Basketballvereniging De Dunckers Hilversum. Algemene Ledenvergadering seizoen

Transcriptie

1 Basketballvereniging De Dunckers Hilversum Algemene Ledenvergadering seizoen Woensdag 18 mei 2011 Aanvang uur Locatie: Regenboogkerk Nassaulaan 22 Hilversum Agenda 1. Opening 2. Ingekomen stukken en mededelingen 3. Vaststelling van de agenda 4. Jaarverslagen commissies 5. Financiën 6. Verkiezing leden kascommissie 7. Verkiezing bestuursleden Tav verkiezing bestuursleden: Dennis Cowles: ad interim voorzitter wil bij voorkeur stoppen maar is bereid door te gaan indien er geen opvolger is Maarten Wolfswinkel: penningmeester stopt na jaren trouwe dienst. Vacature: Communicatie/PR

2 Geachte ouders/verzorgers en leden, BRANDBRIEF Graag vragen wij (het bestuur van de Dunckers) uw aandacht voor het volgende: Binnen de club lopen wij al jaren tegen dezelfde problemen aan: namelijk het vinden van betrokken leden en ouders die willen meehelpen/denken om onze basketbal club draaiende te houden. Dan hebben wij het niet over de gebruikelijke vacature van trainers en coaches maar om vacatures binnen het (dagelijks) bestuur: Voorzitter Dennis Cowles (ook voorzitter technische commissie) vervult deze taak al jaren ad interim. Het gaat hierbij vooral voor het 2 maal jaarlijks bijwonen van basketbalbond bijeenkomsten, het voorzitten van de bestuursvergaderingen (1 maal per maand), communicatie met de gemeente, overzicht houden op lopende processen. Penningmeester Maarten Wolfswinkel wil na 40 jaar het stokje overdragen. Zijn taak bestaat o.a. uit het versturen van de acceptgiro s, het bijhouden van de betalingen en het opmaken van de balansen. Bestuurslid verantwoordelijk voor communicatie Voorgaande jaren werd er door leden 4 maal per seizoen een nieuwsbrief gemaakt. Ook is er jaren geleden een enquête gehouden onder de leden. Deze persoon zou o.a. daar in de toekomst zorg voor kunnen dragen. Algemeen bestuurslid Iemand die meedenkt over het beleid van nu en de doelen voor de toekomst. Ook kan deze persoon taken uitvoeren die voortkomen uit de bestuursvergaderingen. De wedstrijdcommissie zoekt nog: Scheidsrechterssecretaris Deze persoon zou zorgdragen voor het inventariseren van kandidaten voor een F cursus, het organiseren van een F cursus, lobbyen en contact onderhouden met E en D scheidsrechters en de scheidsrechtersplanning maken voor in het wedstrijdbulletin. Zaalwacht We zijn op zoek naar leden die kunnen controleren of alle ingeplande leden wel zijn komen opdagen en kunnen bijspringen waar nodig. Dit komt neer op zo n 5 maal per jaar 3 uur zaalwacht lopen. Deze taak vervangt niet het fluiten of timen (Hoe meer mensen zich hiervoor opgeven hoe minder vaak men ingedeeld wordt) Timer/scorer bij heren 1 Met name de 24 secondenklok bijhouden is iets wat maar weinig mensen kunnen. Er zijn hier korte (1dag) cursussen voor.

3 De reden voor het schrijven van deze brief is dat wij het op dit moment nog maar net redden. Lopende zaken handelen we af maar we hebben geen tijd om ons te richten op de toekomst. Wij als bestuur zijn bang dat deze tekorten op den duur zo ernstig zijn dat wij vrezen voor het voortbestaan van de club. Nu kunt u denken dat het zo n vaart niet zal lopen, maar laten wij u de volgende situaties schetsen: Bij een tekort aan trainers en coaches moeten er teams teruggetrokken worden, de technische commissie (die ook altijd nieuwe leden kan gebruiken) heeft te weinig leden om de trainers en coaches goed te begeleiden wat ten koste gaat van het niveau. L Leden komen niet opdagen bij het fluiten of timen van een wedstrijd, zaalwachten kunnen de gaten niet opvullen waardoor er wedstrijden niet doorgaan. Elke wedstrijd die niet doorgaat kost ons 50,. Bij een club waarvan er 70 % van de contributie opgaat aan zaalhuur en 20 % aan bondscontributie zal dit grote gevolgen kunnen hebben. En dan hebben we het nog niet eens over het speelplezier wat er verdwijnt. We zouden nog wel lange tijd door kunnen gaan, maar dat verandert niets aan onze oproep! Het is nu tijd om te kijken wat u als lid/ouder kunt betekenen voor onze club! Denkt u, in wat voor een vorm ook te kunnen helpen, laat ons dit dan weten. U kunt contact opnemen met Hans Smit (bestuurslid) jwhsmit@hotmail.com Met vriendelijke groet, het bestuur van basketbalvereniging de Dunckers

