Verschillen tussen de huidige en de opgewaardeerde versie van de RIE Manager

Transcriptie

1 Verschillen tussen de huidige en de opgewaardeerde versie van de RIE Manager Inleiding Op woensdag 12 november vindt er een upgrade plaats van de door u gebruikte RIEapplicatie. Aan het principe van de werking verandert niets, wel is de functionaliteit uitgebreid en zijn er verbeteringen aangebracht. Een aantal van de verschillen in de opgewaardeerde versie zijn vanzelf duidelijk, de uitgebreide functionaliteit biedt u meer mogelijkheden en een paar wijzigingen vragen eenmalig wat meer aandacht. Wat er in dat kader moet gebeuren wordt hieronder besproken; de betreffende tekstjes zijn oranje. Op de welkomstpagina van uw vernieuwde applicatie vindt u een link naar een bij deze release horende gebruikershandleiding. Als u deze een keer rustig doorleest kunt u daarna probleemloos uw weg kunnen vinden in de enigszins veranderde omgeving. Let op De verschillen zijn zo beschreven dat steeds wordt aangegeven wat er er in de opgewaardeerde versie meer kan of anders gaat dan in de huidige versie Rollen en rechten In de opgewaardeerde versie is er m.b.t. de rollen en rechten het een en ander gewijzigd. Er zijn een paar rollen bijgekomen, reeds bestaande rollen hebben soms andere rechten gekregen en één rol kreeg een andere naam. Om de applicatie zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken, is gekozen voor een zogenaamde 'geneste' rollenstructuur. Dat wil zeggen dat een rol telkens ook alle rechten heeft van 'lagere' rollen. De rol van Rapporteur maakt geen deel uit van de geneste structuur. De Applicatiebeheerder Deze rol bestond nog niet in de huidige versie. De Applicatiebeheerder onderhoudt de applicatie en de instellingen per 'organisatie' (licentie). De Applicatiebeheerder maakt gebruikers aan en onderhoudt hun gegevens. De Applicatiebeheerder maakt een (organisatie)structuurboom met daarin alle onderdelen binnen de organisatie waarover een RIE wordt uitgevoerd en beheert deze. De Applicatiebeheerder kan op 'organisatie'niveau de (sector-) sjablonen aanpassen. De Applicatiebeheerder heeft als enige toegang tot de tabbladen: Beheer Organisatie Beheer Gebruikers Beheer sjablonen De Applicatiebeheerder ziet in zijn 'Overzicht RIE's' alle RIE's die binnen zijn 'organisatie' (licentie) zijn gestart. Tenzij hij een RIE ook zelf uitvoert, heeft hij alleen inzagerecht in de RIE's, m.u.v. het subtabblad 'Voorbereiden Algemeen'. De Applicatiebeheerder heeft tevens de rechten van een RIE-coördinator en een RIEuitvoerder; hij kan RIE's starten, kopiëren en verwijderen en uitvoeren.

