging vereist is met het openbaar belang dat met de openbaarheid is gediend, maar er desondanks op wijst dat telkens en in concreto geoordeeld moet worden of er al dan niet een inbreuk is gepleegd op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Vlaams Parlement, Parl.St., , nr. 1732/1, blz. 25); Overwegende dat artikel 22 van de Grondwet uitdrukkelijk het recht op eerbiediging van het privéleven waarborgt, net zoals artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens dit doet; dat de bedoeling en het fundamentele uitgangspunt van de in artikel 13, 2 van het decreet van 26 maart 2004 bedoelde uitzonderingsgrond er precies in bestaat om het aan iedereen toegekende grondwettelijke recht op de eerbiediging van zijn privéleven te beschermen; Overwegende dat de beroepsinstantie heeft kunnen vaststellen dat in de processen-verbaal van de functiespecifieke selectie met betrekking tot de verschillende kandidaten, een uitvoerige beschrijving voorkomt omtrent de persoonlijke motivatie van de betrokken kandidaat alsook een beschrijving van de verschillende gevraagde competenties van die kandidaten; dat hieromtrent hiervoor al werd gesteld dat deze informatie behoort tot de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen; dat wordt vastgesteld dat de eindconclusie van de verschillende kandidaten wel openbaar werd gemaakt aan verzoekster; Overwegende dat artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet bepaalt dat een aanvraag tot openbaarmaking wordt afgewezen als die betrekking heeft op informatie waarvan de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; dat uit de inhoud van de uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 10 van 13

11 processen-verbaal van de interviews met betrekking tot de functiespecifieke geschiktheid, zoals hiervoor werd beschreven, blijkt dat deze beschrijvende verslagen dan ook bestempeld moeten worden als persoonsgegevens die in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer niet zomaar openbaar kunnen worden gemaakt, dit alles met inachtneming van het in artikel 22 van de Grondwet aan eenieder toegekend recht op eerbiediging van zijn privéleven; dat onder persoonsgegevens immers wordt begrepen: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon en dat het daarbij gaat om alle mogelijke informatie die aan een natuurlijke persoon kan worden gerelateerd; dat het onmiskenbaar vaststaat dat de hiervoor vermelde processen-verbaal van de interviews met betrekking tot de functiespecifieke geschiktheid, persoonsgegevens bevatten in de zin van de privacy-wetgeving; dat dergelijke persoonsgegevens niet zonder meer mogen worden vrijgegeven; Overwegende dat de beroepsinstantie van oordeel is dat het agentschap voor Overheidspersoneel volkomen terecht heeft geoordeeld dat met toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet, de hiervoor vermelde verslagen van de processen-verbaal van de interviews met betrekking tot de functiespecifieke geschiktheid niet integraal openbaar kunnen worden gemaakt, met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen; dat de openbaarmaking van deze vertrouwelijke gegevens ontegensprekelijk een inbreuk zouden inhouden op de bescherming van hun persoonlijke levenssfeer; dat daarom correct werd gehandeld, door enkel maar de scores en de eindconclusie met betrekking tot de verschillende kandidaten kenbaar te maken; Overwegende dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook al ongegrond moet worden 6) Documenten in verband met de beslissing van de meest geschikte kandidaat Overwegende dat verzoekster hierbij vraagt om een afschrift te ontvangen van de volgende documenten: - Rangschikking van de kandidaten bij de eindbeslissing; - Orgaan/beslissingnemer die de aanduiding door de gedelegeerd bestuurder heeft bekrachtigd, het document waarin de aanduiding bekrachtigd wordt met daarbij de datum van de bekrachtiging. Verder ook de communicatie/correspondentie over de bekrachtiging; - De communicatie/correspondentie over de beslissing dat XXXXXXXXXX de meest geschikte kandidaat is en over de documenten opgemaakt ivm de aanstelling van de kandidaat. Overwegende dat uit de ingewonnen informatie bij het agentschap voor Overheidspersoneel is gebleken dat er vooreerst geen rangschikking van de kandidaten werd opgemaakt; dat de geslaagde kandidaten voor het generieke deel werden uitgenodigd om deel te nemen aan de functiespecifieke selectie; dat het managementcomité (de directieraad) een verslag daarover heeft opgemaakt met een advies over de kandidaten en een lijst met geschikte en niet-geschikte kandidaten; dat dit werd bezorgd aan de gedelegeerd bestuurder van VDAB, die dan de meest geschikte kandidaat heeft aangeduid; dat er dus geen specifieke rangschikking werd opgemaakt na de functiespecifieke beoordeling van de diverse kandidaten; uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 11 van 13

