Datum Bijlagen Uw Kenmerk Ons kenmerk als genoemd /200

Transcriptie

1 GEMEENTE DRONTEN INGEKOMEN T.a.v. het College van Burgemeester ík Wethouders Postbus AC DRONTEN REG.NR. ROUTING : KOPIE AAN; 3 NOV 2016 Datum Bijlagen Uw Kenmerk Ons kenmerk als genoemd /200 Onderwerp Aanbieding Archief KPI verslag 2015 Geacht College, Sinds 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering Generiek Toezicht (WGT) van kracht. De invoering van deze wet houdt een grote verandering in van het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering van onder andere de Archiefwet 1995 bij gemeenten. Het specifieke toezicht van de provincie is vervangen door generiek toezicht op de naleving van de Archiefwet 1995 door de gemeente zelf. U draagt als College verantwoording af aan de gemeenteraad. Als uw gemeentearchivaris ben ik belast met het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden van uw gemeente. Een hulpmiddel voor het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven zijn de zogenoemde Kritische Prestatie Indicatoren aangaande het archief (Archief KPI's). Ik heb u op 30 november 2015 per brief (ons kenmerk: /200) verzocht om de Archief KPI's in te vullen middels het e-formulier. Inmiddels zijn de gegevens verzameld en heb ik de verslaglegging als Bijlage 1 toegevoegd. In het Verslag van de Archief KPI's van de gemeente Dronten 2015 komen enkele actiepunten aan bod. Ik verzoek u om binnen één maand na dagtekening van dit schrijven schriftelijk te reageren op dit verslag en de daarin genoemde actiepunten. Dit hoor en wederhoor gebruik ik als bron voor mijn arverslag, en als uitgangspunt van de inspectie voor het ar Mochten er bij de raadpleging van het verslag onduidelijkheden zijn bij u of uw collega's dan ben ik natuurlijk bereid om deze te beantwoorden. Hopende u voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, drs. K.A.M. Engbers MA Gemeentearchivaris der gemeente Dronten Oostvaardersdijk # Postbus AB Lelystad 9 T (0320) # F (0320) # E info@nieuwlanderfgoed.nl 9 I 9 ING Bank Bijlage 1: Verslag van de Archief KPI's van de gemeente Dronten 2015, versie 1.0 d.d. 19 oktober 2016.

2 Horizontale Verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) Verslag van de Archief KPľs van de gemeente Dronten 2015 museum* archief4 studiecentrum Opgemaakt door drs. K.A.M. Engbers MA gemeentearchivaris van Dronten en Erfgoedcentrum Nieuw Land Versie oktober 2016

3 Management samenvatting Voor u ligt het Verslag van de Archief KPľs van de gemeente Dronten dat opgesteld is door de gemeentearchivaris van Dronten die in gevolg van art. 32, lid 2 Archiefwet 1995 (Aw 1995) de inspectietaak over niet overgedragen archief uitvoert.' Het verslag is een rapportage van de bevindingen na het invullen van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) betreffende archiefbeheer die opgesteld zijn door de VNG. In dit verslag komt naar in hoeverre de gemeente Dronten op moment van schrijven aan diverse wettelijke verplichtingen omtrent archiefbeheer voldoet. Deze momentopname fungeert als horizontale verantwoording van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Dronten (College van B&W Dronten) aan de gemeenteraad en als verticale informatievoorziening ten behoeve van de toezichthouder in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht De KPľs bestaan uit tien elementen waarbij het geheel van het archiveringssysteem bij de gemeente Dronten betreffende niet overgedragen archief, en het archiveringssysteem bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land betreffende overgedragen archief doorgelicht wordt. Uit dit verslag komt per element de huidige stand van zaken naar voren. Vervolgens komen waar nodig actiepunten naar boven die voor goed archiefbeheer opgepakt dienen te worden. Dit betreffen actiepunten voor de gemeente Dronten en het Erfgoedcentrum Nieuw Land. De algemene strekking is dat de gemeente Dronten goed op weg is om het archiefbeheer binnen de organisatie conform wet- en regelgeving in te richten en uit te voeren. Actiepunten die opgepakt dienen te worden om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving van archiefbeheer zijn: Actiepunten gemeente Dronten: Actualiseer in 2016 de Archiefverordening Actualiseer in 2016 het Besluit Informatiebeheer Lever informatie aan over de mandaatregeling. Stel het Beheerplan informatiebeheer op. Leg een metadataschema vast en implementeer deze in de gehele organisatie. Dit kan onderdeel zijn van een beheerplan informatiebeheer. Zorg voor een toegankelijke staat van alle archiefbescheiden binnen de gemeente. Breng in kaart welke archieven niet duurzaam verpakt zijn en stel een herstelproces op voor verbetering van de duurzaamheid. Stel procedures op betreffende duurzaam beheer van (fysiek) archief. Zorg dat de overdracht van archiefblok De gemeente Dronten en Notulen van de Gemeenteraad formeel geregeld wordt. Stel een bewerkingsplan op voor de archieven die reeds overgebracht hadden dienen te zijn naar uw gemeentelijke archiefbewaarplaats. Ga na of de archiefruimten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en zorg indien nodig voor een verbeterplan. Ga na of de serverruimte voldoet aan geldende wet- en regelgeving en zorg indien nodig voor een verbeterplan. Stel een calamiteitenplan op voor behoud van papieren en digitale archiefbescheiden. Archiefwet 1995, Staatsbladnr. 276, 28 april Wet revitalisering generiek toezicht, Staatsblad nr. 233, 24 mei Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 2

4 14 Maak een planning voor het wegwerken van de achterstanden in archiefbewerking zodat dit ook in de begroting meegenomen kan worden. Actiepunten het Erfgoedcentrum Nieuw Land: 1 De gemeentearchivaris pakt periodieke verslaglegging op. 2 Stel een handvest dienstverlening op. 3 Formuleer een bewaarstrategie voor de archiefbescheiden. 4 Implementeer een kwaliteitshandvest en actualiseer het studiezaalreglement. 5 Implementeer een calamiteitenplan voor de collecties in de organisatie. 6 Zorg voor voldoende opleidingsbudget zodat medewerkers hun kennis op peil houden. Flet voorstel is om na aanleiding van dit verslag een verbeterplan op te stellen in samenwerking met de gemeentearchivaris van Dronten. De opsteller van dit document zal de verbeterpunten voor het Erfgoedcentrum Nieuw Land middels een brief aan de directie van het Erfgoedcentrum Nieuw Land kenbaar maken. Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 3

5 Inhoudsopgave Management samenvatting...2 Voorwoord... 5 Leeswijzer... 6 Reikwijdte en methode... 6 Totstandkoming en bijdrage... 6 Actiepunten/ aanbevelingen... 6 Situatieschets archiefbeheer gemeente Dronten...7 Situatieschets archiefbeheer het Erfgoedcentrum Nieuw Land... 7 KPI vraag 1 Lokale regelingen... 9 KPI vraag 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht...10 KPI vraag 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid, en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden...11 KPI vraag 4 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder...14 KPI vraag 5 Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden...15 KPI vraag 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats KPI vraag 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en edepots KPI vraag 8 Ter beschikking stellen van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden...18 KPI vraag 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid KPI vraag 10 Middelen en mensen Bijlagen en geraadpleegde bronnen Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 4

6 Voorwoord Sinds de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht is het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door de gemeenten van onder meer de Archiefwet 1995 veranderd. Het specifieke toezicht van de provincie Flevoland is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet Dit wil zeggen dat vanuit de provincie Flevoland meer terughoudend en achteraf toezicht houdt op het archiefbeheer bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Om de gemeenten bij deze horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform Aw 1995 te ondersteunen, heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een raamwerk van Kritische Prestatie indicatoren (KPľs) ontwikkeld. De KPFs geven indicatie of de gemeenten aan de eisen die vanuit wet- en regelgeving voldoen. De KPFs brengen tevens een uniformering aan in de wijze waarop horizontale verantwoording afgelegd wordt, waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. De gemeente Dronten is deelnemer in de Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land.4 Uw gemeentearchivaris is werkzaam bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land en deze wordt conform art. 5 lid 2 Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land benoemd door het algemeen bestuur van het Erfgoedcentrum Nieuw Land. De gemeentearchivaris voert inspecties uit over het archiefbeheer bij de gemeente Dronten en doet hiervan verslag aan het College van B&W Dronten. Dit verslag van de Archief KPľs is een voorbeeld van een archiefinspectie door uw gemeentearchi vari s. Dit is het tweedear dat uw gemeente een verslag van de Archief KPľs ontvangt. Ik heb ook als uw gemeentearchivaris arverslagen opgemaakt over beheer van overgedragen archief en toezicht op het beheer van het niet overgedragen archief over de periode Deze verslagen zijn wegens omstandigheden nog niet aan het College van B&W Dronten verzonden. Wet revitalisering generiek toezicht, Staatsblad233, 24 mei Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, Staatscourant nr. 252, 28 augustus Archief KP1 verslag 2015 gemeente Dronten 5

7 Leeswijzer Dit verslag bevat een toelichtend verslag waarin in lopende tekst de resultaten van de Archief KPľs besproken worden. Ook worden aanbevelingen gedaan aan het College van B&W Dronten als zorgdrager van het archief. Deze aanbevelingen hebben de vorm van actiepunten. Extra aandacht wordt geschonken aan de kernindicatoren. Dit zijn de KPI vragen die onderdelen uit de wetgeving bevatten die in ieder geval op orde moeten zijn bij de gemeente Dronten. Bij het opstellen van de actiepunten hebben de kernindicatoren extra gewicht gekregen. Aan het begin van dit verslag is een managementsamenvatting opgenomen dat kemachtig de strekking en aanbevelingen uit dit document weergeeft. Als bijlage is een overzicht van de status van de overgebrachte archieven van de gemeente Dronten opgenomen. Reikwijdte en methode Dit verslag heeft betrekking op het analoge en digitale beheer van de nog niet overgedragen archieven van de gemeente Dronten en het archiefbeheer van overgedragen archief bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land. De gemeente Dronten heeft nog geen digitaal archief overgedragen aan het Erfgoedcentrum Nieuw Land. De Archief KPľs 2015 zijn voor dit verslag als methode voor vraagstelling gebruikt omdat deze reeds beschikbaar en breed toepasbaar zijn. De KPI vragen zijn beantwoord door de DIV afdeling van de gemeente Dronten. De gemeentearchivaris van Dronten is belast met het beheer van de overgedragen archieven en het toezicht op het beheer van nog niet overgedragen archief van de gemeente Dronten. Beide aspecten komen terug in dit Archief KPI verslag. Totstandkoming en bijdrage Bijdragen zijn geleverd door: «A. Los, Allround medewerker documentaire informatievoorziening, gemeente Dronten, * K.A.M. Engbers, gemeentearchivaris Dronten bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land, Dit verslag is als volgt tot stand gekomen. Op 30 november 2015 heb ik een brief naar het College van B&W Dronten verzonden met het verzoek om het e-formulier van de Archief KPľs in te vullen.5 Hetzelfde verzoek is op 18 november 2015 naar mijn contactpersoon van de van de afdeling DIV van gemeente Dronten per verzonden. Het formulier is op 15 juli 2016 retour ontvangen van uw collega A. Los. Op basis van het ingevulde e-formulier is een eerste conceptverslag opgesteld dat is voorgelegd aan uw gemeente op 25 juli Na het verwerken van de ingekomen op- en aanmerkingen van uw gemeente, d.d. 11 oktober 2016, is dit definitieve verslag opgesteld. Actiepunten/ aanbevelingen Bij het invullen van de Archief KPľs komen aandachtspunten aan het licht. Sommige punten behoeven onmiddellijk verbetering terwijl andere punten wellicht op de lange termijn opgepakt dienen te worden. Deze aandachtspunten zijn een momentopname en interpretatie Mijn brief d.d. 30 december 2015, ons kenmerk: /2004 met het onderwerp: Verzoek tot invullen KPI Archieven Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 6

