CONCEPTNOTA DIENSTEN INTEGRATOR VOOR HET WAGENPARK VAN LOKALE POLITIE ANTWERPEN ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET EUROPESE BEKENDMAKING

Transcriptie

1 CONCEPTNOTA VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP INTEGRATOR VOOR HET WAGENPARK VAN LOKALE POLITIE ANTWERPEN ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET EUROPESE BEKENDMAKING Opdrachtgevend bestuur Lokale Politie Antwerpen Ontwerper Dienst Aankoop, Peggy Hens Generaal Armstrongweg 1 te 2020 Antwerpen Blz. 1

2 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN... 4 I.4 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE... 4 I.5 VORM EN INHOUD VAN DE KANDIDAATSTELLING...12 I.6 INDIENEN VAN DE KANDIDAATSTELLING...12 I.7 OPENING VAN DE KANDIDAATSTELLINGEN...12 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN II.1 LEIDEND AMBTENAAR...13 II.2 VERZEKERINGEN...13 II.3 LOOPTIJD EN UITVOERINGSTERMIJN...14 II.4 ILLEGAAL VERBLIJVENDE ONDERDANEN...14 II.5 LOON VERSCHULDIGD AAN WERKNEMERS...15 II.6 EIGENDOMSRECHTEN DISCRETIEPLICHT...15 III. TECHNISCHE BEPALINGEN III.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT...17 BIJLAGE A : KANDIDAATSTELLING BIJLAGE B : VERKLARING OP EREWOORD Blz. 2

3 Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Naam: Afdeling Vastgoed & Logistiek Adres: Noorderlaan 500 te 2030 Antwerpen Contactpersoon: De heer Sigurd De Strijcker Telefoon: Ontwerper Naam: Dienst Aankoop Adres: Generaal Armstrongweg 1 te 2020 Antwerpen Contactpersoon: Mevrouw Peggy Hens of mevrouw Carole Chevalier Telefoon: of peggy.hens@stad.antwerpen.be of carole.chevalier@stad.antwerpen.be Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. 6. Decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; 7. Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. 8. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van toepassing gemaakt. Artikel 57 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 180 kalenderdagen gebracht. Blz. 3

4 I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Integrator voor het wagenpark van Lokale Politie Antwerpen. Plaats van dienstverlening: verschillende locaties, Antwerpen De aanbestedende overheid ziet er op toe dat deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtname van de anti-discriminatiewetgeving. I.2 Identiteit van de opdrachtgever Lokale Politie Antwerpen Generaal Armstrongweg Antwerpen I.3 Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, 2, 3 (wegens de aard van de te verlenen diensten kunnen de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld om de opdracht volgens openbare of niet-openbare procedures te kunnen plaatsen) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking. Selectie van de kandidaten: Er zullen 3 kandidaten geselecteerd worden voor de volgende fase. Indien er 3 of minder dan 3 kandidaten inschrijven, worden deze automatisch geselecteerd, indien ze voldoen aan de criteria. Indien er meer dan 3 kandidaten inschrijven zal de aanbestedende overheid een selectie maken aan de hand van de opgegeven criteria. De 3 kandidaten met de hoogste score op de selectiecriteria worden geselecteerd voor de volgende fase. Het aantal te selecteren kandidaten wordt beperkt tot 3 omdat gezien de complexiteit en de grootte van de opdracht het economisch niet verantwoord is om met meer dan 3 kandidaten de onderhandelingen te voeren. I.4 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, Blz. 4

5 in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de kandidaat/inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan. - het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. De bewijzen over de uitsluitingsgronden van artikel 61 2, 1, 2, 5 en 6 worden door de aanbestedende overheid zelf opgezocht voor de Belgische inschrijver die in aanmerking komt voor gunning. Aan de Belgische inschrijver die in aanmerking komt voor gunning zal wel een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst gevraagd worden, waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Dit attest mag ten vroegste 3 maanden voor ontvangst door de aanbestedende overheid uitgereikt zijn. Dit uittreksel kan voor de Belgische inschrijvingen (rechtspersonen) gevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG RO Dienst centraal strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel Tel +32 (0) Fax +32 (0) cjc-csr@just.fgov.be. Omdat de aanbestedende overheid niet bij machte is de bewijzen van de uitsluitingsgronden zelf op te zoeken in het geval van een buitenlandse inschrijving, dienen buitenlandse inschrijvers die in aanmerking komen voor gunning zelf alle bewijzen omtrent de uitsluitingsgronden aan te leveren, zijnde: inschrijver: -niet veroordeeld is geweest voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of het witwassen van geld; -niet in staat van faillissement of vereffening verkeert; -geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem; -niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; -bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; -zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen. overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is blijkt dat voldaan is aan de betaling van belastingen, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Een inschrijver mag slechts één offerte per opdracht indienen. Elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver. Zodra blijkt dat een kandidaat-inschrijver zich in een toestand van uitsluiting bevindt, wordt hij uitgesloten van deelneming aan de opdracht. Een inschrijver die niet RSZ-plichtig is (geen personeel, inschrijving door natuurlijke persoon, etc ), Blz. 5

