Bezuinigen? Hoe nu verder... Impressie van kennisbijeenkomsten voor vrijwilligersorganisaties

Transcriptie

1 Bezuinigen? Hoe nu verder... Impressie van kennisbijeenkomsten voor vrijwilligersorganisaties Najaar 2011

2 2

3 Inhoud Fonds 1818 wil de deskundigheid van aanvragers versterken 4 Voorwoord door Boudewijn de Blij, Fonds 1818 Op zoek naar jouw kracht 6 Themabijeenkomst 1 Capacity building Weet wat je wilt 10 Themabijeenkomst 2 Vooruitplannen: voordelen van strategie, ambitie en vergezichten Wat doe je wel en wat doe je niet 16 Themabijeenkomst 3 Haalbaarheidsonderzoek Vooral niet bedelen 22 Themabijeenkomst 4 Effectief inkomsten verwerven Beheers kosten, werf inkomsten 30 Themabijeenkomst 5 Hoe om te gaan met bezuinigen? Meer informatie 33

4 Voorwoord Fonds 1818 wil de deskundigheid van aanvragers versterken 4

5 Fonds 1818 leeft in een omgekeerde wereld. Ons product zijn de donaties die wij doen aan onze klanten, de maatschappelijke organisaties in de regio. In ruil daarvoor vragen wij dat deze organisaties goede projecten uitvoeren die maatschappelijk rendement opleveren. Wanneer een rijwielhandelaar geen fietsen meer verkoopt omdat zijn klanten door teruglopende inkomsten geen geld meer hebben voor een goede fiets, heeft de handelaar een probleem. Wanneer stichtingen en verenigingen geen projecten meer op touw zetten omdat ze de financiering niet meer rond (denken te) krijgen, kan Fonds 1818 zijn doelen niet meer bereiken. Fonds 1818 is van mening dat we onze klanten zo goed mogelijk moeten helpen om deze magere tijden door te komen. We doen dit op verschillende manieren. Een daarvan is het versterken van de deskundigheid bij de aan vragers. Met de serie workshops Bezuinigen? Hoe nu verder, gegeven door de Blauwe Noordzee, probeert het fonds de slagkracht van stichtingen en verenigingen te versterken. Organisaties die zichzelf goed kennen en weten waar hun krachten liggen, zijn heel goed in staat nieuwe initiatieven te ontwikkelen. Ook in jaren waarin het verwerven van inkomsten lastig is. Het is juist wel goed om terug te gaan naar de basis en te kijken wat echt noodzakelijk is. Dat in plaats van het voortzetten van projecten omdat we het altijd al doen. De vijf workshops van de Blauwe Noordzee waren bestemd voor vertegenwoordigers van stichtingen en verenigingen die hoofdzakelijk met vrijwilligers werken. Ze kwamen allemaal uit de regio waarin Fonds 1818 actief is en zijn werkzaam binnen een van de aandachtsgebieden van het fonds: zorg & welzijn, natuur & milieu, kunst & cultuur en educatie. In deze publicatie vindt u een weerslag van de bijeenkomsten met handvatten om zelf aan de slag te gaan. Hopelijk ondersteunt het u bij het ontwikkelen van initiatieven waarvoor u bij Fonds 1818 weer een aanvraag kunt indienen. Boudewijn de Blij Directeur Fonds

6 Themabijeenkomst 1 Capacity building Op zoek naar jouw kracht Het thema capacity building was de start van een serie van vijf kennisbijeenkomsten die Fonds 1818 organiseerde voor haar aanvragers. Er was veel belangstelling en veel organisaties schreven zich in voor meerdere bijeenkomsten. Blijkbaar is er grote betrokkenheid van deze vrijwilligers om een verdere slag te maken met de professionalisering van hun organisatie. Want de vrije zaterdag had ook heel anders besteed kunnen worden. 6

7 Wat is capacity building? De slagkracht van organisaties wordt door verschillende competenties bepaald, waaronder missie, visie en strategie, inkomstendiversificatie, personeel, cultuur, management en governance (lees: bestuur). Capacity building zijn de activiteiten die de effectiviteit van de onderneming bevorderen. Activiteiten dus die de missie van jouw organisatie versterken. Waarom is capacity building nodig? Organisaties in de non-profitsector zitten in zwaar weer. De ene na de andere bezuiniging wordt afgekondigd en er is meer en meer sprake van concurrentie tussen instellingen. Om je hier voldoende tegen te wapenen en een verdere slag te maken met de professionalisering van de organisatie is het van belang om te onderzoeken waar je organisatie staat : Waar zitten we in het ontwikkelingsproces? (= rechtvaardiging) Waar liggen onze sterke en zwakten? (= verificatie) Een belanghebbende of stakeholder is een persoon of organisatie die invloed ondervindt (positief of negatief) of zelf invloed kan uitoefenen op een specifieke organisatie, een overheidsbesluit, een nieuw product of een project. 1 Vervolgens kun je onderbouwde keuzes maken en verbeteringen doorvoeren. Een verbeterplan geeft richting en structuur aan organisaties (ambitie) en kan ook richting relevante stakeholders gewicht in de schaal leggen. Organisaties die investeren in hun slagkracht laten zien dat ze ambitieus zijn en hun werk constant willen verbeteren. Dit is interessant en van belang voor financiers, zoals fondsen, sponsoren en subsidiegevers. En natuurlijk vooral voor de directe doelgroep. Wij zijn als organisatie nu 10 jaar bezig. Een mooi moment om de balans op te maken. Hoe willen we ons vrijwilligersbeleid ontwikkelen? Dat wil ik gaan oppakken met andere bestuursleden. 7