8 van de gemeentearchivaris. Per actiepunt maakt de gemeentearchivaris een afweging van de urgentie en gewenste de doorlooptijd van oppakken het actiepunt. Als aanvulling op de textuele verslaglegging wordt met signaalkleuren aangegeven hoe de stand van zaken is. Dit is een inschatting die gemaakt is op basis van de ingevulde Archief KPI vragen. De situatie is in orde. De situatie behoeft aandacht en/of verbetering. De situatie is niet in orde en is dringend aan verbetering toe. Niet van toepassing. Situatieschets archiefbeheer gemeente Dronten Op dit moment maken veel overheidsinstellingen een transitie door van papier naar digitaal. De digitale documentenstromen en de digitale systemen voor het vastleggen van informatie die essentieel is voor bedrijfsvoering komen steeds meer in de plaats van de papieren informatiehuishouding. De meeste overheidsorganisaties bevinden zich momenteel in een hybride situatie waarin de digitale- en papieren informatiestroom in de lucht worden gehouden. Ook de gemeente Dronten bevindt zich in een overgangsfase van papieren naar digitale informatiehuishouding. Eind november 2015 heb ik als uw gemeentearchivaris ingestemd met het handboek vervanging van archiefbescheiden opgenomen in het DMS Mozard.6 Op 19 april 2016 heeft uw College het handboek vervanging archiefbescheiden door digitale reproducties (onderdel Mozard) vastgesteld.7 De analoge archiefbescheiden die worden opgenomen in het DMS Corsa worden niet vervangen. De archiefvorming van blijvend te bewaren archiefstukken bevindt zich nog in een hybride situatie. De gemeente heeft de wens om ook voor blijvend te bewaren archiefstukken een vervangingstraject in werking te stellen. In het verslagar is het voornemen van de gemeente Dronten om een nieuw postregistratie- c.q. zaaksysteem in gebruik te nemen verder tot ontwikkeling gekomen. Hierbij ben ik als uw gemeentearchivaris betrokken geweest. Het transitietraject voor de implementatie van het DMS Mozard naast het DMS Corsa loopt op dit moment. Dit traject kent een doorlooptijd van meerdere járen. Situatieschets archiefbeheer het Erfgoedcentrum Nieuw Land Het Erfgoedcentrum Nieuw Land beheert de overgedragen archieven van onder andere de gemeente Dronten. Via de website en op de studiezaal zijn alle archiefstukken in beginsel openbaar en kosteloos inzichtelijk voor bezoekers. Op het vlak van digitaal archiefbeheer zijn er grote ontwikkelingen gaande. Ook bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land wordt gewerkt aan de implementatie van een edepot. Naar verwachting wordt in 2016 het Erfgoedcentrum Nieuw Land aangesloten op het edepot dat bij het Nationaal Archief in ontwikkeling is. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land is meer dan enkel een archiefdienst. Het heeft een verscheidenheid aan partners en is naast archiefdienst ook museum, onderzoeksinstituut en studiecentrum. Al enige tijd leeft de wens om de archieftaak los te koppelen van de andere taken. Momenteel is het proces van herziening van de gemeenschappelijke regeling in gang 6 Mijn brief d.d. 30 november 2015, ons kenmerk: /200. Uw besluit d.d. 19 april Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 7

9 gezet. Naar verwachting zal de gemeenschappelijke regeling in het derde kwartaal van 2016 hervormd worden tot een traditionele archiefdienst zonder museum- en onderzoeksfunctie, zijnde Het Flevolands Archief per 1 nuari Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land wordt sinds de vorming van de gemeenschappelijke regeling gebruik gemaakt van Atlantis als collectiebeheersysteem voor de gehele collectie aan archieven, het eigen (werk)archief, museale objecten, audiovisueel materiaal en ander beeldmateriaal. Door deze generieke beschrijvingsmethode en inrichting van het beheersysteem is de functionaliteit voor beheer van archief niet optimaal. Sinds het eerste kwartaal van 2016 wordt er gewerkt aan de implementatie van een nieuw archiefbeheersysteem, zijnde Mais Flexis. Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 8

10 KPI vraag 1 Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de vastgestelde regelingen en besluiten aan de wettelijke eisen? Bij deze KPI komen vragen aan bod over de aanwezigheid van een geactualiseerde en vastgestelde archiefverordening, besluit informatiebeheer en mandaatregeling, of de zorgdrager voorzieningen treft bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken van het overheidsorgaan en of beheerstaken of de verantwoordelijkheid bij uitbesteding van de archieftaken vast gelegd zijn. KPI 1.1 en 1.2 Verordening archiefzorg De gemeente Dronten heeft op 27 oktober 2011 de Archiefverordening Dronten 2011 vastgesteld. Deze is mede gedeeld aan de Gedeputeerde Staten van Flevoland.8 De Archiefverordening Dronten 2011 voldoet niet aan geldende wet- en regelgeving omdat er sinds de wetwijziging van de Wet revitalisering generiek Toezicht 2012 er elementen aangepast moeten worden. Zodra in 2016 de Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land herzien wordt, dient de verordening ook aangepast te worden. Actiepunt 1, gemeente Dronten: Actualiseer in 2016 de Archiefverordening KPI 1.3 Besluit informatiebeheer Ook het Besluit informatiebeheer gemeente Dronten dateert uit 2011 en zal gelijktijdig met de Archiefverordening Dronten 2011 geactualiseerd moeten worden.9 Hierbij moet ook aandacht worden besteedt aan de interne naamsvermelding van de beheereenheid. Actiepunt 2, gemeente Dronten: Actualiseer in 2016 het Besluit Informatiebeheer KPI 1.4 Wijziging overheidstaken De gemeente Dronten geeft aan geen voorzieningen omtrent archiefbeheer bij wijziging van haar taken te treffen. Uit de beantwoording van de vragen komt naar voren dat dit in de afgelopen vijf ar ook nog niet naar voren is gekomen. Het is wel belangrijk om bij toekomstige wijziging van overheidstaken afspraken te formuleren over hoe om te gaan met het archiefbeheer. De gemeentearchivaris dient ten minste op de hoogte gesteld te worden van de te maken afspraken omtrent archiefbeheer. KPI 1.5 Gemeenschappelijke regelingen De gemeente Dronten treft maatregelen bij het instellen van een nieuwe gemeenschappelijke regeling. In samenwerking met de gemeentearchivaris worden afspraken omtrent het archiefbeheer gemaakt. Tevens houdt de gemeente Dronten een register bij van gemeenschappelijke regelingen waarin zij deelneemt. Net als bij wijziging van overheidstaken is het belangrijk om bij toekomstige nieuwe, of wijziging van, gemeenschappelijke regelingen heldere afspraken te maken betreffende het archiefbeheer. Archiefverordening Dronten 2011,27 oktober 2011, De Flevopost d.d. 9 november Besluit informatiebeheer gemeente Dronten Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 9

11 KPI 1.6 Mandaatregeling archiefzorg Het is onduidelijk of de gemeente Dronten beschikt over een mandaatregeling en in hoeverre deze voldoet aan wettelijke voorschriften of dergelijke regelgeving. Een aanbeveling is om de informatie aan te leveren over deze mandaatregeling en de uitvoering van de mandaatregeling in de praktijk. Actiepunt 3, gemeente Dronten: Lever informatie aan over de mandaatregeling. KPI 1.7 Uitbesteding archiefbeheerstaken De gemeente Dronten besteedt geen archieftaken uit aan privaatrechtelijke dan wel publiekrechtelijke partijen. Samenvattend: De gemeente Dronten voldoet na herziening van de Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer deels aan de wettelijke eisen. KPI vraag 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente Dronten structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar archiefbeheer Kernindicator KPI 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer Voor het beheer van archiefbescheiden dient de gemeente Dronten gebruik te maken van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. De gemeente Dronten geeft aan dit systeem vorm te geven middels een Kwaliteitshandboek Informatievoorziening. Door middel van autorisaties is er een intern toezicht geregeld op het informatiebeheer, welke wordt uitgevoerd door de coördinator informatiebeveiliging. Dit beheersplan is vanaf 2014 in ontwikkeling. Ook zijn per juli 2013 de onderdelen DIV en ICT samengevoegd om beter grip te krijgen op de kwaliteit van de informatiehuishouding. De gemeentearchivaris is tot op heden nog niet betrokken bij de ontwikkeling van het Kwaliteitshandboek Informatievoorziening. Aangezien ook het beheer van het archief in het plan aan bod komt, is het verstandig om de gemeentearchivaris te betrekken. Wel is er een handboek vervanging van archiefbescheiden welke een tijdelijke bewaartermijn van kleiner of gelijk aan tien ar hebben en die zijn opgenomen in het DMS Mozard. In dit handboek vervanging zijn enige kwaliteitseisen opgenomen. Actiepunt 4, gemeente Dronten: Stel het Kwaliteitshandboek informatievoorziening op met inwinning van advies bij de gemeentearchivaris op. KPI 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris In lijn met art. 5 lid 2 Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land is drs. K.A.M. Engbers MA benoemd als gemeentarchivaris van Dronten. De gemeentearchivaris is in het bezit van het diploma Archivistiek A, behaald d.d. 31 mei KPI 2.3 Verslag toezicht archiefbeheer Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 10

12 De gemeentearchivaris brengt niet regelmatig verslag uit aan het College van B&W Dronten over het archieftoezicht. In de Archiefverordening Dronten 2011 is hier ook geen bepaling voor opgenomen. Wel staat in de Archiefverordening Dronten 2011 een bepaling dat de gemeentearchivaris periodiek, één keer per ar of per twee ar een verslag aan het College van B&W Dronten uitbrengt over het archiefbeheer van de archiefbewaarplaats.10 In het verleden is deze verslaglegging gedaan in de vorm van het toezenden van het algemene arverslag van het Erfgoedcentrum Nieuw Land aan de partners. Over de járen zijn concept arverslagen archiefbeheer opgesteld door ondergetekende. Deze liggen bij het management van het Erfgoedcentrum Nieuw Land ter goedkeuring. De concepten van deze arverslagen zijn wel gedeeld met uw DIV-medewerkers. Een actiepunt voor de gemeentearchivaris om deze periodieke verslaglegging, conform de gangbare toezichtspraktijk, arlijks uit te voeren. Sinds 2014 wordt er arlijks een verslag Archief KPľs opgemaakt door de gemeentearchivaris. Actiepunt 1, Nieuw Land: gemeentearchivaris pakt periodieke verslaglegging op. Samenvattend: De gemeente Dronten werkt aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding. KP1 vraag 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid, en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Kernindicator KPI 3.1 Geordend overzicht De gemeente Dronten geeft aan een actueel overzicht bij te houden van analoge archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordening structuur. Er is echter geen totaal overzicht voorhanden.11 Analoge archiefbescheiden Periode Opgenomen in overzicht in m. Bouwvergunningen archief Vanaf Archief Dienst Gemeentewerken, nog te bewerken 29 Bestuursarchief 1990-heden 347 Kerkarchief - 61 Projecten, nog te bewerken - 18 Persoonskaarten - 18 Woningkaarten - 3 Tekeningen en calques, nog te bewerken 7 GABS kasten Milieu-archief - 30 Totaal Niet opgenomen in overzicht in m. Art. 8 archiefverordening Dronten De onderstaande tabel is overgenomen van het geretourneerde KPI-formulier d.d. 15 juli Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 11

