Elobase Detailhandel Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad

Transcriptie

1 Elobase Detailhandel Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad Theorieboek voor het theorie-examen kerntaak 2 Derving Voorraadbeheer en bestellen Afhandeling goederenontvangst Voorraadinventarisatie Inkoop assortiment (Ondernemer) Ondernemer en Manager 1

2 Theorieboek kerntaak 2 Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad Wat ga je doen? Zorg dragen voor het ontvangen, controleren en opslaan van goederen. Je beheert en inventariseert de voorraad, voorkomt derving en bestelt het noodzakelijke. Je draagt als je de opleiding ondernemer doet, ook zorg voor de inkoop. Je neemt voor de BPV over deze kerntaak eerst het infoboek door en daarna het theorieboek. Je kunt je via dit theorieboek voorbereiden voor het theorie-examen. Naast dit theorieboek is er ook nog een rekenwerkboek voor het berekenen van en met de voorraden, de servicegraad en rendementen en een infoboek dat je begeleidt bij de basisvaardigheden van deze kerntaak. Heb je de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper al afgerond, dan heb je, behoudens het onderwerp Inkoop, alles wat in dit boek staat al afgehandeld. Voor de opleiding Manager Handel hoef je in dat geval dit boek niet als extra door te nemen. Dit als voorbereiding op: Het theorie-examen kerntaak 2 Derving Voorraadbeheer en bestellen Afhandeling goederenontvangst Voorraadinventarisatie Inkoop assortiment (alleen Ondernemer) Aan bod komen achtereenvolgens: Pag. Goederenontvangst en logistiek 8 Coördineren ontvangst en opslag 20 Coördineren verzorging verkoop- en opslagruimte 33 Dervingbestrijding 38 Voorraadbeheer en bestellen 55 Inventariseren 91 Inkoopbeleid (alleen Ondernemer) 98 - Inkoopkanalen - Marktvormen - Samenwerkingsverbanden - Marktontwikkelingen - Inkoopproces Inkoopplanning Verkoopmarkt - Leverancierskeuze - Inkoopbudget - Leveranciers beoordelen Offertes - Onderhandelen Algemene voorwaarden van leveranciers Er is een apart rekenwerkboek om te oefenen met de rekenvaardigheid van voorraadbeheer, bestellen, inkoop en derving 2

3 Kwalificatie, werkprocessen en competenties Opleiding Opleiding Ondernemer detailhandel Manager Handel Werkproces 2.1 Beheert en verzorgt goederenontvangst 2.3 Beheert goederenontvangst en opslag 2.2 Beheert en verzorgt goederenopslag 2.4 Bewaakt de voorraad en bestelt 2.5 Bewaakt de voorraad en bestelt 2.5 Maakt inkoopplannen voor het assortiment 2.6 Beheert en verzorgt winkel en/of opslagruimte 2.6 Beheert verzorging van verkoopruimte en opslagruimt Beroepscompetenties B Aansturen C Begeleiden (OD) K Vakdeskundigheid toepassen M Analyseren Q Plannen en organiseren R Op de behoeften en verwachtingen richten (OD) S Kwaliteit leveren X Ondernemend en commercieel handelen Y Bedrijfsmatig handelen 3

4 Trefwoorden (aangegeven in afwijkend lettertype, ook opzoekbaar in de digitale Elobase) Goederenontvangst en logistiek blz Administratie Bevoorrading Bezorgen Breuklijst Colli Controleprocedure Distributieketen Documentcontrole Factuur Fastmovers Geldstroom Goederenstroom Goederenontvangst Informatiestroom Inkomende goederenstroom Kwalitatieve/ Kwantitatieve controle Logboek Logistiek/Logistiek plan/logistiek proces Mancolijst NTL- lijst Ontvangstbon Order/ Orderbevestiging Pakbon Retouren van de winkel/van klanten Teveellijst Vrachtbrief Coördineren ontvangst en opslag blz Arbo Coördineren Emballage ERP HACCP Inkoopplan Ompakken Ordersysteem Plannen Rembours RFid Vervoerder Coördineren verzorging verkoop- en opslagruimte blz Afvalscheiding Desinfecteren Hulpmiddelen Periodiek onderhoud Preventief schoonmaken Reinigingsplan Reinigingsschema Schoonmaakplan Dervingbestrijding blz Administratieve derving Administratieve organisatie Administratieve voorraad Beginvoorraad Criminele derving Dervingbestrijdingsplan Dervingpercentage Diefstal Elektrisch contactsysteem EM-systeem Fraude Gelegenheidsdieven Gewoontedieven Inbraakpreventieplan Niet-criminele derving Niet-geregistreerde derving Operationeel plan Operationele derving Opprijzen Organisatorische maatregelen Professionele dieven RF-systeem Strategisch plan Tactisch plan Tag Werkelijke voorraad Dader Buit Gelegenheid Overval Vandalisme 4

5 Trefwoorden Voorraadbeheer en bestellen blz Administratieve voorraad Afboeken Afschrijfadministratie/Afschrijvingsboek Barcode Bestelbescheiden Besteleenheid Bestelfrequentie Bestelgrootte Bestelkosten Bestellen Bestelmoment Bestelniveau Bestelproces Bestelpunt Bestelsysteem Bijboeken BQ-systeem BS-systeem Codeboek Convenant verpakkingen Creditnota EAN-code Economische voorraad Emballage/Emballage(retour)bon FIFO berekenen Geautomatiseerde voorraadadministratie Historische kostprijs Inkopen Instroomniveau Kostprijs Leveringsfrequentie Levertijd LIFO berekenen Maximumvoorraad Minimumvoorraad MIS Normale voorraad Omzetduur Omzetsnelheid Optimale bestelgrootte Prijsrisico Reclameren Retourartikelen Retourbon Retourneren R s: de drie R s Servicegraad SQ-systeem SS-systeem Technische voorraad Vaste verrekenprijs Veiligheidsfactor Veiligheidsvoorraad Vervangingswaarde Voorraad Voorraadadministratie Voorraadhoogte Voorraadkosten Voorraadregistratie Voorraadsysteem Voorraadwaarderingssysteem Verkoopprijs Verrekenprijs Vervangingskostprijs VVP Werkelijke voorraad Voorraadinventarisatie blz Inventarisatie Administratieve voorraad Balans Derving Geldwaarde Inventarisatieplan Inventariseren Maatregelen Steekproefsgewijze inventarisatie Technische voorraad Telformulier Volledige inventarisatie 5

