De kennis over archiefbeheer evolueert, er komen nieuwe en betere producten op de markt, nieuwe soorten documenten vragen om nieuwe oplossingen,...

Transcriptie

1 Toolbox Met de Toolbox willen we een knooppunt van informatie aanbieden voor iedereen die binnen de podiumsector verantwoordelijk of betrokken is bij het beheren en ontsluiten van archief. We willen praktische oplossingen voor veel voorkomende problemen aanbieden en aangeven waar je te rade kan gaan voor meer gespecialiseerde informatie. De toolbox bevat de volgende onderdelen: Archief Behoud & beheer Ontsluiting Meer De kennis over archiefbeheer evolueert, er komen nieuwe en betere producten op de markt, nieuwe soorten documenten vragen om nieuwe oplossingen,... Archief Waarom aandacht hebben voor archieven? De aandacht van een gezelschap of een productiehuis gaat in de eerste plaats uit naar de dagelijkse werking en de artistieke creatie. Deze activiteiten leiden tot de vorming van allerhande (elektronische) documenten, video s, foto s, affiches, enz. Op een bepaald moment - misschien door plaatsgebrek of een verhuis - worden er vragen gesteld over deze berg materiaal. Wat houden we bij, hoe bergen we het materiaal best op, zijn we consequent in het bewaren van stukken, welke is de goedkoopste manier om documenten bij te houden, zijn we verplicht stukken te bewaren,...? Of: waarom vinden we die stukken niet terug? Een juist antwoord vinden op deze vragen is niet gemakkelijk; de samenstelling van het archief is meestal zeer heterogeen, tijd en budget zijn vaak beperkt, Het toepassen van enkele basisprincipes van het archiefbeheer biedt nochtans verschillende voordelen, en kan mits wat hulp en het gebruik van je gezond verstand, vrij vlot verlopen. Het dagelijkse werk binnen een organisatie verloopt vlotter en efficiënter als je stukken, e.d. snel terugvindt. Ook de overheid stelt een transparante bedrijfsvoering erg op prijs. Een goed georganiseerd archief bespaart heel wat plaats. Als je op een bepaald moment wil terugkijken op de werking in het verleden, een tentoonstelling organiseren of boek publiceren, is hiervoor voldoende materiaal aanwezig, waarin gezocht én gevonden kan worden; ook eventueel later historisch of cultuurhistorisch onderzoek is hierbij gebaat. Opstarten van archiefbeheer in je organisatie Voor je kan starten met beheer en ontsluiting van archief, geven we een aantal algemene aandachtspunten aan. Het is belangrijk te weten welke stukken in je organisatie voorkomen: wie produceert welke documenten, op welke wijze wordt welke informatie vastgelegd, hoe wordt dit momenteel geordend en is dat de beste manier,... Je kan eens een lijst maken van wat er allemaal aan archiefmateriaal wordt gemaakt, een rondvraag of een

2 overlegmoment organiseren. Hiermee krijg je een beter zicht op welke manier je het archief mogelijk kan indelen, wie er verantwoordelijk is of wordt, enz. Als je van plan bent tijd te steken in een goede structuur voor je archief, het opmaken van een ordeningsplan of inventaris, start je best met het archief dat momenteel wordt gevormd. Dit materiaal is je beter bekend, je kan een goede werkverdeling plannen, het directe nut van een goed geordend archief is snel voor iedereen duidelijk, je leert je collega s goede gewoontes. Zodra je dat goed onder de knie hebt, kan je je toeleggen op het archief uit het verleden. Het is interessant even aan te stippen dat documentatie (flyers van andere gezelschappen, informatiebrochures, ) niet bij je archief hoort, en dus gescheiden moet blijven. Archiefbeheer De zorg voor een archief heeft twee aspecten: de zorg voor het materiële object en het intellectuele beheer (de inhoudelijke ontsluiting). Materieel beheer Naast het gebruik van goede opslagsystemen, is