13 «Er is een compleet overzicht van informatiesystemen, databases (productie, test en in sommige gevallen acceptatie omgeving). «Het bouwarchief wordt bijgehouden bij afdeling Vergunningverlening. «Van de Persoons- en Woningkaarten is een overzicht bij Burgerzaken. «Het Milieu-archief is alfabetisch op straatnaam ondergebracht in een patemosterkast bij DIV. «Het gehele bestuursarchief staat in Corsa. Wat betreft de digitale archiefbescheiden is geen actueel overzicht voorhanden. Betreffende de digitale archiefbescheiden wordt er momenteel een Applicatie Portfolio Management (APM) ingevoerd waarmee het geheel applicatielandschap van de gemeente in beeld wordt gebracht. Met deze applicatie kan ook overzicht gegenereerd worden van de digitale informatie/ archiefbescheiden van de gemeente. Door gebruik van APM is de gemeente in staat om te voldoen aan de eisen van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden van de gemeente. Uiteraard wordt de gemeentearchivaris ook over de voortgang van de invoering van de APM tijdens de reguliere periodieke overleggen op de hoogte gehouden. In het ar 2015 zijn geen ontwikkelingen geweest aangaande dit systeem. Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land kan uit het collectiebeheersysteem Atlantis handmatig een overzicht van overgebrachte archiefbescheiden gegenereerd worden. Dit overzicht kan op verschillende niveaus gemaakt worden. In het eerste kwartaal van 2016 is een nieuw collectiebeheersysteem geïmplementeerd waarbij dit overzicht completer en eenvoudiger te genereren is, zijnde Mais Flexis.12 KPI 3.2 Authenticiteit en context De gemeente Dronten geeft aan geen metadataschema vastgesteld te hebben waarmee de authenticiteit en context van archiefbescheiden gegarandeerd kan worden. Dit wil niet zeggen dat de context en authenticiteit nu niet gegarandeerd is, maar een vastgesteld metadataschema, conform NEN ISO is verplicht en zorgt ervoor dat de context van digitaal archief, of digitale registraties herleid kunnen worden. Dit ten behoeve van duurzaamheid en toegankelijkheid. Een aanbeveling is om gebruik te maken van het Toepassingsprofìel Metadata Lokale Overheden voor het opstellen van een metadataschema.13 Benodigde metadata voor beheer en opslag van archiefbescheiden wordt nu vastgelegd in het documentair managementsystemen Corsa en Mozard. Van andere applicaties waar archiefbescheiden in opgeslagen en/of geregistreerd worden is niet bekend welke metadata vastgelegd wordt. Dit is een aandachtspunt. Het is ten zeerste aan te bevelen een metadataschema te implementeren gelijktijdig met de overgang naar het nieuwe DMS Mozard. Actiepunt 5, gemeente Dronten: Leg een metadataschema vast en implementeer deze in de gehele organisatie. Dit kan onderdeel zijn van een beheerplan informatiebeheer. 1 Het systeem, Mais Flexis, zal pas echter operationeel worden per 1 nuari 2017 bij Het Flevolands Archief. Programma Archief 2020, Toepassingsprofìel Metadatering Lokale Overheden, 14 april Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 12

14 Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is nog geen metadataschema vastgesteld. De authenticiteit en context is gedeeltelijk vastgelegd door middel van inventarissen en registraties in Atlantis, het collectiebeheersysteem. KPI 3.3 Systeem voor toegankelijkheid De gemeente Dronten heeft een Kwaliteitshandvest Dienstverlening opgesteld met daarin wachttijden voor de inzage van stukken.14 Het is gezien de spreiding van archiefbescheiden over verschillende archiefsystemen onduidelijk in hoeverre het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden borgt. Actiepunt 6, gemeente Dronten: Zorg voor een toegankelijke staat van alle archiefbescheiden binnen de gemeente. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land heeft zich niet gecommitteerd aan een handvest dienstverlening. Zodra archiefbescheiden juist geregistreerd zijn in het collectiebeheersysteem, zijn archieven via de online catalogus binnen een redelijk termijn terug te vinden. Een aanbeveling is om een handvest dienstverlening op te stellen. Actiepunt 2, Nieuw Land: Stel een handvest dienstverlening op. KPI 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers De gemeente Dronten geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen, conform de Archiefregeling, te gebruiken bij de creatie en het beheer van archiefbescheiden. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen te gebruiken bij het beheer van archiefbescheiden. KPI 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag De gemeente Dronten geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen te gebruiken bij opslag van archiefbescheiden. Echter de dossiers over de periode zijn niet verpakt in duurzame verpakkingsmaterialen. Actiepunt 7, gemeente Dronten: Breng in kaart welke archieven niet duurzaam verpakt zijn en stel een herstelproces op voor verbetering van de duurzaamheid. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land geeft aan duurzame verpakkingsmaterialen te gebruiken bij opslag van archiefbescheiden. KPI 3.6 Systeem voor duurzaamheid Het archief van de gemeente Dronten wordt in goede materiele staat gebracht en gehouden. Het is nog onduidelijk op welke manier deze garantie stand houdt. Bij de gemeentearchivaris is het onbekend of er procedures betreffende beheer en opslag van archief vastgelegd zijn. 14 Zie BI Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 13

15 Een aanbeveling is om in het beheerplan informatiebeheer procedures op te nemen betreffende duurzaam beheer van archief. Actiepunt 8, gemeente Dronten: Stel procedures op betreffende duurzaam beheer van (fysiek) archief Het Erfgoedcentrum Nieuw Land doet aan duurzaam beheer door gebruik te maken van een goedgekeurde archiefbewaarplaats en conform de wet- en regelgeving goedgekeurde verpakkingsmaterialen. Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is echter geen bewaarstrategie geformuleerd om duurzaamheid van het archief te borgen. Een actiepunt is om deze bewaarstrategie op schrift te stellen. Actiepunt 3, Nieuw Land: Formuleer een bewaarstrategie voor de archiefbescheiden. Samenvattend: Bij de gemeente Dronten geschiedt de ordening deels planmatig en het systeem en de materialen waarborgen deels de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden. KPI vraag 4 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder Hoofdvraag: Werkt de gemeente Dronten inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Het Erfgoedcentrum Nieuw Land heeft nog geen voorziening voor de blijvende bewaring van digitaal archief. In 2016 wordt het Erfgoedcentrum Nieuw Land aangesloten op het edepot en is de organisatie klaar voor ontvangst en beheer van digitaal archief. Nu is er geen digitaal archief in beheer van het Erfgoedcentrum Nieuw Land, en blijft KPI 4 onbeantwoord. KPI 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer In de huidige situatie waarbij de informatiehuishouding hybride is, is het van belang dat er beleid betreft digitaal beheer geformuleerd is. Er wordt momenteel gewerkt aan een Kwaliteitshandboek Informatievoorziening. De gemeente geeft aan dat de archivering analoog gebeurt. Daar het handboek vervanging van archiefbescheiden in het DMS Mozard in april 2016 bestuurlijk is vastgesteld dient er wel degelijk aandacht worden besteedt aan het digitale informatiebeheer. De gemeente geeft nog niet te werken op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Actiepunt 4 (herhaling), gemeente Dronten: Stel het Kwaliteitshandboek Informatievoorziening op. KPI 4.2 Functionele eisen Bij de gemeente Dronten zijn geen functionele eisen omtrent het gedrag van digitale archiefbescheiden vastgelegd. Wel wordt er in het vastgestelde handboek vervanging van archiefbescheiden welke worden geregistreerd in het DMS Mozard hierin aandacht aan besteedt. Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 14

16 Het vastleggen van de data en de metadata van de digitale audio- en videoverslagen van de raadsvergaderingen wordt gearchiveerd in het zogenoemde kabinetsarchief. De data en sich is ontsloten op vergaderdatum, nog niet binnen een afzonderlijke vergadering. In het verslagar is deze archiveringsmethodiek niet nader onderzocht. KPI 4.3 Aanvullende metagegevens De gemeente Dronten geeft aan geen aanvullende metagegevens ontworpen of geïmplementeerd te hebben. Het is een aanbeveling om een metadataschema te implementeren zodat nog benodigde metadatagegevens aan het licht komen en geïmplementeerd kunnen worden in het nieuwe DMS. Hierbij is het wenselijk om het zogenoemde Toepassingsprofíel Metadata Lokale Overheden te hanteren. KPI 4.4 Opslagformaten De gemeente Dronten geeft aan opslagformaten te gebruiken die aan een open standaard voldoen, namelijk PDF/A-lb. KPI 4.5 Voorzieningen compressie en encryptie De gemeente Dronten geeft aan dat ze geen voorzieningen treft voor compressie en encryptie van archiefbescheiden. Wel is er een beleid op het gebied van informatiebeveiliging dat is vastgesteld door het College van B&W Dronten.13 KPI 4.6 Converteren en migreren De gemeente Dronten geeft aan niet tijdig te converteren of migreren als niet meer aan de eisen van geordende en toegankelijke staat van de digitale archiefbescheiden voldaan kan worden. Wel is er aandacht voor, maar volgens de gemeente is het nog niet aan de orde. Samenvattend: De gemeente Dronten werkt deels systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet nog niet aan de specifieke wettelijke voorschriften inzake digitale archiefbescheiden. KPI vraag 5 Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente Dronten zorgvuldig af wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Het Erfgoedcentrum Nieuw Land vernietigd, vervangt of vervreemd geen overgedragen archieven van de gemeente Dronten. Archief KPI 5 is dus niet van toepassing op het Erfgoedcentrum Nieuw Land. KPI 5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst De gemeente Dronten selecteert de archiefbescheiden op basis van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen J. de Jonge, Informatieveiligheid beleid (Dronten 2014). Vastgesteld door College B&W Dronten d.d. 1 juli 2014, Beslisnota BI Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 15

17 vanaf 1 nuari 1996, actualisatie 2012 en geeft bij registratie van de archiefbescheiden in het DMS een bewaartermijn aan.lĥ In het DMS Mozard wordt gewerkt met een vooraf gedefinieerde bewaartermijnen. Het is wenselijk om deze vooraf gedefinieerde bewaartermijnen voor te leggen aan de gemeentearchivaris. De gemeente geeft aan gebruik te maken van een selectielijst van VHIC. Het gebruik van deze lijst is niet toegestaan. Selectie ter vernietiging is uitsluitend toegestaan op basis van archiefwettelijk vastgestelde selectielijsten. KPI 5.2 Vernietiging en verklaringen De gemeente hanteert de wettelijk gestelde vernietigingstermijnen en vernietigd conform weten regelgeving. De vernietiging geschiedt na consultatie van de gemeentearchivaris en er wordt een verklaring van vernietiging opgesteld. De gemeente heeft een grote achterstand in het vernietigen van archiefbescheiden. De laatste arlijkse vernietiging van archiefbescheiden was de vemietigingslijst uit 2009, waarmee mijn voorganger in 2011 heeft ingestemd.* 17 18In februari 2015 zijn concept vernietigingslijsten over de járen voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Deze zijn voorzien van op- en aanmerkingen, echter deze zijn tot op heden nog niet verwerkt. De gemeente heeft hiermede een forse achterstand in vernietiging van archiefbescheiden sinds KPI 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen De gemeentearchivaris heeft op 30 november 2015 ingestemd met het handboek vervanging voor archiefbescheiden met een tijdelijke bewaartermijn kleiner of gelijk aan tien ar welke worden opgenomen in het DMS Mozard. In april 2016 is dit handboek vastgesteld door het College. Alleen die archiefbescheiden die worden opgenomen in het DMS en een kleinere tijdelijke bewaartermijn hebben, of gelijk aan tien ar worden vervangen. De overige archiefbescheiden die worden geregistreerd in het DMS Corsa worden niet vervangen. KPI 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen De gemeente Dronten geeft aan dat er in de afgelopen vijf ar geen archiefbescheiden vervreemd. Deze situatie is niet correct. In 2014 zijn de brondocumenten van de Niet Ingezetenen vervreemd aan het Agentschap Basisregistratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie. Met deze vervreemding heb ik ingestemd, er is echter geen verklaring van vervreemding opgesteld.19 De gemeente geeft aan dat het geen archiefbescheiden betreft, maar kennisgevingen die niet in de Basisregistratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten waren opgenomen. Deze kennisgevingen zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en dienden daarom vervreemd te worden. Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 nuari 1996, Actualisatie 2012, Staatscourant nr , 25 juni Brief d.d. 16 augustus 2011, ons kenmerk: / Uw besluit d.d. 19 april Mijn brief d.d. 18 september 2014, ons kenmerk: /200 met als onderwerp: Instemming vervreemding brondocumenten Niet-ingezetenen. Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 16

