Bestuursvergadering februari 2015 S.D.V.N. DANCE FEVER

Transcriptie

1 Bestuursvergadering februari 2015 S.D.V.N. DANCE FEVER Ledennotulen BV17 Locatie en tijd Secretariaat Villa van Schaeck, 18:00 uur Aanwezigen Tom Lormans, Carine Eskes, Cenna van Manen, Roxanne Oude Alink, Manon Verheijen en Kim Schuurman Agenda 1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Mededelingen 4. Vaststellen notulen Bij dit punt worden de notulen van BV 15 (zie mail) vastgesteld alsook de ledennotulen t/m BV15 (zie mail). 5. Bespreekpunten a. ALV agenda Ik zal vóór woensdagavond een conceptagenda mailen. Deze moet definitief gemaakt worden tijdens de BV zodat Carine deze kan opsturen. b. Opstappen docenten c. Eerste bijeenkomst HR werkgroep De waarden Artikel 5 uit het HR was ons niet duidelijk en daar wil ik het graag met jullie over hebben. d. Lestijden in de agenda op website Wat vinden we hiervan?:) e. De manege in februari f. Evaluatie beleid g. Eigen locatie Hoe staat het ervoor?. h. Beleidsplan 6. Gang van zaken a. Actiepuntenlijst b. Bestuursleden 7. Ingekomen stukken 8. WVTTK 9. Rondvraag 10. Sluiting Pagina 1 van 6

2 1. Opening Tom opent de vergadering om 18:09. Ledennotulen BV17 2. Vaststellen agenda Punt b = opstappen docenten geworden i.p.v. vertrek Heleen. W.V.T.T.K. * Uitnodigen belangrijke personen optreden * OpCie 3. Mededelingen Roxanne Ik ga jazz HG uitschrijven voor het NSK. Ze zijn met 4, maar moeten er minimaal 6 zijn. Ik ga er dus zelf ook niet heen Manon en Kim komen binnen 18: Tom Excuses naar jou toe, Kim. Die mail was niet zo bedoeld. Ik had namelijk in een mail naar Jeroen gezet dat Kim besloten had om de Teammatch niet in de commissi te zetten, maar dat hadden we samen besloten, dus dat was niet zo de bedoeling. Zo hadden ze het trouwens ook niet opgevat. Kim Lees de commissiehoofdoverleg notulen even door. Vaststellen notulen Ledennotulen Ca Ik heb de (leden)notulen niet NOG een keer gelezen, daar had ik gewoon echt geen tijd voor hoor Ma Tom, kun jij die ledennotulen in mijn Drive zetten? Kim: Deadline? Tom: Voor volgende week. Notulen BV16 Vastgesteld. 4. Bespreekpunten a. ALV agenda Ca Moeten we er nog iets opzetten over dat er veel docenten gaan opstappen. Want het is best wel een beetje een probleem toch? Punt 10 op de ALV Dansdocenten b. Opstappen docenten Tom Carine had het idee om een lijstje te bespreken van docenten die opstappen of van wie het nog niet duidelijk is. Heleen Conclusie Week Nina van As. Week Heleen (vragen). Week 26 leerlingen naar voorstelling/vervanging laatste les. Conclusie Nieuwe docent Klassiek beginners en HGvrijdag per september. Pagina 2 van 6

