Buitendienst afdeling Openbare Werken gemeente Wormerland. Aanleiding

Transcriptie

1 Buitendienst afdeling Openbare Werken gemeente Wormerland Aanleiding Op basis van de Nulmeting huishoudelijke afvalstoffen is in januari 2008 besloten dat de huisvuilinzameling wordt inbesteed bij de Huisvuilcentrale (HVC) in Alkmaar per 1 januari Daarmee worden alle taken die verbonden zijn aan de afvalinzameling niet meer uitgevoerd door de gemeente. Bij de voorbereidingen voor dit besluit is uitgesproken, dat er een kleinere buitendienst gaat ontstaan. Deze nieuwe buitendienst moet voldoende toegerust zijn om alle taken te kunnen uitvoeren. Onderstaand treft u het voorstel hiervoor aan. Bestaande situatie De buitendienst heeft de volgende hoofdtaken. - vaste taken die periodiek (dagelijks, wekelijks, maandelijks, seizoensgebonden) terugkeren; - verwerken en afhandelen van de meldingen van de burgers. De medewerkers van de buitendienst zijn het eerste gezicht naar buiten van de gemeente. Bewoners en bedrijven rekenen op hen. De praktijk wijst, dat de medewerkers voor hen klaar staan. De buitendienst heeft betrokken medewerkers, die zich inzetten en een uitzonderlijk laag ziekteverzuim hebben. Zij staan open voor de vragen van de burgers en proberen deze zo goed mogelijk te beantwoorden en op te lossen. Het materiaal en materiaal waarmee wordt gewerkt is in orde, voldoet aan de wettelijke vereisten en wordt professioneel onderhouden. De medewerkers hebben zich de afgelopen jaren individueel en collectief geschoold om professioneel te kunnen blijven functioneren. Wat moet bij het opnieuw opzetten van de buitendienst goed geregeld zijn: * vaste taken worden nu niet altijd structureel uitgevoerd. Dit omdat meldingen van burgers altijd vóór gaan. Bovendien is er niet altijd voldoende bezetting en dan worden deze taken op een lagere prioriteit gesteld; * voor het verwerken van de meldingen wordt altijd tijd vrijgemaakt. Daarvoor geldt de norm dat 80% in zeven werkdagen moet zijn opgelost. Over een heel jaar bezien wordt aan deze norm voldaan, maar tussentijds is dat door andere prioriteiten en door onvoldoende bezetting niet altijd waar te maken: * veel werk wordt opgedragen door de coördinator of zijn vervanger, daarnaast nemen medewerkers eigen initiatief en verantwoording, maar dat laatste kan veel sterker en veel structureler. Oorzaken, waardoor er niet voldoende bezetting is; - er is een stuwmeer aan verlof te verwerken, waardoor er een hoge verlofopname is; - de taken gemoeid met de inzameling krijgen tot nu toe prioriteit, wat betekent dat bij onderbezetting op de inzameltaken medewerkers elders uit de buitendienst worden onttrokken omdat de afvaltaken de hoogste prioriteit hebben; - er is een structurele toename van het aantal meldingen; - er worden nieuwe taken opgepakt, onder meer meer aandacht voor het schoonhouden van de gemeente en het toezicht houden op het verkeerd aanbieden van afval. De twee belangrijkste achtergronden voor het ontstaan van veel verlof: - overwerk, dat tot extra uren leidt; - de buitendienst werkt altijd 40 uur per week bij een 36-urige aanstelling. Wekelijks bouwt iedere medewerker 4 uur verlof op. Doelstelling Als de buitendienst opnieuw is geformeerd, moet aan het volgende zijn voldaan; - klantgericht functioneren; - de verantwoording laag in de organisatie, minder in opdracht werken en meer eigen verantwoording nemen; - alle taken van de buitendienst worden uitgevoerd; - 80% van de meldingen is binnen zeven werkdagen opgelost.

