Best practices: vijf manieren om HR te transformeren

Transcriptie

1 SAP SuccessFactors Best practices: vijf manieren om HR te transformeren

2 2

3 De samenstelling van het personeel en de werkomgeving veranderen en HR-afdelingen moeten daarin meegaan. Ze moeten immers manieren vinden om sturing te geven aan een talentpool die bestaat uit verschillende generaties, met grote aantallen externe medewerkers en digitaal samenwerkende internationale teams in verschillende tijdzones en culturen. Het nieuwe werken, dat lang een toekomstvisie was, is intussen een realiteit waarop HR-tools en -procedures moeten worden afgestemd. Om te beginnen moet er één helder beeld van het complete personeelsbestand beschikbaar zijn. De processen moeten bovendien worden vereenvoudigd en gestandaardiseerd, maar tegelijkertijd flexibel tegemoetkomen aan lokale vereisten. Ook zijn er op feiten gebaseerde inzichten nodig als basis voor slimme HR-beslissingen. Dat is allemaal mogelijk met de juiste strategieën en tools. Doe dan ook uw voordeel met de volgende vijf realistische aanpakvarianten en combineer ze met oplossingen van SAP SuccessFactors om uw HR te transformeren en talent in te zetten als brandstof voor het succes van uw onderneming. 3

4 1. Maak toekomstige successen mogelijk door uw personeelsbeleid nu al uit te stippelen Er is wereldwijd een tekort aan vaardigheden. Er staat een pensioengolf voor de deur. En er is een gebrek aan leiderschap. Hoe zijn deze ontwikkelingen en andere personeelstrends van invloed op uw bedrijf? Niemand kan de toekomst voorspellen, maar betrouwbare data en krachtige modelleringstools helpen u wel de toekomst zeer accuraat in te schatten en te plannen. Genereer bijvoorbeeld dynamische scenario s en prognoses om kritische personeelsbehoeften in te schatten, stel vast waar en wanneer vaardigheidstekorten waarschijnlijk een rol zullen spelen, ontwikkel proactieve stra tegieën om hier iets aan te doen en breng de financiële consequenties van alle mogelijke maatregelen in beeld. Dat is overigens allemaal veel makkelijker te realiseren dan u misschien denkt. En u hoeft er geen statisticus voor te zijn. SAP SuccessFactors Workforce Planning voorziet u van de tools en de structuur waarmee u de juiste mensen de voor de toekomst van uw bedrijf juiste rollen geeft. De software helpt u zakelijke uitdagingen te analyseren, planningsaannamen vast te leggen en belangrijke rollen en vaardigheden te definiëren. Gebruik bijvoorbeeld onze beproefde methodologie om de vraag gedetailleerd te modelleren, het interne aanbod in te schatten en lacunes te detecteren, zodat u weet hoe uw (interne en externe) talentpool eruit moet zien om uw bedrijfsstrategie uitvoerbaar te houden. Profiteer van de personeelsplanningsconcepten in onze strategiebank. Voer geavanceerde risicoanalyses uit om problemen te ontdekken die van invloed kunnen zijn op de koers en gezondheid van uw bedrijf. En genereer hypothetische modellen om de gevolgen van verschillende personeelsscenario s in kaart te brengen en vast te stellen welke zakelijke gevolgen uw beslissingen om personeel in dienst te nemen, te ontwikkelen en te behouden echt hebben. Voer geavanceerde risicoanalyses uit om problemen te ontdekken die van invloed kunnen zijn op de koers en gezondheid van uw bedrijf. 4