6 Alleen ondernemer: Inkoopbeleid Trefwoorden Inkoopkanalen blz Assortiment Commercieel samenwerkingsverband Convenience goods Dealerschap Doorzichtige markt Efficient Consumer Response ECR Exclusieve distributie Franchising Groothandel Heterogene oligopolie Heterogeen product Homogene oligopolie Homogeen product Inkoopcombinatie - Inkoopvereniging Inkoopkanaal Inkooporganisatie Intensieve distributie Trefwoorden Inkoopproces blz Administratieve fase Afroeporder Afzet Bedrijfsdoelstelling Behoeftebepaling Bestelbescheiden Besteleenheden Bestelfrequentie Bestelgrootte Bestelkosten Bestellen Bestelmethode Bestelmoment Bestelniveau BQ-systeem BS-systeem Commerciële fase Continu bestellen Duurzame artikel Fase in het inkoopproces Inkoopbeleid - Inkoopdoelstelling Inkoopfunctie Inkoopproces Levertijd Trefwoorden Inkoopplanning blz Additionele vraag Bedrijfsbeleid Bedrijfsdoelstelling Consument Demografische ontwikkeling Directe inkoopkosten Externe bedrijfssituatie Indirecte inkoopkosten Initiële vraag Inkoopactieplan Inkoopactiviteit Inkoopbudget - Inkoopkosten Internationale inkoopcombinatie Licht gebonden kanaal Marktaandeel Monopolie - Monopolistische concurrentie Oligopolie Selectieve distributie Servicemerchandiser Shopping goods Specialty goods Uitgesloten kanaal Verkooporganisatie Volledig gebonden kanaal Volledige mededinging Vormen van commerciële samenwerkingsverbanden Vrije kanaal Vrijwillig filiaalbedrijf Maximumvoorraad Mededingingswet Minimumvoorraad Modified rebuy New task buy Niet-duurzame artikelen Omzetsnelheid Optimale bestelgrootte Order-entry-apparaat Periodiek bestellen Prijzenwet Probleemherkenning Rentekosten Risicokosten Ruimtekosten Servicegraad SQ-systeem SS-systeem Straight rebuy Veiligheidsfactor Veiligheidsvoorraad Voorbereidingsfase Voorraadkosten Winkelformule Inkoopplan - Inkoopplanning Interne bedrijfssituatie Kwaliteit Leverancierskeuze Minimumspecificaties Multiple sourcing Optimale bestelhoeveelheid Prijsbeleid Productbeleid Single sourcing Uitbesteden Vendor rating 6

7 Inkoopinstrument Vervangingsvraag Trefwoorden Leveranciers beoordelen blz Af fabriek Objectieve leveranciersbeoordeling Bonuskorting Offerte Consignatie Onderhandelen Duurzaam Partnershipping Fair trade Persoonlijke leveranciersbeoordeling Franco Proeflevering Geografische korting Promotionele korting Hoeveelheidskorting Rembours Inkooporderspecificatie Seizoenskorting Ketenintegratie Staffel Koopcontract Subjectieve leveranciersbeoordeling Korting voor contante betaling Tijdelijke korting Kredietbeperking Vaste offerte Leveranciersbeoordeling Vendor rating Loco-levering Vrijblijvende offerte Trefwoorden Onderhandelen blz Algemene voorwaarde Bovengrens Confronteren Informatieplicht Ondergrens Onderhandelen Onderhandelingsgrens Onderhandelingsruimte Onderhandelingsstrategie Structureren Suggereren Wisselgeld 7

8 Inleiding Theorie kerntaak 2 - Verzorgen en verwerking van goederen Steeds maar weer goederen Freek heeft vorige week een flinke bestelling opgegeven. Als verkoopspecialist bepaalt hij zelf ook een beetje wat hij verkoopt op zijn afdeling. Het zal niet lang meer duren of de spullen komen binnen. Daarom zet Freek samen met collega s alles klaar in de ontvangstruimte. Hij heeft een telefoontje gehad dat straks zijn zending goederen binnen komt. We zijn er klaar voor. Laat de zending maar komen! Dat is een flinke zending. Nu aan de slag met uitsplitsen voor de winkel. De zending is binnen. Freek controleert of alle artikelen die in de zending horen te zitten ook geleverd zijn. Van de dingen die niet kloppen maakt hij notitie. Ook controleert hij of de uitlevering overeenkomt met zijn bestelling. Zo snel mogelijk zorgt hij ervoor dat de artikelen naar de winkel gaan. Wat teveel is voor het winkelvak, slaat hij op in het magazijn. De nieuwe artikelen staan voor het schap in de winkel. De meeste van deze artikelen kent Freek wel. Hij heeft ze zelf besteld. Er zijn nu ook nieuwe artikelen bij, die de inkoper op de beurs heeft gezien. Hij zorgt ervoor dat ook deze nieuwe artikelen een prijs krijgen op het schap. De display opbouwen en van informatie voorzien. Vorige week moesten ze zelfs spandoeken ophangen. De speciale aanbieding die bij de zending zat, krijgt van Freek een tijdelijk display in het looppad. Hij zorgt ervoor dat de actiekaarten boven het display gehangen worden. Van een artikel mist hij een prijskaart. Met een computerprogramma ontwerpt hij vlug een actiekaart. Ook werd bij de zending een poster meegeleverd, die Freek in het portiek hangt. 8

9 Freek vindt dat het actieartikel ook in de etalage gepresenteerd moet worden. Dat vindt Freek geen punt. Werken in de etalage, zo langs de straat, maakt hem niet uit. Alleen is de smalle ruimte onhandig. Hij weet dat hij op z n werkhouding moet letten. Met de hand, met een voorraadopnameboek of met de scanner. Ieder bedrijf heeft zo zijn eigen manier van voorraadopname. Een weekje later loopt Freek al deze artikelen nog eens na. De voorraad ervan moet nodig worden opgenomen. Er is flink van verkocht. Helaas zijn ook enkele artikelen beschadigd. Uit de voorraadopname blijkt dat er ook een paar artikelen gestolen zijn. Hij praat erover met zijn collega s. Samen overleggen ze hoe ze daarmee om moeten gaan. Nu hij zo met deze artikelen bezig is, ziet hij dat het display best even mag worden schoongemaakt. En ja, zo gezegd, zo gedaan. Zeker deze productgroep moet er goed verzorgd bijstaan. Eigenlijk zou het beter zijn om op vaste momenten de afdeling schoon te houden. Freek meent dat de tijd rijp is voor het opstellen van een reinigingsplan. Ja, Ja, die Freek. Hij is een echte verkoopspecialist die gaat voor zijn afdeling! Deze theorie bereid je voor op het theorie-examen, zowel als de BPV-examens die bij deze kerntaak horen. 9

