Profielschets. Amsterdam, oktober 2016 Henk Hendriks

Transcriptie

1 Profielschets Werving en selectie: hoofd bedrijfsvoering (business)controller/senior beleidsmedewerker bestuur hoofd bedrijfsvoering/businesscontroller senior beleidsmedewerker bestuur Amsterdam, oktober 2016 Henk Hendriks

2 1 Situatieschets Door pensionering en herverdeling van taken ontstaan op het stafbureau van het Trinitas College in de loop van het schooljaar een aantal vacatures. Het betreft nu twee functies waarin we de rollen van hoofd bedrijfsvoering, hoofd financiën, (business)controller en senior beleidsmedewerker bestuur willen onderbrengen. In totaal is er 1,6 tot 1,8 fte formatieruimte beschikbaar. Wij stellen de vacatures gelijktijdig open en nodigen sollicitanten uit om, afhankelijk van ambitie, opleiding en ervaring, te reageren op één van de volgende functies: Een hoofd bedrijfsvoering (0,8 1,0 fte) Businesscontroller/senior beleidsmedewerker bestuur (0,6 0,8 fte) Een hoofdbedrijfsvoering/businesscontroller (1,0 fte) Senior beleidsmedewerker bestuur (0,6 0,8 fte). 2 De functies Hoofd bedrijfsvoering (0,8 1,0 fte) Het Trinitas College zoekt voor deze rol een onafhankelijk inhoudelijk deskundige met hbo+ werk- en denkniveau, die tegenwicht kan bieden en tegelijk het overzicht houdt. Iemand die leidinggevende taken combineert met beleidsmatige verantwoordelijkheden en die met plezier bijdraagt aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van het stafbureau en de ontwikkeling en ondersteuning van de onderwijsorganisatie. Het hoofd bedrijfsvoering geeft leiding aan het cluster bedrijfsvoering, waarvan financiën, facilitaire zaken en ict deel uit maken en is verantwoordelijk voor alle daar te verrichten werkzaamheden. Binnen de afdeling financiën vindt de advisering plaats over de (strategische) ontwikkeling en uitvoering van het financieel beleid, het opstellen van de begroting en jaarrekening, beheer en uitvoering van het boekenfonds en leermiddelenbeleid, alsmede de begeleiding van de schooldirecteuren bij het opstellen van de schoolbegroting, het bewaken van de budgetten en het financieel uitwerken van formatievraagstukken in nauwe samenwerking met het hoofd HR en de businesscontroller. Binnen de afdeling facilitaire zaken vindt de advisering plaats omtrent het inkoopbeleid van de organisatie, alsmede alle overige facilitaire aspecten op het gebied van beleidsontwikkeling, coördinatie en uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot arbo, huisvesting, beheer en onderhoud. Binnen de afdeling ict is, op basis van inzicht in de informatiebehoefte van de administratieve en onderwijsorganisatie, kennis aanwezig over de werking en mogelijkheden van informatiesystemen en de hierbij behorende administratieve en technische regels en voorschriften. Er vindt advisering plaats op het gebied van beleidsontwikkeling met betrekking tot informatie- en communicatie technologie, coördinatie van de organisatie en inrichting van het beheer van hard- en software en de te onderscheiden netwerken. Applicatiebeheer en informatiemanagement krijgen een steeds belangrijker rol. U geeft leiding aan een enthousiast en betrokken team van 15 personen (12 fte) en u legt verantwoording af aan het bestuur. De opdracht van het nieuwe hoofd bedrijfsvoering bestaat onder andere uit: Leiding en sturing geven aan het cluster bedrijfsvoering met het accent op financiën en de administratieve organisatie. Hierbij kunnen schakelen tussen hands-on en beleidsmatige activiteiten. Daarbij in staat zijn om het grote plaatje voor ogen te houden en daar waar nodig ook operationeel zijn/haar steentje te kunnen bijdragen voornamelijk op financieel gebied, zoals het opstellen van de begroting en jaarrekening. Voor ict en facilitaire zaken dienen als initiator en sparringpartner voor de medewerkers en fungeren als linking pin tussen bestuur en de organisatie. Zorgen voor heldere en eenduidige processen binnen en tussen de afdelingen. De basis is aanwezig en dient verder uitgebouwd te worden. Invulling geven aan het begrip servicegerichte houding, samen met de medewerkers van de afdeling en de directeuren van de scholen. 2 van NO01-HH

