Inhoud. Handboek grondstofverificatie 08/02/2017

Transcriptie

1 Handboek

2 Inhoud Inleiding... 3 Wat is Riskplaza en wat is de Riskplaza-audit+?...3 Acceptatie en accreditatie NEN-EN-ISO/IEC :2015 norm...3 Wetgevingskader en achtergrond Riskplaza...3 Voordelen Riskplaza...4 De Riskplaza-audit Scope/reikwijdte...6 Implementatie Riskplaza in HACCP-systeem... 7 Inleiding...7 Stappenplan deelnemers...7 Ingekochte ingrediënten...9 Bepalen van schadelijke gevaren...9 Inspectielijst ingrediënten en gevaren...9 Bepalen van reële gevaren middels risicoanalyse...9 Beheersen van reële gevaren Compleet maken van bewijsvoering over beheersmaatregelen Riskplaza audit De verificatie met Riskplaza audit Voorwaarden voor deelname Riskplaza-audit Selectie van CI, aanmelding Riskplaza-audit + en contract Planning Riskplaza-audit Scope Riskplaza-audit Tijdsbesteding Voorbeeld beheersing gevaren van niet Riskplaza audit + bedrijven Algemene gegevens Stap 1: Identificering grondstoffen en mogelijke gevaren...16 Stap 2: Risicoanalyse: risico = kans x ernst...16 Stap 3: Beheersmaatregelen...19 Stap 4: verificatie...19 Pagina 2 van 19

3 Inleiding Wat is Riskplaza en wat is de Riskplaza-audit+? Levensmiddelenbedrijven die ingrediënten leveren aan afnemers kunnen er vrijwillig aan deelnemen. Riskplaza bestaat uit een databank met informatie over de voedselveiligheid van ingrediënten en het Riskplaza-audit+ systeem. De Riskplaza-databank bevat informatie over de voedselveiligheidsgevaren van ingrediënten en mogelijke beheersmaatregelen om deze gevaren te beheersen. De Riskplaza-audit+ is gericht op de toetsing van het volledig en aantoonbaar beheersen van de gevaren van ingrediënten. Tijdens de audit uitgevoerd door een onafhankelijke certificatie-instelling (hierna te noemen: CI) moet een bedrijf kunnen aantonen dat de mogelijke gevaren van ingrediënten volledig zijn beheerst. Riskplaza is een door de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) goedgekeurd zelfcontrolesysteem. Riskplaza bestaat per 1 januari 2014 uit een onafhankelijke stichting (Stichting Riskplaza) en een faciliterende vennootschap (Riskplaza BV), welke zijn gevestigd in Kaatsheuvel. Tussen de NVWA en de voormalig eigenaar van Riskplaza, het Productschap Akkerbouw, was een convenant gesloten over Riskplaza. De afspraken uit het convenant zijn ook van kracht voor de nieuwe eigenaar van Riskplaza. Acceptatie en accreditatie NEN-EN-ISO/IEC :2015 norm Riskplaza BV is in 2015 gestart met de activiteiten die nodig zijn om het Riskplaza-audit+ systeem te laten accepteren en de CI s te accrediteren door de Raad voor Accreditatie (RvA) op basis van de NEN-EN-ISO/IEC :2015 norm (eisen voor instellingen die audits en certificatie van managementsystemen uitvoeren). Naleving van deze eisen heeft als doel om ervoor te zorgen dat CI s certificatie van het Riskplaza-audit+ systeem op vakbekwame, consistente en onpartijdige wijze uitvoeren. Het Riskplaza-audit+ systeem is sinds januari 2017 een door de RvA geaccepteerd kwaliteitsschema. De CI s hebben vanaf dat moment de mogelijkheid om een scope uitbreiding aan te vragen voor hun accreditatie. Zodra een CI geaccredteerd dan mogen zij een certificaat uitgeven i.p.v. verklaring. Dit certificaat zal een geldigheid hebben van drie jaar t.o.v. één jaar bij een verklaring. Tot het moment dat de CI de accreditatie volbracht heeft zullen zij een verklaring uitgeven. Omwille van de leesbaarheid en vanuit voortschrijdend inzicht is het Riskplaza audit+ auditreglement zo opgesteld dat het gebruikt kan worden voor officiële certificatie. Waar 'certificaat' staat geschreven daar kan verklaring worden gelezen als de desbetreffende CI nog niet geaccrediteerd is. Wetgevingskader en achtergrond Riskplaza Wetgevingskader Levensmiddelenbedrijven zijn verantwoordelijk voor de voedselveiligheid van producten die zij inkopen en op de markt brengen. Dit is wettelijk bepaald in de Europese Algemene Levensmiddelen Verordening (EG) 178/2002 en de Algemene Hygiëneverordening (EG) 852/2004. In artikel 5 van de Algemene Hygiëneverordening staat dat levensmiddelenbedrijven HACCP-procedures moeten implementeren om voedselveiligheid te garanderen. Daartoe moeten bedrijven alle gevaren onderkennen die voorkómen, gereduceerd of geëlimineerd moeten worden. Op basis van een gevaren- en risicoanalyse moeten zij vervolgens in hun productieproces de kritische beheerspunten (Critical Control Points) benoemen (zie hiervoor de 12 HACCP-stappen van de Codex Alimentarius). Deze CCP s moeten aantoonbaar middels o.a. monitoring en verificatie beheerst worden. In de Leidraad van de Europese Commissie (DG Sanco) bij artikel 5 van de Algemene Pagina 3 van 19