10 Goederenontvangst en logistiek Logistiek Wanneer een ondernemer zijn ondernemingsplan maakt, bestaat dat voor een deel uit het logistiek plan. In zo'n logistiek plan werkt de ondernemer uit hoe hij zijn goederenstroom wil gaan inrichten. Deze theorie gaat hier over. Stromen in logistiek Logistiek is heel belangrijk voor de detailhandel. Wat heb je aan een winkel als er (te) weinig in de schappen ligt? Of wat heb je aan een promotionele actie als het product pas veel te laat binnenkomt? We hebben het over logistiek als: fabrikant Douwe Egberts koffie rechtstreeks bij distributiecentra aflevert; Blokker ervoor zorgt dat bij alle 584 winkels de juiste artikelen beschikbaar zijn; bloemenwinkel Madelief 's ochtends vroeg naar de veiling gaat om verse bloemen in te kopen. Logistiek gaat over het verplaatsen van goederen. Een product moet van de fabrikant via de detailhandel naar de consument. Deze hele lijn heet de distributieketen. Binnen die distributieketen vinden verschillende stromen plaats. Binnen de distributieketen worden goederen verplaatst. Goederenstroom De ondernemer detailhandel koopt in bij de groothandel of rechtstreeks bij de fabriek. Die goederen moeten naar de winkel. Vervolgens neemt de consument de goederen mee naar huis, of zorgt de winkelier voor de bezorging. Dit alles valt onder het logistieke proces van de onderneming. Als je naar het Nederlandse wegennet kijkt, zie je in één oogopslag dat er een flinke goederenstroom plaatsvindt. De goederen die zich tussen fabrikant en consument verplaatsen, doen dat via luchthaven Schiphol, de Rotterdamse haven en de snelwegen. Dat gaat in een constante stroom, vooral over de weg. In de winkel ziet de goederenstroom er zo uit: De inkomende en uitgaande goederenstromen van een winkelbedrijf in beeld. 10

11 De winkel met de goederenontvangstruimte en het magazijn vormt het centrum van de goederenstromen. De pijlen links in het schema geven de inkomende goederenstroom weer. Het gaat om de goederen die zijn ingekocht, maar ook om goederen die klanten terugbrengen naar de winkel. De pijlen rechts in het schema verwijzen naar de uitgaande goederenstroom. Dit zijn de goederen die aan de klanten zijn verkocht. Bij de ene winkel nemen klanten zelf hun aanschaf mee, bij een andere winkel moeten de goederen bezorgd worden. Ook bij de uitgaande goederenstroom horen retouren. Dit zijn de retouren die van de winkel naar de leverancier terug worden gestuurd. Bij de uitgaande goederenstroom hoort ook derving. Met derving worden alle goederen bedoeld die je niet meer kunt verkopen. Dat kan komen doordat ze gestolen zijn, kapot zijn gegaan of bedorven zijn. Een ander woord voor derving is verlies. Geld- en informatiestroom Bij het verplaatsen van goederen gaat het ook over het plannen, voorbereiden en controleren van de goederenstroom. Vragen die hierbij spelen zijn bijvoorbeeld: Wanneer wordt artikelgroep X geleverd? Is er plek vrij in het magazijn? Hoe controleren we of er volgens bestelling is geleverd? Om hier zicht op te krijgen is het nodig dat er informatie over de goederenstroom is. Ook zijn er gegevens nodig over het geld wat ermee gemoeid is. Er zijn dan ook tegelijk met de goederenstroom nog twee stromen: de geldstroom en de informatiestroom. De geldstroom is de financiële route van de goederenstroom. De informatiestroom is de route die informatie over de goederen- en geldstroom aflegt. Deze informatie is vastgelegd op formulieren, bonnen en in computerprogramma's. Logistiek is het geheel van deze stromen. Het omvat: het verloop van de goederenstroom; de organisatie van de planning, voorbereiding en controle van de goederenstroom; de route van de bijbehorende geldstroom; hoe de bijbehorende informatiestroom verloopt. Een boekwinkel bestelt 150 exemplaren van een nieuwe uitgave. De boeken worden geleverd in het magazijn van de winkel. Vervolgens worden 100 stuks in de winkel gelegd en 50 in voorraad gehouden. De eerste dag worden meteen 48 boeken verkocht. Alle informatie over deze boeken - van bestelling tot verkoop - wordt bijgehouden. Hierdoor weet de boekwinkel, dat er nog genoeg boeken op voorraad liggen. Let op: het gaat alleen om geld en informatie die direct gekoppeld zijn aan de goederenstroom. Dus de factuur van de webhosting hoort er niet bij, het huurcontract van het winkelpand evenmin. Belang van logistiek Een ondernemer moet goed nadenken over het logistieke proces. Hoe efficiënter de logistiek geregeld is, hoe groter de omzet van het bedrijf. Daarom is het belangrijk dat de ondernemer een goed logistiek plan heeft. Dit logistiek plan is een onderdeel van het ondernemingsplan. Elke ondernemer zal dit plan uiterst serieus ontwikkelen. Hij wordt erdoor gedwongen goed te onderzoeken wat de opties op het logistieke gebied zijn. Vervolgens kan hij weloverwogen besluiten nemen. Het doel is om tegen zo laag mogelijke kosten te voldoen aan de vraag van de klanten. De logistiek moet uiteindelijk zo effectief en efficiënt mogelijk verlopen. De betekent: de juiste goederen, op het juiste moment, op de juiste plaats, in de juiste hoeveelheden tegen optimale kosten. 11

12 Complex Hoe groter de winkel of winkelketen, hoe complexer het logistieke proces is. Denk aan een supermarkt die met misschien wel soorten artikelen (al dan niet vers) met de juiste hoeveelheid, de juiste kwaliteit en het juiste tijdtip naar alle juiste adressen moet krijgen. Niet gering! Grotere winkelketens stellen dan ook logistiek managers aan, of zetten een logistieke afdeling op. Bij aankoop van drie oerbroden 1 euro korting. Als een winkel zo'n actie heeft, moet de winkelketen veel meer vers brood inslaan dan in andere weken. Op logistiek niveau is dat helemaal uitgedacht, al ver voor de actie. Modeketen Hennis & Mauritz laat haar kleding in lage loonlanden produceren. Vervolgens moeten meer dan verschillende artikelen - in alle maten, modellen en kleuren - verspreid worden over alle winkels in heel Europa. En graag voordat de huidige modetrend alweer voorbij is. Een complexe aangelegenheid. Hennis & Mauritz heeft dan ook een grote afdeling logistiek om dit allemaal goed te laten verlopen. Met een uitgekiend logistiek proces bereikt de ondernemer, dat hij: een juiste inventaris in de winkel heeft staan; voldoende voorraad in het magazijn tot zijn beschikking heeft; zonodig een plan heeft voor bezorging bij de klanten. Onderdelen logistiek plan Wat de juiste logistieke formule is, verschilt van onderneming tot onderneming. Het hangt af van het soort artikelen, de financiële mogelijkheden en het inzicht van de ondernemer. In het logistiek plan staan alle logistieke keuzes die de ondernemer heeft gemaakt. Het gaat hierbij om de volgende onderwerpen: eisen aan het winkelpand inkomende goederenstroom inrichting magazijn bevoorrading winkel uitgaande goederenstroom administratie. Per onderwerp moet de ondernemer de verschillende opties op een rijtje zetten. Hij moet nagaan wat de voor- en nadelen van de verschillende opties zijn. Uiteraard spelen ook de kosten en opbrengsten van die opties daarbij een belangrijke rol. 12

