Vrijwilligersbeleid Stichting Werelderfgoed Kinderdijk

Transcriptie

1 Vrijwilligersbeleid Stichting Werelderfgoed Kinderdijk 1 Inleiding Sinds enkele jaren zijn bij de Stichting Werelderfgoed Kinderdijk (hierna te noemen: de SWEK) vrijwilligers in diverse functies werkzaam. De Stichting Werelderfgoed Kinderdijk koestert haar vrijwilligers en zij staan hoog in het vaandel. Met de groei van de groep vrijwilligers, groeit de aandacht voor de vrijwilligers, maar ook de noodzaak van begeleiding. De vrijwilligers worden vertegenwoordigd door de Werkgroep Vrijwilligers en een aantal van hen is gekozen als lid van deze werkgroep. De werkgroep ondersteunt en adviseert de SWEK. Bij de SWEK worden vrijwilligers ingezet voor: - gastheren en vrouwen in het bezoekerscentrum; - het begeleiden van excursies/groepen in het molengebied; - het geven van workshops in de werkplaats; - verkoop van toegangskaarten en artikelen aan de diverse kassa s; - het verrichten van administratieve en organisatorische werkzaamheden; - projectmatige inzet / timmerwerkzaamheden; - het verrichten van klein onderhoud; - IT-werkzaamheden. 2 Stichting Werelderfgoed Kinderdijk & Vrijwilligers Gedurende de afgelopen jaren is er binnen de SWEK veel veranderd in de mogelijkheden voor een bezoek aan het molencomplex. De huidige manier van werken zou zonder de inzet van vrijwilligers niet mogelijk zijn. De vrijwilligers spelen dan ook een essentiële rol binnen de SWEK. De SWEK staat positief tegenover het werken met vrijwilligers en wil, waar mogelijk, mensen de gelegenheid geven betrokken te raken bij het werk en de doelen van de SWEK. Voor vrijwilligers is het prettig het gevoel te hebben een waardevolle activiteit te verrichten. Een positieve ervaring kan bijdragen aan bewustwording over het belang van een Werelderfgoed en het behoud ervan. De bedoeling is om vrijwilligers zoveel plezier aan hun werk te laten beleven, dat ze enthousiast en positief tegenover het werk en de doelstellingen van de SWEK staan en dat in hun eigen omgeving uitdragen. Vrijwilligers zijn geen goedkope arbeidskrachten! In de communicatie met de vrijwilliger zijn doel en inhoud van het werk, waardering en dank vaste onderdelen. Een vrijwilliger kan zelfstandig zijn diensten aan de SWEK aanbieden of door de SWEK worden gevraagd. Er is een aantal voorwaarden waaraan de werkzaamheden moeten voldoen voordat het (volgens de wet) vrijwilligerswerk mag heten. Vrijwilligerswerk is: Werk waarvoor niet betaald wordt; Werk dat niet beroepshalve wordt verricht; Werk dat geen vaste arbeidsplaats inneemt; Werk dat niet concurrerend is met betaald werk; Werk dat niet meer dan 20 uur per week inneemt; Vrijwilligerswerk is wel vrijwillig maar niet vrijblijvend. De belastingdienst hanteert de volgende definitie van een vrijwilliger: 'Een vrijwilliger is een persoon die niet beroepshalve en op vrijwillige basis werkzaamheden voor een niet commerciële vereniging verricht, zonder dat hij daarvoor een reële arbeidsbeloning ontvangt'. Vrijwilligersbeleid Stichting Werelderfgoed Kinderdijk,

2 2.1 Vrijwilligers & voorlichting De SWEK stimuleert het inzetten van vrijwilligers bij het geven van voorlichting. De vrijwilligers worden ingezet voor: het begeleiden van excursies in het molengebied door Hosten / Gidsen. De Host is een passieve gids die bezoekers begeleidt, de Gids vertelt daadwerkelijk een (uitgebreid) verhaal aan een groep. Het ontvangen van gasten in het gemaal door Host Wisboom. Het geven van workshops (in diverse talen) in de werkplaats. Deze vrijwilligers worden verder Gids werkplaats genoemd. Dit zijn gespecialiseerde gidsen, die in de werkplaats het verhaal van de werking en het onderhoud van onze molens vertellen. Het draaien van kassadiensten bij de diverse verkooppunten. De voornaamste taak van deze vrijwilligers is de kaartverkoop, de verkoop van diverse artikelen en het verstrekken van informatie aan de bezoekers. Deze vrijwilligers worden verder Kassamedewerker genoemd. Van alle vrijwilligers verwachten we communicatieve vaardigheden, een loyale houding ten opzichte van ons beleid, bereidheid om bijscholingen te volgen, toestemming om hun functioneren te evalueren en beschikbaarheid op de afgesproken tijdstippen. In de communicatie met de bezoekers en deelnemers aan activiteiten wordt duidelijk gemaakt dat de voorlichting door een vrijwilliger wordt gegeven. Dit om verkeerde verwachtingen te voorkomen en duidelijk te maken dat de SWEK belang hecht aan de inzet van haar vrijwilligers. 