Versie: 0.2 Status: concept Datum: 09/09/2013. Inkoop- en aanbestedingsbeleid Van de gemeenten Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, en Molenwaard

Transcriptie

1 Versie: 0.2 Status: concept Datum: 09/09/2013 Inkoop- en aanbestedingsbeleid Van de gemeenten Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, en Molenwaard

2 Inhoudsopgave INLEIDING 1. GEMEENTELIJKE DOELSTELLINGEN 2. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN 2.1 Algemeen juridisch kader 2.2 Uniforme documenten 2.3 Algemene beginselen bij Inkoop 2.4 Grensoverschrijdend belang 2.5 Mandaat en volmacht 2.6 Afwijkingsbevoegdheid 3. ETHNISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN 3.1 Integriteit 3.2 Duurzaam inkopen 3.3 Innovatie 4. ECOMOMISCHE UITGANGSPUNTEN 4.1 Product- en marktanalyse 4.2 Wederzijdse onafhankelijkheid 4.3 Lokale economie en MKB 4.4 Samenwerkingsverbanden 4.5 Bepalen van de inkoopprocedure 4.6 Raming en financieel (beschikbaar) budget 5. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN 5.1 Inkoopproces 5.2 Verantwoordelijken Bijlagen: 1 Definities 2 Inkoopprocedures 3 Lokaal beleid per gemeente binnen het samenwerkingsverband

3 Inleiding De Gemeenten Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, en Molenwaard, verder te noemen de Gemeente, spannen zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Daarbij wordt aangesloten bij algemeen geldende wet- en regelgeving en het algemeen beleid van de verschillende gemeenten. In de bijlagen zal, per deelnemende gemeente, een overzicht worden opgenomen van (specifiek) lokaal beleid dat mogelijk van invloed is op het gezamenlijke inkoopbeleid. Op een professionele wijze uitvoering geven aan inkoopprocessen/-projecten brengt evidente voordelen met zich mee. Te denken valt aan b.v.: lastenverlichting bij opdrachtgever en inschrijver als het gaat om het aanbestedingstraject; lastenverlichting bij opdrachtgever en inschrijver ten aanzien van de uitvoering van de betreffende opdracht; uitvoering van inkoopprocedures en dossiervorming geschieden rechtmatig; de kans op (juridische) geschillen wordt verkleind. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, en uitgangspunten te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, is de Gemeente continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. Gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van: 1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving (zie hoofdstuk 2). 2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces (zie hoofdstuk 3). 3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers (zie hoofdstuk 4). 4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Gemeente in (zie hoofdstuk 5).

4 1. Gemeentelijke doelstellingen De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoopen aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot hetgeen wordt geleverd/uitgevoerd en het beheersen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij rekening met de aanwezigheid van lokale en regionale ondernemers. b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. c. Inkopen tegen een optimale (integrale) prijs/kwaliteit verhouding. Inkopen gaat veel verder dan kijken naar prijzen. Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente, naast kwalitatieve criteria (zoals esthetica, kwaliteit van onderhoud, etc.), ook interne (gemeentelijke) kosten (zoals kosten voor factuurafhandeling) betrekken in de afweging. Kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt bij inkooptrajecten een belangrijke rol. Uitgangspunt is dat iedere opdracht op basis van het beginsel economisch meest voordelige inschrijving in de markt wordt gezet. Hierbij zal dus naast prijs zeker ook naar kwalitatieve criteria gekeken worden om te komen tot een keuze van een partij aan wie de opdracht zal worden gegund. d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van de Gemeente Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele functioneren van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete inkoopdoelstellingen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. e. De Gemeente staat een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voor. Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten veel administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniforme Eigen Verklaring aanbestedingen.

5 2. Juridische uitgangspunten 2.1 Algemeen juridisch kader Relevante Wet- en regelgeving wordt te allen tijde toegepast en nageleefd. Alleen in geval van hoge uitzondering kan hiervan, daar waar (wettelijk) toegestaan, worden afgeweken. Dit zal dan door het betreffende bevoegd gezag moeten worden geaccordeerd, mits deugdelijk gemotiveerd. 2.2 Uniforme documenten De Gemeente hanteert bij haar inkoop-/aanbestedingsproces een uniforme werkwijze en gebruikt, indien mogelijk, standaarddocumenten voor de meest voorkomende processtappen. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers niet steeds met verschillende procedureregelingen en documenten worden geconfronteerd. 2.3 Algemene beginselen bij Inkoop a Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan. Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de Inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan gegadigden/inschrijvers en aanmeldingen/inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. b Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De Gemeente neemt bij inkoopprocessen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 2.4 Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit een uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms. 2.5 Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente is slechts gebonden aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 2.6 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het bevoegd gezag van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

