NOTA INKOOPBELEID 2008 GEMEENTE MIDDELBURG

Transcriptie

1 NOTA INKOOPBELEID 2008 GEMEENTE MIDDELBURG

2 Inhoud Pagina Inleiding 2 Voorgeschiedenis 2 Aanleiding 2 Organisatie 2 Bestaand beleid en huidige situatie 2 Doelstelling 3 Begripsbepaling 3 Inkoop 3 Aanbesteden 3 Aanbestedende diensten 3 Definities leveringen, diensten en werken 3 Wettelijk kader 4 Lokaal 4 Nationaal 4 Europees 4 Samenvatting algemeen beleid 5 Juridische beleidsuitgangspunten 5 Ethische en ideële beleidsuitgangspunten 5 Aandacht voor duurzaam inkopen 5 Maatschappelijke eisen aan leveranciers 6 Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren 6 Aandacht voor sociale aspecten 7 Economische beleidsuitgangspunten 8 Te hanteren aanbestedingsprocedures 8 Algemeen 8 Te hanteren aanbestedingsprocedures 8 Te hanteren selectie- en gunningcriteria 9 Algemeen 9 Selectiecriteria 9 Gunningcriteria 9 Aandacht voor innovatief aanbesteden 10 Omgang met leveranciers 10 Organisatorische uitgangspunten 11 Algemeen 11 Inkoopsynergie 11 Hanteren van een standaardwerkwijze 11 Continu streven naar verbetermogelijkheden 12 Eindverantwoordelijkheid 12 Aanspreekpunt voor vragen en opmerkingen 12 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 12 Evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 13 Planning van periodieke evaluaties 13 Mogelijkheid tot incidentele evaluatie 13 Te betrekken medewerkers 13 Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 1

3 Inleiding Voorgeschiedenis In 1998 is lang gediscussieerd omtrent het te voeren inkoopbeleid, de organisatie van de inkoopfunctie en de daarmee gepaard gaande toepassing van procedures en hulpmiddelen. De in Nederland op gang gebrachte ontwikkelingen op dit gebied namen een hoge vlucht naar aanleiding van gebleken bouwfraudes, verhoogde Europese aandacht voor aanbesteden, accountantscontrole en nationale aandacht naar toepassing van wet- en regelgeving door overheidsinstanties. De nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 1998 is door het college van B. en W. op 17 november 1998 vastgesteld. De effecten van deze besluitvorming zijn echter beperkt gebleven. Vervolgens is in 2005 deze nota door de stormachtige ontwikkelingen op dit gebied geactualiseerd. De hierin verwoorde uitgangspunten en richtlijnen zijn door het college van B. en W. vastgesteld op 12 mei Aanleiding De gemeente Middelburg wil de inkoopfunctie professionaliseren. Om inzicht te krijgen in wat er op inkoop- en aanbestedingsgebied in de organisatie omgaat heeft de gemeente Middelburg aan het bureau Cap Gemini gevraagd de inkoopfunctie door te lichten. Deze zogenaamde inkoopscan heeft in het tweede kwartaal van 2005 plaatsgevonden en is vervolgens doorgelicht en geanalyseerd. Cap Gemini heeft zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve inkoopfunctie onderzocht. Dit zijn de twee voorwaarden om een effectief en efficiënt inkoopbeleid te realiseren. Het kwantitatieve aspect betreft het inzichtelijk maken wat er ingekocht wordt. Het kwalitatieve onderdeel betreft een goede organisatie om het inkoopbeleid uit te voeren: wie doet wat op welke wijze. In bijeenkomsten met belanghebbenden zijn conclusies getrokken en voorstellen tot verbetering gedaan. Organisatie Om nieuw inkoopbeleid te formuleren en de inkoopfunctie verder te professionaliseren is een Project Inkoop in januari 2007 gestart. Onder leiding van een projectgroep zijn diverse werkgroepen gestart om onderdelen van het beleid te formuleren en verder uit te diepen. Het gaat daarbij om leveranciersmanagement, contractbeheer- en contractmanagement. Daarnaast zijn meer operationele taken aanwezig in de werkgroepen inkooptools, inkoophandboek en inkoopactieplan. Na vaststelling van het inkoopbeleid zullen de drie laatste werkgroepen doorgaan met de ontwikkeling van deze producten. De werkgroep Inkoopbeleidsplan formuleert het inkoopbeleid op basis van het algemene beleid en wet- en regelgeving. Op onderdelen ontbreken er beleidsuitspraken. Daar waar nog lacunes in het gemeentelijk inkoopbeleid zijn worden deze opgenomen en formeel vastgesteld. De werkgroepen inkoopactieplan, contractbeheer- en management, leveranciersmanagement en inkooptools zijn ongeveer gelijktijdig met de werkgroep inkoopbeleidsplan aan de slag gegaan. De werkgroep inkoophandboek begint pas nadat het inkoopbeleid formeel is vastgesteld. Na het verstrekken van de eindrapportages worden de werkgroepen opgeheven. De door de werkgroepen gemaakte produkten zullen doorlopend gescreend worden op actualiteit in verband met de dynamiek in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Bestaand beleid en huidige situatie De inkoopfunctie in onze organisatie is gedecentraliseerd. De budgethouders zijn nl. de inkopers/aanbesteders. De selectie van leveranciers en de gunning van opdrachten zijn daardoor centraal niet bekend. Ook ontbeert de cluster inkoop van de afdeling Facilitaire zaken een structurele afstemming tussen de inkopers/aanbesteders van de verschillende afdelingen. En historisch gegroeide situaties en automatismen zijn in het huidige inkoopproces geslopen. Dit vraagt om meer structuur en standaards in de processen, dat nu nog grotendeels ontbreekt. Het beleid in de Nota inkoopbeleid 2005 is erg toegespitst op het inkoopproces. Er ontbreken bijvoorbeeld beleidsuitspraken over het leveranciersmanagement, contractmanagement en de organisatie rondom de inkoopfunctie. Ook op nationaal en internationaal gebied zijn er ontwikkelingen, die een herijking van het huidige beleid noodzakelijk maken. In het kader van een efficiënte bedrijfsvoering moet het beleid dus opnieuw tegen het licht worden gehouden. Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 2