het ook belangrijk het volume van het te bewaren materiaal te beperken. Hierover vooraf afspraken maken (hoeveel exemplaren je bijvoorbeeld van een programmabrochure wil bijhouden) is nuttig; dit later rigoureus toepassen op het verdere archief dat je vormt, bespaart je heel wat plaats. Het gebruik van duurzame materialen in archiefbeheer is belangrijk. Voorbeelden zijn er genoeg: Papier kan verzuren, wat betekent dat het geel wordt en broos, en dus minder gemakkelijk te raadplegen is. Kies voor een goede kwaliteit: recyclagepapier is (helaas) vaak van minder goede kwaliteit. Stukken die bedoeld zijn om langer bewaard te worden, worden dus beter niet op recyclagepapier afgedrukt. Inkt kan vervagen, een goed voorbeeld zijn faxen. Neem een kopie van faxen die voor jullie belangrijk zijn. Informatie bewaard op diskettes kan zeer snel verloren gaan (in sommige gevallen niet langer dan een paar maanden). Kopieer informatie op een harde schijf of server, of bewaar ze op CD-Rom. Niet alle CD-rom s zijn kwalitatief even goed. Kies eerder voor een iets duurder merk. Over de duurzaamheid van een CD-schijfje bestaat nog veel onduidelijkheid: hou er zeker rekening mee dat ook dit opslagmedium aan slijtage onderhevig is. Een archief dient ook in duurzame omstandigheden bewaard te worden. Een eerste basisregel is een droge plek. Vocht veroorzaakt schimmel en dus blijvende schade. Bewaar je archief daarom niet in vochtige kelders of zolders (als het echt niet anders kan en je moet je archief in een kelder onderbrengen, laat dan de onderste legplank van je rekken vrij; zo voorkom je waterschade bij eventuele overstromingen van de kelder). Een tweede erg belangrijk punt is een koele plek zonder grote temperatuursschommelingen. Enkele tips: Een archief wordt het beste op gelakte metalen rekken opgeslagen (hout kan gemakkelijk kromtrekken door vocht en is gevoeliger voor schimmel). Roest veroorzaakt veel schade aan papier. Nietjes, paperclips, metaal van ordners (classeurs),... kunnen op termijn roesten en je papier beschadigen. Papier wordt het beste in zuurvrije archiefdozen opgeslagen. Deze zijn handig van formaat, in stevig karton en nemen minder plaats in dan bv. ordners. Prop deze

3 archiefdozen niet vol, maar zorg dat je er gemakkelijk stukken kan uithalen. Laat ze ook niet te leeg, dan blijft je papier namelijk niet recht staan in de doos, waardoor het op termijn kan vervormen of beschadigen. Foto s worden het best liggend bewaard, zo kunnen ze niet kromtrekken; een goed gevulde (archief)doos is ook een oplossing. Het afzonderlijk opbergen van foto s in polyester omslagen, voorkomt dat ze aan elkaar gaan kleven, maar is een tijdrovende en dure aangelegenheid. Voor het opbergen van affiches zijn er verschillende oplossingen in de handel, maar op zich volstaat het om rekening te houden met de opmerkingen die ook voor papier gelden en er daarnaast voor te zorgen dat je de affiches niet opgeplooid bewaart (de plaats van de plooi is gevoeliger voor scheuren). Je kunt affiches opgerold of plat bewaren. Plat is de beste manier, maar maakt de affiches minder gemakkelijk raadpleegbaar (tenzij je over dure affichekasten beschikt). Opgerold in (zuurvrije) kokers is een goede en goedkope oplossing. Video s worden beter niet op elkaar gestapeld. Plaats ze rechtopstaand in een rek. De kwaliteit van het beeld blijft het beste behouden als de video minstens een keer per jaar aan gewone snelheid naar het einde van de band laat lopen, zonder versneld te gaan spoelen. Intellectueel beheer (of ontsluiting) Ontsluiten betekent dat je je archief intellectueel (inhoudelijk) toegankelijk maakt, allereerst voor de medewerkers van je eigen organisatie, maar ook voor eventuele onderzoekers. Dit kan je zo uitgebreid doen