Ben jij al toe aan een virtueel assistent?

Transcriptie

1 Ben jij al toe aan een virtueel assistent?

2 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE INTRODUCTIE WIE BEN IK? ONLINE ACADEMIE WEBINARS ONLINE MARKETING CHECKLIST Colofon Copyright is van Kim Minten Distributie is niet toegestaan

3 2. Introductie Word jij helemaal blij van de gedachte dat je je kunt focussen op je klanten? En op de zaken die jij leuk vindt om te doen? Dat je je niet meer hoeft bezig te houden met zaken waar je geen energie van krijgt? Dan is een Virtueel Assistent echt iets voor jou. Je wilt groeien met je bedrijf en je hebt onwijs leuke ideeën die je graag wilt realiseren. Maar je hebt één probleem. Bij elk fantastisch idee dat je bedenkt, zie je minstens tien beren op de weg. En helaas, die krijg jij alleen niet van de weg. Hierdoor komen je geweldige ideeën steeds maar niet tot uitvoering. Werk je samen met een virtueel assistent, dan heb je er een sparringpartner bij. Samen kun je sparren over jouw ideeën. Jullie maken samen een plan en zorgen ook samen voor de uitvoering ervan.nu hoor ik je al denken: Wat is een Virtueel Assistent eigenlijk? Een virtueel assistent of afgekort VA is een professional die virtueel dus op afstand de uitvoering van diverse, alledaagse taken uitvoert voor een ondernemer. Het doel van de virtueel assistent is om de ondernemer zoveel mogelijk te ontzorgen zodat hij of zij zich kan richten op zaken die echt zijn of haar aandacht vragen. De virtueel assistent neemt ondertussen de taken over waar de ondernemer zelf de tijd of de kennis niet voor heeft. Een assistent op afstand.

4 2. Introductie De vijf belangrijkste voordelen van een VA: 1. De VA kan je sparringpartner zijn. Als je een geweldig idee hebt, als je ergens tegenaan loopt of als je gewoon even wilt overleggen, maak je een afspraak met je VA om te sparren. De VA denkt met je mee en samen ontstaan vaak de mooiste ideeën, komen plannen daadwerkelijk tot stand en worden ze bovendien uitgevoerd. 2. Voor de VA heb je geen extra werkplek nodig. Als je een geweldig idee hebt, als je ergens tegenaan loopt of als je gewoon even wilt overleggen, maak je een afspraak met je VA om te sparren. De VA denkt met je mee en samen ontstaan vaak de mooiste ideeën, komen plannen daadwerkelijk tot stand en worden ze bovendien uitgevoerd. 3. De samenwerking is heel flexibel. Een VA werkt voor jou wanneer jou dat uitkomt. Jij koopt exact in wat je nodig hebt. Dat kan al vanaf een aantal uren per maand. Daarover maak je gewoon samen duidelijke afspraken. 4. De VA is ook een zelfstandig ondernemer. Net als jij werkt een virtueel assistent ook zelfstandig en weet daarom precies wat er allemaal bij het ondernemerschap komt kijken en begrijpt waar jij mee worstelt. 5. De VA geeft je rust. Een virtueel assistent neemt jou zorgen uit handen. De werkzaamheden voor je bedrijf gaan gewoon door maar daarover hoef jij je niet druk te maken. Samen bepalen jullie welke taken de VA kan overnemen. Uiteraard houdt de VA je regelmatig op de hoogte van de voortgang. Doe nu even je ogen dicht Hoe het zou zijn om meer vrije tijd te hebben en wat je allemaal met die vrije tijd zou kunnen doen. Hoe het zou zijn om aan je bedrijf te werken in plaats van in je bedrijf. Hoe het zou zijn als al jouw mooie toekomstplannen niet alleen in je hoofd blijven zitten maar ook uitgevoerd worden.

