Bestek nummer A000503

Transcriptie

1 Digipolis - opdrachthoudende vereniging Generaal Armstrongweg 1 B 2020 Tel Fax ask_aankoop@digipolis.be Bestek nummer A Voor het toewijzen van een overheidsopdracht voor de aanneming van diensten met betrekking tot hr sap applicatiebeheerder voor lokale politie antwerpen Wijze van gunnen Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Indiening van de offertes Tav Via Digipolis Generaal Armstrongweg 1 B-2020 Public Procurement Uiterlijk tegen 06-feb-2017 om 10:00 uur. Offertes die na dit tijdstip toekomen, zullen niet worden weerhouden. Aantal Bijlagen: 1. Geen Dit bestek wordt ter beschikking gesteld in het e-notification platform op Indien dit bestek op een andere wijze werd verzonden neemt Digipolis of de verzender geen enkele verantwoordelijkheid op mbt de correctheid van dit elektronisch document, noch kan dit bestek of enige bepaling eruit Digipolis of de verzender juridisch verbinden. De enige juridisch geldige versie van het bestek is de ter beschikking gestelde versie op Versie 8.1 Pagina 1

2 Inhoudsopgave Wettelijke en reglementaire bepalingen Toepasselijke Wetgeving Afwijking van de Algemene Uitvoeringsregels... 4 Administratieve bepalingen Aard, voorwerp, opdrachtgever... 6 Aard en wijze van gunning... 6 Opdracht-gevend bestuur... 6 Leiding van de opdracht... 6 Voorwerp, aanvang en duurtijd van de opdracht... 6 Plaats van uitvoering Selectie en gunning... 8 Kwalitatieve selectiecriteria... 8 Gunning criteria De offerte en indiening Opmaak van de offerte Ondertekening van de offerte Indienen van de offerte Prijsbepaling Verbintenis termijn Inzage documenten & plaats-bezoeken Uitvoeringsmodaliteiten Toewijzing Borgtocht Inkooporders Prestatie-staten Facturatie Betalings-termijnen Voorschotten Prijsher-ziening Voorlopige oplevering Definitieve oplevering Wijzigingen opdracht Algemene bepalingen Afwezigheid van een gezagsrelatie Geheim-houdings- overeenkomst Deontolo-gische code Beveiliging en gebruik van elektronische communicatiegegevens en infrastructuur Gegevens-integriteit Intellectuele eigendom Aansprakelijk-heid & overmacht Verweer-middelen, boeteclausule Taal 19 Beëindiging Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Inhoudelijk-technische bepalingen Inhoudelijke bepalingen Doel en omschrijving van de opdracht Technische bepalingen Gevraagde competenties ifv project en opdracht Projectomschrijving Versie 8.1 Pagina 2

3 Gevraagd arbeidsregime Logistiek Formulieren Inschrijvingsbiljet Inventaris Prijslijst Verklaring op erewoord Versie 8.1 Pagina 3

4 Wettelijke en reglementaire bepalingen 1. Toepasselijke Wetgeving Voor deze opdracht zijn van toepassing: Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna Wet Overheidsopdrachten ); Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna KB Plaatsing ); Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna KB Uitvoering ); Alle latere wijzigingen op voormelde regelgeving, voor zover van toepassing op de opdracht; Geldende internationale en Europese normen, inbegrepen deze die in de plaats zijn gekomen van vroegere Belgische normen, en geldende Belgische, regionale en lokale normen; Bovenstaande lijst is niet-limitatief. Van de inschrijvers wordt verwacht dat zij zich strikt houden aan alle andere dwingende regelgeving die in het kader van deze opdracht van toepassing is. Zijn ook van toepassing: De bepalingen van het Bestek en alle andere documenten waarnaar het Bestek verwijst; De rechtzettingen op het Bestek. Deze worden per aangetekend schrijven verzonden naar de aangemelde partijen en/of de inschrijvers; Alle andere op het voorwerp van de opdracht van toepassing zijnde internationale, nationale, regionale en lokale richtlijnen, wetten, decreten, besluiten, voorschriften, normen, standaarden en reglementen. Alle voormelde normen, reglementen en voorschriften zullen tot de meest recente en gecoördineerde uitgave behoren. Al deze voorschriften vullen elkaar aan en het zijn de strengste bepalingen die van toepassing zijn op deze opdracht. In geval van tegenstrijdigheid heeft dit Bestek voorrang. De in dit onderdeel weergegeven bepalingen zijn niet-limitatief opgesomd. De inschrijver wordt geacht alle van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving te handelen. 2. Afwijking van de Algemene Uitvoeringsregels Overeenkomstig artikel 9 4 van het KB Uitvoering zal desgevallend omwille van de bijzondere eisen van de onderhavige opdracht, worden afgeweken van een aantal Algemene Uitvoeringsregels zoals bepaald in het KB Uitvoering. Wat betreft deze artikelen waarvan, overeenkomstig artikel 9 4 van het KB Uitvoering, de afwijkingen uitdrukkelijk moeten worden gemotiveerd, is de mogelijke afwijking van de Algemene Uitvoeringsregels gerechtvaardigd omwille van de hierna genoemde motieven: In het kader van de voorliggende opdracht wordt er afgeweken van de Algemene Uitvoeringsregels zoals opgenomen in het KB Uitvoering : Artikel 19 en 20 van het KB Uitvoering (Intellectuele rechten) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten Gebruik van de resultaten en Methodes en know how Versie 8.1 Pagina 4