12 Overwegende dat uit het onderzoek is gebleken dat er verder ook geen bijkomende documenten meer bestaan met betrekking tot de bekrachtiging van de beslissing van de gedelegeerd bestuurder van de VDAB; dat er na de eindbeslissing van de gedelegeerd bestuurder, bij een procedure voor het middenkader enkel een aanstellingsbesluit met bijlage wordt opgemaakt, waarvan verzoekster eerder een afschrift heeft ontvangen op 22 april 2016; Overwegende dat de beroepsinstantie hieruit enkel maar kan afleiden dat, wat betreft de eerste twee gevraagde documenten (zoals hiervoor opgesomd), dit deel van het openbaarheidsverzoek dus betrekking heeft op onbestaande documenten; dat een openbaarheidsverzoek maar betrekking kan hebben op concreet bestaande bestuursdocumenten, zoals omschreven in artikel 3, 4 van het openbaarheidsdecreet; dat de beroepsinstantie enkel maar kan bevestigen dat de eerste twee gevraagde documenten niet beschikbaar zijn bij het agentschap voor Overheidspersoneel, daar het onbestaande documenten betreft en dat er bijgevolg ook onmogelijk een afschrift van kan worden verstrekt; dat dit deel van het beroep onbestaande bestuursdocumenten als voorwerp heeft en derhalve als ongegrond moet worden Overwegende dat uit het onderzoek wel is gebleken dat er wel nog een mail bestaat, gericht aan XXXXXXXXXX (de laureaat), waarin staat dat zij geselecteerd werd voor de functie van HR-directeur bij de VDAB; dat de beroepsinstantie geen enkele wettelijke of decretale uitzonderingsgrond ziet om deze informatie niet openbaar te maken; dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook als gegrond wordt Overwegende dat de beroepsinstantie bijgevolg van oordeel is dat heel wat opgevraagde bestuursdocumenten niet openbaar kunnen worden gemaakt (zoals hiervoor uiteengezet in de verschillende onderdelen), verwijzende naar de toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet; Overwegende dat artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet evenwel de mogelijkheid biedt om alsnog de openbaarheid te bekomen, mits toestemming van de betrokkenen wiens gegevens behoren tot zijn of haar persoonlijke levenssfeer; dat de beroepsinstantie daarom, in toepassing van artikel 24, 1, derde lid van het openbaarheidsdecreet, alle betrokken personen heeft gecontacteerd met de vraag of zij alsnog hun toestemming konden verlenen met de openbaarmaking van de gegevens die behoren tot hun persoonlijke levenssfeer; dat geen van de betrokkenen daartoe tot op heden de toestemming heeft voor verleend en dat twee van de betrokkenen intussen uitdrukkelijk hebben laten weten dat ze hiervoor geen toestemming verlenen; Na beraadslaging, BESLUIT: uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 12 van 13

13 Het beroepschrift van xxxxxxxx d.d. 25 april 2016 tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing van het agentschap voor Overheidspersoneel wordt als ontvankelijk en gedeeltelijk g gegrond beschouwd. Bijgevolg dienen de hierna vermelde bestuursdocumenten openbaar te worden gemaakt door er een afschrift van te verstrekken: - De uitgewerkte cases van de geschikt bevonden kandidaten, mits weglating van de namen van de kandidaten (met uitzondering van de benoemde kandidaat); - Het document, waaruit de effectieve samenstelling van de directieraad (de namen van de ambtenaren die er deel van uitmaken) van de VDAB in juni 2015 blijkt; - Een mail, gericht aan mevrouw XXXXXXXXXX (de laureaat), waarin staat dat zij geselecteerd werd voor de functie van HR-directeur bij de VDAB. Brussel, 9 juni 2016 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter uitspraak beroepsinstantie OVB/2016/80 pagina 13 van 13