4 Hygiëneverordening onder punt wordt gesteld dat ook gevaren gerelateerd aan ingrediënten in de gevaren- en risicoanalyse opgenomen moeten worden. Daarbij mag een afnemer echter niet alleen vertrouwen op het voedselveiligheidscertificaat van zijn leverancier. Afnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de verificatie van de voedselveiligheid van grondstoffen. Voordelen Riskplaza Voordelen 1. Gebruikersvriendelijk: alle informatie over gevaren staat op één centrale plaats; 2. Efficiënt: snel zoeken naar informatie over gevaren, wettelijke normen en beheersmaatregelen; 3. Gemeenschappelijke waarheid: de gevaren en koppeling met ingrediëntgroepen en mogelijke opties voor beheersmaatregelen in de databank zijn juist en volledig; 4. Geschikt en toegankelijk voor de gehele levensmiddelenindustrie; 5. Vereenvoudiging verificatie voor afnemers: indien leveranciers Riskplaza-audit+ zijn goedgekeurd, dan hoeft er geen verificatie op de betreffende grondstoffen uitgevoerd te worden (concreet analyseplan, vermindering van de stroom leveranciersenquêtes; voordeel voor afnemer); 6. Het aantoonbaar maken dat gevaren van ingrediënten beheerst zijn (voordeel voor leverancier); 7. Het verminderen van audits door afnemers (voordeel voor leverancier); 8. Het verminderen van de toezichtsdruk door de NVWA (voordeel voor afnemer en leverancier). Het voordeel voor afnemers van Riskplaza-audit+ bedrijven is in Figuur 1.1 weergegeven. Pagina 4 van 19

5 Grondstof van een leverancier Grondstof van Riskplaza-audit + leverancier Gevarenanalyse Gevarenanalyse Beheersmaatregelen Beheersmaatregelen Ingangscontrole Ingangscontrole Verificatie Afnemer Figuur 1.1. Voordeel voor afnemers van Riskplaza-audit+ bedrijven De Riskplaza-audit + Bij een Riskplaza-audit + voert een bevoegde CI op verzoek van een deelnemer een audit uit. Deze audit is aanvullend op en wordt gecombineerd met de audit op het al aanwezige voedselveiligheidscertificaat (HACCP, IFS, BRC, ISO of FSSC 22000). Handelshuizen kunnen ook op basis van een BRC Agents&Brokers, BRC Storage&Distribution met module groothandel of IFS Broker opgaan voor Riskplaza-audit +, aangezien deze systemen ook eisen dat HACCP-principes worden geïmplementeerd. Daarnaast zijn al deze systemen gebaseerd op de actuele EN-ISO/IEC :2015 of EN-ISO/IEC 17065:2012 norm. Tabel 1.1. Goedgekeurde onderliggende voedselveiligheidssystemen BRC EN-ISO/IEC 17065:2012 BRC Storage & Distribution EN-ISO/IEC 17065:2012 BRC Agents & Brokers EN-ISO/IEC 17065:2012 IFS EN-ISO/IEC 17065:2012 IFS Broker EN-ISO/IEC 17065:2012 FSSC EN-ISO/IEC :2015 ISO EN-ISO/IEC :2015 HACCP EN-ISO/IEC :2015 Naast het bezitten van een geldig voedselveiligheidscertificaat volgens een van de bovenstaande normen zijn er een aantal voorwaarden uit deze normen waarop wordt gecontroleerd tijdens een Riskplaza-audit. Pagina 5 van 19