13 Hoe slimmer het logistiek plan in elkaar zit, hoe succesvoller de onderneming is. Elk onderdeel komt in de volgende paragrafen uitgebreider aan bod. Het winkelpand Het winkelpand moet niet alleen voor de klant aantrekkelijk zijn. Ook in logistiek opzicht moet het pand aan eisen voldoen. Die logistieke eisen komen voort uit de winkelformule. Bijvoorbeeld: een juwelier stelt veel eisen aan de beveiliging van de aanvoer van zijn collectie; een supermarkt wil een grote goederenontvangstruimte, want er zullen vaak grote leveringen binnenkomen; een slagerij moet voldoende koelruimte hebben om het vlees in te bewaren; een elektronicazaak wil voldoende opslag, om vanuit het magazijn de artikelen bij de klant te bezorgen; een modezaak wil een plek om beveiliging op kleding aan te brengen; een vuurwerkwinkel moet voldoen aan strenge opslageisen. Logistieke eisen aan je winkelpand gaan over hele praktische zaken, zoals: de doorgang van het magazijn naar de winkel; brede deuren in de goederenontvangst; bereikbaarheid van vrachtauto's. Denk ook aan de aanwezigheid van trappetjes of drempels die in de weg kunnen zitten bij het laden en lossen. Bij de keuze van het winkelpand spelen veel logistieke factoren mee. Het is belangrijk dat de ondernemer eerst alle overwegingen die voor zijn winkel van belang zijn op een rij zet. Later kan hij altijd nog besluiten om concessies te doen of bepaalde voorkeuren te laten zitten. Bram en Aagie in het Noord-Hollandse Graft zou het kleinste winkeltje van Nederland zijn met 5,5 vierkante meter winkelruimte. Dan moet je concessies doen aan opslag en assortiment, maar ook aan de bevoorrading. Inkomende goederen Goederen kunnen op twee manieren de winkel in komen. Vaak ook letterlijk op twee plekken: aan de achterkant en aan de voorkant. Het gaat om: ingekochte goederen; retouren van klanten. Ingekochte goederen Voor het logistiek plan is de belangrijkste inkomende goederenstroom natuurlijk die van de ingekochte goederen. Het gaat om de vraag: hoe komen die goederen in je winkel? 13

14 Grofweg kan dat op twee manieren: de leveranciers bezorgen alle bestellingen bij de winkel (of laten dit doen door een distributeur); de winkelier haalt de ingekochte goederen zelf bij de leveranciers op. Bezorgen Het is belangrijk om goed uit te zoeken met welke leveranciers je gaat werken en welke gevolgen die keuze heeft. De volgende vragen kunnen een rol spelen: Welke leveringsvoorwaarden worden gehanteerd? Wat rekent de leverancier aan bezorgkosten? Wanneer wordt er geleverd? In welke hoeveelheden wordt er geleverd? Wat is de levertijd? Als je in het buitenland inkoopt, wat zijn dan de grensvoorwaarden? Sommige goederen moet je lang van te voren bestellen. Veel groothandels kopen zelf al een half jaar van te voren in. Dus moet jij je bestelling voor die tijd al geplaatst hebben. Zo kan het voorkomen dat je in mei al tussen de kerstballen staat... Zelf ophalen Leveranciers waar winkeliers zelf goederen ophalen, zijn bijvoorbeeld: Bloemenveiling Aalsmeer; de visafslag op Zandvoort; cash & carry groothandels, zoals Macro of World Fashion Center. Als je zelf de goederen ophaalt bij de leveranciers, heeft dat gevolgen voor je bedrijfsauto. Ga na hoe groot die minimaal moet zijn en of er een koeling of iets dergelijks in moet zitten. Inkomende retouren Net als de ingekochte goederen kunnen ook de retouren van klanten op twee manieren in de winkel komen: klanten komen retouren zelf terugbrengen in de winkel; retouren van klanten haalt de winkelier bij de klanten thuis op. Bij retouren van klanten kun je denken aan gekochte artikelen die klanten terugbrengen, willen ruilen of die kapot of onvolledig zijn. Hoe je omgaat met deze artikelen hoort bij je servicebeleid. Maar wat je daarna met die artikelen doet, hoort wel bij de logistiek. 'Kan ik dit nog ruilen?' 14

15 Van belang zijn overwegingen als: Hoe ga je retouren boeken? Wanneer kunnen retouren terug de winkel in? Wat is de procedure bij een reparatie? Waar verzamel je de retouren? Welke afspraken heb je met de leverancier over klantretouren? In je logistiek plan werk je uit hoe je omgaat met retouren. Dat kan bijvoorbeeld op de volgende manier: Retourstroom 1. Retour artikelen Plan van aanpak Hoe: Wie: medewerker servicebalie Wat: de winkel leggen of in magazijn plaatsen Wanneer: Waar: Procedure: meteen terug de winkel in of 1 per maand mee met verzending retour naar leverancier in magazijn op plank 'retouren klanten' retour mag als kaartje nog aan artikel hangt, artikel niet gebruikt is, bon erbij zit en als het binnen 10 dagen na aankoop is 2. Reparaties Hoe: Wie: Wat: medewerker servicebalie reparatieformulier volledig invullen Wanneer: praken zorgt de magazijnmedewerker ervoor dat het te repareren artikel op transport gaat Waar: in magazijn op plank 'reparaties' 15

16 Retourstroom Plan van aanpak Procedure: gaat uit, dan de klant bellen met de vraag of deze het minimale reparatiebedrag wil betalen Inrichting magazijn Voor de inrichting van het magazijn maak je een vaste indeling. Daarop geef je aan wat waar komt te staan. Bij de indeling van het magazijn kies je een systeem dat het beste bij de winkelformule van jouw winkel past. Indelingen kunnen zijn: volgens de indeling van de winkel; naar soort artikel; uitgaand van de verkoopfrequentie. In een winkel waar wijn wordt verkocht, ligt de wijn in het magazijn bijvoorbeeld opgeslagen naar het land van herkomst. Deze indeling wordt ook in de winkel gebruikt. In een witgoedwinkel is het magazijn vaak ingedeeld naar soort: koelkasten bij koelkasten en vaatwassers bij vaatwassers. Bij een indeling op basis van verkoopfrequentie staan de fastmovers het dichtst bij de doorgang naar de winkel. De goederen die het minst worden verkocht, liggen achteraan in het magazijn. Met Pasen zullen de paaseieren met de andere paasartikelen vooraan in het magazijn van de supermarkt liggen, zodat ze in de winkel meteen kunnen worden aangevuld als dat nodig is. Zorg voor een logische indeling van je magazijn en een efficiënte aansluiting op je winkel. 16

17 Op de plattegrond van het magazijn geef je aan waar alles komt te staan. Denk niet alleen aan de inkomende goederen, maar ook aan: koeling of vrieskist; retouren klanten; lege kooikarren; retouren winkel; gebroken of bedorven artikelen. Bevoorrading winkel In je logistiek plan werk je uit hoe je de bevoorrading van de winkel gaat aanpakken. Verschillende factoren spelen daarbij een rol. Denk aan: beschikbare magazijnruimte; beschikbare schapruimte; hoe vaak de leverancier langs kan komen; de omsloopsnelheid van producten. Het meest handige is om uit te gaan van het moment waarop de inkomende goederen binnenkomen. Als dat op vaste tijden gebeurt, dan maakt dat de planning helemaal overzichtelijk. Stel dat je weet dat het Centraal Boekhuis altijd op dinsdag- en donderdagmiddag aanlevert, dan kun je daar in je planning rekening mee houden: je zorgt ervoor dat er iemand is om de goederen in ontvangst te nemen; je roostert de vakkenvullers in op woensdag- en vrijdagochtend; je zet de nodige karretjes op tijd klaar in het magazijn. Staat er iemand klaar om de goederen in ontvangst te nemen? Soms brengt de locatie van je winkel ook nog bijzondere bepalingen met zich mee. Bijvoorbeeld dat laden en lossen in woonwijken niet voor 7.00 uur 's ochtends mag gebeuren. Of een winkel in een oud stadscentrum waar overdag geen auto's mogen komen. Zoek altijd uit of er speciale omstandigheden zijn waar je rekening mee moet houden. Dit kun je ook vragen aan al gevestigde winkeliers in de buurt. 17

