Jaarverslag (B)PUGnl 1 bestuursjaar 2011

Transcriptie

1 Jaarverslag (B)PUGnl 1 bestuursjaar 2011 De community voor Best Practices op het gebied van project-, programma-, portfolio- en risicomanagement Versie: 1.0 Datum: februari 2012 Auteur: Rob de Zeeuw / Joost Nuyten 1 De nieuwe naam voor de Prince User Group Nederland waarbij ook gebruikers van MSP, P3O, M_o_R, MoP en MoV van harte welkom zijn. In 2012 is de Prince User Group voornemens om formeel op te gaan in de Best Practice User Group. De voorwaarden voor een lidmaatschap blijven gelijk. Als lid van PUGnl ben je automatisch lid van de BPUGnl.

2 Beste (B)PUG-leden, In meerdere opzichten is dit een voor mij gedenkwaardig voorwoord van het jaarverslag. Het is voor de eerste keer het jaarverslag van onze vereniging als Best Practice User Group. Het afgelopen jaar hebben we hard gewerkt om de PRINCE User Group voor te bereiden voor de BPUGnl. Met het nieuwe logo, nieuwe uitingen, nieuwe website en nog meer zaken hebben we met veel inzet en passie vormgegeven aan onze vereniging. De vooruitzichten voor een BPUGnl zijn goed. Dat we naast PRINCE2 nu ook MSP, MoP, M_o_R, MoV en P3O in onze portefeuille hebben biedt ons de mogelijkheid onze leden nog beter te dienen en een gevarieerd aanbod aan te bieden. Diverse communicatiekanalen hebben we verder ontwikkeld. LinkedIn is bijvoorbeeld een belangrijk communicatiekanaal geworden: activiteiten worden aangekondigd en vele interessante discussies worden gevoerd. Vele leden en niet-leden van de vereniging zijn er lid van. Ultimo 2011 zo n 1500! Afgelopen jaar hebben we ook op andere manieren exposure gegeven aan onze vereniging. Verschillende boeken zijn gereviewd en hebben goedkeuring van onze vereniging gekregen. We merken ook dat auteurs er naar gaan vragen. Ook hebben we de tabbladen van het PRINCE2 manual direct aan onze leden of via ATO s kunnen distribueren. Het is een dusdanig succes dat we ondertussen aan een nieuwe oplage toe zijn en ook voor andere manuals als MSP tabbladen aan het ontwikkelen zijn. Het seminar Run the Business Change the Business Wie maakt de verbinding was inhoudelijk zeer succesvol. De nieuwe locatie in de Jaarbeurs te Utrecht is zeer goed bevallen. Van velen hebben we positieve reacties mogen ontvangen. Helaas is de financiële doelstelling, kostendekkend, dit jaar niet gehaald. Het is de verwachting dat deze doelstelling ook voor komend jaar lastig te halen is. Het weerhoudt de commissie er echter niet van om weer vol energie te werken aan het volgende seminar. Aan de titel zal het niet liggen: Zuivere Speeltijd. De komende periode hoort u van ons c.q de seminar-commissie meer. De kennisdelingssessies worden, zoals blijkt uit het groeiend aantal aanwezigen, nog steeds zeer gewaardeerd. Het aantal van 16 met daarin werkvormen als workshops, intervisies, boekbesprekingen en praktijksessies spreekt zeer aan. De avondsessie Management of Portfolio s in september kende zelfs bijna 100 belangstellenden. Al met al ervaren we dat dit aanbod aan soorten sessies duidelijk voorziet in een behoefte. We blijven dan ook streven naar variëteit en aansprekende sessies. Het groot aantal gecertificeerden voor PRINCE2, MSP en de andere best practices blijft een belangrijke doelgroep. Het blijft voor de vereniging een grote uitdaging om juist deze doelgroepen in hoge mate aan ons te binden. Als vereniging zijn we financieel gezond. Wel hebben ook wij te maken met de economische situatie. Geheel kostendekkend konden we dit jaar niet draaien. Mede door de genoemde enigszins tegenvallende financiële resultaten van het seminar. Gelukkig beschikken we over de nodige financiële reserves om een dergelijk beperkt financiëel gat op te vangen. De Best Practice User Group Nederland blijft zich verder ontwikkelen als een actieve en (financieel) gezonde vereniging. Het afgelopen jaar is ook gezocht naar verdere samenwerking met zusterverenigingen. Onder andere met PMI en IPMA zijn contacten aangehaald. Samen met hen kijken we bijvoorbeeld naar de ontwikkelingen rond ISO Bij aanvang heb ik reeds aangegeven dat dit voorwoord van ons jaarverslag in meerdere opzichten voor mij gedenkwaardig is. Een aantal van die redenen heb ik hierboven proberen te schetsen. De laatste is dat ik heb besloten om na 8 bestuursjaren, waarvan 5 als voorzitter, mij bezig te gaan houden met andere uitdagingen. Met veel plezier heb ik met de overige bestuursleden en u vorm en inhoud gegeven aan onze vereniging. Met een goed gevoel en vol vertrouwen geef ik de voorzittershamer dan ook door aan mijn opvolger. Dat hij of zij, samen met de overige bestuursleden, met nieuwe energie en elan, onze vereniging verder vorm mag geven in de richting die we ambiëren. Het gaat u allen goed. Hans Schneider Voorzitter

