Stappenplan inkoop gemeente Heusden

Transcriptie

1 Stappenplan inkoop gemeente Heusden Inleiding De doelstellingen uit het huidige inkoopbeleid zijn nog steeds actueel. De gemeente Heusden wil het inkoopbeleid verder doorontwikkelen naar een professioneler niveau. Door voor de beleidsdoelstellingen nieuwe maatregelen/ acties te bepalen, willen we nog succesvoller zijn in de realisatie van het inkoopbeleid. Aanleiding In 2012 werd het uit 2008 daterende inkoopbeleid geëvalueerd en is geconcludeerd dat de vijf geformuleerde inkoopdoelstellingen nog steeds van toepassing waren. Het inkoopbeleid is geconcretiseerd in Bijlage A; hiervan zijn inmiddels de meeste doelstellingen gerealiseerd. Om deze reden bestaat behoefte om nieuwe acties ter realisering van het inkoopbeleid te formuleren. Ook heeft de Rekenkamercommissie in 2015 een onderzoek uitgevoerd naar de inhuur door onze gemeente. In het kader hiervan heeft de portefeuillehouder in de Informatievergadering Bestuur en Beheer van 13 oktober 2015 toegezegd een stappenplan te maken ter uitwerking van de aanbevelingen in het rapport. Waar deze aanbevelingen het inkoopbeleid betreffen, worden deze in dit stappenplan meegenomen. Dit stappenplan en de daarin opgenomen maatregelen ziet op de periode Aanbevelingen rekenkamercommissie Zoals wij in onze bestuurlijke reactie op het rekenkamerrapport over inhuur al hebben aangegeven, geeft inkoop de mogelijkheid om lokaal ondernemerschap, duurzaamheid en sociale doelen te realiseren. Dit stappenplan geeft daarvoor voor de komende twee jaar een nieuwe aanzet. In deze periode zullen wij nader gaan bekijken hoe deze criteria zich tot elkaar verhouden. Op dit moment is dit vooraf moeilijk voor alle gevallen vast te stellen. In dit plan wordt daar in een enkel geval al een voorschot op genomen. Vooralsnog bepalen wij, voorafgaand aan elke aanbesteding, welke criteria voor de betreffende opdracht van toegevoegde waarde en proportioneel zijn. Dit stappenplan ziet niet op de aanbevelingen over inhuur in relatie tot externe dienstverlening. Op dit onderwerp komen wij, mede naar aanleiding van de gestelde vragen in de begrotingsvergadering, separaat terug. Wijze van aanpak In het kader van schaalverdieping is een aantal lokale ondernemers benaderd om met de gemeente mee te denken over de invulling van het inkoopbeleid. Wij hebben de ondernemers (Dre Lommers, Direct Effect, Arno van den Dungen, Van Delft groep, De Wit elektrotechniek, Aannemersbedrijf van Ooijen) op locatie bezocht. Wij hebben er hun mening gevraagd over de volgende onderwerpen: hoe kan de gemeente de lokale economie stimuleren; wat hebben de lokale ondernemers nodig van gemeente; hoe denken de lokale ondernemers over het toepassen van social return; welke rol moet duurzaamheid spelen bij inkoop. Alle ondernemers stelden het overleg zeer op prijs en vonden het initiatief goed. De algemene tendens is dat zij tevreden zijn over de gemeentelijke uitvoering van het inkoopbeleid.