als je maar wil. De meest eenvoudige manier is je archief per jaar of per seizoen ordenen, en daarbinnen de stukken per productie bijeenbrengen. Video s, foto s, affiches, e.d., worden (om reden van conservering of plaatsbesparing) vaak niet bij het andere archiefmateriaal bewaard, maar ergens apart opgeslagen. Het is vaak wel handig om ook voor die andere types van documenten, dezelfde manier van ordenen te hanteren. Voor administratieve stukken is een chronologische ordening, per type (vb. facturen), vaak de meest aangewezen manier. Een alfabetische ordening is bijvoorbeeld handig voor zaken als personeelsdossiers. Sommige gezelschappen hanteren voor het aanmaken van een productiedossier een ordeningsplan. Dit is een lijst waarop staat welke stukken er allemaal in een dossier kunnen zitten. Een analyse van de verschillende stappen binnen een productieproces en dus van de stukken die eruit voortkomen, is een belangrijke stap bij het totstandkomen van zo n ordeningsplan. Wanneer een dossier (of een bepaalde stap binnen het productieproces) afgesloten wordt, kan aan de hand van het ordeningsplan gecontroleerd worden of het dossier alle stukken bevat, die het zou moeten bevatten. Een andere mogelijkheid is een plaatsingslijst. Dit is een beknopt overzicht met wat waar te vinden is (vb. per rek of per legplank vermelden wat er bewaard wordt). Het is niet zo gedetailleerd als een inventaris (zie verder), maar kan een nuttig hulpmiddel zijn om snel bepaalde stukken terug te vinden. De meeste uitgebreide manier om je archief te beschrijven is het opstellen van een inventaris. Hierin wordt elk onderdeel van een archief beschreven, meer of minder gedetailleerd (bij een reeks productiedossiers kan je gewoon de titels van de productie vermelden, maar je kan ook verder gaan en ook een overzicht geven van de inhoud van enkele dossiers). Als er een degelijke plaatsingslijst is, is het opstellen van een inventaris relatief eenvoudig, maar toch wel tijdrovend werk. Voor kleine en middelgrote organisaties is een inventaris dus geen echte noodzaak; een plaatsingslijst of ordeningsplan volstaan meestal. Voor heel grote gezelschappen met een uitgebreid archief, blijkt een (desnoods beknopte) inventaris vaak de enige manier snel je weg te vinden in het archief.

4 Wetgeving De archiefwetgeving valt uiteen in de eigenlijke archiefwetten en verschillende bepalingen in andere wetten (zoals voor de openbaarheid van bestuur, wetgeving voor specifieke gevallen, privacybescherming, enz.). Het wettelijk kader van een gezelschap bepaalt of het onder de Belgische Archiefwet valt, en of het dus wettelijk verplicht is zorg te dragen voor het eigen archief. Gezelschappen die afhangen van gemeenten of andere overheden vallen hieronder, vzw s en ions vallen in principe buiten de Archiefwet. Dit betekent niet dat die organisaties niet gebonden zijn aan andere bepalingen en wetten. Vzw s zijn verplicht (conform de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding en de jaarrekeningen van ondernemingen) om hun boekhouding te voeren, en die gedurende 10 jaar te bewaren. In het nieuwe Kunstendecreet, dat in zal 2004 worden goedgekeurd, staat ook expliciet vermeld dat een gezelschap, om in aanmerking te komen voor subsidies, zorg moet dragen voor het eigen archief. Meer details over archiefwetging vind je onder meer in: Hilde Van Ongevalle, Archiefwetgeving voor beginners, in: Bibliotheek- & Archiefgids, 2001, 5, blz Archief overdragen Als je zelf niet over de plaats of de middelen beschikt om op een goede manier zorg te dragen voor je archief, kan je beslissen om je archief over te dragen aan een archiefinstelling. Archieven van stedelijke gezelschappen (of hun rechtsopvolgers) worden normaal gezien door het stadsarchief