4 Doelstelling Een inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft sturing aan de inkoopfunctie. Door het eenduidig vastleggen van wat de uitgangspunten zijn die de gemeente Middelburg hanteert worden deze toegankelijk gemaakt voor internen en externen. Dit betekent concreet, dat: 1. de beginselen van het EG-verdrag bij elke aanbestedingsprocedure moeten worden nageleefd. Deze beginselen zijn objectiviteit, transparantie en niet-discriminerend; 2. de naleving van wet- en regelgeving met betrekking tot overheidsinkopen gewaarborgd moeten zijn; 3. de gevolgde aanbestedingsprocedures verantwoord en geborgd worden; 4. het economisch aanbesteden bevorderd wordt, dat wil zeggen het op een zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt; 5. de integriteit t.a.v. de inkoopprocessen gewaarborgd worden, zowel intern als extern; 6. er een eenduidige en transparante werkwijze binnen de gemeente Middelburg wordt gehanteerd; 7. de deskundigheid en het ontsluiten daarvan in de organisatie wordt bevorderd. Begripsbepaling Inkoop alle handelingen waar een (externe) factuur tegenover staat. Dit betekent dat inkoop betrekking heeft op het inschakelen van natuurlijke of rechtspersonen. Het kan daarbij gaan zowel om de levering van goederen (koop, huur, lease etc.), als om het verrichten van diensten of om de uitvoering van werken. Aanbesteden de uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden heeft betrekking op de wijze waarop de inkoper de markt benadert. Aanbesteden wordt beschouwd als een specifiek onderdeel van het inkoopproces. Daarmee behoort het aanbestedingsbeleid feitelijk tot het inkoopbeleid. Aanbesteden is echter een gecompliceerd en risicovol proces, dat het vaststellen van een specifiek aanbestedingsbeleid noodzakelijk maakt. Aanbestedende diensten Naast de gemeente c.a. als aanbestedende dienst moet onder meer conform Bijlage III van de Richtlijn 2004/18/EG ook alle onderwijsinstellingen als aanbestedende dienst worden aangemerkt. Definities leveringen, diensten en werken Leveringen Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer leveranciers en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op: 1. de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten, of 2. de levering van producten en zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering. Diensten Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op: 1. het verrichten van de diensten, bedoeld in bijlage 2 (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten, afgekort Bao), of 2. het leveren van producten en het verrichten van diensten, bedoeld in bijlage 2 (van het Bao), waarvan de waarde van de desbetreffende diensten hoger is dan die van de in de overheidsopdracht opgenomen producten, of 3. het verrichten van diensten, bedoeld in bijlage 2 (van het Bao), en van werkzaamheden, genoemd in bijlage 1, waarbij de werkzaamheden bijkomstig zijn ten opzichte van het verrichten van diensten. Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 3

5 Werken Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer aannemers en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op: 1. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken in het kader van een van de werkzaamheden genoemd in bijlage 1 (van het Bao), of 2. van een werk, of 3. het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk, dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet. Wettelijk kader Lokaal Gemeentewet; Financiële verordening; Budgethoudersregeling; Mandateringsbesluit, Gedragscode bestuurders en ambtenaren, Algemene Inkoopvoorwaarden. Nationaal Algemene Wet Bestuursrecht, Burgerlijk Wetboek; Raamwet EG-voorschriften; Wet BIBOB; ARW Europees Europese Richtlijn (2004/18/EG) betreffende leveringen, diensten en werken, Aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 4

