DEELRAPPORT FASE 3: HAALBAARHEIDSANALYSE

Transcriptie

1 Consolidatie Bibliotheeksystemen DEELRAPPORT FASE 3: HAALBAARHEIDSANALYSE Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist +31 (0) info@mxi.nl Project Versie 1.2 / 24 april 2015 Marnix van Welie Karin Zwiggelaar Rosemie Callewaert Sanneke van der Linden

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING 4 2 CONCLUSIES Samenvatting technische haalbaarheid Samenvatting financiële haalbaarheid Samenvatting bestuurlijke haalbaarheid 12 3 AANBEVELINGEN 13 4 MODULARITEIT VAN HET BIBLIOTHEEKSYSTEEM Inleiding Conclusies Afbakening eengemaakt bibliotheeksysteem Overzicht koppelingen 20 5 MARKTPROSPECTIE BIBLIOTHEEKSYSTEMEN Inleiding Conclusies Samenvatting Bestaande systemen in Nederlands taalgebied Internationaal Bestaande ILS systemen / gevestigde orde systemen Library services platforms / vernieuwing op basis van bestaand product Open source producten en leveranciers Open source overig (genoemd in de studie systeemarchitectuur) Zelfbouw ILS oplossingen Zelfbouw vanaf scratch Zelfbouw op basis van best-of-breed modules en toepassingen Sites met vergelijkbare omvang als Vlaams bibliotheeksysteem Overige marktinformatie Andere nationale bibliotheeksystemen Marktaandelen Europa Tevredenheidsscores Aantal nieuw gekochte ILS en in Geraadpleegde bronnen 37 6 BESTUURLIJKE HAALBAARHEID Inleiding Conclusies Gevolgen voor dienstverlening bibliotheken Stakeholders 40

3 6.5 Gevolgen voor klanten Gevolgen voor lokale bibliotheken en gemeenten Gevolgen voor provinciale bibliotheekorganisaties Gevolgen voor Bibnet 43

4 4/46 1 INLEIDING Dit deelrapport bevat de conclusies en aanbevelingen van de haalbaarheidsanalyse van een eengemaakt bibliotheeksysteem voor de Vlaamse openbare bibliotheken. De voorgaande Digitale Bibliotheek Systeemarchitectuur Studie (27 november 2013) schetst het perspectief waar de Vlaamse bibliotheeksector uiteindelijk naartoe wil. Onderdeel en eerste stap daarvan is consolidatie van stabiele en niet-unieke processen (bijvoorbeeld uitleen, lenersadministratie, inventarisbeheer) die thans door de bibliotheeksystemen ondersteund worden. Er is nu verkend wat optimale invulling daarvan is, mede op basis van beschikbare producten in de markt en referenties van bibliotheeknetwerken in het buitenland. Deze analyse betreft fase 3 van het haalbaarheidsonderzoek naar consolidatie van de bibliotheeksystemen in Vlaanderen. In fase 2 van het onderzoek hebben we een inventarisatie uitgevoerd van de huidige zes provinciale bibliotheeksystemen. Op basis van die inventarisatie is aan het eind van fase 2 een keuze gemaakt uit een aantal mogelijke consolidatiescenario s. In de stuurgroep van 18 november 2014 is besloten de haalbaarheidsanalyse uit te voeren voor de volgende consolidatiescenario s: Scenario 1: De huidige situatie van 6 PBS en continueren én verder ontwikkelen. Scenario 2: Eén centraal systeem voor heel Vlaanderen, waarbinnen op componenten van het scenario verschillende opties worden overwogen en vergeleken. Scenario 2 is gesplitst in twee sub-scenario s om de verschillende opties van de indeling van het eengemaakte bibliotheeksysteem te kunnen vergelijken: Scenario 2A: één centraal bibliotheeksysteem opgebouwd uit losse modules, mogelijk van verschillende leveranciers. Scenario 2B: één geïntegreerd centraal bibliotheeksysteem. De scenario s zijn schematisch weergegeven in onderstaande figuren. Figuur 1: Scenario 1 Huidige situatie

5 5/46 Figuur 2: Scenario 2A Losse modules Figuur 3: Scenario 2B Geïntegreerd Leeswijzer Dit deelrapport is als volgt opgebouwd: Onze conclusies zijn weergegeven in hoofdstuk 2. Dit hoofdstuk bevat de conclusies ten aanzien van het te weerhouden scenario en de samenvattingen van de technische, financiële en bestuurlijke haalbaarheidsanalyse. Hoofdstuk 3 bevat de aanbevelingen ten aanzien van het te weerhouden scenario en de uitwerking daarvan in de volgende fase van het onderzoek zoals geformuleerd tijdens de workshop op 27 januari Hoofdstukken 4, 5 en 6 bevatten de onderliggende analyses. Achtereenvolgens zijn dat: - Analyse van de modulaire indeling van het bibliotheeksysteem in hoofdstuk 4. - Verslag van de marktprospectie in hoofdstuk 5. - Analyse van de bestuurlijke haalbaarheid in hoofdstuk 6.

6 6/46 2 CONCLUSIES Onze conclusie is dat scenario 2B, kiezen voor één geïntegreerd bibliotheeksysteem, het meest haalbare consolidatiescenario is. Het eengemaakt bibliotheeksysteem functioneert dan als een grote service georiënteerde module binnen de totale architectuur van de digitale bibliotheek. Een geïntegreerd bibliotheeksysteem komt qua functionele afbakening min of meer overeen met de huidige PBS en. We verwachten dat sommige functionaliteiten van het centrale bibliotheeksysteem op termijn afgesplitst kunnen worden en elders in de architectuur van de digitale bibliotheek ondergebracht kunnen worden. De eerste onderdelen die daarvoor in aanmerking komen zijn: rapportage en statistieken; bestellen (het financieel/administratieve deel). Voor enkele andere functionaliteiten hebben we onderzocht of er betere alternatieven voorhanden zijn buiten het bibliotheeksysteem, maar vanwege de integratieproblemen die dat met zich mee zou brengen achten we een oplossing buiten het bibliotheeksysteem voorlopig niet haalbaar. Dat zijn: lenersadministratie; financieel beheer. Scenario 2A, volledige opdeling in losse modules achten we niet haalbaar. Dit scenario brengt extra risico s, regie en integratiekosten met zich mee die niet opwegen tegen de mogelijke voordelen. De realisatie van dit scenario is lastig om de volgende redenen: De complexiteit is zeer groot door de koppelingen tussen de modules. Het realisatietraject vereist een zeer grote regie-inspanning. Een gebruikersvriendelijke en consistente user interface is moeilijker te realiseren. Er is geen markt voor losse modules voor de kernfuncties van het bibliotheeksysteem. Bibliotheekfuncties kunnen niet zomaar door generieke systemen vervangen worden. Er zijn ons bovendien geen referenties bekend waar een bibliotheeksysteem op basis van losse modules is gerealiseerd.

7 7/46 Haalbaarheidscores Samenvattend komen wij per scenario tot de volgende haalbaarheidsscores. Scenario 1 Huidige situatie van zes PBS en 2A Losse modules 2B Geïntegreerd bibliotheeksysteem Technische complexiteit Bewezen oplossing voor netwerk van openbare bibliotheken Beschikbaarheid ervaring in Vlaanderen vanuit de markt Geschatte startdatum VBS operationeel -/0-0/ n.v.t Geschatte doorlooptijd migratie n.v.t Migratiecomplexiteit n.v.t Innovatiepotentieel Financiële ruimte voor innovatie Complexiteit beheer Bestuurlijke haalbaarheid Risico s Toelichting scores: ++ haalbaarheid positief + haalbaarheid matig positief 0 neutraal - haalbaarheid matig negatief -- haalbaarheid negatief N.v.t.: niet van toepassing op dit scenario 2.1 SAMENVATTING TECHNISCHE HAALBAARHEID De analyse van de technische haalbaarheid valt uiteen in de volgende onderdelen: 1 Afbakening van het bibliotheeksysteem 2 Modulariteit van het bibliotheeksysteem 3 Technologische aspecten 4 Marktprospectie Afbakening In de voorafgaande architectuurstudie (Digitale Bibliotheek Systeemarchitectuur Studie, november 2013) zijn de bibliotheekprocessen geïnventariseerd. In deze studie is voorgesteld de consolidatie

8 8/46 naar een Vlaams niveau te begrenzen tot de processen collectiebeer, circulatie en lenersadministratie. Wij komen tot de volgende nadere afbakening: Bibliotheekprocessen Eengemaakt? Bibliotheekmanagement Deels Marketing Collectiemanagement algemeen - Fysieke collecties - Digitale collecties - Speciale collecties Gebruikersregistratie / identificatie Circulatie Onthaal en inlichtingen Discovery Opleidingen voor gebruikers Animatie en mediatie Referenties en informatie Deels Ja Ja Nee Ja Ja Ja Nee Nee Nee Nee Nee Modulariteit van het bibliotheeksysteem Hierboven bij de conclusies beschreven. De volledige analyse is opgenomen in hoofdstuk 4. Technologische aspecten Wij hebben geen voorbeeld kunnen vinden van een bibliotheeksysteem dat een bibliotheeknetwerk van de omvang van Vlaanderen bedient. Het valt echter te verwachten dat een bibliotheeksysteem dat nu in een provincie werkt voor ongeveer 50 bibliotheken, functioneel ook op Vlaams niveau kan werken voor 300 bibliotheken. Ook wat technologie betreft is een toepassing van dergelijke schaal goed werkend te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan systemen van banken en academische ziekenhuizen. Databases kunnen de verwachte omvang en transactieaantallen aan. Of het technisch (beschikbaarheid, performance, latency) ook werkt hangt af onder meer af van: de schaalbaarheid van bestaande oplossingen; de systeemarchitectuur en het platform; de technische infrastructuur als servers en storage. Nader onderzoek per oplossing door gespecialiseerde technici is nodig om uitspraken te doen welke technische infrastructuur noodzakelijk is voor een goed werkende Vlaamse oplossing.

9 9/46 Marktprospectie We hebben op de volgende manier naar de markt gekeken: 1 Regionale marktpartijen: actief in het Nederlands taalgebied. 2 Internationale marktpartijen 3 Open-source-software 4 Zelfbouw Regionale marktpartijen Op basis van de uitgevoerde marktprospectie concluderen wij dat er op dit moment een viertal producten op de regionale markt zijn die de meeste potentie hebben om in aanmerking te komen als basis voor een Vlaams bibliotheeksysteem. Voor alle producten geldt dat ze nog niet voldoen aan de eisen die het Vlaams bibliotheeksysteem stelt. Alle producten hebben een regionale implementatiepartner en zijn grotendeels Nederlandstalig. In hoofdstuk vijf staan de producten genoemd evenals de belangrijkste kenmerken. Internationale marktpartijen Naast de producten op de regionale markt, zijn nog diverse andere internationale producten beschikbaar voor toepassing bij openbare bibliotheken. Kenmerk van deze producten is dat er geen regionale implementatiepartner in Europa is. Deze zal eerst gezocht moeten worden en met de internationale leverancier zullen juridische afspraken moeten worden gemaakt. De implementatiepartner zal vervolgens kennis van en ervaring met het product moeten opbouwen om de juiste diensten en support te kunnen leveren. Daarnaast moet het product nog worden vertaald en toegesneden op de Vlaamse situatie. Keuze voor een internationaal product zal daarom tijdrovend en ook risicovol zijn. Open-source-software (OSS) Open-source-oplossingen zijn doe-het-zelf oplossingen. Een open-source-oplossing moet men zelf installeren, aanpassen, inrichten en implementeren. Een open-source-oplossing is daardoor vergelijkbaar met een maatwerk project, al is in de basis al meer functionaliteit beschikbaar. Er zijn diverse open-source-oplossing beschikbaar zoals Evergreen (grote bibliotheken) en KOHA (kleine bibliotheken). Deze worden het meest gebruikt in de Verenigde Staten. In Europa treft men nauwelijks implementatiepartners aan. Bovendien zijn deze oplossingen van oorsprong geen multi-tenant en Saas/Cloud-oplossingen. Zelfbouw We zien weinig voorbeelden van volledig nieuwe zelf ontwikkelde bibliotheeksystemen. Zelfbouw kan bijvoorbeeld door te programmeren of een bestaand product aan te passen voor een specifieke toepassing. We zien hier zowel mislukte pogingen als pogingen die nog gaande zijn zoals bij de Deens overheid, waar in 2015 een nieuw Deens systeem moet worden opgeleverd. Modulaire opbouw van de kern van een bibliotheeksysteem zijn zeldzaam en vragen veel uitzoekwerk en een lange adem. Modules als aanvulling naast een bestaand bibliotheeksysteem zijn wel succesvol.

10 10/46 Onze bevindingen van de marktprospectie zijn samengevat in onderstaande tabel: Regionale marktpartij Internationale marktpartij Open source Zelfbouw Technische complexiteit Bewezen oplossing voor netwerk van openbare bibliotheken -/0 0 -/0 - Beschikbaarheid ervaring Geschatte startdatum Geschatte doorlooptijd migratie Migratiecomplexiteit Innovatiepotentieel 0/+ 0/+ -/0 -/0 Financiële ruimte voor innovatie + + 0/+ -/0 Complexiteit beheer + 0/+ -/0 - Bestuurlijke haalbaarheid + 0/+ 0 - Risico s Toelichting scores: ++ haalbaarheid positief. + haalbaarheid matig positief. 0 neutraal. - haalbaarheid matig negatief. -- haalbaarheid negatief. N.v.t.: niet van toepassing op dit scenario. 2.2 SAMENVATTING FINANCIËLE HAALBAARHEID Voor het onderzoeken van de financiële effecten van consolidatie van de Vlaamse bibliotheeksystemen zijn verschillende scenario s onderkend en op hoofdlijnen doorgerekend. Hierbij zijn we uitgegaan van het consolideren van de zes PBS en en de daarop aangesloten bibliotheken. Omdat wij zeer veel aannames hebben moeten doen moeten de conclusies met enige voorzichtigheid geïnterpreteerd worden. De uitkomsten zijn slechts indicatief voor een mogelijke financiële ruimte wanneer de kosten van een eengemaakt bibliotheeksysteem worden vergeleken met de zes PBS en. Daarom zijn de effecten slechts in percentages ten opzichte van het huidige budget uitgedrukt en niet in bedragen. Een scherpere kosteninschatting is te bereiken door een marktbevraging op basis van specificaties. Daarvoor is het nu nog te vroeg.