18 Uitgaande goederenstroom Goederen kunnen op drie manieren het winkelpand verlaten. Door: verkoop aan klanten; derving; retouren van de winkel. Verkoop De belangrijkste uitgaande goederenstroom is natuurlijk je verkoop. In het logistiek plan hoef je alleen na te gaan hoe je klanten hun aankopen thuis krijgen. Er zijn twee opties: ze nemen het zelf mee; of het wordt thuisbezorgd. Voorbeelden van winkels waar klanten zelf hun aankopen meenemen juwelier kledingzaak telefoonwinkel drogist Voorbeelden van winkels die zorgen voor de bezorging wooninrichters webboekwinkel bloemist in hogere segment beddenspeciaalzaak Ook een pizzeria is een voorbeeld van een winkel met bezorgservice. Als klanten zelf hun aankopen meenemen heb jij daar verder geen omkijken meer naar. Als jij de producten bezorgt, moet je daarvoor een plan van aanpak maken. Overwegingen hierbij: Ga je zelf spullen bezorgen of besteed je het uit aan een bezorgdienst of transportbedrijf(je)? Als je het zelf doet, welke eisen stelt die bezorging dan aan de bedrijfsauto die je daarvoor nodig hebt? Wat is een handig bezorgsysteem? Denk aan een vast moment van bezorging of het aantal bestellingen dat je tegelijk inpakt. Misschien heb je een chauffeur nodig of moet er iemand helpen in- en uitladen. 18

19 Derving Ook derving hoort bij de uitgaande goederenstroom. Derving kan op drie manieren gebeuren, door: diefstal schade bederf. Werk in je logistiek plan uit wat je kunt doen om diefstal, schade en bederf zoveel mogelijk tegen te gaan. Het is belangrijk dat je goed nadenkt over hoe je goederen gaat beveiligen tegen diefstal. Zeker als je een diefstalgevoelig product verkoopt, moet je een beveiligingssysteem overwegen. Voordat je zo'n systeem aanschaft maak je een kosten/baten afweging. Het lastige van diefstal is dat je niet precies weet of en hoeveel artikelen er uit je winkel verdwijnen. Vooral bij een automatisch voorraadsysteem kan dat lastig zijn. Soms kiezen winkeliers er daarom voor om tussentijds tellingen in de winkel te doen. Bente Konings is eigenaresse van een kantoorvakwinkel waarin een kleine vestiging van het postkantoor zit. Veel klanten van het postkantoor weten niet dat ze de enveloppen apart moeten afrekenen in de winkel van Bente. Zo raken veel enveloppen 'zoek'. Het is al een paar keer voorgekomen dat alle enveloppen op waren. Het voorraadsysteem registreert pas een bestelling als er een bepaalde hoeveelheid enveloppen is verkocht. Maar als die niet langs de kassa komen, kunnen ze ook niet geregistreerd worden als verkocht. Uitgaande retouren De retouren van de winkel horen ook bij de uitgaande goederenstroom. Onder retouren horen de volgende artikelen: 1. Afval en papier 2. Emballage (de verpakkingen) 3. Lege karren en kratjes 4. Reparaties 5. Recalls (artikelen die de leverancier terugvraagt) 6. Bestellingen andere filialen. Ga na met welke retourstromen je te maken krijgt. Niet elke winkel heeft met alle retourstromen te maken. Per onderdeel geef je in het logistiek plan aan hoe je het gaat aanpakken. Ga na wat de handigste manier is om de recalls terug te sturen. 19

20 Administratie Als laatste besteed je in je logistiek plan aandacht aan de administratie. Het gaat om de administratieve afhandeling van de goederenstroom en de bijbehorende geld- en informatiestroom. Kortweg: hoe ga je bijhouden wat de winkel binnen komt en wat eruit gaat? Grofweg heb je twee opties. Je kunt een en ander handmatig registeren of geautomatiseerd bijhouden. Ze hebben de volgende voor- en nadelen: Voordeel Nadeel Handmatig inzicht in voorraad Geautomatiseerd Voor een starter is een geautomatiseerd logistiek systeem vaak een te grote stap. Dit kost al gauw tussen de en euro. Het bedrag is afhankelijk van hoe geavanceerd het systeem is dat je kiest. Een startende ondernemer zal in eerste instantie vaker kiezen voor een handmatige registratie. Na een succesvolle periode kan hij altijd nog overstappen op een geautomatiseerd systeem. Voor een franchiseondernemer is het een andere situatie. Hij sluit hierover een contract af met het moederbedrijf en kan vaak profiteren van de investeringen die het moederbedrijf al heeft gedaan. Claudia Fashion is een dameskledingwinkel met twee filialen. De eigenaresse, Claudia, koopt goede merkkleding in. Haar winkel kenmerkt zich door een breed aanbod; ze verkoopt zowel nette pakken, als (spijker)broeken, T-shirts en jassen. Claudia telt haar voorraad handmatig. Soms hangt het kleine magazijntje achter de winkel zo vol, dat ze er bijna niet bij kan. Ze heeft dan alleen nog maar houvast aan de aantallen die op de leveringsbonnen staan. Het gaat goed met Claudia Fashion. Daarom besluit ze over te stappen op een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem. Op een middag belt de verkoopmedewerkster uit het andere filiaal: 'Er is hier een klant die dat mooie, zeegroene colbertje van Turnover in maat 40 wil hebben. Ik heb hier alleen nog maat 36 en 38, heb jij maat 40 nog in de winkel of op voorraad?' In een handomdraai kan Claudia nu in de computer zien dat er inderdaad nog een maat 40 van dat jasje in het magazijn moet zijn. De klant kan meteen blij worden gemaakt. Voordeel van een geautomatiseerde voorraadregistratie is dat je het kunt koppelen aan: de verkoopregistratie; het bestellen. Winkels die werken met een geautomatiseerd systeem hebben het voordeel dat de verkoop, inkoop en voorraadbeheer aan elkaar gekoppeld zijn. Met een scankassa wordt geregistreerd wat er verkocht is en het systeem maakt op basis van de verkopen de nieuwe bestellijsten. 20

