Subsidievoorwaarden internationale activiteiten opleidingen

Transcriptie

1 Subsidievoorwaarden internationale activiteiten opleidingen 1. Uitgangspunten voor subsidieaanvraag De internationaliseringsactiviteit maakt onderdeel uit van een opleiding van ESL De internationaliseringsactiviteit wordt georganiseerd door een opleiding van ESL (en dus niet door een studievereniging.) 1 De internationaliseringsactiviteit maakt onderdeel uit van het curriculum Per academisch jaar is er budgettaire ruimte om van vijf 2 opleidingen van ESL één opleiding gerelateerde internationaliseringsactiviteit vanuit het internationaliseringsbudget te laten (co-)financieren De IR manager geeft advies aan de decaan omtrent de eventuele subsidiëring van de internationaliseringsactiviteit. De decaan beslist uiteindelijk over het al dan niet toekennen van de aangevraagde subsidie 2. Financiën De subsidie bedraagt maximaal 70 euro per studentdeelnemer Het maximale aantal deelnemers waarvoor subsidie kan worden aangevraagd is 30 personen De kosten voor de facultair medewerker worden door de faculteit vergoed. De ESL medewerker declareert bij ESL dit kan op basis van een dagvergoeding of de werkelijke gemaakte kosten (via bonnen). Van de opleiding wordt verwacht dat zij zelf ook een gedeelte van de reis financieren middels sponsoring door derden en een bijdrage uit het sectiebudget Na goedkeuring door de decaan kan een voorschot worden aangevraagd. De definitieve afrekening vindt na afloop van de activiteit plaats 3. Algemene criteria Subsidie wordt alleen aan deelnemers verstrekt die ten tijde van de studiereis zijn ingeschreven aan één van de opleidingen van ESL aan de Erasmus Universiteit Rotterdam 1 Internationale activiteiten kunnen (mits er aan de criteria wordt voldaan) door één van de twee ESL internationaliseringsfondsen financieel worden ondersteund : 1. Het ESL internationaliseringsfonds voor opleidingen en 2. Het ESL fonds studentbestuursleden voor studiereizen georganiseerd door disputen/studieverenigingen. De voorwaarden zijn grotendeels hetzelfde. 2 De afgelopen jaren hebben jaarlijks maximaal twee opleidingen een beroep gedaan op het internationaliseringsfonds. Te verwachten valt dat niet meer dan vijf opleidingen een beroep op het fonds zullen doen. Indien dit er toch meer zijn, zal worden gekeken of er meer dan vijf opleidingsactiviteiten financieel kunnen worden ondersteund.

2 Subsidie wordt slechts dan verstrekt wanneer aan alle criteria is voldaan. ESL behoudt te allen tijde het recht om de subsidieverstrekking zonder opgaaf van redenen in te trekken. De activiteit moet toegankelijk zijn voor een minimum aantal van vijftien deelnemers, behoudens de deelnemers vanuit de organiserende commissie. Het aantal deelnemers van de organiserende commissie en de facultaire medewerkers mag niet groter zijn dan 50% van het totale deelnemersaantal Ten aanzien van studiereizen waar ELC-studenten aan deelnemen geldt dat deze niet tijdens het onderwijs mogen plaatsvinden. Masterstudenten mogen aan studiereizen deelnemen in de onderwijsvrije week aan het einde van blok 4 en daarbuiten na goedkeuring van de opleidingsdirecteur. Voor toelichting zie Ad1. Het totale aangevraagde bedrag waarvoor subsidie is aangevraagd mag niet meer dan 50% van de totale reisbegroting bedragen De activiteit moet een sterk studie-inhoudelijke component hebben. Dit betekent dat per dag minimaal 5 uur wordt besteed aan een studieinhoudelijk programma. Voor toelichting zie Ad2. De activiteit mag in binnen- en buitenland plaatsvinden. Indien de activiteit in Nederland plaats vindt dient de internationale component duidelijk zichtbaar te zijn Er dient naar te worden gestreefd om tijdens de studiereis een universiteit van het gastland te bezoeken, waarbij een bezoek aan een van de partneruniversiteiten van ESL prioriteit heeft. Er dient minimaal één facultair medewerker mee te gaan bij een deelnemersaantal van minder dan 20. Bij een deelnemersaantal van 20 of meer mag er een vergoeding voor maximaal twee facultair medewerkers worden aangevraagd. Voor toelichting zie Ad3. 4. Criteria schriftelijk verzoek en verslag De opleiding dient vóór 1 november een schriftelijk verzoek in voor subsidie van een activiteit die in het lopende academische jaar zal plaats vinden. De aanvraag wordt via ingediend bij de International Relations Manager: Esther van den Heuvel (vandenheuvel@law.eur.nl) Voor toelichting zie Ad4. Dit verzoek omvat het volgende: 1) De relevantie van de internationaliseringsactiviteit met doelstellingen en eventueel een onderzoeksopdracht