3 Shiwa Stopt ermee. Ledennotulen BV17 Arjan Stopt waarschijnlijk in september :36 Cenna komt binnen Tessa vd Kamp Tessa kan niet aangeven of ze in Nijmegen blijft of niet. Zolang we hier geen duidelijkheid over krijgen, handelen wij vanuit de gedachte dat ze stopt. Conclusie We moeten actief op zoek naar iemand voor showdance per 1 september. Conclusie Voor Showdance al een vacature eruit doen. Voor Jazz en Klassiek wachten tot april. Eventuele stages alleen bij docenten die een diploma hebben. c. Eerste bijeenkomst HR werkgroep Tom we zijn bij elkaar gekomen en het gaat een groot karwei worden. Er klopt veel niet in het HR en ook niet met de statuten. Het is niet up to date. We zijn in overleg met de NSSR en de RSC. Conclusie Wij mogen ereleden e.d. ontheffen van contributie, want wij zijn een x-vereniging. Tom Artikel 5, dat gaat over het aanwijzen van een hoofdcursus. Het was voor ons onduidelijk hoe het nu opgeschreven is. Er volgt een discussie over wat het betekent of zou moeten betekenen. Als dit gehandhaafd moet/gaat worden, moet het inschrijfformulier aangepast worden waarbij leden een hoofdcursus moeten kiezen Ce Hebben ze nagedacht over een alumniregelingen? We hebben aan het begin van dit seizoen hierover al informatie ingewonnen bij Phocas. Tom: Ik heb net gebeld met Karin van de NSSR over de ereleden. Alumni moeten gewoon in bezit zijn van een sportkaart, dus ook als je na dat 3 e jaar nog lid bent. Ce we zijn een studentensportvereniging, dus hebben een bepaald percentage waar we onder moeten blijven. Conclusie uitzoeken alumni. (Tom) Tom We willen de definitie van lid van verdienste aanpassen. We willen daar van maken dat ze enkel het jaar daarna een gratis cursus mogen volgens. Dat maakt het laagdrempeliger om lid van verdienste te worden. je hebt je een jaar ingezet en je krijgt er een jaar voor terug. Ce: Ik vind een cursus te weinig. Tom: We willen ervan gaan maken dat het bestuur ze aandraagt op de ALV, maar willen ook kijken of het mogelijk is dat er meerdere leden van verdienste aangedragen kunnen worden en dan is 5 jaar veel te duur. Conclusie Mogelijk contributie + 1x lesgeld voor leden van verdienste. d. Lestijden in de agenda op website Conclusie Iedereen vindt het lesrooster op de website een goed idee. Vanaf nu houdt iedereen regelmatig het lesrooster in gaten om eventuele fouten te kunnen opsporen. e. De manege in februari Tom Nog geen klachten over gehoord. Tot nu toe valt het allemaal wel mee. Het is daar wel fris, maar in het Kolpinghuis is het soms te warm. De boxen staan nu wel netjes opgeslagen. Pagina 3 van 6

4 Ledennotulen BV17 f. Evaluatie beleid Rox Eén ding viel me op: dat ze geen mails van de AcCo willen. We hebben wel gezegd dat we zouden handelen n.a.v. wat er uit de evaluaties zou komen en 39% van de mensen wil mails van de AcCo, da s minder dan wat ze willen voor extra workshops van bijv. yoga. Het staat ongeveer gelijk aan activiteiten buiten de verenigingen, zoals Introdans. Tom: Gaan we hier naar handelen? Kim: Wat vonden ze van de commissi ? Ce: Hoe moeilijk is het om het inschrijfformulier een optie te maken voor mensen die alles of niets willen ontvangen? Conclusie Volgend jaar twee groepen voor mails: één die alles ontvangt, één die alleen de belangrijke mails ontvangt. Tom Gewoon blijven doen zoals we het nu doen. Dit gaan we terugkoppelen naar de ALV. Rox: En mails van de AcCo? Gewoon zoals we het nu doen. Rox De meesten waren positief over het mailbeleid nu. g. Eigen locatie Tom De Vereeniging heeft niks. De Lindenberg ben ik vergeten, dus dat doe ik morgen. Eén van onze leden denkt ook actief mee. Ca Geen contact opgenomen met Garage4Fun want: Ze zitten hartstikke vol! Rox De praatjes in de les vinden ze wel prima, maar bij D2 hebben ze aan het begin én het einde een praatje. Hoe kan dat? Ma: Omdat ze tussen D1 en D2 én tussen D2 en C soms een praatje doen. Rox: Ze vonden dat het ten koste gaat van hun lestijd. Ma: Nee, dat is onzin, want ze doen het aan het begin van de C, pas als de D2-les echt klaar is. h. Beleidsplan Ma Mirjam kwam tijdens het commissiehoofdenoverleg met goede ideeën voor de website. Dus ik wil met hun samenkomen. Daar zit dus hopelijk wel vaart in. Ik heb wel gevraagd of ze de word-lid snel wilden maken. 5. Gang van zaken a. Actiepuntenlijst De actiepuntenlijst is doorgelopen. b. Bestuursleden Kim Ik heb straks overleg met de Lustrummensen. Ik heb gisteren de IntroCie opgestart, maar één meisje kon niet. Ik heb vandaag een informati gestuurd, zodat ze aan de slag kunnen. Rox Carnaval! Ce Ik heb de KasCo uitgenodigd voor een kascontrole volgende week donderdag. Ik ben begonnen met het berekenen van de contributie. Ik vraag denk ik de KasCo om dit te controleren. Zaterdag ben ik bezig met het halfjaarverslag, zodat het donderdag gecontroleerd kan worden door KasCo. Ma Ik ben vanochtend met Bas Broere samengekomen voor sponsoring. Ik weet nu gewoon wat ik moet doen. Het is nu overzichtelijk en heb zin om ermee aan de slag te gaan. Ik ga via de NSSR naar alle pagina s van de sportverenigingen kijken en kijken wie hun sponsort. En dan 10 à 15 sponsors tegelijk mailen, want Bas zei dat je waarschijnlijk van hooguit een handjevol antwoord krijgt. Verder ben ik bezig geweest met de Pagina 4 van 6

