Functionele beschrijving klantportaal Retail

Transcriptie

1 Date: Page: 1 of 8 Functionele beschrijving klantportaal Retail IDchecker IDchecker, marktleider op het gebied van online identiteitsbewijscontrole, biedt voor diverse branches verschillende gebruikersvriendelijke (online) oplossingen, waarmee u het legitimatiebewijs van uw medewerker/klant/bezoeker grondig, snel en professioneel op echtheidskenmerken kunt controleren. Voorwaarde is dat u een kwalitatief goede scan van het originele ID bewijs instuurt. Deze IDcontrole is mét garantie: als blijkt dat een door IDchecker goedgekeurd IDbewijs bij controle achteraf foutief is beoordeeld, zal IDchecker de eventuele opgelegde boete voor zijn rekening nemen. Simpel en Zeker Uitgangspunt is wel dat het doen van een dergelijke controle simpel is en u ook daadwerkelijk meer zekerheid biedt. Daarom is de applicatie van IDchecker eenvoudig van opzet. Het achterliggende systeem, echter, is zeer geavanceerd. Met de invoer van een scan van het originele ID bewijs start u een proces waarbij meerdere toetsingen volledig automatisch plaatsvinden. Het resultaat van alle verschillende checks wordt binnen enkele seconden als een overzichtelijk rapport aan u getoond. U heeft overigens altijd toegang tot alle achterliggende data. Deze is via dezelfde applicatie gemakkelijk weer op te vragen. Wat controleert IDchecker? Een volledige controle op echtheid door documentexpert (met garantie)

2 Date: Page: 2 of 8 IDchecker klantportaal (Retail) Login Met uw internetbrowser gaat u naar het webadres Login met uw gegevens: Gebruikersnaam Wachtwoord U heeft de inloggegevens eerder ontvangen van IDchecker. Na het inloggen wordt u naar uw beveiligde klantportaal geleid. Indien u wachtwoord kwijt bent dan kan u hier uw wachtwoord wijzigen via Uw wachtwoord vergeten? Let op : Een klantportaal kan specifiek gemaakt zijn voor onze klanten (eigen logo s, kleuren en soms extra functionaliteiten). De basisfunctionaliteiten zijn altijd gelijk en zijn in dit document uitgewerkt. Start scherm klantportaal Retail U start automatisch in Documenten Versturen op de web portal. Het scherm bestaat uit de volgende tabs: Documenten Overzicht (met een overzicht van reeds behandelde documenten) Documenten versturen (upload een ID bewijs) Helpdesk Uitloggen Klik op de buttons Documenten Overzicht, Documenten Versturen of Helpdesk afhankelijk welke activiteit u wilt uitvoeren.

3 Date: Page: 3 of 8 Document Versturen (een ID bewijs) In dit scherm upload (verstuurt) u ID bewijzen naar idchecker: Paspoorten (scan 1 kant); ID kaarten (scan 2 kanten); Tewerkstellingsvergunning (scan 2 kanten + overig document met sofinummer). Om de ID bewijzen juist te kunnen verwerken dient u altijd het benodigd aantal scans van het origineel document in te sturen. U selecteert de scans door in uw file browser de juiste files te selecteren en op openen te klikken. Voor het beste resultaat dient u de originele ID bewijzen bij voorkeur in te scannen op 300dpi & 24 bits kleurdiepte. Voorwaarde om het IDbewijs te controleren is dat u het originele ID bewijs scant! Let op: U kunt 1 ID bewijs per persoon per keer uploaden. U kunt niet meerdere personen (met bijbehorende scans van ID bewijzen) tegelijk insturen. Onder het kopje u gaat scannen voor wordt aangegeven namens welke opdrachtgever u het document wil versturen. U vult hier zowel de naam van uw opdrachtgever in als de naam van het bedrijf in waar uw medewerker tewerkgesteld wordt. In het land van herkomst veld kunt u het land van herkomst van het document selecteren. Indien u een BSN aanvraag wenst te doen, dan vinkt u dit hier aan. Onder Eigen Bevindingen uitvoeren? kunt u, desgewenst, uw eigen beoordeling van het document ingeven. De eigen bevindingen hebben betrekking op de Imageperf, Kinegram/Hologram, Reliëf en LookaLike. Heeft u het document gezien en iets geconstateerd dan kunt hier aangeven of de onderdelen goed, fout of niet van toepassing zijn. Dit is optioneel. In het uw referentie veld kunt u (ook optioneel) een referentie opnemen ten behoeve van uw eigen administratie. In het Retail portaal geeft u aanvullend aan onder welke project het ID bewijs wordt geüpload. U geeft dit aan middels de projectenlijst onder welke projecten (hier demo naam 1,2,3). De projecten worden getoond welke beschikbaar zijn binnen uw organisatie. U vinkt altijd minimaal 2 bedrijven aan. U kunt eventueel meerdere documenten bij het ID bewijs toevoegen in de upload u drukt hiervoor op de Add Button. Klik op de Upload button om uw ID bewijzen naar Idchecker te sturen. Als de Upload succesvol is geweest wordt dit onder de upload button zichtbaar met een groene tekst: Uw Upload is verzonden aan IDchecker. Na het succesvol Uploaden van een ID bewijs in het klantportaal ontvangt u automatisch een op het door u opgegeven mailadres.