18 Samenvatting: De gemeente Dronten weegt af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. Echter het heeft een forse achterstand in de daadwerkelijke vernietiging. KPI vraag 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente Dronten het principe van de Archiefwet 1995 'te bewaren archiefbescheiden na twintig ar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? Kernindicator KPI 6.1 Overbrenging na twintig ar De gemeente heeft een achterstand in de formele overbrenging van archiefbescheiden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats die daarvoor in aanmerking komen. In 2014 zijn de facto het archief van de gemeente Dronten over de periode en de gemeenteraadsnotulen over de periode overgebracht. De jure berusten deze archieven echter nog niet in de gemeentelijke archiefbewaarplaats, daar de bijbehorende verklaringen van overbrengingen nog niet zijn ondertekend door de zorgdrager en ondergetekende. Actiepunt 9, gemeente Dronten: Zorg dat de overdracht van archiefblok De gemeente Dronten en Notulen van de Gemeenteraad formeel geregeld wordt. Op basis van art. 12 lid 1 Archiefwet 1995 dienen archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig ar overgebracht te worden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Het strekt tot de aanbeveling om een bewerkingsplan op te stellen van de archieven die reeds overgebracht hadden dienen te zijn. De gemeente geeft aan dat er om redenen van bedrijfsvoering aan andere uitvoeringstaken binnen de DIVafdeling prioriteit is gegeven. Actiepunt 10, gemeente Dronten: Stel een bewerkingsplan op voor de archieven die reeds overgebracht hadden dienen te zijn naar uw gemeentelijke archiefbewaarplaats. KPI 6.2 Verklaring van overbrenging Zoals reeds aangegeven is de formele overbrenging van de tweetal hierboven aangehaalde archieven nog niet geformaliseerd. Bij de geformaliseerde overbrengingen in het verleden zijn telkens wel verklaringen van overbrengingen opgesteld en ondertekend. Samenvatting: De gemeente Dronten brengt het principe van de Archiefwet 1995 te bewaren archiefbescheiden na twintig ar overbrengen, tenzij met reden omkleed deels correct in de praktijk. KPI vraag 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en edepots Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? KPI 7.1 Archieforganisatie, kwaliteitszorg en benchmark Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 17

19 Het Erfgoedcentrum Nieuw Land is door het College van B&W Dronten aangesteld als archiefinstelling berust met het beheer van overgedragen archiefbescheiden van de gemeente Dronten.20 Het Erfgoedcentrum Nieuw Land werkt niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem en doet niet aan benchmarking. Hoewel dit geen wettelijke verplichting is, is het een sterke aanbeveling om wel volgens het kwaliteitszorgsysteem Model BRAIN te werken. Kernindicator KPI 7.2 Archiefbewaarplaats Conform art. 5 lid 2 sub a Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land heeft het algemeen bestuur van het Erfgoedcentrum Nieuw Land de bevoegdheid om de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Dronten aan te wijzen. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land beschikt over verschillende archiefdepots die voor blijvende bewaring van archief aan de geldende regelgeving voor archiefbewaarplaatsen voldoen. Kernindicator KPI 7.3 Archiefruimten Er zijn verschillende ruimten binnen het gemeentehuis aan te merken als archiefruimten. De archiefruimte in de kelder, welke wordt gebruikt voor de berging van het van het semi statische archief, voldoet volgens de geldende wet- en regelgeving. De archiefruimte bij Burgerzaken voldoet niet aan de gestelde eisen in wet- en regelgeving, zoals is gebleken uit een visuele schouw van de ruimte door ondergetekende in maart Het is onduidelijk of de serverruimte voldoet aan de gestelde eisen in wet- en regelgeving. Actiepunt 11, gemeente Dronten: Ga na of de archiefruimten voldoen aan de geldende weten regelgeving en zorg indien nodig voor een verbeterplan. Actiepunt 12, gemeente Dronten: Ga na of de serverruimte voldoet aan geldende wet- en regelgeving en zorg indien nodig voor een verbeterplan. KPI 7.4 edepot Het Erfgoedcentrum Nieuw Land beschikt nog niet over een edepot. In 2016 wordt de archiefinstelling aangesloten op het edepot van het Nationaal Archief. Implementatie van het edepot gaat gepaard met de inrichting van nieuwe processen en procedures die vastgelegd en geïmplementeerd dienen te worden. Samenvattend: De fysieke en digitale bewaaromstandigheden zijn deels op orde. KPI vraag 8 Ter beschikking stellen van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet het Erfgoedcentrum Nieuw Land in de praktijk aan de openbaarheideisen van de Archiefwet 1995? KPI 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen Art. 2, Besluit informatiebeheer gemeente Dronten Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 18

20 Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is al het archief voor eenieder kosteloos te raadplegen. Ook kan men op eigen kosten afschriften of kopieën maken. KPI 8.2 Beperking openbaarheid na twintig ar Bij overdracht van archief wordt, indien van toepassing, naast een verklaring van overdracht een besluit beperking openbaarheid opgesteld met daarin eventuele openbaarheidsbeperkingen. Bij de reeds overgedragen archieven is dit niet van toepassing. KPI 8.3 Beperking openbaarheid na 75 ar Aan de reeds overgebrachte archieven zijn geen openbaarheidsbeperkingen na 75 ar gesteld. KPI 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik In het studiezaalreglement van Erfgoedcentrum Nieuw Land, dat op de studiezaal en via de website te raadplegen is, zijn regels opgenomen betreffende afwijzing van raadpleging of 21 gebruik. In de praktijk geeft de gemeentearchivaris schriftelijk of mondeling een motivering voor de afwijzing aan de gebruiker. KPI 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan of deskundige instelling Het Erfgoedcentrum Nieuw Land leent archiefbescheiden kosteloos uit aan het archiefvormende overheidsorgaan. Dit komt enkele keren per ar voor. Er zijn geen bepalingen hieromtrent in het studiezaalreglement opgenomen. KPI 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik Het Erfgoedcentrum Nieuw Land gebruikt voor regulering van fysiek bezoek een studiezaalreglement. Dit studiezaalreglement dateert uit 2008 en dient geactualiseerd te worden, het Erfgoedcentrum Nieuw Land maakt geen gebruik van een kwaliteitshandvest. Een aanbeveling is dan ook om een kwaliteitshandvest naar het model van BRAIN te implementeren en het studiezaalreglement hier op aan te passen. Actiepunt 4, Nieuw Land: Implementeer een kwaliteitshandvest en actualiseer het studiezaalreglement. KPI 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Het Erfgoedcentrum beschikt over een digitaal frontoffice in de vorm van een statische website. Dit wil zeggen dat de collectie (als deze juist geregistreerd is) toegankelijk is voor bezoekers via internet. Als bezoekers een archiefstuk, waarvan geen afbeelding in het collectiebeheersysteem opgenomen is, wil bezichtigen, dient deze contact op te nemen met de studiezaal om een reservering te plaatsen. Dit gebeurd handmatig via telefoon, post, of mondeling en er is dus geen digitaal aanvraagsysteem. Met het oog op digitalisering en bom digital archief dat binnen een korte termijn ook in de collectie van het Erfgoedcentrum Nieuw Land opgenomen gaat worden is het belangrijk dat de digitale dienstverlening verbeterd wordt bij de archiefinstelling. Studiezaalreglement Erfgoedcentrum Nieuw Land, Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 19

21 Het Erfgoedcentrum Nieuw Land voldoet in de praktijk aan de openbaarheid eisen van de Archiefwet Wel dient met oog op de toekomst de archiefinstelling de digitale dienstverlening uit te breiden. KPI vraag 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid Hoofdvraag: Heeft de gemeente Dronten en het het Erfgoedcentrum Nieuw Landplannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? KPI 9.1 en 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Er is geen gemeentelijk rampenplan waar een calamiteitenplan voor het archief in opgenomen is. Een aanbeveling is om dit plan zo spoedig mogelijk op te stellen en de gemeentearchivaris op de hoogte te houden van de Ínhoud en de ontwikkeling van het plan. Actiepunt 13, gemeente Dronten: Stel een calamiteitenplan op voor behoud van papieren en digitale archiefbescheiden. Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is een calamiteitenplan voor de collectie. Dit document is niet in de organisatie geïmplementeerd en er wordt niet op regelmatige basis mee geoefend. Wel heeft het Erfgoedcentrum een abonnement op de Documentenwacht die in geval van calamiteit de collectie veilig stelt. Actiepunt 5, Nieuw Land: Implementeer een calamiteitenplan voor de collecties in de organisatie. Samenvattend: De gemeente Dronten heeft deels plannen voor het behoud van de archietbescheiden bij bijzondere omstandigheden. KPI vraaglo Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente Dronten beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? KPI 10.1 Middelen Het College van B&W Dronten stelt zowel structurele als incidentele kosten beschikbaar voor de wettelijke taken archiefzorg en archieíbeheer. Speciaal voor de digitalisering zijn incidentele arlijkse budgetten opgesteld.22 Verder is het bij de gemeentearchivaris onduidelijk hoeveel middelen vrijgemaakt zijn voor het archiefbeheer van de gemeente. Het Erfgoedcentrum Nieuw Land heeft in 2015 een totale begroting van E , voor alle taken binnen het Erfgoedcentrum Nieuw Land. De gemeente Dronten draagt E , bij voor het archiefbeheer van het gemeentearchief en de toezichttaken van de Respectievelijk in de járen : ,--; , en ,. Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 20