6 moet een verklaring op eer bijvoegen waarin hij verklaart waarom hij niet RSZ-plichtig is. Iedere valse verklaring is een uitsluitingsgrond voor deelneming aan deze opdracht. Indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, kan het contract door de aanbestedende overheid eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij verbroken worden. Wanneer de inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie vermeldt de inschrijver in zijn offerte voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. Aandachtspunt: Wanneer de inschrijver een Tijdelijke handelsvennootschap (THV) is, moeten voor elke partner van de THV, de bovenvermelde documenten ingediend worden. Wanneer de inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie vermeldt de inschrijver in zijn offerte voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. De relevante instrumenten ter bewijs van de ondertekeningbevoegdheid (geconsolideerde statuten, benoemingsbesluiten en/of volmacht) worden in bijlage aan de offerte gevoegd. Opgelet : volgens vaststaande rechtspraak van de Raad van State kan het ondertekenen van een offerte niet als een daad van dagelijks bestuur worden beschouwd. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (toegangsrecht) verzekering tegen beroepsrisico; Verzekering tegen beroepsrisico: uitsluitingcriteria De kandidaat-inschrijver voegt bij zijn kandidatuur het bewijs dat hij beschikt over de dekking van een verzekering tegen beroepsrisico s, dat wil zeggen burgerlijke aansprakelijkheid zoals bepaald in artikel 3 van de wet van 10 april 1990 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid en de arbeidsongevallen. De kandidaat-inschrijver preciseert in zijn kandidatuur de voorwaarden van de verzekeringspolis die hij onderschreven heeft om de beroepsrisico s, namelijk burgerlijke aansprakelijkheid en arbeidsongevallen, te dekken met vermelding van begin- en einddatum. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om indien gewenst zelf de financiële draagkracht na te kijken aan de hand van op te vragen documenten. Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) 1. Referenties vanuit de klant (65 punten) Referenties m.b.t. de inbouw voor politie- en/of veiligheidsdiensten (18 punten) De kandidaat-inschrijver moet over 3 referenties van leveringen beschikken die werden uitgevoerd tijdens de laatste 5 jaar inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de inbouw van voertuigen voor politie of veiligheidsdiensten. Indien het leveringen aan overheden betreft, worden de leveringen aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd. Indien het gaat om leveringen aan privaatrechtelijke personen worden de leveringen aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen, of bij ontstentenis, door een verklaring van de inschrijver. Blz. 6

7 De referenties moeten aantonen dat de voertuigen parallel omgebouwd en aangeleverd worden. De beoordeling gebeurt als volgt: o 6 punten per correcte referentie indien het om minimum 20 voertuigen gaat o Indien minder dan 20 voertuigen per correcte referentie is de score als volgt: 6 punten x aantal voertuigen opgegeven in de referentie / 20 Motivatie: Lokale Politie Antwerpen plaatst meestal bestellingen van meerdere voertuigen. Referenties van meer dan 20 voertuigen per order (parallel afgewerkt) worden door LPA als gelijkwaardig beschouwd. Per referentie (max. 1 A4) dient volgende indeling te worden gebruiken : Korte beschrijving inhoud project Relevantie voor deze nieuwe opdracht Sector Problematiek Datum installatie en implementatie Duurtijd implementatie Type voertuig Budget Aantal voertuigen Contactpersoon Telefoonnummer Onderaannemers worden met naam genoemd. Tevens dienen de contactgegevens worden bijgevoegd. De onderaannemers dienen deze intentie ook te ondertekenen en leggen een document voor waaruit het mandaat blijkt om zich te verbinden. In het kader van deze selectie van kandidaten is het mogelijk dat een kandidaat-inschrijver zich beroept op de bekwaamheid/draagkracht van onderaannemers. De kandidaat-inschrijver dient met een intentieverklaring aan te tonen dat hij voor deze opdracht beroep kan doen op de andere bedrijven/onderaannemers. Referenties m.b.t. leveren en implementeren van technologie/it in voertuigen (12 punten) De kandidaat-inschrijver moet over 3 referenties van leveringen beschikken die werden uitgevoerd tijdens de laatste 5 jaar inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met levering en implementatie van technologie/it in voertuigen. Indien het leveringen aan Blz. 7

8 overheden betreft, worden de leveringen aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd. Indien het gaat om leveringen aan privaatrechtelijke personen worden de leveringen aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen, of bij ontstentenis, door een verklaring van de inschrijver. De beoordeling gebeurt als volgt: o 4 punten per correcte referentie indien het bedrag hoger is dan ,00 EUR (excl. btw) o Indien het bedrag per correcte referentie lager is dan ,00 EUR (excl. btw) is de score als volgt: 4 punten x het bedrag opgegeven in de referentie / Motivatie: Lokale Politie Antwerpen beschikt over voertuigen met veel ingebouwde technologie/it. Referenties van meer dan ,00 EUR (excl. btw) worden door LPA als gelijkwaardig beschouwd. Per referentie (max. 1 A4) dient volgende indeling te worden gebruiken : Korte beschrijving inhoud project Relevantie voor deze nieuwe opdracht Sector Problematiek Datum installatie en implementatie Duurtijd implementatie Gebruikte technologie Budget Contactpersoon Telefoonnummer Onderaannemers worden met naam genoemd. Tevens dienen de contactgegevens worden bijgevoegd. De onderaannemers dienen deze intentie ook te ondertekenen en leggen een document voor waaruit het mandaat blijkt om zich te verbinden. In het kader van deze selectie van kandidaten is het mogelijk dat een kandidaat-inschrijver zich beroept op de bekwaamheid/draagkracht van onderaannemers. De kandidaat-inschrijver dient met een intentieverklaring aan te tonen dat hij voor deze opdracht beroep kan doen op de andere bedrijven/onderaannemers. Blz. 8