6 3. Ethische en ideële uitgangspunten 3.1 Integriteit a De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. b De Gemeente contracteert alleen integere Ondernemers. De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden. 3.2 Duurzaam Inkopen De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft er naar duurzaam in te kopen. Dit houdt in dat sociale en milieuaspecten in het inkoopproces worden meegewogen. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreintegratie, en arbeidsomstandigheden. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. Tevens heeft de Gemeente oog voor haar (natuurlijke) omgeving en neemt relevante criteria mee in haar inkoopprocessen. 3.3 Innovatie De Gemeente moedigt daar waar mogelijk innovatiegericht inkopen aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product.

7 4. Economische uitgangspunten 4.1 Product- en marktanalyse De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product- en/of marktanalyse uit te voeren voordat tot Inkoop wordt overgegaan, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de Opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product. Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. 4.2 Wederzijdse onafhankelijkheid De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid (over en weer) tussen de Gemeente en Ondernemers niet wenselijk, zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente is vrij in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), waarbij relevante (Europese) wet- en regelgeving in acht worden genomen. 4.3 Lokale economie en MkB a De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen. Local sourcing kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop. De Gemeente moet evenwel niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. b De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MkB). Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van (administratieve) lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. 4.4 Samenwerkingsverbanden De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere aanbestedende diensten. 4.5 Bepalen van de inkoopprocedure Bij het bepalen van de te hanteren inkoopprocedure hanteert de Gemeente de drempelbedragen zoals opgenomen in Bijlage Raming en financieel (beschikbaar) budget Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.

8 5. Organisatorische uitgangspunten 5.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. stap fase inkoopproces toelichting 1 Voortraject Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse) Raming en bepalen van het financiële budget Keuze Offerteaanvraag 2 Specificeren Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen Offerteaanvraag 3 Selecteren Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of Tenderned Offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) Gunning aan winnende Ondernemer 4 Contracteren Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant Registreren getekende overeenkomst Informeren afgewezen Ondernemers 5 Bestellen Uitvoeren van de opdracht (uitvoeren of afroepen) 6 Bewaken Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties Tijdige betaling facturen 7 Nazorg Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren overeenkomst met Contractant 5.2 Verantwoordelijken Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van burgemeester en wethouders stelt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid vast en de Directie is verantwoordelijk voor de uitvoering daarvan.

9 Bijlage 1. Definities Tenzij uit de context anders blijkt, zijn de woorden en uitdrukkingen die in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, de Algemene Inkoopvoorwaarden en/of in Offerteaanvragen c.q. Aanbestedingsdocumenten met een hoofdletter zijn geschreven, gedefinieerde woorden en uitdrukkingen, waaraan de volgende betekenis is toegekend: Aanbestedende Dienst: Aanbestedingsdocument: Zie Gemeente (tevens te noemen Opdrachtgever ). Het document waarin de wensen, eisen, voorwaarden en overige bepalingen van de (eventueel te) verstrekken Opdracht worden beschreven. Zie Offerteaanvraag. Aanbestedingswet: Aanbestedingswet 2012 zoals gepubliceerd in het Staatsblad van 8 november 2012, nummer 542, hierna te noemen Aanbestedingswet. Acceptatie: (Af)levering: Algemene Inkoopvoorwaarden: Annex: Apparatuur: Bestek: Bijlage: Call: Contractant: Combinatie: Dag: Derde: Het door Opdrachtgever verstrekken van een bewijs van goedkeuring ten aanzien van de (kwaliteit van) uitvoering van (onderdelen van) de Opdracht. Het bezorgen van hetgeen conform een Opdracht dient te worden geleverd op de Plaats van aflevering. Voorwaarden voor de inkoop van Goederen en Diensten. Document dat aan een Aanbestedingsdocument is toegevoegd (ingebonden dan wel separaat) en daar integraal onderdeel van uitmaakt. De door Opdrachtnemer te leveren en (in voorkomend geval) te onderhouden Goederen. Programma van eisen en wensen, zijnde de beschrijving van de Levering, de Dienst, of het Werk (tevens te noemen Specificaties ). Document dat aan een Aanbestedingsdocument/een Offerteaanvraag is toegevoegd (ingebonden dan wel separaat) en daar een integraal onderdeel van uit maakt. Storingsmelding van Opdrachtgever bij de eerstelijns helpdesk van Opdrachtnemer. De in een Overeenkomst, respectievelijk de in een door Gemeente verstrekte Opdracht genoemde wederpartij(en) van Opdrachtgever. Ondernemers die een gezamenlijke Inschrijving doen. Kalenderdag. De Ondernemer waar Inschrijver een beroep op doet t.b.v. de financiële en/of economische draagkracht en/of technische bekwaamheid. Dienst: Dienst als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Dienstverlening: Documentatie: Gebrek: Gegadigde: De uitvoering van werkzaamheden zoals omschreven in het Aanbestedingsdocument c.q. de Offerteaanvraag. De door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever in het kader van een Opdracht te leveren documenten. Het niet c.q. niet-volledig voldoen aan de overeengekomen Specificaties, dan wel het anderszins niet naar behoren functioneren van hetgeen is (op)geleverd c.q. uitgevoerd. De partij die zich, al dan niet in Combinatie, aanmeldt voor deelname aan de selectiefase van een aanbesteding.