3 Inhoud 1 Bestuursjaar Samenstelling bestuur Algemene leden vergadering Financiële situatie vereniging Seminar Kennisdeling BPUG Internet Marketing Ambities Bijlage Contactgegevens Overzicht portefeuilleverdeling

4 1 Bestuursjaar Samenstelling bestuur Voor 2011 waren er de volgende bestuurswijzigingen: Afgetreden zijn Francisca Kouwen en Ron Seegers. Mark Kouwenhoven en Hubert Casper hebben de vrijgekomen plaatsen ingenomen, de samenstelling van het bestuur was als volgt: Bestuur Jaar van aftreden Hans Schneider voorzitter 2013 Joost Nuyten penningmeester 2012 Rob de Zeeuw secretaris 2013 Mark Kouwenhoven 2014 Ruud Peltzer 2014 Bob Hotho 2013 Hubert Casper Algemene leden vergadering 2011 Zie verslag van de vergadering op de website. 1.3 Financiële situatie vereniging Voor een overzicht van de financiële situatie van de vereniging verwijzen wij u naar het financieel jaarverslag van de penningmeester. Deze kunt u vinden op de website. 1.4 Seminar 2011 Op 31 mei 2011 werd het 14e seminar gehouden. Het thema van het seminar was: "Run the business - Change the business". Wie maakt de verbinding? Het seminar is zeer succesvol verlopen, echter hebben we deze editie met een klein negatief resultaat afgesloten ( 4.255,-). Belangrijkste redenen zijn hiervoor: o Het aantal betalende bezoekers was lager dan voorgaande jaren. o Doordat nieuwe leden in 2011 gratis naar het seminar konden (waar veel gebruik van is gemaakt) zijn de opbrengsten uit Niet-leden en Aspirant-leden aanzienlijk lager. o Kosten locatie Jaarbeurs zijn iets hoger dan in Stadion Galgenwaard, maar door goede afspraken zijn deze zo laag mogelijk gehouden. o De sponsorinkomsten waren nagenoeg gelijk aan Sponsors waren een stuk positiever over deze editie dan de 2010 editie. Het bezoekersaantal is uitgekomen op 275, waarmee de groei van de afgelopen jaren verder wordt doorgezet.