9 Referenties m.b.t. leasing en aankoop van voertuigen (17 punten) De kandidaat-inschrijver moet over 2 referenties van leveringen beschikken die werden uitgevoerd tijdens de laatste 5 jaar inzake volgende activiteiten: 1 referentie heeft betrekking op de leasing van voertuigen 1 referentie heeft betrekking op de aankoop van voertuigen Indien het leasing of aankoop aan overheden betreft, worden de leveringen aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd. Indien het gaat om leasing of aankoop van voertuigen aan privaatrechtelijke personen worden de leveringen aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen, of bij ontstentenis, door een verklaring van de inschrijver. De beoordeling gebeurt als volgt: o 8,5 punten per correcte referentie m.b.t. leasing indien het gaat om meer dan 200 voertuigen over één kalenderjaar o Indien minder dan 200 voertuigen over één kalenderjaar per correcte referentie is de score als volgt: 8,5 punten x aantal voertuigen opgegeven in de referentie / 200 o 8,5 punten per correcte referentie m.b.t. aankoop indien het gaat om meer dan 200 voertuigen over één kalenderjaar o Indien minder dan 200 voertuigen over één kalenderjaar per correcte referentie is de score als volgt: 8,5 punten x aantal voertuigen opgegeven in de referentie / 200 Motivatie: Lokale Politie Antwerpen plaatst meestal bestellingen van meerdere voertuigen. Referenties van meer dan 200 voertuigen over één kalenderjaar worden door LPA als gelijkwaardig beschouwd. Per referentie (max. 1 A4) dient volgende indeling te worden gebruiken : Korte beschrijving inhoud project Relevantie voor deze nieuwe opdracht Sector Problematiek Datum installatie en implementatie Duurtijd implementatie Leasing of aankoop Budget Aantal voertuigen Contactpersoon Telefoonnummer Blz. 9

10 Onderaannemers worden met naam genoemd. Tevens dienen de contactgegevens worden bijgevoegd. De onderaannemers dienen deze intentie ook te ondertekenen en leggen een document voor waaruit het mandaat blijkt om zich te verbinden. In het kader van deze selectie van kandidaten is het mogelijk dat een kandidaat-inschrijver zich beroept op de bekwaamheid/draagkracht van onderaannemers. De kandidaat-inschrijver dient met een intentieverklaring aan te tonen dat hij voor deze opdracht beroep kan doen op de andere bedrijven/onderaannemers. Referenties m.b.t. service/dienstverlening/beheer van een wagenpark (18 punten) De kandidaat-inschrijver moet over 1 referentie beschikken die werd uitgevoerd tijdens de laatste 5 jaar inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met service/dienstverlening/ beheer van een wagenpark. Indien deze aan overheden betreft, worden deze aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd. Indien het gaat aan personen privaatrechtelijke personen worden deze aangetoond door certificaten opgesteld door deze, of bij ontstentenis, door een verklaring van de inschrijver. De beoordeling gebeurt als volgt: o 18 punten voor een correcte referentie die betrekking heeft op het beheer van een wagenpark van één klant met meer dan 300 voertuigen o Indien het beheer van een wagenpark van één klant met minder dan 300 voertuigen per correcte referentie is de score als volgt: 18 punten x het aantal voertuigen per wagenpark opgegeven in de referentie / 300 Motivatie: Lokale Politie Antwerpen heeft een wagenpark van een 350-tal voertuigen. Per referentie (max. 1 A4) dient volgende indeling te worden gebruiken : Korte beschrijving inhoud project Relevantie voor deze nieuwe opdracht Sector Problematiek Datum installatie en implementatie Duurtijd implementatie Aangereikte dienstverlening Budget Aantal voertuigen Contactpersoon Telefoonnummer Blz. 10