8 Het assessment-proces (oftewel: het in kaart brengen van jouw organisatie) werkt vaak revitaliserend en geeft een impuls voor de prestaties van de organisatie. Je verbetert het draagvlak voor een dergelijk proces door medewerkers, management en bestuur gezamenlijk de organisatie te laten beoordelen op verschillende competentievelden en gezamenlijk de uitkomsten te wegen. Wat is de Blauwe Noordzee Assessment Tool wel en niet? Geen wetenschappelijk instrument Geen afreken -instrument Praktisch hulpmiddel om bedrijfs- voering in kaart te brengen Bedoeld om verbeteringen te realiseren op gewenste competentievelden moet worden verbeterd en wat op peil moet worden gehouden. Blauwe Noordzee Assessment Tool Met behulp van de Blauwe Noordzee Assessment Tool hebben de deelnemers aan de kennisbijeenkomsten hun organisatiecapaciteit in kaart gebracht. De volgende assessmentvelden werden beoordeeld: 1. Strategisch platform (missie, visie en strategie) 2. Bestuur, management en Raad van Toezicht 3. Prestatiemanagement 4. Inkomstenverwerving 5. Marketing, communicatie & PR 6. ICT 7. Cultuur en 8. Personeelsbeleid Aan de hand van de eindscore werd duidelijk welke competentievelden goed en minder goed zijn ontwikkeld. En wat Voordat je aan de slag gaat met de methodiek is het van belang voor jezelf de volgende vragen te beantwoorden: Is vastgesteld waarom de meting wordt verricht (doel)? Is vastgesteld wie er mee doen aan de assessment? Is er een voorzitter aangewezen? Is het onderzoek goed afgebakend (competentievelden, vragen enz.)? Is nader vastgesteld welke bronnen kunnen worden gebruikt? Is op basis van het stappenplan een tijdpad opgesteld? Deze tool maakt duidelijk dat strategie voor de lange termijn ontbreekt. Daar moeten wij mee aan de slag. 8

9 > Download de Blauwe Noordzee Assessment Tool van (wachtwoord: fonds1818) Elk assessmentveld bevat een aantal vragen. Elke vraag die kan worden beantwoord, krijgt een score van 1 tot 5. Na het invullen van het assessmentveld wordt onderaan het tabblad automatisch een gemiddelde uitgerekend, die ook terug is te vinden op het score-tabblad. Als iedereen de tool heeft ingevuld, ga je na of iedereen alle vragen heeft ingevuld. Op basis van de uitkomsten en de rapportage kun je vervolgens een verbeterplan opstellen. Let daarbij op de volgende zaken: Stel de reden en het doel van assessment en verbeterplan vast: gaat het om een rechtvaardiging, een verbetering of manier om externe stakeholders aan te trekken? Zorg voor intern draagvlak; Kies een vorm: doe je een zelfassessment, een assessment door externen of een mengvorm? Zorg voor een goede organisatie, bijvoorbeeld door een werkgroep samen te stellen; Maak een goede afbakening: maak je een deel van de scan, doe je hem helemaal of vul je zelf nog vragen aan? Maak een goede weging en stem deze intern goed af; Stel vast voor wie, hoe en met welk doel je een rapportage maakt. 9

10 Themabijeenkomst 2 Vooruitplannen: voordelen van strategie, ambitie en vergezichten Weet wat je wilt Ook de tweede kennisbijeenkomst werd bezocht door heel verschillende non-profitorganisaties, allemaal met hun eigen aandachtsgebied en missie. Wat bij maatschappelijke en culturele instellingen nog wel eens ontbreekt, zijn visie op lange termijn en concrete ambities. En gebrek daaraan verkleint de kans op een gezonde toekomst voor jouw organisatie. 10

11 Eigenlijk zijn er grofweg twee soorten organisaties 2 : De moloch die statisch dreigt te worden. Die heeft de uitdaging om zichzelf opnieuw uit te vinden; De dynamische die alles aangrijpt. Die heeft de uitdaging om focus aan te brengen. Keuzes maken dus. En dat is niet makkelijk, want dat kan betekenen dat je ook afscheid moet nemen van dingen die je leuk vindt. Maar dat is wel de realiteit: maatschappelijke ontwikkelingen kunnen bedreigend zijn voor het voortbestaan van jouw organisatie en daar moet je op anticiperen. Het kan zijn dat je activiteiten ontplooit die gewoon niet brengen wat jouw organisatie of doelgroep ervan had verwacht. Het is zonde om daarin kostbare tijd, energie en geld te investeren. Het is dan ook belangrijk om je activiteiten en de toegevoegde waarde voor stakeholders financiers, collega-instellingen, de doelgroep waar je je op richt etc. regelmatig in kaart te brengen. Dat kan door hen regelmatig te bevragen wat ze van je aanbod vinden. Ook is het goed om hen te betrekken bij je planvorming en ontwikkeling van nieuw aanbod. Strategisch platform Iedere organisatie ook een vrijwilligersorganisatie die zijn ambities wil waarmaken, moet strategisch nadenken over vijf aspecten. 2 Organisatie- ontwikkeling Marketing & communicatie Missie & operationalisering Financieringsmodel Project- ontwikkeling 11

12 Het belang van strategie Regeren is vooruitzien luidt de gevleugelde uitspraak. Het is dus van belang om aandacht te besteden aan het formuleren van een strategie voor de toekomst: Hoe kunnen we nog beter worden in wat we doen? Wat moeten we dan verbeteren? Hoe kunnen we bestaande stakeholders behouden en nieuwe relevante stakeholders aan ons binden? Welke activa of sterke punten (kennis, materiële activa waarover we beschikken zoals gebouwen, materialen etc.) moeten we verder of nog beter benutten? Hoe behouden we voorsprong op andere vergelijkbare organisaties of creëren we voorsprong? Hoe blijven we of worden we nummer 1 of 2 in wat we doen. 3 Eigenlijk moet je jezelf een heel fundamentele vraag durven stellen: heeft jouw organisatie wel bestaansrecht? Wat heb je tot nu toe voor elkaar gekregen? Hoe zou de wereld er uitzien als jouw organisatie er niet zou zijn? En verder: Kijk kritisch naar de eigen activiteiten; Werk waar mogelijk samen met andere partijen; Blijf actief en blijf jouw missie nastreven; Wees geen gewone organisatie, maar probeer op te vallen. > Download de Missiecheck van (wachtwoord: fonds1818) Wat onderscheidt jou van een ander? Er zijn veel concurrenten, maar wij vertegenwoordigen écht onze doelgroep. De concurrentie neemt een voorbeeld aan ons initiatief. 12