5 3. Wie ben ik? Hi, ik ben Kim! Ik geloof dat de wereld aan het veranderen is. In de toekomst wordt internet steeds belangrijker. Ik geloof dat jij, als kleine ondernemer, ook hieraan mee kunt doen. Let maar op. Daarom wil ik jou helpen. Ik wil je helpen om je de mogelijkheden te laten ontdekken van internet en social media. Samen gaan we het avontuur aan. In december 2014 startte ik mijn eigen onderneming. Enorm spannend natuurlijk. En zoals iedere zelfstandig ondernemer inmiddels weet, komt daar heel veel bij kijken. Ik werk natuurlijk voor mijn opdrachtgevers maar ik houd ook mijn eigen administratie bij. Ik zorg ervoor dat er regelmatig berichten op mijn zakelijke social-media-accounts verschijnen, ik houd mijn eigen website up-to-date en natuurlijk wil ik mezelf ook blijven ontwikkelen en uitdagen. Ik had de wildste plannen en de grootste ideeën Maar ik was ook maar alleen. En ook mijn dag bestaat maar uit 24 uur. Totdat ik besefte dat ik zelf met een virtueel assistent moest gaan werken. Iemand waarmee ik kan sparren over mijn ideeën en die mij kan helpen bij de uitvoering hiervan. Kort daarna heb ik een andere virtueel assistent benaderd en na een kop koffie was de samenwerking rond. Bizar eigenlijk hè? Een virtueel assistent die zelf ook met een virtueel assistent werkt. En inmiddels is mijn team gegroeid. Ik werk met andere succesvolle ondernemers samen om mijn opdrachtgevers een compleet pakket diensten aan te bieden. Wat ben ik blij met deze keuze. Ik ben een stuk gelukkiger, ik heb mijn rust weer gevonden en bovenal blijf ik zelf met mijn onderneming in beweging. In deze brochure vertel ik je waarmee ik je van dienst kan zijn. Je vindt een checklist om erachter te komen of je toe bent aan een Virtueel Assistent en je krijgt een extra bonus.

6 4. Online Academie Je kunt natuurlijk trainingen op locatie geven. Maar daar ben je redelijk veel tijd mee kwijt. Je moet de locatie regelen, je moet zorgen dat alle benodigde spullen er zijn, je moet op de desbetreffende dag zelf op de locatie aanwezig zijn en ga zo maar door. Daarnaast kun je in een training op locatie maar een beperkte groep deelnemers aan. Wat zou je ervan vinden als je in één training een onbeperkt aantal klanten kunt bereiken? Als jij ze allemaal de kennis kunt geven die je hebt en je hoeft er de deur niet voor uit. Anno 2016 komen de online trainingen of online academies zoals ze genoemd worden als paddenstoelen uit de grond. Veel ondernemers zien er de voordelen van in en zetten hun offline training om naar een online variant. Het maken van een online academie is een heel project. Je bent druk met teksten schrijven, video s maken, werkboeken samenstellen en nog veel meer. En dan ben je er nog niet. Al die informatie moet je ook nog in een online omgeving zetten en je moet je product of dienst ook nog lanceren. Geloof mij, dat is topsport! Het maken van online academies behoort tot mijn expertise en bovendien vind ik het ook nog geweldig leuk om te doen. Laat mij je vertellen hoe ik te werk ga:

7 4. Online Academie Stap 1 Oriënterend gesprek Allereerst hebben we een oriënterend gesprek. Om te kijken wat je wensen zijn, om je ideeën te bespreken en al je vragen te beantwoorden. Verder bespreken we belangrijke aspecten zoals bijvoorbeeld de deadline. Na het oriënterend gesprek maak ik een offerte op maat voor je. Zodra de offerte akkoord is, ga ik aan de slag met de volgende stap. Stap 2 Planning Ik maak een planning zodat jij, je eventuele medewerkers en ik exact weten wanneer er wat moet gebeuren. Stap 3 Voorbereiding Ik ga aan de slag met het maken van visuals (afbeeldingen) en met de eerste opzet van een salespagina. We hebben vervolgens een Skype gesprek om te kijken of de visuals naar jouw wens zijn en om de verdere gang van zaken te bespreken. Dit gesprek kan uiteraard ook via . De eventuele aanpassingen voer ik voor je door. Zo gaan we net zo lang door totdat jouw salespagina naar wens is. Stap 4 Aan de slag met de inhoud Ik start met het maken van de lessen in je online academie. Ik maak van les 1 een basisopzet. Zodra ik deze af heb, geef ik je een seintje en kun je ernaar kijken. Jij geeft mij feedback en ik voer de eventuele aanpassingen door. Zodra les 1, de basis, helemaal naar wens is, gaan we verder met de overige lessen. Stap 5 Afronding We hebben een afrondend Skype gesprek en jij hebt je eigen online academie klaar staan waarmee je een onbeperkt aantal klanten kunt bereiken.