11 11/46 Op basis van de vergelijking van de consolidatie scenario s met scenario 1 (huidige situatie) zijn onderstaande conclusies op hoofdlijnen van toepassing: De financiële ruimte voor innovatie die ontstaat als gevolg van een eengemaakt bibliotheeksysteem is volgens scenario 2B (geïntegreerd systeem) ongeveer 15% van het huidige budget. In geval van scenario 2A (losse modules) ontstaat er geen financiële ruimte voor innovatie ten opzichte van het huidige budget. De kosten blijven ongeveer gelijk. De ruimte voor innovatie als gevolg van de consolidatie ontstaat door: meer capaciteit voor innovatie in plaats van dagelijks beheer; de voordelen van één technische omgeving; meer budget voor nieuwe ontwikkelingen door lagere kosten van het bibliotheeksysteem; minder kosten van incidentele ontwikkelingen omdat deze slechts éénmaal ontwikkeld hoeven worden; meer koppelingen mogelijk voor hetzelfde geld omdat die slechts éénmaal ontwikkeld hoeven worden. Deze inschattingen zijn berekend op basis van prijzen van commerciële marktpartijen. Het doorrekenen van de scenario s is gebaseerd op marktinformatie van onder andere ILS-leveranciers. Hierbij is gerekend met list-prijzen. We hebben ook berekeningen gemaakt voor zelfbouw en opensource-oplossingen. Deze liggen in de orde van scenario 2A, waarbij open source wel een stuk goedkoper lijkt dan volledige zelfbouw. De onzekerheden daarin zijn echter zeer groot. Overwegingen ter nuancering zijn: De financiële ruimte voor innovatie is berekend ten opzichte van de huidige situatie. Hierbij is er geen rekening mee gehouden dat er voor continuering van de huidige situatie noodzakelijke vernieuwingen zoals majeure upgrades van systemen nodig zijn waardoor de kosten kunnen stijgen. Kostenstijging bij continuering van de huidige situatie leidt tot een groter verschil met de geconsolideerde situatie. De berekenen zijn gebaseerd op list prijzen. Hierin is geen korting verrekend. De verwachting is dat de prijzen na onderhandeling naar beneden worden bijgesteld. Het is op dit moment nog lastig in te schatten wat de kosten zullen zijn die een leverancier in rekening brengt om het bibliotheeksysteem product aan de specifieke eisen voor de Vlaamse bibliotheken te laten voldoen. We verwachten dat elke leverancier een dergelijke inspanning zal moeten doen. Deze inspanning zal voor een internationale leverancier, die het product nog voor de Vlaamse situatie moet aanpassen, naar verwachting groter zijn dan voor de regionale leverancier. Consolidatie heeft een gunstig effect op de kosten van innovatie. Innovaties zullen niet zesmaal, maar eenmaal geïmplementeerd te hoeven worden. Deze effecten zijn niet meegenomen in de berekeningen. De doorrekening van de scenario s betreft enkel de financiële doorrekening en geen indicatie van de bijbehorende kwaliteit. De vergelijking tussen scenario 1 en de overige scenario s gaat scheef in termen van verschillen in de prijs/prestatie verhouding. Er van uit gaande dat een eengemaakt bibliotheeksysteem op termijn meer kwaliteit biedt in termen van toekomstvastheid, functionaliteit en technische kwaliteit zou de prijs/prestatie-verhouding in scenario 2A en 2B hoger kunnen liggen.

12 12/ SAMENVATTING BESTUURLIJKE HAALBAARHEID Op basis van een analyse van de organisatorische en bestuurlijke gevolgen achten wij een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem haalbaar. Veel voordelen van een gezamenlijk bibliotheeksysteem zijn voor bibliotheken/gemeenten al bereikt door deelname aan het PBS. Verdere samenwerking op Vlaams niveau biedt op middellange termijn voordelen die bestaan uit een mix van verbeteringen in de (digitale) dienstverlening, in de bedrijfsvoering en meer financiële ruimte voor innovatie. In de volgende paragraaf lichten we deze voordelen verder toe. Met de overheveling van taken van het provinciaal niveau naar de Vlaamse overheid zal sprake zijn van de concentratie van beheer van zes provinciale bibliotheeksystemen. Wij nemen aan dat deze taken bij Bibnet komen te liggen. Hiermee komen alle digitale innovaties straks in één hand te liggen en Bibnet kan dan beter regie voeren over digitale innovaties. Dan gaat het om ontwikkeling en aansluiting van de (digitale) innovaties op de bibliotheeksystemen. Bij een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem hoeft deze aansluiting maar één keer plaats te vinden. Dit levert financiële ruimte voor innovatie op. Bij het in stand houden van zes PBS en zal deze aansluiting zes keer plaats moeten vinden. Dat geldt ook voor eventuele resterende bibliotheeksystemen van gemeenten die niet op het PBS en/of VBS aangesloten zullen zijn. De grootste opdracht om bibliotheken/gemeenten ook daadwerkelijk bestuurlijk over de streep te trekken ten faveure van een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem ligt bij Bibnet. Bibnet heeft hierbij de volgende opdracht: Schetsen van een gedragen en haalbare oplossing van en route naar een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem (onderwerp van deze haalbaarheidsstudie). Opstellen van een convenant waarbij het eigendom van een Vlaams bibliotheeksysteem en de zeggenschap van gemeenten/bibliotheken helder is geregeld. Afsluiten van contracten met en zakelijk en professioneel aansturen van leverancier(s) van een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem. Inrichten van een beheerorganisatie waarbij bibliotheken verzekerd blijven van een supportorganisatie die de lokale situatie goed kent en op hetzelfde kwalitatieve niveau support kan blijven bieden als de huidige provinciale bibliotheekorganisaties. Inrichten van een regieorganisatie die op een zakelijke en professionele wijze zorgt voor een voortdurende optimale afstemming tussen de vraag van bibliotheken en het (externe) aanbod (lees leverancier(s)) daarvan.

13 13/46 3 AANBEVELINGEN De bevindingen ten aanzien van de scenario s en marktprospectie zijn besproken in de workshop op 27 januari. In de workshop zijn de volgende zaken geconstateerd: Er is consensus onder de deelnemers dat scenario 2A, losse modules, te complex is en dat alleen scenario 2B weerhouden moet worden voor het vervolg van het haalbaarheidsonderzoek. Voor het eengemaakte bibliotheeksysteem zal naar de markt gestapt moeten worden. Daarbij wil men internationale leveranciers die nog niet actief zijn in het Nederlands taalgebied niet op voorhand uitsluiten. Zelf bouwen wordt minder haalbaar geacht. Een open-source-oplossing wordt niet uitgesloten. De voornaamste risico s die men ziet bij de marktbevraging: schaalbaarheid, openheid, multitenant/saas/cloud. Welke processen geconsolideerd moeten worden is vooralsnog afgebakend op de processen die in de huidige situatie door de PBS en worden ondersteund. De afweging of processen eventueel los of juist binnen van het eengemaakte bibliotheeksysteem te positioneren moet helder zijn. In het bijzonder zijn de volgende zaken aan de orde gesteld: - Innovaties in het kader van de digitale bibliotheek verwacht men eerder buiten dan binnen het bibliotheeksysteem. Als er innovatie nodig is, kan het beter (tijdelijk) buiten het eengemaakte systeem gebeuren. - Catalografie gebeurt in Open Vlacc én in het bibliotheeksysteem. Er ontstaan dus twee bestanden. Zou dit ook eengemaakt kunnen worden, binnen of juist buiten het bibliotheeksysteem en op welke termijn is dat haalbaar? - Idem: zou IBL als proces in het eengemaakte systeem ondergebracht kunnen worden? - Er is een beschrijving nodig van bibliotheekprocessen die geconsolideerd dienen te worden in het nieuwe systeem. Consolidatie van de systemen/processen zal gefaseerd moeten gebeuren. Bijvoorbeeld in eerste instantie met de huidige PBS-afbakening zonder Open Vlacc in het nieuwe systeem en nog met de rapportages en statistieken. In latere fasen zouden dan verdere optimalisaties gedaan kunnen worden, waarbij functies herschikt worden binnen de totale architectuur van de digitale bibliotheek in Vlaanderen. Ten aanzien van de marktprospectie zijn de volgende suggesties gedaan: - Bekijk de Scandinavische markt van bibliotheeksystemen. - Bekijk de casus van een aantal bibliotheken rond de stad Namen waarvoor een opensource bibliotheeksysteem ontwikkeld is. Ten slotte is de suggestie gedaan nog een alternatief scenario te onderzoeken: alle data centraliseren en interface(s) bouwen naargelang de processen. Dit scenario is een variant van het zelfbouw-scenario. Deze zaken overwegende komen wij tot de volgende aanbevelingen ten aanzien van het vervolg van het haalbaarheidsonderzoek: 1 Weerhoud scenario 2B. 2 Richt de laatste fase van het haalbaarheidsonderzoek op de volgende zaken: 2.1 Nadere omschrijving van de te consolideren bibliotheekprocessen en de functies van het bibliotheeksysteem.

14 14/ Nadere omschrijving van de belangrijkste technische aspecten om goed te kunnen functioneren binnen de digitale bibliotheek van de toekomst. 2.3 Een overzicht van de raakvlakken van het bibliotheeksysteem met de andere componenten van de digitale bibliotheek, met gemotiveerde afwegingen ten aanzien van de afbakening van het te consolideren bibliotheeksysteem. 2.4 Een migratie aanpak en planning op hoofdlijnen. 2.5 Een stappenplan (draaiboek) met beslissingstraject om te komen tot het eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem. 2.6 Een begroting van de migratie op hoofdlijnen, met explicitering van de gedane aannames.

15 15/46 4 MODULARITEIT VAN HET BIBLIOTHEEKSYSTEEM 4.1 INLEIDING Ons onderzoek borduurt voort op de uitkomsten van de voorgaande architectuurstudie, waarin het streven naar een servicegeoriënteerde architectuur van de informatiesystemen van de Vlaamse openbare bibliotheken centraal staat. Servicegeoriënteerde architectuur houdt onder meer in dat losse softwaremodules een werkend geheel vormen doordat zij met elkaar in verbinding staan via services. Elke module stelt zijn functionaliteit beschikbaar aan de gebruiker en/of aan andere modules via deze services. Door de services van verschillende modules met elkaar te combineren en te presenteren in bijvoorbeeld een website, krijgen de gebruikers toegang tot de informatie die zij nodig hebben. Een belangrijke vraag bij het realiseren van een servicegeoriënteerde architectuur is hoe de modules worden samengesteld. Hierbij moet een optimum in omvang van de modules worden gevonden. Specifiek voor het eengemaakte bibliotheeksysteem is de vraag of dat zich gaat manifesteren als één geïntegreerde module binnen de architectuur van de digitale bibliotheek of dat het bibliotheeksysteem zelf ook opgedeeld zal worden in losse modules. Wij hebben onderzocht waar het optimum voor de Vlaamse bibliotheken ligt tussen deze twee uitersten: Scenario 2A: één centraal bibliotheeksysteem opgebouwd uit losse modules, mogelijk van verschillende leveranciers. Scenario 2B: één geïntegreerd centraal bibliotheeksysteem. Deze scenario s zijn schematisch weergegeven in onderstaande figuren. Figuur 4 Scenario 2A

16 16/46 Figuur 5 Scenario 2B Daarnaast is er nog een meer technisch vraagstuk: is er een zogenaamde servicebus, die de communicatie regelt rond de services, nodig voor de service georiënteerde architectuur? En zo ja, is de servicebus al nodig voor de realisatie van het eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem? 4.2 CONCLUSIES We komen op basis van ons onderzoek tot de conclusie dat het optimum voor een eengemaakt bibliotheeksysteem meer aan de kant ligt van een geïntegreerd bibliotheeksysteem dan aan de kant van een volledig in losse modules opgesplitst bibliotheeksysteem. Volledig opsplitsen in afzonderlijke modules achten we niet haalbaar. Een groter, meer geïntegreerd bibliotheeksysteem zal wel als module binnen de servicegeoriënteerde digitale bibliotheek kunnen functioneren. We verwachten wel dat sommige functionaliteiten die thans binnen het bibliotheeksysteem bestaan op termijn afgesplitst en elders in de architectuur van de digitale bibliotheek ondergebracht kunnen worden. Volledige opdeling van het bibliotheeksysteem in losse modules achten we niet haalbaar vanwege een optelsom van zaken. Elk afzonderlijk maken die het niet onmogelijk, maar opgeteld wel. De risico s, extra regie en extra integratiekosten wegen ons inziens niet op tegen de mogelijke voordelen. Hieronder zijn de belangrijkste zaken weergegeven. Er is geen markt voor losse bibliotheeksysteemmodules voor de kernfuncties van het bibliotheeksysteem (zoals: uitlenen, lenersadministratie, inventaris beheer). Alleen de bekende bibliotheeksysteemleveranciers bieden deze functionaliteiten integraal. De modules van die systemen zijn niet ontworpen om in samenspel met modules van andere leveranciers te werken. De leveranciers zijn er niet klaar voor om losse kernmodules te verkopen. Het zal uitermate lastig en duur zijn om deze modules te isoleren en vervolgens te integreren met andere. Het alternatief, deze modules zelf (laten) ontwikkelen, achten we zeer risicovol (lees hoofdstuk 5, de marktprospectie). Leveranciers van generieke software leveren niet standaard voor bibliotheken geschikte functionaliteiten. De ledenadministratie bijvoorbeeld, zou in theorie in een CRM-systeem ondergebracht kunnen worden. Een CRM-systeem moet echter aangepast worden om de specifieke kenmerken van bibliotheeklidmaatschap te kunnen ondersteunen. Er zijn geen referenties waar opdeling van een bibliotheeksysteem is gerealiseerd. Vrijwel alle bibliotheken (internationaal) gebruiken een ILS. Er zijn wel referenties van best-of-breed op een grotere schaal: het geïntegreerde bibliotheeksysteem gedraagt zich als een module binnen