13 Deelnemer: Het is best frustrerend om als kleine organisatie te moeten concurreren met grote partijen. Blauwe Noordzee: Grote partijen staan ook onder druk. Inventariseer hoe jouw doelgroepen en stakeholders jou zien. En probeer te achterhalen waarom andere partijen juist met jou willen samenwerken. Van missie naar concrete doelstellingen Iedere organisatie heeft een missie. Een goede missie heeft de volgende kenmerken: 4 Kort en bondig, maar niet te algemeen; Helder en inspirerend; Tegelijkertijd tijdloos en actueel; (Deels) uniek: er zijn niet veel andere organisaties die hetzelfde beogen, want de toegevoegde waarde bestaat vooral uit het oplossen van het vraagstuk dat nog niet door anderen is of wordt opgelost; Als bindmiddel binnen de organisatie; Niet alleen helder en duidelijk, inspirerend en gemakkelijk communiceerbaar: het gaat er ook om dat er een bepaalde urgentie in de missie ligt besloten; Bij voorkeur positief geformuleerd en de situatie beschrijvend waarin het probleem is opgelost. Maar hoe kom je tot concrete doelstellingen? Dat doe je door jouw eigen doelgroep te betrekken bij het nadenken over doelstellingen. Probeer de doelstellingen vervolgens in meetbare termen te formu leren, dus geef aan hoeveel activiteiten je wilt ontplooien, voor hoeveel mensen, binnen welke tijdspanne en met welk gewenst effect. Vervolgens moet je je afvragen wat je moet doen op het gebied van organisatie, communicatie, financiering en ontwikkeling om die doelstellingen te realiseren: In welk project/dienst/product moet worden geïnvesteerd en in welke niet? Voor welke doelgroepen/stakeholders? Wanneer is de organisatie succesvol en wanneer niet? Is de missie van de onderneming een stap dichterbij? Zijn de schaarse hulpbronnen effectief en efficiënt ingezet? 13

14 Jouw goudmijnen Als je weet wat je wilt, ga je na hoe je jouw ambities wilt verwezenlijken. Het is dan belangrijk om eerst te kijken wat je in huis hebt. Wat zijn jouw goudmijnen? Oftewel: wat zijn jouw activa? Wees niet te bescheiden, want je hebt, kunt en weet veel meer dan je misschien denkt. Ga dit eens na bij mensen die enthousiast over je zijn. Het is bekend dat organisaties vaak te geringschattend denken over hun eigen activa en daarmee hun potentieel niet volledig benutten. Laat eens vreemde ogen naar je organisatie kijken! Activa zijn wat een organisatie: 4 Bezit: tastbare of immateriële activa, bijvoorbeeld faciliteiten, collectie, imago, merk, naamsbekendheid, toegang tot bepaalde hulpbronnen, (relatie)netwerk, keurmerk, boegbeeld etc.; Kan: organisatietalent, goed in het produceren van bepaalde zaken, innovatiekracht etc.; Weet: over specifiek onderwerpen, processen, bepaalde markt etc. Hoe breng je ambities op lange termijn in kaart? Breng in kaart wat voor maatschappelijke doelen en activiteiten je wilt realiseren, voor wie en met welk resultaat Laat zien hoe je de gewenste activiteiten, doelen en resultaten denkt te kunnen realiseren, oftewel: > > op welke wijze je ervoor zorgt dat je organisatie hiertoe in staat is (personeel, competenties, faciliteiten etc.) Laat zien op welke wijze je een en ander van brandstof voorziet, met andere woorden: hoe je een en ander gaat financieren, met geld of anderszins (bijdragen in natura etc.) 14

15 Heb je jouw ambities, activa en stakeholders in beeld? Dan wordt het tijd om het eigen aanbod goed tegen het licht te houden. Inventariseer alle projecten en/of diensten van jouw organisatie en ga na: Wat past bij jouw missie en operationele missie? Wat past daar niet bij? Welke activiteiten creëren waarde voor relevante stakeholders? Welke niet of onvoldoende? Nabeschouwing Wat voor organisatie ben je nu? Wat voor organisatie ben je over 3-5 jaar als je op dezelfde voet doorgaat? Wat voor organisatie wil je over 3-5 jaar zijn? Of organisaties erin slagen op winstgevende wijze sociaal-maatschappelijke verbeteringen te realiseren hangt af van hun vermogen om naar hun activa te kijken, naar hun sterke punten Het begint allemaal met het besef en het begrip dat je meer waard bent dan je denkt. B. Shore Over stakeholders De doelstelling van een onderneming is niet het maken van winst, maar het creëren en vasthouden van een klant (bron: Peter Drucker). Ook non-profitinstellingen moeten ernaar streven om stakeholders mensen en organisaties die waarde hechten aan wat je voor hen doet of betekent succesvol te behouden. Kortom: het vinden en behouden van stakeholders is een cruciale en fundamentele activiteit van iedere organisatie. Het is van belang om voortdurend te blijven inventariseren welke stakeholders er zijn en wat hun belangen zijn en hoe je daarop kunt inspelen. Maar wie zijn eigenlijk belanghebbende van jouw organisatie? Realiseer je dat de resultaten van jouw werk vaak niet (alleen) bij de financiers en/of uitvoerende organisatie terechtkomen. Breng eens in kaart welke stakeholders jouw organisatie heeft en deel deze in verschillende categorieën in: Doelgroep(en), bijvoorbeeld jongeren in Rotterdamse kracht wijken ; Financier(s), bijvoorbeeld deelgemeenten, lokale fondsen en lokale middenstand ; Eigen organisatie; Overige belanghebbenden, bijvoorbeeld ouders van de jongeren. 4 15