6 De Riskplaza-audit + is gericht op de borging van de voedselveiligheid van ingrediënten. Tijdens de audit moet de deelnemer kunnen aantonen dat de mogelijke gevaren van ingrediënten volledig en aantoonbaar zijn beheerst. De mogelijke gevaren en de beheersmaatregelen die CI's bij de Riskplaza-audit + toetsen zijn vastgelegd in de Riskplazadatabank. Is de borging in orde, dan behaalt het bedrijf het Riskplaza-audit + certificaat en wordt opgenomen in de lijst met Riskplaza-audit + bedrijven. De CI mag vervolgens een certificaat Riskplaza-audit + afgeven aan het bedrijf. Op het openbare gedeelte van de Riskplaza-website zijn overzichten gepubliceerd van: - Riskplaza-audit + bedrijven en de geauditte locaties; - Erkende CI s en gekwalificeerde auditoren. Door de Stichting Riskplaza is een onafhankelijke systeemdeskundige aangesteld voor de uitoefening van toezicht op de CI s (zie Figuur 1.2) Figuur 1.2. Het Riskplaza-audit+ systeem Scope/reikwijdte De doelgroep van het Riskplaza-audit + systeem zijn alle leveranciers (producenten en/of handelsbedrijven) en afnemers van ingrediënten en/of grondstoffen/halffabrikaten. De scope (reikwijdte) van het Riskplaza-audit + systeem is: de ingrediënten voor alle (al dan niet samengestelde) producten die aan de levensmiddelenindustrie worden geleverd. Inbegrepen in de scope van Riskplaza zijn: - Enkelvoudige ingrediënten; - Samengestelde producten op basis van meerdere ingrediënten die op hun beurt weer een grondstof vormen voor het uiteindelijke consumenteneindproduct; - Producten die zowel als consumptiegereed product als halffabricaat/ grondstof worden uitgeleverd aan afnemers. Uitgesloten van de scope van Riskplaza zijn: - Producten die uitsluitend als consumptiegereed product worden uitgeleverd aan derde kanaal. Bedrijven die opgaan voor de Riskplaza-audit + dienen alle (al dan niet samengestelde) ingrediënten voor levensmiddelen mee te nemen in de Riskplaza-audit +. Zie voor de reikwijdte Riskplaza Figuur 1.3Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Pagina 6 van 19

7 Figuur 1.3 Scope/reikwijdte Riskplaza Be- of verwerker / handelaar van grondstoffen en/of halffabrikaten Producent van consumptiegerede producten Detailhandel Consument (=eindverbruiker) Reikwijdte Riskplaza Implementatie Riskplaza in HACCP-systeem Inleiding In dit hoofdstuk wordt toegelicht hoe de Riskplaza-databank is opgebouwd en hoe bedrijven hiermee om dienen te gaan in hun eigen HACCP-systeem. Hierbij is een onderscheid te maken tussen deelnemers en afnemers. Het verschil tussen deelnemers en afnemers is dat afnemers geen Riskplaza-audit+ hoeven te ondergaan. Wel dienen zij te bepalen welke reële grondstofgevaren er zijn en kunnen daarbij gebruik maken van de Riskplaza-databank. Tevens kunnen zij in hun HACCP-systeem aangeven dat ze grondstoffen afnemen van Riskplazaaudit+ bedrijven. Het kan voorkomen dat een bedrijf zowel deelnemer als afnemer is. Stappenplan deelnemers De stappen die deelnemers moeten nemen in de voorbereiding naar de Riskplaza-audit + zijn: 1. Het begrijpen van de opzet van de Riskplaza-databank; 2. Het opstellen van een complete lijst van ingrediënten die door het bedrijf ingekocht worden en (eventueel) verwerkt worden in producten (halffabrikaten); 3. Het opzoeken van alle schadelijke gevaren die zich kunnen voordoen in deze ingrediënten in de Riskplaza-databank; 4. Een combinatielijst maken van ingrediënten en de daarbij behorende schadelijke gevaren (inspectielijst); 5. Het bepalen welke van de schadelijke gevaren reële gevaren zijn. Dit door een risicoanalyse van de gevaren in het eigen HACCP-systeem, hierbij gebruik makend van de vastgestelde ernst van ieder gevaar in Riskplaza; 6. Het komen tot 100% beheersing van de reële gevaren middels het opstellen van effectieve beheersmaatregelen. 7. Het bepalen of de grondstof afkomstig is van een Riskplaza-audit + bedrijf. Zo ja, dan is geen verdere verificatie op de borging van gevaren nodig. Zo nee, dan dient borging middels overige beheersmaatregelen uit Infoblad 64 of 65 ingevoerd te worden. 8. Het compleet maken van de bewijsvoering dat beheersmaatregelen worden getroffen. Deze stappen worden hieronder verder toegelicht en zijn in een overzicht weergegeven in Figuur 2.1. Pagina 7 van 19