8 4. Online Academie Nu je weet hoe ik te werk ga, is het natuurlijk ook van belang om te weten wat ik dan eigenlijk voor je uit handen kan nemen voor je online academie: Installatie Wordpress, membership plugins en contentbuilders Realiseren technische koppelingen zodat alles met elkaar functioneert Maken van de salespagina Maken van diverse afbeeldingen behorende bij de academie Maken van een overzichtspagina van de lessen Maken van de lespagina s Inrichten van je autoresponder (bijv. Autorespond, Mailchimp of Active Campaign) Testen, testen, testen Zodra je online academie klaar is, stopt het proces natuurlijk niet. Je zult je online academie moeten lanceren om er naamsbekendheid aan te kunnen geven. Ook hierin kan ik je ondersteunen door je te helpen bij het: Maken van een lanceringsplan Maken en monitoren van Facebook advertenties Opzetten en ondersteunen bij webinars Je academie is gelanceerd, de deelnemers zijn ermee bezig en dan krijg je ineens technische vragen, je wilt een video aanpassen of iets anders en nu Ook hier kan ik je bij helpen. Als ik voor jou een online academie maak, dan kun je bij mij een strippenkaart afnemen. Dit kan al vanaf 1 uur. Daarmee kan ik het volgende voor je doen Technisch beheer van je online academie Beantwoorden van technische vragen van je deelnemers Doorvoeren (kleine) tekstuele aanpassingen of wijzigingen in de video s Andere ondernemers gingen jou voor en hebben mij hun online academie laten maken. Lees hier wat ze daarover zeggen.

9 5. Webinars Als je zou willen, kun je elke dag minimaal wel één webinar volgen. Maar waarom geef je er zelf niet een? Ze zijn laagdrempelig, je bereikt een groot publiek en je laat je mailinglijst enorm groeien. Geen wonder dat webinars tegenwoordig zo populair zijn. Maar een webinar geef je niet zomaar. Ook daar komt veel bij kijken. Denk maar eens aan het opzetten ervan, het promoten, het maken van een presentatie en daarna de follow-up. Heb je nog niet eerder gehoord van een webinar? Een webinar is een samenvoeging van de woorden web en seminar en is een evenement op internet met alleen een online publiek. De presentatie met de sprekers of trainers kun jij dus live horen en zien vanaf je computer, tablet of smartphone. Webinars zijn interactief. De spreker kan bijvoorbeeld door middel van een poll een vraag stellen aan het publiek. Andersom kun je als deelnemer ook vragen stellen aan de spreker. Misschien raak je nu al in paniek als je eraan denkt want welke werkvorm past nu bij jou en bij jouw klant en hoe werkt het dan precies. Ik kan je helpen zodat jij gefocust en zonder stress aan het webinar kunt beginnen.

10 5. Webinars De zaken die ik je onder andere uit handen neem: Voorafgaand aan het webinar: Advies over diverse webinartools Opzetten van je webinar (ervoor zorgen dat deelnemers zich kunnen aanmelden) Inregelen van de mailings Maken van een koppeling tussen je webinartool en autoresponder Uitvoeren van een testwebinar, samen met jou. Tijdens het webinar: Beantwoorden van technische vragen van je kijkers (zoals Ik heb geen beeld of Ik heb geen geluid. Plaatsen van links in de chat van bijvoorbeeld websites die je noemt. Maken van een opname van het webinar Na het webinar: Verwerken van de opname Opname uploaden in Vimeo en/of YouTube Toesturen van de replay naar de inschrijvers en/of kijkers Indien gewenst, de opname op een aparte pagina plaatsen Wil jij binnenkort ook een webinar geven en heb je ondersteuning nodig? Neem dan direct contact met mij op. Ik help je graag verder.

11 6. Online Marketing Heb jij als ondernemer grote plannen om je online te promoten? Dan heb je heel wat werk te doen. Online marketing of internetmarketing is een breed begrip. Het is een vorm van marketing van producten en diensten via internet. Maar eigenlijk is het veel meer dan dat. Online marketing is een bewuste selectie van de juiste online activiteiten die bijdragen aan het realiseren van jouw specifieke doelstellingen. Jouw doelgroep is misschien heel actief op Facebook. Dan is dat medium voor jou absoluut de manier om jezelf te promoten. Maar voor een andere ondernemer is een eigen nieuwsbrief die met regelmaat in de mailbox verschijnt misschien wel het middel om de klant te bereiken. Internetreclame is ook een voorbeeld van online marketing maar zoekmachine optimalisatie, , social media, jouw website, jouw blog en het verkopen of gratis weggeven van jouw producten online zijn net zo goed manieren om jouw onderneming op internet naamsbekendheid te geven. Ook hier kan ik je bij helpen door het volgende voor je op te pakken: Het opmaken en versturen van je nieuwsbrief Het opmaken en plaatsen van je blog Berichten voor social media maken en plannen Jouw website in Wordpress onderhouden, updaten en vernieuwen Het plaatsen van een Facebook advertentie Je (gratis) weggever online zetten Natuurlijk zijn er nog veel meer zaken die ik uit handen kan nemen. Staat datgene dat je wenst uit te besteden er niet bij? Neem dan vooral contact met mij op. Alles is mogelijk en bespreekbaar.