16 Themabijeenkomst 3 Haalbaarheidsonderzoek Wat doe je wel en wat doe je niet Maatschappelijke organisaties barsten van de ideeën. Aan inspiratie en passie is geen gebrek. Maar je bent als (vrijwilligers)organisatie pas echt tevreden als je jouw ideeën ook daadwerkelijk kunt realiseren. Keuzes maken is daarbij onontbeerlijk: je kunt niet alles (tegelijkertijd) doen. Hoe maak je die keuze? Waar moet je op letten? En wat levert dat dan op? De haalbaarheid van ideeën stond in deze bijeenkomst centraal. 16

17 Over haalbaarheid Wat is je idee? Wat wil je precies realiseren? Waarom wil je dat, wat is de urgentie? Hoe pak je het idee aan? En wat zijn de kritische succesfactoren? Met andere woorden: wat moet je goed doen of waar moet je goed in zijn om je beoogde doelen te halen? Om dat te achterhalen, is het zinvol om een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren. Daarvoor hoef je niet een (duur) onderzoeksbureau in te schakelen: je kunt heel eenvoudig en op verschillende manieren zelf achterhalen of jouw idee ook echt kans van slagen heeft. Voorbeelden van haalbaarheidsonderzoeken Eigen ervaring Deskresearch Stakeholderbevraging Mensen krijgen al zoveel enquêtes Toch is het zinvol om bij stake holders te informeren wat ze van jouw organisatie en diensten vinden. Maar: maak de enquête niet te lang; test de enquête eerst in eigen kring. Enquêtes kun je na registratie in sommige gevallen gratis maken en verzenden via bijvoorbeeld:

18 MATCH MET ORGANISATIE MATCH MET FINANCIËLE DOELEN MATCH MET INHOUDELIJKE DOELEN Bij jouw onderzoek naar haalbaarheid zet je drie brillen op: een bril die kijkt of jouw idee inhoudelijk haalbaar is, een bril die kijkt of jouw idee financieel haalbaar is en een bril die kijkt of jouw idee organisatorisch haalbaar is. 18

19 Inhoudelijk haalbaar? Vraag jezelf eens af: wat wil je bereiken, en voor wie? Voorbeelden zijn: Vergroting van het bereik van onze culturele instelling; Lancering van een nieuw werkgelegenheidsproject waarmee jongeren naar betaald werk worden geleid; Start van taallessen voor nieuwe Nederlanders; Etc. Formuleer in ieder geval zo specifiek en meetbaar mogelijk wat je wilt bereiken, wanneer dat bereikt moet zijn, op welke manier dat moet gebeuren etc. De inhoudelijke haalbaarheid van jouw initiatief is vooral afhankelijk van de vraag of behoefte onder relevante stakeholders. Heb je dit gecheckt? Dit kun je bijvoorbeeld doen met behulp van een impactmap (bron: Handboek sociaal ondernemen in Nederland). Als je de impactmap voor jouw organisatie hebt ingevuld, ga dan ook na of de gevraagde impacts verenigbaar zijn. Wil de gemeente iets heel anders dan jouw doelgroep? Wil een fonds andere doelen bereiken dan een bedrijf waarmee je samenwerkt? Je zult dan keuzes moeten maken en hierover communiceren: je kunt immers niet iedereen tevreden stellen. Nog los van de vraag of je alle impacts kunt realiseren. Stakeholders Activiteiten van stakeholders Bijdragen van stakeholders Opbrengsten voor stakeholders Wie hebben belang Wat moeten Tijd Welk resultaat bij dit project? stakeholders precies Geld (in geld en/of mid delen) Wie zijn erbij betrokken doen in het kader Expertise of welke impact (in geld of moeten erbij worden van jouw project? Netwerken en/of mid delen) vragen betrokken? Welke activiteit Etc. de stakeholders precies verwacht je van hen? terug voor hun inbreng in jouw project? > Download de impactmap van fonds1818 (wachtwoord: fonds1818) en breng de activa en stakeholders van jouw organisatie in kaart 19

20 Organisatorisch haalbaar? Als je weet wat je wilt bereiken, is het van belang te inventariseren wat de kritische succesfactoren zijn: waarmee valt of staat het succes van jouw idee? Dus: waar moet je allemaal goed in zijn om de gewenste doelen te kunnen behalen? En waarover moet je dan beschikken? Denk aan faciliteiten, kennis, materialen, personeelscapaciteit etc. Om de organisatorische haalbaarheid van jouw idee te toetsen, kun je de Blauwe Noordzee Assessment Tool gebruiken. Competenties/expertise/ vaardigheden Welke competenties/ expertise/vaardigheden zijn noodzakelijk om het project te kunnen realiseren? Beschik je over deze competenties? Zo nee, hoe kun je daarin voorzien? Check: zijn wij de meest aangewezen partij om dit project te realiseren? Capaciteit Hoeveel capaciteit is er nodig om het project te kunnen realiseren (bestuur, management, medewerkers en vrijwilligers) Hebben wij deze capaciteit? Zo nee, hoe kun je daarin voorzien? Doen we het alleen of in samenwerking met anderen? Kopen we expertise in als we daarover zelf niet beschikken of kunnen we daarin samenwerken? Hoe verdelen we de taken binnen het project? Faciliteiten Beschikken wij over de juiste faciliteiten (gebouw, materialen etc.) om dit project te kunnen realiseren? Zo nee, hoe kun je daarin voorzien? 20