3 Organisatie Om op een goede manier invulling te geven aan het vrijwilligersbeleid zijn er een aantal organisatorische en procedurele afspraken gemaakt. Deze worden in dit hoofdstuk uiteen gezet. 3.1 Contactpersoon (coördinator vrijwilligers) De coördinator vrijwilligers (hierna te noemen: coördinator ) draagt zorg voor de inzet en begeleiding van gidsen, hosten en kassamedewerkers. Deze coördinator is contactpersoon voor alle vrijwilligers en wordt in dit document verder coördinator genoemd. De coördinator voert met elke vrijwilliger een inventarisatiegesprek. Daaruit moet duidelijk worden hoe de kwaliteiten van de betreffende vrijwilliger zo goed mogelijk kunnen worden benut, zulks ten voordele van de SWEK én de vrijwilliger. Niet alleen op het gebied van kennis van de achtergronden van Kinderdijk, maar ook over eventuele andere kwaliteiten, bijvoorbeeld op het gebied van talen, administratieve werkzaamheden en dergelijke. De coördinator is verantwoordelijk voor: Het afsluiten en beheren van de vrijwilligersovereenkomsten Het beheren van het adressenbestand en het doorvoeren van wijzigingen daarin. De coördinator stuurt jaarlijks een inventarisatieformulier naar de vrijwilligers om gegevens actueel te houden. Het inzetten van vrijwilligers voor excursies, workshops en kassadiensten (opstellen rooster). Het bijwonen van bijeenkomsten met de werkgroep vrijwilligers. Het doorspreken van details betreffende excursies en activiteiten zodat de vrijwilliger goed op de hoogte is van wat er van hem/haar verwacht wordt. Het beantwoorden van vragen en bespreken van zaken die de vrijwilliger aangaan (aanspreekpunt) Het bijwonen van en assisteren bij vrijwilligersbijeenkomsten Het verzorgen van attenties t.b.v. de vrijwilligers bij bijzondere gelegenheden Het opstellen van procedures/het instrueren van vrijwilligers (opleiden) De coördinator heeft de mogelijkheid om voor de uitvoering van de taken waar hij verantwoordelijkheid voor draagt de hulp in te roepen van vrijwilligers, zoals bijvoorbeeld voor het opstellen van het rooster. Vrijwilligersbeleid Stichting Werelderfgoed Kinderdijk,

3 3.2 Vrijwilligersovereenkomst Met elke vrijwilliger wordt een vrijwilligersovereenkomst afgesloten, de coördinator draagt hier zorg voor. Alle vrijwilligers die door SWEK worden ingezet, ondertekenen een vrijwilligersovereenkomst. In deze overeenkomst staan de gegevens van de vrijwilliger en van de SWEK. Aan de vrijwilligersovereenkomst zijn de Algemene Bepalingen voor Vrijwilligers gekoppeld. In deze Algemene Bepalingen voor vrijwilligers staan afspraken over de organisatie van het werk, de kleding, verzekering en veiligheid. In feite is deze overeenkomst een samenvatting van afspraken (op hoofdlijnen) van het vrijwilligersbeleid. De overeenkomst wordt ondertekend door de vrijwilliger en directeur SWEK. Daarna krijgt de vrijwilliger een kopie van de overeenkomst. Het betreft hier formulieren met persoonsgegevens en daar dient zorgvuldig mee omgegaan te worden. De coördinator zorgt dat alle gegevens van de vrijwilligers up-to-date blijven en dat wijzigingen of beëindiging van overeenkomsten worden verwerkt. Beëindiging overeenkomst In het beleid zijn een aantal afspraken opgesteld betreffende de werkzaamheden en gedragscode, waaraan de vrijwilliger zich dient te houden. Als een vrijwilliger deze afspraken niet nakomt, dient de coördinator de vrijwilliger hierop aan te spreken. Als bij herhaling van het niet nakomen van afspraken blijkt dat samenwerken onmogelijk wordt, dan heeft de SWEK het recht de samenwerking