6 Samenvatting algemeen beleid In 2002 heeft de Gemeente Middelburg een nieuwe hoofdstructuur vastgesteld. Reden hiervoor is, dat we toe willen naar een organisatie die ontwikkelingsgericht is en die in staat is om adequaat in te spelen op ingewikkelde vraagstukken en de hoge eisen van de klanten. Om dit doel te kunnen bereiken moest onder andere de structuur worden aangepast. Bij het opstellen van de structuur zijn de volgende organisatieprincipes leidend geweest: integraal werken, scheiding van beleid en uitvoering, projectmatig werken, werken in regie en een platte organisatie. Leidend in het algemeen beleid is het Coalitieakkoord , waarbij uitgangspunt van beleid de Kwaliteitsatlas is. Uitgangspunten daarbij zijn, voor zover het inkoopbeleid betreft: 1. prioriteit aan het op orde houden van de financiën; 2. minder bureaucratie, minder regels en verbetering van de bedrijfsvoering met een accent op verantwoording voor het halen van planningen, het blijven binnen de budgetten en het halen van de beoogde resultaten (programma aansprekend presteren). 3. handhaving van het bestaande beleid als dat op grond van het coalitieakkoord niet wijzigt. Als overige punten worden genoemd: De dienstverlening via de gemeentelijke website wordt verder verbeterd en de regels worden doorgelicht op efficiency en effectiviteit. Hierbij wordt ernaar gestreefd om aantoonbaar minder regels voor ondernemers en bewoners te realiseren. In de Programmabegroting 2007 worden in het onderdeel Programma Bestuur de volgende doelstellingen geformuleerd: 1. vergroten van het vertrouwen bij de burgers in de gemeente. Burgers moeten ervan op aan kunnen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet; 2. verbetering van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen; 3. vergroten van het draagvlak en het legitimeren van de besluiten. Juridische beleidsuitgangspunten 1. Naleven van wet- en regelgeving. De gemeente Middelburg is verplicht tot het naleven van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit heeft ook betrekking op het inkopen van leveringen, diensten en werken. Op nationaal niveau wordt gewerkt aan een nieuwe Aanbestedingswet. Op Europees gebied is de regelgeving onlangs gewijzigd en vertaald in het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Een belangrijk doel van het BAO is het stimuleren van vrije, eerlijke concurrentie om daarmee besparingen te bewerkstelligen voor opdrachtgevers. 2. Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Deze beginselen hanteert de gemeente Middelburg voor al haar inkopen, zowel nationaal als Europees. Hiermee wordt het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit en de doelmatigheid van de besteding van publieke gelden onderstreept. 3. Toepassen van een Inkoophandboek. In het Inkoophandboek worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van procedures. Bijvoorbeeld: Stappenplannen voor het aanbestedingsproces; Te hanteren selectie- en gunningcriteria; Richtlijnen voor het opstellen van een inkoopstrategie. Evaluatierichtlijnen voor communicatie met leveranciers. Modellen, checklijsten etc. Ethische en ideële beleidsuitgangspunten Aandacht voor duurzaam inkopen Duurzaam inkopen valt onder het hoofdstuk Gemeentelijke Interne Milieuzorg van de Middelburgse Visie Milieu (MVM). Deze visie loopt tot eind Aangezien duurzaam inkopen een belangrijke toevoeging is aan het uitvoeren van het algemene beleidsdoel van de MVM zal dit punt opgenomen worden in de komende MVM-periode ( ). Door de deelname van de gemeente aan het door het ministerie van VROM opgezette en door SenterNovem uitgevoerde Programma Duurzaam Inkopen is de gemeente uitgekozen om Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 5

7 als pilot-gemeente met 7 andere gemeenten als voorbeeld te dienen voor de overige gemeenten. In verband met voorbereidingen die getroffen moeten worden zal de gemeente 10 januari 2008 de deelnameverklaring programma Duurzaam Inkopen ondertekenen. Medewerkers die betrokken zijn bij inkopen moeten op de hoogte zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij moeten een duidelijke afweging kunnen maken om een balans te vinden tussen mens, milieu en munten. In het Inkoophandboek worden instrumenten aangedragen die hiervoor door verschillende instanties zijn ontwikkeld en worden er handvatten gegeven om de expertise van andere gemeentelijke diensten, maar ook de expertise van de markt te benutten. De inkopers (budgethouders) zijn verplicht de volgende beleidsuitgangspunten te hanteren: bij aanvang van elk daarvoor in aanmerking komend inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend; in de programma s van eisen en/of bestekken worden duurzaamheidsaspecten zo veel mogelijk opgenomen; duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningcriteria. Ten aanzien van het gebruik van proefdiervrije middelen heeft het college van B. en W. in mei 2007 besloten bij aanbestedingen van schoonmaakdiensten de wens mee te nemen dat zij van proefdiervrije was- en schoonmaakmiddelen gebruik moeten maken. De mogelijkheden daarvoor zullen eerst worden geïnventariseerd. Maatschappelijke eisen aan leveranciers Naast de duurzaamheidseisen kunnen ook maatschappelijke eisen aan leveranciers gesteld worden. Deze eisen hebben voornamelijk betrekking op de rol van de leverancier als werkgever. Als beleidsuitgangspunten gelden: De gemeente Middelburg wil geen zaken doen met leveranciers, die: niet beschikken over de nodige (o.a. milieu) vergunningen; zich in het maatschappelijk en zakelijk verkeer onaanvaardbaar gedragen (o.a. crimineel gedrag); afspraken over vertrouwelijkheid of geheimhouding schenden; noodzakelijke informatie achterhouden of afspraken misvormen met het doel te misleiden. Handelt een opdrachtnemer in strijd met deze eisen dan wordt de opdrachtnemer uitgesloten en moet overwogen worden of voortijdige beëindiging van een overeenkomst aan de orde is. Een dergelijke sanctie op niet-integer handelen moet steunen op een besluit van het college van burgemeester en wethouders en mag niet op grond van een mandaat genomen worden. Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren Naast integriteitseisen aan leveranciers kunnen er eisen gesteld worden aan bestuurders en ambtenaren. Als beleidsuitgangspunt worden de hiervoor ontwikkelde gedragscodes gehanteerd. Ook de functiescheiding ten aanzien van het paraferen van facturen maakt hier onderdeel van uit. De beleidsuitgangspunten zijn: bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met opdrachtnemers; bestuurders en ambtenaren houden zich in contacten met (potentiële) opdrachtnemers aan de daarvoor ontwikkelde gedragcodes; Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 6