17 17/46 de context van het totale systeemlandschap. We zien dat bijvoorbeeld in Nederland, waar bibliotheeksystemen functioneren in een nationale context en koppelen met nationale systemen (NB: Nederland heeft géén eengemaakt bibliotheeksysteem). De complexiteit neemt toe met de mate van modulariteit. Het aantal koppelingen neemt toe vooral tussen de modules onderling. In de situatie van een volledig geïntegreerd bibliotheeksysteem van één leverancier zijn er twaalf koppelingen met de omgeving. Bij volledige opdeling in modules zijn zestien koppelingen extra nodig omdat er veel koppelingen tussen de modules onderling moeten worden gelegd. Daar komt bij dat die koppelingen complex zijn. Uitlenen, inventaris beheer en ledenadministratie bijvoorbeeld zijn zeer met elkaar verbonden en kunnen hun functies niet zonder elkaar uitvoeren. Bovendien zijn er geen (internationale) standaarden voor deze koppelvlakken. Dat maakt het niet onmogelijk, maar wel erg moeilijk. Deze extra complexiteit vereist een zeer grote regie-inspanning vanuit de Vlaamse bibliotheekorganisaties. De Vlaamse bibliotheken moeten regie voeren over de architectuur, de koppelingen en de leveranciers. Omdat de leveranciers veel van deze koppelingen niet aan andere gebruikers kunnen verkopen (vooralsnog dan, zolang er niet meer bibliotheken deze weg opgaan) zullen zij dit uitsluitend in opdracht en op kosten van Vlaanderen doen. De regie zou zeer zwaar aangezet moeten worden en hoge kosten met zich meebrengen. We denken dat dit een brug te ver is. Een gebruikersvriendelijke en consistente userinterface is moeilijker te realiseren wanneer de modules van verschillende leveranciers afkomstig zijn. De enige mogelijkheid waarmee wel een consistente gebruikersinterface wordt ontwikkeld is een uniforme gebruikersschil te ontwikkelen om de modules heen. Dat maakt de oplossing ook weer duurder. Onze conclusie inzake de servicebus is dat deze voor de realisatie van het eengemaakte bibliotheeksysteem geen noodzakelijke voorwaarde is. Het nut van een servicebus moet bezien worden in de architectuur van de digitale bibliotheek als geheel. Services, ingericht volgens web-standaarden, kunnen direct aangeroepen worden zonder tussenkomst van een servicebus. Een servicebus is geen noodzakelijke voorwaarde voor de communicatie. Een servicebus bewijst zijn nut vooral bij het opvangen van a-synchroniteit tussen modules (koppeling robuust tegen wachttijden en uitval van modules) en wanneer er complexe 1-op-n of n-op-m relaties zijn tussen de modules onderling (met het oog op de onderhoudbaarheid). Voor 1-op-1 online koppelingen heeft een servicebus minder toegevoegde waarde. Door de consolidatie zullen de koppelingen van bibliotheeksysteem met zijn omgeving meestal 1-op-1 zijn.

18 18/ AFBAKENING EENGEMAAKT BIBLIOTHEEKSYSTEEM In de voorafgaande architectuurstudie zijn de bibliotheekprocessen geïnventariseerd. In deze studie is voorgesteld de consolidatie te begrenzen tot de processen collectiebeheer, circulatie en lenersadministratie. Wij komen tot de volgende nadere afbakening 1 : Bibliotheekprocessen Eengemaakt? Modules van het eengemaakte bibliotheeksysteem Bibliotheekmanagement Deels Deels ondersteund met rapportages en statistieken Marketing Deels Rapportage en statistieken Collectiemanagement algemeen - Fysieke collecties - Digitale collecties - Speciale collecties Ja Ja Nee Ja Catalografie Inventaris beheer Tijdschriftenadministratie Besteladministratie (acquisitie) Gebruikersregistratie / identificatie Ja Lenersadministratie Circulatie Ja Uitleenmodule (circulatie) Financieel beheer Onthaal en inlichtingen Discovery Opleidingen voor gebruikers Animatie en mediatie Referenties en informatie Nee Nee Nee Nee Nee De derde kolom van deze tabel bevat de functionaliteiten van het bibliotheeksysteem die het betreffende bibliotheekproces ondersteunen. Er is geen eenduidige indeling van bibliotheeksysteemmodules voorhanden. Leveranciers hanteren elk hun eigen indeling, die mede is ingegeven vanuit commercieel belang. Enige jaren geleden werkte het keurmerk bibliotheeksystemen in Nederland met een standaard programma van eisen, waarin de systeemfuncties beschreven waren. We hebben voor dit onderzoek op basis van die beschrijving de indeling in modules voor het bibliotheeksysteem bepaald. Voorts hebben we onderstaande richtlijnen voor de module indeling gehanteerd: Maximaliseer de functionele cohesie binnen de modules. Vrij vertaald betekent dit: zet functionaliteiten die met elkaar te maken hebben bij elkaar. Minimaliseer de afhankelijkheden tussen de modules. Dat betekent: hou het aantal noodzakelijke koppelvlakken zo klein mogelijk. Beleg het gegevensbeheer eenduidig. Dat wil zeggen: van alle objecten is er steeds slechts één module die gegevens muteert, terwijl alle modules kunnen raadplegen. 1 In deelrapport fase 4 is deze afbakening verder uitgewerkt.

19 19/46 Leg het niveau van de koppelingen zo hoog (functioneel) mogelijk. Niet op basaal data niveau, maar logische berichtenuitwisseling waarbij de module borg staat voor de juiste verwerking van de gegevens in de database. Een beknopte beschrijving van de modules volgt hieronder. Nota bene: dit zijn geen volledige beschrijvingen van de functionaliteiten die deze modules zouden moeten bevatten. 1. Catalografie Catalografie is een module voor het beschrijven van collectie-objecten. Op dit moment is er één Vlaams catalografie systeem (Open Vlacc) van waaruit catalografische gegevens gedistribueerd worden naar de PBS en en individuele bibliotheeksystemen, en naar de Aquabrowser. In de huidige bibliotheeksystemen worden de catalografische gegevens ingelezen vanuit OpenVlacc. Lokaal vult men deze mogelijk aan, onder meer in geval van bijzondere collecties. 2. Inventarisbeheer Module die het beheer van collecties op lokaal niveau ondersteunt. Inventarisbeheer in de kern omvat het beheren van objecten (items) binnen collecties: opvoeren, afvoeren, toevoegen van locatiegegevens enzovoorts. 3. Bestellen (Acquisitie) Module die het bestelproces van objecten en de administratieve afhandeling daarvan ondersteunt (procurement). Onder meer het bijhouden van bestellijsten, het registreren van orders, betaalbaar stellen bij ontvangst en dergelijke. 4. Lenersadministratie Module voor de administratie van de relaties van een bibliotheek (klant, lid, niet-lid enz.) waarbij de gegevens van de gebruiker worden beheerd en het lidmaatschap en/of gebruiksrechten van de gebruiker geregistreerd worden. 5. Uitlenen (circulatie) Module voor het reserveren, uitlenen, verlengen en innemen van collectieobjecten volgens een bepaald reglement. 6. Financieel beheer Beheren en uitvoeren van financiële huishouding van de bibliotheek. Onder meer het innen van lidmaatschapsgelden en boetes, kassa-beheer, beheer van begroting voor collectiebeheer enzovoorts. 7. Rapportage en statistieken Analyse en presentatie van informatie over het functioneren van de bibliotheken, gericht op marketing, collectiebeheer en management van de bibliotheek. Het meer intelligentere collectiebeheer, bijvoorbeeld gebruiksanalyses en aankoopsuggesties, wordt nog nauwelijks ondersteund door de bibliotheeksystemen. Op Vlaams niveau zijn een aantal integraties mogelijk waardoor bepaalde functies niet meer binnen het bibliotheeksysteem, maar in een module daarbuiten ondergebracht kunnen worden. Voor de volgende modules achten we dat op termijn ook haalbaar. Rapportage en statistieken.

20 20/46 In tegenstelling tot de meeste andere modules van het ILS vereist de rapportage en statistiekenmodule in feite alleen generieke functionaliteit (Business Intelligence, Data warehouse) waar een ruime markt voor is (zowel commerciële partijen en open source). Bovendien zijn gebruikers niet tevreden over de statistieken-modules van de huidige (PBS) leveranciers. Omdat niet alle gegevens voor statistieken vanuit het ILS komen (denk aan de lenersprofielen van mijnbibliotheek.be, gegevens van het gebruik van e-boeken) lijkt het zinvol één rapportagesysteem voor de gehele digitale bibliotheekarchitectuur te ontwikkelen. Bestellen (Acquisitie). Het administratieve deel van het bestel/inkoopproces (procurement) achten we ook kandidaat om af te splitsen van het bibliotheeksysteem. Daar zijn verschillende mogelijkheden voor. Een alternatief zou bijvoorbeeld kunnen zijn om samen met een aantal boekhandels een acquisitiemodule te ontwikkelen. Hier zou dan de specifieke workflow in ondergebracht kunnen worden. Voor de volgende modules zijn weliswaar generieke applicaties voorhanden, maar achten we een oplossing buiten het bibliotheeksysteem niet haalbaar. Lenersadministratie. Op voorhand zou men denken dat een CRM-systeem geschikt is om de ledenadministratie te voeren. Daar zijn echter twee bezwaren tegen. Ten eerste missen CRM systemen kenmerken die voor de bibliotheek specifiek zijn voor de verschillende lidmaatschapsvormen. Ten tweede zijn de kenmerken vanuit de lenersadministratie zeer bepalend voor de circulatie (reserveren en uitlenen) waardoor er een zeer ingewikkeld koppelvlak tussen de circulatie module en de CRMmodule zou ontstaan. Met andere woorden: een CRM-systeem is op termijn wellicht een optie voor bibliotheken die functionaliteiten kan bieden die de ILS en niet kunnen bieden, maar zal nooit de ledenadministratie binnen een ILS geheel kunnen vervangen. Financiële administratie. De bibliotheken hebben een aantal betrekkelijk eenvoudige financieel-administratieve functies nodig zoals kasgelden beheren, lidmaatschapsgelden, lenersgeld en boetes en dergelijke innen. De administratie van de bibliotheek staat redelijk los van die van de gemeente. Het koppelvlak met de gemeente bestaat uit overdracht van geconsolideerde financiële gegevens voor het grootboek van de gemeente (journaalposten, overdracht gebeurt meestal met de hand) en overdracht van incasso-gevallen (voor sommige gemeenten). De gehele financiële administratie van een bibliotheek onderbrengen bij de gemeenten zou betekenen dat het koppelvlak met het bibliotheeksysteem veel ingewikkelder wordt, zeker omdat er veel verschillende administraties zijn bij de gemeenten. 4.4 OVERZICHT KOPPELINGEN In figuur 6 hieronder is het bibliotheeksysteem met de huidige koppeling weergegeven. Hierbij merken we op dat de huidige PBS en niet allemaal al deze koppelingen hebben gerealiseerd. De getallen bij de blokjes geven het aantal voorkomens van het betreffende blok aan. Er zijn dus 6 bibliotheeksystemen op provinciaal niveau. Koppelingen met de omgeving moeten dus zesmaal ontwikkeld worden. NB: bibliotheken met een eigen bibliotheeksysteem zijn niet in het schema opgenomen.

21 21/46 Figuur 6 Koppelingen bibliotheeksysteem voor scenario 1 (huidige situatie) Het onderstaande schema geeft de situatie weer dat er één eengemaakt bibliotheeksysteem is voor Vlaanderen. Het aantal koppelingen neemt enorm af. Figuur 7 Koppelingen bibliotheeksysteem voor scenario 2B (geïntegreerd) Het laatste schema hieronder schetst de situatie wanneer het bibliotheeksysteem opgedeeld zou worden in modules. Wanneer de modules uit elkaar worden getrokken zullen zij wel in verbinding met elkaar blijven bestaan. Er ontstaan dus koppelingen tussen de modules onderling. Bijna elke module staat in relatie tot alle andere. Het aantal onderlinge koppelingen neemt zowat exponentieel toe met het aantal modules. Onderstaand schema en de tabel daaronder laten het resultaat zien van deze (theoretische) oefening.