21 Aan een scankassa kun je makkelijk een geautomatiseerd voorraadsysteem koppelen. Bedrijfsautomatisering Om goed te functioneren als winkelorganisatie hebben wij gekozen voor een POSafrekensysteem. Dat is een volledig automatiseringspakket. Daarmee kunnen wij de voorraad bijhouden, omzet per uur uitrekenen, omzet over de gehele dag, de drukste periode bekijken, goed lopende artikelen, etcetera. Hier zijn natuurlijk kosten aan verbonden. Dit afrekensysteem zien wij niet direct als kostenpost, want het neemt ons veel werk uit handen. ShopPlus-POS Het systeem heeft alles wat we nodig hebben en een ruim geheugen om de acties in op te slaan. Het systeem wordt geleverd met Windows XP en ShopPlus-POS volledig voorgenstalleerd en een handleiding van alle de randapparaten. Totaal euro Bron : Voorbeeld uit een bestaand ondernemingsplan van modezaak Impression Fashion. 21

22 Coördineren ontvangst en opslag Voorraadbeheer Als ondernemer of afdelingsmanager moet je alle ontwikkelingen volgen, logisch nadenken en goed kunnen plannen. Dat zijn vaardigheden die je elke dag hard nodig hebt. Ook moet je het verloop van alles wat er in de winkel gebeurt op je duimpje kennen. Verkopen de luchtbedden op warme dagen sneller? Dan geef je opdracht om ze in het magazijn vooraan te leggen. Je weet precies hoe je de ontvangst van goederen coördineert en waar je ze opgeslagen wilt hebben. Op een handige plaats, zodat ze, als ze nodig zijn, direct de winkel in kunnen. Het beheren van de voorraad is een belangrijke steunpilaar van het succes van je bedrijf. Het is belangrijk dat je klanten geen 'nee' hoeft te verkopen, anders vertrekt deze naar de concurrent. Je voorraad moet dus groot genoeg zijn. Maar ook weer niet te groot: het aanhouden van voorraad kost geld. Op het moment dat het magazijn vol is, kan er niets nieuws bij. Vandaar dat kledingwinkels uitverkoop houden aan het einde van het seizoen. Ze maken plaats voor de nieuwe collectie. Jorge werkt in een kledingwinkel. Hij houdt goed bij hoe het met zijn voorraad staat en bestelt op tijd als hij merkt dat bepaalde artikelen op beginnen te raken. Helaas is het deze winter erg warm. De winterjassen lopen dan ook slecht. Hij besluit tot een extra actie. In week 3 mogen alle winterjassen weg voor de helft van de prijs. Voorraadbeheer lijkt een kwestie van goed nadenken en plannen. Maar in de praktijk is voorraadbeheer vooral balanceren tussen klantenwensen en kosten. Julia wil haar assortiment mobiele telefoons en aanverwante spulletjes continu uitbreiden. Het gevolg is dat ze steeds meer artikelen op voorraad houdt. En de opslagruimte is maar beperkt. Aan de andere kant realiseert ze zich ook, dat haar klanten hun producten willen hebben op het moment dat ze deze nodig hebben. Klanten verwachten daarbij een steeds betere service. Ze wachten tot het laatste moment met bestellen en gaan er vanuit dat alles wel op voorraad is. De klant die nu voor Julia's balie staat, wil een duur toestel dat ze net niet meer op voorraad heeft. Julia weet dat het volgende week weer binnenkomt. De klant wil het uiterlijk morgen hebben. Moet ze, om de klant te behouden een spoedbestelling doen voor veel extra geld? Voorraad op peil houden Je controleert regelmatig je voorraad, zowel in het magazijn als in de winkel. Is er nog voldoende? Is er iets kapot gegaan, gebroken, vernield? Gestolen zelfs? Door regelmatig te controleren, houd je goed overzicht op wat er moet gebeuren. Je instrueert het personeel dat het melding maakt als er iets aan de hand is met de voorraad. Je zorgt ervoor dat dervingsformulieren bij de hand liggen. Als ondernemer zul je zelf de inkoopplannen maken. Deze maak je op basis van de trends, van wat de klant wil, van welke producten goed lopen en welke juist niet. Planmatig nagaan welke producten je moet inkopen, geeft zicht op de winkelorganisatie, derving en werkverdeling. Over inkoop en bestellen gaat andere theorie. In dit deel kijken we naar het vervolg van de inkoop: de ontvangst en het verwerking van de bestelling. Het schema hieronder geeft de belangrijkste stappen duidelijk aan. De ontvangst en verwerking van goederen in schema. 22

23 Plannen ontvangst Voordat nieuwe goederen aankomen in de winkel, gaat er heel wat voorraadplanning aan vooraf. Als ondernemer heb je: afgewogen wat je in moet kopen; de bestelling gedaan; afgesproken op welke dag (en tijd) de goederen gebracht worden. Nu is het zaak in te plannen: hoe je de goederen gaat ontvangen; wie ze in ontvangst neemt en of deze vrij te maken is; waarmee de goederen overgeladen worden en in de winkel vervoerd; waar de goederen opgeslagen moeten worden. De ondernemer of filiaalmanager doet dit als volgt. Hij: verdeelt het werk dat bij de ontvangst en opslag van goederen komt kijken tussen de medewerkers; kijkt of er voldoende capaciteit is en deelt in wie wat gaat doen; bespreekt dit en laat zien wat hij van de medewerkers verwacht; zorgt ervoor dat eventuele laadkarren en steekwagens klaar staan; controleert tijdens de werkzaamheden of alles gaat zoals is afgesproken, waar nodig stuurt hij bij. Zo kan het werk volgens de richtlijnen en binnen de afgesproken tijd klaar zijn. Grote ketens, zoals V&D en Bijenkorf, hebben vaak een vaste medewerker voor de ontvangst van de goederen. Voor een supermarkt geldt meestal dat de betrokken afdeling regelt dat er iemand ter plekke is op de levertijd van hun producten. Die wordt dan opgeroepen zodra de vrachtwagen er is. Kleinere winkels moeten hun vaste levertijden inplannen en daarbij rekening houden met de beschikbaarheid van het personeel. Communicatie met leveranciers Als je weet wat je moet bestellen en hoeveel, dan spreek je met de leverancier af wanneer hij komt leveren. Bij sommige grote winkelketens heb je als filiaalmanager weinig in te brengen bij de bestelling. Het hoofdkantoor bepaalt dan wat je als voorraad ontvangt en wanneer. De ondernemer is altijd verantwoordelijk voor het contact met de leverancier. Grotere ketens leveren op vaste tijdstippen uit hun eigen distributiecentrum met hun eigen vrachtwagens. De meeste winkels krijgen ongeveer twee keer per week een bestelling binnen. Bij grote winkelketens of supermarkten kan dit oplopen tot drie keer per dag. Voor een vlotte afhandeling van de vele leveringen en een goede samenwerking, is een goede 23