met de vrijwilliger te stoppen. In een persoonlijk gesprek tussen de coördinator en de betreffende vrijwilliger wordt aangegeven wat er mis is en dat de SWEK de overeenkomst wil afbreken. Ook het niet functioneren van een vrijwilliger kan aanleiding zijn om de overeenkomst af te breken. Afspraken hieromtrent worden gemaakt in overleg met de werkgroep vrijwilligers. Een vrijwilliger is te allen tijde vrij om te stoppen met vrijwilligerswerk. Als niet duidelijk is waarom iemand de overeenkomst beëindigt, neemt de coördinator contact op met de vrijwilliger op om te informeren naar de reden van vertrek. Als het vertrek te maken heeft met onvrede over de gang van zaken of als er problemen zijn met andere vrijwilligers, dan probeert de coördinator een oplossing aan te dragen. Als de vrijwilliger stopt vanwege persoonlijke omstandigheden (te druk, familie), dan krijgt de vrijwilliger een attentie als dank. De andere vrijwilligers worden via de nieuwsbrief en/of mail op de hoogte gesteld van het vertrek van hun medevrijwilliger. Nieuwe vrijwilligers De coördinator geeft, in overleg met de werkgroep vrijwilligers, aan wanneer er nieuwe vrijwilligers moeten worden geworven. 3.3 Opleiding Doel van het scholen van vrijwilligers is ervoor te zorgen dat vrijwilligers het werk zo goed mogelijk doen en dat de Stichting zoveel mogelijk profijt heeft van hun werkzaamheden. Voor de meeste vrijwilligers geldt dat zij een praktijkopleiding krijgen (meelopen met ervaren vrijwilligers). Met grote regelmaat vinden er zogenaamde vrijwilligersavonden plaats. Tijdens deze avonden worden de vrijwilligers opgeleid met betrekking tot de achtergrondkennis over Kinderdijk, maar ook op het gebied van vaardigheden. Hierbij wordt ook gekeken naar opleiding en ervaring, en op basis daarvan worden mensen uitgenodigd deel te nemen aan voor hen geschikte activiteiten. Vrijwilligers hebben de beschikking over gidsdocumenten, waaruit zij alle benodigde informatie voor hun werkzaamheden kunnen halen. 3.4 Door vrijwilligers na te komen afspraken Hoewel vrijwilligerswerk niet verplicht is, wil dat niet zeggen dat het vrijblijvend is. Een aantal afspraken is landelijk en/of regionaal vastgesteld en gelden hierdoor natuurlijk ook voor de vrijwilligers van de SWEK. Hieronder zijn, naast landelijke, ook interne afspraken vastgelegd. Vrijwilligersbeleid Stichting Werelderfgoed Kinderdijk,

4 Vrijwilligers die ingezet worden door de SWEK: sluiten een vrijwilligersovereenkomst met de SWEK af; houden zich aan de afgesproken werkzaamheden en afspraken omtrent veiligheid; houden zich bij activiteiten aan het geplande programma en voeren de activiteit uit zoals die door de SWEK bedacht en bedoeld is; vertellen het verhaal van de SWEK (ook als de persoonlijke mening afwijkt, zullen zij het beleid en beheer van de SWEK verkondigen); stellen zich open voor opleiding en adviezen; dragen bij hun werkzaamheden de kleding van de SWEK (in combinatie met hun eigen kleding) tijdens hun inzet als vrijwilliger zijn verzekerd via de SWEK. Voor de dagen dat de vrijwilliger werkt is een ongevallenverzekering afgesloten. De SWEK heeft een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering. Van de vrijwilligers wordt verwacht dat zij zelf een ziektekostenverzekering hebben. 3.5 Gedragscode Vrijwilligers zijn kind aan huis bij de SWEK. Ze zijn welkom en voelen zich ook welkom, en zeker als er meerdere vrijwilligers zijn is het vaak erg gezellig. Om te voorkomen dat de uitstraling naar het publiek rommelig wordt is het belangrijk om een aantal afspraken, een zogenaamde gedragscode, met elkaar af te spreken. De vrijwilliger kan gebruik maken van koffie/thee/cup-a-soup. De vrijwilliger hoeft hier uiteraard niet voor te betalen. Een plaats waar bezoekers komen, is geen vergaderplek. Het ziet er onprofessioneel en rommelig uit als een aantal mensen met elkaar staan te kletsen. Bovendien is er een risico dat er geen of niet genoeg aandacht is voor de klant. Problemen of opmerkingen over inzet of activiteiten kunnen met