4 Jaarverslag Technische Commissie (TC) Met een gemengde bezetting is de TC heel effectief geweest in het seizoen 10/ 11. Onze bezetting bestond uit: Else Wolfswinkel Tim Beuckens Fokko Bosker Jonas Rothmund Sophie Franken Dennis Cowles voorzitter Zoals ieder jaar zijn er veel initiatieven ontplooid vanuit de TC om de vereniging te steunen. Buiten onze normale werkzaamheden hebben wij de volgende acties ondernomen: Aanbieden van een clinic voor de trainers en coaches (helaas een keer door slecht weer niet doorgegaan, maar uiteindelijk wel in het voorjaar gehouden) Het bemiddelen en afronden van het opstarten van een nieuwe HS1 die uitkwam in de Eerste Divisie Het bepalen van het aantal teams voor het komend seizoen en het invullen van de sterktemeters Participatie van de club tijdens de Spieren voor Spieren Run met een ondersteuningsteam voor financiële steun aan de vereniging Het participeren en helpen opzetten van de eerste Winterborrel met ouders en jeugd. (Voornamelijk door Else) Het opzetten van een Ouder/kind toernooi Het opzetten van een apart Senioren toernooi voor U18 en hoger. In de pijplijn voor het komend seizoen zit tevens een streven om (eindelijk) een betere structuur neer te gaan leggen mbt de jeugdopleiding, iets wat fundamenteel is voor het voortbestaan van onze vereniging. Hiermee moet je denken aan regelmatig mix team trainingen die de focus gaat leggen op de basketball basics. Gezien het feit dat Jonas & Tim weggaan uit Nederland en Sophie gaat spelen bij Amazones, zijn wij op zoek naar mensen die met ons de motor van de vereniging draaiend willen houden. Deze mensen kunnen ook jongere leden zijn met misschien iets minder ervaring in kaderfuncties, maar met nieuwe ideeën, en bereid zijn, samen met de huidige TC leden, een krachtige commissie te vormen.

5 Jaarverslag Wedstrijdcommissie (WC) De wedstrijdcommissie bestond dit seizoen uit slechts 2 leden: Else Wolfswinkel die de ledenadministratie verzorgt en Suzanne Buter die de overige taken voor haar rekening neemt (wedstrijdsecretaris, scheidsrechtersfunctionaris, maken/indelen van het wedstrijdbulletin en de schorsingen). We kunnen dus eigenlijk wel wat hulp gebruiken (ook ouders van leden kunnen hun steentje op die manier bijdragen). Heeft u eventueel interesse om ons volgend seizoen bij te staan? Neem dan contact met ons op: ledenadministratie@dedunckers.nl (Else) wedstrijdsecretaris@dedunckers.nl (Suzanne) Ledenadministratie HS1 is weer terug op landelijk niveau en daar blijkt dat de gang van zaken net even anders is dan op rayon of regionaal niveau. Het levert extra werk op, maar gelukkig krijg je daar vanzelf routine in. Verder kwam de bond met een vernieuwd systeem (en eerlijk gezegd, ook een verbeterd systeem), maar dat was wel even wennen. Uiteindelijk verloopt het seizoen prima en er dienen zich geen grote problemen aan. Het grote probleem is de wachtlijst. Die blijft maar groeien. Momenteel staan er 45 jeugdleden op (nagenoeg allemaal jongens), waarvan er komend seizoen zo n 10 tot 15 geplaatst kunnen worden. Dat betekent dat iedere enthousiaste jongen in de leeftijd van 8 16 jaar, die graag wil basketballen, gemiddeld 2 jaar moet wachten voordat hij op basketbal kan. Om dat keer op keer te moeten vertellen, is heel vervelend. Maar zolang wij niet genoeg trainers en coaches hebben, kunnen we deze leden ook niet plaatsen. Gelukkig zijn er dit jaar weer een paar ouders bij gekomen, die graag hun steentje bijdragen in het trainen en coachen (waarvoor hartlelijk dank!), maar het zou ook fijn zijn, als dit besef ook onder de leden zelf gaat leven. Wedstrijdzaken Zoals al een paar jaar het geval is is het ook dit jaar weer een hele puzzel geweest om de planning rond te krijgen. Omdat de Volleybalvereniging een jaarplanning heeft hebben zij voorrang bij de planning en moeten wij genoegen nemen met de overgebleven tijd. Ook de latere herindeling van HS1 die landelijk speelt zorgde voor aardig wat hoofdbrekens. Dit alles zorgde voor wat ongelukkig te plannen wedstrijden waarbij het voorkwam dat men moest tafelen of fluiten terwijl men zelf niet (thuis) speelde. Gelukkig hebben we door de last te verdelen alle wedstrijden door kunnen laten gaan. Dank daarvoor! Scheidsrechterszaken Eindelijk (we hebben er een half jaar op moeten wachten) kon een F cursus worden georganiseerd met een zeer goede uitkomst: in totaal hebben we er 16 nieuwe scheidsrechters bij. We hopen komend seizoen te kunnen zorgen voor begeleiding van deze mensen. Dat is namelijk een belangrijk actiepunt waar het dit jaar niet van gekomen is door een gebrek aan tijd en het feit dat deze positie (van scheidsrechterfunctionaris) vacant is. De data van de F cursus in het seizoen liggen al vast: di 20 9, do 29 9 en woe 5 10 vanaf uur. Schorsingen Het aantal schorsingen is dit jaar bij een redelijk aantal blijven steken. Helaas is er dit jaar wel tweemaal een strafzaak geweest voor het krijgen van een diskwalificerende fout (opgelegd door de bond.) Het betrof beide malen jeugdspelers. Wij als club betreuren het zeer dat dit voorkomt en hopen dat iedereen beseft dat sportiviteit het allerbelangrijkst is! De taak schorsingen ligt vanaf afgelopen maart bij onze secretaris. Suzanne Buter Else Wolfswinkel