21 Financieel haalbaar? Tot slot is het natuurlijk belangrijk om jezelf af te vragen of jouw idee wel gefinancierd kan worden, zeker als je het niet (geheel) zelf kunt financieren en er externe partijen nodig zijn. Antwoord op de volgende vragen zijn hierbij van belang: Wat kost het om dit project te kunnen uitvoeren? Hoe ziet de voorbereiding eruit (eigen uren, uren derden, gebruik faciliteiten etc.)? Hoe vindt de uitvoering plaats (eigen uren, uren derden, gebruik faciliteiten etc.)? Zijn er nog eenmalige (start)investeringen (aanschaf materialen, etc.)? Wat is in totaal benodigd? Wat is de eigen inbreng van de organisatie en eventuele partners? Welk bedrag moet extern worden geworven? Wie kan waarvoor worden benaderd? Denk aan fondsen, sponsoren en overheden. Hebben zij vergelijkbare bijdragen geleverd in het verleden aan jullie of anderen? Ga je eigen inkomsten genereren? Zo ja, hoe? Welk financieringsmodel is het meest duurzaam? > Download de Blauwe Noordzee Assessment Tool van (wachtwoord: fonds1818) 21

22 Themabijeenkomst 4 Effectief inkomsten verwerven Vooral niet bedelen Effectief inkomsten verwerven begint bij een goed verhaal over jouw organisatie en de activiteiten die je voor ogen hebt. Kun je je organisatie en je activiteiten goed voor het voetlicht brengen bij je stakeholders, waaronder je financiers? Een goede voorbereiding is het halve werk. Het eerste deel van deze kennisbijeenkomst stond dan ook in het teken van die voorbereiding: van Je droom in 1 minuut! naar een compacte en concrete case for support. 5 In het tweede deel van de bijeenkomst stond het werven van inkomsten bij fondsen en bedrijven centraal en werd op hoofdlijnen ingegaan op het opstellen van een begroting en een dekkingsplan. 22

23 Je droom in 1 minuut Voor het maken van een eerste indruk heb je maar één kans. Financiers worden veel benaderd, dus je maakt een goede indruk als je kort en krachtig je idee voor het voetlicht kan brengen. Probeer je idee te formuleren in jouw droom van 1 minuut, waarin je jouw oplossing benoemt voor het geschetste probleem (voor tips, zie onderstaand kader 5 ). Dat is lastiger dan je denkt. De pitches van de deelnemers aan de bijeenkomst maakte dat ook duidelijk: vaak heb je meer tijd nodig om je droom te vertellen of vergeet je belangrijke zaken. Het is dan ook van belang is om tijd te nemen om tot een droom in 1 minuut te komen: schrijven, schrappen, presenteren, schrijven etc. Tip! Oefen je droom in 1 minuut met een relatieve buitenstaander. Hij of zij legt eerder de vinger op de zere plek dan iemand uit je eigen organisatie. Vragen die in jouw droom in 1 minuut beantwoord worden Wie is de doelgroep? Wat is het probleem? Hoe wordt het probleem nu opgepakt? Wat is jouw toegevoegde waarde? Wat is het project en hoe draagt dat bij aan de oplossing? Kosten in hoofdlijnen: hoeveel is nodig, door wie? Case for support Je droom in 1 minuut is je binnenkomer om kort en krachtig te vertellen wat je ambitie is. Om inkomsten te verwerven is echter meer nodig. Je voorgenomen project moet duidelijk worden omschreven. Vaak heb je dat al gedaan in een (uitgebreid) projectplan. Een belangrijk hulpmiddel om inkomsten te genereren, is het schrijven van een case for support. Je kunt het zien als een uitgebreidere samenvatting van je project met belangrijke informatie over het project zelf en je organisatie. De case for support kun je als een oplegger beschouwen van de aanvraag. Het is niet de bedoeling dat je je organisatienoden/behoeften verkoopt. Je geeft aan wat de maatschappelijke resultaten zijn die je met de gevraagde investering wilt realiseren. Elementen case for support 5 Jouw organisatie: wie ben je, waar sta je voor? (visie en missie) Het probleem: welk probleem/ vraagstuk, oorzaak, voor wie, waarom niet opgelost en urgentie? De oplossing: concrete plannen, welke activiteiten, welk tijdbestek en welk resultaat? Realisatie van de oplossing: hoeveel geld, eigen investering, structureel/ eenmalig en wie dragen nog meer bij? Jouw verhaal: aansprekend, overtuigend, gepassioneerd en duidelijk 23