5 Ledennotulen BV17 site en ben begonnen om alles per pagina door te lezen. Ben ook met de beerpong bezig geweest. Kim: Moet je even in de notulen van de PR-Cie kijken wat ze erover geschreven hebben. Rox: En we moeten nog wat doen met de RadboudHapiness. Tom Ik heb de eerste workshops beantwoord, maar ik heb het nog nooit gedaan en dus vind ik het best lastig. Rox Over die bruiloft: Ik heb Jeroen daarover g d. Ik heb geen idee welke vrouw ik daarbij kan vragen. Tom: Ik denk bij een romantische dans aan een rumba. Rox: Maar ze moeten ook kunnen hiphoppen. Tom: Moeten het twee dansers zijn of mogen het ook 4 mensen zijn? 6. Ingekomen stukken Uitnodiging sportbesturencantus, 2 maart, , 13 euro Tom en Roxanne gaan. Roxanne schrijft in. Cobo Radboud Rangers, op jullie verzoek gereserveerd om Uitnodiging tweede kaderavond NSSR, 9 maart, Carine en Cenna gaan. Carine meldt aan. Training BFrisbee2 s Kim en Tom gaan een training meedoen. 7. W.V.T.T.K. Uitnodigen belangrijke personen optreden Tom Dat zijn sowieso Pieter Smits en Monique Rooseboom. Ik heb een uitnodiging getypt die zal ik op de mail zetten dan kunnen jullie die even checken. Ik stuur ze naar iedereen die in mij opkomen en als jullie nog mensen weten laat het me dan weten. Hoeveel kaartjes zijn er nog, er moeten kaartjes achtergehouden worden. Ce: We moeten dan een extra aantal stoelen ergens vandaan halen. Conclusie Tom nodigt bovengenoemde uit. Eén mail voor gasten kaartjes en één mail voor alle anderen. OpCie Tom Vorig jaar zei Tessa vd Kamp als voorzitter van de vereniging nog iets na afloop van het optreden, moet ik dat ook doen? Dat wil ik graag van tevoren weten. Ca: En houdt rekening met Ellens plannen voor het verhaal of stel haar even op de hoogte o.i.d. 8. Rondvraag Tom Het jaargesprek van het RSC. Wie wil daar per se bij zijn? Cenna wel graag. Carine niet per se. Mogelijke data: 15/29 april en Tom mailt vanavond. Rox Is er iemand die maandag half 1 de sollicitatie met Inge kan doen met mij? Carine. 12:30, 23 maart Rox Is er iemand die het contract met Sander kan tekenen? 4 maart moet ik werken. Tom gaat dat doen. Pagina 5 van 6

6 Ledennotulen BV17 Rox Het NSK: De contactpersonen moeten 25 euro betalen. Ce: Als jij de lijst maakt met inschrijvingen en betaalbewijzen, want dit is een studententoernooi en dan kunnen we misschien deelnamesubsidie aanvragen. Rox Ik ga zelf niet mee want jazz hg is met te weinig (4) mensen. Rox Bij HH zijn er 29 opgegeven, maar er mogen er maar 25 meedoen max. Ik heb dat al tegen Shiwa gezegd. Nadenken over mogelijke oplossingen volgende BV bespreken. Ce Roxanne, je hebt nog geld voor een demo Ce Wie haalt leuke kleding voor zondag? Heeft iemand een idee? Ce Kim, wil jij de PR-Cie vragen voor poster op onze deur? Ce Tom, wanneer gaan we de muur beschilderen met ons logo? Tom: Dat moeten we even afspreken ja. Ca Wie is Leonie Janssen? Tom: Er was geen dansen, dus misschien maandag weer. Ca Cenna, wanneer ga jij precies de contributie innen? Dan weet ik tot wanneer ik ledengegevens kan bijwerken zonder te overleggen Ce Week van 24 maart, dus weekend van 1 maart moet ik alles hebben. Ma We gaan volgende maand niet naar De Fiets voor de borrel. Weet De Fiets dat? Kim: Mail ze überhaupt maar dat we niet meer komen. 9. Sluiting Tom sluit de vergadering om 20:38. Pagina 6 van 6