8 bij meervoudig onderhandse aanbestedingen, openbare en Europese aanbestedingen zijn met name bij contacten en onderhandelingen met (potentiële) opdrachtnemers altijd tenminste twee medewerkers van de gemeente betrokken. Bij openbare aanbestedingen wordt een juridisch medewerker en een inkoopadviseur ingeschakeld; de medewerkers van de gemeente Middelburg houden zich, vanwege strikte functiescheiding, bij het paraferen van facturen aan de Budgethoudersregeling. de aspecten genoemd in de Nota M&O-beleid zullen in het Inkoopbeleid worden meegenomen en regelmatig worden geëvalueerd. Aandacht voor sociale aspecten De gemeente Middelburg wil vanuit haar sociaal-maatschappelijk beleid zo veel mogelijk mensen uit de regio aan werk helpen en houden. Zo heeft de gemeente in 2006 een convenant gesloten met L Eté. In dit convenant zijn afspraken gemaakt en is de gemeente een inspanningsverplichting aangegaan omtrent de inhuur van moeilijk plaatsbare personen op de arbeidsmarkt (WSW-werknemers in dienstverband). Daarnaast zijn er uitkeringsgerechtigden die moeilijk plaatsbaar zijn. In de bestekken en programma s van eisen zijn er mogelijkheden om aan potentiële opdrachtnemers de eis te stellen om een percentage van de loonsom of aanbestedingssom te besteden aan de inhuur van dergelijke krachten. De volgende beleidsuitgangspunten worden door de gemeente Middelburg gehanteerd: bij elk daarvoor in aanmerking komend aanbestedingstraject van diensten, leveringen en werken wordt bezien of in de gunningcriteria afspraken opgenomen kunnen worden over het realiseren van belangrijke maatschappelijke doelen, zoals het bieden van werk- en leerplekken of het leveren van een bijdrage bij de realisatie van benodigde voorzieningen; bij het formuleren van de hiervoor genoemde gunningcriteria wordt de volgende rangorde aangehouden: 1. op de eerste plaats komen werknemers in WSW-dienstverband in aanmerking; 2. daarna komen moeilijk plaatsbare uitkeringsgerechtigden in aanmerking. Binnen een jaar na vaststelling van het Inkoopbeleid zullen deze beleidsuitgangspunten expliciet worden uitgewerkt. Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 7