24 Werving van inkomsten bij fondsen Het klinkt tegenstrijdig, maar fondsenwerving is niet het vragen om geld of je hand ophouden. Fondsenwerving is het binden van een financier als partner aan je project. Fondsenwerving gebeurt op basis van vrijwilligheid. Fondsen zijn gebaat bij het vinden van goede projecten om te ondersteunen om de doelstellingen van het fonds te kunnen realiseren. Voordat je aan de slag gaat met fondsenwerving is een aantal kernvragen van belang: Wie ben ik? Waar sta ik voor? (toegevoegde waarde) Waar vraag ik geld voor? (urgentie) Hoeveel geld vraag ik? Wie kan ik benaderen? Om een reële kans van slagen te hebben, moet je aan de potentiële financier duidelijk kunnen maken wat het project bijzonder maakt: Wat is het onderscheidende en de toegevoegde waarde ten opzichte van soortgelijke projecten? Hoe is het project te typeren: voorbeeldfunctie, pilotproject, aanjaagfunctie, stimuleringsproject? Wat maakt het project innoverend, nieuw en/of verrijkt het aanbod? In welke behoefte of tekort voorziet het project? De aanvraag Zoals hiervoor al beschreven kun je je case for support beschouwen als de oplegger van je aanvraag. Hierin beschrijf je op hoofdlijnen jouw organisatie en project: wie ben je als organisatie, waar sta je voor, wat is je positie in het veld is, hoe word je gefinancierd, wat is de inhoud en belang van je project (urgentie) etc. Stappenplan fondsenwerving Oriënteer je op mogelijke geldgevers: welke fondsen of andere partijen zijn in beeld? Subsidies first: schrijf eerst de overheid aan als er voor jouw project een subsidieregeling is. Fondsen komen vaak niet (als eerste) over de brug als hier sprake van is Vraag informatie over subsidies/de subsidieregeling op Vraag informatie over fondsen op Oriënteer je op de voorwaarden van het fonds: past je project in het donatiebeleid van het fonds, welke procedure wordt gehanteerd, welke algemene voorwaarden hanteert men? etc. Schrijf een duidelijk aanvraag: neem je case for support als uitgangspunt. Ga na of het fonds gebruikmaakt van een aanvraagformulier Stel een realistische begroting op (zie ook de tips op pagina 26) Zorg voor een goede afhandeling 24

25 Een uitgebreider projectplan kun je dan achter de case for support voegen. Afhankelijk van de voorwaarden van een fonds dien je mogelijk een aanvraagformulier van het betreffende fonds te gebruiken. Weet van te voren wat een fonds wil ontvangen: zowel wat betreft de stukken (aanvraag, statuten, jaarverslag etc.) als inhoudelijke informatie. Bij een goede aanvraag hoort ook een korte en enthousiasmerende brief. Geef duidelijk aan waarom je het fonds hebt aangeschreven, waarom jij vindt dat het project past bij het aangeschreven fonds. Geef kort aan waarom je geld van het fonds nodig hebt en hoeveel. Weet dit Waarvoor kun je fondsen benaderen? Fondsen zijn met name geïnteresseerd in projectfinanciering, niet in exploitatiekosten of projecten/activiteiten die uit reguliere (overheids)financiering komen of als een reguliere activiteit kunnen worden beschouwd. Steeds meer fondsen zijn wel bereid om een overbruggingssubsidie/ donatie te doen om de aanvragende organisatie binnen een aantal jaren toekomstbestendiger te maken. goed te onderbouwen. Vergeet ten slotte niet te melden waar het fonds terecht kan voor aanvullende informatie: wie is de contactpersoon en hoe is zijn of haar bereikbaarheid. Waar vind je relevante fondsen? Informatie over fondsen Handboeken, met name FondsenBoek/Disk Websites, bijv. Brancheorganisaties en belangenverenigingen Andere maatschappelijke organisaties (je collega-instellingen/ concurrenten ) Notarissen Subsidieadviseurs en fondsenwervingsbureaus Leveranciers Publicaties van fondsen Publicaties van fondsen Website Jaarverslagen Statuten Brochures Nieuwsbrieven Vermeldingen op posters, flyers, catalogi etc. 25

26 Saai algemene aandachtspunten Zorg voor projectgebonden & gemotiveerde aanvraag Zorg voor complete aanvraag (formele stukken / achtergronden van organisatie / opzet en doelstelling van project) Vertel een oprecht verhaal Lever juiste informatie aan en dien op tijd in Maak geen schrijf- en rekenfouten Gebruik geen jargon en sponsoringterminologie Doe geen mailing Wees onderscheidend Toon betrokkenheid en enthousiasme Leer van afwijzing Zorg voor goede afhandeling en evaluatie Begroting en dekking Bij elke aanvraag dient een begroting te worden gevoegd waarin overzichtelijk de kosten zijn weergegeven. Tevens dien je aan te geven op welke manier je het project wilt financieren: wie zijn er naast de benaderde partij nog meer in beeld, wat draag je zelf bij of de deelnemers? Enkele aandachtspunten: Klop je begroting nooit op. Adviseurs van fondsen hebben over het algemeen een goed beeld wat reële projectkosten zijn; Is de begroting inclusief of exclusief BTW? Ben je BTW-plichtig? Niets is vervelender dan dat je aan het eind van het project niet rekening hebt gehouden met het afdragen van BTW. Je hebt dan in feite een tekort; Kies voor een heldere structuur: maak deelbegrotingen (post personeel, post communicatie etc.); Controleer op rekenfouten; Klop je inkomsten niet op: uitgaan van elke keer een volledige zaalbezetting is niet reëel, je begroting voor een belangrijk deel laten leunen op inkomsten uit een catalogus bij een tentoonstelling is onverantwoord etc.; Maximumbedragen kennen: weet wat fondsen doorgaans aan een project doneren; Zorg ervoor dat het totaalbedrag van de dekking gelijk is aan de begroting. Als je toch meer vraagt dan nodig is, leg dan duidelijk uit waarom je hiervoor kiest; Vraag je om een investering in een gebouw: maak duidelijk wat de dekking van de exploitatie is. 26