22 gemeentearchi vari s.23 KPI 10.2 Mensen, kwantitatief ten bate van beheer De gecombineerde DIV en ICT afdeling heeft een totale omvang van 16,39 fte, bestaande uit 8,5 fte voor DIV, 6,89 fte voor ICT en 1 fte management). Deze omvang van 8 fte aan DIVmedewerkers is afdoende. De gemeente geeft aan dat alle informatie verwerkende medewerkers voldoende op de hoogte zijn van de informatiebeheersregels. Bij de gemeente Dronten zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. De achterstanden bestaan uit:» werkvoorraad DIV;» vernietiging; * overdracht van (particuliere) archieven, (de bij KPI 6.1 genoemde blokken). Actiepunt 14, gemeente Dronten: Maak een planning voor het wegwerken van de achterstanden in archiefbewerking zodat dit ook in de begroting meegenomen kan worden. Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is de totale omvang, anno december 2015, aan informatie verwerkende medewerkers ten behoeve van het archiefbeheer 4,71 fte (2014: 4,32 fte).24 Een kanttekening hierbij is dat ook vrijwilligers informatie verwerkende taken uitvoeren ten behoeve van archiefbeheer. Het is niet duidelijk om hoeveel uur dit gaat. Ook bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. Wat betreft het archief van de gemeente Dronten zijn de volgende achterstanden aanwezig: * Twintig van de 29 collecties van de gemeente Dronten zijn niet toegankelijk.» Van negen van de 29 collecties is de verblijfplaats (plaats in het depot) onbekend of niet geregistreerd in het collectiebeheersysteem. «Van 27 van de 29 collecties is geen toegang op de studiezaal beschikbaar.» Van 26 van de 29 collecties is geen toegang op de website beschikbaar. Dit overzichtje geeft de stand van zaken in december 2015 weer. Het is mogelijk dat door hersteloperaties in de registraties van het collectiebeheersysteem de stand van zaken nu anders is. Bij de collecties in het overzicht zitten ook van oorsprong particuliere archieven. Deze worden vaak onbewerkt overgedragen, wat mede de achterstanden veroorzaakt heeft. Daarnaast is er bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land structureel te weinig fte voor archiefbewerking. In de Bijlage I zijn de ruwe gegevens opgenomen. KPI 10.3 Mensen kwalitatief ten behoeve van beheer Ontleend aan Begroting 2016, zoals behandeld door het bestuur van het Erfgoedcentrum Nieuw Land d.d. 31 maart 2016, agendapunt 3. Bestaande uit: 1 fte gemeentearchivaris; 0,8 fte archivaris particuliere archieven; 0,44 fte archivaris t.b.v. edepot (tijdelijk van t/m ); 0,83 bibliothecaris; 1 fte bibliothecaris/applicatiebeheerder Atlantis (neemt de 1 fte AVM waar); 0,44 fte studiezaalmedewerker en 0,2 fte management. Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 21

23 De gemeente Dronten geeft aan dat het kwaliteitsniveau van de DIV medewerkers op orde is. Een redenering hiervoor is wel gewenst omdat nu onduidelijk is of er medewerkers in opleiding zijn en of aan alle wettelijke verplichtingen kan worden voldaan. Een aanbeveling is om na te gaan of de huidige fte s voor werkzaamheden betreffende archiefbeheer voldoende zijn en deze beredeneerd Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is het opleidingsniveau van de medewerkers op orde. Een aantekening is wel dat er geen opleidingsbudget voor de medewerkers beschikbaar is waardoor kennis van medewerkers niet altijd actueel is. De achterstanden kunnen met de huidige kennis in de organisatie weggewerkt worden. Actiepunt 6, Nieuw Land: Zorg voor voldoende opleidingsbudget zodat medewerkers hun kennis op peil houden. KPI 10.4 Mensen kwantitatief ten behoeve van toezicht Bij het Erfgoedcentrum Nieuw Land is, anno december 2015, 1 fte voor toezicht van archiefbeheer bij de aangesloten partners, zijnde de gemeentearchivaris. Deze formatie dient wel gedeeld te worden door alle aangesloten gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en één waterschap. In 2011 is er in het Rapport Randstedelijke Provinciale Archiefinspecties, aangekaart dat het Erfgoedcentrum Nieuw Land te weinig fte heeft om de inspectietaken naar behoren uit te voeren.25 Een berekening volgens de Landelijke rekennorm voor archiefinspectie bevestigt dit. Samenvattend: De gemeente Dronten kan beredeneerd aangeven hoeveel middelen en mensen ter beschikking gesteld zijn, alsmede hun kwaliteitsniveau, het Erfgoedcentrum Nieuw Land kan deels beredeneerd aangeven hoeveel middelen en mensen ter beschikking gesteld zijn, alsmede hun kwaliteitsniveau. Rapport Randstedelijke Provinciale Archiefinspecties, verslag , Noord-Holland, Zuid- Holland, Utrecht en Flevoland. Lopai en Werkverband gemeentelijke archiefinspectie, Rekennorm formatie (inter-) gemeentelijke archiefinspectie, 2 december Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 22

24 Bijlagen en geraadpleegde bronnen Bijlage 1: Tabel gegevens overgedragen archief gemeente Dronten Geraadpleegde Bronnen: 1. Archiefverordening Dronten 2011, vastgesteld door de Raad 27 oktober Archiefwet 1995, Staatsblad nr. 276, 28 april Besluit Informatiebeheer 2011, vastgesteld door het College van B&W Dronten d.d. 6 december Ingevuld e-formulier, Archief KPI 2015, ontvangen d.d. 15 juli Lopai, Werkverband gemeentelijke archiefinspectie, Rekennorm formatie (inter-) gemeentelijke archiefinspectie, 2 december Overzicht achterstanden archiefbewerking per 12 november 2013, ontvangen d.d. 17 oktober Programma Archief 2020, Toepassingsprofiel Metadaterìng Lokale Overheden, 14 april Rapport Randstedelijke Provinciale Archiefinspecties, verslag , Noord- Holland, Zuid-Holland, Utrecht en Flevoland. 9. Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, Staatscourant nr. 252, 28 augustus Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 nuari 1996, Actualisatie 2012, Staatscourant nr , 25 juni Studiezaalreglement Erfgoedcentrum Nieuw Land, Verzoek tot invullen KPI Archieven 2015, Ons kenmerk: /200, 30 november Wet revitalisering generiek toezicht, Staatsblad nr. 233, 24 mei Archief KPI verslag 2015 gemeente Dronten 23

25 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 Verordening archiefzorg a Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archief-verordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Aw art (35.1). Model-Verordening LOPAI De Archiefverordening is vastgesteld door de Raad op 27 oktober 2011 Toelic iting De meeste gemeenten beschikken over één Als het antwoord is: wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan (het zorgdragen voor): archiefverordening waarin 1.1 en 1.2 beide zijn opgenomen. Geactualiseerd betekent dat relevante wetgeving in de Het laten vaststellen van beheervoorschriften Archiefverordening is verwerkt. Voor gemeenten houdt dit Het aanwijzen van beheerders in dat in ieder geval de Wet Dualisering gemeentelijke De aanstelling van voldoende deskundig personeel medebewindbevoegdheden (2006) moet zijn verwerkt. De beschikbaarstelling van voldoende middelen De vervaardiging en bewaring van de archiefbescheiden (nader uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer) De aanwijzing van de archiefbewaarplaats b Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Aw art Model-Verordening LOPAI 1.2 Verordening toezicht archiefbeheer a Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? De periodieke verslaglegging aan de raad over de uitvoering van de zorg? Aw art Model-Verordening LOPAI De Archiefverordening is vastgesteld door de Raad op 27 oktober 2011 De verordening moet worden aangepast aan de wetswijziging Wet revitalisering Generiek Toezicht uit Zodra de herziening van de Gemeenschappelijke Regeling Erfgoedcentrum Nieuwland een feit is, wordt de Archiefverordening daarop aangepast (conform advies gemeentearchivaris). Herziening GR zal naar verwachting van kracht worden. Model verordening is bekend bij de gemeentearchivaris. Deze wordt op maat gemaakt voor de gemeente Dronten. Zodra de herziening van de Gemeenschappelijke Regeling Erfgoedcentrum Nieuwland een feit is, wordt het Besluit Informatiebeheer daarop aangepast (conform advies gemeentearchivaris). Herziening GR zal naar verwachting van kracht worden. Toelic iting Als het antwoord is: wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan: - het zorgdragen voor het aanwijzen van de toezichthouder - de informatieverstrekking van beheerders aan de toezichthouder b Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Aw art Model-verordening LOPAI 1.3 Besluit informatiebeheer - de informatieverstrekking door de toezichthouder aan de beheerder - de informatieverstrekking door de toezichthouder aan het college? KPI's

26 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 7 toelichting Antwoord 7 toelichting deelvragen Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Model-Besluit LOPA1 vastgesteld besluit d.d. 6 december Het besluit bevat zowel beheer van de archiefbewaarplaats als de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Het besluit dient geactualiseerd te worden op de interne naamsvermelding beheerseenheid (artikel 8) Het Besluit Informatiebeheer is niet wettelijk verplicht. Beheer van de archiefbewaarplaats. Als het antwoord '' is: wanneer is het besluit vastgesteld? Besteedt dit besluit aandacht aan: Wanneer een Besluit aanwezig is, moet dit wel geactualiseerd zijn. Een gemeente kan kiezen voor aparte de dagelijkse leiding, indien relevant ook in relatie tot de functie van besluiten voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het de archivaris is belast met het beheer van de archiefbewaarplaats gemeentearchivaris beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden in plaats van één Besluit Informatiebeheer. het laten vaststellen van beheervoorschriften 1.4 Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voor-zieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo,, welke? (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen ziin het opstellen van een akte van de overbrenging van archiefbescheiden en indien relevant de verwerving van archieven, collecties en andere documenten de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden de beveiliging van archiefbescheiden tegen calamiteiten, diefstal e.d. de raadpleging en het gebruik van archiefbescheiden het onderzoek in de archiefbescheiden het beschikbaar stellen van archiefbescheiden de periodieke verslaglegging aan het college betreffende de uitvoering van het beheer? Beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. Als het antwoord is: wanneer is het besluit vastgesteld? Besteedt dit besluit aandacht aan: het toekennen van bevoegdheden en het beleggen van de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het informatiebeheer de organisatorische inrichting van de informatiebeheerfunctie het vaststellen van beheervoorschriften (het waarborgen van) de ordening, duurzaamheid, de authenticiteit en de integriteit en toegankelijkheid van de informatie de informatiebeveiliging de (ver)bouw, inrichting en het beheer van de archiefruimte de vervanging van informatie de overdracht, ter beschikking stelling en vervreemding van informatie de bewaartermijnen van informatie de vernietiging van informatie de overbrenging van informatie naar de archiefbewaarplaats? Aw art. 4. nee Heeft er in de laatste vijfar een dergelijke situatie plaatsgevonden? nee nee KPľs

27 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging Zo, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen a Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Toelic iting Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of 1 bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV s en in publiekprivate samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF). Aw art. 40. Heeft er in de laatste vijfar een dergelijke situatie plaatsgevonden? Zo, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen bepalingen op over het archiefbeheer? GR met Nieuw Land Erfgoed In sommigen samenwerkingsovereenkomsten zijn bepalingen opgenomen. b Houdt de zorgdrager een register bij van gemeenschappelijke regelingen?? Toelic hting Wgr art Zie overzicht (Partners 4- Propper). KPľs

28 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 7 toelichting deelvragen Op te vragen bij de gemeentejurist of afdeling juridische zaken van de gemeente. Het register is openbaar. Bevat het register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval: De deelnemers de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; 1.6 Mandaatregeling archiefzorg Beschi et de gemeente over een vastgestelde manda. ìtregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluit en te nemen, niet zijnde regel ge ving/het stellen van regels? de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; het adres en de plaats van vestiging een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld? Awb Titel 10.1 Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden. 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/-staken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten, waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of - diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Zo, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen? Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren? BW Boek 6; Gemw art. 160 en 165 Per geval: Is er een dienstverleningsovereenkomst? Zo, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen? Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer n.v.t. KPľs