5 Artikel 25 van het KB Uitvoering (borgtocht) zie Hoofdstuk 6 uitvoeringsmodaliteiten Er wordt geen borgtocht gevraagd. Het is in de IT consultancy sector eerder ongebruikelijk om met borgtochten te werken voor onderhandelingsprocedures zonder bekendmaking en de schaderisico's voor Digipolis in dit soort opdrachten zijn quasi onbestaande. Daarom wordt er voor deze opdracht geen borg gevraagd. Artikel 44 van het KB Uitvoering (in gebreke blijven) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten In gebreke blijven en sancties Artikel 62 van het KB Uitvoering (Verbreking) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten Verbreking Artikel 120 van het KB Uitvoering (Voorlopige oplevering) : zie Hoofdstuk 5 Specifieke bepalingen opdrachten voor leveringen Nazicht van de levering Artikel 156 van het KB Uitvoering (Voorlopige oplevering) : zie Hoofdstuk 6 Specifieke bepalingen opdrachten voor diensten Oplevering van de opdracht Artikel 45 van het KB Uitvoering (Boetes) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten Straffen Artikel 122 van het KB Uitvoering (Aansprakelijkheid) : zie Hoofdstuk 5 Specifieke bepalingen opdrachten voor leveringen Aansprakelijkheid leverancier Artikel 152 en 153 van het KB Uitvoering (Aansprakelijkheid) : zie Hoofdstuk 6 Specifieke bepalingen opdrachten voor diensten Aansprakelijkheid dienstverlener Versie 8.1 Pagina 5

6 Administratieve bepalingen 3. Aard, voorwerp, opdrachtgever Aard en wijze van gunning Deze opdracht is, in de zin van artikel 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking wordt gebruikt ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. Opdrachtgevend bestuur De opdracht gebeurt in naam en voor rekening van Digipolis, opdrachthoudende vereniging, met zetel te Generaal Armstrongweg 1, 2020 en ondernemingsnummer BTW nr. BE Digipolis treedt aldus op als aanbestedende overheid. Digipolis is een opdrachthoudende vereniging opgericht overeenkomstig het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001 en heeft van haar leden, waaronder de steden en OCMW s van en Gent, de bevoegdheid gekregen om in de telematica-behoeften te voorzien. (voor meer info zie Leiding van de opdracht Het toezicht op de uitvoering van de opdracht gebeurt door Lokale Politie Onder leiding van Lokale Politie, die instaat voor alle vragen in verband met dit Bestek. inhoudelijk-technische toelichting kan verschaffen. instaat voor de eerstelijnscommunicatie met de opdrachtnemer toezicht zal uitoefenen op de uitvoering van de opdracht. Alle correspondentie aan de opdrachtgever dient schriftelijk per brief, fax of te worden gericht aan: De leidend ambtenaar (projectleider) is Christel Bastiaensen, HRM Medewerker, tel: , Christel.Bastiaensen@digipolis.be De inschrijver wijst op het inschrijvingsbiljet bij contactpersoon een persoon aan ( de projectleider opdrachtnemer ) die hem zal vertegenwoordigen ten aanzien van de aanbestedende overheid. Digipolis behoudt zich het recht voor om eenzijdig de leidend ambtenaar te vervangen in de loop van de gunningsprocedure, dan wel tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht. De opdrachtnemer communiceert enkel met Digipolis, de communicatie met de eindklant gebeurt via Digipolis of in aanwezigheid van Digipolis" Voorwerp, aanvang en duurtijd van de opdracht Het voorwerp van de opdracht is: Inhuren van SAP HR applicatie beheerder voor Lokale Politie Er zijn geen percelen. De opdracht zal aanvangen op 20-feb De duurtijd van de opdracht bedraagt: min 60 tot max 120 mandagen. Er zijn geen percelen. Versie 8.1 Pagina 6

7 De omschreven opdrachten betreffen steeds vermoedelijke hoeveelheden. Ze kunnen uitgebreid of verminderd worden overeenkomstig de noden van het bestuur en binnen het kader van dit bestek. De mandagen worden afgeroepen per order. Onderaanneming is toegestaan. Plaats van uitvoering De uitvoering van de opdracht gebeurt in de kantoren van Lokale Politie Versie 8.1 Pagina 7

8 4. Selectie en gunning Kwalitatieve selectiecriteria Toegangs recht Overeenkomstig artikel 61 1 van het KB Plaatsing moet in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, waarvan het Opdrachtgevend Bestuur kennis heeft, veroordeeld is voor; 1. Deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in art. 324bis van het Strafwetboek; 2. Omkoping als bedoeld in art. 246 van het Strafwetboek; 3. Fraude als bedoeld in art. 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4. Witwassen van geld als bedoeld in art. 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Overeenkomstig artikel 61 2 van het KB Plaatsing kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die; 1. Die in staat van faillissement of vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2. Die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure in andere nationale reglementeringen; 3. Die, bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. Die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5. Die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de bepalingen van art. 62 van het K.B. van 15 juli 2011; 6. Die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het K.B. van 15 juli 2011; 7. Die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van de opeisbare inlichtingen of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. Het bewijs dat de inschrijver zich niet in één van bovenstaande gevallen bevindt, wordt geleverd door het voorleggen van: verklaring op erewoord waarin de inschrijver verklaart zich niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in artikel 61 van het KB Plaatsing. Hiertoe dient de inschrijver het formulier zoals Versie 8.1 Pagina 8

9 opgenomen in bijlage bij dit bestek te gebruiken. RSZ-attest voor binnenlandse inschrijvers (art van het KB Plaatsing) : Digipolis zal het RSZ-attest zelf opvragen op basis van het ondernemingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank van Ondernemingen dat moet worden ingevuld op het inschrijvingsformulier. RSZ-attest voor buitenlandse inschrijvers (art van het KB Plaatsing): De buitenlandse inschrijver dient een attest bij te voegen dat werd uitgereikt door de bevoegde overheid waarin wordt bevestigd dat hij heeft voldaan aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed. een document waaruit het mandaat blijkt van de ondertekenaar om de inschrijver te verbinden (bv. uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten en/of uit delegatiebeslissingen van de bevoegde organen, of indien dergelijke uittreksels ontbreken een ondertekende beslissing van de bevoegde organen of personen). Financieeleconomisch Technisch Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers een bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s gevraagd met vermelding van begin- en einddatum. Om de technische bekwaamheid van de inschrijver na te gaan wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: om de kwaliteit binnen onze diensten te garanderen mag de inschrijver slechts één profiel voorstellen en dient een cv en een bijhorende referentielijst met de voornaamste relevante diensten uitgevoerd de laatste 3 jaar, met vermelding van datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd zijn, voor te leggen. Hierin moet duidelijk worden aangegeven wat de vertrouwdheid met en deskundigheid is met betrekking tot de omschreven opdracht. Gunning criteria De inschrijvers waarvan de financiële, economische en technische draagkracht bewezen werd, en die zich niet in één van de gevallen bevinden van uitsluiting van deelneming aan de opdracht, komen voor verdere evaluatie in aanmerking. De opdracht zal toegewezen worden aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte, rekening houdend met onderstaande gunningcriteria: Gunningcriteria Gewicht 1. Prijs 40,00% 2. Competenties 60,00% Totaal 100,00% De berekening van de scores zal als volgt gebeuren: 1. Criterium Prijs: de volgende zal gehanteerd worden: 40 X laagste tarief / offertetarief 2. Criterium kwaliteit projectaanpak : de score wordt berekend op de elementen opgesomd in de rubrieken 8 & 9 Inhoudelijke & technische bepalingen, aan de Versie 8.1 Pagina 9