11 Onderaannemers worden met naam genoemd. Tevens dienen de contactgegevens worden bijgevoegd. De onderaannemers dienen deze intentie ook te ondertekenen en leggen een document voor waaruit het mandaat blijkt om zich te verbinden. In het kader van deze selectie van kandidaten is het mogelijk dat een kandidaat-inschrijver zich beroept op de bekwaamheid/draagkracht van onderaannemers. De kandidaat-inschrijver dient met een intentieverklaring aan te tonen dat hij voor deze opdracht beroep kan doen op de andere bedrijven/onderaannemers. 2. Projectorganisatie (35 punten) Organisatiemodel (35 punten) De opdrachtnemer levert een voorbeeld van een organisatiemodel dat hij/zij heeft gehanteerd voor dergelijk project. We denken dan aan: planning, kwaliteit, budgetbewaking, communicatie, organisatie, structuur. Elementen die hierbij aan bod kwamen zijn (niet limitatief): - wijze van interne organisatie en samenwerking binnen het team van de kandidaat-inschrijver, inclusief de samenwerkingsverbanden met onderaannemers - structuur, organisatie en planning van het werkproces (fases, opvolging opdrachtgever, ) - kwaliteitsbewaking aan de kant van de kandidaat-inschrijver - voorstel en planning voor de opvolging van de budgetbewaking gedurende het project - weergave van de verwachtingen van de kandidaat-inschrijver ten aanzien van de opdrachtgever (rollen en verantwoordelijkheden) - wijze van samenwerking en communicatie met de opdrachtgever en de andere betrokken partijen (samen komen om de vorderingen te bespreken) - beschrijving van de dienst-na-verkoop en SLA Dit criterium wordt beoordeeld op basis van een nota waarin voor het voorgestelde project de verschillende deelaspecten van de samenwerking worden beschreven. De beoordeling gebeurt als volgt: o 80 punten voor kandidaat-inschrijvers die een voorbeeld van een organisatiemodel aanleveren waarin elk van bovenstaande onderdelen duidelijk is beschreven en waarbij duidelijk blijkt dat men de aanpak en grootte van de orders van Lokale Politie Antwerpen correct inschat. o Kandidaat inschrijvers die nog andere relevante onderdelen toevoegen kunnen extra punten verdienen. o Kandidaat-inschrijvers die niet alle onderdelen, zoals hierboven vermeldt, hebben omschreven of onvoldoende duidelijk hebben omschreven, zullen in verhouding tot het niet omschreven/onvoldoende omschreven onderdeel punten verliezen. Opmerking: de aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om vooraleer tot de selectie over te gaan, de conformiteit van deze documenten na te gaan en alsnog bijkomende bewijsstukken op te vragen. Er zal dan ten gepaste tijde een lijst worden bezorgd van de diverse stukken die binnen een redelijke termijn aan de aanbestedende overheid zullen moeten worden bezorgd. Samenvattend: De beoordeling van de kwalitatieve selectiecriteria zal als volgt verlopen: Referenties vanuit de klant - referentie m.b.t. inbouw voor politie- en/of veiligheidsdiensten (18) - referentie m.b.t leveren en implementeren van IT in voertuigen (12) - referentie m.b.t. leasing en/of aankoop van voertuigen (17) - referentie m.b.t. service/dienstverlening/beheer van een wagenpark (18) Projectorganisatie - Organisatiemodel (35) 65 punten 35 punten Blz. 11

12 I.5 Vorm en inhoud van de kandidaatstelling De inschrijver maakt zijn kandidaatstelling op in het Nederlands en vult de eventueel bij de conceptnota behorende formulieren in. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. I.6 Indienen van de kandidaatstelling De kandidaturen mogen alleen verstuurd worden via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een kandidaatstelling per niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een kandidaatstelling in te dienen. De kandidaat-inschrijver kan bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt op papier bezorgen vóór de uiterste ontvangstdatum. Indien nodig worden bijkomende documenten gescand om ze bij de kandidaatstelling te voegen. Door zijn kandidaatstelling volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn kandidaatstelling worden geregistreerd. De kandidaatstelling moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de kandidaatstellingen. Meer informatie kan u vinden op volgende website: of via de e- procurement helpdesk op het nummer: +32 (0) De kandidaatstelling kan niet ingediend worden op papier Door het indienen van een kandidaatstelling aanvaarden de kandidaat-inschrijvers onvoorwaardelijk de inhoud van de conceptnota en de bijhorende opdrachtdocumenten. Indien een kandidaat-inschrijver in dat verband een bezwaar heeft, dient hij dat schriftelijk en per aangetekende post binnen zeven kalenderdagen na ontvangst van de conceptnota, bekend te maken aan de aanbestedende overheid met omschrijving van de reden. I.7 Opening van de kandidaatstellingen De opening van de kandidaatstellingen vindt plaats op 4 juli 2016 om uur. Locatie: Digipolis 1, Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen. Blz. 12

13 II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: de heer Sigurd De Strijcker Adres: Afdeling Vastgoed & Logistiek, Noorderlaan 500, 2030 Antwerpen Telefoon: Naam: mevrouw Peggy Hens of Carole Chevalier Adres: Dienst Aankoop, Generaal Armstrongweg 1 te 2020 Antwerpen Telefoon: of peggy.hens@stad.antwerpen.be of carole.chevalier@stad.antwerpen.be Voor de andere lokale politiezones De andere lokale politiezones zijn, op basis van artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningprocedure te organiseren. Lokale Politie Antwerpen fungeert hierbij als opdrachtencentrale. De andere lokale politiezones staan volledig zelf in voor de uitvoering van de opdracht vanaf de bestelling tot de betaling. Lokale Politie Antwerpen komt geenszins nog tussen in de uitvoering. Dit houdt in dat de andere lokale politiezones instaan voor alle uitvoeringsmodaliteiten met inbegrip van de borgtocht, de herstelling, de oplevering, beroep op waarborg, toepassing van de boetes, enz. Lokale Politie Antwerpen blijft echter de enige bevoegde dienst voor de maatregelen van ambtswege en de toepassing van prijsherzieningsformules. II.2 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. Blz. 13