5 2. Profiteer van krachtige analytics voor betere besluitvorming Wanneer bedrijven beslissingen nemen over investeringen, klanten, technologieën of zakelijke kansen, gaan ze uit van harde feiten. Dat kunnen HR-afdelingen nu ook dankzij kritische personeelsparameters. Het kan hierbij gaan om internationale en regionale personeelsaantallen, winstcijfers per medewerker, vergelijkingen met parameters van concurrenten en marktleiders, informatie over het vrijwillige verloop onder de beste werknemers en de gevolgen van al deze factoren voor de strategische doelstellingen. Het begint allemaal met sterke personeelsdata, waar u waarschijnlijk al over beschikt in de software die u gebuikt voor HR, talentmanagement en back-end bedrijfsprocessen. Er is ech ter robuuste technologie voor nodig om deze ruwe data om te zetten in bruikbare informatie: technologie die niet alleen krachtig is maar ook eenvoudig te gebruiken, zelfs als u geen expert bent. SAP SuccessFactors Workforce Analytics is speciaal ontwikkeld om snel de concrete en praktische inzichten in het personeelsbestand te genereren die bedrijven nodig hebben. Met de i ntuïtieve drag-and-drop-interface brengt u gegevens uit HR-systemen, software voor talentmanagement, financiële platforms, CRM-tools en enquêtes op één plek samen. U kunt deze informatie vervolgens voor verschillende meetparameters en -dimensies correleren en analyseren en de resultaten gebruiken om gerichte initiatieven te ontplooien. Bij de software wordt een bibliotheek met 2000 voorgedefinieerde parameters en meetgrondslagen geleverd. Er wordt zelfs geadviseerd welke hiervan het belangrijkst zijn voor uw bedrijf en waarom, en welke beproefde strategieën resultaten zullen opleveren. Bovendien krijgt u de beschikking over analytics waarbij wordt uitgegaan van vragen en talentstromen en over een tool waarmee u rapporten en dashboards kunt ontwerpen. Andere functies stellen u weer in staat om overal in uw organisatie continu HR- en talentgegevens te verzamelen, uitdagingen en bottlenecks voor specifieke managers te ontdekken en heldere waarschuwingen te verzenden. Het begint allemaal met goede data van uw personeelsbestand, waar u waarschijnlijk al over beschikt in de software die u gebruikt voor HR, talentmanagement en back-end bedrijfsprocessen. Er is echter robuuste technologie voor nodig om deze ruwe data om te zetten in bruikbare informatie. 5

6 3. Neem externe medewerkers mee in uw HR-processen Extern talent (freelancers, uitzendkrachten, flexwerkers, enz.) maakt een steeds groter deel uit van uw personeelsbestand. Toch vallen deze medewerkers grotendeels buiten de HRproessen. Dat is een probleem geworden, want uit recent onderzoek blijkt dat 45% van de bedrijven te weinig zicht heeft op de flexibele schil. 1 Sterker nog: 20% tot 30% van de organisaties geeft aan niet eens precies te weten hoeveel van deze resources er voor hen actief zijn. 2 Personeel dat niet in loondienst is, wordt gewoonlijk beheerd in een separaat Vendor Management System (VMS) dat buiten het zicht van de HR-afdeling valt. Geen wonder dus dat de processen en procedures inconsistent zijn en dat er weinig wordt gedaan om deze medewerkers te motiveren en bij het bedrijf te betrekken. Er gaan dan ook steeds meer stemmen op om flexwerkers als een belangrijk onderdeel van het personeelsbestand te zien dat consistent HR-management verdient. Deze nieuwe aanpak staat algemeen bekend als Total Workforce Management en SAP SuccessFactors maakt dit mogelijk. De gegevens die worden opgeslagen in SAP Fieldglass Vendor Management System (software voor de inkoop van diensten en het beheer van extern personeel) kunnen makkelijk worden gekoppeld aan SAP SuccessFactors Employee Central, waar deze informatie wordt gebruikt om profielen samen te stellen voor flexwerkers. Deze flexwerkers worden vervolgens voor iedereen zichtbaar in organogrammen en medewerkerzoekfuncties, zodat hun vaardigheden optimaal worden benut. Zo wordt uw flexibele schil letterlijk onderdeel van het systeem en kan het complete scala aan mogelijkheden voor talentmanagement van SAP SuccessFactors worden toegepast. Onboarding, training en samenwerking zullen de betrokkenheid vergroten en aan efficiënte werkrelaties bijdragen. Andere voordelen zijn dat mensen beter ingewerkt raken, hun vaardigheden ontwikkelen en het verloop geringer is, wat weer een positieve uitwerking heeft op de doelmatigheid van het hele personeelsbestand. Bovendien slagen organisaties die externe arbeidskrachten bij hun strategische planning en analytics betrekken er beter in toekomstige personeelsuitdagingen te voorspellen en bottlenecks en andere risico s aan te pakken. De gegevens die worden opgeslagen in SAP Fieldglass Vendor Management System (software voor de inkoop van diensten en het beheer van extern personeel) kunnen makkelijk worden gekoppeld aan SAP SuccessFactors Employee Central, waar deze informatie wordt gebruikt om profielen samen te stellen van flexwerkers. 1. Ardent Partners State of Contingent Workforce: A Framework for Success, Staffing Industry Analysts: Total Talent Management,