3 Invulling geven aan de diverse expertisegebieden binnen het terrein van bedrijfsvoering. Werken aan het verhogen van het beleidsvoerend vermogen van de afdeling. Verantwoordelijkheden daar laten liggen waar ze horen en kunnen liggen. Verder professionaliseren van de medewerkers binnen het cluster bedrijfsvoering. Hierbij zijn modernisering, verbreding van inzet en flexibilisering sleutelbegrippen. U brengt de kwaliteiten van de medewerkers in beeld en stimuleert de verdere ontwikkeling. U maakt optimaal gebruik van de aanwezige deskundigheid en laat ruimte waar dat kan. Het verder bouwen aan één team binnen het cluster bedrijfsvoering. Hierbij zorgen voor een goede en coherente samenwerking zowel binnen de eigen afdeling als ook met het cluster personeel, de directeuren, de businesscontroller en het bestuur. Samen met en in afstemming met het hoofd HR en de businesscontroller werken aan beleidsvoorbereiding voor het bestuur. Als hoofd bedrijfsvoering zorgt u voor het opstellen/bijstellen, de uitvoering en evaluatie van het beleid op de terreinen: financiën, ict en facilitair beheer. Het hoofd bedrijfsvoering is binnen dit cluster tevens verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning & control cyclus en zorgt dat de managementrapportages tijdig worden samengesteld. Als hoofd bedrijfsvoering bent u zowel naar buiten als naar binnen gericht en wijst u de organisatie proactief op de samenhang van (in- en externe) ontwikkelingen en bijbehorende (bedrijfsmatige en kwalitatieve) risico s. U bent het centrale aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling financiën, ict en facilitaire zaken. Bedrijfsmatige aspecten op het gebied van huisvesting, ict en onderhoud van schoolgebouwen kunt u adequaat managen, waarbij u als deskundig aanspreekpunt voor het bestuur en de directeuren fungeert. Functie-eisen en competenties: Afgeronde bedrijfseconomische hbo opleiding; specifieke kennis op de betreffende beleidsdomeinen en in het bijzonder op financieel beleid (begroting, jaarrekening) en ict/informatiemanagement. Bij voorkeur kennis van de sector onderwijs/vo, de arbeidsverhoudingen en de bedrijfsvoering aldaar (of het vermogen die kennis snel op te doen). Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van standpunten, nieuwe ideeën, beheersmatige en organisatorische beleidsaspecten. Een hands-on mentaliteit als meewerkend voorman/voorvrouw daar waar dit nodig is; U geeft leiding als een teamspeler die mensen stimuleert om hun kwaliteiten in te zetten en verder te ontwikkelen. U bent een bruggenbouwer en een verbinder. U bent vasthoudend, daadkrachtig en besluitvaardig en beschikt over een goed analytisch denkvermogen en sterk cijfermatig inzicht. U bent servicegericht, creatief en inspirerend. U beschikt over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden. Functie businesscontroller (0,2-0,4 fte) De functie businesscontroller dient gecombineerd te worden met die van senior beleidsmedewerker bestuur of met die van hoofd bedrijfsvoering. Het Trinitas College zoekt voor de rol van businesscontroller een onafhankelijk inhoudelijk deskundige met academisch werk- en denkniveau, die autonoom durft te handelen en tegelijk strategisch overzicht heeft. Naast de financial control toetst u als controller ook in een breder perspectief of de te realiseren beleidsdoelstellingen daadwerkelijk worden gehaald en geeft u hierover gevraagd en ongevraagd advies op bestuurlijk en centraal directieniveau. U adviseert het bestuur, het hoofd HR, het hoofd bedrijfsvoering en de directeuren over beleids- en beheersaspecten met betrekking tot het in control zijn van de organisatie en ondersteunt hen bij het vertalen van de financiële, strategische, onderwijskundige en organisatiedoelstellingen. In het uiterste geval bij crisissituaties adviseert u ongevraagd de raad van toezicht. De businesscontroller is tevens verantwoordelijk voor de opzet van de planning & control cyclus, de administratieve organisatie en de interne controle en de kwaliteit van de managementrapportages voor directies, bestuur en RvT. Voor het onderwijsbeleid en de kwaliteitscyclus onderwijs zijn de directeuren van de twee vestigingen verantwoordelijk. De businesscontroller ondersteunt en adviseert hen bij dit proces. U legt verantwoording af aan het bestuur. 3 van NO01-HH