6 Jaarverslag secretaris In de jaarverslagen van de TC en de WC heeft u al veel over het seizoen kunnen lezen. Hieronder nog wat aanvullende informatie. Allereerst wil ik namens het bestuur graag iedereen bedanken die zich dit seizoen heeft ingezet voor de vereniging om een zo goed mogelijk seizoen te hebben. Zoals echter in alle verslagen naar voren komt blijkt dat het gaat om een smal kader dat aangevuld dient te worden. Dit is ook de reden geweest om een brandbrief bij te voegen. Wij hopen als bestuur dat u zich geroepen voelt om de vereniging te ondersteunen. De wachtlijst blijft groeien en dat vinden we een kwalijke zaak. Het is zonde om tegen jeugd die graag wil basketballen te moeten zeggen dat ze soms 2 jaar moeten wachten. Dit probleem is alleen op te lossen door meer mensen die willen trainen/coachen. Wij hopen dan ook hier op uw ondersteuning. We zijn als bestuur blij dat we dit jaar weer een Heren 1 konden verwelkomen die op landelijk niveau (eerste divisie) uitkomt. Heren 1 heeft een wisselvallig seizoen gekend met mooie overwinningen en mindere wedstrijden. Ze hebben tot het einde meegedaan om zich te plaatsen voor de Final 4. Jammer genoeg is dit net niet gelukt. Verder hebben we sportief gezien een wat minder seizoen. Alleen JU14 2 wist kampioen te worden. Voor volgend seizoen hopen we op meer sportief succes. Het aantal schorsingen is ook dit jaar binnen beperken gebleven. Het aantal strafzaken voor diskwalificerende fouten is te hoog met 2. Wees ten alle tijden sportief en toon respect voor de tegenstander en scheidsrechters. Namens het voltallige bestuur, Martijn van Henten secretaris

7 Begroting seizoen wedstrijdkosten 9000,00 contributies 35150,00 zaalkosten 21000,00 rente 350,00 materialen 700,00 bulletin / internet 450,00 bestuurskosten 600,00 wedstrijdcommissie 250,00 verzekeringen 400,00 opleidingen 350,00 onvoorzien 250,00 activiteiten 1000,00 Heren , , ,00 voorstel contributie spelend trainend senioren /onder ,00 185,00 onder 18 / ,00 155,00 onder 14 / ,00 155,00 onder ,00 155,00

8 Notulen Algemene Leden Vergadering woensdag 19 mei Opening aanwezigen: Hans Smit, Maarten Wolfswinkel, Dennis Cowles, Suzanne Buter, Milko Buter, Jose Smit, Fokko Bosker, Martijn van Henten, Jacques Haas, Sophie Franken, Jacob Doets, Rene Mol, Douwe Driehuis, Eveline van der Heijden, Else Wolfswinkel, Jeroen van den Berg. afgemeld: Robbert Pangemanan, Lucas Mur, Eric van der Berg en Fanny Smit. Dennis heet iedereen welkom. Benoemt dat er altijd een kleine afvaardiging aanwezig is, daarom extra dank voor wie de moeite neemt. 2. Ingekomen stukken Geen. 3. Vaststelling agenda Notulen vorig jaar goedgekeurd. Vraag n.a.v. verslag betreffende de aanschaf van ballen. Het bestuur is niet verder gegaan met de kwestie. Er zijn goedkopere ballen gekocht, Geen mededelingen vanuit de commisies 4. Jaarverslagen commissies Dennis begint met een algemeen overzicht van het afgelopen seizoen. Verslag secretaris i ii Ieder voor zichzelf gelezen. Vraag nav verslag hoeveel aanmeldingen er voor het eindtoernooi zijn: 60 voor het mixtoernooi en 25 voor het Ouder Kindtoernooi. Verslag WC i Ieder voor zichzelf gelezen. ii Actiepunt: mail naar hele club van alle vacatures die er zijn binnen de vereniging actie Dennis iii Gesprek over de huur en verhuur van Dudok Arena. Probleem is dat de volleybalvereniging nog steeds voorrang krijgt bij de huur/planning. Wij mogen de gaten opvullen. Dit zal niet veranderen aangezien zij al ver van tevoren een jaarplanning hebben en wij een half jaar planning