de Werkgroep Vrijwilligers besproken worden. Het is echter niet wenselijk als dit te pas en te onpas gebeurt. De vrijwilliger kan aangeven wanneer hij een afspraak wil maken met de Werkgroep en dit wordt altijd gehonoreerd, maar op een tijdstip dat het zowel de vrijwilliger als de Werkgroep schikt. De vrijwilliger komt op de afgesproken tijd of laat op tijd weten als hij verhinderd of ziek is. De ingeroosterde vrijwilliger regelt bij verhindering of ziekte zelf vervanging voor zijn of haar dienst. De vrijwilliger is zuinig op de materialen die de SWEK beschikbaar stelt bij verkoop, workshops en excursies. De vrijwilligers doen hun werk met respect voor de andere vrijwilligers, de medewerkers van de SWEK, de natuur, de eigendommen van de SWEK en de bezoekers van de SWEK. De vrijwilliger houdt zich aan de geldende regels en voert de werkzaamheden uit zoals overeengekomen. Van SWEK-vrijwilligers wordt verwacht dat zij zich tegenover bezoekers niet negatief uitlaten over de SWEK. Het is belangrijk dat de vrijwilligers op de hoogte zijn van deze afspraken zodat ze er naar kunnen handelen. De afspraken worden, na vaststelling van dit beleid, in een procedurehandboek opgenomen. 3.5 Verzekering en veiligheid Voor de dagen dat de vrijwilliger werkt is een ongevallenverzekering afgesloten. De SWEK heeft een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering. Van de vrijwilligers wordt verwacht dat zij zelf een ziektekostenverzekering hebben. Voor vrijwilligers die worden ingezet in het molengebied gelden dezelfde veiligheidseisen die gelden voor medewerkers van de SWEK. De coördinator geeft aan wat de veiligheidseisen zijn en zorgt, indien noodzakelijk, dat er voldoende beschermingsmiddelen beschikbaar zijn. Houdt een vrijwilliger zich niet aan de veiligheidseisen, dan kan de coördinator het werk stil leggen. Vrijwilligersbeleid Stichting Werelderfgoed Kinderdijk,

5 Het niet nakomen van veiligheidseisen kan voor de SWEK een reden zijn om het werken met de betreffende vrijwilliger te stoppen. Vanzelfsprekend doen vrijwilligers hun werk met respect voor de andere vrijwilligers, de medewerkers van de SWEK, de natuur, de eigendommen van de SWEK en de bezoekers van de SWEK. De coördinator zorgt dat er een actuele lijst met de namen en geboortedata van de vrijwilligers (van belang voor de verzekering) beschikbaar is. 3.6 Vergoedingen Vrijwilligers Vrijwilligers kunnen gemaakte (reis)onkosten maandelijks via een declaratieformulier bij de SWEK indienen. De vrijwilligers ontvangen voor gemaakte reiskosten een vergoeding van 0,19 per kilometer. Met ingang van het seizoen 2014 zal er aan vrijwilligers een vergoeding van 5,00 per dagdeel of per gelopen gidstour betaald worden. Elke vrijwilliger kan per kwartaal een declaratie indienen voor gewerkte dagdelen of gidstours die ze in deze periode hebben verricht. De door de gidsen ontvangen donaties tijdens of na afloop van hun tour horen dan ook in de donatie bus in de werkplaats. De volgende opmerkingen zijn op deze regeling van toepassing: 1. De dagdeelvergoeding wordt verkregen naast de al gebruikelijke reisvergoeding. 2. Per kalenderjaar kan aan een vrijwilliger nooit meer dan de belastingvrije som voor vrijwilligers van 1.500,-- worden uitgekeerd. 3. Het declareren van de dagdeel- en reisvergoeding door de vrijwilliger is een verkregen recht, maar is geen verplichting. Vrijwilligers kunnen ook afzien van hun vergoeding. Dat kan door de Belastingdienst worden gezien als een gift aan de SWEK, een ANBI-instelling, afhankelijk van de voorwaarden. Deze maatregel is mede op verzoek van de Werkgroep Vrijwilligers tot stand gekomen en is vooral gericht op een eerlijke verdeling van de donaties door bezoekers. Daarnaast is het ook belangrijk dat vrijwilligers niet door de Belastingdienst worden aangeslagen voor inkomsten uit donaties. Dat is bij andere gevallen wel gebeurd. De hoogte van deze vergoeding wordt jaarlijks vastgesteld en is afhankelijk van de financiële situatie van de Stichting. 