4 Date: Page: 4 of 8 Documentenoverzicht In het documenten overzicht kunt u de volgende functies uitvoeren: Zoeken (een eerder gecontroleerd ID bewijs) Overzicht laatste 20 goedgekeurde documenten Afgekeurde scans (documenten die zijn afgekeurd) Reject Scans (deze ID bewijzen kunnen niet verwerkt worden) Scans in Progress (status van een ID in het controleproces) Blok Zoeken In dit scherm kunt u ID bewijzen zoeken op: Naam Sofinummer/Burger Servicenummer (BSN) Referentie (optioneel, indien eerder opgenomen) Optioneel: Bedrijfsnaam (bij een hoofdgebruiker worden hier (onder)aannemers zichtbaar). Vul een van de zoekopties om een ID bewijs op te Zoeken. Rechts in de pagina verschijnt het eventuele resultaat.

5 Date: Page: 5 of 8 Details bekijken In het klantportaal kan worden gezocht naar door u eerder uitgevoerde controles. De resultaten worden getoond in een lijst (Top 20 of indien resultaat zoekopdracht aanwezig). In deze lijst heeft u verschillende mogelijkheden om de details te bekijken: De persoonsgegevens van het ID bewijs De documentgegevens van het ID bewijs Het dienstverband Gekoppelde projecten De rapportage opties Onder de persoonsgegevens vindt u de persoonsdetails uit het ID bewijs, de status van de controle en of het document als vermist en gestolen is geregistreerd. Onder document gegevens vindt u de belangrijkste documentgegevens en heeft u de mogelijkheid om het document op te halen middels de button Haal op. Tevens zijn hier zichtbaar het dienstverband (inuit dienst) en de gekoppelde projecten bij deze persoon. Ook kunt u hier een persoon aan een project koppelen of ontkoppelen door het zetten van vinkjes. Om de rapportage te bekijken klikt u op de + in Rapportage balk. Hier staat de rapportage. Het rapport kan worden geopend in Adobe reader (dient aanwezig te zijn op de PC). U kunt de rapportage bekijken/opslaan/printen met de Adobe reader functies. U kunt de rapportage hier ook doorsturen naar een adres.

6 Date: Page: 6 of 8 Overige Overzichten U vindt hier de volgende overzichten onder de tabs: Laatste 20 goedgekeurde documenten Afgekeurde scans Reject scans Scans in proces (in behandeling) Laatste 20 goedgekeurd Hier ziet u een overzicht van de laatste 20 goedgekeurde ID bewijzen. Afgekeurde scans U ziet hier een overzicht van de laatste afgekeurde ID bewijzen. Reject scans U ziet hier een overzicht van de laatste gerejecte ID bewijzen Indien een plaatje/scan van een ID bewijs niet compleet, leeg of van onvoldoende kwaliteit is, zal deze afgekeurd worden. Dit betekent dat IDchecker niet in staat is het document te verwerken. De 3 meest voorkomende redenen van afkeur zijn: het ID bewijs is niet compleet (voor of achterkant van ID kaart/rijbewijs ontbreekt slechte kwaliteit van de scan (document is te klein, <300dpi) het ingestuurde bestand bevat geen plaatje (leeg) Indien de documenten zijn gereject ontvangt u hierover een melding en dient u een scan van betere kwaliteit te versturen voor een nieuw uit te voeren controle. Scans in Proces Een volledige controle duurt maximaal 4 uur, afhankelijk van het tijdstip op de dag en de beschikbaarheid van document experts. Gedurende deze tijd kunt u de status van de controle volgen in dit scherm totdat de controle is afgerond.