7 4. Automatiseer en harmoniseer de werktijdregistratie voor al uw personeel Het is voor veel bedrijven een uitdaging om de planning en tijdregistratie goed uit te voeren voor een mix van werknemers en flexwerkers in verschillende ploegendiensten, waar ook nog eens per branche en land andere regelgeving voor geldt. Deze organisaties gebruiken dan ook allerlei papieren processen en softwaresystemen om alle variabelen af te dekken. Efficiency is daarbij uiteraard ver te zoeken, omdat het vrijwel onmogelijk is om het hele personeelsbestand transparant en accuraat gerapporteerd te krijgen. Is het met zoveel complexe en onvoorspelbare factoren eigenlijk wel een haalbare kaart om de compliance te stroomlijnen en aan al die branchegerelateerde, lokale en nationale arbeidswetten te voldoen, zodat kostbare boetes kunnen worden vermeden? Het antwoord is simpel: nee. Gelukkig is er een manier om risico s te vermijden en de complexiteit terug te dringen. SAP Time and Attendance Management van WorkForce Software is een cloudoplossing die de tijdregistratie, de planning en het afwezigheidsbeheer van werknemers voor alle kantoren en divisies wereldwijd harmoniseert. De applicatie automatiseert handmatige processen en kan worden geïntegreerd met SAP SuccessFactors Employee Central of SAP ERP. De software is ontwikkeld op basis van een krachtige regelengine en berekent zelfs de meest complexe en uit verschillende factoren bestaande salarisschalen, overwerkregels, ploegentoeslagen en maaltijdinhoudingen voor alle medewerkers, ongeacht of ze in loondienst zijn. Medewerkers ontdekken al gauw hoe makkelijk het is hun eigen planning bij te houden of vrij te vragen via online functies die rechtstreeks toegankelijk zijn. Bovendien vereenvoudigt SAP Time and Attendance Management de compliance en voorziet de oplossing in gedetailleerde audittrails, zodat de kans op overtredingen en boetes tot een minimum wordt beperkt. Er is een manier om risico s te vermijden en de complexiteit terug te dringen. SAP Time and Attendance Management harmoniseert de tijdregistratie, de planning en het afwezigheidsbeheer van werknemers voor alle kantoren en divisies wereldwijd. 7

8 5. Kies voor één enkel HR-systeem dat u wereldwijd inzet Traditionele HR-systemen zijn ontwikkeld voor specialisten en zelfs die specialisten kunnen er maar nauwelijks mee overweg. Het zijn verouderde on-premise applicaties die meestal alleen basisgegevens van werknemers opslaan en niet voorzien in koppelingen naar salaris- of beloningssoftware. Ook zijn de rapportagemogelijkheden heel beperkt en zijn de gebruiksen onderhoudskosten hoog. Maar het kan nog erger: veel bedrijven gebruiken op elke locatie en in elke regio weer andere HR-software. Het spreekt voor zich dat die systemen niet met elkaar communiceren. Door deze fragmentatie is er helaas niet één versie of bron van volledige en betrouwbare werknemersinformatie, zoals salaris-, belonings-, prestatie- en contactgegevens en juridisch bindende documentatie. Het gevolg: het is moeilijk om zelfs de meest basale vragen van werknemers te beantwoorden, laat staan om een internationaal personeelsbestand doelmatig aan te sturen. Internationale HR-software is het betere alternatief en SAP SuccessFactors Employee Central is de ideale oplossing. Deze software brengt alle personeelsgegevens op één plek samen vanuit alle business units, filialen en kostenplaatsen in alle landen en combineert ze met informatie uit andere softwaresystemen, bijvoorbeeld voor de registratie van salarissen, beloningen en aanwezigheid. Bovendien kunt u cruciale gegevens uit de bundel SAP SuccessFactors Talent Management en uit software van derden halen. Het resultaat: één enkele versie van de waarheid en de solide basis die u nodig hebt voor een efficiënte administratie, een doelmatig talentbeheer en een accurate planning en analyse van het personeelsbestand. SAP SuccessFactors Employee Central voorziet in gebruikersvriendelijke selfservicemogelijkheden voor werknemers en managers, flexibele en aanpasbare rapportagefuncties en een uitgebreide glokalisatie, dankzij de land- en regiospecifieke talen, tijdzones, kalenders, valuta s, salarissystemen en verslaglegging. U kunt ervoor kiezen een beproefde en naadloos geïntegreerde internationale engine voor salarisadministratie toe te voegen om de kracht van en controle op een interne salarisfunctionaliteit te combineren met de kostenbesparingen van cloudsoftware. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll voorziet in een salarissysteem voor grote ondernemingen met ingebouwde support voor 33 landen. De software is moeiteloos opschaalbaar wanneer uw bedrijf groeit en biedt een drastisch vereenvoudigde gebruikerservaring voor HR-afdelingen, finance professionals en werknemers. Bovendien profiteert u van innovaties als ingebouwde wizards, slimme bedrijfsregels, organogrammen, inline notities, een audithistorie en flexibele workflows. 8