22 22/46 Figuur 8 Koppelingen bibliotheeksysteem voor scenario 2A (losse modules)

23 23/46 De nummers in de schema s verwijzen naar de volgende koppelingen: Overzicht koppelingen aantal koppelingen / scenario nr van naar richting inhoud van de koppeling ontwikkeld? complexiteit huidig integraal modules ILS Omgeving 1 Bibliotheeksysteem Bios > Bibliotheekstatistieken ja * a Bibliotheeksysteem Business intelligence systeem > Datadumps voor statistische verwerking ja *** bv. Pentaho PBS Antwerpen 1b Bibliotheeksysteem Collectieplanning > Maatwerkstatistieken voor input in ja ** collectieplanning tools bv. ICB 2 Bibliotheeksysteem OpenVlacc < Catalografie gegevens ja *** Bibliotheeksysteem Zoeken.gemeente.be > Collectiegegevens en beschikbaarheid ja *** Bibliotheeksysteem mijn.bibliotheek.be <-> Uitleningen, reserveringen, boetes, ja *** lenersprofiel 5 Bibliotheeksysteem Administratie Boekhandel <-> Besteladministratie ja ** Bibliotheeksysteem Gemeentelijke administratie > financiële gegevens, bestellingen nee ** Bibliotheeksysteem Burgerlijke stand < uitwisseling persoonsgegevens nee ** Bibliotheeksysteem Nieuwsbriefsoftware > bestand met leners ja * ILS Lokale installaties 8 Bibliotheeksysteem eid <-> Autenticatie (lokaal: lees pas) ja * Bibliotheeksysteem Paslezers <-> Autenticatie (lokaal: lees pas) ja * Bibliotheeksysteem Zelfservice uitleenpunten <-> uitleningen (RFID) ja *** Bibliotheeksysteem Betaalautomaten <-> lenersgegevens, betaalgegevens ja ** Bibliotheeksysteem lokale PC's <-> Toegangen reserveren lokale PC's bv. ja * PIMC timetracs ILS modules 4a Module circulatie mijn.bibliotheek.be <-> Uitleningen, reserveringen, boetes nee *** b Module mijn.bibliotheek.be <-> Validatie lidmaatschap, lenersprofiel, nee ** lenersadministratie synchronisatie adres 6a Module fin. beheer Gemeentelijke administratie > financiele gegevens nee ** b Module acquisitie Gemeentelijke administratie <-> Bestellingen nee ** Alle modules Module statistieken > gegevens voor rapportages, marketing enz nee ** Module collectiebeheer Module circulatie <-> Catalografiegegevens, bezitsgegevens, nee *** beschikbaarheid 15 Module financieel modules circulatie, <-> Transactiegegevens enz nee ** beheer ledenadministratie, acquisitie 16 Module circulatie Module lenersadministratie <-> Lenersprofiel, abonnementen e.d. nee ** Module collectiebeheer Module acquisitie > bestellingen nee * Tijdschriftenmodule Module lenersadministratie <-> Lenersprofiel, abonnementen e.d. nee ** aantal koppelingen binnen scope Koppelingen buiten scope 20 mijn.bibliotheek.be VEP (e-books) of andere digitale <-> Authenticatie en autorisatie, rapportering ja ** collecties per bibliotheek 21 mijn.bibliotheek.be PBS website of gemeentelijke doorlinken ja * website 22 zoeken.gemeente.be PBS website of gemeentelijke website doorlinken ja *

24 24/46 5 MARKTPROSPECTIE BIBLIOTHEEKSYSTEMEN 5.1 INLEIDING Wij hebben een marktverkenning uitgevoerd om te bepalen of er voldoende aanbieders zijn die (componenten van) de oplossing voor een Vlaams bibliotheeksysteem kunnen leveren en referentievoorbeelden waarbij succesvol een eigen ILS is gemaakt. Dit hoofdstuk geeft het resultaat van de marktprospectie weer. 5.2 CONCLUSIES Op basis van de uitgevoerde marktprospectie concluderen wij dat er op dit moment een viertal producten zijn die de meeste potentie hebben om in aanmerking te komen als basis voor een Vlaams bibliotheeksysteem. Voor alle producten geldt dat ze nog niet voldoen aan de eisen die het Vlaams bibliotheeksysteem zal stellen. Alle producten hebben een regionale implementatiepartner en zijn grotendeels Nederlandstalig. In onderstaande tabel staan de producten genoemd evenals de belangrijkste kenmerken.

25 25/46 Kenmerk VSmart - Infor Brocade - Ciblis BicatWise - HKA Alma Libis / Ex Libris Beproefd voor ja ja ja nee openbare bibliotheken? Hoe lang op de >10 jaar >10 jaar >10 jaar Plm. 5 jaar markt? Aard leverancier Middelgroot internationaal Klein regionaal en beperkt/klein internationaal Klein regionaal (HKA) en groot internationaal (OCLC) Klein regionaal (Libis) en groot internationaal (Ex Libris) Nederlandstalig? ja ja ja deels Multi-tenant 2? ja ja ja ja Saas/cloud 3? Nee, Saas Saas/Cloud Nee, Saas Saas/cloud mogelijk mogelijk Webbased 4? ja ja nee ja Installatie op ja nee ja nee lokale servers mogelijk? Aantal ontwikkelaars ? OCLC 19 Libis 600 Ex Libis Lokale ja ja ja ja implementatiepartner beschikbaar? Licentiemodel gebaseerd op Aantal inwoners Aantal inwoners Aantal inwoners Aantal named users Modules af te nemen? ja Alle modules in 1 installatie; gebruik optioneel. ja Nee, one size fits all 2 Multi-tenant houdt in dat meerdere klanten (tenants) met dezelfde software-installatie werken. Een tenant kan de mogelijkheid hebben om sommige delen van de applicatie aan te passen (parameteriseren) aan eigen wensen, zoals kleur van de gebruikersinterface of de business rules. Klanten kunnen de software echter niet veranderen. Upgrade van de software betekent een upgrade voor alle klanten tegelijk. 3 Saas betekent dat klanten de software op afstand, meestal via internet afnemen. Cloud betekent dat het mogelijk is om qua benodigde licenties en/of hardware capaciteit elastisch op of af te schalen, al naar de capaciteitsbehoefte van de klant. Handmatige installatie van software op lokale hardware is meestal niet meer nodig. De servers en storage waarop de software draait staan voor Saas/Cloud op een externe locatie en het infrastructurele beheer is bij een externe leverancier ondergebracht. 4 Met webbased bedoelen we dat het systeem via een URL in een moderne webbrowser als bijvoorbeeld Internet Explorer kan worden opgestart en gebruikt en dat op het lokale werkstation geen andere software nodig is.

26 26/46 Naast bovenstaande producten, zijn nog diverse andere internationale producten beschikbaar voor toepassing bij openbare bibliotheken. De meest interessante lijken Polaris en Evergreen. Kenmerk van deze producten is dat er geen regionale implementatiepartner in Europa is. Daarnaast moet het product nog worden vertaald en toegesneden op de Vlaamse situatie (in termen van standaardpakketten betekent dit dat er een Vlaamse lokalisatie 5 gemaakt moet worden). Keuze voor een internationaal product zal daarom tijdrovend en ook risicovol zijn. 5.3 SAMENVATTING In deze paragraaf geven wij een samenvatting van de hoofdlijnen van de resultaten van de marktprospectie. Gedetailleerde resultaten van de marktprospectie kunt u lezen vanaf paragraaf 5.4. Veel aanbieders van oplossingen voor bibliotheeksystemen De markt kent een groot aantal aanbieders en oplossingen van bibliotheeksystemen. Van regionale aanbieders tot grote internationale concerns. De afgelopen jaren is een proces van consolidatie in de markt zichtbaar. Leveranciers van meer specifieke producten voor de bibliotheekmarkt worden overgenomen door zeer grote internationale leveranciers. Een voorbeeld hiervan is de overname door OCLC van HKA in Nederland in oktober 2013 en de overname van Polaris door Innovative Interfaces in maart Dit betekent dat grote leveranciers soms meerdere oplossingen naast elkaar aanbieden. Voorbeelden hiervan zijn Innovative Interfaces die zowel Polaris als Sierra aanbiedt en SirsiDynix die zowel Symphony en Horizon aanbiedt. Ontwikkeling en innovatie in bibliotheeksystemen De algemene ontwikkeling van bestaande bibliotheeksystemen is dat veel producten een groei doormaken van een traditioneel geïntegreerd bibliotheeksysteem ILS (gericht op print collecties) naar new library services platforms (ook gericht op omgaan met digitale collecties). Nieuwe oplossingen worden veelal een multi-tenant en via een Saas/Cloud software architectuur aan gebruikers aangeboden. Deze architectuur levert zowel voor aanbieders als gebruiker efficiencyvoordeel op. Leveranciers volgen verschillende strategieën voor productontwikkeling. De belangrijkste twee stromen zijn: Opnieuw beginnen: Een nieuw systeem op basis van een nieuwe opzet bouwen. Een product gebouwd op nieuwe basis kan niet meteen alle functionaliteit bieden. Kan een goede keuze zijn voor bibliotheken die snel overschakelen op dienstverlening van digitale collecties. Voorbeelden van producten waarbij deze strategie wordt gevolgd zijn Alma van Ex Libris en World Share van OCLC. Re-engineering: Vernieuwen op basis van een bestaand product. Het is hierbij van belang om goed te kijken naar waar de vernieuwing plaatsvindt: aan de voorkant (customer service verbeteringen) of aan de achterkant (back office verbeteringen). Keuze voor een gere-engineerd product kan voor bibliotheken op lange termijn de juiste zijn. De winkel kan namelijk tijdens de 5 Door te lokaliseren wordt vertaalde software geschikt gemaakt voor een specifieke, lokale markt. Omdat een al te letterlijke vertaling soms ongeschikt of onbegrijpelijk is, wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de lokale cultuur en de lokale gebruiken, de lokaal geldende wetgeving en andere bijzonderheden die een doelmarkt uniek maken. Om naadloos aan te kunnen sluiten bij de wensen van een lokale gebruiker, verdient niet alleen de technische kant de software zelf maar ook een gebruikershandleiding of website deze benadering.

27 27/46 verbouwing doordraaien. Een product is echter alleen interessant indien de ontwikkelprioriteiten van de bibliotheek samenvallen met de ontwikkelstrategie van het product. Leveranciers van moderne (internationale) oplossingen op basis van new library platform opzet hebben een beperkte Europese vertegenwoordiging en weinig implementatiepartners, met uitzondering van Alma van Ex Libris via Libis en OCLC via HKA, beiden voor het Nederlandse taalgebied. Diverse internationale oplossingen maar geen lokale implementatiepartners De meeste internationale producten die geschikt zijn voor toepassing bij openbare bibliotheken hebben geen regionale implementatiepartner in Europa. Deze zal eerst gezocht moeten worden en met de internationale leverancier zullen juridische afspraken moeten worden gemaakt. De implementatiepartner zal vervolgens kennis van en ervaring met het product moeten opbouwen om de juiste diensten en support te kunnen leveren. Daarnaast zullen de producten moeten worden vertaald en toegesneden op de Vlaamse situatie (Vlaamse lokalisatie). Keuze voor een internationaal product zal daarom tijdrovend en ook risicovol zijn. Vier potentiele standaard oplossingen in het Nederlandse taalgebied Potentiële standaard oplossingen van systemen voor openbare bibliotheken in het Nederlandse taalgebied bestaan uit VUbisSmart/VSmart van Infor, Brocade van Ciblis en BicatWise van HKA. Deze bestaande en beproefde oplossingen hebben vooral kenmerken van een traditioneel geïntegreerd bibliotheeksysteem. Alleen voor het nieuwe platform georiënteerde systeem Alma dat overigens alleen nog voor wetenschappelijke bibliotheken wordt gebruikt en als opvolger van Aleph - geldt dat het product voor de publieksinterfaces van de KU Leuven reeds Nederlandstalig beschikbaar is, dat geldt niet voor de gebruikersinterfaces voor bibliotheekmedewerkers. Open Source oplossingen zijn doe-het-zelf oplossingen Op het gebied van Open Source Software (OSS) zijn verschillende oplossingen beschikbaar. Hiervan zijn de producten Evergreen (voor grote bibliotheken) en KOHA (voor kleine bibliotheken) de meest gebruikte door openbare bibliotheken, vooral in de Verenigde Staten. OSS oplossingen moeten door de klant zelf worden geïnstalleerd, aangepast, ingericht en geïmplementeerd. Met uitzondering van Kuali OLE, voor met name de academische wereld, zijn er geen multi-tenant en Saas/Cloud OSS oplossingen beschikbaar. Voor OSS ILS en, zijn in Europa nauwelijks implementatiepartners beschikbaar zijn. Keuze voor een OSS product betekent dat een eigen implementatiepartner gezocht moet worden, die veelal eerst kennis van het OSS product moet gaan opbouwen. Een OSS oplossing is daardoor voor een bibliotheek c.q. bibliotheken, die zelf niet beschikt over voldoende ontwikkelaars, voor een belangrijk deel vergelijkbaar met een maatwerk project, al is in de basis al meer functionaliteit beschikbaar. (Nog) geen voorbeelden van succesvolle nieuwe ILS oplossingen vanaf scratch Het aantal recente voorbeelden waarbij bibliotheken zelf vanaf scratch een volledig ILS bouwen of samenstellen op basis van assemblage van (best-of-breed) modules of een combinatie daarvan is beperkt. De voorbeelden die wij kennen laten zien dat het nog geen netwerk van bibliotheken is gelukt om een nieuw ILS vanaf scratch te bouwen. Het vanaf scratch bouwen is niet altijd een volledig nieuwbouw traject. Soms wordt een bestaande product off the shelf aangepast voor een specifieke toepassing.