9 Economische beleidsuitgangspunten Te hanteren aanbestedingsprocedures Algemeen De mate waarin concurrentie met de markt wordt gezocht, waardoor de economisch meest voordelige inschrijving of de laagste prijs wordt verkregen, uit zich in de keuzes die gemaakt worden uit verschillende aanbestedingsprocedures. Voordat een afdeling over kan gaan tot een (Europese) aanbesteding moet onderzocht worden of er binnen de bestaande (raam)overeenkomsten en/of convenanten een organisatie in staat is om de behoefte geheel of gedeeltelijk te vervullen. De volgende aspecten komen aan de orde bij de economische beleidsuitgangspunten: 1. te hanteren aanbestedingsprocedures; 2. te hanteren selectie- en gunningcriteria; 3. de omgang met leveranciers, dienstverleners of aannemers; 4. de relatie met interne leveranciers; 5. gebruik van inkoopvoorwaarden. Te hanteren aanbestedingsprocedures De totale (geraamde) opdrachtwaarde bepaalt welke aanbestedingsprocedure toegepast moet worden. De procedure bepaalt de mate waarin concurrentie met de markt wordt gezocht. Er zijn in hoofdzaak vier verschillende procedures te onderscheiden die doorlopen kunnen worden wanneer er wordt ingekocht of aanbesteed: 1. Gunning uit de hand (enkelvoudig onderhands inkopen). Er is geen sprake van concurrentie. 2. Meervoudig onderhands aanbesteden. De gemeente vraagt twee of meer aanbieders om een offerte. Er is een beperkte concurrentie. 3. Openbaar aanbesteden. De gemeente plaatst een advertentie en geïnteresseerde aanbieders melden zich aan. Er is vrije concurrentie tussen alle aanbieders in het land. 4. Europees aanbesteden. Europees aanbesteden is een bijzondere vorm van openbaar aanbesteden. Boven een bepaald drempelbedrag moet de Europese aanbestedingsrichtlijn gevolgd worden. Op Europees niveau wordt een aankondiging voor een opdracht geplaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese aanbieders. De drempelbedragen worden iedere twee jaar door de Europese Commissie vastgesteld. Beneden de drempelwaarde voor Europees aanbesteden stelt de gemeente om de twee jaar drempelwaarden vast om te bepalen welke procedure gevolgd moet worden. Bij werken, diensten en leveringen worden verschillende drempelwaarden gehanteerd. De Budgethoudersregeling wordt met deze drempelwaarden in overeenstemming gebracht. Deze bedragen worden gepubliceerd op Intranet en in het te verschijnen Inkoophandboek. Hiermee wordt voorkomen dat de nota Inkoopbeleid zelf steeds gewijzigd moet worden. De totale opdrachtwaarde wordt vastgesteld conform het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Dit Besluit verwijst weer naar de Europese Richtlijn 2004/18/EG. Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van alle gemeentelijke organisatieonderdelen over de gehele contractperiode (incl. opties tot verlenging, service en onderhoud e.d.) op te tellen. De gemeente Middelburg is tenslotte één opdrachtgever. Om de objectiviteit, de transparantie en de non-discriminatie te waarborgen kiest de gemeente Middelburg ervoor om bij twijfel over de rechtmatigheid een zwaardere aanbestedingsprocedure te voeren. In een dergelijk geval is geen toestemming van het college van B. en W. vereist. In verband met interne en externe ontwikkelingen dan wel de aard van de aan te besteden levering, dienst of het werk kan er aanleiding zijn om een andere marktbenadering toe te passen. De argumenten moeten in een integrale nota aan het college van burgemeester en wethouders vooraf worden voorgelegd. Deze nota moet vooraf getoetst en voorzien worden van een inkoopadvies. Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 8

10 Te hanteren selectie- en gunningcriteria Algemeen Selectiecriteria en gunningcriteria worden objectief en transparant opgesteld. Selectiecriteria Selectiecriteria hebben betrekking op de inschrijver. Daarop wordt de inschrijver beoordeeld. De inschrijver voldoet wel of niet aan de selectiecriteria en wordt vervolgens wel of niet meer verder beoordeeld omdat de inschrijver dan uitgesloten wordt van verdere mededinging. De inschrijver wordt daarover wel geïnformeerd. Referenties zijn altijd selectiecriteria. Men voldoet daar aan of niet. Zij mogen niet, zoals gunningcriteria, gewogen worden. Het is daarom van essentieel belang voor een goede uitvoering van een opdracht selectiecriteria zorgvuldig te kiezen. De selectiecriteria zijn bij uitstek het instrument waarmee de gemeente Middelburg de minimale kwaliteit van de inschrijver kan sturen. Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) kent in dit verband uitsluitingsgronden, eisen over de beroepsbekwaamheid, eisen betreffende financiële- en economische geschiktheid en eisen met betrekking tot de technische geschiktheid van de inschrijver. Bij het formuleren van selectiecriteria moeten zij redelijk en billijk zijn. Ook de technische- en economische eisen mogen niet zwaarder zijn dan nodig is. Uitgangspunt hierbij is dat de lasten zowel voor de gemeente Middelburg als voor de inschrijver zo beperkt mogelijk gehouden worden. Het is daarom van belang om die criteria te hanteren die nodig zijn om een goed aanbestedingsresultaat te bereiken. De gemeente Middelburg wil alleen met betrouwbare en bonafide bedrijven zaken doen. Bij elke aanbesteding zal door de gemeente Middelburg de uitsluitingscriteria van het BAO (art. 45) expliciet op de desbetreffende aanbesteding van toepassing worden verklaard. Een en ander wordt nader uitgewerkt in het Inkoophandboek. De gemeente Middelburg zal verder de overige standaardcriteria hanteren. De aanvullende criteria moeten passen binnen het Inkoopbeleid. Deze kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op socialeen milieuaspecten. Gunningcriteria Gunningcriteria moeten niet verward worden met selectiecriteria. De gunningcriteria hebben betrekking op de inschrijving zelf. Gunning van een inschrijving kan plaatsvinden op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Bij dit laatste spelen naast de prijs nog andere factoren een rol, zoals kwaliteit, technische waarde, levertijd, functionele eigenschappen, milieu- en arboaspecten, planning enz. Afhankelijk van de aard en complexiteit van het product moet er gekozen worden. Er is een tendens merkbaar om van het traditioneel concept af te stappen (de laagste prijs) en het criterium economisch meest voordelige inschrijving te hanteren. Dit criterium geldt zodra er meer aspecten meetellen dan alleen de laagste prijs. De opdrachtgever kan alleen onredelijke verrekenprijzen, die de opdrachtgever moet aantonen, aanpassen als dit vooraf in de publicatie is vermeld. Bij de economisch meest voordelige inschrijving kunnen de criteria verband houden met de prijs, uitvoeringstermijn, technische waarde (o.a. uitvoeringswijze in relatie tot risico en overlast), gebruikskosten en rentabiliteit. De formulering moet transparant, eenduidig, objectief en meetbaar zijn. Aan die eisen valt niet altijd goed te voldoen. Aan de criteria worden waarderingscijfers en wegingsfactoren gehangen, maar met name de eerste zijn moeilijk eenduidig aan te geven. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van de economisch meest voordelige inschrijving is een eenduidige beoordelingssystematiek. De gemeente Middelburg zal beoordelingsmodellen moeten ontwikkelen die zoveel mogelijk kunnen worden toegepast bij aanbestedingsprocedures. De modellen zullen in het Inkoophandboek gepubliceerd worden. Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 9