9 Internationale HR-software is het betere alternatief en SAP SuccessFactors Employee Central is de ideale oplossing. Deze software brengt alle data over uw personeelsbestand op één plek samen vanuit alle business units, filialen en kostenplaatsen in alle landen. 9

10 Studio SAP 44362nlNL (16/08) 2016 SAP SE of een aan SAP gelieerde onderneming. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag in welke vorm of voor welk doel dan ook worden vermenigvuldigd of overgedragen zonder de uitdrukkelijke toestemming van SAP SE of een aan SAP gelieerde onderneming. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Sommige softwareproducten die door SAP SE en haar distributeurs op de markt worden gebracht, bevatten intellectueleeigendomsrechten of softwareonderdelen van andere softwareleveranciers. Productspecificaties kunnen per land verschillen. Deze materialen worden uitsluitend ter informatie geleverd door SAP SE of een aan SAP gelieerde onderneming, zonder dat hier enige rechten aan kunnen worden ontleend en zonder garantie van enige aard, en SAP en de aan haar gelieerde ondernemingen zijn niet aansprakelijk voor fouten of omissies met betrekking tot de materialen. De enige garanties voor producten en diensten van SAP of een aan SAP gelieerde onderneming zijn de garanties in de uitdrukkelijke garantieverklaringen die bij dergelijke producten en diensten worden geleverd, indien van toepassing. Niets hierin mag worden opgevat als een aanvullende garantie. SAP SE en de aan haar gelieerde ondernemingen zijn met name niet verplicht een bedrijfskoers te volgen die in dit document of een gerelateerde presentatie wordt beschreven dan wel enige hierin genoemde functionaliteit te ontwikkelen of vrij te geven. Dit document of enige gerelateerde presentatie, evenals het beleid en mogelijke toekomstige ontwikkelingen, producten en/of platformstrategieën en -functionaliteit van SAP SE of de aan haar gelieerde ondernemingen, kunnen op elk moment, op elke grond en zonder kennisgeving door SAP of de aan haar gelieerde ondernemingen worden gewijzigd. De informatie in dit document vormt geen toezegging, belofte of juridische verplichting om materiaal, code of functionaliteit te leveren. Alle uitgesproken verwachtingen zijn onderhevig aan risico s en onzekerheden die tot gevolg kunnen hebben dat de feitelijke resultaten wezenlijk afwijken van de verwachtingen. Lezers wordt geadviseerd geen buitensporig vertrouwen in deze verwachtingen te stellen en er niet van uit te gaan bij het maken van inkoopbeslissingen. SAP en andere SAP-producten en -diensten die hierin worden genoemd, evenals de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van SAP SE (of een aan SAP gelieerde onderneming) in Duitsland en andere landen. Alle andere genoemde namen van producten en diensten zijn handelsmerken van de desbetreffende ondernemingen. Zie voor aanvullende informatie en kennisgevingen over handelsmerken.