10 hand van de gevolgde opleiding(en) en de opgedane beroepservaring van het voorgestelde profiel. Deze worden afgeleid uit het cv, indien nodig vervolledigd met een call/skype/face en interview gesprek. De beoordelingswijze is als volgt: per gunningcriterium wordt per element een score toegekend overeenkomstig de beoordeling door de aanbestedende overheid van dit element: Uitstekend = 10 Goed = 8 Voldoende = 6 Matig = 4 Zwak = 2 Geen ervaring = 0 Versie 8.1 Pagina 10

11 5. De offerte en indiening Opmaak van de offerte De offerte van de inschrijver bestaat uit het inschrijvingsbiljet en alle andere bij te voegen formulieren. De inschrijver is ertoe gehouden de offerte, de formulieren en alle briefwisseling alsook alle documentatie - in het Nederlands op te stellen, en dient het verplichte inschrijvingsbiljet te gebruiken. Enkel voor de zuiver technische bijlagen en folders, publicaties en bedrijfsreclame mag het Engels of Frans gebruikt worden. De inschrijver dient zijn offerte als volgt op te stellen: De offerte dient goed gestructureerd en ondubbelzinnig te zijn samengesteld op A4 formaat. Per bijlage die aan de offerte toegevoegd dient te worden, dient een apart hoofdstuk te worden voorzien. Elke inschrijving, of inventaris die op een ander document (bv. computerlijsten) is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die bovenaan zijn document volgende formule moet vermelden: "Ik, ondergetekende (...), verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door Digipolis verstrekte inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij". Ondertekening van de offerte De volledige offerte, m.n. het inschrijvingsbiljet, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde correct elektronisch ondertekend. Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden (zie toe te voegen bijlagen, mandaat ondertekenaar). De inschrijver of zijn gevolmachtigde dienen in de documenten tevens alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, te ondertekenen. Indienen van de offerte Iedere offerte dient bij Digipolis vóór 06-feb-2017 om 10:00 uur toe te komen. Offertes worden verplicht elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie. Het indienen van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Het is tevens niet toegestaan om; naast de elektronische indiening ook een papieren offerte in te dienen; om meer dan een (1) elektronische offerte in te dienen. De capaciteit voor het opladen van offertes of kandidaturen is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier. Boven deze grens is het niet mogelijk offertes of kandidaturen correct op te laden. Er zijn evenwel geen limieten in het aantal documenten en de types documenten. Als oplossing kunnen documenten opgeladen worden in een zip-file. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen van een unieke en enige offerte. De offertes, inschrijvers die niet aan voorgaande bepalingen voldoen worden niet weerhouden voor evaluatie en worden als onregelmatig aangeduid. De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten in overeenstemming met Versie 8.1 Pagina 11

12 artikel 52 van het KB Plaatsing worden opgesteld. De offertes worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig. De offertes moeten worden ingediend via de e-tendering internetsite die de naleving toelicht van de voorwaarden van 52 van het KB Plaatsing. Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Prijsbepaling De basiseisen van het bestek moeten worden uitgevoerd via een globale dagprijs op basis van 8 werkuren per werkdag voor een consultant (aangestelde uitvoerder) en 7,6 werkuren (7 uur 36 minuten) voor een interim. In beginsel gelden er geen overuren, en zijn de tarieven voor weekendwerk en werk op feestdagen, gelijkgesteld aan de tarieven tijdens de werkweek. De opgegeven prijzen zijn inclusief alle kosten, met name administratie- en secretariaatskosten, verplaatsingskosten, vervoerskosten, telefoniekosten, GSM, verzekeringskosten en de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door Digipolis wordt geëist, de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten, de kosten voor verpakking, de keuring- en de opleveringskosten, de recupelbijdrage (zie en alle andere mogelijke kosten, tenzij deze uitdrukkelijk gevraagd worden in de inventaris in bijlage. De inschrijvers dienen in hun offerte afzonderlijk te vermelden het bedrag exclusief BTW de aanslagvoet en het bedrag van de BTW het bedrag inclusief BTW De inschrijvers dienen ieder onderdeel van de prijsbepaling in detail te vermelden. Voor alle prijzen moet de inhoud ervan op een overzichtelijke en transparante wijze duidelijk gemaakt worden. De inschrijver moet alle inlichtingen verstrekken om Digipolis in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. Verbintenis termijn De inschrijver is door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaand op de dag na de zitting voor de opening van de offertes. Inzage documenten & plaatsbezoeken Niet van toepassing Versie 8.1 Pagina 12

