Certificering van digitale toetslokalen

Transcriptie

1 Certificering van digitale toetslokalen Adviesrapport ICTO project Grootschalig digitaal toetsen. 1

2 Documenthistorie Datum Versie Omschrijving Auteur Initiële versie Leen van Kaam Review verwerkt van IC, FB ICT&O, Toetsbureau Leen van Kaam Review verwerkt van IC, FB ICT&O, Toetsbureau, R&P Leen van Kaam Resultaten vergadering verwerkt Leen van Kaam Gele inkleuring verwijdert, laatste redactieslag Jan te Hennepe Inhoudsopgave Inleiding... 3 Terminologie... 3 Wijzigingen in de certificeringseisen... 4 Wijze van certificering van de lokalen... 4 Eisen voor gecertificeerde toetslokalen... 4 Opstelling en beheer van het lokaal... 4 Voorzieningen... 6 Inrichting van een toetswerkplek voor een toetsdeelnemer

3 Inleiding Dit document heeft een tweeledig doel: Enerzijds is dit het document, dat bepaalt hoe een computerlokaal binnen Saxion moet zijn ingericht om geschikt te zijn voor digitale toetsing. We noemen dit document in dit verband het document dat de voorwaarden voor de certificering van een digitaal toetslokaal beschrijft. Anderzijds is het document de basis voor een contract tussen een aantal partijen, dat zij bepaalde inspanningen zullen leveren om digitale toetsing in dit lokaal conform optimale kwaliteitseisen zoals beschreven in de certificeringseisen voor een digitaal toetslokaal te realiseren. Het document beschrijft minimale vereisten en een optimale situatie. De minimale situatie is bedoeld voor bestaande lokalen. Bestaande lokalen die niet voldoen aan de minimale vereisten kunnen niet voor digitale toetsing gebruikt worden. De optimale situatie beschrijft hoe een nieuw computerlokaal idealiter zou moeten worden ingericht om gebruikt te worden voor digitale toetsing. In dit document gaan we ervan uit, dat de bedoelde computerlokalen buiten toetsweken ook voor onderwijs in gebruik zijn. Bedoelde computerlokalen zijn ook in week 1 t/m 8 soms ook als toetslokaal in gebruik voor digitale toetsen gepland buiten de toetsweken en voor herkansingen. Toetsen worden gepland in de rooster-leegstand van de gecertificeerde computerlokalen tijdens week 1 t/m 8. Deze lokalen zijn tegelijkertijd dus ook voor onderwijs in gebruik. Dit document gaat nadrukkelijk niet over de inrichting van een computerlokaal voor onderwijs. Voor eenduidigheid is het wenselijk ook hiervoor een certificeringsdocument te ontwikkelen. De inrichting van een computerlokaal voor digitale toetsing luistert vrij nauw. Bij summatieve toetsing worden studenten beoordeeld in hun voortgang bij de certificering in hun studieprogramma. Een toets is alleen acceptabel, als er voor alle studenten identieke toetsomstandigheden gelden in de digitale toetslokalen. Dit document beschrijft daarmee ook de inspanning van verschillende partijen binnen Saxion om te realiseren dat er voor alle studenten identieke toetsomstandigheden gelden in digitale toetslokalen. Die partijen zijn: Service Centrum Voorzieningen IC Service Centrum Voorzieningen Planning en Roostering Service Centrum Voorzieningen Toetsbureau Service Centrum Voorzieningen Facilitair bedrijf Bureau Vastgoed Functioneel Beheer ICT&O De Special Interest Groep (SIG) Digitaal Toetsen Terminologie Bezettingsgraad = Het aantal uren dat een ruimte wordt benut uitgedrukt in procenten van het totaal aantal uren dat een ruimte kan worden ingepland (b.v. onderwijsruimte) of opengesteld is (bijv. algemene ruimten als studielandschap). Benutting onderwijsruimten = Benutting is de gemiddelde groepsgrootte in een ruimte als aandeel van de totale capaciteit van de desbetreffende ruimte. 3

