F U N C T I E P R O F I E L

Transcriptie

1 F U N C T I E P R O F I E L Team : Staf : Personeel & Organisatie : Medewerker P&O Indicatie : Salarisschaal 8 De Medewerker P&O ressorteert hiërarchisch rechtstreeks onder de Directeur en wordt functioneel aangestuurd door de Adviseur P&O. Voert zelfstandig financieel-administratieve en ondersteunende werkzaamheden uit voor de afdeling P&O en de afdeling Control. Verwerkt, signaleert, controleert en houdt personele mutaties bij van zowel interne als externe personeelsleden. Verricht werkzaamheden ten behoeve van salarisbetalingen en verzekeringen. Registreert verzuim en verlof en ondersteunt bij voorkomende werkzaamheden op de afdeling P&O. Geeft uitvoering aan het personeelsbeleid met accent op arbeidsvoorwaarden en rechtspositionele taken. Verstrekt eerstelijns informatie aan management en medewerkers. Maakt en houdt kosten inzichtelijk en bewaakt deze. Stelt begrotingsramingen op, legt verplichtingen vast en signaleert dreigende overschrijdingen. MBO werk- en denkniveau; Relevante ervaring met geautomatiseerde administratieve systemen; Ruime kennis van relevante wet- en regelgeving. 4. Overige relevante gegevens N.v.t. Organisatiespecifiek: Klantgerichtheid Resultaatgerichtheid Samenwerken specifiek: Nauwkeurigheid Plannen en organiseren Zelfstandigheid - 1 -

2 F U N C T I E P R O F I E L Team : Staf : Managementondersteuning : Officemanager Indicatie : Salarisschaal 6/7/8 Officemanager verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning van de directie en organisatie van Wigo4it. De Officemanager ressorteert hiërarchisch onder de Directiesecretaris. De functie van Officemanager wordt op drie niveaus vervuld. Junior niveau Verricht receptietaken, ontvangt en verwijst bezoekers en behandelt telefoongesprekken; beheert agenda s. Verzorgt alle voorkomende tekstverwerking en beheert bestanden. Verzorgt de documentaire informatievoorziening, waaronder post- en archiefwerkzaamheden en het beheer van documentatie- en informatiemateriaal. Verricht representatieve en verzorgende taken, waaronder consumptieve voorzieningen, het beheer van kantoorbenodigdheden en het verzorgen van de werkomgeving. Organiseert vergaderingen en regelt faciliteiten, notuleert en maakt het verslag. Assisteert de Medior en Senior Officemanager. MBO3 werk- en denkniveau; Enige kennis van de interne organisatie, het werkveld en de externe omgeving. Medior niveau Beheert agenda s, verzorgt in- en uitgaande post, behandelt telefoongesprekken en ontvangt bezoekers. Bereidt vergaderingen, besprekingen en overige in- en externe activiteiten voor; verzorgt informatie, stelt agenda s op, regelt faciliteiten, maakt verslagen, actie- en besluitenlijsten en bewaakt de tijdige afdoening, ook van afspraken en toezeggingen. Verricht representatieve en verzorgende taken; verzorgt alle voorkomende tekstverwerking en beheert gegevens en bestanden. Verricht beheersmatige taken, zoals bijvoorbeeld archief- en documentatiebeheer. Assisteert de senior Officemedewerker - 2 -

3 MBO4 werk- en denkniveau; Ruime kennis van de interne organisatie, het werkveld en de externe omgeving; Ruime relevante ervaring. Senior niveau Verzorgt het secretariaat van de directie; beheert agenda s, behandelt telefoongesprekken en ontvangt bezoekers; regelt afspraken, beoordeelt prioriteit, belangen en gevoeligheden van onderwerpen. Behandelt inkomende post; voegt stukken bij, verwijst, geeft lees- en behandelingsadviezen, attendeert op bijzonderheden en handelt waar mogelijk zaken zelf af; neemt de post door en voert daaruit voortvloeiende opdrachten uit, inclusief het verzorgen van correspondentie. Bereidt vergaderingen, besprekingen en in- en externe activiteiten voor; stelt (in overleg) agenda s op, verzamelt, ordent, completeert en becommentarieert stukken c.q. legt deze hiertoe aan anderen voor, legt verbanden met andere zaken en ontwikkelingen, attendeert en adviseert etc.; regelt faciliteiten, nodigt deelnemers uit, verspreidt vergaderstukken, notuleert en maakt het verslag, stelt een actie- en besluitenlijstje op en ziet toe op de tijdige en juiste afhandeling. Zorgt voor en bewaakt de tijdige afhandeling van toezeggingen en afspraken; fungeert in niet direct inhoudelijke zaken als intermediair tussen directie, medewerkers en in- en externe relaties. Coördineert het facilitymanagement, waaronder huisvesting, de inkoop, beschikbaarheid en het beheer van inventaris, goederen en diensten en overige facilitaire voorzieningen. Verzorgt het analoge en digitale documentmanagement, waaronder document- en archiefbeheer. Verricht alle voorkomende tekstverwerking en beheert bestanden. Verricht representatieve en verzorgende taken, regelt dienstreizen en draagt zorg voor een representatieve werkomgeving. HBO werk- en denkniveau; Gedegen kennis van de interne organisatie, het werkveld en de externe omgeving; Zeer ruime relevante ervaring. Organisatiespecifiek: Klantgerichtheid Resultaatgerichtheid Samenwerken specifiek: Junior Medior Senior Aanpassingsvermogen Anticiperen Plannen en Organiseren Nauwkeurigheid Organisatiesensitiviteit Tact Praktisch werken Collegialiteit Zelfstandigheid - 3 -