8 Start Grondstof terug herleiden tot Riskplaza ingrediëntgroep Riskplaza gevaren Schadelijke gevaren? nee Einde ja Inspectielijst Schadelijke gevaren opnemen in risicoanalyse Risicoanalyse ingrediënten Reëel gevaar? nee Onderbouwen waarom geen reëel gevaar Ja Infoblad 64 / 65 Grondstof afkomstig van Riskplaza audit + bedrijf? ja Geen verdere verificatie nodig nee nee Analysecertificaten geleverde partijen Zelf analyses uitvoeren op partijen Audit uitvoeren bij leverancier Beheersmaatregelen / verificatie opnemen in risicoanalyse Risicoanalyse ingrediënten Aantoonbaar maken bewijsvoering Einde Figuur 2.1. Implementatie Riskplaza in HACCP-risicoanalyse deelnemer Pagina 8 van 19

9 Ingekochte ingrediënten De eerste stap voor de deelnemer is om een compleet overzicht te maken van grondstoffen die door het bedrijf ingekocht worden. Daarbij dienen de bijbehorende ingrediënten te worden opgezocht die door de deelnemer worden ingekocht, verwerkt of verhandeld. Als hulpmiddel kan gebruik worden gemaakt van de zoekfunctie. Door het intypen van een ingrediëntnaam wordt de gebruiker automatisch doorgeleid naar de ingrediëntgroepen. Vervolgens bepaalt de deelnemer/afnemer met welke ingrediëntgroepen in de Riskplaza-databank deze ingrediënten overeenkomen. Bepalen van schadelijke gevaren Elk gevaar in de Riskplaza-databank is nader uitgewerkt in een factsheet. In deze factsheets van gevaren is de volgende informatie opgenomen: - Algemene informatie zoals een korte omschrijving van het gevaar, type gevaar, informatiebron, het effect van het gevaar op de consument, wijzigingen en reden daarvoor; - Wettelijke en wetenschappelijke informatie over het gevaar, met verwijzingen naar wettelijke normen (EU, warenwettelijk, Codex) en private normen; - Procesinformatie: schadelijkheid en ernstcategorie met suggesties voor beheersmaatregelen om risico van gevaar te reduceren/elimineren; - Ingrediënten: in welke ingrediënten het gevaar voor kan komen. De schadelijkheid van gevaren is in Riskplaza aangeduid middels een ernstcategorie (Tabel 2.1). In de Riskplaza-databank komen zowel schadelijke als niet-schadelijke gevaren voor. Alleen de schadelijke gevaren zijn relevant voor de Riskplaza-audit + en moeten worden opgenomen in de bedrijfseigen risicoanalyse. De deelnemer kan een selectie maken op de schadelijke gevaren in de databank. Tabel 2.1. Gebruikte ernstcategorieën in Riskplaza Desastreus (5) Overlijden, blijvend zwaar lichamelijk letsel, acuut Zeer ernstig (4) Ernstige ziekte, ziekenhuisopname, langdurige blootstelling kan leiden tot ziekte en zelfs tot overlijden Ernstig (3) Doktersbezoek, gebitsbeschadiging Minder ernstig (2) Consument niet lekker, vage klachten, lichte allergie Geen/ licht ongemak (1) Eventueel merkbaar maar geen nadelig effect op volksgezondheid Ongedefinieerd (0) (Nog) niet bekend / ernst is (nog) ondefinieerbaar Inspectielijst ingrediënten en gevaren Met de complete lijst van ingrediëntgroepen zoekt de deelnemer de bijbehorende schadelijke gevaren in de Riskplaza-databank. De combinatie van de voorkomende ingrediënten en de bijbehorende gevaren is de inspectielijst. Deze inspectielijst dient de deelnemer voorafgaand aan de Riskplaza-audit+ aan de CI toe te sturen. De inspectielijst kan in de Riskplaza-databank middels de matrix en het combinatierapport worden gemaakt. Bepalen van reële gevaren middels risicoanalyse De deelnemer neemt vervolgens de geselecteerde schadelijke gevaren uit de inspectielijst op in de eigen HACCP-risicoanalyse. De ernst van de gevaren dient overeen te komen met de benoemde ernstcategorie van dat gevaar in de Riskplaza-databank (weegfactoren 1-5). Indien het bedrijf met een andere categorie-indeling werkt, dan dient de deelnemer de relatie tussen de eigen indeling en de Riskplaza indeling helder te hebben. Pagina 9 van 19