14 II.3 Looptijd en uitvoeringstermijn De aanbestedende overheid specifieert geen uitvoeringstermijn. Bijgevolg moet de dienstverlener zelf een uitvoeringstermijn voorstellen in zijn kandidaatstelling (in kalenderdagen). De overeenkomst wordt gesloten voor vier (4) jaar en kan hierna mogelijks stilzwijgend verlengd worden met nog een periode van vier (4) jaar. De maximale duurtijd bedraagt dus 8 jaar. De Lokale Politie Antwerpen behoudt zich het recht voor de overeenkomst vervroegd op te zeggen indien de leverancier zich niet houdt aan de bepalingen van dit bestek. De opzegtermijn wordt bepaald op 3 maanden. De motivatie voor de eventuele langere looptijd is de volgende: Het voorwerp van de opdracht betreft dienstverlening en aanleveren van voertuigen voor Lokale Politie Antwerpen (en eventueel de andere lokale politiezones). Er wordt geoordeeld dat een verlenging mogelijk moet zijn gezien: het gaat om leveren van voertuigen, het mee ontwikkelen van nieuwe innovatieve voertuigconcepten en technieken. De ontwikkeling hiervan neemt gemiddeld 1 jaar in beslag; de werkelijke voordelen van het raamcontract, zijnde het kunnen leveren van voertuigen volgens nieuwe concepten (maatwerk concepten), nooit onmiddellijk na gunning kunnen benut worden. Hierdoor zal bij een beperking tot 4 jaar, de tijd dat men werkelijk gebruik kan maken van het dienstenpakket aanzienlijk korter zijn dan 4 jaar. de afschrijftermijn van de voertuigen van Lokale Politie Antwerpen gemiddeld 8 jaar zijn; het gaat om leveringen van voertuigen (en diensten die hiermee in verband staan) die strategisch ingezet zullen worden in het domein van de publieke veiligheid; II.4 Illegaal verblijvende onderdanen Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot de aanbestedende instantie een bevel in andere zin zou geven. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming; - ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1 de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt; Blz. 14

15 2 de niet-naleving van de onder 1 gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3 de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1 en 2 op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen. II.5 Loon verschuldigd aan werknemers Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/1, derde lid van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt van kennisgeving waarmee hij ervan in kennis wordt gesteld dat hij een zwaarwichtige inbreuk heeft begaan op de verplichting zijn werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben, onthoudt hij zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot hij het bewijs voorlegt aan de aanbestedende instantie dat de betrokken werknemers integraal zijn uitbetaald. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel, naargelang het geval, door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat hij de in artikel 49/1, eerste lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze opdrachtnemer of onderaannemer; - ofwel door middel van de in artikel 35/4 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die hij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1 de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer op zwaarwichtige wijze tekortschiet in zijn verplichting het aan zijn werknemers verschuldigde loon tijdig uit te betalen; 2 de niet-naleving van de onder 1 gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de opdrachtnemer is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3 de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1 en 2 op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verder onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen. II.6 eigendomsrechten discretieplicht Eigendomsrechten Het bestuur vestigt er uitdrukkelijk de aandacht op dat het uitvoeren van de opdracht geenszins impliceert dat de dienstverlener enig eigendoms- of auteursrecht op ev. in bruikleen ontvangen documenten verwerft. Het is de dienstverlener dan ook ten strengste verboden de documenten voor eigen gebruik te reproduceren, te publiceren, te verspreiden, tentoon te stellen of dergelijk gebruik aan derden te verlenen. Tevens worden alle producten of documenten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht eigendom van de opdrachtgever. Blz. 15

16 De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van alle vermogensrechten op alle grafische, audiovisuele of anderssoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. Het eindproduct (de evaluaties) mogen in zijn geheel worden aangeleverd op digitale drager, van waaruit reproductie mogelijk is. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde rechten op alle producten die vanaf dat ogenblik in het kader van de opdracht worden aangemaakt : (1) het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht, (2) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling, (3) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. De opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat alle onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de opdrachtgever daarvan perfect op de hoogte is. Discretieplicht De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. Die informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever worden meegedeeld aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel gebruiken als referentie of case, maar enkel indien hij daarvoor onmiddellijk na de voltooiing van de opdracht schriftelijk de toestemming heeft gevraagd en ook gekregen van de Lokale Politie Antwerpen. Deze opdracht mag niet als case worden voorgelegd aan derden indien de opdracht door omstandigheden niet werd uitgevoerd of indien ze volgens de Lokale Politie Antwerpen niet naar behoren werd uitgevoerd. Blz. 16