29 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen a Maakt het college als archiefzorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Ar art. 16. Link met NEN-ISO 15489:2001 en ISO en Nee, nog niet conform de NEN-ISO standaarden. Dit is wel een onderdeel dat vanaf 2014 wordt opgepakt om te komen tot een kwaliteitssysteem: Een beheerplan informatiehuishouding. NB. Per heeft de gemeente de onderdelen DIV en ICT samengevoegd in een nieuwe afdeling om beter grip te krijgen op de kwaliteit van de informatievoorziening. b Zo, welk systeem? Ar art. 16. Link met NEN-ISO 15489:2001 Toelic iting Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische Besteedt het systeem aandacht aan de volgende punten, en zo, hoe uitgebreid? structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en De organisatie van het informatiebeheer (strategisch, tactisch en operationeel) voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen in relatie tot (het informatiebeleid van) de totale organisatie, haar van de kwaliteitszorg (ISO 8402). De archiefwetgeving werkprocessen, en (externe) ontwikkelingen die het informatiebeheer raken schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat elke overheidsorganisatie De periodieke toetsing van de stand van zaken van het informatiebeheer en kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement verbeterplannen in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken. De organisatie moet kunnen aantonen Het beleggen en vastleggen van bevoegdheden inclusief (onder)mandatering, dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, verantwoordelijkheden en taken op het terrein van informatiebeheer hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde Vastgelegde procedures voor informatiebeheer, zoals voor standaarden wordt voldaan (bijvoorbeeld NEN 2082) en dat documentenbehandeling, dossiervorming, en vernietiging of overbrenging regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden. Voor dit laatste is toepassing van de cirkel van Deming (Plan (voldoende en voldoende geschoolde) mensen en middelen om het Do - Check - Act) courant. Het opstellen van een informatiebeheer uit te voeren informatiebeheerplan (bestaande uit de elementen die in de rechterkolom worden opgesomd) kan deel uitmaken van Een correcte uitvoering van het informatiebeheer conform procedures zo n kwaliteitssysteem (zie Het bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de informatie, met een beschrijving van die informatie, de relatie met de efinspectie/toelichtingbeheerplan.pdf of werkprocessen waarop de informatie betrekking heeft, de vindplaats of de applicatie waarin de informatie is opgeslagen, de onderlinge relatie(s) - Denk beheerplan). Een andere insteek bieden aan dossiervorming of de relatie tussen analoge en digitale informatie die op kwaliteitscontrolesystemen, waar men gebruik maakt van eenzelfde zaak betrekking heeft, de bewaartermijn en andere metadata het principe van drie verdedigingslinies (lines of defence): noodzakelijk voor het beheer op de lange(re) termijn het implementeren en gebruiken van interne controlesystemen voor kwaliteitscontrole; het onderzoeken van de effectiviteit van die systemen; en het monitoren van De duurzaamheid, zorg voor authenticiteit en beveiliging van de informatie het proces door een externe partij. Het 9-vlaks model van Rik Maes wordt gehanteerd. Er is een vastgesteld Handboek Vervanging voor zaken met een bewaartermijn tot 10 ar (tbv zaaksysteem Mozard). Kritisch punt? Er is een vastgesteld Handboek Vervanging voor zaken met een bewaartermijn tot 10 ar (tbv zaaksysteem Mozard). Verder is er een coordinator informatiebeveiliging. c Zo, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Ar art. 16. Link met NEN-ISO 15489:2001 KPľs

30 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 7 toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen Is het interne toezicht op het informatiebeheer geregeld? Zo, hoe? Door middel van autorisaties. In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften? Welke functionarissen/ vakdisciplines zijn bij het interne toezicht betrokken? De coordinator informatiebeveiliging. Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo, worden daaruit consequenties getrokken? 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris a Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel overgebrachte? Aw art. 32.1, en 32.3 b Zo, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Aw art. 32.1, en 32.3 Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd? 2.3 Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Aw art Modelverordening LOPAI Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is arlijks of tweearlijks opgenomen. 2.4 Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is arlijks of tweearlijks opgenomen. Zo, op welke facetten en hoe diep wordt op de materie ingegaan?? Wat wordt gedaan om de Ínhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht? Aw art Modelverordening LOPAI Zo, op welke facetten en hoe diep wordt op de materie ingegaan?? Wat wordt gedaan om de ínhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht? Voldoende Volgens vaste procedure ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Toegankelijkheid, materieel beheer, Fysieke en digitale beschikbaar stelling van archieven aan bezoekers, Acquistie en deacuisitie Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.1 Geordend overzicht KPľs2015 6

31 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch Aw art. 3. en 21.2; Ab art. 12; Zie specificatie. Het betreft alleen de semistatische series. samenhangend overzicht van (te bewaren) Ar art. 18 en 23 archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende orden ingsstructuur? Zie specificatie op apart blad Bij deze KPI zijn twee zaken van belang: 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen (DURP) en andere applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van systemen 1 applicaties die in gebruik zijn; 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid s die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal s dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Het hier bedoelde overzicht in combinatie met een vastgesteld metadataschema (KPI 3.2) kan worden beschouwd ais de moderne invulling van het DSP). Wanneer het totaaloverzicht over een aantal overzichten is verdeeld, moeten de vervolgvragen in hoofdstuk 3 en 4 per overzicht worden beantwoord. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem. Gaat het om één overzicht of meer overzichten? In dat laatste geval, om hoeveel overzichten gaat het? Op welk niveau (documenten, dossiers, bedrijfssystemen, databases etc.) worden ze bij gehouden Bestaan er relaties tussen de overzichten. Zo, welke? Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)? Het betreft meerdere overzichten. Er is geen totaal overzicht van hetgeen digitaal is en hetgeen analoog. Onbekend. Er is een compleet overzicht van informatiesystemen, databases (productie, test en in sommige gevallen acceptatie omgeving). Het is niet van alle overzichten en bewaarplaatsen bekend op welk niveau deze worden bijgehouden. Het bouwarchief wordt bijgehouden bij afdeling Vergunningverlening. Van de Persoons- en Woningkaarten is een overzicht bij Burgerzaken. Het Milieu-archief is alfabetisch op straatnaam ondergebracht in een paternosterkast bij DIV. Het gehele bestuursarchief staat in Corsa. Er wordt op dit moment Applicatie Portfolio Management ingevoerd. Er is al een totaal overzicht van applicaties en deze wordt nu in beeld gebracht met alle koppelingen tussen applicaties die er zijn en welke gegevens in andere applicaties worden hergebruikt, databases etc.. APM is een module van MAVIM. Zodra deze is ingericht geeft APM een overzicht van applicaties, processen en systemen, inclusief aantallen gebruikers en licenties, handleidingen en kosten, maar ook de informatie die de systemen vóórtbrengen. Metadata in Corsa. 3.2 Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: Ar art. 17 en 19; NEN-ISO :2006 ennen- ISO :2007 KPľs2015 7

32 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord t toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen Metagegevens beschrijven eigenschappen van archiefbescheiden (bijvoorbeeld datum ontvangst). Een metagegevensschema of metadataschema is een logische Heeft de organisatie de beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema conform NEN-ISO 23081? Zo, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd? In Corsa is een vast metadataschema op document- en dossierniveau (aan de hand van de al dan niet verplichte registratievelden). Van andere applicaties is dit (nog) niet bekend. structuur die het verband aangeeft tussen elementen van Geef per overzicht, systeem, database etc. zoals bedoeld onder 3.1 aan, of dit metagegevens, doorgaans door regels vast te stellen voor het voor de punten 3.2a. 1 t/m 3.2a.5 het geval is gebruik en beheer van metagegevens, vooral met betrekking a.1-5 Zie specificatie op apart blad 3.3 Systeem voor toegankelijkheid Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Aw art. 3 en 21.2; Ab art. 12 en Ar art. 20. Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 3.2a. 1, 3.2a.2 en 3.2a.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Bij een audit van de BAG wordt bijvoorbeeld loto van de steekproef van op te vragen brondocumenten pas aan het begin van de auditdag bekend gemaakt (zie auditprotocol BAG, pag , op wet-bag.html). 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audio-visuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Heeft de archieforganisatie de wachttijd voor de inzage van stukken opgenomen in een Handvest Dienstverlening Aw art. 21.1; Ab art. 11; Ar art. 3-8 en Zie B10, Niet zeker of dit is vastgesteld. Onder duurzaamheid verstaat men het leesbaar en Zo, kort aangeven welke. interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn. Een overzicht van goedgekeurde printers is te vinden op ml. Overzichten van papier, toners en gegevensdragers die aan duurzaamheidseisen voldoen zijn te vinden op de website van de LOPA1 ( Etiketten, kopieerpapier, briefpapier, tabstroken, dossiermappen, zippels, archiefdozen. 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebrui ct de gemeente duurzame verpakkings-materialen voor dt opslag van (te bewaren) archiefbescheiden? Aw art. 21.1; Ab art. 11 en Ar art (momenteel slechts van toepassing op fysieke materialen) Wel bevinden zich in de archiefopslagruimte dossiers ( ) die niet in duurzame verpakkingsmaterialen zijn opgeslagen. Het bouwarchief wordt op termijn gedigitaliseerd. KPI's

33 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en -omslagen; tabstroken; archiefdozen; etiketten. Voor specificaties zie bijlage 2 bij de Archiefregeling. 3.6 Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 3.4. en 3.5. zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd ar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Ab art. 11. Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 ar geen noemenswaardige achteruitgang laten zien. Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 ar geen noemenswaardige achteruitgang laten zien DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN IN HET BIJZONDER Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer? Model Referentie-kader/RODIN BRAIN-LOPAI/WGA Nog niet. Archivering gebeurt analoog. Voor zaken met een maximale bewaartermijn is een Handboek Vervanging vastgesteld. De brochure van RODIN is te vinden op de site van de LOPAI ( f). Let op: het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. 4.2 Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua Ínhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Is er vastgesteld beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden ( digitale beheeromgeving )? Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer werkt: is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief? Ar art. 17, 21. en 22. Handboek Vervanging (zie bovenstaand). Voor zaken met een maximale bewaartermijn is een Handboek Vervanging vastgesteld. Het vastleggen van de metagegevens Ínhoud, structuur en verschijningsvorm is al aan de orde gekomen in KPI 3.2a. 1. In een digitale omgeving moet daarnaast ook het gedrag Qua ínhoud? Qua structuur? Qua verschijning? KPľs

34 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen worden vastgelegd. Het gaat vooral om intormatieobjecten Qua gedrag? Er zijn audio- en videobestanden van de raadsvergaderingen. waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de in KPI 3.6 bedoelde bewaarstrategie. 4.3 Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 3.2.) Onder aanvullende metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven, bijvoorbeeld verwijzingen naar de harden softwareomgeving waarop/waarin de informatie is ontstaan, opslagformaten, compressiegegevens en gegevens omtrent de digitale handtekening. Systemen leggen dergelijke technische metadata doorgaans automatisch vast. Op dit moment genereren de bestaande e-depots bij overbrenging van digitale archiefbescheiden zelf technische metadata waardoor minder waarde wordt gehecht aan het vastleggen van technische metadata door de archiefvormer. Voor zover technische metadata wel worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 3.2). Ar art. 24. Zo : welke? TPMO heeft aandacht (Toepassingsprofiel Lokale Overheden). 4.4 Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open Ar art Het Forum Standaardisatie biedt een lijst met open formaten Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Niet voor de burger. Intern PDF/A-1 b. op Welke? standaarden /lijst r^syozutoeyozuoiyozuiegyozuuitozstatus Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open ToSByoSD^pgenomen&pagetit^pastoeof standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet? 4.5 Voorzieningen compressie en encryptie a Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Ar art Nee KPľs

35 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 7 toelichting Antwoord 7 toelichting deelvragen Voor uitleg van deze begrippen zie en Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie). Zo, welke? b En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? Toelic ïting c Wordt in geval van encryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? Ar art Hoe? Sluit de gemeente daarin aan op de informatiebeveiligingsnormen NEN- ISO/IEC 27001, en 27005? Ar art Er is beleid op het gebied van informatiebeveiliging. Het heeft permanente aandacht. De gemeente Dronten sluit aan bij de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG), met de NEN-ISO/IEC en Toelic ïting 4.6 Converteren en migreren a Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Toelic ïting Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de in KPI 3.6 bedoelde bewaarstrategie. b Is er een verklaring van de conversie/migratie opgemaakt? Toelic 'ïting Is in de laatste 5 ar (of: sinds een vorige meting) encryptie toegepast? Ar art. 25. Is in de laatste 5 ar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast? Is dit in het beleid zoals bedoeld onder 4.1 meegenomen? Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan? Ar art. 25 Nog niet aan de orde. Nog niet aan de orde. Er is wel aandacht voor. Nee KPľs