9 Verslag TC i Er wordt kort toegelicht hoe de meidenteams volgend jaar zijn ingedeeld: Er komt een onder 18 team en een onder 14 team. In onder 14 zullen 3 meisjes van 16 met dispensatie spelen. ii Heren 1 is ingeschreven in het Rayon 1ste klasse en vrij ingeschreven op 1ste divisie niveau (landelijk). Het idee is wel dat het Dunckersinvulling heeft. Er zullen weinig huidige 1 spelers in het nieuwe herenteam spelen. In juni zijn de laatste trainingen, dan zal ook pas bekend worden wie de nieuwe leden zijn. Helaas weten we pas in juni of wij landelijk zullen spelen, wat het moeilijk maakt om spelers aan te trekken. Wij zijn zeer blij met het initiatief van Jacob Doets en Rene Mol om dit financieel te dekken. Het plan is voor drie jaar. Uit dit team zullen er vier teams gecoacht/ getraind worden door leden uit het huidige Heren 1. De TC doet een voorstel voor de teams die hiervoor in aanmerking komen. actie TC 5. Financiën i Jeroen van den Berg en Lucas Mur hebben namens de Kascommissie getekend. ii Exploitatieoverschot van 1452,60 waarvan 1000 gereserveerd wordt voor een nieuw scorebord voor het tweede veld. iii Geen vragen over de exploitatierekening. iv Niet mogelijk om sponsoring te vinden voor de aanschaf van het scorebord? v Eric van der Berg meldde zich als mogelijk sponsor. vi Donatie aan Ju18 1 voor een toernooi aan Frankrijk, hiervoor is geld van de Nikecityrun gebruikt. De heren hebben daar zelf ook meegeholpen in ruil voor sponsoring. vii Contributievoorstel: Er volgt een discussie over het feit dat de trainende ledencontributie niet verhoogd wordt en de spelende ledencontributie wel met 10 euro. Het voorstel wordt gewijzigd: trainende ledencontributie wordt ook met 10 euro verhoogd. viii Voor Heren 1 wordt door 1500 door de club betaald, het overige bedrag moet door sponsoring worden gedekt. ix Begroting wordt goedgekeurd met de contributieaanpassing. 6. Verkiezingen leden kascommissie i Kascommissieleden volgend jaar zijn: Lucas Mur en Jeroen van den Berg. 7. Verkiezing bestuursleden i Martijn van Henten stelt zich kandidaat voor de positie van secretaris. Hij wordt unaniem verkozen ii De rest van het bestuur wordt ook herkozen.

10 8. Voorstel tenues i Loopt via Dennis van Wijk. Nike heeft een budget voor kledingsponsoring. twee voorstellen: - Heren 1 en Dames 1 krijgen gratis tenue als de rest van de club een nieuw Nike tenue aanschaft binnen drie jaar. - Er wordt een korting voor de hele club berekend voor de aanschaf van nieuwe tenues. ii Voordelen: - Het nieuwe tenue is goedkoper en van betere kwaliteit. - Verkoop via een winkel. iii Opmerkingen: - Het moet voor sport 2000 interessant worden om deals te sluiten bijvoorbeeld door naast de tenues ook schoenen te verkopen aan hele teams. - Hierover moet nog gesproken worden met sport Nike moet wel kunnen aangeven dat ze wel 10 jaar deze lijn behouden. ivm Vervolg: Er kan een mandaat afgegeven worden door de aanwezigen leden om het bestuur volmacht te geven hier een beslissing over te nemen met als kanttekening dat het minstens goedkoper moet zijn. Er kan gekozen worden om een nieuwe ALV op te roepen als er meer informatie is = definitief voorstel. Men kiest voor het laatste. 9. Rondvraag i Gesprek over de hygiëne van de sporthal. Volleybal moet ook last hebben hiervan. Contact opnemen met hen. actie bestuur ii Hoe wordt de opdruk van de nieuwe shirts geregeld? Weten wij nog niet. iii Maarten spreekt zijn zorg uit over het kleine kader wat alleen maar kleiner wordt. Hoe zal de toekomst zijn? Hoe lossen we dit probleem op?