Theorie Ondernemend werken Hoofdstuk 4. Fondsen werven

Transcriptie

1 Theorie Ondernemend werken Hoofdstuk 4 Fondsen werven Samenvatting Wat is fondsen werven? Op zoek naar jezelf Van idee naar projectvoorstel Begroten Donoren De aanvraag Relatiebeheer 9 Ruimte voor notities 10 1

2 SAMENVATTING 4.1 Wat is fondsen werven? Betekenis fondsen werven Aansluitende doelstellingen Waar te vinden? 4.2 Op zoek naar jezelf Wie zijn wij als organisatie? 4.3 Van idee naar projectvoorstel Inhoud projectvoorstel Doel(en) stellen SMART formuleren 4.4 Begroten Inkomsten en uitgaven Wat wordt opgenomen in de begroting 4.5 Donoren Verschillende donoren uitgelicht Zelffinanciering 4.6 De aanvraag Contact leggen Wat komt er in de aanvraag te staan? Oog voor details 4.7 Relatiebeheer Contact met (potentiële) donoren Acties m.b.t. relatiebeheer 2

3 4.1 Wat is fondsen werven? Fondsen werven is het verkrijgen van geld, goederen, diensten of menskracht door deze te vragen aan de overheid, particuliere fondsen, bedrijven of het Nederlandse publiek. Een fondsaanvraag doe je niet zomaar. Je hebt een idee, een plan, en je wil er iets mee. Maar waar haal je het geld, de middelen of de menskracht vandaan? Als je idee haalbaar/ realiseerbaar wordt met wat extra hulp en ondersteuning van derden dan kun je hiervoor een fonds aanschrijven. Belangrijk hierbij is de relatie die je organisatie heeft met fondsen. Het gaat om wederzijds vertrouwen en het delen van dezelfde interesses. Ook het werven van fondsen is gebaseerd op samenwerken. Het is belangrijk om de relatie op te bouwen, te onderhouden en wederzijdse belangen te behartigen. Er moet een win-win situatie zijn. Let er dus op dat doelstellingen van fondsen aansluiten bij de doelstellingen van je project. Zet hier dan ook op in. Het is belangrijk om niet je handje op te houden en om geld te vragen maar maak duidelijk dat je wilt werken aan het realiseren van een doel of oplossen van een probleem. In Nederland zijn honderden (particuliere) fondsen die steun bieden aan mensen of organisaties en hun activiteiten. Een overzicht van deze fondsen is terug te vinden in het 734 pagina tellende fondsenboek. Hierin komen ruim 500 fondsen aan bod. Dit boek is te bestellen bij de boekhandel. Het internet heeft ook diverse sites die informatie bevatten over fondsen. Een voorbeeld hierbij is vermogensfondsen.startpagina.nl Fondsen werven kost tijd, energie en vooral veel aandacht. We zullen verder in gaan op de stappen die gezet moeten worden om fondsen te werven. Opdracht Op zoek naar jezelf In hoofdstuk 1 zijn we er al uitgebreid op in gegaan: wie zijn wij als organisatie? Het is van groot belang dat je eerst duidelijk hebt wie je als organisatie bent en welke doelen je voor ogen hebt voordat je naar buiten treedt om fondsen te gaan werven. Ga dus op zoek naar jezelf: Waarom bestaan wij? (missie) Waar willen we naar toe, wat willen we bereiken? (visie) Wat onderscheid ons van anderen? (Unique Selling Points) Wat is ons imago? Wat maakt ons interessant voor een donor? Wat hebben we te bieden? 3