27 Afhandeling en verslaglegging Tijdens het aanvraagproces en na een eventuele toekenning is het belangrijk om fondsen op de hoogte te houden van de voortgang van de aanvraag c.q. het project. Houd daarbij rekening met de voorwaarden die een fonds stelt aan een eventuele bijdrage. Doorlopend terugkoppeling voortgang: houd fondsen op de hoogte van de voortgang in de fondsenwerving, laat bijvoorbeeld weten als een ander fonds over de brug is gekomen. Vaststelling definitief bedrag: reken jezelf niet rijk, mocht een donatie lager uitvallen, neem contact op met het betreffende fonds hoe hier (verder) in te handelen. Afstemming publiciteit: stem af in welke mate het fonds publiciteit rond de donatie wil. Uitnodiging: zorg ervoor dat het fonds een eventuele uitnodiging voor de start van het project ontvangt; het is overigens geen garantie dat een vertegenwoordiger van het fonds komt. Accountantsverklaring: in sommige gevallen moet een accountantsverklaring worden verstrekt om te zien of de donatie op een goede manier is aangewend; check de voorwaarden van het fonds. Tip: neem de kosten voor een accountantsverklaring in je begroting mee. Verslaglegging /implementatieplan/ evaluatie: rapporteer het fonds over je resultaten; fondsen kunnen hierover ook aanvullende voorwaarden opnemen bij hun donatie. Bij afwijzing: informeren naar motieven, dus bellen! Deelnemer: Willen fondsen financieel resultaat? Blauwe Noordzee: Nee, fondsen willen maatschappelijk resultaat of rendement. Voor fondsen is het van belang dat ze niet jaarlijks een donatie moeten doen om een project of een organisatie overeind te houden. 27

28 Samenwerking met bedrijfsleven Bedrijven hebben in het maatschappelijk veld soms een negatieve associatie. Waarom zou je niet met het bedrijfsleven samenwerken? De deelnemers aan de workshop kwamen met de volgende punten: Bemoeizucht Imago, verkeerde associatie Te moeilijk, veel werk Kost geld Publiciteit Geloofwaardigheid Andere belevingswereld Maar er zijn ook redenen om wel met het bedrijfsleven samen te werken. Waarom zou dat interessant kunnen zijn? We vroegen het aan de groep aanwezigen: Imago, keurmerk Kennis Contacten Faciliteiten Geld Koppeling van maatschappelijke belangen Bereik van nieuwe doelgroepen Netwerk Snel handelend, minder verantwoording nodig Wat investeren bedrijven in maatschappelijk betrokken ondernemen? Vaak is dat een combinatie van 2 of meer M's: Mensen Munten Middelen Massa Media Handen uit de mouwen steken, kennis overdragen (medewerkervrijwilligerswerk) Geld doneren of sponsoren Aanbieden van computers, meubilair, bouwmaterialen of accommodatie Aandacht trekken van de lokale overheid, landelijke media of grote fondsen Creëren van media-aandacht 28

29 Stap voor stap richting bedrijfsleven Breng de bedrijvennetwerken van medewerkers of van bestuurders in kaart Arrangeer ontmoetingen, nodig bedrijven uit voor projecten Ga gesprekken aan met bedrijven Gebruik case for support en geef inzicht in samenwerkmogelijkheden Zou je wel eens met een bedrijf willen samenwerken? Maar heb je nog geen ervaring? Dan zijn hier enkele tips om te beginnen: Neem contact op met een mbo-makelaar. Op staat een overzicht van bureaus die lokale bedrijven en maatschappelijke organisaties met elkaar in contact brengen; Ga naar een Maatschappelijk Beursvloer. Op vind je een overzicht van alle Beursvloeren die in Nederland plaatsvinden. Daar bieden bedrijven gratis producten en diensten aan; Doe mee aan NL Doet op 16 en 17 maart Op kun je jouw klussen aanmelden, waarna bedrijven en andere organisaties zich kunnen melden om voor jouw organisatie vrijwilligerswerk te doen. Ook voor samenwerking met bedrijven geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Probeer dus eerst heel concreet te bedenken wat je als organisatie nodig hebt: kantoorruimte, iemand om de jaarrekening te doen, menskracht om de kantine te schilderen? Ga dan na welke bedrijven bij jouw organisatie passen, en welke niet. En denk na over wat je bedrijven hebt te bieden: een leuk dagje uit, een manier om teambuilding te bevorderen, een goed gevoel? Hoe dan ook: samenwerking met een bedrijf moet een win-win zijn. 29

30 Themabijeenkomst 5 Hoe om te gaan met bezuinigen? Beheers kosten, werf inkomsten In deze laatste bijeenkomst stonden niet alleen praktische tips centraal, maar werd ook teruggekeken op de vier voorgaande bijeenkomsten. En dat is niet voor niets. Moeilijke en lastige tijden tijden van bezuinigingen dus zijn het moment om je organisatie en je activiteiten goed tegen het licht te houden. Wie ben ik? Waar sta ik voor? Wat is mijn toegevoegde waarde? Wat is de urgentie van mijn aanbod? Wat mist men als ik er niet meer ben? zijn dan relevante vragen. Organisaties die weten waar ze voor staan, die weten wat hun sterke punten zijn en zeker ook hun zwakke punten zijn beter in staat hun organisatie te wapenen tegen bezuinigingen. 30

31 Toegevoegde waarde Het scherp krijgen van je toegevoegde waarde is belangrijk. Daarmee kun je het belang van je organisatie en activiteiten beter voor het voetlicht brengen. Om je toegevoegde waarde vast te stellen, zijn onderstaande punten behulpzaam: Aansluiting van het project bij de missie en de activiteiten van de organisatie; Maak duidelijk dat je de geëigende partij bent om het project uit te voeren/ probleem aan te pakken; Onderscheidend vermogen: ken de markt en dus ook je concurrenten (uniciteit); Waarom zou men jullie project willen financieren en niet dat van een ander? Wat gebeurt er als dit project niet plaatsvindt? Anders gesteld: waarom is het zo belangrijk dat dit gebeurd? Voor wie is het project zo belangrijk? Wie hebben er belang of bij wie is er vraag naar? Met de Blauwe Noordzee Assessment Tool zie ook de eerste bijeenkomst breng je op een aantal aandachtsvelden je organisatie in kaart: waar scoor je goed en minder goed op? Op basis van deze uitslag kun je een verbeter- en implementatieplan ontwikkelen. Impact = Toegevoegde waarde input/invoer Activiteit Output/Uitvoer Outcome/Resultaat Alle middelen die in een organisatie worden ingebracht Dat wat er in een organisatie plaats vindt De gemeten resultaten Verzameling van alle resultatem minus: wat toch al zou zijn gebeurd = IMPACT Bron: S. Olsen, SVT Group 31