13 6. Uitvoeringsmodaliteiten Toewijzing De uitvoering van de opdracht vangt aan op de dag van verzending van de kennisgeving van de toewijzing of op de datum die vermeld is in de brief van de toewijzingsbeslissing van Digipolis aan de gekozen opdrachtnemer. Digipolis is niet verplicht de opdracht toe te wijzen en kan afzien van het gunnen van de opdracht of de procedure herbeginnen - indien nodig op een andere wijze -, zonder dat een inschrijver aanspraak kan maken op enige schadevergoeding. Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd. Inkooporders Om de gunning uitvoerbaar te maken zullen aparte inkooporders worden uitgeschreven. De volgende aspecten worden hierin besproken: Omschrijving van de te verrichten werkzaamheden Plaats Tijdstip van aanvang Duur van de opdracht Kostprijs Contactpersoon Een automatische verlenging is niet mogelijk. Prestatiestaten De opdrachtnemer zal Digipolis maandelijks, na verrichting van de werkzaamheden, op basis van de gewerkte uren en de daarop toepasselijke tarieven zoals vermeld op het inkooporder factureren betreffende haar assistentie. De prestatiebladen worden ingevuld met een nauwkeurigheid van 15 minuten of beter en aan Digipolis voorgelegd ter goedkeuring. De prestatiebladen vermelden: datum beginuur / einduur beschrijving van de opdracht naam en handtekening van de aangestelde die de prestatie heeft uitgevoerd naam en handtekening van de projectleider van Digipolis Tevens dient de aangestelde uitvoerder van de opdrachtnemer de elektronische projectregistraties van Digipolis in te vullen en dit ten laatste elke laatste werkdag van de maand. Ook aangestelde uitvoerders op verplaatsing moeten ervoor zorgen dat dit wordt ingevuld. Prestatiestaten kunnen enkel afgetekend worden door de opdrachtgever, met als enige doel de facturatie van de gepresteerde uren. Facturatie De facturatie gebeurt maandelijks. Elke factuur dient de prestaties van de betreffende maand te bundelen. De facturen of creditnota s dienen buiten de wettelijke voorschriften voorzien te zijn van de volgende aanvullende vermeldingen: verwijzing naar dit bestek verwijzing naar het inkooporder van Digipolis de prestatiestaat met vermelding van de naam van de ondertekenaars, en getekend voor goedkeuring door de opdrachtnemer en Digipolis of diens gemachtigde. Versie 8.1 Pagina 13

14 De facturen worden per in pdf formaat verstuurd aan Op vraag van Digipolis, moet het mogelijk zijn om de facturen rechtstreeks naar de stad, het OCMW, de stad Gent, het OCMW van Gent of andere verzelfstandigde entiteiten van deze administraties te sturen. Betalingen gebeuren binnen de dertig (30) dagen te rekenen vanaf de datum waarop Digipolis in het bezit is van de regelmatig opgemaakte en goedgekeurde factuur. Het opdrachtgevend bestuur kan een kortere betalingstermijn toestaan indien daar een korting (voor contante betaling) tegenover staat. De inschrijver kan hieromtrent een voorstel bij zijn offerte voegen. Met een eventuele korting voor contante betaling wordt geen rekening gehouden voor de beoordeling van het gunningscriterium prijs. Voorschotten Deze zijn niet toegestaan. Betalingstermijnen Prijsherziening De eventuele schommelingen in de prijzen van de producten, lonen, vervoerstarieven, sociale lasten en verzekeringspremies, geven geen aanleiding tot het herzien van de inschrijvingsprijzen uitgezonderd prijsdalingen. Voorlopige oplevering De voorlopige oplevering van de dienstverlening gebeurt door het controleren van de maandelijkse prestatiestaat met de afgesproken taken in het projectplan. Definitieve oplevering De definitieve oplevering valt samen met het einde van de opdracht, tenzij er facturen geweigerd zijn. Dan valt deze na het goedkeuren van deze facturen. Wijzigingen opdracht In de loop van de uitvoering van de opdracht zal Digipolis de mogelijkheid hebben om inhoudelijke aanpassingen aan te brengen in functie van de behoeften van Digipolis mits niet wordt afgeweken van de basisomschrijving van de opdracht overeenkomstig artikel 37 van het KB Uitvoering. Bij het intrekken van de aangestelde(n) uitvoerder(s) door de opdrachtnemer tijdens de looptijd van de opdracht, dient de opdrachtnemer voor een kwaliteitsvolle projectcontinuïteit te zorgen door tijdig een gelijkwaardig profiel voor te stellen. Na uitdrukkelijke goedkeuring van Digipolis betreffende dit nieuw profiel, zal een overdrachtsperiode voorzien worden van 10 dagen en dit ten laste van de opdrachtnemer. Dergelijke vervanging zal geen impact hebben op timing, prijs of andere bepalingen uit bestek en offerte. Indien onderaanneming wordt toegelaten overeenkomstig dit bestek (zie 3. Aard, voorwerp, opdrachtgever - Voorwerp van de opdracht) dan kan vervanging van de in de offerte vermeldde onderaannemer(s) slechts na voorlegging aan en goedkeuring door Digipolis. Versie 8.1 Pagina 14

15 7. Algemene bepalingen Afwezigheid van een gezagsrelatie De personen die door de opdrachtnemer worden belast met het uitvoeren van de opdracht staan onder het uitsluitend gezag van de opdrachtnemer. Onder geen beding staan zij of de zelfstandige zaakvoerders onder het gezag van Digipolis. De opdrachtnemer zal bij de aanvang van de opdracht het bewijs leveren dat zijn aangestelden: hetzij in een werknemersstatuut zijn tewerkgesteld hetzij een zelfstandig statuut bezitten, en met alle voorschriften inzake sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing in regel zijn. Bovendien zal de opdrachtnemer op verzoek van Digipolis tijdens de uitvoering van de overeenkomst moeten bewijzen dat hij in regel blijft inzake sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing. De verplichtingen van de opdrachtnemer betreffende de fiscale en sociale wetgeving vallen onder geen beding ten laste van Digipolis. De volgende elementen komen in elk geval toe aan de opdrachtnemer als werkgever ten aanzien van haar respectievelijke personeelsleden verbonden door een arbeidsovereenkomst, en kunnen in geen geval deel uitmaken van het instructierecht van de opdrachtgever; Aanwervingsbeleid; Beleid met betrekking tot loons- en arbeidsvoorwaarden; Beleid inzake opleiding, vorming en training, met uitzondering van deze die noodzakelijk zijn voor het vervullen van de opdracht en die specifiek zijn aan de opdrachtgever; Controle van de arbeidstijd en het bepalen van eventuele overuren, rustpauzes of inhaalrustpauzes; Toelating en rechtvaardiging van afwezigheden (ziekte, klein verlet, vakantie ); Beleid inzake disciplinaire sancties en ontslag; Evaluatie- en functioneringsgesprekken; Functiebepalingen. Nietdiscriminatie clausule De opdrachtnemer: duldt geen enkele vorm van discriminatie op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst; verbindt er zich toe toegankelijk te zijn voor iedereen; verbindt zich ertoe elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen; leeft de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na; verbindt er zich toe onderhavige code eveneens ter kennis te brengen aan zijn onderaannemers en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in de uitvoering van deze opdracht van diensten. Bovenstaande clausule geldt zowel voor de opdrachtnemer natuurlijke persoon als voor de dienstverlener rechtspersoon en hun zaakvoerder(s), bestuurder(s) en andere personeelsleden met enige vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid Versie 8.1 Pagina 15