2 Aan deze doelstellingen kan op de volgende wijze worden voldaan: - het klantgericht functioneren is de afgelopen jaren getraind en zal ook in de toekomst getraind worden. Verder zijn de competenties van de medewerkers vastgesteld en kan aan de hand daarvan in een POP (persoonlijk ontwikkelplan) vastgesteld worden, op welke punten een medewerker zich verder kan ontwikkelen: - wijkgericht werken, waarmee nu gemeentebreed een pilot loopt, zal van invloed zijn op het werk van de buitendienst. Denkt daarbij aan de mogelijkheid, dat een medewerker van de buitendienst een wijk bewaakt, in deze wijk kleine dagelijkse klachten signaleert en zorgt voor herstel (zelf doen en met collega s); - de verantwoording wordt laag in de organisatie gelegd. De medewerkers nemen zelf de verantwoording voor één of enkele vaste taken. De taken waarvoor een medewerker verantwoording heeft, regelt en organiseert hij zelf in overleg met de werfbeheerder; - in de nieuwe georganiseerde buitendienst worden geen taken meer stilgelegd. Het principe is dat alle vaste taken structureel worden uitgevoerd. Alle taken zijn inzichtelijk, vastgesteld is, wanneer deze worden uitgevoerd (dagelijks, wekelijks, maandelijks, voorjaar, zomer, najaar, winter). Zie hiervoor de bijlage en de volgende paragraaf; - door voldoende bezetting te creëren, kan voldaan worden aan de eis, dat 80% van de meldingen binnen zeven werkdagen wordt opgelost. De overige 20 % is uiterlijk binnen 21 werkdagen opgelost. Dit met uitzondering van die meldingen die de buitendienst niet kan oplossen en waarvoor elders (veelal door OW Binnen) een oplossing moet worden gevonden; - door het uitbesteden dan de afvaltaken behoeven medewerkers niet meer te worden ingezet op dit onderdeel. Het voorgaande betreft een aantal zaken, die nu actueel zijn bij het opnieuw organiseren van een nieuwe buitendienst. Nieuwe ontwikkelingen van welke aard dan ook zullen weer leiden tot nieuwe stappen om de buitendienst professioneel te kunnen laten functioneren.

3 A. Overzicht van alle werkzaamheden Bijgevoegd in bijlage A is het overzicht van alle werkzaamheden gevoegd. Bijlage B is de nadere uitwerking van bijlage A. Dit overzicht is tot stand gekomen in overleg met de medewerkers. Dit overzicht met werkzaamheden is voorzien van de benodigde uren om deze taken goed te kunnen uitvoeren. Deze lijst van werkzaamheden is een dynamische lijst. Er kunnen in de loop van de tijd taken afvallen en taken bijkomen. Dit kan meerdere oorzaken hebben, waarbij aan het volgende gedacht kan worden: - taken kunnen tot minder werkzaamheden leiden of overbodig worden. Dit kan bijvoorbeeld voortvloeien uit het structureel uitvoeren van de beheerplannen die de afgelopen jaren in uitvoering zijn genomen. Deze plannen zorgen voor het structureel uitvoeren van (groot) onderhoud en kan leiden tot minder meldingen over het onderhoud aan de openbare ruimte; - taken blijken doelmatiger en efficiënter door bijvoorbeeld een aannemer te kunnen worden uitgevoerd. Als dit aan de orde is, wordt eerst vastgesteld, wat reden is om tot uitbesteding te komen en moet eerst de afweging zijn gemaakt tussen zelf doen en uitbesteden; - nieuwe ontwikkelingen in de relatie met de burger kunnen tot nieuwe taken leiden. Denk bijvoorbeeld aan het feit, dat het afgelopen jaar structureel het handhaven van het afval als nieuwe taak is opgepakt waar vier medewerkers mee zijn belast en ook het schoonhouden van de gemeente meer inzet van een medewerker vraagt, die zorgt voor een betere inzet van de maandelijks ingehuurde veegmachine. Ook het wijkgericht werken zal naar verwachting een andere inzet van de buitendienst gaan vragen. B. Omvang van de formatie In bijlage A zijn de taken van de buitendienst opgenomen met de daarbij benodigde uren. Op basis van 1450 productieve uren per medewerker zijn 7 medewerkers nodig. Daaraan moet worden toegevoegd een fulltime formatieplaats coördinator buitendienst. En er is een halftime formatieplaats nodig voor de werfbeheerder. In totaal is 8,6 formatieplaats nodig. Dit komt overeen met de aanwezige bezetting. Rene Bergers coördinator buitendienst Theo Beljaars werfbeheerder Alfred Boon medewerker algemene dienst/medewerker groen 2 Harry Bregten medewerker algemene dienst Klaas van Dalsem medewerker algemene dienst Jacob Pet medewerker groen 2 Ton Reinders algemeen medewerker (0,6 fte) Teun Schoenmaker coördinator Begraven/medewerker groen 1 (1 fte, parttime vervuld per ) Erik Walst algemeen medewerker. Het voorstel is gedurende het eerste jaar financiële ruimte te creëren voor inhuur tijdens verlof en ziekte. Het voorstel is om hiervoor beschikbaar te houden (100 uur tegen een uurtarief van 50). Dit om het slagen van de nieuwe opzet te kunnen garanderen. Zoals verderop in deze notitie wordt voorgesteld wordt aan het eind van 2009 een evaluatie gemaakt. Dan blijkt of dit bedrag voor inhuur structureel noodzakelijk is. C. Coördinator en werfbeheerder Het voorstel is de functie coördinator buitendienst te handhaven. Ten behoeve van deze functie is opnieuw vastgesteld, welke werkzaamheden deze functie omvat. Dat is in een bijlage bijgevoegd. Het voorstel is de huidige taken in de functie werfbeheerder anders in te vullen. Dit omdat met ingang van 1 januari 2009 de milieustraat beheerd wordt door de HVC. Dat betekent, dat de huidige werfbeheerder niet meer verantwoordelijk is voor de middagopenstelling en deze taak vervalt. Er resteert een kleine werf voor de buitendienst. Deze werf moet wel beheerd worden, en dit werk wordt ingepast in een afgeslankte functie van de werfbeheerder. Deze functie omvat in de nieuwe