4 F U N C T I E P R O F I E L Team : Staf : Communicatie : Communicatiemedewerker Indicatie : Salarisschaal 9 De communicatiemedewerker ressorteert hiërarchisch rechtstreeks onder de directeur en wordt functioneel aangestuurd door de Communicatieadviseur en voert zelfstandig organisatorische, administratieve en ondersteunende werkzaamheden uit voor de afdeling Communicatie. Ondersteunt de Communicatieadviseur bij de praktische uitvoering van alle communicatieplannen en projecten. Levert een bijdrage aan de uitvoering van het communicatieplan en projecten en voert deze ook uit. Organiseert diverse in- en externe bijeenkomsten. Schrijft en/of redigeert teksten voor intranet, extranet en internetsite. Ondersteunt bij de totstandkoming van de nieuwsbrief. Participeert in diverse projecten, in- en externe overlegsituaties, werkgroepen, onderzoeken etc. HBO werk- en denkniveau; Zeer ruime relevante ervaring. Kennis van en ervaring met Intra- en internettoepassingen. 4. Overige relevante gegevens N.v.t. Organisatiespecifiek: Klantgerichtheid Resultaatgerichtheid Samenwerken specifiek: Netwerkvaardigheid Zelfstandigheid Plannen en organiseren Creativiteit - 4 -

5 F U N C T I E P R O F I E L Team : Control : Financiën & Control : Administrateur Indicatie : Salarisschaal 10/11 De Administrateur ressorteert hiërarchisch rechtstreeks onder de directeur en wordt functioneel aangestuurd door de Controller en is verantwoordelijk voor de opzet en inrichting en het voeren van de gehele financiële administratie. Voert de gehele financiële administratie, inclusief het beheer van het grootboek. Voert de crediteuren-, debiteuren- en projectenadministratie. Stelt in concept de begroting, rapportages en jaarrekening op met bijbehorende toelichtingen. Assisteert de Controller met betrekking tot maandrapportages, analyses en audits (intern alsmede extern). Verzorgt het functioneel beheer van het financiële pakket en de urenapplicatie. Draagt zorg voor de aangiften BTW en afdrachten loonbelasting. Voert zelfstandig de budgetgesprekken met de (team) managers en stafleden. De functie van administrateur wordt op de volgende twee niveaus vervuld. Medior niveau Voert zelfstandig werkzaamheden en projecten uit; levert onder begeleiding van een Senior administrateur een bijdrage aan complexe werkzaamheden en projecten. HBO werk- en denkniveau; Ruime relevante ervaring (circa 2 à 4 jaar). Kennis van Excel en accountview. Senior niveau Verricht complexe en/of meer omvattende werkzaamheden qua omvang en diepgang en voert omvangrijke projecten uit. Verricht daarnaast de volgende taken uit: bereidt voor, stelt prioriteiten, verdeelt, controleert en ziet toe op de voortgang van de werkzaamheden; stuurt de medior administrateur operationeel aan bij de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden; ondersteunt en coacht de medior administrateur vakinhoudelijk; fungeert als aanspreekpunt voor de medior administrateur; levert als informant een bijdrage aan functionerings- en beoordelingsgesprekken; HBO werk- en denkniveau; Zeer ruime relevante ervaring (circa 4 à 7 jaar)

6 4. Overige relevante gegevens N.v.t. Organisatiespecifiek: Klantgerichtheid Resultaatgerichtheid Samenwerken specifiek: Medior Drukbestendigheid Zelfstandig Nauwkeurigheid Senior Probleemanalyse Oordeelsvorming Plannen en Organiseren - 6 -