16 binnen de rechtspersoon. Indien het opdrachtgevend bestuur kan aantonen dat de opdrachtnemer voormelde bepalingen niet naleeft bij de uitvoering van onderhavige opdracht, kan zij ten aanzien van de opdrachtnemer toepassing maken van hoofdstuk 4 en hoofdstuk 6 van de Algemene Uitvoeringsregels (middelen van optreden van de aanbestedende overheid). Ter aanvulling van bovenstaande geheimhoudingsovereenkomst en Conform de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, verbindt de opdrachtnemer zich er toe een overeenkomst tot verwerking van persoonsgegevens te ondertekenen bij de start of tijdens de uitvoering van de opdracht, indien er persoonsgegevens betrokken zijn. De opdrachtnemer en Digipolis verzekeren het vertrouwelijke karakter van alle informatie, die wordt verkregen binnen de opdracht. De opdrachtnemer en zijn aangestelde(n) verbinden zich er toe om geen van de gegevens of inlichtingen, waarvan hij kennis zou krijgen door of bij de uitvoering van de opdracht, en ook de staten en bescheiden die het resultaat zijn van de verwerking van die informatie, mee te delen aan een derde partij of te gebruiken voor andere doeleinden dan beschreven in deze opdracht zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Digipolis. Dit zowel tijdens de duur van de overeenkomst, als na de beëindiging van deze overeenkomst. De Partijen zullen onmiddellijk na het beëindigen van de overeenkomst of op eenvoudig verzoek van de andere Partij, alle vertrouwelijke informatie terugbezorgen aan de andere Partij. En daarna alle mogelijke maatregelen nemen om deze data definitief en onomkeerbaar te verwijderen van de eventueel gebruikte eigen opslagmiddelen. De opdrachtnemer en Digipolis zullen deze confidentiële informatie slechts verspreiden onder die werknemers die rechtstreeks betrokken zijn bij de opdracht of die van de geleverde goederen of diensten gebruik maken voor zover dit nodig is voor het correct gebruik van de geleverde goederen of diensten. Ze verzekeren dat deze werknemers de verplichtingen inzake het confidentieel karakter van de informatie kennen en deze ook respecteren. Door de ondertekening van de verklaring bij het inschrijvingsbiljet gaat de inschrijver met deze tekst akkoord en staat hij garant dat deze geheimhoudingsovereenkomst ook door zijn aangestelde uitvoerders(s) gekend is en nageleefd wordt. Op verzoek van Digipolis kan de inschrijver ten alle tijden gevraagd worden om in aanvulling van deze geheimhoudingsovereenkomst ook nog expliciet een verwerkingsovereenkomst en/of ondertekening van deontologische code te onderschrijven. Verwerkingsovereenkomst Ter aanvulling van bovenstaande geheimhoudingsovereenkomst en Conform de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, verbindt de opdrachtnemer zich er toe een overeenkomst tot verwerking van persoonsgegevens te ondertekenen bij de start of tijdens de uitvoering van de opdracht, indien er persoonsgegevens betrokken zijn. Geheimhoudingsovereenkomst Deontologische code Digipolis beoogt door middel van een deontologische code al haar medewerkers bewust te maken van hun specifieke rol als informatiebeheerder; te voorkomen dat ongeoorloofde (strafbare) of lasterlijke feiten worden gepleegd met de ter beschikking gestelde telematicamiddelen; te voorkomen dat door het gebruik van telematica schade wordt berokkend, van welke aard dan ook, aan de organisatie of aan derden; de Versie 8.1 Pagina 16