10 Gemeente: Gunningsbeslissing: Gunning: Gunningscriterium: Hersteltijd: IE-rechten: Inkoop: Inschrijfsom: Inschrijver: Inschrijving: Kantoortijden: Levering: Minimumeis: Nadere Overeenkomst: Nota van Inlichtingen: Offerte: De gemeente Gorinchem (zetelend Stadhuisplein 1 te Gorinchem), de gemeente Hardinxveld-Giessendam (zetelend Raadhuisplein 1 te Hardinxveld-Giessendam), de gemeente Molenwaard (zetelend Melkwegplein 1 te Bleskensgraaf), en/of één of meerdere tot deze rechtspersoon behorende organisatieonderdelen. Zie Voornemen tot Gunning. De keuze van Opdrachtgever voor een Ondernemer aan wie hij een (deel van een) Opdracht wil gunnen. Deze mededeling houdt geen aanvaarding in van een aanbod van een Ondernemer. Criterium op basis waarvan Inschrijvingen/Offertes worden beoordeeld om te bepalen welke Inschrijving(en)/Offerte(s) voor gunning in aanmerking komt/komen. De gemeten tijd tussen het moment van ontvangen van een storingsmelding van Opdrachtgever door Opdrachtnemer en het moment waarop de betreffende Apparatuur weer opnieuw beschikbaar is voor Opdrachtgever. Alle (intellectuele eigendoms)rechten, auteursrechten daaronder begrepen en daaraan verbonden of gerelateerde rechten zoals persoonlijkheidsrechten, welke voortvloeien uit de nakoming van de verplichtingen van de Contractant onder de Overeenkomst c.q. onder de daartoe verstrekte opdracht. (Rechts)handelingen van Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Het totaalbedrag waarvoor Inschrijver de Opdracht wil uitvoeren, ook wel Aanneemsom of Aannemingssom genoemd. De natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Inschrijving doet: - de ondernemer die zelfstandig inschrijft; - de Combinatie van ondernemers of de hoofdaannemer. De hoedanigheid van Inschrijver geldt gedurende de gehele aanbestedings- en uitvoeringsfase. Aanbieding incl. de bijbehorende bescheiden van een Ondernemer (zie ook Offerte ). De uren waarin Opdrachtnemer service verleent, van maandag tot en met vrijdag van uur tot en met uur, met uitzondering van algemeen erkende feestdagen. Levering als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Eis welke is opgenomen in een Aanbestedingsdocument/Offerteaanvraag. Indien aan deze eis niet wordt voldaan, wordt een Inschrijving/Offerte niet verder in behandeling genomen en wordt Ondernemer uitgesloten van verdere deelname aan een inkooptraject. Een afzonderlijke overeenkomst, die in aanvulling op en/of afwijking van de bepalingen van een Overeenkomst - tussen Opdrachtgever enerzijds en Opdrachtnemer anderzijds - wordt gesloten met betrekking tot de koop respectievelijk verkoop van Apparatuur en/of de beschikbaarstelling van systeemprogrammatuur. Schriftelijke weergave van t.a.v. het Aanbestedingsdocument verstrekte inlichtingen welke een integraal onderdeel uitmaken van het Aanbestedingsdocument n.a.v. vragen van (potentiële) Inschrijvers. Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