4 De opdracht van de nieuwe businesscontroller bestaat onder andere uit: Mede zorgdragen voor het kwaliteitsbeleid in het algemeen en het opzetten en uitvoeren van een kwaliteitssysteem voor het genereren en analyseren van sturings- en managementinformatie en vertalen naar bruikbare (strategische) adviezen ter ondersteuning van een brede beleidsmatige en financiële planning-encontrol cyclus. Proactief integraal adviseren over beleid en beleidsontwikkeling. Het zorgdragen voor het ontwerpen en uitbouwen van verbetering van richtlijnen, procedures, reglementen en een instrumentarium van managementrapportages op alle beleidsterreinen. Werkzaamheden en verantwoordelijkheden: eerste aanspreekpunt zijn voor de accountant; opstellen van kaders voor het financieel beleid, begroting, perioderapportages, jaarverslag en liquiditeitsprognoses; lumpsum (inkomsten, begroting en bekostigingscontrole); jaarrekening (verantwoording besteding en realisatie beleidsdoelstellingen) in samenwerking met het hoofd bedrijfsvoering; treasury beheer en beleid; toetsing van externe beleidsvoornemens aan het vastgesteld beleid en indien nodig acties ondernemen; deelname aan regionale, landelijke of interne overlegstructuren indien aan de orde; zorgdragen voor een adequate AO, IC en archivering passend bij wet- en regelgeving; en opstellen van discussie- en beleidsnotities over aanpassing en/of bijstelling van beleid vanwege voorziene lange termijnontwikkelingen. Functie-eisen en competenties: Afgeronde academische of post-hbo opleiding (bedrijfseconomie, accountancy, bedrijfskunde); specifieke kennis op de betreffende beleidsdomeinen (P&C, financieel beleid ( treasury, investeringsbeslissingen), AO/IC, FA); Meerdere jaren werkervaring met administratieve processen en financiële analyses. Bij voorkeur kennis van de sector onderwijs/vo, de arbeidsverhoudingen en de bedrijfsvoering aldaar (of het vermogen die kennis snel op te doen). Bij voorkeur kennis van en ervaring met het opzetten of ontwikkelen van de kwaliteitsagenda en controlfunctie binnen een middelgrote organisatie. Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen, implementeren en verdedigen van beleid; Vaardigheid in het omgaan met tegengestelde belangen en in het ontwikkelen van draagvlak voor nieuwe ideeën en concepten. Een hands-on mentaliteit als meewerkend voorman/voorvrouw daar waar dit nodig is. Competenties: omgevingsbewustzijn/netwerken, samenwerken, enthousiasmeren, initiëren, organisatiesensitief, analytisch denkvermogen en sterk cijfermatig inzicht, goede communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling). Functie senior beleidsmedewerker bestuur (0,6 0,8 fte) Het Trinitas College zoekt voor de rol van senior beleidsmedewerker een facilitator, onderzoeker, beleidsschrijver. De beleidsmedewerker ondersteunt het bestuur bij beleidsontwikkeling, voorziet deze beleidsontwikkelingen van impulsen, doet onderzoekswerk en schrijft conceptnotities, bewaakt de governance van de stichting en is procesbegeleider bij complexe processen. Deze werkzaamheden verricht de beleidsmedewerker in nauwe samenwerking met de businesscontroller, de hoofden bedrijfsvoering en HR en de directeuren. U legt verantwoording af aan het bestuur. 4 van NO01-HH