17 III. Technische bepalingen III.1 Beschrijving van de opdracht Inhoudsopgave 1. Doelstelling conceptnota 2. Wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Wijze van gunnen 2.2 Motivatie van de procedure 2.3 Procedure die zal gevolgd worden 3. Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers 3.2 Doelstelling van hoofdklant 3.3 Beschrijving van de opdracht 3.4 Duurtijd van de opdracht 4. Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie 4.2 Toekomstige situatie 5. Concept en uit te werken oplossing 5.1 Algemeen 5.2 Functionele scope huidig wagenpark 5.3 Onderhoud en SLA 5.4 Implementatieplan voor nieuwe concepten 1. Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Lokale Politie Antwerpen aan de kandidaat-inschrijvers voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 2. Wijze van gunnen, motivering, procedure 2.1 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur. 2.2 Motivatie van de procedure De aanbestedende overheid opteert voor het toewijzen van de opdracht voor diensten voor de onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 van de wet van 15 juni 2006: het geval van een overheidsopdracht voor diensten, voor zover de aard van de te verlenen diensten de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld om de opdracht bij open of beperkte procedure te plaatsen. Blz. 17

18 De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van de onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag om dat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald. De technische complexiteit van de opdracht en de functionaliteiten die de aanbestedende overheid vraagt met betrekking tot de aan te leveren voertuig concepten, moeten getoetst worden aan de bereidheid van de potentiële aanbieders om tot een gekozen oplossing te kunnen komen die zo goed als mogelijk moet aansluiten bij de noden van de verschillende gebruikers. De mogelijke inschrijvers zal gevraagd worden om mee te werken aan het ontwikkelen van nieuwe en innovatieve concepten en deze te implementeren. In het licht van het voorgaande is het belangrijk dat in overleg tot concrete afspraken kan gekomen worden zodat de kostprijs van bepaalde functionaliteiten en diensten kan afgewogen worden. Hierbij is het belangrijk dat de aanbestedende overheid en de aanbieder gezamenlijk vraag en aanbod op elkaar kunnen afstemmen. In functie van de concrete kosten-baten afweging kunnen dan bepaalde diensten/functionaliteiten wel of niet opgenomen worden. 2.3 Procedure die zal gevolgd worden De gunning zal in 2 fasen plaatsvinden: Eerste fase: de selectiefase Deze bestaat uit: o Indienen van een selectiedossier/kandidaatstelling. o De betrouwbaarheid en de bekwaamheid van de kandidaat-inschrijvers wordt onderzocht op grond van de in het concept vermelde uitsluitingsgronden en selectiecriteria. o Goedkeuring selectie door college van burgemeester en schepenen o Communicatie naar de kandidaat-inschrijvers van de selectie Tweede fase: de gunningsfase (Enkel voor de geselecteerde kandidaten) Deze bestaat uit: o Goedkeuring van het bestek door college van burgemeester en schepenen en door de gemeenteraad (eind september 2016) o Het bestek wordt verzonden aan de geselecteerde kandidaten met uitnodiging tot het indienen van een offerte. o Periode uitwerking van de offertes. o Tijdens de periode van uitwerking van de offertes zal er door de aanbestedende overheid een toelichtingssessie georganiseerd worden. Men zal hiervoor de kans krijgen om op voorhand vragen in te dienen en ook nadien kunnen er nog vragen gesteld worden via het vraag en antwoord forum. Op het moment van de toelichtingssessie zullen geen vragen beantwoord worden. o Indienen van de offertes. o Onderhandelingen. o Evaluatie van de inschrijvers op basis van de gunningscriteria. o Gunning. De procedure van beoordeling van de inschrijvers (fase 2) zal verlopen in een aantal onderhandelingsrondes. Er wordt uitgegaan van 3 onderhandelingsrondes. In de eerste ronde wordt verwacht dat de inschrijvers hun offerte komen toelichten. Er zal aan de inschrijver gevraagd worden om eventuele onduidelijkheden toe te lichten en de voorgestelde organisatiemodellen zullen besproken en afgewogen worden. In de tweede ronde wordt er verwacht dat de inschrijver een aangepaste versie van de offerte aanlevert op basis van de opmerkingen/vragen die in ronde 1 werden gesteld. Blz. 18

19 Indien er geen openstaande vragen of onduidelijkheden meer zijn zal er in de laatste ronde enkel nog onderhandeld worden over de prijszetting. Na de derde onderhandelingsronde zal de inschrijver gevraagd worden om zijn Best And Final Offer (BAFO) aan te bieden. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3. Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers De andere lokale politiezones zijn, op basis van artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningprocedure te organiseren. Lokale Politie Antwerpen fungeert hierbij als opdrachtencentrale. De andere lokale politiezones staan volledig zelf in voor de uitvoering van de opdracht vanaf de bestelling tot de betaling. Lokale Politie Antwerpen komt geenszins nog tussen in de uitvoering. Dit houdt in dat de andere lokale politiezones instaan voor alle uitvoeringsmodaliteiten met inbegrip van de borgtocht, de herstelling, de oplevering, beroep op waarborg, toepassing van de boetes, enz. Lokale Politie Antwerpen blijft echter de enige bevoegde dienst voor de maatregelen van ambtswege en de toepassing van prijsherzieningsformules. De te leveren hoeveelheden voor de andere lokale politiezones zijn niet bepaald noch gekend. De juiste hoeveelheden zullen hernomen worden in de bestelbonnen van gedeeltelijke bestelling opgesteld door de andere lokale politiezones. 3.2 Doelstelling van de hoofdklant De hoofdklant van dit bestek is de Lokale Politie Antwerpen. De doelstellingen die met dit bestek nagestreefd worden zijn: De meest efficiënte ondersteuning van operationele activiteiten van Lokale Politie Antwerpen, door een performant wagenpark uitgerust met innovatieve ombouw en digitale hulpmiddelen Doorlooptijden voor leveringen van voertuigen inkorten en zo sneller de gewenste inzet op het terrein kunnen realiseren. Politiepersoneel inzetten voor politionele kerntaken en niet langer investeren in specifieke voertuigkennis van het eigen personeel. Verminderen van de administratieve werklast bij de bestellingen van nieuwe voertuigen 3.3 Beschrijving van de opdracht Met deze opdracht is Lokale Politie Antwerpen op zoek naar één leverancier die in combinatie met één of meerdere onderaannemers kan instaan als enig aanspreekpunt voor: Aankoop en leasing van standaard voertuigen/bestelwagens/moto s/aanhangwagens/bussen/vrachtwagens/ Eenvoudige ombouw van voertuigen: o Prioritaire installatie o Bepantsering o Striping Blz. 19