7 Date: Page: 7 of 8 Uitloggen Als u uw sessie in het klantportaal wenst te beëindigen kunt u de knop Uitloggen gebruiken (rechts op bovenbalk). Uw sessie wordt dan gesloten. Feedback Indien u opmerkingen of suggesties heeft voor dit web portal klik dan hier. U kunt dan uw opmerkingen versturen. We gaan hier graag mee aan de slag. Helpdesk / Frequently Asked Questions (FAQ) 1 Gebruikersnaam en/of wachtwoord vergeten Gebruik hiervoor de optie in het inlogscherm Wachtwoord vergeten? U ontvangt een nieuw tijdelijk wachtwoord. Mocht uw gebruikersnaam/wachtwoord alsnog niet werken, neem dan contact op met helpdesk@idchecker.nl. 2 Wat mag ik uploaden? Indien u ID bewijzen wilt insturen dan kunt u deze in PDF, JPG of TIFF formaat uploaden. De originele ID bewijzen dienen bij voorkeur in 300dpi en met 24bits kleurdiepte gescand te worden voor het beste resultaat. De totale bestandsgrootte mag niet groter zijn dan 4MB. 3 Hoe scan ik een ID bewijs en met welke kwaliteit? Voor het beste resultaat dienen de IDbewijzen netjes recht op de scannerplaat te liggen. Het originele ID bewijs dient in zijn geheel gescand te worden. Bij een paspoort scant u 1 zijde inclusief de bovenliggende pagina. Bij een ID bewijs dient u 2 zijden te scannen. Een ID bewijs dient bij voorkeur in 300dpi en met 24bits kleurdiepte gescand te worden voor het beste resultaat. De maximale grootte van de te uploaden bestanden is 4MB. 4 Wat heb ik allemaal nodig (hardware/software) voor het scannen van een ID bewijs? U dient te beschikken over een eigen scanner/mfp (Multi Functional Printer). Als u gebruik maakt van het online klantportaal, heeft u geen verdere software nodig. 5 Hoeveel ID bewijzen kan ik uploaden? U kunt 1 ID bewijs per persoon per keer uploaden. U kunt niet meerdere personen (met bijbehorende scans van ID bewijzen) tegelijk insturen. 6 Waar blijft mijn rapportage? Indien u een ID bewijs succesvol heeft verzonden, kunt u de status volgen in de portal en de scanner in het tabblad scans in proces totdat het ID bewijs is afgehandeld. Direct nadat het ID bewijs is afgehandeld ontvangt u een met daarin een hyperlink naar de rapportage op het mailadres waarmee u in eerste instantie heeft ingelogd.

8 Date: Page: 8 of 8 7 Hoe lang duurt het voordat ik een rapportage ontvang? Een volledige controle duurt maximaal 4 uur. Afhankelijk van het type ID bewijs (binnenland, buitenland of te werkstellingsvergunning) zal deze tijd in de praktijk variëren tijdens kantoortijden tussen de 15 en 60 minuten. 8 Waar vind ik de gebruikershandleiding? In de portal vindt u de gebruikershandleiding onder het tabblad helpdesk. Tevens zijn de gebruikershandleidingen te vinden op de website van IDchecker. 9 Veelvoorkomende Reject redenen: Voor en/of achterkant ontbreekt OF tegenoverliggende pagina ontbreekt! Een veel voorkomende reject/afkeur reden van ID bewijzen is: Bij een ID kaart, Te Werkstelling Vergunning of rijbewijs: het ontbreken van de voor en/of achterkant. U dient voor deze ID bewijzen altijd de voor EN achterkant in te sturen Bij een paspoort: het ontbreken van de bovenliggende pagina. Bij een paspoort dient u ook bovenliggende pagina mee te scannen. 10 Veelvoorkomende Reject reden: Bestand(en) bevatten geen data Het komt regelmatig voor dat de bestanden die worden geupload/opgestuurd geen gegevens bevatten. Deze bestanden zijn dan vaak leeg. Controleer dan de bestandsgrootte. Lege bestanden herkent u aan 0 Kb grootte. Bestanden dienen tenminste 100 Kb te zijn. 11 Uw saldo ophogen. Indien uw saldo ontoereikend is, zal IDchecker u hiervan, via de mail, op de hoogte stellen. 12 Gegevens op een pasje niet goed of slecht leesbaar Indien de gegevens op het pasje niet juist zijn of slecht leesbaar, kunt u contact opnemen met helpdesk@idchecker.nl Vragen/Helpdesk Als u vragen of hulp nodig heeft kunt u altijd contact opnemen met IDchecker. Wij helpen u graag! Website: helpdesk@idchecker.nl Tel: +31 (0)