24 communicatie noodzaak. Dat betekent dat je duidelijke afspraken moet maken en deze ook na moet komen. Zodat de leverancier ongestoord zijn werk kan doen en precies weet wat jij van hem verwacht. De meeste leveranciers vervoeren niet zelf hun producten, maar maken gebruik van een logistieke dienstverlener of verlader. Grote winkelketens hebben hun eigen distributiecentrum met eigen vrachtwagens. Hoe meer afleveradressen een leverancier heeft, hoe complexer het distributieproces wordt. Meerdere afleveradressen betekent dat de lading over verschillende vrachtwagens of andere transportmiddelen gesplitst wordt. Steeds meer transporten zijn daarom opgebouwd uit deelladingen. De kans op fouten neemt daardoor toe. Als er iets mis gaat, is het moeilijker om de kosten toe te rekenen aan de verantwoordelijke. Duidelijke afspraken worden dan des te belangrijker. Ontvangst- en opslagruimte klaar Om de goederen daadwerkelijk te ontvangen, moet er ruimte zijn. Een chauffeur van een vrachtwagen heeft er baat bij om snel en makkelijk te kunnen lossen en eventueel retourartikelen te kunnen laden. De leverancier moet de winkel tot aan de ontvangstruimte goed kunnen bereiken. Dat betekent dat er bijvoorbeeld geen vuilnis moet staan op de plaats waar de vrachtwagen moet parkeren. Als er bijzondere omstandigheden zijn, zoals gewijzigde openingstijden, een voetgangersgebied, of wegopbrekingen voor de deur, dan zorg je ervoor dat de vervoerder daarvan op tijd op de hoogte is. Omgekeerd zal de leverancier jou op de hoogte brengen van veranderingen in zijn leverschema. Bij grote winkelketens staat vast op welke dagen bepaalde artikelgroepen geleverd worden. Hier staat standaard op de planning welke medewerkers aanwezig zijn om de ontvangsten te verwerken. Zij controleren de opslagruimte. Kunnen eventuele steekwagens door de gangen? Zijn de schappen waar de goederen terechtkomen leeg, of ligt er nog oude voorraad? Zijn de schappen schoon, of moet er nog schoongemaakt worden? Als goederen direct doorgeladen moeten worden naar de winkel, geldt dezelfde controle: het moet schoon zijn, opgeruimd en er moet voldoende plaats zijn. De ondernemer of filiaalmanager zorgt ervoor dat het team dit precies weet, zodat alles op rolletjes verloopt. Ook controleert hij het personeel hierop. Waar nodig springt hij bij. De filiaalmanager van de Bijenkorf heeft zijn handen vol aan de planning van de ontvangst en opslag voor de grote actie 'Drie Dolle Dwaze Dagen'. Dit brengt een enorme organisatie met zich mee. Hij moet ervoor zorgen dat de goederenruimte niet verstopt raakt. Ook moet hij mensen vrij plannen om de schappen in de winkel aan te vullen zodra ze leeg raken. Ga er maar aan staan, als er ook nog duizenden klanten per dag in je winkel aanwezig zijn! De filiaalmanager zorgt er dus voor dat hij die dagen steeds in de buurt is om knelpunten direct op te lossen en beslissingen te nemen in ingewikkelde situaties. Regelgeving Zorgen dat bij goederenontvangst de omgeving schoon is, is niet alleen van belang voor een snelle en geruisloze aanlevering van de goederen. De prijs van slordigheid en vuiligheid is hoog, als er door uitglijden bijv. schade optreedt. In veel gevallen zal de plaats waar de goederen binnenkomen ook meteen dienen als nooduitgang. Rond het thema nooduitgang zijn de ideeën nog al verschillend. Van de brandweer moeten nooduitgangen open blijven en altijd vrije doorgang bieden. Politie en verzekeraars geven de voorkeur aan gesloten deuren en continue beveiliging van nooduitgangen. De Arbowet verlangt dat er doeltreffende maatregelen zijn genomen op het gebied van veilige en snelle ontvluchting. De meeste ondernemers zullen er op wijzen dat open deuren diefstal en verlies betekenen, terwijl gesloten deuren tegen de regels zijn. 24

25 Over doeltreffende oplossingen waarmee aan alle (tegengestelde) belangen wordt voldaan, moet dus echt goed worden nagedacht. Het is dus soms even puzzelen om de ontvangst- en opslagruimte goed in te delen. Ontvangst en controle De vrachtwagen staat voor en het uitladen begint. De ondernemer of de filiaalmanager houdt zich met de goederenontvangst bezig, of delegeert deze aan een medewerker. Hij zal hiervoor een betrouwbare en speciaal bevoegde medewerker inzetten. Niet iedereen kan deze klus goed en nauwgezet kan volbrengen. Controle In aanwezigheid van de transporteur controleert de medewerker aan de hand van de vrachtbrief of het aantal colli klopt. De transporteur gaat niet wachten tot de hele zending is gecontroleerd. De wachttijd van vrachtwagens is duur. Bovendien is de transporteur geen partij als er iets mis is met de inhoud van de zending op artikelniveau. Dat is de leverancier of het distributiecentrum. De medewerker tekent de vrachtbrief af; de transporteur neemt het origineel mee voor zijn administratie en een kopie gaat in de administratie van de winkel. De medewerker controleert vervolgens op afwijkingen. Het komt regelmatig voor dat artikelen tijdens het transport of tijdens het lossen beschadigd raken. Als deze fouten niet op tijd worden ontdekt, moet de winkel voor deze goederen betalen. Er ontstaat dan derving. Schade wordt dan ook opgeschreven, om later te melden aan de leverancier. Bij vaste leveranciers gebeurt het checken van de lading steekproefsgewijs. Dat scheelt een hoop tijd. Je kan dan bijvoorbeeld één collo nakijken en de anderen meteen opslaan. Na binnenkomst controleer je de pakbon. Klopt de bestelling? Met behulp van een pakbon controleert de medewerker de omgepakte zending op kwaliteit en de kwantiteit (hoeveelheid). Hij kijkt of de juiste artikelen zijn bezorgd, er wil nog wel eens een verkeerde doos bij zitten. Op de pakbon staat wat er volgens het distributiecentrum, of de leverancier, op artikelniveau geleverd is. Omdat er fouten gemaakt kunnen zijn, is een regelmatige controle nodig of de artikelen op de pakbon ook daadwerkelijk geleverd zijn. Verschillen ondernemer en manager Klopt het allemaal? Gelukkig! Staan er wel fouten op de pakbon? Dan moeten er vervolgstappen worden genomen. Die zijn voor de ondernemer anders dan voor de manager. 25