12 7. Checklist Je weet nu waarbij ik je kan ondersteunen. Maar ben jij al toe aan een Virtueel Assistent? Met deze checklist krijg je een antwoord op die vraag CHECKLIST: BEN JIJ AL TOE AAN EEN VA? Stel vast of jouw werkdruk opweegt tegen het resultaat wat je nu bereikt. Wat is het juiste moment om een virtueel assistent in te huren voor de uitvoering van operationele taken? Kun je een project beter uitbesteden om dit eindelijk snel geïmplementeerd te krijgen? Weegt het geld dat je nu bespaart - door het zelf te doen - op tegen het resultaat wat je behaalt? Word je geleefd door de dagelijkse werkzaamheden? Kom je niet toe aan die taken waar je werkelijk je tijd aan wilt en zou moeten besteden? Vul de checklist in en ontdek wat de uitkomst voor jou betekent. Vink aan wat voor jou herkenbaar en/of van toepassing is. Tel het aantal vinkjes op en lees de toelichting over de score.

13 7. Checklist TAKEN: Ik ben de hele dag bezig met allerlei dagelijkse (terugkerende) bezigheden. Mijn overvolle inbox krijg ik niet weggewerkt. Ik werk me uit de naad maar het eind is niet in zicht. Ik merk dat ik continu brandjes blus en ik weet niet hoe ik dit om moet buigen. Ik heb niemand om taken aan over te dragen dus ik moet wel alles zelf oppakken. Ik word geleefd door mijn agenda. Ik heb zoveel klanten dat ik gewoonweg geen tijd heb om met andere zaken bezig te zijn. Ik merk dat ik onvoldoende werk aan de doelen en strategie waar ik naar toe wil met mijn bedrijf. Ik wil zeker weten dat het goed gaat, daarom kan ik taken beter zelf uitvoeren. Ik heb een virtueel assistent, maar het loopt nog niet zo lekker waardoor mijn inbreng gewenst is. Ik ben een chaotisch type en merk dat sommige zaken tussen wal en schip raken. Mijn mobiele telefoon ligt continu binnen handbereik; ik kan niets missen. Ik ben vandaag alweer vergeten te lunchen. Ik werk s avonds thuis door omdat ik het werk anders niet afkrijg. Ik heb stapels met projecten en ideeën, maar kom er gewoonweg niet aan toe. Ik ben te vaak met last-minute-acties bezig. Ik sta onder hoogspanning om verwachtingen van klanten waar te kunnen maken. Ik ben oververmoeid omdat ik zoveel werk. Ik ga nooit op vakantie zonder mijn laptop en/of mobiele telefoon zodat ik mijn werk altijd kan bijhouden. Mijn partner en kinderen vragen regelmatig wanneer ik tijd voor hen vrij maak.

14 7. Checklist Wat zegt de score? 0-5: In control Kijk hoe je deze aandachtspunten kunt aanpakken om het tij te keren. Verder doe je het prima. 5-10: Te overzien Het lukt je waarschijnlijk nog aardig om je werk te behappen, maar pas op dat het je niet te veel wordt. 10+: Crisis Je moet echt kijken hoe je zo snel mogelijk op deze punten je werk kunt veranderen voordat jouw bedrijf je helemaal leegzuigt. Wat zijn de voordelen van het inhuren van een VA? Als jouw score hoog uitvalt, is het raadzaam om te kijken hoe je dat kunt veranderen. Wat is het voordeel van het inhuren van een VA voor de uitvoering van allerlei operationele taken? Wat kun je op korte termijn bereiken door - al dan niet tijdelijk - expertise in te huren? Op het gebied van uitvoering krijg je vanaf dag één al meer lucht. Een VA wacht niet af maar neemt taken uit handen. Continuïteit is geborgd, facturen worden geïnd, servicelevel gaat omhoog. Het werken met een VA dwingt je om een doel vast te stellen waardoor er gericht aan de voortgang en de groei van je bedrijf wordt gewerkt en planningen gehaald worden. Wanneer er nieuwe systemen worden geïmplementeerd, kan de uitvoering door een VA worden gedaan. Er wordt orde op zaken gesteld. Structurele oplossingen voorkomen terugkerende brandjes. De VA staat als sparringpartner naast jou en denkt mee over de volgende stap. Je hebt doelen voor ogen. Eindelijk kun je die doelen verwezenlijken door projecten uit te (laten) voeren. Je hebt eindelijk balans in werk en privé. Voorkom een burn-out! Free to focus: op klanten, strategie en bedrijfsgroei

15 Contact Kim WIL JIJ GRAAG EEN VRIJBLIJVEND GESPREK MET MIJ PLANNEN OM TE KIJKEN OF IK JE KAN HELPEN? DAT KAN! STUUR MIJ DAN EEN OP IK KIJK ERNAAR UIT OM VERDER TE HELPEN. JE