32 Meer inkomsten genereren Het is altijd verstandig om na te gaan of je extra inkomsten kunt verkrijgen. Zo kun je kijken of je prijzen en of begrotingen in aanvragen wel goed zijn of misschien wel omhoog kunnen. Ga eens bij vergelijkbare organisaties na welke prijzen en/of begrotingen zij hanteren (= benchmarken). En vraag wat een stakeholder bereid is om te betalen, misschien reken je in de praktijk wel minder dan een financier wil betalen! Vraag je ook eens af wat je nu gratis doet en waar je in het vervolg geld voor zou kunnen vragen. Investeer eventueel in een goede fondsenwerver of in een training fondsenwerving voor je personeel. Dat verdient zich vaak terug. Je kunt ook de kosten voor fondsenwerving verlagen door bijvoorbeeld langerlopende in plaats van kortlopende projecten te ontwikkelen. Zelf geld verdienen Eigen bijdrage vragen aan deelnemers Producten en diensten ontwikkelen waar Bestaand aanbod Nieuw aanbod je nieuwe inkomsten mee genereert Strategische alliantie aangaan met een bedrijf Ook kun je misschien bestaand aanbod aan nieuwe financiers of andere stakeholders aanbieden of nieuw aanbod aan bestaande of nieuwe stakeholders koppelen om nieuwe omzet voor je organisatie te genereren: > Nieuwe stakeholders > Bestaande stakeholders Kostenbesparingen realiseren Er zijn verschillende mogelijkheden om besparingen te realiseren: Oud Inhuur van personeel, diensten, aankopen van materialen etc. Personeel alleen voor jouw organisatie Werk door beroepskrachten Alleen een kantoor/secretariaat gebruiken Nieuw Gesponsorde of gedoneerde accountancy, computers, (kantoor)ruimte etc. Personeel delen met andere organisaties Werk door vrijwilligers Dit soort faciliteiten met andere organisaties delen 32

33 Meer informatie Geraadpleegde literatuur 1 Wikipedia 2 Lofty Missions, Down-to-Earth Plans, Harvard Business Review, V. Kasturi Rangan (2004) 3 Peter Drucker 4 Handboek voor sociaal ondernemen in Nederland, Peter Scholten en Boris Franssen (Van Gorcum 2007) 5 Grote-giftenwerving in 60 minuten voor non-profit bestuurders en directies, Hans van der Westen (Walburg Pers 2009) Interessante informatiebronnen FondsenBoek en FondsenDisk (Walburg Pers 2011) Handboek Cultureel Ondernemen, Boris Franssen, Peter Scholten en Marc Altink (Van Gorcum 2009) Handboek sponsoring en fondsenwerving voor non-profit organisaties, Hans van der Westen (Walburg Pers 2010) 33

34 Over Fonds 1818 Over Blauwe Noordzee Fonds 1818 is een jong vermogensfonds met oude wortels. De basis werd gelegd aan het einde van de 18de eeuw. Toen werd de Maatschappij tot Nut van t Algemeen opgericht. In 1818 stichtte de Haagse afdeling van t Nut de Nutsspaarbank te s Gravenhage. Na de fusie tussen de Nutsspaarbank en de VSB Bank werd een bedrag in aandelen gestort in een stichting met als doel het ondersteunen van maatschappelijke projecten: het VSB Fonds Den Haag e.o. In 2001 veranderde deze stichting haar naam in Fonds Fonds 1818 steunt jaarlijks vele maatschappelijke initiatieven op het gebied van zorg, welzijn, kunst, cultuur, natuur, milieu en educatie. Het fonds doet dit door het doneren van geld voor de uitvoering van projecten en het verstrekken van leningen. Fonds 1818 geeft alleen donaties ten behoeve van projecten die gericht zijn op de regio waarin het fonds gevestigd is. Jongeren onder de 24 jaar kunnen terecht bij Fonds 1818<24. De Blauwe Noordzee is het bureau voor ambitieuze non-profitorganisaties die meer ondernemerschap, inspiratie, en financiële slagkracht willen. Gericht op het realiseren van hun idealen. De huidige ontwikkelingen in de maatschappelijke sector (bezuinigingen, steeds meer aandacht voor efficiëntie en prestatiemeting) dwingen veel organisaties zich te heroriënteren, hun strategie aan te scherpen en hun organisaties toekomstbestendiger in te richten. Hetgeen tot meer impact en meer financiële slagkracht moet leiden. De Blauwe Noordzee ondersteunt organisaties hierbij. Het bureau is opgericht door Boris Franssen, Menne Scherpenzeel en Luuk van Term, ervaren adviseurs op het gebied van management-, organisatie-, communicatie- en beleidsvraagstukken in de maatschappelijke en culturele sector. Zij brengen hun brede, complementaire ervaring, expertise en netwerken binnen de Blauwe Noordzee samen. De Blauwe Noordzee beschikt hiermee over een breed oplossend vermogen. 34

35 Colofon Deze uitgave blikt terug op de kennisbijeenkomsten die Fonds 1818 in samenwerking met de Blauwe Noordzee in het najaar van 2011 organiseerde. Teksten en foto s Blauwe Noordzee, Soest Ontwerp Ontwerpwerk, Den Haag Fonds 1818 Bezoekadres Riviervismarkt 4, 2513 AM Den Haag Postadres Postbus 895, 2501 CW Den Haag Telefoon Fax info@fonds1818.nl Internet Blauwe Noordzee

36 36