28 28/46 Best-of-breed c.q. modulaire opbouw van een ILS is zeer zeldzaam, wel zien we succesvolle voorbeelden dat modules vooral als aanvulling naast een bestaand ILS worden gezet. Deze nieuwe modules richten zich dan vooral op de functionaliteiten die een ILS niet ondersteunt, zoals een CRM, nieuwe diensten zoals ebooks, selfservice functies enzovoort. Voor deze aanvullende modules zijn diverse oplossingen en succesvolle referenties in de markt beschikbaar. Geen operationele sites met omvang van Vlaams bibliotheeksysteem bekend We zijn bij deze marktprospectie geen voorbeelden van bibliotheeknetwerken tegengekomen die een vergelijkbare omvang als het Vlaams bibliotheeksysteem hebben. Desondanks verwachten wij wel dat een bibliotheeksysteem ten behoeve van en met de omvang van het Vlaamse netwerk haalbaar is. 5.4 BESTAANDE SYSTEMEN IN NEDERLANDS TAALGEBIED Wij hebben de bestaande systemen in het Nederlandstalig gebied aan een meer intensieve analyse onderworpen dan de internationale producten. Wij hebben - wegens bestaande contacten - direct overleg met deze leveranciers kunnen voeren, dit in tegenstelling tot internationale leveranciers. In deze paragraaf staat per leverancier en product een korte samenvatting weergegeven. VubisSmart/V-Smart van Infor VubisSmart zal op termijn vervangen worden door V-Smart. Infor maakt onderdeel uit van groot concern. Bibliotheeksystemen zijn wel aparte Line of Business met eigen verantwoordelijkheidslijnen. Product is oorspronkelijk ontwikkeld door Universiteit Brussel en Universiteit Eindhoven. Infor bedient een brede waaier aan bibliotheken in België, Nederland, Frankrijk, Canada, UK, Australië. - In België maken vier provincies gebruik van VubisSmart 3.5. VubisSmart wordt in Oost en West Vlaanderen geleverd door CEVI. In Oost Vlaanderen draait VSmart momenteel naast VubisSmart In Nederland maken drie provincies gebruik van VSmart en een aantal grote steden als Amsterdam, Tilburg (West Brabant). - In Frankrijk maakt onder meer de bibliotheek van Parijs gebruik van VSmart. - In Engeland maakt onder meer de bibliotheek van Essex county gebruik van VSmart. Product is in meerdere talen beschikbaar, waaronder Nederlands. Infor beschikt over ongeveer 9 ontwikkelaars. Extra ontwikkelaars worden extern ingehuurd. Systeem bestaat uit meerdere modules die apart aangekocht kunnen worden. Het licentiemodel van de meeste modules van VubisSmart/VSmart is gebaseerd op aantal inwoners. VSmart is webbased, maar vraagt wel om een aantal lokale handelingen om instellingen goed te zetten, zoals de communicatie met de lokale hardware. Er is geen Saas/cloud propositie beschikbaar. Brocade van Ciblis (voorheen van Cipal) Multi-tenant en Saas/cloud bibliotheeksysteem. Oorspronkelijk ontwikkeld door Universiteit van Antwerpen. Ontwikkeling, verkoop en ondersteuning van Brocade is ondergebracht bij Ciblis NV, een recente afsplitsing van Cipal. Cipal is een Belgische organisatie met ongeveer 300 medewerkers die services levert aan lokale en provinciale Vlaamse overheden. Brocade wordt door zowel openbare, universiteitsbibliotheken en musea en archieven gebruikt. Openbare bibliotheken in Vlaanderen (provincie Antwerpen, bibliotheken in Limburg en Vlaams

29 29/46 Brabant), Nederland en Zuid-Afrika maken van dit product gebruik. Er werken ongeveer 10 medewerkers aan de ontwikkeling en innovatie van Brocade. Het systeem kent geen modules. Een gebruiker krijgt de beschikking over alle functionaliteit. Alle wijzigingen worden aan alle klanten beschikbaar gesteld voor reeds betaalde abonnementsprijs. Het licentiemodel van Brocade is gebaseerd op het aantal inwoners. BicatWise van HKA HKA (Huisman en Kuipers Automatisering) is een Nederlandse leverancier met twee vestigingen in Nederland en ongeveer 25 medewerkers. HKA richt zich volledig op de Nederlandse bibliotheekmarkt. HKA heeft rond 2010 bij de overgang van Bicat naar BicatWise de basis van Bicat gere-engineerd. Men heeft de software op een ander platform (SQL Server) herschreven op basis van een nieuw datamodel. Onder de Wise paraplu valt een brede waaier aan andere toepassingen onder meer voor scholen, theaters en modules als CRM, betaaldiensten enzovoort. BicatWise kan via Saas worden aangeboden aan gebruikers. Het is echter geen multi-tenant en cloud oplossing. Men wil het product in de komende 5 tot 7 jaar volledig ombouwen naar cloud. Het licentiemodel van BicatWise is gebaseerd op het aantal inwoners. In oktober 2013 is HKA overgenomen door OCLC. BicatWise blijft ook na overname als apart product bestaan. De samenwerking tussen HKA en OCLC in Nederland richt zich met name op het aansluiten van BicatWise op de NBC+ (Nationale Bibliotheek Catalogus, waar OCLC implementatiepartij voor is). Op langere termijn kan aansluiting op WorldCat van OCLC aan de orde zijn. Aleph (opvolger: Alma) van Libis Libis is onderdeel van de KU Leuven en beschikt over 19 medewerkers die zowel voor het academische netwerk als voor de openbare bibliotheken werken. Libis stelt dat Aleph een relatief verouderd product is en geen kandidaat is voor een Vlaams bibliotheeksysteem. Aleph wordt op termijn vervangen door Alma. Overigens zal Libis zolang als nodig is support geven aan Aleph. Alma wordt sinds medio 2014 door Libis geleverd aan de KU Leuven. Alma is nog niet helemaal geschikt voor openbare bibliotheken. Wel zijn voor de wetenschappelijke bibliotheek delen van het systeem die beschikbaar zijn voor de eindgebruikers in het Nederlands vertaald. Delen die alleen door bibliotheekmedewerkers gebruikt worden zijn nog niet vertaald. Libis is al jaren development partner van Ex Libris. Libis heeft intensief contact met Ex Libris over de inhoud van het product Alma (en uiteraard ook Aleph). Ex Libris staat zeer open voor de noden van openbare bibliotheken en is bereid om te onderzoeken wat er nodig is om Alma geschikt te maken voor openbare bibliotheken. Libis kan niet zelf ontwikkelen in de core van de Alma omgeving maar kan wel gebruik maken van de API s. Ontwikkeling aan de core is mogelijk via Ex Libris mits dat past binnen de internationale context. Alma is een multi-tenant, webbased, cloudhosted oplossing. Het licentiemodel van Aleph is op basis van aantal named users en dat geldt ook voor Alma. 5.5 INTERNATIONAAL In deze paragraaf worden de belangrijkste internationale ILS oplossingen kort beschreven. Sommige beschrijvingen zijn rechtstreeks vanuit de geraadpleegde literatuur (zie laatste paragraaf van dit hoofdstuk) geknipt en nog in de Engelse taal. De lijst van mogelijke producten is niet

30 30/46 uitputtend. We hebben echter wel de belangrijkste internationale producten en spelers in kaart gebracht. Kenmerk van besproken internationale producten is dat er geen regionale implementatiepartner in Europa is en dat de producten nog moeten worden vertaald en toegesneden op de Vlaamse situatie (in termen van standaardpakketten betekent dit dat er een Vlaamse lokalisatie gemaakt moet worden). Keuze voor een internationaal product zal daarom tijdrovend en ook risicovol zijn Bestaande ILS systemen / gevestigde orde systemen Polaris in maart 2014 overgenomen door Innovative Interfaces. Software voor openbare bibliotheken. Vooral in USA gebruikt. Polaris continues to receive top ratings in all categories from large and medium-sized public libraries. Polaris gebruikers zijn over het algemeen zeer tevreden. Slechts weinigen (klein percentage gebruikers) overwegen over te stappen naar ander systeem. SirsiDynix Symphony Bedient openbare bibliotheken in Ierland en in Australië. 20% van gebruikers overweegt overstap naar nieuw systeem. In 2013 is een contract gesloten met Libraries NI, die alle openbare bibliotheken in Noord Ierland bedient. SirsiDynix Horizon - Verouderd product? 40% van gebruikers overweegt overstap naar nieuw systeem. Meesten denken er over om richting Polaris te gaan. Apollo Apollo from Biblionix received top ratings in all categories from small and very small public libraries. Vooral voor kleine bibliotheken. Niet zo relevant voor Vlaanderen Library services platforms / gebouwd op nieuwe basis Worldshare management services van OCLC (gebouwd op nieuwe basis/start all over again). Onderliggende gedachte: bibliotheken hebben meer overeenkomsten dan verschillen. Geschikt voor alle types en groottes bibliotheken. Het product gebruikt alle beschikbare data in de WorldCat en WorldShare producten van OCLC en andere centrale data repositories. Gebruikt big data technologie als Hadoop. Nu nog magere functionaliteit. Veel open API s. bibliotheken kunnen hier zelf ook verder op ontwikkelen, zoals apps maken. Alma van Ex Libris (gebouwd op nieuwe basis). Totaal nieuw cloud computing product. Doel is om de bibliothecarissen efficiënt vanuit één omgeving te ondersteunen. Doel is voorkomen van silo s die er in de traditionele ILS en wel zijn. Ex Libris bedient een relatief smalle klantengroep (ten opzichte van andere internationale concurrenten): academische, onderzoeks-, nationale en corporate bibliotheken zijn hun doelgroep. Leverancier heeft in andere producten rijke ervaring met bouwen van andere functionaliteiten voor bibliotheken. Er is al veel functionaliteit beschikbaar, maar er mist ook nog functionaliteit. Gebruikt Oracle tools voor analyse. Klanten kunnen hun gegevens delen met andere klanten via een Collaborative Business Intelligence platform. Alma biedt het meest rijke en functioneel uitgewerkte cloud product ten opzichte van de concurrerende (internationale) producten. Intota van Serials Solutions (gebouwd op nieuwe basis). Serials Solutions is sinds 2000 onderdeel van ProQuest en heet sinds 2014 ProQuest ( ProQuest is ook eigenaar van de AquaBrowser. Intota is een totaal nieuw product gebaseerd op nieuw concept. Nieuw toetreder op de bibmarkt. Echte multi-tenant saas cloud oplossing (schaalbaar). Op dit moment nog redelijk smal product. Intota focust op workflows, systeem onderhoud en assessment. Erop gericht dat bibliotheken hun toegevoegde waarde kunnen tonen. Gericht op en trekt een brede groep van

31 31/46 verschillende types en groottes bibliotheken aan. Is meteen ook een risico. Meer info over het product is te vinden op: Assessment-Now-Available aspx. NB: Aquabrowser is een voorbeeld van een product dat wel goed werkt in de Vlaamse setting. Dit is echter vooral te danken aan de goede support van de Nederlandse implementatiepartner Library services platforms / vernieuwing op basis van bestaand product Sierra van Innovative Interfaces (vernieuwing op basis van bestaand product/re-engineering). Oude product Millennium wordt herbouwd op een nieuw open source platform (PostgressSQL), gebruikt open source indexing motor (Lucine), heeft nieuwe toegevoegde API s, nieuwe user interface en nieuwe functionele modules. Interessant voor bibliotheken die de bibliotheekklant beter willen bedienen en pas in een later stadium de back end willen vernieuwen. Kan zowel in Saas als hosted vorm worden afgenomen. Sierra werkt met een community van developers. Sterk in reporting, nieuw toegevoegd tool is Decision Center. Meer info op: Verkoopkantoor in Europa gevestigd in Ierland en Barcelona. Open Skies van VTLS (vernieuwing op basis van bestaand product/re-engineering). VTLS is in juni 2014 overgenomen door Innovative Interfaces (zie Sierra hierboven)! Net als Sierra bedienen ze een brede waaier aan klantgroepen. Vernieuwing vooral aan de voorkant en minder aan de achterkant. Support voor multimedia, multi-format metadata, mobiele devices, en veel open API s en SOA. Zowel als Saas applicatie of lokaal te installeren. Meer info: Open source producten en leveranciers Openbare bibliotheken in the US gebruiken de OSS ILS en Evergreen en KOHA het meest. ( Dit zijn producten die qua karakter richting Library services platforms gaan. Evergreen was created by the Georgia Public Library System in 2006 and is now used in all types of libraries requiring significant scalability, such as large public library consortia. Meer info: Waar gebruikt? Eén Nederlandse gebruiker: Instituut voor Social History in Amsterdam (KNAW instituut). Overige gebruikende bibliotheken vooral buiten Europa: KOHA was created in 1999 by Katipo Communications in New Zealand and is more common in smaller libraries, especially in schools. Meer info: Gebruikers: één gebruiker in België -> Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed in Brussel. Verder enkele in Nederland, volledig overzicht op Andere OSS ILS en zijn NewGenLib (NGL), the Kuali Open Library Environment (OLE) Project for research libraries, and Collective Access for archives. Al deze ILS en zijn geen potentiële kandidaten voor een Vlaams ILS. Hieronder nog een korte toelichting per product. NewGenLib (NGL) is an OSS ILS created by Verus Solutions. (Verus is bedrijf uit India). It includes modules for technical processing or cataloging, circulation, acquisitions, serials management, administration, reports, and a web OPAC. NGL recommends first becoming familiar with these modules and their features and then downloading the software from its website, migrating existing data into NGL, and getting trained on NGL. NGL offers expert support for migration, implementation, and maintenance free of charge. Meer info: Onduidelijk wie deelneemt in het consortium c.q. gebruikers/adaptors van het product zijn. In 4 dagen operationeel zijn met je bibliotheek.