17 dienstverlening aan de klant te garanderen; de vertrouwelijke omgang met gevoelige persoonsgegevens van derden te waarborgen; de belangen van de organisatie te beschermen; de veiligheid en de goede technische werking van het netwerk te garanderen; en kostenbewustzijn te stimuleren bij het gebruik van de telematicamiddelen. De inhoud van deze code is steeds opvraagbaar bij Digipolis via de HRM-dienst. Door de ondertekening van de verklaring bij het inschrijvingsbiljet gaat de inschrijver met deze code akkoord en staat hij garant dat deze overeenkomst ook door zijn aangestelde uitvoerder(s) gekend is, nageleefd wordt en zich akkoord verklaart met de controlemogelijkheden die Digipolis heeft, zoals beschreven in deze code. Beveiliging en gebruik van elektronische communicatie gegevens en infrastructuur De opdrachtnemer en zijn aangestelden, verklaren zich akkoord met de goede zorg en het onderhoud van de toestellen en infrastructuur die ze van Digipolis ter beschikking krijgen. Bovendien stemmen zij ook in met de naleving van de geldende beveiligingspolicy s zowel omtrent de logische beveiliging (paswoordbeleid, Anti-virusbescherming, netwerk-monitoring ) als de fysieke beveiliging (brand, inbraak, ). Digipolis verleent de aangestelden die door de dienstverlener worden belast met het uitvoeren van de opdracht toegang tot en het recht tot gebruik van netwerk en infrastructuur. De aangestelden stemmen in met de controles op het correct gebruik van deze communicatiemiddelen. Deze controles verlopen uiteraard steeds conform de betreffende wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op elektronische onlinecommunicatiegegevens. Onze gebouwen zijn voorzien van toegangsbeveiliging, inbraakdetectie en camerabewaking en ook op basis hiervan gebeuren systematische controles naar het gebruik van onze infrastructuur. Gegevensintegriteit De opdrachtnemer en zijn aangestelden zijn verantwoordelijk voor de integriteit van de gegevens of elektronische bestanden waarover ze in het kader van deze overeenkomst beschikken. Naast het veilig bewaren volgens de geldende standaarden, staan ze ook in voor het opslaan van gegevens en het ter beschikking stellen van veiligheidskopieën in een voor Digipolis standaard uitleesbaar formaat. Indien dit niet op infrastructuur van Digipolis gebeurt, moeten de eventuele toegangssleutels/codes tot deze gegevens kosteloos medegedeeld worden aan een door het management-team van Digipolis aangestelde contactpersoon. Digipolis moet in staat zijn zonder verdere kosten systematisch te kunnen verifiëren of het daadwerkelijk om de correcte gegevens gaat. Intellectuele eigendom Vanaf het ogenblik van hun creatie behoren automatisch (i) alle resultaten van de onder deze opdracht gepresteerde diensten zoals bijvoorbeeld - maar niet noodzakelijk beperkt tot - specifieke documentatie, analysedocument, specifieke website(s) en specifiek ontwikkelde software en bijbehorende broncode in volle en exclusieve eigendom toe aan Digipolis en (ii) de intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot voormelde resultaten (waaronder auteursrechten, octrooien, merkrechten, modelrechten, domeinnamen, databankrechten, software en know how) eveneens in volle en exclusieve eigendom toe aan Digipolis. Onder specifieke documentatie wordt verstaan: op maat van Digipolis geschreven documentatie die geen standaarddocumentatie van de dienstverlener is. Onder specifieke website wordt verstaan: op maat van Digipolis ontwikkelde website die geen standaardwebsite van de dienstverlener is. Onder specifiek ontwikkelde software wordt verstaan: op maat van Digipolis ontwikkelde Versie 8.1 Pagina 17

18 software die buiten gebruikelijke standaardsoftware valt. In geval van levering van standaardsoftware blijft de intellectuele eigendom bij de dienstverlener en verkrijgt Digipolis een gebruiksrecht voor de overeengekomen duur en modaliteiten. Aansprakelijkheid & overmacht De opdrachtnemer is - behoudens in geval van overmacht - aansprakelijk voor elke mogelijke schade, zowel materiële als immateriële schade (inclusief mogelijke sancties ten laste van Digipolis en/of haar klanten) die Digipolis en/of haar klanten lijdt of aan derden verschuldigd is als rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg van vertragingen of tekortkomingen van de opdrachtnemer in de uitvoering van de opdracht. Behoudens in het geval van opzet, bedrog of zware fout is de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer onder deze opdracht beperkt tot maximaal de totale waarde van deze opdracht waarbij ook de langdurige en weerkerende kosten in aanmerking worden genomen. De opdrachtnemer zal zich voor deze aansprakelijkheid afdoende verzekeren of reeds verzekerd hebben. Ook als er onderaannemers zijn, blijft de opdrachtnemer persoonlijk en rechtstreeks aansprakelijk voor alle verbintenissen die hij aanging met Digipolis. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe zijn verplichtingen te goeder trouw uit te voeren met het oog op het slagen van de opdracht. Overmacht betekent een gebeurtenis die onafhankelijk is van de wil van de opdrachtnemer of Digipolis, die niet kon worden voorzien noch verhinderd, en die de volledige onmogelijkheid van uitvoering van de opdracht of een deel ervan met zich brengt. Noch Digipolis noch de opdrachtnemer is aansprakelijk voor gebreken of vertragingen in de uitvoering van de opdracht in de mate dat deze gebreken of vertragingen het gevolg zijn van overmacht. Tijdens de periode van overmacht zal Digipolis evenwel geen vergoedingen verschuldigd zijn in de mate dat deze vergoedingen betrekking hebben op de diensten, leveringen of werken die niet of niet conform de opdracht werden geleverd of uitgevoerd ten gevolge van overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen binnen de onderneming van de opdrachtnemer of een onderaannemer, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de diensten, het niet beschikken over eventueel vereiste vergunningen, wanprestatie van door opdrachtnemer ingeschakelde derden, en/of liquiditeit- en/of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van opdrachtnemer. Onder overmacht wordt wel verstaan: oorlog, opstand, onlusten, volksbewegingen, acties vanwege de burgerlijke of militaire overheden, embargo's, terrorisme, overstromingen, algemene elektriciteitspannes. Verweermiddelen, boeteclausule De opdrachtnemer wordt in verband met de uitvoering van zijn opdracht in gebreke gesteld: indien de geldig geschreven schriftelijke bevelen van Digipolis niet worden nageleefd. indien de diensten niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in het bestek. indien de diensten niet volledig voltooid zijn binnen de contractuele bedongen uitvoeringstermijn. De verweermiddelen die Digipolis ter beschikking heeft zijn deze die voorzien zijn in de artikelen 44 t.e.m. 49 van het KB Uitvoering en de artikelen 154 en 155 van het KB Uitvoering (onder meer ingebrekestelling, straffen, boeten wegens laattijdige uitvoering, maatregelen van ambtswege, compensatie (artikel 72 van het KB Uitvoering), uitsluitingen, korting wegens minwaarde, verbrekingen (61 t.e.m. 63 van het KB Uitvoering)). Versie 8.1 Pagina 18