bijgehouden. De meeste gezelschappen zijn echter vrij in hun keuze waar ze hun archief onderbrengen. Je kan ervoor kiezen om je archief over te maken aan het plaatselijke stads- of gemeentearchief. Deze zijn echter niet verplicht om een privaat archief op te nemen, en kunnen dit dus weigeren. Elke instelling, ongeacht structuur, locatie of doel, kan haar archief overdragen aan het Rijksarchief. Het AMVC-Letterenhuis verzamelt en bewaart archieven van en over het culturele leven in Vlaanderen. De laatste jaren ligt er opnieuw een klemtoon op literair erfgoed. Wanneer je beslist om een deel van je archief over te dragen aan een instelling, kan je steeds contact opnemen met het VTi. Wij helpen je graag in de zoektocht naar de meest geschikte oplossing. Terminologie In deze toolbox worden wellicht een aantal woorden gehanteerd die je niet courant gebruikt; hier volgt een korte verklarende woordenlijst. Een archief is het geheel van documenten (archiefbescheiden), ontvangen of opgemaakt door een instelling, een persoon of een groep personen (archiefvormer). Een archiefstuk is een document, ongeacht zijn vorm, bestemd om te bewaard te worden onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of taken of ter handhaving van zijn of haar rechten. Ordenen is het volgens een systeem rangschikken van onderdelen van een archief. Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van de onderdelen. Beschrijven is het opsommen van de archivistische kenmerken van een deel van een archief.

5 Inventariseren is het ordenen en ontsluiten van de verschillende delen van een archief. Een dossier is een deel van een archief dat bestaat uit documenten die opgemaakt of ontvangen zijn bij de behandeling van éénzelfde zaak. Een reeks of serie is een deel van een archief dat bestaat uit formeel gelijksoortige archiefstukken (vb. een reeks dossiers). Een jaarrekening is een rekening van een organisatie over een afgelopen boek-, dienst- of kalenderjaar, met de balans en de winst- en verliesrekening, en de toelichting daarop. Documentatie is een verzameling van documenten over een onderwerp of een aantal onderwerpen, die met een bepaald doel werden bijeengebracht. Een archiefinventaris is een systematisch ingedeeld geheel van beschrijvingen van de delen van een archief. Een archiefschema is een schema van indeling van een reeds gevormd archief. Een uitgebreide lijst met verklaringen van archieftermen vind je in: A.J.M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, Stichting Archiefpublicaties, Den Haag, Praktisch advies Op deze pagina vind je allerlei links naar webpagina's met gespecialiseerde informatie over bepaalde aspecten van het archiefbeheer. Algemeen De Britse Council for Museums, Archives and Libraries biedt op haar website praktisch advies voor de conservering van verschillende soorten archiefdocumenten. De Koninklijke Bibliotheek van Nederland heeft op haar website een handleiding voor de conservering van bibliotheekmateriaal: het "Handboek Metamorfose", met onder meer tips voor conservering van archieven. Het rapport "Recent Developments in Research on the Conservation of Library and Archival Materials" geeft een overzicht van de recente ontwikkelingen op het gebied van de conservatie en preservatie van papier, magnetische banden en fotografisch materiaal. Papier De U.S. National Archives and Records Administration biedt op zijn website een beknopte handleiding aan met tips voor het hanteren van papieren archieven. Je kunt van daar uit ook doorklikken naar specifiekere onderwerpen (zie: Sections ). "Environmental Specifications for the Storage of Library & Archival Materials" geeft informatie over de juiste klimatologische omstandigheden waarin archiefmateriaal (papier) het beste bewaard wordt.