10 De kans op het voorkomen van het gevaar moet zelf door het bedrijf worden ingeschat. Van alle gevaren moet het bedrijf benoemen of het een reëel gevaar is. Het bedrijf mag gevaren als niet-reëel classificeren. Er moet dan wel een goede onderbouwing gegeven worden waarom het gevaar niet reëel is. Hierbij valt te denken aan de volgende mogelijkheden om te onderbouwen dat de kans op optreden van het gevaar zeer klein is: - Het percentage inmenging van het ingrediënt in een samengestelde grondstof is zeer laag; - Het ingrediënt komt uit een ander herkomstgebied dan waar het gevaar optreedt; - Het gevaar wordt in een processtap van de toeleverancier volledig geëlimineerd; - Ervaringen op basis van historie; - RASFF meldingen: er moet gekeken worden naar de echte oorsprong van de grondstof, voor product/gevaar-combinaties waar het oogstseizoen invloed heeft op de kans (bijvoorbeeld mycotoxinen) moet naar de invloed daarvan gekeken worden en tevens dient inzichtelijk te zijn met welke filterinstelling er op de RASFF-website is gezocht en met welke frequentie deze zoekactie wordt herzien. Het gebruik van RASFF meldingen mag niet als enige argument gebruikt worden voor de onderbouwing van een lage kans. Beheersen van reële gevaren De reële gevaren moeten beheerst worden middels effectieve beheersmaatregelen. De deelnemer benoemt de beheersmaatregelen in de HACCP-risicoanalyse. In de factsheets Riskplaza zijn per gevaar algemeen omschreven beheersmaatregelen benoemd. Het bedrijf is niet verplicht deze beheersmaatregelen aan te houden. De verificatie van gekozen beheersmaatregelen moet voldoen aan de wettelijke eisen uit infoblad 64 (productie grondstoffen en halffabrikaten) en 65 (distributeurs, groothandel en retail - consumptiegerede levensmiddelen). De NVWA accepteert de volgende controlemogelijkheden voor de beheersing van grondstofrisico s (Infoblad 64 en 65): - Leverancier levert partijgebonden analysecertificaat bij de partij grondstof; - Afnemer grondstof laat partij zelf analyseren, waarbij onderscheid wordt gemaakt in de frequentie van monstername voor een nieuwe of vaste leverancier; - Afnemer voert leveranciersaudit uit; - Leverancier neemt deel aan door NVWA geaccepteerd zelfcontrolesysteem ( Staat de leverancier van grondstof op de lijst van Riskplaza-audit + bedrijven, dan is geen nadere actie door de afnemer nodig. Voor uitgebreide informatie over eisen en voorwaarden zie de Infobladen 64 en 65. Bij het verwijzen naar normen dient het bedrijf uit te gaan van de vermelde norm in Riskplaza. Indien een andere norm wordt gehanteerd is een onderbouwing noodzakelijk. Wettelijke normen zijn te allen tijde leidend. Compleet maken van bewijsvoering over beheersmaatregelen De deelnemer moet de genomen beheersmaatregelen en de verificatie daarop aantoonbaar maken middels bewijsvoering. Voorbeelden van aantoonbare bewijsvoering zijn: analyse uitgevoerd door de leverancier heeft daadwerkelijk betrekking op geleverde partijen, analysecertificaat van leverancier voldoet aan de eisen uit Infoblad 64 of 65, en leverancier die het Riskplaza-audit + certificaat heeft staat daadwerkelijk op de lijst van Riskplaza-audit + bedrijven met een status behaald. Analysegegevens van een sectoraal monitoringsprogramma mogen gebruikt worden onder de volgende voorwaarden: Pagina 10 van 19

