Projectorganisaties hoeven niet onzichtbaar te zijn

Transcriptie

1 Projectorganisaties hoeven niet onzichtbaar te zijn De praktijk van projectcommunicatie PUG-Symposium 5 juni Copyright Conclusion 1

2 Full service marketing en communicatie-adviesbureau 3 marktsegmenten Ict Energie Overheid Dienstenpakket Marketingstrategie en positioneringsvraagstukken Plan en planvoering Leadgeneratie Marketingcommunicatie Branding Pr activiteiten Projectcommunicatie Theo Koster Energieke persoonlijkheid en netwerker. Verzint altijd weer nieuwe creatieve invalshoeken voor campagnes, positioneringsvraagstukken en berichten. Zet zijn gedrevenheid graag in om anderen te motiveren, maar laat geen kans onbenut om ook zelf weer eens op het podium te klimmen. tkoster@conclusion.nl 2005 Copyright Conclusion 2

3 Sandra Boerema Gedreven, open en creatief. Maar uiteindelijk altijd gericht op de oplossing. Een idee zonder uitvoering leidt niet tot resultaat. Dat is waar het uiteindelijk om draait. Sandra brengt het beste uit twee werelden mee. Na jarenlang bij commerciële bedrijven te hebben gewerkt, heeft ze ook uitgebreid communicatieprojecten uitgevoerd bij (semi-)overheden. Zo slaat ze de brug tussen de verschillende culturen Copyright Conclusion 3

4 Projectmanagement: balanceeract tussen verwachting en realiteit PRINCE2: Implementatie van projectopdracht Risico: Veroordeeld tot de faciliteitenmanagement en klimaatbeheer Aangestuurd als kostenpost De papieren tijger brult.. Projectcommunicatie: Implementatie in mensen Projectcommunicatie in de Prince2 methodiek Belang van communicatie wordt onderkent in sjablonen Projectleider verantwoordelijk voor communicatie binnen projectteam Projectstuurgroep verantwoordelijk voor verdere communicatie Moet per definitie afstand bewaren! Niet persoonlijk betrokken! Authenticiteit van het bericht? Daarna wordt het stil Copyright Conclusion 4

5 De positie van projectcommunicatie Buschauffeur houdt de bus op de weg Reisleider zorgt ervoor dat ze niet voortijdig uitstappen Rolverwarring Buschauffeur die moppen tapt. Reisleider die aan het stuur trekt 2005 Copyright Conclusion 5

6 De theorie van projectcommunicatie Het effect van communicatie Wat gaat deze meneer doen? 2005 Copyright Conclusion 6

7 Belang van communicatie in projecten Tov project zijn er 3 assen Urgentie project Effect van project Omvang en diversiteit doelgroep Naarmate assen hoger scoren is het belang van projectcommunicatie groter Adviezen Bepaal impact project Schakel bij grote impact in vroeg stadium communicatieexpertise in Integreer communicatie in projectplan Communicatiedoelstelling, acties en planning 2005 Copyright Conclusion 7

8 De tijdslijn van projectcommunicatie Begint bij Project StartUp Taken en verantwoordelijken verdelen Stakeholders in kaart brengen Mensen laten meedenken in het project Loopt na de oplevering Implementatie bij mensen! Schiet de papieren tijger! 2005 Copyright Conclusion 8

9 Eisen aan projectcommunicatie Continuiteit en consistentie Geïntegreerde campagnes ipv losse acties Controle vooraf ipv experimenteren Inhoud Vorm Uren én middelen 2005 Copyright Conclusion 9

10 Rol doelgroep Meeweten: wie moet geïnformeerd worden Meedenken: wie geeft vorm en inhoud above-the-line middelen: Nieuwsbrief - bijeenkomsten Website - presentaties Meedoen: wie gebruikt het resultaat Meebeslissen: wie beslist over resultaat en mijlpalen Below the line middelen: Panel - expertgroepen Lobby - praatkaart gaming Rollen kunnen veranderen per projectfase 2005 Copyright Conclusion 10

11 Doelgroepen Geef toekomstperspectief en noodzaak Communiceer resultaten en planning Formuleer en herhaal boodschappen Zet ambassadeurs in Ken je tegenstanders Richt je op de stille meerderheid! De ontvanger staat centraal Emotie Weerstand en gedrag Politiek Crisis 2005 Copyright Conclusion 11

12 Emotie is de sleutel Emotie is de sleutel! 80% van een beslissing is emotioneel 20% van een beslissing wordt rationeel goedgepraat Des te onduidelijker de informatie des te groter het wantrouwen Kenniswerkers ontlenen hun identiteit aan perceptie Werkplek - positie organigram Functienaam - leaseauto Sfeer Niet-kenniswerkers ontlenen hun identiteit aan realiteit Team - materiaal Des te groter de persoonlijke impact is, des te heftiger de reacties 2005 Copyright Conclusion 12

13 Hoe beinvloed je mensen Kennis Houding Gedrag Hoe beinvloed je mensen Altijd 3 stadia Kennis Houding Gedrag Als je er een overslaat werkt het nooit! 2005 Copyright Conclusion 13

14 4 gedragsproblemen Niet weten informeren Niet kunnen opleiden en organiseren Gericht op doelgroep Niet willen overtuigen, resultaat, straf, beloning Niet mogen bevoegdheden, prioriteiten Gericht op management Voorbeeldgedrag leidinggevenden en projectteam De laagste norm van de baas is de hoogste norm van de medewerker 80% van de projectcommunicatie is waardeloos, we doen dat vooral uit narcisme. Leuk voor het ego van de projectleider, maar als het doel narcisme niet in het projectplan staat, is het nut ver te zoeken Bruggen bouwen - communicatie van projecten en programma s 2005 Copyright Conclusion 14

15 Fortis Move21 Politiek 2005 Copyright Conclusion 15

16 Politiek Analyse is van belang Oorsprong Bewust verschillende belangen breder dan belangen van project Geen aannames tot waarheid verheffen Middelen: Inzetten op persoonlijke communicatie Spindoctor! Formele communicatie Crisiscommunicatie 2005 Copyright Conclusion 16

17 De 6 regels voor crisiscommunicatie Zorg ervoor dat het managent bereid is te communiceren Persoonlijk aanwezig zijn Begrijp de noodzaak van informatie Ik weet het niet is een prima antwoord Voorkom de "boardroom bunker", Bush ten tijde van orkaan catherina Zorg ervoor dat je bereikbaar blijft Let op de snelheid van nieuwe media Handhaaf je standaarden Rust Zekerheid Zoek de publiciteit Na de eerste schok Lessons learned Communicatie is een faalfactor Campagnes versus middelen Geen communicatie zonder middelen Middelen maken geen communicatie Projectcommunicatie versus communicatie 2005 Copyright Conclusion 17

18 Projectorganisaties hoeven niet onzichtbaar te zijn De praktijkvan projectcommunicatie PUG-Symposium 5 juni Copyright Conclusion 18