32 32/46 The Kuali Open Library Environment (OLE) Project calls itself "the first system designed by and for academic and research libraries for managing and delivering intellectual information." It supports a wide range of resources and federation across consortia, interoperates with other enterprise systems, and provides workflow design and information management capabilities. It is currently under development and is funded by a grant from the Andrew W. Mellon Foundation and contributions from various research libraries. Open library environment (OLE) van Kuali -> kiest voor een pad tussen nieuwe basis en re-engineering van bestaand product. Een aantal academische en onderzoeksbibliotheken hebben handen ineen geslagen om dit product verder te ontwikkelen in een open source oplossing. Product dus met name ook geschikt voor academische en onderzoeksomgevingen. Product zit in zeer vroege ontwikkelingsfase. Circulatie zit er nog niet in, wel gepland. Saas-hosted oplossing, geen echte cloud oplossing. Meer info: Gebruikers/adoptors: (slechts een paar, allemaal universiteiten/research instellingen in USA). Collective Access is a highly configurable cataloging tool and web-based application for museums, archives, and digital collections. It is available free of charge and requires little to no customization for support for various metadata standards, external data sources and repositories, popular media formats, and multiple languages. Current users include museums and archives from a range of disciplines, including art, anthropology, film, local history, architecture, conservation, libraries, and corporate archives. It was developed by Whirl-i-Gig. Meer info: Gebruikers: Enkele gebruikers in België, zoals Libis, maar ook enkele erfgoedinstellingen. In Nederland: Eye film instituut. Libis geeft aan dat dit product niet geschikt is voor openbare bibliotheken. Enkele minder bekende OSS ILS oplossingen worden hier nog beschreven: OPEN SOURCE OVERIG (GENOEMD IN DE STUDIE SYSTEEMARCHITECTUUR) De in de studie systeemarchitectuur genoemde open source toepassingen worden hieronder weergegeven. Volledige ILS en maken geen deel van deze opsomming uit. De in de studie systeem architectuur genoemde toepassingen zijn vooral interessant als voor volledige nieuwbouw van het ILS wordt gekozen, met uitzondering van hetgeen beschreven onder het kopje SOA/ESB. Open source initiatief Wallonië Communes-Plone is een open-sourceproject waarbij alle gemeenten kunnen bijdragen aan de opbouw van een volledige gemeentelijke website met modules voor openbare diensten ( Meer dan 150 gemeenten gebruiken nu deze website en dragen bij aan de ontwikkeling ervan. Gezien de snelle groei van het open-sourceproject, werd een nieuwe intercommunale organisatie, IMIO, gecreëerd om het systeem verder te ontwikkelen en te onderhouden. Het voordeel van de gezamenlijke opbouw van een referentiesysteem is dat de ontwikkelingskosten gedeeld worden. Als 150 gemeenten een bepaalde functionaliteit willen, betalen ze elk slechts 1/150ste van de totale ontwikkelingskost. Bovendien wordt het platform op een gratis open-sourcesoftware (Plone CMS) gebouwd waardoor er geen licentiekosten verbonden zijn aan het systeem. Ten slotte is elke ICT-serviceprovider intern of extern met kennis van Plone programmering (Python) in staat het gemeentelijke systeem aan te passen of uit te breiden. Open-source semantic web engine

33 33/46 De catalogus op data.bnf.fr werd geïmplementeerd met Cubicweb, een open-source semantic web engine. Het ondersteunt een query language vergelijkbaar met SPARQL genaamd RQL (zie SOA/ESB Een aantal van de grootste gemeenten heeft geïnvesteerd, of overweegt te investeren, in een SOAinfrastructuur om alle gemeentelijke diensten te integreren. SOA-integratietools zoals Microsoft Biztalk (door de implementatie van de Microsoft Dynamics CRM te Brugge) of open-source ESB s (geïmplementeerd door Digipolis) werden vermeld tijdens de workshop. SOA-stack: uitbreiden met BPM en BRMS Business Process Management (BPM) en Business Rules Management Systems (BRMS) zijn aanvullende tools voor een ESB in een SOA. Als bibliotheken investeren in een gecentraliseerde SOA, zouden ze moeten overwegen de stack uit te breiden met BPM en BRMS. Eén van de typische uitbreidingen is een portaal dat geoptimaliseerd werd voor het gebruik van SOA-services en gebruikers toelaat te interageren met business processen. Onderstaande website bevat voorbeelden van SOA-stacks: Why an open source SOA Stack makes sense ZELFBOUW ILS OPLOSSINGEN Zelfbouw vanaf scratch Het aantal recente voorbeelden waarbij bibliotheken zelf vanaf scratch een ILS bouwen of samenstellen op basis van assemblage van (best-of-breed) modules of een combinatie daarvan is beperkt. Het vanaf scratch bouwen is niet altijd een volledig nieuwbouw traject. Soms wordt een bestaande product off the shelf aangepast voor een specifieke toepassing. Wij kunnen slechts enkele voorbeelden noemen van dergelijke projecten in Denemarken en in Nederland. De Deense overheid heeft in 2013 gekozen voor de Deense leverancier Dantek om een ontwikkeltraject te starten voor een nieuw bibliotheeksysteem (werknaam Cicero) voor alle openbare en school bibliotheken. Het systeem moet in 2015 het levenslicht zien. Dantek is overgenomen door Systematic om deze opdracht tot een goed einde te kunnen brengen. Op dit moment kunnen wij geen informatie vinden of het project vanaf scratch is gestart of dat een off the shelf product als basis is gekozen. Zie ook %E2%80%93-new-names-on-the-market/ Biblioservice Gelderland in Nederland die in de periode een eigen bibliotheeksysteem BibliotByte volledig nieuw ontwikkelde. Het product is geïmplementeerd bij twaalf bibliotheken, en daarnaast verkocht aan een commerciële partij Truston. Het product is een zes tot zeven jaren gebruikt. Gebruikers zijn echter nooit tevreden geweest over het product en de leverancier. Inmiddels heeft het product geen Nederlandse gebruikers meer Zelfbouw op basis van best-of-breed modules en toepassingen Wij hebben slechts één voorbeeld van assemblage van een geheel nieuw bibliotheeksysteem/ils op basis van losse modules (best-of-breed) van verschillende systemen in de markt kunnen vinden: de bibliotheek van Oslo is hiermee bezig. Men heeft KOHA gekozen als ciriculatiemodule en daar

34 34/46 worden andere modules aan toegevoegd. Het is zo te lezen, op de blogs die de bibliotheek van Oslo daarover bijhoudt, een ingrijpend proces waarbij men nog niet helder heeft hoe men de andere modules er aan gaat toevoegen. Wij zien verder geen voorbeelden waarbij een typische backoffice functionaliteit als een circulatiemodule opnieuw wordt gemaakt. Eerder worden extra functionaliteiten aan de front office toegevoegd, nieuwe functionaliteiten, mobiele apps, nieuwe bibliotheekdiensten enzovoort. Dit is de manier waarop Bibnet ook werkt. Dezelfde aanvliegroute volgt Bibliotheek.nl (digitale bibliotheek Nederland - BNL). Bibliotheek.nl heeft besloten om, in aansluiting op lokaal in de markt gebruikte ILS en, enkele modules als een Waas, ebookplatform, CRM enzovoort zelf te gaan ontwikkelen. Voor deze aanvullende modules zijn diverse oplossingen en succesvolle referenties in de markt beschikbaar. Meestal is bij het ontwikkelen van deze aanvullende modules sprake van het toesnijden van off the shelf producten voor specifieke toepassing bij bibliotheken Leerpunten uit andere branches Het zelf bouwen van een Vlaams ILS is overigens niet anders dan het zelf bouwen van een andere (landelijke) applicatie. Dezelfde risico s en valkuilen zijn hierbij aan de orde. Zo heeft M&I/Partners voor een grote klant in Nederland een onderzoek uitgevoerd naar het beste scenario naar een nieuw bedrijfsprocessensysteem. Daarbij hebben wij drie scenario s vergeleken: Scenario 1: volledig maatwerk. Scenario 2: aanschaf van een standaardapplicatie. Scenario 3: combinatie van standaardapplicatie(s) en maatwerk. Tijdens het onderzoek bleek dat geen standaardapplicatie in de markt beschikbaar was, daarmee viel scenario 2 af. Vervolgens hebben wij scenario 1 en 3 met elkaar vergeleken. Daaruit kwamen de volgende conclusies naar voren. De scenario s 1 en 3 ontlopen elkaar qua kosten ondergrens niet veel. De bovengrens van de scenario s verschilden wel sterk als gevolg van hoge licentiekosten van software voor scenario 3. De doorlooptijden van de verschillende scenario s verschillen wel sterk. Scenario 1 zal hoe dan ook meer tijd kosten dan scenario 3. In scenario 3 wordt immers voor een deel gebruik gemaakt van standaard beschikbare functionaliteiten, die nog wel op de situatie van de klant moeten worden toegesneden. De totale omvang van de kosten en de doorlooptijd van beide scenario s hangen sterk af van de volgende variabelen. - de mate waarin het softwareontwikkelproces efficiënt wordt ingericht (kleine teams, deskundige ontwikkelaars); - de complexiteit van de systeemarchitectuur. Het is dus van het uiterste belang om een kwalitatief goede implementatiepartner te selecteren die de klant helpen om het ontwikkeltraject (van jaren) tot een goed eind te brengen.

35 35/ SITES MET VERGELIJKBARE OMVANG ALS VLAAMS BIBLIOTHEEKSYSTEEM Wij hebben geen voorbeeld kunnen vinden van een ILS dat een bibliotheeknetwerk van de omvang van Vlaanderen bedient. Het valt echter te verwachten dat een ILS dat nu in een provincie werkt voor plm. 50 bibliotheken, functioneel ook op Vlaams niveau kan werken voor 300 bibliotheken. Ook wat technologie betreft is een toepassing van dergelijke schaal goed werkend te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan systemen van banken en academische ziekenhuizen enzovoort. Of het technisch (beschikbaarheid, performance, latency) ook werkt hangt af onder meer af van: De schaalbaarheid van bestaande oplossingen. De systeemarchitectuur en het platform. De technische infrastructuur als servers en storage. Nader onderzoek per oplossing door gespecialiseerde technici is nodig om uitspraken te doen welke technische infrastructuur noodzakelijk is voor een goed werkende Vlaamse oplossing. De omvang van een Vlaams bibliotheeksysteem zal bij benadering als volgt zijn: 1,3 miljoen leners (zie hieronder o.b.v. data inventarisatie oktober 2014 in het kader van de haalbaarheidsstudie) (1,5 miljoen o.b.v. BIOS 2012). Verhouding leners/inwoners plm. 22% (o.b.v. BIOS 2012). Collectie van plm. 25 miljoen objecten (o.b.v. BIOS 2012). Aantal uitleningen/lener (o.b.v. BIOS 2012) 35,03 resulteert in totaal aantal uitleningen van 46,5-52,95 miljoen/jaar (x2= aantal leentransacties). Totaal aantal bezoekers (BIOS publicatie januari 2013). Plm. 300 hoofdbibliotheken in het netwerk; naast hoofdbibliotheken is er sprake van plm. 350 bedieningspunten (extrapolatie van BIOS2 publicatie thema bibliotheekinfrastructuur). Aantal gebruikersaccounts bibliotheeksysteem 3.894, zie hieronder. Provincie Systeem Aantal gebruikers Aantal leden accounts Antwerpen Brocade Vlaams Brabant Aleph Limburg VubisSmart Oost Vlaanderen VubisSmart 3.5 Plm West Vlaanderen VubisSmart VGC Brussel VubisSmart Totaal OVERIGE MARKTINFORMATIE Andere nationale bibliotheeksystemen We hebben enkele landen geïdentificeerd die hebben gekozen voor een nationaal bibliotheeksysteem. Allen hebben voor een verschillende oplossing gekozen. Noord Ierland heeft voor Symphony van SirsiDynix gekozen (140 bibliotheken). Ierland heeft voor Sierra van Innovative gekozen (30 entiteiten, 300 bibliotheken, 19 miljoen uitleningen).