11 - Deelnemer dient te verifiëren dat de toeleverancier daadwerkelijk deelneemt aan het sectorale monitoringsprogramma en dat het product en de hierbij in Riskplaza benoemde gevaren onder de reikwijdte van het monitoringsprogramma vallen. - Bovendien dient de deelnemer de resultaten van het sectorale monitoringsprogramma te bekijken en actie te ondernemen indien afwijkingen worden geconstateerd. - Mochten er uit het sectorale monitoringsprogramma zaken naar voren komen waaruit blijkt dat aanvullende monitoring vanuit de deelnemers aan het sectorale monitoringsprogramma nodig is dan dienen deze adviezen of aanbevelingen opgevolgd te worden. Monitoringsprogramma s zijn geen vrijwaring om zelf geen analyses te doen, maar kunnen wel als basis worden gebruikt voor de bedrijfseigen risicoanalyse. Riskplaza audit + De verificatie met Riskplaza audit + Bij een Riskplaza-audit+ voert een CI bij een deelnemer een audit uit gericht op de borging van de voedselveiligheid van ingrediënten. De audit is aanvullend op een audit van een door Riskplaza erkend voedselveiligheidssysteem (Figuur 1.2). Voorafgaand aan de audit moet de deelnemer zich voorbereiden. Tijdens de audit moet de deelnemer kunnen aantonen dat de reële voedselveiligheidsgevaren van ingrediënten zijn beheerst en een argumentatie geven voor de niet-reële gevaren. Voorwaarden voor deelname Riskplaza-audit + Er zijn voorwaarden gesteld aan een bedrijf om deel te nemen aan Riskplaza-audit +. Het bedrijf: 1. Moet gecertificeerd zijn voor een door Riskplaza erkend voedselveiligheidssysteem (Figuur 1.2); 2. Als een deelnemer een voedselveiligheidscertificaat bezit, dat is afgegeven door een CI die niet gelieerd is aan Riskplaza, dan heeft de CI de verantwoordelijkheid en de vrijheid om te bepalen of er aanvullende werkzaamheden uitgevoerd moeten worden; 3. Indien een bedrijf een voedselveiligheidscertificaat heeft dat handelsartikelen uitsluit van de scope, dient het bedrijfseigen HACCP-systeem wel deze handelsartikelen te bevatten. Dit wordt door de auditor getoetst bij de Riskplaza-audit Moet een abonnement hebben op Riskplaza tegen betaling van het jaarlijkse abonnementstarief (zie 5. Heeft in het geval van meerdere productielocaties een multi-user abonnement, meerdere login accounts of per site een abonnement; 6. Moet naast de kosten voor de audit door de CI een vast tarief (zie aan de Riskplaza BV betalen voor deelname aan de Riskplaza-audit + ; in het geval van meerdere productielocaties wordt per extra productielocatie een reductie van 50% van het vaste tarief gehanteerd; 7. Moet medewerking verlenen aan uit te voeren audits door een CI, ook als deze onaangekondigd zijn; kosten voor (on)aangekondigde audits komen voor rekening van het bedrijf; 8. Brengt de CI op de hoogte van alle wijzigingen die relevant zijn voor de borging van de voedselveiligheid van ingrediënten; Pagina 11 van 19

12 9. Moet de voorbereidingen getroffen hebben om alle gevaren aantoonbaar te beheersen volgens het stappenplan; 10. Is zelf verantwoordelijk voor het implementeren van wijzigingen vanuit de Riskplazadatabank en eigen assortiment in het eigen HACCP-systeem volgens vastgestelde termijnen, en dient de inspectielijst met ingrediënten en gevaren zelf up-to-date te houden; 11. Is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de borging van de voedselveiligheid van haar ingrediënten, grondstoffen en eindproducten. 12. Heeft de borging van grondstofgevaren volgens Riskplaza-audit + systeem opgenomen als een vast onderdeel in haar voedselveiligheidssysteem. 13. Staat toe dat de NVWA relevante informatie over de deelnemer doorgeeft aan de Stichting Riskplaza in situaties waarbij de voedselveiligheid in het geding is. Pagina 12 van 19

13 Start Beslissing bedrijf om Riskplazaaudit + certificaat te behalen Aanmelden bij Riskplaza Inspectielijst Zelfbeoordeling m.b.v. Riskplaza databank en risicoanalyse (zie fig 2.1) Risicoanalyse ingrediënten: reële gevaren en beheersmaatregelen Voorwaarden deelname Riskplaza-audit + Selectie CI en aanmelden Riskplaza-audit + Status in aanvraag op website Inspectielijst Auditplanning en voorbereiding CI Uitvoeren audit (initieel) fase 1: documentatie beoordeling inspectielijst en risicoanalyse Lijst met reële gevaren Uitvoeren audit (initieel) fase 2: toetsing op beheersing reële gevaren Opstellen voorlopige auditrapportage door auditor Voorlopig auditrapport Aanleveren aanvullende bewijsvoering door deelnemend bedrijf 100% beheersing reële gevaren ja Opstellen definitief rapport door auditor Definitief rapport nee Bedrijf blijft in status in aanvraag en binnen 3 maanden follow-up audit Besluit coördinator CI over Riskplazaaudit + certificaat Controle audit: in eerste en tweede jaar na initiële audit & na elke hercetificatie audit Riskplaza-audit + certificaat / melding op website Hercetificatie audit: in derde jaar na initiële audit & hercetificatie audit Tussentijdse onaangekondigde audit: eens in de vijf jaar Figuur 3.1 Overzicht proces auditprotocol Riskplaza-audit + Pagina 13 van 19