5 De bezoekers waardeerden het seminar met een gemiddeld cijfer van 7,6. Bezoekers Seminar De sponsors waardeerden het seminar met een gemiddeld 300 cijfer van 7, De nieuwe locatie Jaarbeurs Utrecht is zeer goed bevallen. 200 De goede bereikbaarheid, de mooie overzichtelijke ruimten 150 en de sessiezalen naast de sponsormarkt zijn door alle stakeholders als zeer positief beoordeeld. 100 Positieve ontwikkeling was het aantal potentiële sprekers, 50 waardoor een keuze gemaakt kon worden voor sprekers op 0 het seminar en sprekers voor de diverse kennisdelingssessies. Door APMG meer bij het seminar te betrekken (introductie op seminar) is de samenwerking verbeterd en de sponsoring voor de komende jaren gewaarborgd. Daarnaast hebben wij daarmee een eerste introductie in Nederland verzorgd van MoP (Portfoliomanagement) en MoV (Waarde management). De keuze voor een vakinhoudelijke keynote heeft naast een gunstig kostenaspect ook geleid tot zeer positieve reacties van de bezoekers. De keynote werd dit jaar verzorgd door Hans van Paridon en Laurens Putter van Spiff Business Leadership. 1.5 Kennisdeling In 2011 zijn in totaal 16 sessies georganiseerd. Dat is meer dan in voorgaande jaren. In het verlengde van de stap van PUGnl naar BPUGnl zijn alle Best Practice methoden dit jaar aan bod gekomen. Onderstaande figuur en tabel geven de ontwikkeling van het aantal sessies en de verdeling van de sessies in 2011 over de diverse methoden. aantal Figuur 1 Aantal sessies per jaar jaar PM P2 P3O MSP MOR MOP MOV overig Uit de praktijk 2 1 Workshop 2 4 Lezing 1 Themasessie Tabel 1 Verdeling 2011 over BP s

6 Onderstaande tabel geeft een detailoverzicht van de georganiseerde sessies. Nr Spreker Titel 1 Bert Hedeman en Robert Pronk Portfolio, PMO en het integraal managen van de baten 2 Hubert Casper, Jannie Groenendaal, Ben Vester Intervisie voor projectmanagers 3 Pieter Frijns Gateway meer van hetzelfde of toch anders? 4 Henny Portman, Hoofd PMO De wonderlijke wereld van een P3O 5 Dieta Mietus PRINCE2 en OplossingsGericht Werken 6 Barbara Edens Projectmanagement, zo kan het wel 7 Jan Bloem Professionaliseren van project en portfoliomanagement in het onderwijs 8 Evert Boomsma PRINCE2 en beleidsprojecten: match of mismatch? 9 Lia de Zoete Management of Portfolio's 10 Douwe Brolsma MOR update - what is new? 11 Annet Noordik Interactieve bijeenkomsten in projecten, hoe je dat goed doet 12 Remie-Armand Collaris Spelregels voor Agile projecten 13 Bert Hedeman MSP editie what's new? 14 Niels de Winter en Gerwin Automatiseren van inzicht en overzicht in projecten: droom of Hennipman nachtmerrie? 15 Marco Stikvoort en Jeroen Geurtsen Management of Value (MoV) \Waarom doen we dit eigenlijk? 16 Richard Weber Agile projectmanagement Tabel 2 Overzicht georganiseerde sessies Aanmeldingen, opkomst en waardering van de sessies zijn goed te noemen. Bijna 475 personen hebben in 2011 een BPUG sessie bezocht. De gemiddelde opkomst was 30 personen. De gemiddelde waardering van de sessies was 4,06 (op een schaal van 1-5). 1.6 BPUG Zoals vorig jaar aangegeven zijn we ons als vereniging aan het oriënteren op de mogelijkheden tot het opzetten van een Best Practice User Group. Een vereniging waarbij de focus niet alleen op PRINCE2 ligt, maar als gebruikersvereniging aandacht is voor alle methodieken uit het OGC-huis voor P3RM (Portfolio, Programma, Project en Risico Management). In verschillende hoedanigheden hebben gesprekken plaatsgevonden om te kijken naar samenwerking met andere gebruikersverenigingen om hieraan vorm te geven. Geconcludeerd is dat dit te weinig perspectief bood om via deze lijn zinvol een goede invulling aan het initiatief te geven. Reden voor de PUGnl om te onderzoeken of vanuit de eigen vereniging de omvorming naar BPUGnl kan worden gerealiseerd en daarmee dé gebruikersvereniging te worden voor geïnteresseerden in methodieken als MoP, MSP, PRINCE2, M_o_R, P3O, Gateway en MoV. We verwachten daar in 2012 een advies ter besluitvorming over uit te kunnen brengen. 1.7 Internet Het LinkedIn platform heeft nu een omvang van bijna 1500 leden (december 2011). De voordelen van dit platform zijn het afgelopen jaar goed naar voren gekomen: 1. Communicatie / kennisuitwisseling tussen leden. 2. Er worden voorzichtig vacatures geplaatst. 3. Informatie over nieuwe sessies, workshops en externe activiteiten worden er direct gepubliceerd. LinkedIn zorgt er onder andere voor dat de kennissessies beter worden bezocht dan voorgaande jaren. Voor 2012 willen we hier meer discussies / interactie met leden faciliteren.