5 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden: voorbereiding van de bestuurlijke besluitvormingsagenda; schrijven van (concepten voor) kwaliteitsrijke beleidsdocumenten, statuten, reglementen, beleidsplannen en notities die nodig zijn om de koers van de organisatie te ondersteunen en om te voldoen aan wet- en regelgeving; U bereidt interne en externe vergaderingen voor waarbij het bestuur betrokken is en verzorgt de follow-up van deze vergaderingen. U adviseert vooraf en coördineert en bewaakt het advies- en besluitvormingsproces; en U signaleert interne en externe ontwikkelingen en adviseert het bestuur. Deze werkzaamheden verricht de beleidsmedewerker in nauwe samenwerking met bestuur, de businesscontroller, de hoofden bedrijfsvoering en HR en de directeuren. Functie-eisen en competenties: Een afgeronde bestuurlijke of juridische hbo-opleiding of een vergelijkbare studie. Goede communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling). Kennis op het gebied van bestuur en beleid in het onderwijs. Een analytisch denkvermogen. Gestructureerd werken en nauwkeurig om weten te gaan met deadlines. Weet grote lijnen te halen uit complexe informatie. 3 Wie wij zijn Het Trinitas College is een katholieke scholengemeenschap voor gymnasium, (tweetalig) atheneum, havo en vmbo. Het Trinitas College heeft twee scholen, het Han Fortmann (vwo, havo) en de Johannes Bosco (vmbo). In twee prachtige schoolgebouwen volgen ruim 3400 leerlingen dagelijks het onderwijs dat bij hen past. Iedere dag ondersteunen circa 400 medewerkers dat leerproces door in een veilige en uitdagende leeromgeving, inspirerend en eigentijds onderwijs te verzorgen en dat proces te faciliteren. Daarbij is het uitgangspunt: Jonge mensen ondersteunen om een betekenisvolle plek te kunnen innemen in de samenleving, en zorgen dat zij alles leren wat daarvoor van belang is. Dat betekent naast kennis opdoen en werken naar een examen, ook leren omgaan met onzekerheden, veranderingen en complexiteit. Het Trinitas College wil dat bereiken door het geven van goede lessen en door het geven van goede voorbeelden, door de leerlingen uit te dagen dingen te doen waarvan ze niet wisten dat ze het in zich hadden. Al het personeel heeft hierin een actieve en stimulerende rol. Het Trinitas College wil een goede werkgever zijn waar de uitspraak Jouw talent telt niet alleen geldt voor de leerlingen maar ook voor het personeel. Als medewerker bij van het Trinitas College maak je namelijk het verschil. De dagelijkse leiding van de scholen berust bij twee directeuren. De voorzitter van de raad van bestuur en de directeuren vormen samen het centraal directieteam. Afhankelijk van de onderwerpen zullen het hoofd HR en het hoofd bedrijfsvoering / businesscontroller / beleidsmedewerker en het hoofd HR daarbij aansluiten. Voor de ondersteuning van het bestuur en de twee scholen draagt het stafbureau zorg. In de huidige structuur bestaat het stafbureau uit de afdelingen P&O, financiën, facilitaire zaken en ict. Daarbij vormt het ontwikkelen, en ondersteunen bij het uitvoeren van beleid met betrekking tot de diverse beleidsterreinen een belangrijk element. Door natuurlijk verloop (pensionering) in de loop van dit schooljaar op andere sleutelposities binnen het stafbureau, bevindt het stafbureau zich in een transitiefase. Door verdere doorvoering van de besturingsfilosofie hebben beide directeuren van de scholen meer verantwoordelijkheden gekregen; door deze toegenomen verantwoordelijkheden veranderen de ondersteuningsvragen. De adviesfunctie van het stafbureau wordt steeds belangrijker. Het stafbureau zal zich verder gaan ontwikkelen in de richting van een servicecentrum (inclusief beleidsontwikkeling). 5 van NO01-HH

6 Organisatiestructuur De stichting Katholiek Voortgezet Onderwijs Heerhugowaard is het bevoegd gezag van het Trinitas College. De stichting is opgericht in 1959 en heeft na een bestuursfusie in 1994 en een scholenfusie in 1997 de huidige organisatievorm gekregen. Het Trinitas College kent het two-tiermodel met een statutair onderscheiden eenhoofdige raad van bestuur en een raad van toezicht. De bestuurder is belast met het besturen van de stichting en vertegenwoordigt de stichting in en buiten rechte. De bestuurder treedt als werkgever op voor alle medewerkers in dienst van het Trinitas College en geeft direct leiding aan de directeuren van de scholen, het hoofd HR en het hoofd bedrijfsvoering / businesscontroller / senior beleidsmedewerker bestuur en het hoofd HR. 4 Praktische informatie en procedure Als één of een combinatie van deze vacatures u aanspreekt en als u zich in het profiel herkent, horen wij graag van u. We gaan ervan uit dat u als kandidaat over de competenties beschikt die gebruikelijk zijn voor functies als deze. De werkzaamheden als hoofd bedrijfsvoering worden gewaardeerd op schaal 12 (maximaal 5.297,-- bruto per maand) conform de cao voor het voortgezet onderwijs. De werkzaamheden als businesscontroller/senior beleidsmedewerker bestuur worden gewaardeerd op maximaal schaal 13 (maximaal 5.835,-- bruto per maand) conform de cao voor het voortgezet onderwijs. De werkzaamheden als hoofd bedrijfsvoering/businesscontroller worden gewaardeerd op maximaal schaal 13 (maximaal 5.835,-- bruto per maand) conform de cao voor het voortgezet onderwijs. De werkzaamheden als senior beleidsmedewerker bestuur worden gewaardeerd op maximaal schaal 12 (maximaal 5.297,-- bruto per maand) conform de cao voor het voortgezet onderwijs. Een assessment kan deel uitmaken van de procedure. Uw brief en cv kunt u versturen via t.a.v. de heer H.A. Hendriks o.v.v. vacaturenummer Meer informatie via of en telefonisch: We zien uw reactie graag uiterlijk 21 november 2016 tegemoet. 6 van NO01-HH