14 Selectie van CI, aanmelding Riskplaza-audit + en contract Wanneer een bedrijf een Riskplaza-audit + wil ondergaan, dient zij een keuze te maken uit één van de deelnemende CI's. De lijst van gekwalificeerde CI s is te vinden op de website onder Certificatie-instellingen. Tevens is er per CI een overzicht van gekwalificeerde auditoren te vinden. Nadat het bedrijf een overeenkomst is aangegaan met een CI, meldt deze CI het bedrijf vervolgens aan bij Riskplaza BV via een interactief formulier. Vooruitlopend op het doorlopen van de Riskplaza-audit + wordt het bedrijf vermeld op met de vermelding 'audit + in aanvraag'. Deze vermelding in Riskplaza is een aankondiging voor afnemers, maar heeft verder nog geen gevolgen voor de vereenvoudiging van de verplichte verificatie van gevaren in grondstoffen door de afnemer. Aan een deelnemer wordt maximaal een jaar de status audit + in aanvraag gegeven. Wordt dit jaar overschreden, dan wordt de deelnemer van de website verwijderd. In dat geval kan een bedrijf pas weer op de website worden vermeld als de status Riskplaza-audit + behaald is. Bedrijven die opgaan voor de Riskplaza-audit + betalen naast de kosten voor de audit door de Certificatie-instelling een vast bedrag aan Riskplaza BV voor deelname aan de Riskplazaaudit +. Dit bedrag wordt via de CI verrekend en wordt jaarlijks geïndexeerd. De hoogte van het bedrag is te vinden op Deze afdracht is bedoeld voor het toezicht door de systeemdeskundige op de CI's en auditoren (waaronder harmonisatie). De kosten van een Riskplaza-audit + zijn afhankelijk van de CI en van de benodigde audittijd. Planning Riskplaza-audit + Voorafgaand aan de Riskplaza-audit+ moet de deelnemer de inspectielijst aan de auditor van de CI opsturen. De deelnemer heeft in ieder geval 3 maanden een werkend systeem alvorens op te kunnen gaan voor de audit. De auditor moet op basis van de inspectielijst een inschatting maken van de benodigde audittijd. Met behulp van de inspectielijst kan de auditor zich voorbereiden op de audit. Een CI dient in de gelegenheid te zijn om, wanneer een deelnemer hier om verzoekt, binnen 3 maanden een Riskplaza-audit+ in te plannen; De auditdatum wordt vastgesteld in overleg tussen de CI en de deelnemer, waarbij de deelnemer voldoende tijd moet hebben om zich op de audit voor te bereiden. Scope Riskplaza-audit + De Riskplaza-audit+ kan uitgevoerd worden bij alle bedrijven die onder de Riskplaza-audit+ scope vallen. Belangrijk om te vermelden is dat er een audit wordt uitgevoerd op het hele assortiment en dat er dus geen uitsluitingen zijn toegestaan. Riskplaza-audit + bij meerdere productielocaties (multi-site) Bedrijven met meerdere vestigingen/productielocaties kunnen voor alle productielocaties opgaan voor de Riskplaza-audit +, mits zij producten leveren onder de scope van Riskplaza. Bij vermelding op wordt vermeld welke (productie)locaties onder de Riskplaza-audit + zijn meegenomen. Initiële audit: wanneer de inkoop voor de verschillende locaties (gedeeltelijk) centraal plaatsvindt, kan een groot deel van de Riskplaza-audit + op deze centrale locatie plaatsvinden; op de individuele productielocaties dienen dan nog wel de overige leveranciers en ingrediënten getoetst te worden. Er dient echter altijd een toets uitgevoerd te worden op elke (productie)locatie of de inspectielijst correct is. Pagina 14 van 19