7 Website Door een groeiend aantal betrokken leden en meer activiteiten zijn er in 2011 continu verbeteringen doorgevoerd aan de website. 1.8 Marketing Dit jaar hebben we al een aantal aspecten gerealiseerd om ons als BPUG te profileren. Denk hierbij aan: - BPUG banners die bij het seminar, maar ook bij elke kennisdelingsessie aanwezig waren. - Tabbladen (stickers) voor de PRINCE2-manual en de MSP-manual met introductie van de vereniging bij mensen die nieuw in het vakgebied zijn (via ATO s en website). - Logo op QRC s en boeken - Review en autorisatie van informatie over Best Practices - BPUG pennen als giveaway op events Sponsoring (B)PUG Mede dankzij onze hoofdsponsors: Conclusion Implementation, Fortes en KPN Consulting (voorheen Getronics Consulting) zijn we wederom in staat gebleken nieuwe marketing gerelateerde ideeën ten uitvoer te brengen. Daarnaast heeft Insights International zich gemeld als hoofdsponsor ( voor de komende twee jaar (2012 en 2013). Eind 2011 heeft Conclusion Implementation aangegeven dat men zich minder prominent ging positioneren op deze markt en daarmee is dat contract nu gestopt. Samenwerking APMG Door APMG te betrekken bij het seminar en hen te informeren over onze ontwikkelingen is er een positieve samenwerking ontstaan. Zij zien een mooi onafhankelijk platform ter promotie van hun methodieken en wij krijgen hiermee weer invulling aan het autoriteit zijn. 1.9 Ambities 2012 Het bestuur streeft er naar de in 2011 gerealiseerde groei van leden en bezoekers van evenementen vast te houden en tevens de kwaliteit hoog te houden of te verbeteren, ondanks dat het economisch in Nederland minder gaat. Om het lidmaatschap aantrekkelijk te maken gaan we leden bevoordelen t.o.v. niet leden. Kennisdeling: We willen dit jaar wederom een 16-tal kennisdelingssessies organiseren. Wel streven we naar een groei in aantal deelnemers en in de waardering van de sessies. Net als in 2011 komen alle best practice methoden aan bod, waarbij we in de verdeling rekening houden met de mate van gebruik van de diverse methoden. Om de kosten van de sessies laag te houden streven we er naar meer grip te krijgen op opkomstpercentage en afmeldingen. Ook blijven we bij voorkeur gebruik maken van voorzieningen van onze sponsors, ATO s en waar het kan de sprekers. Seminar: In locatie de Jaarbeurs te Utrecht organiseren we voor al onze leden en overige geïnteresseerden in Best Practices een seminar met de titel: Zuivere Speeltijd. Voor het eerst dit jaar zal deelname aan het seminar gratis zijn voor leden die hun contributie hebben voldaan.

8 2 Bijlage 2.1 Contactgegevens BPUG Nederland Postadres Postbus 19020, 3501 DA, Utrecht Telefoon Fax algemeen secretariaat Website KvK BTW-nummer NL Rekeningnummer (ING) IBAN NL73 INGB BIC INGBNL2A 2.2 Overzicht portefeuilleverdeling 2011 Bestuurslid Formele rol Portefeuille Hans Schneider Voorzitter Externe betrekkingen Rob de Zeeuw Secretaris Interne betrekkingen Joost Nuyten Penningmeester Financiën Ruud Peltzer Lid Seminar & website Bob Hotho Lid Kennisdeling Hubert Casper Lid Mark Kouwenhoven Lid Ondersteuning Jolanda Zwaan Secretariaat Administratie en ondersteuning bij Kennisdeling en Seminar