36 36/46 Denemarken werkt met leverancier Dantek aan een nieuw bibliotheeksysteem (80 entiteiten, 1500 bibliotheken en scholen, 28 miljoen uitleningen alleen al voor de bibliotheek) Marktaandelen Europa Wanneer we kijken naar Europa, zien we in ieder land andere systemen en andere marktleiders. Vaak zien we dat regionale aanbieders en ILS en de boventoon voeren. Hierna een korte opsomming van marktleiders van ILS en bij openbare bibliotheken per land (bron: Noord Ierland: Symphony van SirsiDynix (100%). Denemarken: DDELibra van Axiell (86%). Axiell heeft in Denemarken te maken gekregen met een grote klap omdat de Deense overheid in 2013 heeft gekozen voor Dantek om een ontwikkeltraject mee in te gaan voor een nieuwe bibliotheeksysteem voor alle openbare en school bibliotheken. Zweden: BOOK-IT van Axiell (63%). Noorwegen: Mikromarc (53%) en Bibliofil (40%). Groot-Brittanië: Alto (25%), Open Galaxy (23%). Finland: Origo (40%), PallasPro (26%). Nederland: BicatWise (64%), V(ubis)Smart (30%) Tevredenheidsscores 2013 In deze paragraaf hebben we informatie opgenomen over de tevredenheid van openbare bibliotheken over de gebruikte ILS en en aantallen nieuw gekochte ILS en. Alle cijfers zijn uit Cijfers uit 2014 zijn nog niet beschikbaar. Tevredenheidsscores 2013 (uit: Perceptions 2013: An International Survey of Library Automation van 3 februari )

37 37/ Aantal nieuw gekochte ILS en in 2013 Overzicht van aantallen nieuw gekochte ILS en door openbare bibliotheken in 2013 vind je hier: GERAADPLEEGDE BRONNEN Breeding, M. (2014, april 15). Library Systems Report 2014; Competition and strategic cooperation. Opgehaald van Americanlibrariesmagazine.org: Library Technology Guides. (3 februari 2013). Perceptions 2013: An International Survey of Library Automation. Opgehaald van NISO. (Fall 2012). The Future of Library Systems: Library Services Platforms. Information Standards Quarterly. doi: Open Source ILS, An information portal for librarians. (sd). Opgehaald van

38 38/46 6 BESTUURLIJKE HAALBAARHEID 6.1 INLEIDING In dit hoofdstuk bespreken we de bestuurlijke haalbaarheid aan de hand van de belangrijkste organisatorische en bestuurlijk consequenties van een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem voor de verschillende stakeholders. We bespreken daarbij zowel de consequenties voor dienstverlening als de consequenties voor de bedrijfsvoering van bibliotheken. Hoe een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem er precies uit komt te zien, bijvoorbeeld maatwerk, modulair of een bestaand ILS aanpassen, levert geen substantieel verschil op in organisatorische en bestuurlijke consequenties en daarmee voor de bestuurlijke haalbaarheid. In dit hoofdstuk spreken we daarom enkel van de organisatorische en bestuurlijke consequenties van een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem. In de volgende paragraaf beschrijven we eerst de belangrijkste conclusies van de bestuurlijke haalbaarheid. In de daaropvolgende paragrafen bespreken we achtereenvolgens: De voordelen van een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem voor de dienstverlening van bibliotheken. De gevolgen per stakeholder: de klanten van de bibliotheek, de bibliotheken/gemeenten, de provincies, Bibnet en de huidige bibliotheek leveranciers. 6.2 CONCLUSIES Op basis van een analyse van de organisatorische en bestuurlijke gevolgen achten wij een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem haalbaar. Veel voordelen van een gezamenlijk bibliotheeksysteem zijn voor bibliotheken/gemeenten al bereikt door deelname aan het PBS. Verdere samenwerking op Vlaams niveau biedt op middellange termijn voordelen die bestaan uit een mix van verbeteringen in de (digitale) dienstverlening, in de bedrijfsvoering en financiële ruimte voor innovatie. In de volgende paragraaf lichten we deze voordelen verder toe. Met de overheveling van taken van het provinciaal niveau naar de Vlaamse overheid zal sprake zijn van concentratie van het beheer van zes provinciale bibliotheeksystemen. Wij nemen aan dat deze taken bij Bibnet komen te liggen. Hiermee komen alle digitale innovaties in één hand te liggen. Bibnet kan dan beter regie voeren over digitale innovaties. Dan gaat het om ontwikkeling en aansluiting van de (digitale) innovaties op de bibliotheeksystemen. Bij een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem hoeft deze aansluiting maar één keer plaats te vinden. Dit levert financiële ruimte voor innovatie op. Bij het in stand houden van zes PBS en zal deze aansluiting zes keer plaats moeten vinden. Dat geldt ook voor eventuele resterende bibliotheeksystemen van gemeenten die niet op het PBS en/of VBS aangesloten zullen zijn. De grootste opdracht om bibliotheken/gemeenten ook daadwerkelijk bestuurlijk over de streep te trekken ten faveure van een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem ligt bij Bibnet. Bibnet heeft hierbij de volgende opdracht:

39 39/46 Schetsen van een gedragen en haalbare oplossing van en route naar een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem (onderwerp van deze haalbaarheidsstudie). Opstellen van een convenant waarbij het eigendom van een Vlaams bibliotheeksysteem en de zeggenschap van gemeenten/bibliotheken helder is geregeld. Afsluiten van contracten met en zakelijk en professioneel aansturen van leverancier(s) van een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem. Inrichten van een beheerorganisatie waarbij bibliotheken verzekerd blijven van een supportorganisatie die de lokale situatie goed kent en op hetzelfde kwalitatieve niveau helpdesk en support kan blijven bieden als de huidige provinciale bibliotheekorganisaties. Inrichten van een regieorganisatie die op een zakelijke en professionele wijze zorgt voor een voortdurende optimale afstemming tussen de vraag van bibliotheken en het (externe) aanbod (lees leverancier(s)) daarvan. 6.3 GEVOLGEN VOOR DIENSTVERLENING BIBLIOTHEKEN Een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem heeft op korte termijn geen grote gevolgen voor de dienstverlening van bibliotheken. De klant kan tijdens de migratie naar een Vlaams systeem wel tijdelijk hinder ondervinden en hierover moet naar de klant goed worden gecommuniceerd. De dienstverlening van de lokale bibliotheek zal verder dezelfde zijn als altijd. Ook digitaal blijven dezelfde bibliotheekdiensten beschikbaar. Op langere termijn zijn er belangrijke en voor de sector zeer relevante gevolgen. Minder meerkosten voor innovatie van (digitale) bibliotheekdiensten Innovatie van (digitale) bibliotheekdiensten is met een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem goedkoper en sneller (time to market) ten opzichte van de huidige situatie met zes provinciale bibliotheeksystemen. Nieuwe diensten, zoals bijvoorbeeld gastlenen met één pas, hoeven immers nog maar eenmalig ontwikkeld en geïmplementeerd te worden voor of gekoppeld aan één bibliotheeksysteem. Innovatiekosten zijn dus lager met één bibliotheeksysteem. Dit betekent ook dat er ten opzichte van de huidige situatie meer innovatie mogelijk is tegen hetzelfde innovatiebudget. We leven in een tijdperk waarin de klant steeds meer digitaal wordt. Technologische ontwikkelingen gaan snel evenals digitale mogelijkheden voor consumenten. De consument ziet geen verschil meer tussen een fysieke en een digitale bibliotheek. Het is één bibliotheek. Een klant wil zowel digitaal als fysiek optimaal gefaciliteerd worden. Nieuwe digitale ontwikkelingen gaan steeds sneller en een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem biedt de bibliotheeksector de mogelijkheid om klanten sneller nieuwe diensten, nieuwe content en digitale innovaties aan te bieden tegen minder innovatiekosten. Verdere organisatorische samenwerking Een gezamenlijk bibliotheeksysteem biedt bibliotheken indirect mogelijkheden voor verdere samenwerking. Daarbij is het gezamenlijk bibliotheeksysteem randvoorwaarde voor verdere organisatorische samenwerking. De voordelen van verdere samenwerking bestaan meestal uit een mix van verbeteringen in de dienstverlening en bedrijfsvoering en financiële ruimte voor innovatie. Te denken valt bijvoorbeeld aan samenwerking op het gebied van: Marketing. Gezamenlijke marketing is interessant voor bibliotheken, maar dit is alleen mogelijk door een gezamenlijk lenersbestand en in combinatie met lenersgedrag van zowel fysieke als digitale media. Het biedt lokale bibliotheken de mogelijkheid om aan gerichte klantbenadering te doen,

40 40/46 klanten beter van dienst te zijn en eigen activiteiten beter te stroomlijnen. Voor (digitale) klanten levert het een grotere transparantie en toegankelijkheid van de bibliotheekdienstverlening op. Gezamenlijke campagnes op Vlaams en regionaal niveau zijn beter mogelijk. Verder draagt gezamenlijke marketing bij aan het versterken van merkidentiteit van de bibliotheek. Gezamenlijke marketing leidt daarmee tot klantgerichte kwaliteitsverbetering, efficiencyverbetering en kostenbesparing. Centraal collectioneren. Gezamenlijk collectioneren is potentieel interessant voor bibliotheken. Randvoorwaarde is een gezamenlijk bibliotheeksysteem en een gezamenlijke catalogus. Dit hoeft niet per se op Vlaams niveau maar kan ook op regionaal niveau worden georganiseerd. Bij gezamenlijk collectioneren maakt een team een selectie uit het titelaanbod en gaat over tot aanschaf van media voor meerdere bibliotheken. Dit uiteraard op basis van de doelstellingen en criteria die vooraf door de lokale bibliotheken zijn vastgesteld. Centraal collectioneren levert het voordeel op dat de gebruiker toegang heeft tot een grotere en meer gevarieerde collectie terwijl de totale collectie kan krimpen. Dit leidt tot drie typen voordelen: klantgerichte kwaliteitsverbetering, efficiencyverbetering en kostenbesparing. ict en digitale diensten. Door verdere bundeling van ICT-activiteiten en -systemen op Vlaams niveau ontstaan naast het Vlaams bibliotheeksysteem en de Vlaamse digitale diensten meer exploitatievoordelen bij de bibliotheken. Te denken valt bijvoorbeeld aan: - gezamenlijke inkoop van hard-, software, printers en kopieerapparaten via op Vlaams niveau afgesloten raamcontracten. - Verdergaande standaardisatie van lokale infrastructuren en het gezamenlijk inkopen en organiseren van het beheer van lokale ICT-infrastructuren. - Realisatie van gezamenlijke Vlaamse websites en cultuurportalen. Verdere samenwerking op het gebied van ICT en digitale diensten leidt tot meer financiële ruimte voor innovatie en kwaliteits- en efficiencyverbetering voor lokale bibliotheken. 6.4 STAKEHOLDERS Een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem heeft gevolgen voor de volgende stakeholders: De klanten van de openbare bibliotheek. De lokale bibliotheken en gemeenten. De provinciale bibliotheekorganisaties. Vlaamse overheid, vertegenwoordigd door Bibnet. Per stakeholder zijn de gevolgen voor de keuze van een eengemaakt Vlaams systeem verschillend. In de volgende paragraaf lichten we de belangrijkste gevolgen per stakeholder verder toe. 6.5 GEVOLGEN VOOR KLANTEN Een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem heeft op korte termijn geen grote gevolgen voor klanten van de bibliotheken, tenzij de overgang naar dit systeem gepaard gaat met harmonisatie van reglementen zoals bijvoorbeeld het leenreglement of dat Vlaanderen kiest voor één bibliotheekpas. Als gevolg van de migratie naar een nieuw systeem is het mogelijk dat de klant daar tijdelijk hinder van ondervindt in de dienstverlening, maar de bibliotheek kan hierover tijdig naar klanten communiceren. De dienstverlening van de lokale bibliotheek zal verder dezelfde zijn als altijd. Op langere termijn zal de klant vooral kwaliteitsverbetering in de dienstverlening van de bibliotheken merken. De klant zal merken dat de bibliotheek met de tijd mee gaat. Het resultaat zal

41 41/46 een rijker dienstenaanbod zijn dat op een aantrekkelijke manier aangeboden. We verwijzen voor een verdere toelichting naar wat we in paragraaf 6.3 hebben beschreven. 6.6 GEVOLGEN VOOR LOKALE BIBLIOTHEKEN EN GEMEENTEN De gevolgen van eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem voor lokale bibliotheken zullen verschillend zijn. Dit hangt vooral af van de grootte van de bibliotheek. Veel voordelen al bereikt door deelname aan PBS De aansluiting van bibliotheken op het provinciaal bibliotheeksysteem is inmiddels succesvol gebleken. Bibliotheken die aangesloten zijn op een PBS ervaren deze overgang als positief. Ze zijn ontzorgd en hoeven zichzelf niet meer druk te maken over het functioneren van het PBS. De ondersteuning van de provinciale bibliotheekorganisatie is kwalitatief in orde. Er is inmiddels een kwaliteitsverbetering van ondersteuning van het PBS bereikt en daarmee is een betere prijs/prestatie bereikt voor gebruik van het bibliotheeksysteem. Keuze voor een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem zal voor alle bibliotheken een migratie naar een nieuw systeem inhouden, ook al zou de keuze op één van de bestaande producten en leveranciers vallen. Er zal een nieuwe uniforme Vlaamse standaardinrichting nodig zijn en dit betekent dat alle bibliotheken met een schone lei moeten starten. Uiteraard is het ook noodzakelijk om gebruikers opnieuw op te leiden. Er zal sprake zijn van tijdelijke impact op de dienstverlening aan klanten. Het migratietraject naar een Vlaams bibliotheeksysteem zal een grote operatie zijn, vergelijkbaar met de aansluiting van alle bibliotheken op de PBS en in de afgelopen jaren. Voordelen van en randvoorwaarden voor deelname aan Vlaams bibliotheeksysteem Het is voor lokale bibliotheken van belang dat eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem minimaal de voordelen van een PBS garandeert zoals helpdesk en support door mensen die de lokale situatie ook kennen. Zodra de support vanuit Brussel wordt aangestuurd zal dit dus zeker geborgd moeten blijven en er is intensivering van relatiebeheer nodig. Daarnaast is het wenselijk dat een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem meer voordelen oplevert. Deze voordelen zullen, zoals in paragraaf 1.2 is geschetst, vooral liggen bij: Het collectieve voordeel van de gezamenlijke investeringscapaciteit bij de vernieuwing/vervangen van het systeem voor bibliotheekautomatisering en de ontwikkeling van nieuwe Vlaamse digitale diensten. Verder verbeteren van de externe (digitale) dienstverlening aan klanten. Op langere termijn kan mogelijk geprofiteerd worden van verdere organisatorische samenwerking tussen bibliotheken zoals bijvoorbeeld het onderling openstellen van elkaars collecties. Voor (grote) innovatieve bibliotheken zijn de voordelen voor meedoen aan het Vlaams bibliotheeksysteem misschien niet direct zo evident omdat de perceptie is dat de voordelen afgewogen tegen het inleveren van eigen vrijheid niet substantieel groter zijn. Er is immers sprake van het inleveren van eigen regie over het bibliotheeksysteem en aanpassen van het tempo en de wensen van het collectief. De voordelen van deelname aan het collectief zijn echter ook voor innovatieve bibliotheken het kunnen profiteren van de gezamenlijke investeringscapaciteit voor vernieuwing en het kunnen profiteren van de Vlaamse ontwikkelingen in het kader van de digitale bibliotheek. Er hoeven dan geen individuele kosten meer te worden gemaakt om aan te sluiten op Vlaamse diensten, en omgekeerd hoeven vanaf het Vlaamse niveau ook geen investeringen meer