2 Let op Omdat er een nog niet-bestaande rol Applicatiebeheerder bijkomt, krijgen na de conversie aanvankelijk alle 'oude' RIE-coördinatoren de rol Applicatiebeheerder er bij. Van hen moet er één als uiteindelijke Applicatiebeheerder worden aangewezen. Deze past vervolgens bij de eventueel overige RIE-coördinatoren de rol aan Ga naar 'Beheer Gebruikers'. Selecteer de betreffende gebruiker en klik op 'Wijzigen '. Verwijder het vinkje bij de rol 'Applicatiebeheerde'. De Rapporteur (deze rol is optioneel) Deze rol bestond ook nog niet in de huidige versie. De Rapporteur (een subrol van de rol Applicatiebeheerder) kan op hoofdlijnen zien welke risico s er zijn. De Rapporteur heeft rapportagerechten over alle RIE's heen. Concreet betekent dit dat de rapporteur na inloggen uitsluitend het tabblad 'Rapporten' in het Hoofdmenu kan openen en daar overzichtsrapporten kan genereren over de gehele 'organisatie' (licentie). De RIE-coördinator Deze rol bestond al wel, maar heeft andere rechten dan in de huidige versie. Er kan meer dan één RIE-coördinator zijn. De RIE-coördinator bepaalt de opzet van het RIE-proces binnen zijn organisatieonderdeel. Dit wil zeggen dat de RIE-coördinator één of meer RIE's aanmaakt met een zodanige samenstelling dat daarmee alle risico's op het gebied van arbeidsomstandigheden kunnen worden geïnventariseerd. Een RIE-coördinator kan RIE's starten, kopiëren en verwijderen. De RIE-coördinator bewaakt de status van uitgevoerde RIE s, zodat duidelijk is welke risico s op een bepaald moment zijn geïnventariseerd, welke maatregelen daar bij horen en wat de status is van die maatregelen. Elke RIE-coördinator heeft één of meer RIE's 'onder zich'. Hij kan deze zelf uitvoeren of dit overdragen aan één of meer RIE-uitvoerders. Deze RIE-uitvoerders dragen daarna zorg voor het invullen van die RIE, eventueel geholpen door Taakuitvoerders. Van een RIE moet de RIE-coördinator vóór hij hem overdraagt in ieder geval altijd het subtabblad 'Algemeen' invullen. Hij kan de RIE ook alvast samenstellen, eventueel 'Kengetallen' invullen en zelfs bepalen wie taken gaat uitvoeren, maar dit kan ook aan de RIE-uitvoerder worden overgelaten. Bij het aanmaken van een RIE staat de RIE-coördinator standaard genoemd in het invulveld 'RIE-uitvoerder'. Als iemand anders de RIE gaat uitvoeren wordt deze naam - nadat de RIE is voorbereid - gewijzigd in diens naam. Nadat op 'Verder >' is geklikt verschijnt de RIE in het 'Overzicht RIE's' van de betreffende gebruiker. Na het 'verhangen' van de RIE naar een RIE-uitvoerder heeft de RIE-coördinator alleen nog leesrecht, m.u.v. de subtabbladen 'Algemeen' en 'Kengetallen'. De RIE-coördinator kan overzichtsrapportages maken over de RIE's die hij heeft aangemaakt. De RIE-coördinator heeft geen toegang tot enige beheerfunctie. De RIE-uitvoerder Ook deze rol bestond al in de huidige versie, maar heette toen 'RIE-beheerder'. Niet alleen de naam, maar ook de rechten van deze rol zijn gewijzigd. De RIE-uitvoerder voert één of meer RIE's uit; hij kan geen RIE's starten.

3 De gebruiker met deze rol krijgt van een RIE-coördinator een uitnodiging voor het uitvoeren van een RIE. Hij krijgt toegang tot de applicatie door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. In zijn 'Overzicht RIE's' ziet hij alleen zijn 'eigen' RIE's. De RIE-uitvoerder heeft op het tabblad 'Status' alleen leesrecht. Van de vier subtabbladen onder het tabblad 'Voorbereiden' heeft de RIE-uitvoerder alleen schrijfrecht op 'Kengetallen', 'Samenstellen' en 'Taken' De RIE-uitvoerder kan één of meer modules delegeren aan een Taakuitvoerder. Let op Omdat de rol RIE-uitvoerder verschilt van de 'oude' rol RIE-beheerder, krijgen na de conversie aanvankelijk alle RIE- uitvoerders de rol RIE-coördinator er bij. Bij gebruikers die zelf RIE's moeten kunnen blijven starten hoeft niets te gebeuren; zij houden de rol RIE-coördinator. Bij gebruikers die uitsluitend RIE's moeten kunnen invullen moet de Applicatiebeheerder de rol aanpassen. Ga naar 'Beheer Gebruikers'. Selecteer de betreffende gebruiker en klik op 'Wijzigen '. Verwijder het vinkje bij de rol 'RIE-coördinator'. De Taakuitvoerder Deze rol bestond al en is ongewijzigd gebleven. De Maatregelverantwoordelijke Dit is een nieuw-toegevoegde rol in de opgewaardeerde versie. De Maatregelverantwoordelijke is verantwoordelijk voor één of meer maatregelen in een RIE. De gebruiker met deze rol krijgt een uitnodiging/mededeling per . Hij krijgt toegang tot de applicatie door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. Als dit de enige rol is die deze persoon heeft binnen de applicatie, dan ziet hij na inloggen naast de Welkompagina alleen het tabblad 'Overzicht maatregelen' met een overzicht van de maatregelen waarvoor hij de verantwoordelijkheid draagt. Let op De rol Maatregelverantwoordelijke bestond in de 'oude' versie niet, maar bij een maatregel was wel een 'vrij tekstveld' aanwezig waarin een 'Verantwoordelijke' kon worden benoemd. Deze 'oude' Verantwoordelijke wordt in de opgewaardeerde versie wel getoond als Maatregelverantwoordellijke, maar omdat deze personen niet als gebruiker binnen de applicatie bekend zijn, kan er in het 'Overzicht maatregelen' niet op worden gefilterd en hebben ze geen inloggegevens waarmee ze hun eigen 'Overzicht maatregelen' kunnen bekijken. De 'oude' Verantwoordelijken kunnen alsnog een gebruikersstatus krijgen: Ga naar 'Overzicht maatregelen'. Selecteer de maatregel met daarin de 'oude' Verantwoordelijke en klik op 'Wijzigen ' Klik op 'Wijzigen ' naast het veld 'Maatregelverantwoordelijke'. Klik in het verschenen scherm op 'Nieuwe gebruiker ', vul de gevraagde gegevens in van de beoogde Maatregelverantwoordelijke en klik op 'Opslaan'. Deze ontvangt hierna een bericht met zijn inloggegevens. Als een 'oude' Verantwoordelijke bij meerdere maatregelen staat genoemd, klik dan kan bij volgende vervangingen op 'Wijzigen ' en selecteer de gebruikersnaam in het uitvalmenu naast de knop 'Kiezen ' in het verschenen scherm. Door op 'Kiezen ' te klikken wordt de naam vervangen.