11 Aandacht voor innovatief aanbesteden Het innovatiebevorderend aanbesteden staat nog in de kinderschoenen. Het is gebaseerd op een nieuwe manier van benaderen van de markt en het gebruikmaken van de innovatiekracht die in de markt aanwezig is. Kenmerkend voor innovatief aanbesteden zijn vier aspecten: 1. opstellen van een inkoopplan per opdracht. Dit heeft te maken met verwervings-, contracterings- of inkoopstrategie, zoals onderscheiden in percelen, hantering contractvormen en aantal te contracteren partijen; 2. functioneel specificeren van een PvE; 3. streven naar geïntegreerde contracten, waarin ontwerp, constructie, onderhoud en mogelijk (co-)financiering zijn ondergebracht; 4. uitvoeren van risicoanalyses. De huidige wijze van aanbesteden, zowel nationaal als Europees, is zeer ingewikkeld. Jurisprudentie bewijst dit. Het in de organisatie verankeren van het nieuwe Inkoopbeleid zal in eerste instantie richtinggevend zijn. Innovatief aanbesteden moet echter niet terzijde worden geschoven. Voor opdrachten, die zich daarvoor lenen en een bijdrage kunnen leveren aan een betere kwaliteit en scherpere prijscalculaties zal innovatief aanbesteden worden aangemoedigd. Omgang met leveranciers Het Inkoopbeleid heeft tot op heden de omgang met leveranciers beperkt tot het creëren van een goede mix van leveranciers van binnen en buiten de regio voor aanbestedingen onder de Europese drempel. Aan de beginselen van het Europees recht is bij het Inkoopbeleid van 2005 vrijwel geen aandacht besteed. Het hanteren van een zeker voorkeursbeleid verdraagt zich namelijk niet met de beginselen van objectief, transparant en non-discriminatoir handelen. Het kan immers regionale belangen bevoorrechten en is daardoor in strijd met het Europees recht. Jurisprudentie wijst er op, dat deze regels niet ophouden bij de Europese drempel want ook onder de Europese drempel moet objectief, transparant en non-discriminatoir gehandeld worden. Er is echter wel een mogelijkheid om onder de Europese drempel, in de zgn. vrije ruimte, aanbestedingen in de markt te zetten die zo veel mogelijk tegemoet komen aan lokale-/ regionale bedrijven, startende ondernemers en deelname van het MKB, mits de beginselen van het Europees recht in acht worden genomen. In hoofdzaak doet deze mogelijkheid zich voor bij meervoudig onderhandse aanbestedingen. Een belangrijk onderdeel hierbij is bijvoorbeeld het opstellen van proportionele selectiecriteria, waardoor minder grote aanbieders onnodig uitgesloten worden. Als beleidsuitgangspunt streeft de gemeente Middelburg bij meervoudig onderhandse aanbestedingen ernaar tenminste een derde van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het lokale c.q. regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. De geschiktheid van alle deelnemers aan de aanbestedingsprocedure zal op gelijke wijze vastgesteld worden en zullen onder dezelfde voorwaarden meedingen. Ook is het van belang om leveranciers periodiek te evalueren. Deze evaluaties dragen bij aan een zorgvuldige afweging of contracten moeten worden verlengd of opnieuw in de markt moeten worden gezet. Bovendien moet bij het leveranciersbeleid antwoord gegeven worden op drie basisvragen, nl. voor welke producten/diensten moet het aantal leveranciers uitgebreid, verminderd of gehandhaafd worden. De Werkgroep Leveranciersmanagement heeft onder meer hierover gerapporteerd en aanbevelingen gedaan. Het is hierbij van belang om inzicht te hebben welke contracten er zijn. Zij moeten geanalyseerd kunnen worden op volledigheid en actualiteit. Een goed contractbeheersysteem is hierbij noodzakelijk. De Werkgroep contractbeheer en management heeft in zijn rapport hier eveneens aanbevelingen voor gedaan. Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 10