2 De ondernemers geven aan betrokken te zijn bij de gemeente en graag vooraf, ongeacht of hier meteen een opdracht aan vast zit, mee te willen denken bij opdrachten. Alle ondernemers zijn op de hoogte van het begrip social return, maar geven ook aan moeite te hebben met de wijze waarop de gemeente hier invulling aangeeft. Ondernemers zijn zeker bezig met duurzaamheid, maar dat richt zich op de bedrijfsvoering en het voldoen aan de wettelijk gestelde eisen. Bij deelname aan aanbestedingen zien zij deze inspanningen niet beloond. De ideeën en opmerkingen van de lokale ondernemers zijn verwerkt in de te ondernemen acties die hierna worden beschreven. Stimuleren lokale economie Uit de gesprekken met de lokale ondernemers blijkt dat zij het overleg met de gemeente waarderen. Door deze overleggen krijgen de gemeente en de lokale ondernemers wederzijds begrip voor elkaars standpunten. Om het stimuleren van de lokale economie een impuls te geven en de lokale ondernemers meer te betrekken bij het inkoopbeleid worden de volgende acties ondernomen: Relatiebeheer Ondernemers geven aan het belangrijk te vinden om een goede relatie met de gemeente te hebben. Gemeente en ondernemers hebben elkaar nodig om doelstellingen te realiseren. Naar aanleiding van de gevoerde gesprekken gaan de inkoopcoördinator en betrokken inkopers jaarlijks met de top 20 lokale ondernemers (op basis van factuurbedrag) een gesprek aan. Daarin worden zaken besproken als betrokkenheid bij de gemeente, uitvoering inkoopbeleid, factuurproces en tevredenheid van beide kanten. Dit sluit aan bij de gedachte achter schaalverdieping. Daarnaast leveren ook de betrokken inkopers hieraan een bijdrage. Brainstorm lokale ondernemers Ondernemers geven aan graag mee te denken met de gemeente over hoe een opdracht in de markt te zetten en over de inhoud van een opdracht. Lokale ondernemers zijn betrokken bij de gemeenschap en willen hier graag iets voor doen. Hiervoor komen opdrachten in aanmerking waarvoor we een hoge mate van specialistische kennis in huis willen halen. In willen we deze werkwijze bij minimaal twee opdrachten toepassen. Vooraf formuleren wij een afgebakende probleemstelling en gaan in overleg met een aantal geschikte ondernemers om hier vrijblijvend over te brainstormen. De ondernemers krijgen een meer adviserende rol. Het is uitermate belangrijk dat we voorkomen dat ondernemers met dubbele pet op zitten en zowel een adviserende als uitvoerende rol krijgen. Het benoemen van verschillende inkoopcategorieën waarin we het lokaal inkopen gaan stimuleren. Per categorie (zie het overzicht hieronder) zal een plan worden opgesteld waarin voor de komende periode de te volgen inkoopstrategie wordt opgenomen. De verhouding tussen lokale inkopen, prijs, duurzaamheid en social return wordt per categorie bepaald. Ook stellen we een inkoopdoelstelling vast, bijvoorbeeld % opdrachten waarvoor lokale ondernemers worden uitgenodigd,% nieuwe lokale ondernemers die een kans moeten krijgen. Voorgesteld wordt om met de op de volgende pagina genoemde categorieën te starten en daar inkoopdoelstellingen voor te formuleren.

3 Categorie Budget 2015 Lokaal inkoopvolume 2015 Onderhoud gemeentehuis Drunen Onderhoud gemeentehuis Vlijmen Onderhoud wegen ( 3 budgetten) Communicatie, voorlichting (2 budgetten) Aanschaf gereedschappen (3 budgetten) % 2015 Doelstelling 2018* , ,59 67% 67% , ,09 32% 50% , ,31 26% 35% , ,30 19% 30% , ,84 45% 50% * dit is een streefcijfer; het cijfer kan in de komende periode naar boven of beneden worden bijgesteld Geen bijzondere eisen stellen aan de opdrachtnemer Bij het opstellen van het PvE/ offerteaanvraag geen certificaten, referenties en onnodige verklaringen vragen waarvan niet duidelijk is of de lokale opdrachtnemer daaraan kan voldoen. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen Het ministerie van Infrastructuur en Milieu heeft in samenwerking met waterschappen en provincies een Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen opgesteld. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen betekent dat er bij de inkoop van diensten en goederen (inclusief werken) in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden met de sociale, ecologische en economische dimensies van duurzaamheid. Dit manifest kan de gemeente helpen om duurzaamheidambities te realiseren. Een aantal van de voorgestelde acties uit het Manifest hebben we al overgenomen. Onderstaand staan de acties beschreven die wij in gaan uitvoeren om duurzaamheid en social return verder in te bedden in de organisatie. Toepassen social return In overleg met Baanbrekers en de lokale ondernemers bekijken we hoe we social return verder/ anders vorm kunnen geven. De huidige standaardregelingen worden steeds minder gebruikelijk en zijn enigszins belastend voor de ondernemers. Vanuit Baanbrekers wordt dit ook bevestigd. Steeds meer wordt gesproken over Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Het toepassen van social return is hiervan een onderdeel. Breder inzetten social return Ondernemers geven aan het lastig te vinden om social return op het project en binnen de duur van het project te realiseren. Met Baanbrekers maken we de afspraak dat social return niet alleen op de opdracht hoeft te worden gerealiseerd, maar dat dit ook in de bedrijfsvoering of op een andere opdracht kan zijn. Een ander alternatief is deelname aan het Maatjesproject. Het Maatjesproject past binnen de doelstellingen van social return. Social return moet binnen een jaar na gunning van de opdracht zijn gerealiseerd. Hiermee maken we het voor de ondernemers eenvoudiger om social return toe te passen zonder afbreuk te doen aan de beleidsdoelstellingen. Formuleren social returndoelstelling

4 Naast het breder inzetten van social return wordt voorgesteld om social return in te vullen door iets voor het verenigingsleven te betekenen, bijvoorbeeld de website van een vereniging te bouwen. Verder gaan we de mogelijkheid bekijken om een soort van pool op te richten met mensen van Baanbrekers die klussen voor de gemeenschap kunnen uitvoeren. Met de ondernemers wordt gecommuniceerd welke klussen hiervoor in aanmerking komen. Daarnaast willen we ondernemers vragen om los van een eventuele opdracht Baanbrekers in te zetten voor werkzaamheden. Ook een mogelijkheid is een bepaald bedrag van de opdrachtsom/ loonsom te laten storten in een dienstenpot. Het toepassen van social return is een doelstelling uit het inkoopbeleid. Hier zijn geen afzonderlijke beleidskaders voor opgesteld. Het toepassen van social return en de invulling hiervan zijn acties die voortvloeien uit het inkoopbeleid. Opdracht voorleggen aan Baanbrekers Geselecteerde opdrachten worden vooraf uitgezet aan Baanbrekers. Baanbrekers geeft aan welk deel/ hoeveel % van de opdracht zij kunnen uitvoeren. Dit deel wordt belegd bij Baanbrekers, het overgebleven deel wordt aanbesteed. Dit zijn voornamelijk opdrachten die gaan over werken. Social return als gunningscriterium hanteren Baanbrekers geeft aan dat het toepassen van social return bij opdrachten in de categorie diensten en leveringen lastig is. Bij deze diensten en leveringen gaan we de ondernemer niet verplichten 5% van de opdrachtsom in te zetten, maar gaan we social return als gunningscriterium hanteren. Ondernemers krijgen de kans op een eigen wijze invulling aan social return te geven. Ook kunnen we bij het toepassen van social return als gunningscriterium beter beoordelen welke invulling van social return het beste past bij de doelstelling van de gemeente en opdrachtnemers. Inbesteden bij Baanbrekers Met het samengaan van de ISD en WML naar Baanbrekers hebben we de mogelijkheid om opdrachten bij Baanbrekers in te besteden. Definitie inbesteden Het is inmiddels vaste jurisprudentie van het Hof van Justitie dat een aanbestedende dienst een opdracht aan een (rechtens van hem te onderscheiden) derde mag verstrekken zónder aanbesteding, als: de aanbestedende dienst op die derde toezicht kan uitoefenen als ware het een eigen dienst; en de derde het merendeel van zijn werkzaamheden verricht ten behoeve van de aanbestedende dienst of aanbestedende diensten die hem controleren. Opdrachten die behoren tot de corebusiness van Baanbrekers worden inbesteed bij Baanbrekers. Voor deze opdrachten geldt dat sociaal inkopen