4 Het hoofdmenu Tabblad 'Welkom' Op deze pagina staat een link naar een algemene gebruikershandleiding van de opgewaardeerde versie. Tabblad 'Beheer' subtabblad 'Organisatie' De organisatiestructuur kan in de opgewaardeerde versie tot 20 niveaus diep worden aangemaakt. Het veld waarin de organisatiestructuurboom wordt aangemaakt is een dynamisch veld geworden, d.w.z. het groeit mee met de grootte van de boom. De boom wordt altijd uitgeklapt en in zijn geheel getoond. Bij het aanmaken van een nieuwe RIE kan het verplichte veld 'Organisatieonderdeel' niet langer vrij worden ingevuld; de naam kan alleen nog uit de boom worden gekozen. Hierdoor is de naamgeving binnen de applicatie steeds consistent. Het kopje 'Afdelingen' is vervangen door de meer generieke term 'Organisatieonderdelen'. Onder 'Gegevens' hoeft nu nog slechts één maal de naam van het organisatieonderdeel te worden ingevuld. Het veld 'Niveau' is vervallen. Door middel van een 'drag and drop'-functie kunnen items in de boom worden verhangen. Items worden in de boom automatisch op alfabet of op nummer gesorteerd. Let op De verplichte koppeling met de organisatiestructuurboom was er in de 'oude' situatie niet en 'Afdeling' was een vrij tekstveld. Om het verschil in functioneren op te vangen zijn in de nieuwe versie alle afdelingsnamen, zonder hiërarchie, onder elkaar, in de structuurboom geplaatst. Met de 'drag and drop'-functie kan hier desgewenst alsnog een hiërachie in worden aangebracht. Tabblad 'Beheer' subtabblad 'Gebruikers' Nieuwe gebruiker toevoegen Een nieuw-toegevoegde gebruiker krijgt per zijn gebruikersnaam en wachtwoord toegestuurd. Ook bij wijziging van inloggegevens wordt door het systeem een verstuurd. Gebruikers verwijderen Gebruikers kunnen worden verwijderd met verplichte overdracht van RIE's, taken en maatregelen. Degene die een en ander krijgt overgedragen krijgt hiervan per bericht. Als er geen andere gebruikers zijn dan staat de Applicatiebeheerder in ieder geval genoemd als overnamekandidaat. Tabblad 'Beheer' subtabblad ' sjablonen' Hier kan op 'organisatie'niveau de tekst worden aangepast van de (sector-) sjablonen voor de verschillende berichten die automatisch vanuit de applicatie worden verstuurd. Tabblad 'Overzicht RIE's' Alleen Applicatiebeheerders en RIE-coördinatoren kunnen RIE's starten, kopiëren en verwijderen. Een RIE kan ook worden geopend door op de betreffende rij te dubbelklikken. Tabblad 'Overzicht maatregelen' Bij Applicatiebeheerders staan in dit overzicht alle maatregelen uit alle RIE's die binnen zijn 'organisatie' (licentie) zijn gestart.