4 Opdracht Van idee naar projectvoorstel Als het goed is heb je weer even stil gestaan bij de missie, visie en het imago. Je hebt helder welke doelen je wilt bereiken. Dan ga je bezig het idee wat is ontstaan uit te werken naar een heus projectvoorstel. In een projectplan moet de gehele situatie worden opgenomen en van alle kanten worden belicht: Aanleiding, achtergrond; Doel en doelgroep; Resultaten; Aanpak en activiteiten; Randvoorwaarden; Organisatie; Planning; Begroting. Bij het maken van een projectplan kun je het volgende schema als uitgangspunt nemen: Planning Ontwikkeldoel Uitvoering Projectdoel Bijdrage Resultaten Bijdrage Activiteiten In dit schema is te zien dat tijdens de planning van een project er van het doel wordt uitgegaan. Wat wil je bereiken met het project? Langzaam wordt stapje voor stapje toegewerkt tot de activiteiten de je tijdens je project wilt uitvoeren. In de praktijk, als het project aan de gang is, werkt het andersom: vanuit de activiteiten wordt er toegewerkt naar het behalen van de doelen. Bij het stellen van het doel is het belangrijk om deze SMART te formuleren. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Resultaatsgericht en Tijdgebonden. 4

5 Opdracht De begroting Hoeveel geld heb je nodig om je project uit te kunnen voeren? Dat is de belangrijkste vraag voor het opstellen van een begroting. Denk daarbij aan de volgende vraag: hoeveel uitgaven en inkomsten zullen er zijn? De begroting is het kostenplan + het dekkingsplan. Maak in je begroting onderscheid tussen directe kosten (gericht op uitvoering van het project) en indirecte kosten (gericht op kosten van de organisatie). Ook zal in de begroting rekening gehouden moeten worden met verschillende fases in het project. De ene fase heeft misschien meer menskracht nodig terwijl je in een andere fase juist om materiaal verlegen zit. De begroting van de uitgaven: Hoeveel is er nodig voor de voorbereiding van het project? Wie gaat het project uitvoeren en zijn daar kosten aan verbonden? Hoeveel uren of dagdelen duurt het project? Zijn er vrijwilligers bij betrokken? Krijgen zij een vergoeding? (een cadeaubon bijvoorbeeld) en zo ja, voor welk bedrag? Worden er reiskosten gemaakt? Voor hoeveel geld? Wat zijn de kosten van de materialen die nodig zijn voor het project? Hoeveel kost de huur van de ruimte waar het project wordt uitgevoerd? Hoeveel geld is er nodig voor consumpties? (koffie/thee/limonade/eten)? Hoeveel is er nodig voor investeringen (bijvoorbeeld voor een computer, koffiezetapparaten, tafels en stoelen)? Probeer een bedrag te berekenen voor onvoorziene kosten, die zijn er altijd! De inkomsten Hoeveel is de bijdrage van de deelnemers? Hoeveel is de bijdrage van de organisatie? Als de uitgaven en inkomsten berekend zijn kan er een begroting worden gemaakt. 4.5 Donoren Heb je duidelijk gekregen wat je concrete plan is en de omschrijving en begroting hiervan is klaar, dan kan de volgende stap worden gezet: welke fondsen ga je aanschrijven en wat kun je er mee bereiken? De meeste mensen denken in eerste instantie aan het aanvragen van subsidie bij de gemeente. Dat kan uiteraard, maar er zijn nog meer mogelijkheden. In de zoektocht naar donoren zijn er vijf grote bronnen te onderscheiden: Overheidssubsidie: Internationale, landelijke, provinciale, gemeentelijke overheid. Particuliere fondsen: Projectfinanciering. Bedrijven: Sponsoring, diensten, menskracht, apparatuur. Nederlands publiek: Donateurs, collecte, evenementen, benefieten. Zelffinanciering: Verkoop van producten en diensten. 5