15 Tijdsbesteding De tijdsbesteding van de Riskplaza-audit + wordt bepaald door het aantal ingrediënten dat de deelnemer inkoopt en het aantal gevaren in die ingrediënten. Om de tijdsbesteding goed in te schatten levert de deelnemer die opgaat voor de Riskplaza-audit + aan de CI een overzicht aan van de ingekochte ingrediënten en de gevaren uit Riskplaza. Als stelregel wordt gehanteerd dat de voorbereidingstijd inclusief rapportagetijd gelijk is aan de tijdsbesteding op locatie. Tijdsbesteding initiële audit Een initiële Riskplaza-audit + vraagt zowel op locatie als in voorbereiding en rapportage meer tijd dan de controle-audit. De bepaling van de werkelijke tijdsbesteding voor zowel initiële als controle-audit is echter te allen tijde de verantwoordelijkheid van de CI. De initiële Riskplazaaudit + bestaat uit twee fases. Fase 1 heeft als doel om de voorbereiding van het bedrijf op de Riskplaza-audit + te beoordelen. Voor Fase 1 en Fase 2 is de volgende minimale audittijd vastgesteld; - Fase 1-audit: 4 uur + 2 uur (1 uur audittijd, 1 uur rapportage) voor de te controleren ISO :2015-elementen in het managementsysteem; - Fase 2-audit waarbij de audittijd wordt bepaald door het aantal gevaren (reëel + nietreëel): A: 10 gevaren in ingrediënten: 2 x 4 uur (4 uur audittijd, 4 uur rapportage); B: Tussen de 10 en 20 gevaren in ingrediënten: 2 x 8 uur; C: 20 gevaren in ingrediënten: 2 x 12 uur; Op een initiële audit (Fase 1 en Fase 2) kan op voorhand geen reductie van de audittijd worden toegepast. Het resultaat van Fase 1 kan zijn dat de auditor reductie van de audittijd toepast voor Fase 2 op basis van onderstaande situaties: - Wanneer uitsluitend of het merendeel van de ingrediënten wordt afgenomen van Riskplaza-audit + bedrijven; - Juiste voorbereiding van de deelnemer; - Wanneer verschillende gevaren beheerst worden middels deelname aan een sectoraal monitoringsprogramma; - Wanneer er sprake is van leveranciers die meerdere producten / ingrediënten leveren; - In het geval van een multi-site (een deelnemer met verschillende (productie)locaties allen werkende met hetzelfde kwaliteitssysteem en centrale inkoop) waarbij het merendeel van de inkoopgevaren op de hoofdlocatie getoetst wordt; - Wanneer het onderliggende voedselveiligheidssysteem een GFSI-erkend systeem is. Pagina 15 van 19

16 Voorbeeld beheersing gevaren van niet Riskplaza audit + bedrijven 4.1 Algemene gegevens Producent: Vers broodje BV Producten: Broodje gezond Gecertificeerd volgens een door Riskplaza voedselveiligheidssysteem. Stap 1: Identificering grondstoffen en mogelijke gevaren - Grondstoffen terug herleiden tot enkelvoudige ingrediënten - Opzoeken tot welke ingrediëntgroep ze behoren - Bijbehorende gevaren noteren - Alleen schadelijke gevaren meenemen Ingredienten: Broodje Tarwe (I0066) 10 gevaren Gist (I0027) 6 gevaren Zout (I0077) 2 gevaren Water (I0074) geen Zaden en pitten (I0075) 7 gevaren Kaas, hard (I0090) 12 gevaren Groente, vers (I0029) 12 gevaren OPMERKING: Dit voorbeeld is gebaseerd op informatie uit Riskplaza zoals deze op het moment van schrijven van dit document beschikbaar was. De informatie kan sindsdien zijn aangepast. Stap 2: Risicoanalyse: risico = kans x ernst - Bedrijfsspecifieke kans bepalen dat een gevaar zich voordoet en onderbouwen bv. RASFF-meldingen Literatuurdata Eigen bedrijfsgegevens - Ernst van een gevaar is vastgesteld in Riskplaza - Risico boven bepaalde grens dan sprake van reële gevaren Pagina 16 van 19

17 Zie onderstaand voorbeeld van (I0075) zaden en pitten. Extra info: - Optical sorter & X-ray bij eigen productie Als mogelijke input voor de kansonderbouwing kan gebruik gemaakt worden van de RASFFportal. Voor het gevaar zware metalen zijn de volgende bekende variabele ingevuld: Type: Food Hazard: Heavy metals Notified between: Neem een bepaalde periode waarin gezocht wordt. In dit geval is over een periode van 10 jaar gezocht. Category: Nuts, nut products and seeds Pagina 17 van 19

18 Flagged as: Origin Druk op Get results De uitkomst van deze search kunt u verwerken in de kansonderbouwing. LET WEL een kansonderbouwing mag niet enkel gebaseerd zijn op de RASFF! Pagina 18 van 19

19 Stap 3: Beheersmaatregelen Beheersmaatregelen opstellen om reële gevaren te reduceren/ elimineren door: bv. Afspraken met leverancier Binnen eigen proces zoals verhitten, zeven Voor het gevaar vreemde delen is bijvoorbeeld de X-ray and de optical sorter een geschikte beheersmaatregel. Stap 4: verificatie - Controleren of gekozen maatregel werkt en/of leverancier afspraken nakomt - Informatieblad 64 voor grondstoffen - Riskplaza-audit + Pagina 19 van 19