4 organisatie ook een aantal taken voortvloeiend uit de dagelijkse aansturing van de buitendienst. Daar hoort tevens bij de dagelijkse verantwoording als de coördinator verlof heeft of ziek is. De ochtend uren in deze functie zijn bestemd voor de werkzaamheden zoals opgenomen in de bijgevoegde lijst. De middaguren zijn bestemd om mee te werken in de buitendienst. Werktijden Tot nu toe werkt de buitendienst 40 uur per week. Dat betekent, dat per medewerker wekelijks 4 uur ATV wordt opgebouwd. Daarnaast wordt om diverse redenen overwerk verricht. De combinatie van regulier verlof, opgebouwde ATV en overwerkuren leidt bij diverse medewerkers tot een stuwmeer aan verlof. De medewerkers is verzocht met een verlofplan te komen en het bestaande verlof weg te werken. Dat is maatwerk per medewerker, want het varieert van weinig tot geen verlof tot ruim 300 uur. Om er voor te zorgen dat de buitendienst voldoende is toegerust om haar taken te verrichten is het noodzakelijk dat er met ingang van 2009 geen stuwmeer aan verlof ontstaat. Daarom is als uitgangspunt genomen, dat iedereen regulier 36 uur per week werkt. Overwerk ontstaat nog uitsluitend door calamiteiten die buiten werktijd moeten worden opgelost en door het werk voor gladheidbestrijding. Overleg met de medewerkers leidt tot het voorstel de huidige werktijden, 5 dagen van 8 uur per dag, te handhaven. De wensen voor de werktijden zijn te verschillend om daarmee een goede dagelijkse bezetting te garanderen. De afspraak is dat de medewerkers conform de bestaande regeling maximaal 40 uur extra werktijd mogen opbouwen en dat het meerdere moet worden opgenomen, of in vrije tijd, of via de jaarlijkse mogelijkheid van verkoop van verlof. Evaluatie Eind 2009 wordt deze nieuwe opzet geëvalueerd. Op dat moment wordt bezien of de doelstellingen reëel zijn en behaald zijn of in ontwikkeling zijn. Op basis van de evaluatie zijn zo nodig bijstellingen in het besluit mogelijk. Advies en Besluit Geadviseerd wordt om de taken en de formatie vast te stellen, zoals hiervoor beschreven. Daarbij is het uitgangspunt dat de taken altijd kunnen worden aangepast aan nieuwe ontwikkelingen en dat op dat moment getoetst wordt of de formatie daarbij in overeenstemming is en iedere medewerker voldoet aan de eisen, die op dat moment gesteld worden. De formatie wordt vastgesteld op 8,6 Fte plus een inhuurbudget van Besluit: - de doelstelling wordt vastgesteld - de bijgevoegde lijst met werkzaamheden wordt vastgesteld - de formatieomvang wordt vastgesteld - na één jaar wordt een evaluatie opgesteld

5