6 Overheidssubsidie De overheid streeft naar een goede leefomgeving, met alle bijbehorende facetten. Om dit te behalen zijn er allerlei verschillende subsidies vrijgemaakt. Deze zijn verdeeld over de gemeenten, de provinciën en het rijk. Als je besluit een overheidssubsidie aan te vragen, kijk dan goed naar het beleid dat uitgevoerd wordt. Welke doelgroepen worden er gesteund? Welke activiteiten krijgen wel subsidie en welke niet? Kijk daarna bij welke afdeling van de gemeente of de provincie je moet zijn. Particuliere fondsen Ook bij particuliere fondsen moet je een officiële aanvraag indienen. Deze fondsen bestaan meestal uit particuliere organisaties die geld geven voor bijzondere projecten en initiatieven. Zij richten zich vaak op een specifiek doel, bijvoorbeeld een bepaalde doelgroep in een regio of een specifieke sector. Om deze reden is belangrijk van te voren goed uit te zoeken welke particuliere fondsen je aanschrijft. Bedrijven Veel bedrijven staan open voor het sponsoren van projecten en activiteiten. Vaak streeft het bedrijf naar naamsbekendheid en willen projecten sponsoren die het imago van het bedrijf versterken en reclame opleveren. Denk bijvoorbeeld aan Philips die PSV sponsort, etc. Daarnaast zijn veel bedrijven maatschappelijk betrokken. Zij willen met hun bedrijf ook een steentje bijdragen. Denk bij sponsoring niet alleen aan financiën. Bedrijven kunnen menskracht leveren (medewerkers die een dagje vrijwilligerswerk doen), het beschikbaar stellen van materialen, apparatuur en ruimte of kennis en expertise. Nederlands publiek Helaas hebben veel bedrijven weinig of geen eigen vermogen. Organisaties kunnen dan bijvoorbeeld donaties krijgen van mensen die zich betrokken voelen bij het doel van de organisatie. Daarnaast kunnen ook activiteiten worden georganiseerd om geld in te halen. Dit kan collecte zijn (er wordt geld opgehaald bij het publiek), een evenement (je organiseert iets leuks en vraagt een financiële bijdrage van mensen) of een benefietavond: mensen koken bijvoorbeeld allemaal iets lekkers en verkopen dit voor een klein bedrag wat ten goede komt aan een project. Om hierop in te spelen is het belangrijk te begrijpen waarom mensen geven. Wat is de psychologie hierachter? Emotie; medelijden, woede, hoop, angst, onmacht Geweten; schuld, eigen welstand, solidariteit Eigen gewin; tegenprestaties, naamsbekendheid, profilering Sociale gronden; sociale beloning, wij-gevoel Donateurs werven en behouden is een vak apart. Het vergt erg veel tijd en aandacht om donateurs binnen te halen. Indien zij eenmaal binnen zijn is het van groot belang om een goed databestand aan te maken zodat gegevens altijd bekend en up-to-date zijn. Weet wat 6

7 je aan welke donateur hebt zodat je een min of meer continue geldstroom hebt. Maak afspraken over verslaglegging. Wat zijn de verplichtingen naar de donateurs toe? In hoeverre is het geld vrij te besteden? Neem dit allemaal op in je samenwerking met donateurs. Zelffinanciering Uiteraard heb je als organisatie ook heel wat mogelijkheden om geld en middelen te verageren. Met eigen inkomsten kan de organisatie haar missie misschien nog wel meer of beter vervullen. Hoe kunnen eigen inkomsten verkregen worden? Denk aan bijvoorbeeld aan het organiseren van een rommelmarkt of een loterij, ga taarten of kleding verkopen. Denk goed na over de mogelijkheden en welke manier bij je organisatie passen. Je kunt met de specifieke kennis van jouw organisatie misschien ook trainingen organiseren. Vraag de deelnemers om een vergoeding. Een paar voorbeelden van grote organisaties die aan zelffinanciering hebben gedaan: Het Pandabrood van het WNF Brouwerij De Prael van de GGZ De Artbag van het aidsfonds De voordelen van zelfinanciering zijn; Minder afhankelijk; meer armslag Grotere zichtbaarheid, meer (potentiële) donateurs Ondernemende cultuur 7