20 Uitgebreide ombouw van voertuigen o Uitrusting van de voertuigen met specifiek meubilair vb. inrichting van een bestelwagen als kantoorcombi o Inrichting van een celwagen Uitrusting van de voertuigen met digitale middelen o Communicatie-apparatuur o Blackbox systeem i.f.v. Track-and-Trace o Camera-systemen o PC s en beeldschermen Korte termijn huren van voertuigen (optioneel) Voor wat betreft de uitrusting met digitale middelen zijn er 2 opties: De opdrachtgever zal de specificaties aanleveren waaraan de apparatuur moet voldoen en de integrator kiest zelf de apparatuur die hij inbouwt. De opdrachtgever zal voor voertuigen die besteld worden voor de hoofdklant Lokale Politie Antwerpen specifieke apparatuur zoals camerasystemen of black boxen i.f.v. track-and-trace voorzien en de gegunde integrator verplichten samen te werken met de door Digipolis gegunde leverancier voor die specifieke apparatuur. In het bestek zal verduidelijkt worden voor welke apparatuur deze clausule van toepassing is. (Digipolis zal voorzien in de aanlevering van de apparatuur) Ongeacht welke van bovenstaande opties geldt, de gegunde integrator draagt steeds de eindverantwoordelijkheid voor elk aangeleverd voertuig. Binnen deze overeenkomst wordt er eveneens onderhoud (inclusief SLA) gevraagd voor de geleverde voertuigen, de ombouw en de ingebouwde digitale hulpmiddelen: regulier onderhoud, bandenwissel, herstellingen, pechverhelping, 3.4 Duurtijd van de opdracht Het betreft een raamovereenkomst zonder aankoopverplichting met 1 leverancier, alle voorwaarden gekend, voor de volledige dienstverlening die betrekking heeft op het leveren en in stand houden van voertuigen op maat van politionele diensten hetzij via aankoop, hetzij via leasing. De overeenkomst wordt gesloten voor vier (4) jaar en kan hierna mogelijks stilzwijgend verlengd worden met nog een periode van vier (4) jaar. De maximale duurtijd bedraagt dus 8 jaar. De Lokale Politie Antwerpen behoudt zich het recht voor de overeenkomst vervroegd op te zeggen indien de leverancier zich niet houdt aan de bepalingen van dit bestek. De opzegtermijn wordt bepaald op 3 maanden. De motivatie voor de eventuele langere looptijd is de volgende: Het voorwerp van de opdracht betreft dienstverlening en aanleveren van voertuigen voor Lokale Politie Antwerpen (en eventueel de andere lokale politiezones). Er wordt geoordeeld dat een verlenging mogelijk moet zijn gezien: het gaat om leveren van voertuigen, het mee ontwikkelen van nieuwe innovatieve voertuigconcepten en technieken. De ontwikkeling hiervan neemt gemiddeld 1 jaar in beslag; de werkelijke voordelen van het raamcontract, zijnde het kunnen leveren van voertuigen volgens nieuwe concepten (maatwerk concepten), nooit onmiddellijk na gunning kunnen benut worden. Hierdoor zal bij een beperking tot 4 jaar, de tijd dat men werkelijk gebruik kan maken van het dienstenpakket aanzienlijk korter zijn dan 4 jaar. de afschrijftermijn van de voertuigen van Lokale Politie Antwerpen gemiddeld 8 jaar zijn; het gaat om leveringen van voertuigen (en diensten die hiermee in verband staan) die strategisch ingezet zullen worden in het domein van de publieke veiligheid. Blz. 20