3.7 Kleding Aan de vrijwilligers wordt kleding ter beschikking gesteld. De belangrijkste reden waarom de SWEK vrijwilligerskleding heeft, is de herkenbaarheid van vrijwilligers door de bezoekers. Alle SWEK-vrijwilligers krijgen: Badge Fleece-jack Poloshirt Petje Wanneer vrijwilligers optreden bij publieksactiviteiten en evenementen dienen ze vrijwilligerskleding te dragen. Vrijwilligers die helpen bij het regelen van het verkeer en het parkeren dragen SWEK-kleding met hierover een veiligheidshes. Wanneer een vrijwilliger stopt met de werkzaamheden voor de SWEK, moet de door de SWEK verstrekte kleding worden ingeleverd. 3.8 Adresgegevens / vrijwilligersregistratie Door de coördinator wordt een lijst met adresgegevens van de vrijwilligers bijgehouden. Hierop staan ook telefoonnummers, adressen, geboortedata en trouwdata. Deze lijst wordt door de coördinator vertrouwelijk behandeld in is alleen beschikbaar voor de coördinator en door hem of haar aangewezen medewerkers van de SWEK. Vrijwilligersbeleid Stichting Werelderfgoed Kinderdijk,

6 4 Activiteiten voor en communicatie met vrijwilligers 4.1 Vrijwilligersbijeenkomst Vanuit de SWEK wordt er minimaal één keer per jaar een vrijwilligersbijeenkomst georganiseerd. Doelen van de jaarlijkse vrijwilligersbijeenkomst: Waardering tonen, door de vrijwilligers een uitje aan te bieden De gelegenheid benutten om contacten tussen vrijwilligers en de SWEK te onderhouden, maar ook uitwisseling van ervaringen tussen verschillende vrijwilligers(groepen) te stimuleren. Terugkijken op de resultaten van het werk door de vrijwilligers Informeren over de ontwikkelingen voor het komende jaar binnen de SWEK 4.2 Nieuwsbrief vrijwilligers, geïnitieerd door de werkgroep vrijwilligers De nieuwsbrief vrijwilligers is bedoeld om de betrokkenheid van de vrijwilligers bij het werk van de SWEK te versterken. Via deze nieuwsbrief worden vrijwilligers geïnformeerd over actuele ontwikkelingen en andere activiteiten bij de SWEK. De Nieuwsbrief verschijnt zo vaak als nodig, doch minimaal 6x per jaar. Ook alle medewerkers van de Stichting ontvangen de nieuwsbrief, om betrokkenheid te vergroten. 4.3 Verdere communicatie met vrijwilligers Alle vrijwilligers met een overeenkomst ontvangen jaarlijks een eindejaarsbrief en een Kerst/Nieuwjaars attentie van de SWEK. 4.4 Attenties Bij speciale gelegenheden zoals jubilea, geboortes en huwelijken wordt een attentie naar de vrijwilliger gestuurd. De coördinator is verantwoordelijk voor de aanschaf en verzending van de attenties. In het geval van een overlijden van een naast familielid wordt een kaart gestuurd waarin we ons medeleven betuigen. Bovendien wordt (in overleg met de familie) de crematie of begrafenis bezocht. Ook bij ziekte of een ongeval wordt een kaartje gestuurd. 4.5 Inbreng van vrijwilligers De SWEK neemt het werken met vrijwilligers serieus en dus staan we ook open voor hun inbreng. Dit wordt onder andere ingevuld door tijdens de vrijwilligersbijeenkomst aandacht te besteden aan het uitwisselen van ideeën over het beheer van of voorlichting over de terreinen waarin de vrijwilligers actief zijn. De SWEK maakt hierbij duidelijk het een goede zaak te vinden dat vrijwilligers meedenken en dat we uitzoeken of we de voorgestelde aanpassingen kunnen toepassen. Hier wordt ook aandacht aan besteed tijdens de overleggen tussen de Werkgroep Vrijwilligers en de coördinator, en de Werkgroep Vrijwilligers en de directeur van de SWEK. De Werkgroep speelt een centrale rol in de communicatie tussen de vrijwilligers en de SWEK, en dus ook over dit onderwerp. Vrijwilligers zijn vaak al jaren bezig met het geven van informatie, workshops en rondleidingen. Hierdoor hebben ze veel ervaring opgedaan en kunnen ze goed aangeven wat wel en wat niet werkt tijdens een activiteit. Deze kennis kan zeer behulpzaam zijn bij het ontwikkelen van nieuwe activiteiten. In de praktijk komt het dan ook regelmatig voor dat vrijwilligers bij de ontwikkeling van nieuwe producten worden betrokken. Vrijwilligersbeleid Stichting Werelderfgoed Kinderdijk,