8 Opdracht De aanvraag Als je eenmaal een donor hebt gevonden, is het aan te raden om contact op te nemen met een contactpersoon. Je kunt dan uitleggen wat je plannen zijn en hoeveel geld je nodig hebt. De contactpersoon kan jou dan ook direct vertellen of jouw project wel bij zijn of haar fonds past: sluiten de doelstelling bij elkaar aan? Deze persoon kan je ook vertellen hoeveel geld je maximaal aan kunt vragen, het ene fonds kan je meer geld verstrekken dan het andere. Daarnaast kun je informeren wanneer de aanvraag binnen moet zijn. Dit kan namelijk van invloed zijn op de planning van je project. Fondsen stellen vaak duidelijke criteria en voorwaarden dus lees deze altijd goed door. Als de reactie positief is en je hebt voldoende informatie verkregen kun je aan de aanvraag beginnen. Check eerst of je alle gegevens helder hebt: Projectbeschrijving Begroting Stand van zaken Geloofsbrieven Tegenprestaties Dan over naar de aanvraag zelf: Zorg voor een pakkende kop; de aandacht moet direct gepakt worden; Inleiding; waarom moet de donateur dit lezen? De missie/visie van de organisatie; Probleem van de doelgroep; Het project, de oplossing voor het probleem; Organisatie, waarom juist jouw organisatie? Investering, wat vraag je van de donateur? Wat biedt jouw organisatie? Contactgegevens, wie kan de donateur bereiken en waar? Zorg dat alle bovenstaande punten verwerkt zijn in de aanvraag maar let ook op de details: Ga niet smeken om geld of middelen maar probeer op een overtuigende en heldere manier te beschrijven waarom het zo belangrijk e nuttig is dat jouw organisatie ondersteund wordt; Schrijf vanuit de doelgroep, probeer hun stem te zijn naar de buitenwereld; Schrijf altijd op maat: gebruik geen standaardbrief voor elke aanvraag. Pas de toon, vraag en schrijfstijl aan op de gene waar je de aanvraag bij indient, zonder je authenticiteit kwijt te raken; Let op (taal)fouten. De kans dat je aanvraag wordt afgewezen vergroot als je de contactpersoon met mevrouw aanspreekt terwijl het een meneer is. Taalfouten staan ronduit slordig; Verras! Je moet je proberen te onderscheiden van al die andere organisaties die aanvragen indienen. Gebruik je fantasie en creativiteit om dit op een leuke, pakkende manier te doen; Besteed aandacht aan de presentatie. 8

9 Opdracht Relatiebeheer Als je aanvraag goed is ingediend dan is het afwachten of deze wordt ingewilligd. Het is hoe dan ook belangrijk om het contact met de donor goed te houden. Dit is van belang indien de aanvraag is goed gekeurd maar ook als deze, om welke reden dan ook, is afgewezen. Je weet immers nooit of je in de toekomst alsnog gebruik kan maken van deze donor. Het contact onderhouden noemen we ook wel relatiebeheer. Uit onderzoeken is gebleken dat de meeste (potentiële) donoren afhaken omdat ze te weinig aandacht krijgen. Sommige mensen onderschatten het feit dat het onderhouden van contact veel tijd en aandacht vergt. Over het algemeen is donoren binnenhalen sneller gedaan dan het investeren in het behoud van de bestaande donoren. Het is belangrijk dat je op de hoogte blijft van het wel en wee van je (potentiële) donoren. Probeer ontwikkelingen binnen de organisatie of het bedrijf te volgen. Wat speelt er? Zijn er nieuwe doelen/prioriteiten/acties gesteld? Ga vooral eens naar klantendagen of een bijeenkomst. Zorg dus dat je zelf in beeld blijft bij je donor. Laat weten hoe het met je organisatie gaat, waar de organisatie allemaal mee bezig is. Het gaat er om wederzijdse betrokkenheid te creëren. Acties m.b.t. het uitvoeren van relatiebeheer Zorg voor een persoonlijke insteek Kom afspraken na en maak ze waar Houd donoren volledig en regelmatig op de hoogte Verplaats je in de donor Doe iets extra s Nodig donoren uit voor speciale gelegenheden Bedank ze! 9

10 Ruimte voor notities 10