11 Offerteaanvraag: Onderaannemer: Onderhoud: Ondernemer: Opdracht: Opdrachtnemer: Overeenkomst: Partij / Partijen: Personeel van Contractant: Plaats van (af)levering / uitvoering: Rechtsgeldige ondertekening: Reparatie: Responstijd: Selectiecriterium: Selectiefase: SLA: Specificaties: Standaard klachtenregeling: Storing: Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG. Ondernemer aan wie een deel van de Opdracht in onderaanneming is of zal worden gegeven door een Contractant, (geen toeleverancier). Alle handelingen die Opdrachtnemer moet verrichten om hetgeen wordt geleverd c.q. hetgeen wordt uitgevoerd te laten werken zoals door Opdrachtgever is beoogd. Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. Opdracht tot uitvoering van hetgeen in een Aanbestedingsdocument/een Offerteaanvraag is beschreven. De Ondernemer met wie is overeengekomen om een (deel van een) Opdracht uit te voeren. Elke overeenkomst die tot stand is gekomen tussen Opdrachtgever en Contractant tot het leveren van Producten en/of Diensten, respectievelijk tot het uitvoeren van een Werk. De Gemeente en/of de Contractant. De door de Contractant voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of andere (hulp)personen die krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn. De door Opdrachtgever aangewezen ruimte / locatie, waar de bezorging van hetgeen dient te worden geleverd c.q. waar de werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd, zal plaatsvinden. Ondertekening door de persoon die in het beroeps-/handelsregister van het betreffende land van vestiging van Ondernemer vermeld staat als tekenbevoegd persoon dan wel ondertekening door de persoon aan wie een volmacht is verstrekt door de perso(o)n(en) die in het betreffende beroeps-/handelsregister vermeld staat als tekeningsbevoegd. Het oplossen van alle Storingen aan Apparatuur (zie ook Onderhoud ). De gemeten tijd tussen het ontvangen van een storingsmelding van Opdrachtgever door Opdrachtnemer en het telefonisch oplossen of de aankomst op locatie van Opdrachtgever van een technicus van Opdrachtnemer. Criterium (geschiktheidseis) waaraan een Ondernemer moet voldoen om voor gunning in aanmerking te komen. Selectiecriteria bestaan uit (a) Uitsluitingscriteria en (b) Minimumeisen. De eerste fase van een niet-openbare aanbesteding, waarin een partij de gelegenheid wordt geboden zich aan te melden en daarmee zijn belangstelling voor deelname aan de aanbesteding kenbaar te maken. Service Level Agreement, een onderdeel van een Overeenkomst waarin de tussen Opdrachtgever en Contractant gemaakte afspraken zijn vastgelegd ten aanzien van Onderhoud. Zie Bestek. Regeling voor (onder meer) Inschrijvers/Onderaannemers om een klacht in te dienen bij Opdrachtgever aangaande een aanbesteding(sprocedure), zoals bedoeld in de Aanbestedingswet, hierna te noemen Klachtenregeling. Defect waardoor Apparatuur niet c.q. optimaal functioneert.

12 Time-to-fix: Uitsluitingscriterium: Voornemen tot Gunning: Werk: Werkdag: Zie Hersteltijd. Eén of meerdere algemene gronden voor uitsluiting van deelneming zoals genoemd in de Aanbestedingswet. Indien een Uitsluitingscriterium op Inschrijver van toepassing is, zal deze worden uitgesloten van verdere beoordeling en deelname aan de aanbesteding. De keuze van de Aanbestedende Dienst voor de Inschrijver aan wie hij een (deel van een) Opdracht wil gunnen. Deze mededeling houdt geen aanvaarding in van een aanbod van een Inschrijver. Werk als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Kalenderdag behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3 lid 1 Algemene termijnwet, plaatselijke feestdagen en door de Gemeente aangewezen brugdagen.

13 Bijlage 2. Inkoopprocedures De Gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit- bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente ook kiezen voor een andere procedure, mits gemotiveerd. (Bedragen zijn exclusief BTW) Werken Leveringen en Diensten Enkelvoudig Tot Tot Meervoudig Van Tot Nationaal Van Tot Europees drempelbedrag Van Tot Europees drempelbedrag N.v.t. Europees Vanaf Europees drempelbedrag Vanaf Europees drempelbedrag Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag De Gemeente vraagt ten minste aan twee Ondernemers een Offerte. Nationaal aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente conform de Europese richtlijnen aanbesteden.

14 Bijlage 3. Lokaal beleid per gemeente binnen het samenwerkingsverband <invullen>