gaat voor lokaal inkopen. Hieronder vallen opdrachten in de categorieën schoonmaak, groenvoorziening, catering, beveiliging, postbezorging. Over andere opdrachten gaan we in overleg met Baanbrekers. Duurzaamheid De afgelopen jaren zijn bij aanbestedingen enkel de minimumeisen voor duurzaamheid toegepast. Naast het toepassen van de minimale duurzaamheidscriteria willen we ernaartoe om de markt ertoe uit te nodigen om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te ontwikkelen. In de eerste helft van 2017 gaan we ons verdiepen in duurzaam inkopen en wordt deze paragraaf verder uitgebreid. Onderstaande actiepunten worden vanaf begin 2017 toegepast. Duurzaamheid als gunningscriterium Naast het toepassen van de CO2 prestatieladder als eventueel gunningscriterium kunnen ook andere duurzaamheidsfactoren als gunningscriterium worden gehanteerd. Duurzaamheidsagenda 2017

5 Het opstellen van de duurzaamheidsagenda 2017 is aangemerkt als schaalverdiepingsonderwerp. In overleg met de burgers, leden van de energiecoöperatie etc. worden de onderwerpen bepaald die in de duurzaamheidsagenda worden opgenomen. De punten uit de duurzaamheidsagenda 2017 zullen waar mogelijk worden vertaald in inkoopmaatregelen/doelstellingen. Benutten kennis van de markt Op dit moment wordt de kennis van de markt te weinig benut zowel voor inhoudelijke kennis als duurzaamheid en het inzetten van social return. Veelal wordt, in samenwerking met een adviseur, een programma van eisen/ bestek opgesteld en wordt dit op de markt gezet. Het betreft hier vaak een traditionele uitvraag. Om de kennis van de markt te benutten gaan we met het volgende aan de slag: naast het houden van brainstormsessies met lokale ondernemers gaan we marktconsultaties met zowel individuele ondernemers als met een groep ondernemers houden. bij twee geschikte projecten gaan we de uitvraag functioneel specificeren 1. We stellen een aantal randvoorwaarden aan een project en de opdrachtnemers zijn vrij om hier een eigen invulling aan te geven die past bij hun bedrijfsvoering. De opdracht wordt gegund op basis van EMVI (economisch meest voordelige aanbieding). Hiervoor komen complexe projecten die meer kennis van de markt vragen in aanmerking. gebruik maken van de kennis van Bouwend Nederland. Aanbestedingsrichtlijnen Het huidige drempelbedrag van voor enkelvoudig onderhands aanbesteden wordt verhoogd naar , zodat inkopers meer vrijheid hebben om een keus te maken tussen enkelvoudig onderhands of meervoudig onderhands aanbesteden zonder dat de grip op het inkoopproces verloren gaat. Dit sluit aan bij het advies uit de Gids Proportionaliteit behorende bij de Aanbestedingswet Bij meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures hanteren we het gunningscriterium laagste prijs, maar als het nodig is om doelstellingen te bereiken kunnen we het gunningscriterium EMVI toepassen Een van de methode die we bij EMVI kunnen toepassen is het gunnen op waarde. Bij deze methode bepalen we vooraf wat we belangrijk vinden bij de opdracht en welke kwaliteitscriteria we gaan toepassen. De kwaliteitscriteria worden gewaardeerd is euro s. Managementinformatie De raadsleden zullen eenmaal per jaar inkoopinformatie ontvangen waarin over de uitvoering van de genoemde maatregelen verslag wordt gedaan. In 2019 ontvangen de raadsleden een evaluatie over deze maatregelen en stellen we indien nodig de doelstellingen bij. 1 De functionele specificatie beschrijft de functies die het product of de dienst moet vervullen voor de gebruiker, ofwel: wat moet het product doen? Functionele specificaties zeggen niets over hoe deze behoefte moet worden gerealiseerd. De functionele specificatie kan heel algemeen, kort en bondig zijn. Een functionele specificatie laat een grote vrijheid aan de leveranciers, maar ook aan de inkopende organisatie. Met functionele specificaties kunnen meestal meer leveranciers worden gevonden dan met strak omschreven detailspecificaties. Door te werken met functionele specificaties loopt men ook minder risico om alternatieven te verwaarlozen. Door functioneel in te kopen, wordt de inkoop doelgericht geformuleerd en niet middelgericht.