36 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 7 toelichting Antwoord 7 toelichting deelvragen De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale Zo, maakt documentatie over de conversiezmigratie deel uit van de archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en verklaring? aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van mee gemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem. Zie %'S ATopic^o3 A &xgs= 1 ŵxg source^msg share top i c voor wat een migratieverklaring zou moeten bevatten VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREE1YIDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst a Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden? Toelic iting Voor het bepalen van de bewaartermijnen van gemeentelijke archiefbescheiden zijn twee lijsten van belang. Voor archiefbescheiden gedateerd tzm 1995 is dat de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983), voor archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 nuari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012) Aw art. 5. en 9; Ab art zie bijlage van verleden ar. Zie specificatie apart blad Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in het metadataschema? Wordt van archiefbescheiden het ar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd? Op welk moment, direct of later? In zaaksysteem Mozard zijn de bewaartermijnen voorgedefinieerd. In Corsa gebeurt dit handmatig aan de hand van de selectielijst. Zie bovenstaande. b Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? c Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? Toelic Ting 5.2 Vernietiging en verklaringen a Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Aw art. 5; Ab art. 2-5 Zo nee, is de geldende selectie- of vemietigingslijst bekend? Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere selectielijsten van kracht? Zo, welke? Nee Zo, wordt die gebruikt voor alle archiefbescheiden? Indien nee, voor welk deel? Aw art. 3; Ab art. 8. VHIC Toelic iting De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd? KPľs

37 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen waarvan ae oewaarrermijn is verstreken ie vermengen, Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden? backups. Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd? b Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Aw art. 3; Ab art. 8. Toelic ïting 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen a Past de gemeente vervanging toe? [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelic ïting b Zo, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Worden de archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd? Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd? Wordt aangegeven wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden? Allen in Mozard. Aw art. 7; Ab 6.1 Voor zaakdossiers met een bewaartermijn ^ 10 ar. Zo, voor welke (categorieën) archiefbescheiden? Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen? Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd? Ab art. 6.2 en 8; BW art. 2:10, lid 4. Bewaartermijn ^ 10 ar. c Zo, heeft het college als archiefzorgdrager een Ab art. 6.2 en 8; Ar art. 26b verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Toelic ïting Uit jurisprudentie (zie Archiefrecht, A7-2) blijkt dat een dergelijk besluit niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Daarom kan publicatie achterwege blijven. Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding. Handboek Vervanging Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen de volgende aspecten van de vervanging in het besluit aan de orde: De reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur. Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit Nog niet aan de orde. KPľs

38 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord l toelichting deelvragen De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk. tl Zo, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vernietiging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van Gedeputeerde Staten ontvangen op basis van art. 7 Aw? Per 1 nuari 2013 hoeft geen machtiging meer van Gedeputeerde Staten verkregen te worden 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen a Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 ar archiefbescheiden vervreemd? Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of nietoverheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. b Zo, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten. Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden. De kwaliteitsprocedures. Nog niet aan de orde. Aw 3., 8. en 10. Zo, welke? Aw art. 8 Zie 5.4a Zo nee, waarom niet? c Zo, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Ab art. 7; Nee N.v.t. Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding meoten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd. Zij vormen samen het Strategisch Inforamtieoverleg (SIO) als bedoeld in de Nota van bij het gewijzigde Archiefbesluit Zo nee, waarom niet? KPľs

39 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen d Zo, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Ab art. 8. Toelic ïting Uit jurisprudentie (zie Archiefrecht, A7-2) blijkt dat een besluit tot vervanging niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Uit de toelichting op artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 blijkt dat een besluit tot vervreemding eveneens te zien is als een proces-verbaal, een ambtshalve opgemaakt verslag van handelingen, en niet als besluit in de zin van de Awb wordt beschouwd. Daarom kan publicatie achterwege blijven OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDE1V NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 ar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? 6.1 Overbrenging na 20 ar a Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 ar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? Nee zonder reden is taakverwaarlozing) b Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? Toelic ïting c Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet- tijdige overbrenging? Toelic ïting 6.2 ļ Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Aw art. 3. en 12-13; Ab art. 9.1 en 12. Aw art. 3. en 12-13; Ab art. 9.1 en 12. Is er een overzicht van deze archiefbescheiden? Redenen nee Bewaarserie is overgebracht naar NLE in Is per archiefbestand aan te geven wat de reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt voor overbrenging; nodig voor de bedrijfsvoering; andere reden Ab art. 9.3 Zie specificatie apart blad Praktische redenen. In verband met de bedrijfsvoering is er voor gekozen aan andere uitvoeringstaken prioriteit te geven Niet overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 ar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten? Aw art Nee ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 7.1 Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark KPľs

40 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen a Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? (Aw art. 31), de Gemeenschappelijke Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land De GR Erfgoedcentrum Nieuw Land is de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde; de waterschapsarchiefbewaarplaats van het waterschap Zuiderzeeland en Rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Flevoland. De provincie Flevoland heeft het NLE aangewezen als provinciale archiefbewaarplaats, via een DVO b Werkt de archieforganisatie op basis van een kwal iteitszorgsysteem? Branchevereniging BRAIN heeft een (niet wettelijk verplicht) kwaliteitszorgsysteem voor archieforganisaties ontwikkeld dat primair georiënteerd is op dienstverlening. Zie voor het Kwaliteitshandvest. Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden (zie KPI 2.1 op basis van Ar art. 16). Model DIVA (nu BRAIN) Zo, werkt de gemeente met het kwaliteitszorgsysteem van BRAIN of met een alternatief?, van BRAIN (Branchevereniging Archiefinstelingen Nederland). c Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarkting Toelic ïting Zie voor de Pilot Benchmarking van BRAIN. 7.2 Archiefbewaarplaats a Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? b Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Model DIVA (nu BRAIN) Aw art. 21.1,31,33.2 en 34; Ab art. 13; Ar art ,47-57 en 59 Zo, welke? Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats? Geef voor elke archiefbewaarplaats aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet? Aw art. 21.1,31, 33.2 en 34; Ab art. 13; Ar art , en 59. Aanwijzing als provinciale archiefbewaarplaats door GS Flevoland d.d Gemeentelijke archiefbewaarplaats van Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde; Waterschapsarchiefbewaarplaats van het waterschap Zuiderzeeland; Rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Flevoland en provinciale archiefbewaarplaats van de provincie Flevoland. De bevoegdheid van de raad en het Algemeen Bestuur om de gemeentelijk en de waterschapsarchiefbewaarplaats aan te wijzen is overgegaan op de GR Erfgoedcentrum Nieuw Land (art. 5 lid 2 GR Erfgoedcentrum Nieuw Land) KPľs

41 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord t toelichting deelvragen c Zo, zijn de plannen betreffende bouw, Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34; Ab Depot 2.01 wordt begin 2014 voorzien van rijdende stellingen. verbouwing, inrichting of verandering van inrichting art. 13; Ar art , en van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door 59 Gedeputeerde Staten op basis van art. 33 Aw? Toelic ïting Let op: De Archiefwet wordt per 1 oktober 2012 aangepast aan de nieuwe Wet revitalisering generiek toezicht, waarmee de goedkeuring van GS komt te vervallen. 7.3 Archiefruimten a Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen? Toelic ïting Let op: aan serverruimten moeten ook eisen gesteld worden. Zie de checklist voor de bouw en inrichting van een serverruimte op instrumenten. Aw art. 21.1; Ab art. 13; Ar art , 57 en 59 : Door wie is dat vastgesteld? N.v.t. En wanneer? Zijn er archiefbescheiden extern Nee geplaatst? Zo, waar? Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet? Er zijn twee archiefruimten en een serverruimte. Er is niet vastgesteld dat deze aan gestelde eisen voldoen. Bewaarplaats semistatisch archief voldoet aan de eisen. De bewaarplaats (opslag dynamisch archief) Publiekszaken voldoet nog niet aan de eisen. Centrale archiefruimte, archiefruimte Burgerzaken. Naar aanleiding van het Archiefinspectierapport 2009 zijn er meerdere aanpassingen gedaan. b Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? Aw art. 21.1; Ab art. 13 en Ar art , 57 en E-depot a Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Aw art. 21.1; Ab art. 13; Model LOPA1 ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) Nee De GR Erfgoedcentrum Nieuw Land beschikt nog niet over een e-depot. Er wordt hier op landelijk niveau wel aan gewerkt voor alle RHC's. Toelic ïting E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats. Zo, welke? Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen e- depot? Een E-depot voor de gemeenten Dronten, Noordoostpolder, Lelystad, Urk, Zeewolde, het watershap Zuiderzeeland en het Rijksarchief in de provincie Flevoland. Wie heeft geconstateerd dat het aan de eisen voldoet? En wanneer? N.v.t. N.v.t. KPľs

42 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord t toelichting deelvragen Geef voor het e-depot aan of dit aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet? N.v.t. b Gebruikt het college dit e-depot t.b.v. de te bewaren arch iefbescheiden? Aw art. 21.1; Ab art. 13; Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) N.v.t Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen a Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende Aw art. 14, 17 en 19 archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen b. Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken Aw art. 14, 17 en 19 Er kan worden gekopieerd en gescand tot A3-formaat c. Heeft het college als archiefzorgdrager regels Aw art. 14, 17 en 19; Gemw. art. De GR Erfgoedcentrum Nieuw Land heeft een eigen Tarievenlijst d.d. 16 december 2008 opgesteld over de genoemde kosten Beperking openbaarheid na 20 ar a In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, na uiterlijk 20 ar. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schríftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? De beperkingcriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden. Aw art. 15, 15a en 16; Ab art. 9.3 en 10 Het overgebrachte archief bevat archiefbescheiden met een beperking van de openbaarheid. b. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? Toelic ïting Indien Nee, bij welke overbreng(en) niet? Aw art. 15, 15a en 16; Ab art. 9.3 en 10 Indien Nee, bij welke overbreng(en) niet? KPľs

43 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen c. Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? Aw art. 15, 15a en 16; Ab art. 9.3 en 10 Toelic titing d. Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? Indien Nee, bij welke overbreng(en) niet? Aw art. 15, 15a en 16; Ab art. 9.3 en 10 Toelic hting 8.3 Beperking openbaarheid na 75 ar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 ar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten? Indien Nee, bij welke overbreng(en) niet? Aw art. 15 N.v.t. 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik a. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. b. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd? Aw art. 17 Er is een formulier Raadpleging Niet-openbare collecties van Nieuw Land 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a. Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? Aw art. 17 Dit geschied allereerst mondeling en vervolgens schríftelijk Aw art. 3, 18 en 19 Van elke uitlening wordt een bruikleenovereenkomst opgsteld met een periode van bruikleen Is dit wel/niet voorgevallen, vrijwel maandelijks KPI's