26 Ondernemer in kleine detailhandel De leverancier levert rechtstreeks of via transportbedrijf aan de winkel. De ondernemer bespreekt problemen met levering rechtstreeks met de leverancier. De ondernemer bespreekt fouten in facturen rechtstreeks met leverancier en handelt deze af. De ondernemer moet de ontvangstgegevens zelf inboeken in zijn administratieve systeem. Manager in een winkelketen De leverancier levert aan het distributiecentrum van de winkelketen. Van daaruit worden de bestellingen per filiaal samengevoegd tot een levering per filiaal. De filiaalmanager bespreekt problemen met levering met het distributiecentrum of met het hoofdkantoor. De filiaalmanager houdt zich niet bezig met de geldstroom richting leverancier. Fouten in facturen worden door het hoofdkantoor afgehandeld. De filiaalmanager krijgt automatisch de ontvangstgegevens in zijn goederenbesturingssysteem ge-upload. Hij hoeft deze alleen nog maar goed te keuren of te corrigeren bij afwijkingen met de werkelijke levering. Ook het volgende schema maakt dit duidelijk. Tessa is ondernemer in een bloemenwinkel. Ze heeft vorige week voor het eerst een lading snijbloemen besteld bij een nieuwe leverancier. De vrachtwagen rijdt voor en de chauffeur springt er uit. Ze begroeten elkaar en de chauffeur geeft haar de pakbon. 'Oh ja,' vult hij aan, 'het is een levering onder rembours.' Tessa knikt. Ze bekijkt de rekening en de bloemen en betaalt de chauffeur het bedrag. Op haar beurt krijgt ze een ontvangstbewijs. De bloemen zien er goed uit en de levering is mooi op tijd. Tessa neemt zich voor de volgende keer weer bij deze leverancier te bestellen. Maar dan wel op rekening. Als je voor het eerst bij een nieuwe leverancier bestelt, zal die waarschijnlijk alleen onder rembours willen leveren. Dat betekent dat je de eerste zending meteen bij binnenkomst moet betalen. Zodra een leverancier weet dat je keurig betaalt, zal dat niet meer nodig zijn. Als filiaalmanager heb je in principe niets te maken met geldstromen naar en van de leverancier. Dat wordt allemaal vanuit het bedrijf geregeld. 26

27 Goederen opslaan Afhankelijk van de winkel wordt een zending vanuit de ontvangst- en goederenruimte rechtstreeks naar de winkel gereden voor het bijvullen van de schappen. Dit doen bijvoorbeeld supermarkten, boekhandels of winkels in kantoorartikelen. Bij elektronicazaken is dat heel anders. Deze slaan bijna alles in het magazijn op (met uitzondering van accessoires) en alleen de showmodellen staan in de winkel. Modeketens kiezen meestal een combinatie van beide. Modeketens zullen hun artikelen vaak eerst nog achter de schermen een beveiligingstag opspelden om diefstal te voorkomen. Houd hier rekening mee in je planning, want dat is een arbeidsintensieve klus! Opslagplanning In het magazijn is het belangrijk om een efficiënte indeling te maken. Dit doe je door opslagplanning. Je benut daarbij de beschikbare magazijnruimte zo optimaal mogelijk. Daarbij houd je rekening met: de omloopsnelheid van artikelen; de productfamilies of de aard van de artikelen; het productvolume of de omvang van de artikelen en het gewicht; het aantal artikelen. Al voor de aankomst heb je een plan gemaakt voor de opslag. Je hebt dit ook duidelijk overgebracht naar het personeel dat dit op zich neemt. Medewerkers moeten bijvoorbeeld eerst de ompakking verwijderen, zodat de goederen handzaam verdeeld kunnen worden. Het is belangrijk dat de Arboregels in acht genomen worden: mensen moeten zich niet overtillen of in een verkeerde houding tillen. De medewerkers kunnen voor het transport binnen de winkel hulpmiddelen gebruiken als een steekwagen, rolcontainer of laadkar. Dit heet de fysieke verwerking van de goederen. De laadklep van een vrachtwagen is een hulpmiddel om artikelen veilig te lossen. Het is logisch dat productfamilies in het magazijn vlak bij elkaar staan. Daardoor zijn de producten gemakkelijker te vinden. Het bepalen van de beste locatie van elk product moet je telkens opnieuw herzien. Na verloop van tijd kunnen langzame lopers ( slowmovers) opeens snellopers ( fastmovers) worden en andersom. Ook worden er nieuwe artikelen geïntroduceerd en andere uit de handel genomen. Aan jou om regelmatig te checken of alle artikelen de juiste plaats en volume hebben. Hygiënecode Bij het plannen van de opslag van goederen, vragen bederfelijke goederen speciale aandacht. Deze levensmiddelen in de diepvries of uit het koelversschap zijn voorzien van strikte voorschriften. Niet alleen bij de productie worden strenge eisen gesteld aan de hygiëne, maar ook bij de bereiding, verwerking en behandeling. Dus is het logisch dat er ook eisen zijn aan het vervoer, de distributie en de verkoop van deze producten. Om dat allemaal goed uit te voeren, is er meer systematiek nodig dan af en toe een keer je handen wassen! 27

28 Hulpmiddel bij het invoeren van een voedselveiligheidssysteem is een hygiënecode. Hierin zijn maatregelen opgenomen om gevaren voor de voedselveiligheid te voorkomen of tot een minimum te beperken. Een hygiënecode is gebaseerd op ( HACCP). HACCP is de afkorting van Hazard Analysis Critical Control Points. Alle bedrijven die levensmiddelen produceren, bewerken, transporten en/of opslaan zijn verplicht een HACCP-systeem te hanteren. Hierbij analyseren ze de kritische punten waarop ze extra goed moeten letten. Dit gebeurt onder meer door alle handelingen te registreren. Voedsel en Waren Autoriteit De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) is verantwoordelijk voor de uitvoering van het voedselveiligheidsbeleid in Nederland. Zowel de Keuringsdienst van Waren (KvW) als de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees (RVV) zijn opgenomen in de VWA. De VWA controleert vooral op naleving van de Warenwet, maar heeft ook andere levensmiddelenwetgeving onder haar hoede. De VWA voert haar taken uit door middel van toezicht, opsporing, onderzoek en gerichte voorlichting. Als een bedrijf of een product niet aan de wet voldoet, treedt de VWA op met een mondelinge of schriftelijke waarschuwing, of door middel van een procesverbaal. Ze controleert bedrijven en winkels onaangekondigd en aangekondigd. Als er direct gevaar is voor de consument, kan een bedrijf verplicht worden verkochte producten terug te halen en de consument te waarschuwen. Een bedrijf kan zelfs (tijdelijk) worden gesloten. Reinigingsplan Een goed reinigingsplan is een vast onderdeel van iedere bedrijfsvoering en de basis voor een hygiënecode. Ook bij de opslag van levensmiddelen krijg je hiermee te maken. Vaak gebruiken bedrijven een formulier waarop medewerkers aftekenen welke onderdelen ze hebben gereinigd of gedesinfecteerd, bijvoorbeeld: Onderwerp (1): Onderdelen (2) Frequentie Dagen Uitvoering Gecontroleerd Check Ma Di Wo Do Vrij Za Zo door Warmkast Binnenkant Dagelijks Buitenkant Dagelijks Werkvlakken Na gebruik Afvalbakken Binnenkant Dagelijks Buitenkant Dagelijks (1) Desinfecteer alleen oppervlakken die met rauw voedsel in aanraking zijn geweest; (2) Desinfecteer alleen onderdelen die met rauw voedsel in aanraking zijn geweest en niet in de vaatwasmachine kunnen. Administratie Je hebt al gezien dat er bij de ontvangst en opslag van goederen verschillende administratieve handelingen gevolgd moeten worden. Na binnenkomst van de zending zal de verantwoordelijke de bestelling, de fysieke levering en de factuur vergelijken. 28