21 4. Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie In de huidige situatie wordt er bij elke nieuwe behoefte een nieuw bestek opgemaakt. Deze voertuigbestekken bevatten de aankoop of leasing van een voertuig evenals het onderhoud. Van een voertuig met exact dezelfde specificaties kunnen er binnen de wettelijke grenzen van het toegestane bedrag weliswaar bijkomende voertuigen besteld worden, maar elke wijziging aan de specificaties zal steeds leiden tot de opmaak van een nieuw bestek. Dit leidt niet alleen tot een enorme administratieve werklast voor de opmaak van deze bestekken, maar ook het contractbeheer zelf wordt bijzonder complex en bij problemen moeten steeds andere partijen, volgens andere procedures, gecontacteerd worden. In de huidige voertuigconcepten wordt de inbouw van digitale middelen niet mee opgenomen als onderdeel van het bestek. Dit leidt in vele gevallen tot een suboptimale werking van zowel het leveren van de voertuigen als het onderhoud: Bij levering moeten de inbouwactiviteiten van de ombouwer worden afgestemd op de inbouwactiviteiten in functie van de digitale middelen. In de huidige situatie zien we vaak dat bekabeling wordt voorzien door de ombouwer en dat voertuigen dan langere tijd wachten op de inbouw van de digitale middelen. Het batterijmanagement dient te worden afgestemd op de ingebouwde digitale middelen: het feit dat beide zaken onder verschillende verantwoordelijken vallen verhoogd de complexiteit aanzienlijk. Bij problemen met de digitale middelen is het niet meteen duidelijk of deze te wijten zijn aan activiteiten van de ombouwer, dan aan de digitale middelen zelf, waardoor er vaak kostbare tijd verloren gaat aan het bepalen van de verantwoordelijke en dit ten koste van het daadwerkelijk oplossen van het incident. In de huidige situatie wordt in de offerteaanvraag ook steeds uitgegaan van volledig uitgeschreven technische voertuigspecificaties. Hierdoor was er bij Lokale Politie Antwerpen een expertise vereist in de technische kennis van voertuigen. Deze expertise kan naar de toekomst toe door Lokale Politie Antwerpen niet meer gegarandeerd worden. 4.2 Toekomstige situatie In de toekomstige situatie wensen we één single point of contact (SPOC) voor alles wat te maken heeft met voertuiginvesteringen en exploitatie. Binnen het raamcontract integrator voor het wagenpark van Lokale Politie Antwerpen moet het voor Lokale Politie Antwerpen mogelijk zijn om standaard voertuigen te bestellen, al dan niet met een beperkte ombouw. Daarnaast moeten voor specifieke functionele doeleinden op maat gemaakte voertuigconcepten kunnen uitgewerkt en besteld worden. Om dit mogelijk te maken zal de gegunde integrator zich moeten kunnen beroepen op een partnership met meerdere voertuigallianties, (één of) meerdere ombouwers en verschillende technologie partners. De integrator zelf blijft hierbij de eindverantwoordelijke en zal zelf instaan voor de coördinatie en optimale werking van de onderaannemers betrokken bij de uitvoering van concrete opdrachten. Bij eventuele problemen of bij nieuwe vragen zal Lokale Politie Antwerpen steeds één aanspreekpunt hebben. Concrete opdrachten zullen gebeuren op basis van een bestelling van een bestaand voertuigconcept of bestaande dienst opgenomen in de product- en dienstencatalogus. Bij nieuwe voertuigconcepten zal er voorafgaandelijk een vraag gericht worden aan de integrator om een concept uit te werken dat voldoet aan de functionele specificaties van de opdrachtgever. Hierbij gaan we uit van een samenwerkingsmodel waar door Lokale Politie Antwerpen voornamelijk functionele behoeften worden Blz. 21

22 aangereikt die fungeren als acceptatiecriteria voor een nieuw concept. Het samenbrengen van de technische expertise om de functionele vereisten te verwezenlijken zien we als een taak van de integrator. Na validatie van een concept zal het dan opgenomen worden in de product- en dienstencatalogus. Hierdoor wordt de administratieve werklast vereenvoudigd en zal men eveneens de doorlooptijd van opdracht tot levering significant kunnen versnellen. In onderstaande tekening is geïllustreerd welke diensten er zoal verwacht worden van de integrator. Door voertuigexpertise, ombouw en technologie onder dezelfde verantwoordelijkheid te plaatsen, zal er meer dan vandaag gegarandeerd worden dat het voertuig zelf op de meest efficiënte manier kan worden ingebouwd. Wat opnieuw een positieve impact zal hebben op de levertijden en de kwaliteit van het geheel. Ook het hebben van één aanspreekpunt voor onderhoud en herstelling zal de werkprocedures aanzienlijk vereenvoudigen. 5. Concept en uit te werken oplossing 5.1 Algemeen Fase 1: Bij de kandidaatstelling wordt gevraagd om een organisatiemodel (van een andere grote organisatie) voor te stellen waarvan de kandidaten geloven dat met dergelijke organisatie op een vlotte en efficiënte manier aan de eisen en wensen van Lokale Politie Antwerpen kan worden voldaan. Verwacht wordt dat zij met de beschrijving van hun organisatiemodel onder meer kunnen verduidelijken dat men binnen aanvaardbare termijnen nieuwe voertuigen kan leveren aan Lokale Politie Antwerpen hetzij door het sluiten van een leasing overeenkomst, hetzij via een aankoopprocedure. Zij zullen ook moeten verduidelijken dat ze een zeer ruime keuze in Blz. 22