4 Wijzigingen in de certificeringseisen Eigenaar van het document voor de certificeringseisen van het digitaal toetslokaal is de programmaregiegroep ICT&O. De academies zijn immers ook eigenaar van de toetsketen. Op het moment, dat een van de hierboven genoemde partijen of een academie wijziging wil aanbrengen in de beschreven condities, zal Functioneel Beheer ICT&O de betrokken partijen voor overleg bij elkaar roepen. Het onderhavige document kan alleen in een dergelijk overleg veranderd worden, waarna die verandering bekrachtigd wordt door de Programmaregiegroep. Bijvoorbeeld: Wanneer er ideeën zijn tot verplaatsing of fundamentele herinrichting van gecertificeerde toetslokalen wordt dit vroegtijdig gemeld aan FB ICT&O om deze werkwijze ook ten uitvoer te kunnen brengen. Hetzelfde gebeurt ook als er wezenlijke veranderingen komen in de hardware of (voor)geïnstalleerde programmatuur van de toetswerkstations of het meubilair. Minimaal 1 keer per jaar evalueren alle betrokken partijen de wijze van certificering in een gezamenlijke bijeenkomst. Deze evaluatie wordt opgenomen in de PDCA cyclus en het kwaliteitsplan van het programma ICT&O. Academies of andere partijen kunnen geen tussentijdse aanvullende eisen stellen aan de condities binnen Saxion voor het afnemen van digitale toetsen, voordat deze in dit contract en dus in dit certificeringsdocument zijn opgenomen en door de 7 betrokken partijen als gerealiseerd worden bevestigd. Wijze van certificering van de lokalen Indien een lokaal voldoet aan de minimumeisen voor digitaal toetsen wordt dit door de eigenaar (SCV- IC) gemeld aan Functioneel Beheer ICT&O. Deze test het lokaal op alle vereisten in samenwerking met een functionaris van het Centrale Toetsbureau. Als het lokaal na testen blijkt te voldoen aan de minimale certificeringseisen wordt dit zo opgenomen in SCCM en Eduflex/Planon ten behoeve van SCV-P&R/SCV-FB. Aan P&R wordt dit doorgegeven. SCCM is de bron voor de lijst met gecertificeerde lokalen. Direct voor de toetsperiode doet een teamlid van Functioneel Beheer ICT&O namens de academies samen met een teamlid van het toetsbureau een controle. Deze controles worden ingepland in het jaarrooster. Deze controle bestaat eruit dat zij in de lokalen, die al gecertificeerd zijn een steekproef doen of het lokaal nog steeds aan de certificeringseisen voldoet. Voor de jaarlijkse certificeringsproef wordt een certificeringsprotocol geschreven, waaraan alle 7 betrokken partijen fiat geven. Functioneel Beheer ICT&O beheert het certificeringsprotocol. Eisen voor gecertificeerde toetslokalen Opstelling en beheer van het lokaal Minimaal Een digitaal toetslokaal is een ruimte die afsluitbaar is ten behoeve van de rust. Lokalen moeten op slot kunnen. OTSWO s zijn niet geschikt als digitaal toetslokaal. Stroomvoorziening heeft voldoende capaciteit voor het gelijktijdig opstarten van alle toetswerkplekken. 4

5 Toetslokalen worden dagelijks schoongemaakt. Daarbij worden de PC s en toebehoren niet meegenomen. PC s en toebehoren worden bv. 1 of 2 keer per jaar apart gereinigd. Kosten hiervoor moeten uitwijzen welke frequentie haalbaar is. Toetslokalen moeten in een rustige omgeving gesitueerd zijn. De situering van de toetslokalen moet dus worden meegenomen bij de certificering. Er wordt middels pilots onderzocht of digitale toetslokalen tijdens toetsweken op slot moeten, om de werking te kunnen garanderen. Een deel van de lokalen gaat wel op slot, een deel niet. Uit vergelijking van beide situaties kan de noodzaak voor het afsluiten van lokalen proefondervindelijk worden bewezen. Een toetswerkplek is minimaal 70 cm breed en 60 cm diep. Tussen PC-werkplekken staan schotten links, rechts en achter. Bij voorkeur wordt er in lokalen die ook voor onderwijs dienen, inklapbare schotten gebruikt. Meerdere opstellingen zijn toegestaan: o Rechthoek o Rijen Optimaal: Idealiter zit er 70 cm lege ruimte tussen 2 toetswerkplekken. Idealiter staat het beeldscherm van de toetspc in de examenstand schuin naar achteren, die meer gericht is op lezen van het beeldscherm en meekijken op het scherm moeilijk maakt. Het scherm is voorzien van folie die afkijken ook bemoeilijkt. Indien er 70 cm tussen 2 toetswerkplekken zit, en de werkplekken een beeldscherm in examenstand hebben, zijn er géén schotten tegen afkijken links, achter en rechts nodig. Idealiter staat de PC achter het beeldscherm of is ermee geïntegreerd en hangt deze in verband met de beschikbare beenruimte niet onder de tafel. De opstelling is hufterproof. Er is een minimum aan bedrading op en bij de tafels. Idealiter is de opstelling gericht op rijen in dezelfde richting. 5