42 42/46 te worden gedaan om andere bibliotheeksystemen nog aan te sluiten. In dit kader is het volgende motto van toepassing op de ontwikkeling van de digitale infrastructuur en (digitale) bibliotheekdiensten: Alleen ben je sneller maar samen kom je verder. De wijze waarop Bibnet en Locus innovaties willen aanpakken is te werken met lokale experimenten en innovatieve ontwikkelingen, die pas bij succes opgeschaald worden. Dat moet vermijden dat innovators afgeremd worden door het collectief. In tegendeel, het maakt ze de motor van de verdere sectorale vernieuwing. Een Vlaams systeem moet worden ingeregeld voor een heel groot netwerk van bibliotheken met veel lokale variatie. De huidige systemen kunnen deze lokale variatie niet altijd goed aan. De oorzaken hiervan liggen in functionele beperkingen van de systemen maar ook in de gekozen configuratie/inrichting van het systeem en het feit dat data van bibliotheken niet altijd goed met elkaar gematcht kunnen worden. Het is noodzakelijk dat een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem deze variatie aankan, maar hoe kleiner de onderlinge verschillen des te minder complexiteit en des te gemakkelijker een eengemaakte bibliotheeksysteem is te realiseren en daarna te beheren. Wij adviseren dan ook om bij de realisatie van een Vlaams bibliotheeksysteem daar waar mogelijk de onderlinge variatie tussen bibliotheken te reduceren, steeds afgewogen tegen de voordelen van lokale autonomie. De dienstverlening wordt daardoor transparanter voor de klant in heel Vlaanderen, en vergemakkelijkt bovendien de implementatie van nieuwe (digitale) dienstverlening. Wij zien een aantal kansrijke gebieden waarop verdere harmonisatie kan plaatsvinden om de realisatie van het Vlaams bibliotheeksysteem te vergemakkelijken. In onderstaande tabel geven wij dit weer. Onderwerp Uitleenreglement Lenersregistratie Lenersbestand Lenerskaart Exemplaarregistratie Itemregistratie Interbibliothecair leenverkeer Rapportering Statistieken Wat houdt harmonisering in? Afspraken om reglementen (meer) op elkaar af te stellen. Standaardisering dataformaat en invoerafspraken. Gedeeld(e) lenersbestand(en). Eén kaart voor alle openbare bibliotheken. Standaardisering dataformaat en invoerafspraken. Standaardisering dataformaat en invoerafspraken. Administratie afhandeling tussen bibliotheken. Vergelijkbare rapporten en inzichten door standaardisering van registratie. Vergelijkbare statistieken en inzichten door standaardisering van registratie. 6.7 GEVOLGEN VOOR PROVINCIALE BIBLIOTHEEKORGANISATIES Overheveling van taken Provinciaal bibliotheeksysteem naar Vlaams niveau Zoals vermeld in het Vlaams Regeerakkoord en uitgewerkt in de Beleidsnota Cultuur zal de komende periode sprake zijn van staatshervorming en overheveling van de provinciale bevoegdheden naar het lokale of Vlaamse beleidsniveau. Voor de Vlaamse cultuursector is het belangrijk dat de investeringen die de Vlaamse overheid en de provincies in het afgelopen decennium deden blijven renderen. De Vlaamse overheid zal de rol op zich nemen in de digitale uitbouw en ondersteuning van het lokaal cultuurbeleid, zodat niet elke gemeente apart zal moeten instaan voor een bibliotheeksysteem en een verdere digitalisering. Dit

43 43/46 betekent dat het beheer van een provinciaal bibliotheeksysteem en de verdere uitbouw van digitale bibliotheekdiensten van provinciaal niveau naar het Vlaamse beleidsniveau zal worden overgeheveld en we nemen aan dat het beheer terecht zal komen bij Bibnet. Voor zover nu duidelijk is, zal de overheveling in een periode van 2 jaar plaatsvinden en per 1 januari 2017 geëffectueerd worden. Provincies zullen in 2015 een draaiboek moeten hebben om het decreet te implementeren. Huidige financiering van provinciale bibliotheekorganisaties vindt plaats door provincie en gemeenten. De provincie zal naar verwachting van onze gesprekspartners gaan snijden in de budgetten voor 2015 en De provincies zijn gevraagd om de diensten, en dus ook het beheer van de provinciale bibliotheeksystemen, overeind te houden. Dit zal budgettair nog een uitdaging zijn, omdat de bijdragen c.q. abonnementen van de lokale bibliotheken voor het provinciaal bibliotheeksysteem niet kostendekkend zullen zijn. Bij het overhevelen van de taken rond provinciaal bibliotheeksysteem gaan ook de medewerkers mee die betrokken zijn bij het provinciaal bibliotheeksysteem. Deze situatie is ook aan de orde voor het beheer van de huidige zes PBS en ongeacht de keuze voor een Vlaams bibliotheeksysteem. Voordelen van en randvoorwaarden aan Vlaams bibliotheeksysteem Er is veel kennis beschikbaar op provinciaal niveau van systeem, inrichting en lokale situatie. Het bij elkaar voegen van zes beheerorganisaties levert een grote groep mensen op met kennis van het bibliotheekproces, bibliotheeksysteem (productkenmerken, inrichting) en van de lokale situatie bij bibliotheken. Een Vlaams bibliotheeksysteem betekent dat op termijn nog maar kennis van één systeem nodig is. Dit betekent dat minder beheer nodig is. Vrijgekomen capaciteit kan worden ingezet voor regie en coördinatie, specialistische taken of projecten. De personele consequenties zijn afhankelijk van de aard van het gekozen Vlaamse systeem (nieuwbouw, modulair, bestaand systeem in meer of mindere mate aanpassen). Op Vlaams niveau moet oog en oor blijven voor de specifieke lokale bibliotheek situatie. Dit geldt uiteraard zowel voor het Provinciaal als een Vlaams bibliotheeksysteem. Zowel in functionaliteit van het systeem als in ondersteuning en beheer. Dit is te realiseren door een centrale beheerorganisatie te maken voor heel Vlaanderen met vaste aanspreekpunten/zichtbaarheid in de provincies en het relatiebeheer naar de lokale bibliotheken te verstevigen. Implementatie van een Vlaams bibliotheeksysteem zal een groot beroep doen op het beheerteam om alle bibliotheken te migreren naar een Vlaams systeem. 6.8 GEVOLGEN VOOR BIBNET Bibnet als digitale innovator voor bibliotheken Bibnet is een projectorganisatie van de Vlaamse Overheid. Met Bibnet wil de Vlaamse Overheid er voor zorgen dat bibliotheken ook in een digitale omgeving een meerwaarde kunnen betekenen voor hun publiek. De Vlaamse Overheid pakt met dit initiatief rechtstreeks de verantwoordelijkheid op voor de positionering van de Vlaamse openbare bibliotheken in de digitale wereld. Bibnet heeft inmiddels een aantal Vlaamse digitale diensten voor bibliotheken gerealiseerd. OpenVlacc, Bibliotheekportalen, Mijn Bibliotheek en het aanbieden van verschillende digitale collecties zoals e-boeken zijn hier voorbeelden van.

44 44/46 Bibnet staat voor innovatie en hanteert als financieel model dat de innovatie, transitie en migratiekosten uit het door Bibnet beheerde innovatiebudget komen. Zodra een dienst operationeel is, is sprake van een betaalmodel waarbij recurrente kosten 100% kostendekkend zijn. Deze kosten worden aan gebruikers via een verdeelsleutel doorbelast. Door de overheveling van provinciale taken zal het beheer van provinciale bibliotheeksystemen bij Bibnet terecht komen. Dit betekent een overheveling van werk, mensen en van contracten en (financiële) verplichtingen. De gevolgen van deze overheveling van zes provinciale bibliotheeksystemen valt buiten de scope van dit onderzoek. Binnen de scope valt uiteraard de gevolgen van de keuze voor een eengemaakt bibliotheeksysteem. Overheveling van het beheer van de bibliotheeksystemen heeft tot voordeel dat alle digitale innovaties straks in één hand liggen en Bibnet beter regie kan voeren over digitale innovaties. Dan gaat het om ontwikkeling en aansluiting van de (digitale) innovaties op de back-office functies. Bij een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem hoeft deze aansluiting nog maar één keer plaats te vinden. Bij het in stand houden van zes PBS en zal deze aansluiting zes keer plaats moeten vinden. Dat geldt ook voor eventuele resterende bibliotheeksystemen van gemeenten die niet op het PBS en/of VBS aangesloten zullen zijn. Met het in één hand liggen van regie van digitale innovaties kan ook meer inkoopvoordeel worden bereikt en kan Bibnet zich nadrukkelijk namens de bibliotheken opstellen als onderhandelaar met leveranciers. (Vlaams) bibliotheeksysteem onder regie van Bibnet Het beheer van een Vlaams bibliotheeksysteem zal door Bibnet worden uitgevoerd. Zoals eerder is opgemerkt, is het noodzakelijk dat op Vlaams niveau oog en oor is voor de specifieke lokale bibliotheeksituatie. Dit is te realiseren door een centrale beheerorganisatie te maken voor heel Vlaanderen met vaste aanspreekpunten/zichtbaarheid in de provincies. Bibnet zal daarom, ten opzichte van de huidige situatie, het relatiebeheer naar de bibliotheken moeten versterken. Een belangrijk vraagstuk dat aan de orde is, is het eigendom van een Vlaams bibliotheeksysteem. waar komt deze te liggen en wat is de zeggenschap van de bibliotheken over het bibliotheeksysteem. Een bibliotheeksysteem raakt direct de dienstverlening en het primaire proces van bibliotheken. In die zin is het belang van een bibliotheeksysteem voor een bibliotheek veel groter dan de Vlaamse digitale diensten die nu in beheer zijn bij Bibnet. Het is daarom noodzakelijk dat een convenant tussen Bibnet en de gemeenten/bibliotheken wordt opgesteld waarin de zeggenschap van bibliotheken wordt geregeld. Daarnaast zullen (contractuele) afspraken tussen Bibnet en de gemeenten/bibliotheken moeten worden gemaakt over dienstverlening en financiële doorbelasting van diensten. Ook moeten tussen Bibnet en leverancier(s) van het Vlaams bibliotheeksysteem contractuele afspraken worden vastgelegd. Een zeer belangrijke voorwaarde bij een Vlaams bibliotheeksysteem is dat er een zakelijke en professionele relatie met de leverancier(s) ontstaat. In contracten moet de dienstverlening duidelijk zijn beschreven, de lusten als de lasten van de leverancier en de klant, een exit clausule en afspraken ten aanzien van beveiliging. Naast het contract is het noodzakelijk te werken met een Service lever agreement (SLA) en zijn periodieke rapportages van de leverancier aan de opdrachtgever over de dienstverlening noodzakelijk.

45 45/46 In het geval sprake is van één (software)leverancier is het belangrijk om na te denken hoe en in welke constructie de innovatie van het product (in een monopolypositie van de leverancier) het beste kan worden geborgd en welke samenwerkingsrelatie onderling wordt aangegaan. Naast het operationeel beheer zal een sterke regieorganisatie moeten worden ingericht ten behoeve van de aansturing van de leverancier(s) en gebaseerd op afgesloten contracten. De regieorganisatie zorgt voor een voortdurende optimale afstemming tussen de vraag van bibliotheken en het (externe) aanbod (lees leverancier(s)) daarvan. Werkzaamheden van de regieorganisatie zijn nodig op drie niveaus: Strategisch: richtinggevend, innovatierichting, dienstverlening en gericht op relatie met gemeenten/bibliotheken enerzijds en leverancier(s) anderzijds. Tactisch: inrichten, projectmatig aanpassen van functionaliteit, dienstverlening. Operationeel: verrichten, bewaken van de SLA. Op hoofdlijnen schatten wij de volgende personele consequenties in van een eengemaakt Vlaams bibliotheeksysteem. Het aantal vte s noodzakelijk voor het beheer van het VBS ten opzichte van de PBS en daalt. Voor regie/coördinatie en governance zijn 1-4 vte s nodig, afhankelijk van de aard van het eengemaakte Vlaamse bibliotheeksysteem (nieuwbouw, modulair, bestaand systeem in meer of mindere mate aanpassen). Bij een multi-vendor strategie neemt de regielast toe door de noodzakelijke service integratie. Voor het operationele beheer zijn minder vte s nodig dan nu voor zes provinciale bibliotheeksystemen. Er is sprake van één bibliotheeksysteem, waarvan het technisch beheer naar verwachting zal zijn uitbesteed bij een externe partij. Het precieze aantal is op dit moment nog niet goed in te schatten. Bij één Vlaams bibliotheeksysteem is het gemakkelijker om onderlinge vervanging te organiseren en is specialisatie op onderdelen mogelijk. Hierna een aantal uitspraken die van invloed op de benodigde capaciteit zijn. - Er is kennis nodig van de functionaliteit, inrichting en werking van één bibliotheeksysteem. Besparend effect. - Opleidingen aan bibliotheekmedewerkers hoeven eenmaal worden ontwikkeld en kunnen wellicht worden gegeven door eigen beheerders. Specialisatie effect, wellicht goedkoper dan inkopen. - Wijzigingen in het systeem hoeven eenmaal aangebracht, doorgetest en uitgerold te worden. Besparend effect. - Er is één helpdesk, binnen dit helpdeskteam is gemakkelijker onderlinge vervanging te regelen, eventueel kunnen langere openingstijden worden gerealiseerd. Besparend effect.