5 Bij RIE-coördinatoren en RIE-uitvoerders staan in het 'Overzicht maatregelen' alle maatregelen uit alle RIE's die door hen zijn gestart en /of die door hen zijn ingevuld. Bij Maatregelverantwoordelijken staan in dit overzicht alleen de maatregelen die aan hun zijn toegekend. Tabblad 'Overzichtsrapportage' 'Overzichtsrapport' Een Excel-bestand met daarin, per geselecteerde RIE, scores m.b.t. de gehele RIE en de afzonderlijke modules; een zgn. 'stoplichtrapport'. 'Alle vragen en antwoorden' Een Excel-bestand met 31 kolommen die individueel naar de juiste breedte kunnen worden 'opengeschoven'. Er kan gebruik worden gemaakt van Excel-functionaliteiten, zoals bijvoorbeeld filteren en sorteren. D.m.v. de nummering in kolom A kan altijd worden teruggekeerd naar de oorspronkelijke rijenvolgorde. Het RIE-proces Tabblad 'Voorbereiden' subtabblad 'Algemeen' Een RIE overdragen aan een RIE-uitvoerder Een RIE kan door de Applicatiebeheerder of de RIE-coördinator die de RIE heeft gestart en voorbereid zelf worden ingevuld of hij kan worden overgedragen aan een RIE-uitvoerder. Deze draagt daarna zorg voor het invullen van die RIE, eventueel geholpen door ingeschakelde Taakuitvoerders. Van een RIE moet de Applicatiebeheerder of de RIE-coördinator vóór hij hem overdraagt in ieder geval altijd het subtabblad 'Voorbereiden 'Algemeen' (en eventueel ook 'Kengetallen') hebben ingevuld. De Applicatiebeheerder of de RIE-coördinator kan de RIE ook alvast samenstellen en zelfs bepalen wie taken gaat uitvoeren, maar dit kan ook aan de RIE-uitvoerder worden overgelaten. Op het subtabblad 'Voorbereiden Algemeen' staat in het veld 'RIE-uitvoerder' standaard de naam van degene die de RIE aanmaakt. Om de RIE over te dragen klikt men op de knop 'Wijzigen ' achter dit veld. In het dan volgende tussenscherm staat toegelicht hoe verder te gaan. Tabblad 'Taken' De tekst kan desgewenst worden aangevuld met opmerkingen. Er kan (ter controle/om te archiveren) van de verstuurde een CC worden verstuurd; aan de verzender of aan één of meer anderen. Als taak uitgezette modules zijn in de applicatie d.m.v. een melding in de betreffende module als zodanig herkenbaar. 'In de taak' is op het Tabblad 'Welkom' een knop 'Taak afsluiten ' toegevoegd, waarmee een kan worden verstuurd op het moment dat de taak is afgerond. Ook aan deze kunnen opmerkingen worden toegevoegd. Tabblad 'Inventariseren' Aan de antwoordmogelijkheden 'Ja', 'Nee', 'N.v.t.' is de default-optie 'Onbepaald' toegevoegd. Deze optie maakt het mogelijk een vraag weer 'onbeantwoord' te maken. Tabblad 'Evalueren' (optioneel) Van de door deskundigen aangegeven 'Risicoklasse' kan worden afgeweken, mits de reden van afwijken wordt vermeld. Zowel de oorspronkelijke als de aangepaste risicoklasse komt in de rapporten, met daarbij de verantwoordingstekst.

6 Tabblad 'Maatregelen' (optioneel) Van de door deskundigen aangegeven 'Prioriteit' kan worden afgeweken, mits de reden van afwijken wordt vermeld. Zowel de oorspronkelijke als de aangepaste prioriteit komt in de rapporten, met daarbij de verantwoordingstekst. Maatregelen - al dan niet met bijbehorende gegevens (voor zover deze al zijn ingevuld) - worden opgenomen in het 'Overzicht maatregelen'. Iemand die voor een maatregel de verantwoordelijkheid krijgt, wordt daarvan via een bericht op de hoogte gesteld. Journaal In een vrij tekstveld 'Journaal' kan bij het bewerken van een maatregel worden aangegeven wie, op welk moment iets heeft gewijzigd of toegevoegd. Dit veld kan ook worden gebruikt om de stand van zaken van de maatregel weer te geven. Bijvoorbeeld wanneer bepaalde spullen besteld zijn etc. Tabblad 'Rapporten' 'Alle vragen en antwoorden' Een Excel-bestand met 31 kolommen die individueel naar de juiste breedte kunnen worden 'opengeschoven'. Er kan gebruik worden gemaakt van Excel-functionaliteiten, zoals bijvoorbeeld filteren en sorteren. D.m.v. de nummering in kolom A kan altijd worden teruggekeerd naar de oorspronkelijke rijenvolgorde.