19 Digipolis heeft het recht om, om gemotiveerde redenen, de vervanging of, indien mogelijk, de bijsturing te eisten van aangestelden van de opdrachtnemer die incompetent worden geacht of wiens activiteiten of gedrag als onaanvaardbaar worden geacht door Digipolis. Dergelijke vervanging zal geen impact hebben op timing, prijs of andere bepalingen uit bestek en offerte. Taal De taal waarin deze gunningprocedure wordt gevoerd is het Nederlands. De tekst van het Bestek in de Nederlandse taal is bindend. Tenzij Digipolis het anders aangeeft, moeten alle stukken die de inschrijvers bij Digipolis indienen in het Nederlands zijn. Officiële documenten of technische bijlagen die niet in het Nederlands beschikbaar zijn, mogen in de oorspronkelijke taal ingediend worden. Digipolis behoudt zich steeds het recht voor van die documenten een kosteloze, beëdigde Nederlandse vertaling te vragen. De inschrijver is verantwoordelijk voor eventuele fouten in de vertaling. Beëindiging Beëindiging ingevolge wanprestatie Indien de opdrachtnemer in gebreke blijft één of meerdere van de essentiële verplichtingen van de overeenkomst na te leven en voor zover de opdrachtnemer binnen een termijn van tien (10) werkdagen geen correctieve maatregelen genomen heeft en/of indien de dienstverlener minimaal drie (3) maal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot geleverde prestaties ongeacht correcties en/of indien de opdrachtnemer eenmaal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot een essentiële verbintenis en geen correctie tijdig is doorgevoerd, is Digipolis gerechtigd de overeenkomst dan wel, naar keuze van Digipolis, enkel de betrokken dienst(en) als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de in gebreke blijvende partij en dit door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs. Beëindiging ingevolge faillissement of intrekking vergunning Ingeval de opdrachtnemer in staat van faillissement of welkdanige samenloop van schuldeisers verkeert of dreigt te verkeren waardoor de dienstverlening geheel of gedeeltelijk beëindigd of onderbroken wordt of waardoor zulke beëindiging of onderbreking dreigt te ontstaan, of indien de opdrachtnemer niet meer beschikt over de voor de dienstverlening benodigde vergunning(en) of rechten, of deze dreigt te verliezen of te worden ingetrokken, is Digipolis gerechtigd de overeenkomst als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de opdrachtnemer en dit door middel van een aangetekend schrijven aan de opdrachtnemer. Beëindiging ingevolge zeggenschapswijzigingen Indien binnen de opdrachtnemer of binnen de groep van ondernemingen waar de opdrachtnemer deel van uitmaakt belangrijke zeggenschapswijzigingen plaatsvinden, bijvoorbeeld door een fusie of overname, zal de opdrachtnemer Digipolis hiervan prompt schriftelijk in kennis stellen. Indien Digipolis van mening is dat de nakoming van de overeenkomst door die omstandigheden wezenlijk wordt beïnvloed, is Digipolis gerechtigd tot onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst over te gaan. De beëindiging vindt door middel van een aangetekend schrijven plaats. Beëindiging door de dienstverlener Gelet op de taken van openbare dienst van Digipolis en haar leden kan de opdrachtnemer de overeenkomst niet opzeggen. Beëindiging door Digipolis Digipolis heeft het recht om de overeenkomst op elk ogenblik via aangetekende brief en mits vooropzeg van een (1) maand, op te zeggen. De onderhoudscontracten zijn jaarlijks opzegbaar zonder recht op schadevergoeding in hoofde van de opdrachtnemer, mits kennisgeving van de opzeg drie maanden voor het Versie 8.1 Pagina 19

20 verstrijken van de verjaardag van de overeenkomst. Overige bepalingen De beëindigingmogelijkheden van Digipolis zoals hierboven aangeduid, doen geen afbreuk aan het recht van Digipolis om schadevergoeding en/of prijscorrecties te bekomen (binnen de grenzen van de aansprakelijkheidsbeperkingen zoals vastgelegd in het Bestek) uit hoofde van de eerdere uitvoering van de overeenkomst en/of uit hoofde van de beëindiging ervan. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Door het indienen van een offerte aanvaardt de inschrijver dat het Belgische Recht toepasselijk is. Bij elke betwisting tussen de partijen erkent de opdrachtnemer de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van. Versie 8.1 Pagina 20

21 Inhoudelijk-technische bepalingen 8. Inhoudelijke bepalingen Doel en omschrijving van de opdracht De applicatiebeheerder HR ondersteunt en begeleidt de HRM directie in haar ontwikkeling als performante HRM partner en dit binnen het domein van de ontwikkeling en het beheer van HRM applicaties, de uitbouw van Employee & Management Self Service en ICT ondersteuning in brede zin. Het applicatielandschap van HRM (Galop, SAP, Nakisa, planningstooi Icron,...) ontwikkelen en beheren met als doel de optimale ondersteuning van het HRM-beleid. Beheren van de relatie met de externe actoren die betrokken zijn bij het applicatielandschap van HRM (Federale Politie, DIOPS, Digipolis, ICT LPA,...) Content management mogelijk voor de verschillende klanten (binnen HRM) van het applicatielandschap. Ontwikkelen van rapportering op 3 niveau's o Bewaken van consistentie binnen en over de verschillende applicaties o Operationele en functionele rapportering o Beleidsmatige rapportering 9. Technische bepalingen Gevraagde competenties ifv project en opdracht Projectomschrijving De HR applicatie beheerder zal worden ingezet in de operationele ondersteuning van de HR tools, HR operatie en in het project om de Lokale Politie te begeleiden bij de re-engineering van hun HR-organisatie, implementatie van een nieuwe HR strategie en HR tools. Om de HR-omgeving te moderniseren en automatiseren, werd het project Implementatie HR Platform LPA opgestart. Dit project heeft tot doel SAP ERP HCM technisch te implementeren bij LPA. De projectomschrijving luidt: HR platform voor de Lokale Politie met als kern de zachte HR domeinen (zoals competentiebeheer, opleidingen, evaluaties en rekrutering), HR rapportering, HR portaal en in beperktere mate een deel van de harde HR (personeelsadministratie en organisatiebeheer). Het realiseren van een nieuw strategisch HR beleid; Een maximale integratie van alle personeelsgebonden informatie; Het maximaal en optimaal betrekken van de medewerker en de leidinggevenden in self service processen; en Het aanleveren van zowel operationele, beleids- als strategische rapportering. Resultaten: Personeelsadministratie (Mini Master voor andere domeinen) Organisatiebeheer (aanvullend op GALOP) Competentiebeheer Opleidingen Evaluaties Rekrutering Rapportering Arbeidsongevallen Opzetten specifieke infrastructuur Change management & communicatie Dienstverlening systeeminfrastructuur Dienstverlening systeemonderhoud Versie 8.1 Pagina 21