6 Voorzieningen Er is aanwezig: Een analoge klok zichtbaar voor alle studenten. Een kapstok eventueel in combinatie met een vakkenkast binnen het lokaal waarin studenten jassen en tassen tijdens een toets beveiligd kunnen achterlaten. Ofwel bij de ingang van het toetslokaal staat een tafel die als sluis voor de toegang dienst zodat surveillanten kunnen controleren, dat de toetsdeelnemers op de presentielijst staan. Ofwel op de gang voor de ingang is een dergelijke tafel met gesluisde toegang voor de surveillanten gerealiseerd. In het lokaal is een instructie voor surveillanten aanwezig, die uitlegt voor alle hier genoemde toetsapplicaties, wat surveillanten moeten doen in voorkomende gevallen. In het lokaal zijn voldoende instructies voor studenten aanwezig, waarin uitleg staat voor alle in gebruik zijnde toetsapplicaties, hoe studenten deze moeten opstarten, afsluiten en dergelijke.!00% bezettings- en benuttingsgraad is moeilijk realiseerbaar. Planning en roostering doet in samenwerking met de andere partijen zoals academies inspanning om de geschatte behoefte aan digitale toetsplekken werkelijke behoefte zo goed mogelijk te laten benaderen en daarmee de bezettings- en benuttingsgraad van de lokalen te optimaliseren. Planning en roostering zal, afhankelijk van de mate van standaardisering van de onderwijscatalogus, de werkplekcapaciteit zo goed mogelijk in kaart proberen te brengen zodat hiermee de bezettings- en benuttingsgraad omhoog gaat. Gedurende toetsen is er altijd technische en functionele ondersteuning georganiseerd vanuit IC en Functioneel Beheer ICT&O. Dat is ook zo in de avonduren als er dan toetsen gepland staan. Surveillanten en het toetsbureau moeten ervan verzekerd zijn, dat zij niet verantwoordelijk zijn voor technische en/of functionele ondersteuning, maar deze wel snel (telefonisch) kunnen oproepen. Aanwezigheid van 1 extra toetsstation per 15 toetsplekken biedt surveillanten en het toetsbureau een buffer om toetsdeelnemers met een werkstation met problemen, direct een andere toetsplek te kunnen aanbieden. Voor calamiteiten neemt de surveillant contact op met het toetsbureau waar altijd directe noodtelefoonnummers beschikbaar zijn. Toetsroosters met locaties, aantallen en lokalen zijn daarom ook in een soort jaarrooster vroegtijdig beschikbaar voor de inplanning van deze ondersteuning. De bovenstaande condities zijn identiek voor de minimale vereisten en de optimale situatie. Inrichting van een toetswerkplek voor een toetsdeelnemer Computers moeten voldoen aan de binnen Saxion op dat moment vigerende specificaties voor een werkstation, d.w.z. bv. minimaal 2 processoren en 4 Gb werkgeheugen; PC s op toetswerkplekken zijn onderhavig aan het regime van 4 jaarlijkse afschrijving. Muis en toetsenbord zijn zoveel mogelijk vergrendeld met de PC, zodat deze niet eenvoudig weggehaald kunnen worden. De computer zelf is zo geplaatst, dat deze eenvoudig bereikbaar is voor onderhoud door IC. Bij incidenten m.b.t. de hardware wordt pc in het lokaal direct vervangen of hersteld indien noodzakelijk. 6

7 Het eigenaarschap van het computerwerkstation hoort te zijn belegd bij het Service Centrum Voorzieningen-IC zodat IC ook aangesproken kan worden op alle facetten van het beheer en de werking van de PC. Computer is ingericht conform de binnen Saxion vigerende baseline (bv. Windows 7, Office 2010, IE8); Toetsschermen hebben een standaard grootte (nieuwe schermen zijn 22 ). We accepteren alleen toetsapplicaties die plaatjes schaalbaar weergeven. Indien in digitale toetsen zeer gedetailleerde afbeeldingen (bv. bouwtekeningen gebruikt moeten worden, moet hier op het voorblad van de toets melding worden gemaakt zoals bij hulpmiddelen. Er zijn geen extra plug-ins voor digitale toetsing noodzakelijk; Voor geïnstalleerd ten behoeve van digitale toetsing zijn: o Respondus Lockdown browser (iedereen binnen Saxion) o SiteKiosk met TestVision (iedereen binnen Saxion) o SiteKiosk met Boks/Leerstation Zorg (AGZ) o Secure Client voor Surpass (iedereen binnen Saxion) o QMP Secure browser (APO studenten en docenten) o Cito TestCenter (alle studenten en cursisten, APO docenten) o MapleTa (LED, ROB) o SiteKiosk ten behoeve van applicatietoetsen (Bv. in MS Word, MS PowerPoint, MS Excel) o Object voor SSPS (AMA) Een F12 herstelt een schone installatie voor de baseline van de computers inclusief de boven bedoelde voorinstallaties; Het proces van updates dient beschreven te zijn en mag de continuïteit van gebruik niet in gevaar brengen. B.v. nooit een herstart tijdens schooluren (ook in de avond!) of een ander soortige belemmering voor de gebruiker. Er is extra aandacht voor de vrijdag patches. Deze mogen voor de in gebruik zijnde toetssystemen nooit gevolgen voor de gebruiker hebben. (dus herstarts vragen e.d.) Bij aanschaf van nieuwe systemen zal ook de standaard installatie incl. updates geïnstalleerd moeten worden, en de voor geïnstalleerde tools. Zo mogelijk elk weekend wordt in de toetslokalen een schone installatie van de baseline inclusief voorinstallatie gerealiseerd. Deze schone installatie wordt minimaal elk weekend in de toetsweken herhaald. Een dergelijke schone installatie (inclusief voorinstallaties) gebeurt s nachts geautomatiseerd. IC controleert vlak voor de toetsweken (week 9-10) minimaal direct voorafgaand aan de week of de werkstations volledig zijn (d.w.z. aanwezigheid van muis en goed functionerend toetsenbord, opstarten PC). Deze controle wordt vervolgens dagelijks gedaan door de surveillanten onder supervisie van het Centrale Toetsbureau. Wekelijks herhaalt IC de controle. Daarvoor wordt in overleg met Planning en Roostering een structureel moment voor alle lokalen ingepland. Voor onvolledige toetswerkplekken of technische storingen op toetswerkplekken rapporteert het toetsbureau direct lokaalnummer en werkpleknummer met het probleem via Topdesk aan IC. IC zorgt ervoor dat steeds het aantal ingeplande toetswerkplekken in een bepaald lokaal beschikbaar blijft (bv. 30 toetswerkplekken in een lokaal van 32 werkstations). Bij langdurige storingen wordt de planning voor een digitaal toetslokaal bijgestuurd. 7