7 Overheidscoöperatie WIGO4IT F U N C T I E P R O F I E L : Regie : PMO medewerker Schaal : 11 De regieorganisatie moet de synergie op het gebied van de informatievoorziening tussen de vier grootste gemeentes versterken. Dit leidt bij de gemeentes tot de inzet van hoogwaardige informatievoorzieningsproducten die door de G4 als totaal gebruikt kan worden. De G4 moeten de effecten hiervan terug zien in lagere IT-kosten (TCO) (IT-exploitatie, opleidingskosten, gemeenschappelijke inkoop, etc.), een snellere inzet en een verbeterd rendement van de IT producten door snellere leercurves en kennisdeling. Ook zal door de samenwerking de invloed op de inrichting van de informatievoorziening in SUWI keten worden vergroot. Dit stelt eisen aan de regieorganisatie. De regieorganisatie moet richting de gemeentes een partner zijn met hoogwaardige professionals die weten wat er speelt binnen de gemeentes en hun netwerk hier ook hebben. Deze professionals kunnen IT-thema's die actueel zijn of worden, binnen de gemeentes of haar keten, herkennen, combineren en hierover adviseren. Innovaties op het vakgebied bijhouden en toepassen op het werkterrein van de gemeentes. Op alle besturingslagen van de gemeentes een volwaardige gesprekpartners zijn op de gebieden werk, inkomen en zorg, de werkprocessen en de informatievoorziening binnen de gemeentes. Vanuit deze positie faciliteert de regieorganisatie de bundeling en articulatie van de vraag binnen de gemeentes. Een belangrijke voorwaarde is de beschikbaarheid en acceptatie van een gemeenschappelijk architectuur die in samenwerking met de gemeentes binnen de regieorganisatie wordt bijgehouden. De Project Management Office (PMO) medewerker ondersteunt de project (release) managers bij het leveren van doelmatige registratie / administratie en rapportages. De PMO medewerker ondersteunt de besluitvorming door het opstellen van portfolio rapportages / dashboards. De PMO medewerker draagt actief bij aan het verder ontwikkelen van best practices, processen en tools voor het projectmanagement, in samenwerking met de projectmanagers. De scope van het Project Management Office (PMO) is het ondersteunend zijn aan de processen projectportfoliomanagement, projectmanagement en releasemanagement. Tevens ondersteunt de PMO medewerker de manager regie in zijn/haar rol als portfoliomanager. De PMO medewerker legt verantwoording af aan manager regie. algemene omschrijving functie: verzorgen van portfolio-, project en releaserapportages (financieel en project) ondersteunen van en meedenken met relatie-, release- en projectmanagers administratief coördineren en bewaken van tijdlijnen en budgettaire grenzen van projecten bewaken van de integrale planning van projecten en releases bijhouden van wijzigingen van planning, budget en scope en daarover alle betrokkenen actief informeren opstellen van geconsolideerde voortgangsrapportages op basis van door projectmanagers en projectcontrollers aangeleverde documentatie verzorgen van project formats (Prince 2) adviseren over standaarden bij het opstellen van programma en projectdocumentatie onderhouden van contacten met de betrokken partijen en afdelingen notuleren van overleggen communiceren over de te ondernemen projecten project-/ programma-management Resultaten: - 7 -

8 portfoliomanagement: begeleiden, ondersteunen en coördineren van de ontwikkelagenda en het projectportfolio Project Management Office (PMO) dossiervorming kennis & vaardigheid: HBO werk- en denkniveau brede theoretische kennis van de methoden en technieken voor de planmatige beheersing van ontwikkelingtrajecten van informatiesystemen inzicht in de toepassingen en mogelijkheden van nieuwe planningshulpmiddelen en de gevolgen daarvan voor de afstemming met bestaande systemen vaardigheid in het opstellen van planning formats vaardigheid in het ondersteunen van ICT- projecten 4. Overige relevante gegevens voorbereiding, ontwikkeling en realisatie (programma-/ project)resultaten en doelstellingen: verzorgen van overlegstructuren, secretariaat en actielijsten verzorgen en onderhouden van de standaards, sjablonen en kwaliteit borging maatregelen verzamelen, verwerken en toetsen aan de gestelde normen en kwaliteitseisen van de voortgangsinformatie van de projecten en releases in de projectportfolio en het daarmee actualiseren/actueel houden van de projectportfolio verzorgen van de projectmaandrapportage t.b.v. de opdrachtgever verzamelen en rapporteren over risico s en issues op projectportfolio niveau vertegenwoordiging en netwerken: met medewerkers Wigo4it, relevante ketenpartners en collega s in de G4 waarbij moet worden afgestemd en geïnformeerd bijdrage aan strategisch beleid: bijdrage aan ontwikkeling en realisatie van PMO beleid speelruimte/ kaders: adviseert over/bij: het adviseren over toepassingsmogelijkheden van automatiseringsmiddelen, het opstellen van het ontwikkelagenda en het formuleren van eisen waaraan de PMO moet voldoen, het ondersteunen van ICT-projecten, het opstellen van formats (prince 2) en het adviseren over de organisatie en het gebruik van de PMO kader: het vastgestelde ICT-plan van Wigo4it en de financiële, technische en organisatorische randvoorwaarden binnen de organisatie, de aansturing van ICT-projecten en de advisering t.a.v. het gebruik van ICT-systemen contacten: met de leden van de ICT-projectgroepen, waaronder ook eventueel externe adviseurs, over de voortgang van automatiseringsprojecten en de kwaliteit van de door hen opgeleverde producten om hun medewerking te verkrijgen bij en afstemming te verkrijgen over het bereiken van het voorgestane kwaliteitsniveau functiespecifiek: anticiperen drukbestendigheid nauwkeurigheid plannen en organiseren zelfstandigheid - 8 -