3 2) Een duidelijk programma overzicht, 3) met daarin een heldere scheiding tussen studie-inhoudelijke activiteiten en vrije activiteiten. 4) Een begrotingsoverzicht van de te verwachten kosten en de opbrengsten. (incl. deelnemersbijdrage) 5) Het (verwachte) deelnemersaantal en een omschrijving van de deelnemersdoelgroep. 6) Overige relevante informatie (slaapplaats/vlucht/contactpersonen/bankgegevens/e.d.) Het organiserend comité dient maximaal 1 maand na de einddatum van de studiereis een uitgebreid verslag in van de studiereis bij de IR manager. Zie Ad5 Dit verslag omvat het volgende: 1) Het aantal deelnemers inclusief namen en studentnummer. 2) Een dagboek waarin de uitvoering van de programma-activiteiten staan beschreven, inclusief de bevindingen van de docent(en) 3) Een begrotingsoverzicht van de werkelijke kosten en opbrengsten. 4) Een paragraaf waarin de resultaten van het onderzoek en/of de doelstellingen staan omschreven. 5) Overige relevante informatie Indien een onderzoek is gehouden dient het uiteindelijke verslag hiervan 2 maanden na de internationale activiteit te worden ingeleverd. 5. Toelichting bij de criteria Ad 1) Wanneer een ELC-student (bachelorstudent) aan een studiereis deelneemt die buiten de onderwijsvrije week valt, geldt dat toestemming van de opleidingsdirecteur nodig is. Deze toestemming wordt uitsluitend verleend wanneer de gemiste onderwijsgroep(en) op locatie georganiseerd kunnen worden. Dit geldt voor maximaal twee onderwijsgroepen per blok. Om de onderwijsgroep(en) op locatie aan te kunnen bieden, dient aan de volgende voorwaarden voldaan te worden: - Er dient een tutor/vakdocent van het betreffende vak aanwezig te zijn tijdens de studiereis die bereid is de onderwijsgroep(en) te begeleiden; - Er dient een geschikte locatie en voldoende tijd (2 uur en 15 minuten) voor de onderwijsgroep(en) te zijn; - Er dienen minimaal 6 studenten mee te gaan die hetzelfde vak volgen;

4 - Er dient akkoord te zijn van het Tutorpunt, die kan overleggen met de coördinatie van de tutorpool en de betreffende tutoren. Wanneer niet aan deze voorwaarden voldaan kan worden, zal de opleidingsdirecteur geen toestemming geven en kan niet aan de aanwezigheidsplicht van het betreffende vak worden voldaan. Daarmee kan de student geen geldig tentamencijfer krijgen voor het betreffende vak. Wanneer de bachelorstudent, naast de onderwijsgroep(en), tijdens de studiereis een verplicht docent-intensief practicum mist kan tevens niet aan de aanwezigheidsplicht van het betreffende vak worden voldaan. Deelname aan de studiereis is in deze gevallen op eigen risico. Voor deze studenten wordt geen subsidie verleend. Ad 2) Aangezien het gaat om een aan de opleiding gerelateerde reis moeten er minimaal vijf uren per werkdag aan vak- en studie-inhoudelijke activiteiten worden besteed. Studie-inhoudelijke activiteiten zijn onder meer bezoeken aan studie-gerelateerde kantoren/instanties en universiteiten, maar ook lezingen, rondleidingen (door een gerechtshof/gevangenis, etc.) en eigen onderzoek. Activiteiten op weekenddagen mogen in eerste instantie vrij worden ingevuld, tenzij de reis vijf dagen of korter duurt. In dit geval wordt verlangd dat op elk van deze dagen vijf uren aan studie-gerelateerde activiteiten worden besteed. In een jaar kunnen studenten 60 ECTS behalen. Rekening houdend met een aantal vakantieweken betekent dit dat studenten gemiddeld 1 ECTS per week behalen. Dit staat gelijk aan 28 studie-uren. Als men dit deelt door vijf (werkdagen) komt dit uit op 5 uur per dag. Ad 3) Een facultair medewerker kan zijn een AIO, tutor, wetenschappelijk medewerker, universitair docent, universitair hoofddocent of hoogleraar aan de ESL. In beginsel kan dit geen vaardighedendocent zijn. Deze facultaire medewerker moet betrokken zijn bij het vakgebied en het onderzoek. Hij/zij is tevens verplicht een kort verslag te schrijven over zijn bevindingen van de activiteit. Ad 4) Indien mogelijk dient het schriftelijke verzoek voor subsidie minimaal zes weken voor aanvang van de internationale activiteit ingediend te worden. In deze periode kunnen op verzoek van de IR manager eventuele tekortkomingen in de criteria worden bijgesteld, alsook in de programmaonderdelen. Belangrijk is ook de begroting en de overige opbrengsten. De financiering van ESL bedraagt maximaal 70 euro per student. Maximaal een maand na terugkomst van de activiteit dient een schriftelijk verslag ingeleverd te worden aan de IR manager, voor de inleverdatum van het onderzoek geldt een maximumtermijn van twee maanden. Dit verslag kan worden gebruikt

5 voor studievoorlichtingsdoeleinden. Indien dit verslag wordt goedgekeurd vindt de definitieve vaststelling van de subsidie plaats. Omdat dan pas het werkelijke aantal deelnemers bekend is, alsmede de reële begroting. Ad 5) De IR manager heeft als voornaamste taak om de criteria te controleren en het verzoek en de verslagen goed te keuren of, indien nodig, aan te vullen in samenwerking met de betrokken opleiding. Zij geeft advies aan de decaan omtrent de eventuele subsidiëring van de internationale activiteit. De decaan beslist over het al dan niet toekennen van de subsidie.