12 Organisatorische uitgangspunten Algemeen De inkoopbehoefte van leveringen, diensten en werken wordt door de hele organisatie gerealiseerd. De organisatorische uitgangspunten betreffen inkoopsynergie, het hanteren van een standaardwerkwijze, het continu zoeken naar verbetermogelijkheden en het benoemen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. In het eindrapport van Cap Gemini worden aanbevelingen gedaan om de inkoopfunctie te professionaliseren. Aanbevelingen met betrekking tot dit onderdeel zijn in het Inkoopbeleid verwerkt. Inkoopsynergie De gemeente Middelburg wordt beschouwd als één aanbestedende dienst. Dit heeft tot gevolg dat zo veel mogelijk gelijksoortige inkoopbehoeften gebundeld moeten worden. Volgens de Europese richtlijnen dienen homogene leveringen gebundeld te worden. Overigens creëert bundeling in alle gevallen schaalvergroting waardoor mogelijk een optimaal inkoopresultaat wordt behaald. Ook is bundeling wenselijk uit doelmatigheidsoverwegingen. Er kan bundeling van inkoopvolumes plaatsvinden binnen de organisatie en buiten de eigen organisatie. Binnen de organisatie gaat het daarbij om afdelingsoverstijgende inkoopvolumes en schaalgrootte. Buiten de organisatie zijn er eveneens synergievoordelen te behalen. De gemeente Middelburg zal daar waar mogelijk de vrijwillige samenwerking met andere overheden op het gebied van gezamenlijke inkoop en aanbesteding bevorderen. De inkoopadviseurs adviseren in samenspraak met de afdelingshoofden en/of budgethouders van de betrokken afdelingen de Directie omtrent de bundeling van inkopen. De inkoopadviseurs coördineren de bundeling na positieve besluitvorming door de Directie. Bij het gezamenlijk optreden zijn de afdelingen verplicht zich te conformeren aan de uikomst. Afdelingsspecifieke inkopen worden overgelaten aan de betreffende afdeling. De inkoopadviseurs kunnen op verzoek hierbij ondersteuning verlenen. Om inzicht te krijgen in de jaarlijkse inkoopbehoeften en een indicatie te hebben van de financiële omvang zijn de afdelingen verplicht ieder jaar de inkoopadviseurs inzicht te geven over te verwachten aanbestedingen. Op basis daarvan zijn de inkoopadviseurs in de gelegenheid te adviseren omtrent de optimale bundeling en het signaleren van risicovolle aanbestedingen. Vervolgens wordt gestreefd naar het afsluiten van gemeentebrede (raam)contracten. Niet als doel maar als middel. Tenslotte is het voor de professionalisering van de inkoopfunctie noodzakelijk om kennis en informatie te delen en samen te werken. Er wordt vanuit gegaan dat iedere medewerker hiertoe bereid is. Hanteren van een standaardwerkwijze In de huidige organisatie is de verantwoordelijkheid voor de inkoop van leveringen, diensten en werken gedecentraliseerd naar en gemandateerd aan de budgethouders. Om op een eenduidige wijze en transparant bij inkoop en aanbesteding te handelen is het noodzakelijk daar waar mogelijk een standaardwerkwijze te ontwikkelen en te hanteren. Een aantal beleidsuitgangspunten is hiervoor al genoemd, nl. wanneer welke aanbestedingsprocedure moet worden toegepast, een minimum aantal offertes enz. Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 11