8 IC doet onderhoud of reparatie in pauzes tussen digitale toetsen of voorafgaand of na afloop van de digitale toetsen. Voor onderhoud of reparatie worden de toetsen niet gestoord. Het systeem SCCM is de bron waarin wordt bijgehouden welke computer werkstations in elk van de digitale toetslokalen aanwezig zijn en hoe deze geïnstalleerd zijn. Dit systeem is ook de bron voor het aantal (werkende) werkstations in een computerlokaal. SCCM is de bron omdat de pc s bij het IC als 1 e binnenkomen. Tevens worden vanuit deze tool de systemen aangestuurd. Er is wel afstemming van SCCM naar Topdesk en Planon. Er zijn afspraken met Switch de huisleverancier van pc s rond het proces van vervanging, zodat SCCM continu actueel kan blijven. Er zijn afspraken bij IC om vervanging bij te houden in SCCM Ingezet wordt geautomatiseerd uitlezen van pc informatie en registratie in SCCM. SCCM rapporteert dagelijks of alle voor geïnstalleerde tools op de PC s geïnstalleerd staan. Bij een telling van het aantal werkstations in het computerlokaal wordt het werkstation, bedoeld voor de docent (waarop bv. de beamer is aangesloten), niet meegeteld als toetswerkstation. Dit werkstation wordt gebruikt door surveillanten en/of het toetsbureau. Op dit werkstation is het mogelijk voor de surveillant c.q. het Centrale toetsbureau het beheer van de toetsapplicatie op te starten en snel en eenvoudig (in geval van problemen) contact te leggen met het toetsbureau. Een lokaal van 32 werkstations (exclusief docent werkstation) wordt gezien als een toetslokaal met 30 toetswerkplekken. Een lokaal van 16 werkstations (exclusief docent werkstation) wordt gezien als een toetslokaal met 15 toetswerkplekken. In elk computerlokaal is er 1 extra toetswerkplek per 15 toetswerkplekken. Deze extra toetswerkplek wordt gebruikt in geval een van de bestaande toetswerkplekken door een technische storing uitvalt. Studenten met verlenging worden ingepland in een apart lokaal waar alle studenten met recht op verlengde toetstijd bij elkaar de eigen toets maken. Dit houdt in dat per digitaal toetsmoment minimaal 1 lokaal voor verlenging wordt ingepland per locatie. Voor Deventer én Enschede is er een apart lokaal voor verlengde toetsen in gepland. In de digitale toetslokalen worden geen studenten met verlenging geplaatst. Een digitaal toetslokaal voor verlengde toetsen heeft bv 12 werkplekken. Omdat de studenten met verlengde toetstijd tegelijk met de toets met normale lengte moeten starten is het mogelijk dat er gedurende een dag meerdere lokalen worden gebruikt voor de verlengde toetstijd. Er zijn ook nog studenten die in een geheel aparte ruimte moeten zitten, daar zijn individuele studeerruimtes voor nodig. Voorlopig voorstel is het om op korte termijn gebruik van notebooks te maken in beheer van het toetsbureau. We willen toewerken naar toetscabines in beheer van SCV-IC bv. in projectruimtes. De bovenstaande condities zijn identiek voor de minimale vereisten en de optimale situatie. 8