6 De website van het Amerikaans Northeast Document Conservation Center bevat een aantal praktische aanbevelingen voor de behandeling papieren archieven. Een on-line cursus voor de preservatie en conservatie van papier vind je onder: Het eerste hoofdstuk bevat een eenvoudige inleiding. Printers en inkt Het onderzoeksrapport "Preservation of Ink Jet Hardcopies" focust op de fysieke aard van de ink jet-print, eerder dan op de technische aspecten. Het is in de eerste plaats bedoeld voor conservatoren en restauratoren, maar het bevat ook interessante onderdelen voor archivarissen en iedereen die betrokken is bij de bewaring van geprinte documenten. Audio-visueel materiaal Het rapport "Duurzame CD s" van het Stadsarchief Antwerpen bevat informatie en praktische aanbevelingen voor het gebruik van CD s als lange-termijn drager van gegevens. De handeleiding "Care and Handling of CDs and DVDs: A Guide for Librarians and Archivists" geeft eerst een overzicht van de verschillende types CD en DVD die momenteel gebruikt worden, hoe ze gemaakt worden, en hoe ze werken. Vervolgens wordt er ingegaan op de levensduur, en de omstandigheden waarin DVD s en CD s het beste behandeld en bewaard worden. De handleiding bevat ook een verklarende woordenlijst met technische termen. Op pagina vind je een beknopte gids met wat wel en wat niet te doen bij de behandeling en de bewaring van CD s en DVD s. Op de Nederlandse website HCCnet werd een interessant artikel "Beschadigde Cd s zelf herstellen" gepubliceerd met tips om (licht) beschadigde CD s en DVD s zelf te herstellen. www4.hccnet.nl/404/index.cfm?fuseaction=achtergronden.artikelpage&id=272&otherid=0 Verklaring van verschillende termen die bij de productie van CD s en DVD s gebruikt worden. CD s: DVD s: sanyolaserproducts.com/dvd/glossary.htm Digitaal Voor praktische richtlijnen i.v.m. het beheer van digitale archieven ( s, digitale dossiers en documenten, enz.) kan je terecht op de website van het DAVID-project (Digitale Archivering Vlaamse Instellingen en Diensten) van het Stadsarchief Antwerpen. Het document "Digital Audio Best Practices, Version 1.2" (bedoeld voor culturele erfgoedinstellingen in de Amerikaanse staat Colorado) bevat technische richtlijnen en een aantal best practices voor het converteren van analoge geluidscassetten naar een digitaal formaat. Er wordt ook een onderdeel gewijd aan het rechtstreeks registreren op een digitale drager. Op de site van het Gemeentearchief van Amsterdam kan je allerlei handleidingen met betrekking tot digitaal archiveren raadplegen en downloaden.

7 digidiv.amsterdam.nl/lib/digidiv/simple/index3.nl.html Foto s De on-line cursus "Strategies for the proper storage, care, and handling of photographic images" biedt een uitgebreid overzicht met praktische richtlijnen voor de bewaring van fotografisch materiaal. Het artikel "Conservation of Photographic Materials" geeft een korte inleiding in de conservering van fotografisch materiaal. De auteurs belichten onder ander de bewaaromstandigheden, manieren van tentoonstellen, en de manieren van behandeling. De "Handleiding Archivering Elektronische Post" van het Gemeentearchief van Amsterdam bevat richtlijnen voor het archivering s. digidiv.amsterdam.nl/handleidingen/ /downloads/hand.pdf Rampenplan De website Emergency: if you re first... leert je hoe je je het beste kan voorbereiden op een ramp (vooral overstromingen en branden), en indien het al te laat is, hoe je het beste op een situatie reageert. aic.stanford.edu/disaster/emrgncy.html Overkoepelende organisaties De International Council on Archives (ICA) is de wereldwijde draaischijf voor informatie over de nieuwste ontwikkelingen binnen de archiefwereld, zoals de ontwikkeling van verschillende standaarden voor archiefbeschrijvingen. Culturele Biografie Vlaanderen is het steunpunt voor archiefinstellingen, bewaarbibliotheken, documentatiecentra, erfgoedcellen en musea in Vlaanderen en Brussel. Ze vormen binnen de erfgoedsector een draaischijf zijn voor informatie: ze organiseren regelmatig studiedagen, je kunt bij hen terecht voor vragen in verband met archieven en archiefbeheer. De website van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief-, en Documentatiewezen (VVBAD) is meer bedoeld voor professionals uit archieven, bibliotheken, documentatiecentra, en voor studenten in archivistiek, bibliotheekwezen en documentaire informatiekunde. Voor diegenen die (nog) niet in die sector actief zijn, voorzien ze een aparte rubriek onder Instap.