13 Daarnaast is standaardisatie nodig op het gebied van: eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen; model offerteaanvragen, modelcontracten, checklijsten, algemene inkoopvoorwaarden etc. In de Werkgroep Inkooptools zullen deze en andere modellen ontwikkeld worden. Het gebruikmaken van ontwikkelde en vastgestelde standaards is een eis. Continu streven naar verbetermogelijkheden Er zal voortdurend gezocht worden naar verbetermogelijkheden. Hiervoor is informatie noodzakelijk over aantal en soort leveranciers, aantal facturen, inkoopvolumes e.d. Het analyseren van deze gegevens is de verantwoordelijkheid van de inkoopadviseurs. Ook de naleving van de vastgelegde beleidsuitgangspunten, gehanteerde procedures en het naleven van overeenkomsten moet onderzocht worden. De financieel controller heeft tot taak minimaal één keer per jaar, vooruitlopend op de accountantscontrole, op deze punten een controle te houden. Eindverantwoordelijkheid De eindverantwoordelijkheid voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid (inkoopfunctie) ligt bij het College van Burgemeester en wethouders. Het college stelt immers, ingevolge artikel 27 van de Financiële verordening gemeente Middelburg op grond van artikel 212 Gemeentewet, de interne regels (het protocol) van het Inkoopbeleid vast, die voor de hele organisatie geldt. Hierbij zijn de vastgestelde procedures en richtlijnen inbegrepen. De Directie is eindverantwoordelijk voor het realiseren van de bestuurlijke doelstellingen. Het gaat hierbij om de strategische beleidsuitgangspunten van het Inkoopbeleid. De budgethouders (de daadwerkelijke inkopers) zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoopbeleid, voor zover zij hiervoor zijn gemandateerd ingevolge het Mandateringsbesluit. De inkoopadviseurs zijn, wanneer zij bij het aanbestedingsproces worden betrokken, verantwoordelijk voor het toepassen van het integrale inkoopproces. Aanspreekpunt voor vragen en opmerkingen Het aanspreekpunt voor vragen en opmerkingen met betrekking tot het Inkoopbeleid zijn de inkoopadviseurs van de afdeling Facilitaire Zaken. De inkoopadviseurs zullen, indien nodig, expertise inwinnen bij de juridisch controller, financieel controller of externen. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden In het rapport van Cap Gemini wordt voorgesteld te streven naar een gecoördineerde professionele inkoop, waarbij de strategische inkoop op één plek in de organisatie wordt georganiseerd en de operationele inkoop decentraal plaats blijft vinden. De tactische inkoop op decentraal niveau te beleggen met ondersteuning van budgethouders/ materiedeskundigen. De cluster inkoop (inkoopadviseurs) voeren de centrale rollen uit. Dit voorstel strookt met de generieke functiebeschrijvingen van de adviseurs. De centraal gecoördineerde inkoopfunctie met decentrale participatie is een tussenvorm van de centraal georganiseerde inkoopfunctie en de decentraal georganiseerde inkoopfunctie. De nadruk ligt hier niet op centralisatie, maar op één of andere vorm van gecoördineerd inkopen. Vastgesteld moet worden, dat in de praktijk een mengvorm plaatsvindt als gekeken wordt naar de aard van het product. Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 12

14 De inkoop van afdelingsspecifieke producten wordt overgelaten aan de afdelingen; de inkoop van afdelingsoverschrijdende producten (producten voor meerdere afdelingen) vereist coördinatie door de inkoopadviseurs; enkele uitzonderingen daargelaten, zoals nutsvoorzieningen. Voor openbare en Europese aanbestedingen worden (tijdelijke) inkoopteams geformeerd, samengesteld uit één of meerdere medewerkers van de betreffende afdeling, de inkoopadviseur, de juridisch controller, de financieel controller en, waar nodig, externe expertise. In dit gecoördineerd inkoopmodel is het noodzakelijk dat de adviseur over informatie moet beschikken voor beheersing, sturing en verbetering van het inkoopproces. Aanbestedingen boven de ,-- voor leveringen en diensten en boven de ,-- voor werken moeten door de projectverantwoordelijke afdeling gemeld worden aan de inkoopadviseur. In Gemeld een matrix en geregistreerd zullen de verantwoordelijkheden worden in elk geval en of bevoegdheden, het een levering, zowel dienst voor of werk de formele betreft, kaders de van aard het en beleid de geraamde als voor het waarde inkoopvan en de aanbestedingsproces, opdracht, welke aanbestedingsprocedure worden weergegeven. wordt Deze gevolgd matrix is als en bijlage in voorkomend bijgevoegd geval en zal op in welke het Inkoophandboek uitzonderingsgrond worden de keuze opgenomen. voor een andere aanbestedingsprocedure dan voorgeschreven is gebaseerd, voorzien van een motivering. Evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Planning van periodieke evaluaties Eens per jaar wordt het inkoop- en aanbestedingsbeleid geëvalueerd op de volgende criteria: zijn de beleidsuitgangspunten nog actueel; is de inrichting van de inkoopfunctie nog optimaal; is het beleid voldoende bekend in de organisatie; worden de opgestelde richtlijnen voldoende nageleefd. De periodieke evaluatie wordt uitgevoerd door de inkoopadviseur, de juridisch controller en de financieel controller onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Facilitaire zaken. Mogelijkheid tot incidentele evaluatie (inspelen op externe ontwikkelingen) Externe ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn het inkoop- en aanbestedingsbeleid tussentijds te evalueren. Hierbij kan gedacht worden aan wijzigingen in wet- en regelgeving, jurisprudentie, adviezen van de VNG c.s. en projecten die de overheid stimuleert. De inkoopadviseur zal daartoe, in overleg met de Directie, het College van Burgemeester en wethouders voorstellen ter goedkeuring voorleggen. Te betrekken medewerkers Periodieke evaluaties en incidentele evaluaties zullen, voordat zij ter goedkeuring aan het College zullen worden aangeboden, voorgelegd worden aan het gezamenlijke stafoverleg. Nota Inkoopbeleid 2008 Pagina 13