22 Takenpakket Ontwikkelen van methoden, procedures en instrumenten met oog op de verbetering van de werking van de HRM-directie en de uitbouw van een geïntegreerd personeelsbeleid. Actief deelnemen aan beleidsvergaderingen, leiden en beleggen van vergaderingen en overlegmomenten met de aan hem/haar toegewezen medewerkers zoals voorzien in de opgelegde vergaderstructuur met oog op het stimuleren van een vlotte doorstroom van informatie. Verzekeren van de technische ondersteuning en het functioneel beheer met betrekking tot het personeelsbeheersprogramma s met oog op het vatten en ontsluiten van HR-informatie. Standaardiseren en digitaliseren van de HR-processen met oog op een effectieve ontsluiting van de HR-data. Signaleren en vertalen van de noden en behoeften van de HRM medewerkers naar alle IT-partners met oog op het verschaffen van de juiste basisinformatie voor de technische analyses van de IT-partners. Ondersteunen van het korps bij het implementeren van nieuwe ITtools met oog op het bevorderen van de efficiëntie en doeltreffendheid van de HR-processen. Opvolgen (van de ontwikkeling) van digitale communicatiemiddelen voor HRM en aanleveren van de noodzakelijke HRM-gegevens met oog op de verdere professionalisering van digitale communicatie voor HRM. Meedenken met het team beleidsondersteuning over de inschakeling van het personeelsbeheerprogramma in een datawarehouse met oog op een meer gestandaardiseerde rapportering voor HRM en op korpsniveau. Advies uitbrengen inzake het bevoegdheidsdomein naar interne en externe partners met oog op het verschaffen van relevante informatie. Initiëren en onderhouden van contacten alsook uitbouwen van relatiesmet interne en externe partners met oog op het creëren van een waardevol netwerk dat de dienst en de directie ten goede kan komen. Bijwerken en onderhouden van de vakkennis en de vaardigheden binnen het eigen vakdomein met oog op het maximaliseren van de kennis en vaardigheden en deze optimaal binnen de organisatie toe te passen. Gevraagd arbeidsregime Op halftijds basis 3/5 Digipolis behoudt zich het recht om tijdens de looptijd van de opdracht en in kader van vakantieperiodes het arbeidsregime ifv de afgesproken planning aan te passen naar de vertraagde projectplanning en de verminderde aanwezigheid van projectteamleden en klanten gedurende deze periodes. Logistiek Gedurende de uitvoering van de werkzaamheden in de lokalen van de opdrachtgever blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor zijn materieel en installaties, met inbegrip van deze die ter beschikking werden gesteld van de aangestelde uitvoerder. Indien de werkzaamheden plaatsvinden in de gebouwen van de opdrachtgever dan stelt de opdrachtgever alle redelijke voorzieningen nodig om de opdracht uit te voeren op de locatie beschikbaar: telefoon, verwarming, verlichting, kantoorruimte, kantine, badges, lockers ea. Indien het noodzakelijk blijkt voor de goede werking of veiligheid is het mogelijk dat Digipolis een werkplatform ter beschikking stelt van de aangestelde uitvoerder. Uitzonderlijk kan Digipolis tevens voorzien in licenties voor zeer specifieke (ontwikkel)tools bruikbaar tijdens de duurtijd van de opdracht. Versie 8.1 Pagina 22

23 Deze logistieke elementen dienen uitsluitend voor het uitvoeren van de in rubriek 3 omschreven opdracht. Voor opdrachten van de Digipolis vestiging is de aangestelde uitvoerder in het bezit van een mobiel werkplatform uitgerust met de volgende basiselementen: een fysiek of virtueel werkplatform waarop de aangestelde uitvoerder beheerdersrechten heeft met een recent bijgewerkte Anti-virus-oplossing en een recent en permanent bijgewerkt operating system (inclusief kritische updates) conform de geldende normen en voorzien van de nodige software die een vlotte samenwerking met de binnen Digipolis geldende standaarden mogelijk maakt. alle benodigde licenties om de dagelijkse taken te kunnen uitvoeren en bovenstaande systemen te mogen gebruiken. De aangestelde uitvoerder is tijdens de uitvoering van zijn opdracht, eigen aan dit bestek, ten allen tijde verantwoordelijk voor de goede werking en beveiliging van zijn werkstation en waakt er over dat dit conform is en blijft met de standaarden en huisregels van Digipolis. Hij laat een toestel met toegang tot gegevens of het netwerk van Digipolis of klanten ook nooit onbeheerd achter. Bij verlies of diefstal is de aangestelde uitvoerder ook zelf verantwoordelijk de nodige maatregelen te nemen om o.a. de toegangscodes te wijzigen en toegang van onbevoegden te voorkomen. De aangestelde uitvoerder voorziet, na het beëindigen van zijn opdracht, of op vraag van Digipolis, in de definitieve verwijdering van alle software, licenties of gegevens, inclusief eventuele kopieën, die nog op infrastructuur staan die geen eigendom is van Digipolis. Indien de aangestelde uitvoerder hierbij geen beroep doet op de interne dienst IT Services van Digipolis, bezorgt de uitvoerder een verklaring van de onomkeerbare verwijdering. Voor opdrachten van de Digipolis vestiging Gent wordt voor de uitvoering van de opdracht aan de aangestelde uitvoerder een portable ter beschikking gesteld door het opdrachtgevend bestuur. Aangenomen door het Managementteam van Digipolis in zitting van 16-jan-2017 Algemeen coördinerend directeur, Peter Crombecq Algemeen directeur Gent, Johan Van der Bauwhede Versie 8.1 Pagina 23