44 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord í toelichting Antwoord t toelichting deelvragen b. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Aw art. 3, 18 en 19 Nee Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik a. Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. b. Zo, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? Toelic Įiting Voor het Kwaliteitshandvest van BRAIN, zie httpawww.archiefbrain. nl/werk-in-uitvoering.php?subnav=3&pagina_id=57. c. Zo, werkt de archieforganisatie mee aan de monitor dienstverlening? Toelic tring Voor de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven zie php?subnava3äpagina^57. Aw art. 14 en 17 Model DIVA (nu BRAIN) Model DIVA (nu BRAIN) Nee Nee 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschi ct de archieforganisatie over een digitale frontoffice met ten minste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement? Rampen, calamiteiten en veiligheid Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 9.1 Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschi ct de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleidsen crisi splan waarin ten minste procedures met betrekking tot de \ erplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefaescheiden zijn opgenomen? Wet veiligheidsregio s Handreiking Regionaal Risico-profiel, punt 6. Vitaal belang Deels Er is een regionaal risicoprofiel voor de veiligheidsregio (o.a. Flevoland) waar Dronten onder valt. Deze vragen zijn uitgezet en zullen ook bij de andere gemeenten in Flevoland gelden. Het Bezoekersregelement is niet digitaal beschikbaar. Wel de collecties Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiliuheidsreuio aanweziae risico s, inclusief Zo, aan welke elementen wordt aandacht besteed? N.v.t. KPľs

45 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord / toelichting Antwoord 1 toelichting deelvragen relevante risico s uit aangrenzende gebieden. Het M.a.w.: hoe volledig is dit plan? risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De Handreiking is te vinden op Deze herkent zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed. 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimte(n) en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? Toelic ïting b Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1.) Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI Nee Zo, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan? Wordt het LOPAI-model gevolgd? Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo, hoe vaak? Modellen Calamiteiten- en Collectieplan RCE/ICN N.v.t. Toelic ïting 9.3 Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk a Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoed instel 1 ingen? Toelic ïting Een regionaal veiligheidsnetwerk was/is een door de provincie ten behoeve van de opstart tijdelijk gesubsidieerd netwerk, dat mogelijk niet overal (meer) aanwezig is. Zie voor meer informatie over de netwerken veiligheidszorg en de uitvoering in de provincie http i/avww. kvce.nl/www. kvce. nl/ De website waarop het model veiligheidsnetwerk is te b Stelt de gemeente de archiefbewaarplaats in staat mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk? Toelic liting Zie voor deelname aan de landelijke Database Incidenten Cultureel Erfgoed (DICE). Via die website is een registratieformulier op te vragen dat ook als lokaal model gebruikt kan worden. Voor achtergrondinformatie zie ook Zo, welke? Model Veiligheidsnetwerk RCE/ICN Model incidentenregistratie RCE/KVCE Erfgoedinstellingen: vraag voor de gemeentearchivaris? MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? KPľs

46 Nr. KPl-subvragen Grondslag Antwoord t toelichting Antwoord t toelichting deelvragen 10.1 Middelen Hoeveel middelen stelt het college als Aw art archiefzorgdrager na goedkeuring van de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? De volgende kostensoorten zijn relevant: loonkosten personeel, externe inhuur personeel, opleidingskosten personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software dsp, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. NB Er zijn kengetallen nodig om te kunnen bepalen of het gereserveerde bedrag redelijkerwijs voldoende is om de kosten te dekken. Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de begroting van het lopendear? Welk bedrag is gereserveerd voor de in de linkerkolom benoemde kosten? Mbt loonkosten personeel verwijzen wij graag naar de beschikbaar gestelde fte's (zie 10.2) Rondom digitalisering heeft de raad een aantal incidentele budgetten beschikbaar gesteld EUR in EUR in EUR in arlijks voor taken uitgevoerd door Nieuw Land Erfgoed Voor 2016 zijn geen extra kredieten voor digitalisering opgevoerd Mensen, kwantitatief tbv beheer a Hoeveel mensen (fte*s) stelt het college als archief-zorgdrager na goedkeuring van de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.) Aw art. 32. In totaal zijn er volgens opgave van PSA 269 Fte in november 2013 werkzaam bij de gemeente. Hiervan hanteert de archiefinspectie de norm dat 75^o van het personeel archief vormt. Dat zijn 201 Fte archiefvormend personeelsleden. De archiefinspectie heeft aangegeven dat 1 DIV medewerker nodig is per 25 archiefvormende personeelsleden. (1:25^ (8:201) Totaal aantal DIV medewerkers: NB Er zijn kengetallen nodig om te kunnen bepalen of de personeelsinzet voldoende is om het totaal aan beheerwerkzaamheden te verrichten. Wat is de totale omvang van de organisatie in fte wat betreft informatieverwerkende en -beherende functies? Wat is de totale omvang in fte wat betreft informatiebeheerspecialisten? Zoals DIV, 1CT, informatiemanagers, en hun leidinggevenden. Omvang per functiesoort aangeven. Totaal aantal DIV medewerkers: 8 fte + 0,5 fte beheer DMS 4- tijdelijk 1 extra fte inhuur voor 2014 op de archieven van SoZa en Wmo. Daarnaast kan er tijdelijk worden ingehuurd mbt het digitaliseren van de archieven en het invoeren van zaakgericht werken (zie 10.1) DIV: 8 fte ICT: 6,89 fte (incl centraal functioneel beheer) manager: 1 fte Totaal: 16,39 fte (daarnaast zijn er nog decentraal functioneel applicatiebeheerders voor infomratiesystemen op de afdelingen. KPľs

47 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 7 toelichting Antwoord 7 toelichting deelvragen Zijn de informatieverwerkende medewerkers niet zijnde informatiebeheerspecialisten voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op informatiebeheergebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen? NB Er zijn kengetallen nodig zom te kunnen bepalen of de personeelsinzet voldoende is om het totaal aan beheerswerkzaamheden te verrichten. b Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: - analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; - dossierregistratie; - beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; - bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge cq. digitale informatie; - de (voorbereiding van de) vernietiging van informatie; - de (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: - ontsluiting; - materiële verzorging; - aanbrengen van openbaarheidbeperkingen; - inrichten van - of op andere wijze voorzien in - een beheersomgeving voor digitale informatie (digitaal depot, e-depot). Let op; Particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden. c Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? 10.3 Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer a Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.) Aw art. 32 Zie specificatie apart blad Zo, Van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de linkerkolom. Werkvoorraad op afdeling DIV, en de achterstand in vernietiging. Wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)? En in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken? Waarom zijn deze achterstanden ontstaan Zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien? Is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen? Zo, op welke termijn worden de werkzaamheden opgepakt en afgerond? Aw art. 32 KPI rapport Zo, welke? Aw art. 32. KPľs

48 Nr. KPI-subvragen Grondslag Antwoord 1 toelichting Antwoord 7 toelichting deelvragen Per functie aangeven: vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers. Zijn er medewerkers in opleiding? Zo, welke opleiding en wanneer af te ronden? Wat is het opleidingsbudget (per medewerker! afdeling)? b Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren gedaan worden? c Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? 10.4 Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefìnspecteurs of andere medewerkers. (Zie ook 2.2.) Gebruik de Rekennorm formatie (inter-)gemeentelijke archiefinspectie om te bepalen of de archiefinspectie op sterkte is. De rekennorm is te vinden op O.pdf. AW, art. 32 Zie 10.2b voor voorbeelden. Zo nee, welke niet?.1 a/nee Nee Zo, welke? Aw art. 32.2; Model LOPAI+ WGA (nu BRAIN) Rekennorm formatie gemeentelijke archiefinspectie Wat is de totale omvang van de gemeente in fte wat betreft informatieverwerkende en -beherende functies? Wat is de totale omvang in fte wat betreft de gemeentearchivaris (voor wat betreft diens toezichthoudende rol) en de gemeentelijke archiefìnspecteurs en/of andere namens hem toezichthoudende medewerkers? 1 gemeentearchivaris Omvang per functiesoort aangeven. Nemen de informatiebeheerders actief contact op met de toezichthouder in de wettelijk bepaalde gevallen (zoals vernietiging, vervanging, overbrenging)? Vernietiging, vervanging en overbrenging gebeurt in samenspraak met de gemeentearchivaris (en voor 2012 met de Provinciaal archiefìnspecteur). Mee sturen met de ingevulde KPľs 1 Archiefverordening 2 Besluit Informatiebeheer 3 Gemeenschappelijke Regelingen waaraan de gemeente c.q. waterschap deelneemt 4 Mandaatbesluit inzake archiefaangelegenheden 5 Interne regelingen aangaande Archiefzaken (Handboek substitutie, Regeling Post en Archief, procedure vernietiging, registratiecriteria, etc.) 6 Calamiteitenplan Archieven 7 Overzicht genoten opleiding DIV-medewerkers KPľs

49 Archief bij Nieuw Land Erfgoedcentrum Gegevens per december 2015 Gegevens onttrokken aan het collectiebeheersysteem Atlantis Colleetienr. Naam collectie Overheid of Particulier Overdracht getekend Analoog of digitaal Omvang in m. Opslagplaats bekend Toegang (enkel stukniveau, inventaris, plaatsingslijst, in bewerking, geen) Is de toegang op de studiezaal beschikbaar? Is de toegang op de website beschikbaar? Zijn de archiefstukke n digitaal? Zijn de archiefstukke n digitaal inzichtelijk via de website? Is aangegeven Is het welke drager de originele verschijningsv orm betreft? (digital boni of gedigitaliseerd ) opslagformaat vastgelegd? Is de migratiegeschi edenis vastgelegd? Is de besturingspro grammatuur of toepassingspr ogrammatuur vastgelegd?, Publiek Onbekend Analoog Onbekend Nee ļhhhhļjjl Nee Nee Nee N.v.t. Nee Nee krantenartikelen 84 Gymnastiekvereniging GYJATU te Particulier HjļjHHjHjl Analoog 3 Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Dronten 92, collectie Publiek Nee Analoog BB Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. mkêêêêêē 99, foto's en dia's Publiek Nee Digitaal Digitaal Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee (trefwoorden) 110, afd. Publiek Nee Digitaal Digitaal Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Communicatie Fotocollectie (trefwoorden) 144 Protestants-christelijke Particulier Analoog 0,625 Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Ouderenbond Dronten 219 Passage Dronten Particulier Analoog 0,75 Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. 282 Vereniging Lokale Omroep Particulier Analoog 0,125 Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Dronten (Knipsels) 284 Aartsdiocesane Boeren- en Particulier Nee Analoog 0,125 Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Tuindersbond, afdeling Dronten 413 Vereniging Lokale Omroep Particulier Analoog 0,25 Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Dronten, foto s 523 Algemene Zangvereniging Echo Particulier Analoog 0,75 Inventaris Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. der Golven, Swifterbant 549 Stichting Geschiedschrijving Particulier Analoog 9 Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Dronten (1930) , foto's 576 Stichting Geschiedschrijving Particulier Analoog 0,125 Nee Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Dronten (1930) , dia's 610 Stichting Geschiedschrijving Particulier Analoog 0,75 Nee Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Dronten (1930) , krantenartikelen 622 Vereniging Lokale Omroep Particulier Analoog 21 Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Dronten, videobanden 644 Stichting Geschiedschrijving Particulier Analoog 0,25 m. Nee Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Dronten (1930) , boeken 671 Stichting Geschiedschrijving Particulier Analoog 0,125 Nee Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Dronten (1930) , audio 760 Stichting Recreatiepark Dronten, Particulier Analoog 0,25 Nee Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t , Publiek Nee Analoog 95,75 Nee Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. secretariearchief Stichting Geschiedschrijving Particulier Analoog 2 Plaatsingslijst Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Dronten (1930) , verzameling 892, Notulen van Publiek Nee Analoog 6,875 Inventaris Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. de gemeenteraad Rotary Dronten Particulier Analoog 0,25 Inventaris Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. 924 Dierenpark Dronten Particulier Analoog 0,125 Inventaris Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. 941 Zeeaster Rebekkahloge no. 38 te Dronten van de Independent Order of Odd Fellows Particulier Analoog 0,75 Inventaris Nee Nee Nee Nee N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t. Overzicht van de status van de overgebrachte archieven van de gemeente Dronten